Bureau Veritas Certification
Certificación de Cadena de Custodia CdC
Informe 4° Auditoría de Vigilancia
REPORTE DE VIGILANCIA DE CDC
1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la
organización:
Imprenta Alfredo Molina Flores S.A. Persona de contacto: Jimena Toledo
Teléfono: 02-2 2212116 e-mail: [email protected]
Ámbito del certificado
Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el certificado: Planta de Av. Quilín 3700, Macul
Región: Metropolitana Provincia(s): Santiago
Comuna: Macul
El certificado cubre los siguientes productos: Bond, Couche y Cartulinas
Fecha de emisión del certificado: 2010 Fecha de expiración del certificado: 2015 Código de registro del certificado: E-36 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN
Fechas de evaluación: 28 y 29 de Enero de 2015 Equipo de evaluación: CERTIFICACIÓN
El grupo evaluador estuvo compuesto por:
1) Auditor Internacional Líder: A1: Andrés Donoso D.
2) Experto Ambiental y Social: A2: Felipe Campos R.
3) Experto en Procesos Forestales y Derivados:
Decisión de Certificación:
La decisión de la mantención de la CERTIFICACIÓN es tomada por la Entidad Certificadora Bureau Veritas Certification. (debe enviar la gestión de las No Conformidades detectadas en un plazo de 30 días para su cierre a partir del 29.01.2015 para proceder a la mantención de la certificación).
Proceso de Evaluación:
La auditoría de realizada a la empresa Imprenta Alfredo Molina Flores S.A., se llevó a cabo los días 28 y 29 de Enero de 2015, en las instalaciones de la empresa ubicadas en calle Planta de Av. Quilín 3700, comuna de Macul. La Reunión inicial se llevó a cabo en las dependencias de la empresa y en ella se siguió el protocolo establecido por Bureau Veritas de acuerdo al cual se explicó el objetivo de la auditoría, la metodología empleada, los tipos de hallazgos a detectar y su forma de tratamiento. Además se revisó y confirmó el plan de auditoría. Se revisó el alcance de la auditoría el cual corresponde a:
La auditoría se desarrolló en forma normal, pudiéndose revisar todas las áreas definidas en el plan y como resultado se levantaron hallazgos catalogados como 1 No Conformidad menor y 03 Observaciones. La No conformidad quedo abierta, por lo que por el momento no se recomienda la Mantención bajo los requisitos del Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN-02-07. Enmienda 2013.
Debido a lo anterior, Imprenta Alfredo Molina Flores S.A. deberá enviar formulario SF02 completo, con la acción inmediata, el análisis de causa y la acción correctiva definida, más las evidencias de implementación de ellas, para el cierre de las No Conformidades al correo electrónico [email protected] antes de 30 días a partir del 29-01-2015. Una vez cerradas las No Conformidades se procederá a la mantención bajo los requisitos del Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN-02-07. Enmienda 2013.
Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y auditados
No se presentaron opiniones divergentes
Plazo Apelaciones
Imprenta Alfredo Molina Flores S.A., tiene 30 días calendario para hacer uso de su derecho de apelación, enviando un correo electrónico con
todos los antecedentes a la dirección [email protected], transcurrido este plazo Bureau Veritas Certification Chile se reserva el derecho de rechazar sin ningún análisis dicha apelación.
Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados:
Se auditó la instalación única perteneciente a Imprenta Alfredo Molina Flores S.A.
Estándar:
CERTFOR de Cadena de Custodia Versión Sept.2007 Enmienda 2013
3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes generales de la Cadena de Custodia:
El alcance de la Cadena de Custodia se limita a las familias de productos que fueron seleccionadas de acuerdo a los Proveedores con Certificados CERTFOR vigentes y porcentaje de materia prima certificada vendida a Imprenta Alfredo Molina Flores S.A.
La responsabilidad de la Cadena de Custodia de Imprenta Alfredo Molina Flores S.A. comienza cuando llega el papel a la empresa (Bodega de Recepción) y hasta que son entregados en la dirección de destino de cada uno de los clientes con los cuales se comercialicen los productos certificados (Instalaciones del Cliente), según se convenga en cada una de sus compras. Sólo exceptúan esta condición aquellos clientes que retiran desde la bodega de Despacho de la empresa, en tal caso como el transporte es un recurso dispuesto por cada uno de ellos, la responsabilidad de Nombre Empresa es sólo hasta que el producto sale (Despacho).(Información obtenida del Manual de CdC).
Productos:
Formularios Continuos : Esta línea está orientada a la fabricación de formularios comerciales que se pueden sub dividir en : Documentos Valorados : cheques, vales vista.. etc.
Sobres: Producto utilizado para contener formularios. Rollos: En blanco o impresos.
4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO
Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa:
La organización accede a la normativa legal aplicable a través de internet. Por otra parte cuentan con un Departamento Prevención de Riesgos que en forma rutinaria identifica las nuevas regulaciones y compromisos o modificaciones a los existentes, a través de la información que reciba del Organismo Administrador del Seguro Contra Accidentes y Enfermedades Profesionales, a través de páginas como: www.asrm.cl y
www.gobiernodechile.cl.
