Técnicas Administrativas
de Compra-Venta
FacturaPlus Élite
Unidad didáctica 3:
Mantenimiento de ficheros (II)
UNIDAD
DIDÁCTICA
Mantenimiento
Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación
Innovación y
cualificación
Presentación
Temporalización
Como habrás podido apreciar por lo visto hasta ahora, FacturaPlus es una aplica-ción destinada a gestionar las operaciones de compra y venta de la empresa. Esto implica contemplar diversos aspectos, de forma que todo esté correctamente configurado y se puedan realizar operaciones compuestas. Es decir, si se produce una venta, FacturaPlus debe dar salida a los productos de que se trate del alma-cén, y el usuario lo único que habrá hecho es confeccionar una factura.
En esta unidad vas a conocer algunos de los aspectos a configurar para que operaciones como las del ejemplo anterior se realicen de forma óptima.
Así, aprenderás a dar de alta y trabajar con agentes. Por otra parte, podrás crear los almacenes y artículos necesarios para un correcto manejo de la aplicación.
3 horas.
Conocer y aplicar las opciones agentes, almacenes y artículos del menú Sistema. Saber introducir los agentes con los que opera la empresa, así como las comisio-nes de los mismos.
Saber crear los diferentes almacenes con los que opera la empresa.
Introducir correctamente artículos cumplimentando todas y cada una de las op-ciones que presenta FacturaPlus.
1. Fichero agentes. 2. Fichero almacenes. 3. Fichero artículos I. 4. Fichero artículos II. 5. Fichero artículos III. Resumen.
Ejercicios de repaso y autoevaluación.
Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.
Contenidos
de la Unidad Didáctica
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Fichero agentes
En toda actividad de compra-venta, es normal que aparezca la figura del agente o vendedor. Esta figura es la que relaciona directamente al cliente con la empresa. Él se encargará de gestionar los pedidos de estos clientes y también tendrá una participación muy importante en la ampliación del marco distribuidor de la em-presa.
Para acceder a este fichero contamos con dos opciones: Mediante la opción Agentes, del menú Sistema,
o mediante el icono de acceso rápido: Agentes . Este icono no apare-ce como predeterminado una vez instalado el programa; para ello debe-mos activarlo, desde el menú Útil / Perfiles de usuario / Barra de boto-nes.
Una vez utilizada cualquiera de estas dos opciones nos aparecerá en pantalla una ventana que contendrá el listado de todos los agentes que trabajan para la empresa.
En esta ventana aparecerá la totalidad de los agentes que operan con la empre-sa. Estos agentes pueden ser externos a la empresa o bien tratarse de vendedo-res propios de la misma.
Para el mantenimiento y actualización de este fichero contamos con las opciones de costumbre: añadir, modificar, imprimir, etc.
Cuando demos de alta a un nuevo agente o vendedor tendremos que hacerlo con la opción Añadir, tras lo cual aparecerá una nueva ventana que contendrá las siguientes carpetas:
Datos Generales
Código de agente: campo alfanumérico que recogerá el código asig-nado para la identificación del agente.
Apellidos y Nombre: apellidos y nombre del agente.
D.N.I./C.I.F: número del Documento Nacional de Identidad, y en su caso el Código de Identificación Fiscal, del agente.
Dirección, Población, Código provincia y Código postal: domicilio actual del agente.
Teléfono y Fax: teléfono y fax de contacto con el agente.
I.R.P..F.: porcentaje de retención de la empresa al agente (si correspon-de).
Comisión dto. 1-6: el agente puede recibir hasta 6 tipos distintos de comisiones por ventas que estarán relacionados con los 6 posibles tipos de descuentos establecidos en los artículos. Si los artículos que aparecen en la factura tienen distintos tipos de descuentos, el programa calculará una media entre todos para establecer el tipo de comisión a abonar que corresponda.
Código departamento: código del departamento al que pertenece el agente.
Atípicas
En esta carpeta se recogerán aquellas situaciones en las que por algún motivo (fecha de promociones, lanzamientos, etc.) al agente se le apliquen unos porcentajes de comisiones distintos a los habituales.
Comentario
En esta carpeta accederemos a una pantalla de edición donde se podrá escribir todo el texto que sea necesario.
