La Mejora Administrativa
La experiencia del gobierno federal
Febrero, 2012 Subsecretaría de la Función Pública
Normatividad
1
Contenido
Costos
3
Modelos de Eficiencia
4
Automatización
5
Procesos
2
La Mejora Administrativa
Contexto General
Para dar sustentabilidad a la mejora administrativa y asegurar su permanencia
sin retrocesos, es necesario impulsar una cultura de mejora continua, de
seguimiento y evaluación de resultados.
Para que la mejora administrativa sea exitosa, es necesario considerar los
siguientes factores:
Normatividad
Costos
Procesos
Mejora AdministrativaNormatividad
La Mejora Administrativa
Normatividad
Problemas asociados a la regulación:
Falta de certeza jurídica: normas que
sólo algunos conocen pero que todos deben aplicar; discrecionalidad .
Normas con baja calidad: vacíos,
duplicidad y contradicción de normas, falta de motivación y fundamentación.
Cargas administrativas innecesarias:
excesiva regulación con requisitos
injustificados.
Baja efectividad de las normas:
problemas de diseño y aplicación.
Herramientas
y
estrategias
aplicadas.
Inventario de normas
Difusión electrónica
Regulación base cero:
Análisis Inicial:
Normas Administrativas Globales 651
Normas Administrativas Particulares
9,726
…para cada excepción, una norma
El mayor esfuerzo debe ser en la regulación interna, en la que
“atora” la operación del gobierno con el mismo gobierno.
1. 7 de cada 10 observaciones de auditoría. 2. Contradicciones y exceso de criterios.
3. El objetivo es cumplir la norma, no lograr el resultado. 4. Caldo de cultivo para la corrupción.
• Eliminar las normas duplicadas.
• Eliminar los trámites burocráticos innecesarios que generan costos al ciudadano y a las
empresas.
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“En tres meses, toda la Administración
Pública Federal deberá tener en inventario
TODAS las normas vigentes y señalar
cuáles de ellas deben ser eliminadas”
Oficio Circular del C. Presidente de la República
1. Registradas y enunciadas, pero no localizadas.
2. Duplicadas en contenido.
3. Contradictorias.
34,457 normas
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1. Recursos Humanos. 2. Recursos Materiales. 3. Recursos Financieros.
4. Tecnologías de la Información y Comunicaciones. 5. Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
6. Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma. 7. Transparencia y Acceso a la Información.
8. Auditoría.
9. Control Interno.
10,327 normas
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1. Integración de 9 equipos de trabajo.
404 servidores públicos 64 instituciones
Tiempo completo
2. La norma sigue al proceso.
Documentación de procesos en base a “mejores prácticas”. Posteriormente, el diseño de la norma.
3. Seguimiento semanal de avances.
Reunión ejecutiva, reportes de 10 minutos por manual.
Debate entre áreas (globalizadores, procesos y normativos).
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1. Cambio de estrategia.
Sólo vigente lo justificado y publicado en Diario Oficial. Plazo breve para publicarlo en el Diario Oficial.
La Secretaría de la Función Pública valida excepciones.
2. Publicación de los 9 Manuales Administrativos.
Se eliminan todas aquellas normas existentes en la materia.
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1. Capacitación a servidores públicos.
60 sesiones de capacitación.
Alcance a 9,445 servidores públicos.
2. Comunicación a externos.
Encuentros con organismos empresariales, académicos, etc.
Que sean aliados en la aplicación de los Manuales Administrativos.
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1. Acuerdo Presidencial.
Prohibición expresa de normar en las materias de los manuales.
2. Excepciones y proceso.
Solo se autoriza la emisión de nuevas normas: En situaciones de emergencia.
Cumplir con obligaciones establecidas en la ley.
Cuando sea necesario para atender compromisos internacionales. Con autorización en cada caso de la Secretaría de la Función Pública.
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El 23 de junio de 2011, en Tanzania, África, el proyecto
“Regulación
Base
Cero
para
mejorar
la
eficiencia
Administrativa en el Gobierno Federal de
México”, fue
galardonado con el
“Premio de las Naciones Unidas al
Servicio Público 2011”, al obtener el Primer Lugar en la
categoría:
“Promoviendo la prevención y lucha contra la
corrupción en la administración pública”.
De acuerdo a la OCDE, con el esfuerzo de
“Tala regulatoria”
el Gobierno Federal de México tomó medidas que resultaron
en general comparables en profundidad y sofisticación con la
experiencia y las buenas prácticas internacionales.
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Garantizar su implementación y continuidad.