Las Áreas de Prevención de Riesgos y R.R.H.H analizan la aplicabilidad de la legislación identificada. En función de las conclusiones obtenidas del análisis, actualiza el registro del Marco Regulatorio incorporando las nuevas regulaciones en el registro “Marco Regulatorio de Legislación Ambiental Salud, Trabajo y Seguridad Laboral”. Esta normativa es revisada semestralmente por las Áreas antes mencionados, destacando adecuadamente las normas de regulaciones adicionales o modificatorias.
5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA
5.1 Modalidad de contabilización de la materia prima:
Imprenta Alfredo Molina Flores S.A. utiliza la modalidad de Control de Inventarios.
5.2 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la materia prima:
Se utiliza la modalidad Control Inventario, dada la operatividad del sistema para la organización. La modalidad escogida es la que más acomoda a la organización tomando además en consideración, que las compras de materias primas se realizan de forma calzada.
6. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y HALLAZGOS Principio 1
La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia.
Fortalezas:
Existe un alto nivel de compromiso de la organización por implementar y mantener un sistema de cadena de custodia.
Debilidades:
No se reportan
No Conformidades: No se reportan Observaciones: No se reportan Principio 2
Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC.
Fortalezas:
La empresa maneja 3 proveedores nacionales que se encuentran certificados y que entregan material con alto porcentaje de certificación, en general 100%
Debilidades:
distintos de certificación o no tenerlo incluso.
No Conformidades: No se reportan Observaciones:
OBS.01/FCR Las órdenes de compra establecen el requerimiento de que la materia prima sea certificada en un porcentaje superior al 70%, lo cual no debería generar inconvenientes, salvo en el caso de productos que están fabricados como una combinación de materiales con distintos porcentajes de certificación que en la suma ponderada podría resultar en un producto con un porcentaje inferior al 70% impidiendo el uso del logo.
Principio 3 B
Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado.
Fortalezas:
Poseen información suficiente y adecuada para un adecuado control de los ingresos de la materia prima certificada y los productos finales.
Debilidades:
Los hallazgos declarados
No Conformidades: No se reportan Observaciones:
OBS.01/ADD Se observa que se considera todo la materia prima certificada que ingresa, pero no contabilizan todos los productos
elaborados con materia prima certificada. Esto trae como consecuencia que el cálculo del rendimiento del proceso involucrado en la Cadena de Custodia no refleja el real rendimiento de la organización.
OBS.02/ADD Se observa que la organización posee la información de las pérdidas por procesamiento y del inventario no procesado, pero debe ser incorporado para llevar una adecuada contabilización de los volúmenes certificados.
Principio 4
Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado.
Fortalezas:
Se verifica que, al igual que el proceso de recepción de materias primas, los procesos de venta y despacho están adecuadamente cubiertos por la estructura de ISO 9001.
Debilidades:
Los hallazgos declarados
No Conformidades:
NC Mn 01/ADD No se evidencia a través de la Guía de Despacho la declaración formal X% CERTIFICADO PEFC y el número de certificado del producto vendido certificado PEFC.
Observaciones: No se reportan Principio 5
La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar.
La organización tiene un Prevencionista de Riesgos en forma permanente para el control de SSO en las instalaciones. Debilidades: No se reportan No Conformidades: No se reportan Observaciones: No se reportan 7. PERSONAL AUDITADO
Luis Donoso – Encargado de Adquisiciones.
Rodrigo Figueroa – Subgerente de Abastecimiento.
José Miranda – Jefe de Bodega.
Agustín Viu – Gerente de Producción.
Hernán Seferino – Gerente de Desarrollo Organizacional.
Felipe López – Jefe de Prevención de riesgos y medio ambiente.
Mario González – Asesor de Prevención de riesgos.
José Peirano – Analista de Desarrollo Organizacional.
Guillermo Olivares – Jefe de Logística y Despacho.
Jimena Toledo – Subgerente de Aseguramiento de Calidad.
8. DOCUMENTACIÓN Procedimientos:
Manual de MCdC AMF04 ver 04
Procedimiento Bodega de Papeles Ver.04 Instructivo Ingreso Materias Primas Ver.05
Procedimiento de Auditorias Internas MP.Auditor.04 (01-08-14) ver. 04
Procedimiento Reclamos o Rechazos de Clientes IO.RECLAMOCLIE.05 Ver.05 (01-08-14)
Muestra/Documentos
Listado de Proveedores Críticos 2014
Factura Electrónica DIPISA 3880 del 28.01.2015 Etiqueta Ingreso Cód. BDBDO80X0267510 Factura Electrónica GMS 29323 del 27.01.2015 Guía de Despacho #535627 del 28.01.2015 Etiqueta de Ingreso CBNO25009200620
Solicitudes de Compra de Material de OC # 50110, 50108, 50105. Órdenes de Compra 50110, 50108, 50105
Registro capacitación CERTFOR PEFC personal de recepción 21.01.2015 Registro evaluación capacitación CERTFOR.