Además, en la barra de botones de la ventana general de agentes pode-mos encontrar las siguientes opciones.
Documentos: en esta pantalla aparecerán todos los documentos históri-cos del agente (facturas, abonos, liquidaciones, etc.).
Gestión del conocimiento: la gestión del Conocimiento es un nuevo módulo dentro del programa que nos permitirá acceder a una ventana multifunción, donde de forma rápida, mediante una búsqueda inicial introduciendo algún dato identificativo como Código, DNI/NIF, Nombre
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Comercial, Nombre Fiscal, Dirección y Teléfono, se puede ver fácilmente toda la información relativa a un determinado Agente.
Una empresa puede poseer uno o varios almacenes donde guardar sus mercan-cías. Para llevar un control sobre dichos almacenes FACTURAPLUS incorpora un fichero, al cual se puede acceder por dos caminos distintos:
Mediante la opción Almacenes del menú Sistema,
o bien, activando el icono de acceso directo Almacenes . Este icono no aparece como predeterminado una vez instalado el programa, para ello debemos activarlo, desde el menú Útil/Perfiles de usuario/Barra de boto-nes.
Al acceder a esta opción el programa mostrará la siguiente ventana, que para su mantenimiento cuenta con las opciones: añadir, modificar, imprimir, etc.
Cuando demos de alta un nuevo registro de almacenes debemos completar los siguientes campos:
Código almacén: campo alfanumérico que identifica al almacén. Nombre: nombre asignado al almacén.
Cuadro de diálogo Fichero de almacenes
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Dirección, Población, Código provincia: dirección completa de donde está ubicado el almacén.
Teléfono: teléfono de contacto del almacén.
3.1. Introducción
Dado el elevado número de datos que se debe introducir para dar de alta a un artículo y la gran cantidad de opciones referentes a este fichero que se pueden utilizar del programa FacturaPlus, el apartado Fichero de Artículos se va a dividir en tres epígrafes.
Para poder llevar un control sobre las distintas referencias de los artícu-los y materias primas de que dispone la empresa, contamos con un fiche-ro denominado Artículos.
FacturaPlus es un programa de facturación que nos permite el control de los artículos de una manera cómoda y rápida. Y cuenta con unas opciones que am-plían la información que de estos artículos podemos obtener.
Estas opciones se activarán con anterioridad al alta del artículo, considerándolas como pasos previos a la introducción de datos.
Existen empresas que comercializan artículos o fabrican referencias de artículos que deben controlar siguiendo ciertos criterios: talla, color, tamaño, etc.
Para establecer estos parámetros debemos indicar al programa cuantas propieda-des tendrá el artículo y cuáles serán estas propiedapropieda-des.
Para establecer el número de propiedades debemos acceder a la carpeta denomi-nada Cálculo de la opción Personalización.
La ruta de acceso es la siguiente: menú Útil/Entorno del Sistema/ Personalización. Una vez situado en esta opción se debe activar la carpeta denominada Cálculo.
Si te fijas en la parte inferior de esta carpeta aparecen unos registros denomina-dos Propiedades y Literales genéricos. Es aquí donde se indican cuántas propiedades queremos utilizar y los literales genéricos de dichas propiedades.
Así, por ejemplo, para una prenda de vestir se pueden configurar dos literales genéricos, de forma que el literal de la propiedad 1 sea la talla y el literal de la propiedad 2 sea el color de la prenda de que se trate. De ahí lo de «literal genérico», en el sentido de que cuando se quiera trabajar con un artículo, no habrá que escribir «talla», puesto que se trata de un literal genérico, es decir, bastará con pulsar una tecla.
Una vez establecidos estos parámetros debemos indicar las propiedades de los artículos. Esto se consigue siguiendo esta ruta de acceso: menú Sistema/Tablas generales/Propiedades de artículos. Una vez hayamos accedido a esta op-ción y después de hacer clic en Añadir nos aparece la siguiente ventana:
En esta primera carpeta debemos indicar el código, la descripción y el literal que llevará asociado la propiedad.