Para garantizar la duración de los beneficios de un acervo de regulaciones en el gobierno menos excesivo y complejo, México debe asegurarse de implementar en su totalidad los manuales, hacer cumplir al pie de la letra el acuerdo presidencial que detiene el flujo de nueva regulación y considerar la creación de un mecanismo complementario para este instrumento.
216 proyectos de aseguramiento del proceso de regulación base cero administrativa:
Capacitación.
Revisión de excepciones.
Análisis y solución de problemas. Sistema GRP.
Se han autorizado solo 101 normas por causas de excepción (98 por obligación de ley, 3 compromiso internacional y 0 emergencia).
Comunicación y Difusión con actores sociales, académicos y políticos.
1
La Estrategia de RBC
Revisión periódica.
Como medida complementaria, México debería implementar revisiones periódicas de su regulación interna y establecer mecanismos
institucionales para mantener los manuales actualizados y asegurar su utilidad y potencial de aplicación.
Primer proceso de actualización por concluir, orientado principalmente a corregir errores e incorporar pendientes. Al igual que en la elaboración, se considera un periodo de consulta a los usuarios de los manuales.
Modificaciones:
Servicio Profesional de Carrera. Seguridad de la información. Factura electrónica.
El tema Archivos pasa al Manual de Transparencia. Proceso anual de revisión de manuales administrativos.
2
La Estrategia de RBC
Medir beneficios y comunicarlos.
Identificación de los costos promedio de las Oficialías Mayores o equivalentes (carga administrativa).
Documentación de ahorros en contrataciones públicas (costo de bienes y servicios y del proceso de contratación).
3
La medición económica de los ahorros y los beneficios generados por la eliminación de la regulación y por un marco regulatorio más eficiente, puede contribuir a comunicar mejor los resultados y acumular apoyo para la continuidad de los esfuerzos de reforma.La Estrategia de RBC
Procesos
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Procesos
Regulación base cero:
Estandarización de procesos
Manuales Contenidos Procesos Subprocesos Transparencia 4 4 Recursos Materiales y Servicios Generales 4 17 Adquisiciones y Arrendamientos 1 15 Obra Pública 7 30 Recursos Humanos 3 12 Recursos Financieros 2 24 Tecnologías de la Información 11 30 Control 3 NA Auditoria NA NA Totales 35 132
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Procesos
Ejemplos:
Procesos de recursos materiales
1.Planeación de recursos materiales y servicios generales 2. Servicios generales Mesa de servicios Proveeduría de servicios Administración de correspondencia 3. Administración de activos Parque vehicular Inmuebles
Uso, aprovechamiento y mantenimiento de mobiliario y equipo
Almacenes
Disposición final y baja de bienes muebles
Procesos de transparencia
1.Clasificación y desclasificación de información.
Clasificación de información. Ampliación del periodo de reserva Desclasificación de información
Actualización de los índices de expedientes reservados
2. Atención a solicitudes de acceso a la información
3. Recurso de revisión y atención de resoluciones del IFAI
4. Información socialmente útil o focalizada
Costos
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Costos
•
Diagnóstico
de los Órganos Internos de Control para conocer el costo
que representan las Oficialías Mayores en las áreas de RRHH, RRMM
1y
RRFF.
1 El rubro de RRMM incluye también a Adquisiciones y Obras Públicas.
Fuente: SFP/Institución/SAPMG. Diagnóstico "Minimizar Costos de Operación y Administración", cifras validadas en Diagnóstico de Eficiencia de la Operación Administrativa.
Áreas
Costo 2010
(millones de pesos)%
Recursos Materiales
27,716
43.39%
Recursos Humanos
25,933
40.6%
Recursos Financieros
10,222
16.0%
Total
63,871
100%
El presupuesto ejercido en 2010, representó el 72% del gasto del
Presupuesto de Egresos de la Federación, que fue un total de 2
billones 640 mil 625.2 millones de pesos.
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Costos
Porcentaje del costo de las Oficialías Mayores respecto del presupuesto ejercido en 2010 por las instituciones, por sector.
Costo por área administrativa de OM Costo de la OM o Equivalente Presupuesto Anual Ejercido % Seguridad Nacional 6,455,346 83,776,090 7.7% Desarrollo Económico 21,468,852 284,297,617 7.6% Hacienda 4,119,735 67,802,048 6.1% Energía 19,756,780 612,408,464 3.2% Desarrollo Social y Recursos Renovables 6,164,812 222,323,534 2.8% Educación y Cultura 2,075,225 200,999,693 1.0% Salud, Trabajo y Previsión Social 3,830,329 447,829,897 0.9% TOTAL 2010 63,871,079 1,919,437,342 3.3%
Costo de las oficialías mayores o equivakentes en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, 2010 (Miles de Pesos)
• Costo que representan las Oficialías Mayores en sus áreas de
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Costos
Costos Promedio Porcentual de Oficialías Mayores / equivalente
(áreas: RRMM, RRFF y RRHH)
RRMM RRFF RRHH
1.10% 0.67% 0.42%
CFE, CNA, FR . . .