Libro de Capacitación "Capacitación CERTFOR/PEFC"" Relator: Flavio Reyes. Participan: Carola Araya (Subgerente Comercial), Guillermo Olivares, Andrés Mas, Rodrigo Figueroa y Jimena Toledo (21-01-15).
Reunión Informativa Enmienda 2013 (23-12-2013) realizada por CERTFOR. Carpeta personal de Luis Donoso:
- Diploma del INACAP ""Especialización en Comercio Exterior y Transporte internacional"" 2005. - Diploma del INACAP ""Diplomado en gestión de abastecimiento y logística"" 2008.
- Diploma del Liceo Comercial San Bernardo ""Técnico en Administración"" 1994. - Contrato de trabajo 02-06-2003
- Plan de desempeño individual 11-10-2006. Carpeta personal Guillermo Olivares
- Certificado Universidad del Mar ""Ingeniero de Ejecución Industrial"" 2006. - Diplomado en Operaciones y logísticas 2013.
- Contrato de Trabajo 2011. Carpeta personal Jimena Toledo
- Certificado Universidad Técnica Federico Santa María ""Ingeniero de Ejecución Químico"" 13-03-1985. - Diploma ""Auditor Líder ISO 9001:2008 IRCA/2245 (A17024)"".
- Contrato de Trabajo 01-agosto-2012.
- Ficha de Personal acredita experiencia de 22 años." Organigrama DA.ORG.02 15-07-12.
Flujo Grama en punto FO.BODEINSU.03 12-08-14.
Registro Informe de Auditoría Interna realizada el 23-01-2015, auditores Flavio Reyes y Jimena Toledo. Sin NC, Registro de No Conformidad OPM y Observaciones R-SG-003 N°001-2015 (OM) y N°001-2015 (Obs).
Programa de Auditoria Interna.
Análisis de Causa de Reclamo o Rechazo de Cliente R-SG-006. Sólo formato. Respuesta de Reclamos Rechazos de Clientes R-SG-007. Sólo formato.
Formato de Autodeclaración para prestadores de servicio no certificados CERTFOR/PEFC: -CM Graphic 28-01-15
- Micropack 28-01-15 - Doble L 28-01-15 - ServiTroquel 22-01-15 - Luis Morales 23-01-15
Auditoria prestadores de servicio: -CM Graphic 28-01-15
- Micropack 28-01-15 - Doble L 28-01-15 - ServiTroquel 22-01-15 - Luis Morales 23-01-15
Página web.
Se cuenta con registro de los certificados de los proveedores o bien es posible acceder a ellos vía página certfor.org. Planilla Inventario mensual
Balance PEFC_Enero (29-01-15)
Registro de utilización de logo PEFC y etiquetas.
Registro Evaluación de Riesgos SDD AMF (Enero 2015). Guía de Despacho N° 0998111 y N° 0998083
Registro de Materia Prima Certificada". Periodo 01/01/13 al 31/12/13. Matriz de Identificación de peligros y evaluación de riesgos 2.4.
Plan de emergencia Ver.05, Junio 2013. Video con el ejercicio de brigada. Video con curso de uso de desfibrilador.
Lista de chequeo (impreso de inspección de seguridad) 16-01-15, porcentaje de cumplimiento 74%. Porcentaje Final por Taller/Sección Enero 2015 88% cumplimiento
Actas del CPHS: 17-12-14 y 18-11-14.
Programa de vigilancia epidemiológica de enfermedades profesionales (PREXOL): - Danilo Burgos
- Lorenzo Olave Triviño - Raúl Araya Valenzuela
Detalle de Residuos Generados por AMF.
Documento de declaración de residuos peligrosos (SIDREP) N° Folio: 355004 12-12-14. Retiro de paños, envases contaminados y toner. Resolución Sanitaria:
- SOREPA S.A. (Paños,
- DEGRAF N° 001175 (16-01-2003) - Ecotrans N° 017978
Autorización Bodega de Residuos peligrosos N°09766 (22-02-10).
Documento de declaración de residuos peligrosos N° Folio: 363193, 22-01-15. Retiro Paño, Latas de tinta, Solventes y Liquido Revelador. Ecotrans.
Certificado del Consejo Nacional de Producción Limpia (11-06-14)
9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN
Sobre la base de la evidencia presentada, la mantención de la certificación será recomendada sólo después de que las no conformidades cursadas hayan sido aclaradas y cerradas, por parte de Bureau Veritas Certification, de Imprenta Alfredo Molina Flores
S.A., bajo Estándar CERTFOR de Cadena de Custodia DN-02-07. Enmienda 2013.
"Con Fecha 25-02-2015 se declaran cerradas las No Conformidades”
Se ha verificado la eficacia de las acciones presentadas por el Cliente, sin embargo, en la próxima auditoría se evaluará en segunda instancia la mantención de dicha eficacia".
NOMBRE Sandra Pinto O. FIRMA
AUDITOR LÍDER Andrés Donoso D. FIRMA