Para establecer los parámetros asociados con la propiedad (grande, pequeña o mediana) se debe activar la opción denominada Propiedad con tabla asocia-da, y abrir la carpeta denominada Tabla:
La forma de trabajar en esta ventana es similar a la vista en otras opciones. Hacemos clic en Añadir e introducimos los parámetros que nos solicitan: código, descripción, etc.
Una vez establecidas cuántas y cuáles van a ser las propiedades de los artículos, debemos crear la Familia de productos. Entendiendo por grupo de familias la agrupación homogénea de referencias que comercializa la empresa. Para ello hacemos clic en menú Sistema/Tablas generales/Familias.
Esta es la ventana que se abre tras hacer clic en el icono Añadir. En ella indica-mos el código y la descripción que identificará al grupo de familia de artículos. En él seleccionamos las propiedades de los artículos, así como podemos introducir ciertos campos definibles que pueden utilizarse para completar la información sobre el artículo en cuestión: artículo de temporada, composición, etc.
Cuenta con otras tres carpetas en las cuales podemos indicar las condiciones de venta, comisiones o compra con determinados clientes, agentes o proveedores, respectivamente, con respecto al grupo de familia que estemos creando.
Una vez introducidos estos pasos previos estamos en condiciones de poder dar de alta a los artículos de la empresa.
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Para poder acceder a este fichero dispones de dos opciones. Mediante el menú Sistema, con el registro Artículos, o bien, utilizando el icono de acceso directo Artículos .
Tras este proceso aparecerá en pantalla una ventana con la totalidad de los artí-culos de que dispone la empresa. Para el mantenimiento de este fichero conta-mos con las opciones de siempre: añadir, modificar, buscar, etc.
En la ventana de introducción o modificación de datos aparecerán las siguientes carpetas:
Datos Generales
Referencia: campo alfanumérico para la identificación del artículo. Descripción: denominación o nombre del artículo. Junto a este registro
aparece un botón que, activándolo, da acceso a una ventana de comen-tarios, por si queremos ampliar la información sobre dicho artículo. Familia: código de la familia a la pertenece el artículo. Incluye
búsque-da incremental.
Código de barras: campo donde introducimos el código de barras del producto. Se puede escoger entre código EAN 8, EAN 13, Code 39 o Code 128.
Artículo Anticipo: si existen clientes que hagan entregas como anticipos, y activamos esta opción en los datos del artículo, el programa incluirá este artículo en los pedidos y albaranes de dichos clientes, haciendo proporcional la cantidad del artículo con el importe entregado a cuenta. Si marcamos esta opción sólo será necesario rellenar en la carpeta del grupo de ventas el tipo de IVA y las subcuentas contables correspondien-tes.
Control de stock: si activamos esta opción el programa efectuará el control del stock del producto.
Artículo tipo kit: sólo se activará para aquellos artículos que estén for-mados por un kit. En la carpeta Kit indicaremos qué artículos forman este conjunto.
Imagen: imagen del artículo.
Precios por propiedades: esta opción se activará sólo en el caso de establecer propiedades para los artículos. En aquellas empresas en las que no se hayan establecidos estos parámetros o para aquellos artículos que no están condicionados a las propiedades, esta opción no aparece en pantalla. Si se seleccionan las propiedades determinadas, los precios de los artículos se podrán establecer según los criterios de dichas propie-dades: por talla, por peso, por color, etc.
Precios de Compra
Proveedor: código del proveedor que habitualmente proporciona el artículo. Si el artículo se comprase a varios proveedores y a distintos precios, este registro lo dejamos en blanco. Para introducir estos datos
debemos hacer clic en Añadir en la parte inferior de esta ventana e indicar el precio a que nos factura cada proveedor.
Continuando con los datos de la figura superior de la pagina anterior, el resto de datos que la integran son:
Divisa: código de la divisa de compra del artículo.
Referencia Proveedor: código identificativo del artículo para el pro-veedor.
Reposición: Período de reposición del artículo.
Coste (divisas): precio de coste del artículo en su correspondiente divi-sa. A precios distintos de proveedores distintos, este dato no se rellena. Se establece como anteriormente se comentó para el código de provee-dores.
Coste (Euros): multiplicación del precio de coste en divisas por el valor en euros de esa divisa. Esta opción estará desactivada si el precio del artículo se indica en Euros.