Grupo 1 “Muy Grandes” (mayor de 30 mil millones)
RRMM RRFF RRHH
2.85% 1.60% 4.28%
ASERCA, AFSEDF, CONACYT, PEMEX . ..
Grupo 2 “Grandes”
(menor de 30 mil millones y mayor de 10 mil millones)
RRMM RRFF RRHH
3.61% 1.36% 3.69%
ASA, AICM, BANJERCITO . . .
Grupo 3 “Medianas”
(menor de 10 mil millones y mayor de 1000 millones)
RRMM RRFF RRHH
3.91% 2.29% 3.85%
BANCOMEXT, CAPUFE, CONDUSEF .. .
Grupo 4 “Pequeñas”
(menor de 1000 millones y mayor de 100 millones)
RRMM RRFF RRHH
2.08% 2.42% 2.34%
CNH, CONUEE, CSAEGRO . . .
Grupo 5 “Muy Pequeñas” (menor de 100 millones)
Modelos de
Eficiencia
¿Qué son los Modelos de Eficiencia?
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Modelos de Eficiencia
Son prácticas que las instituciones realizan de manera exitosa para disminuir el gasto en los capítulos 1000, 2000, 3000 y 5000.
Cada modelo de eficiencia administrativa cumple con los siguientes atributos:
• Agrupa acciones específicas y cuantificables para generar ahorro de recursos
públicos;
• Es replicable de una institución a otra;
• Para realizarlo, se requiere sólo del compromiso institucional, al no ameritar
modificaciones normativas;
• Se relaciona con los capítulos de gasto 1000, 2000, 3000 o 5000; y
• Deriva del cumplimiento de los objetivos del PMG, en particular al de
Modelos de Eficiencia Administrativa
1 Administración de Almacenes 14 Ahorro de agua 2 Administración de Seguros 15 Automatización
3 Administración de viáticos y comisiones 16 Bancarización de procesos 4 Administración vehicular, combustibles y
lubricantes 17 Bitácora Electrónica 5 Adquisiciones modalidades 18 Eficiencia Energética 6 Adquisiciones, compras consolidadas 19 Oficina virtual
7 Adquisiciones, conocimiento del mercado 20 Optimización de recursos
8 Adquisiciones, contratos abiertos 21 Optimizar Telefonía y comunicaciones 9 Adquisiciones, contratos plurianuales 22 Racionalización de bienes inmuebles 10 Adquisiciones, negociación en contratos de
viáticos y comisiones 23 Racionalizar uso de papel 11 Adquisiciones, planeación de compras 24 Rediseño Organizacional 12 Adquisiciones, servicios informáticos 25 Tercerizar servicios 13 Adquisiciones, uso de herramientas
informáticas 26 Uso de factura y pago electrónico
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Modelos de Eficiencia
Las instituciones reportaron 2,931 acciones de ahorro, agrupadas en 26 modelos de eficiencia administrativa, como mejores prácticas en la generación de ahorros por un monto de $11 mil 393 millones 026 mil 015 pesos
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Modelos de Eficiencia
Ejemplo 1:
Modelo de Eficiencia Energética.
El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica).
Sector Institución No de Acciones DESARROLLO ECONÓMICO TELECOMM (4)SCT (2) 6 DESARROLLO SOCIAL Y RECURSOS RENOVABLES CD1 (2) CONAFOR (2) PA (1) RAN (2) SEDESOL (2) 9 EDUCACIÓN Y CULTURA CONACYT (2) CONADE (13) INBAL (1) INEA (1) IPN (1) 18 ENERGÍA CFE (1) IMP (3) PEMEX (2) PEP (2) PPQ (1) 9 HACIENDA FR (1) 1 SALUD, TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL DIF (1) FOVISSSTE (5) INFONACOT (1) 7 SEGURIDAD NACIONAL INM (5) ISSFAM (1) PRE (3) SESNSP (2) SPF (2) 13 Total 63 Acciones más frecuentes:
• Cambio de luminarias por ahorradoras. • Individualización de apagadores de
oficinas y pasillos.
• Colocación de ventilas para aumentar la ventilación natural e instalación de película de control solar.
• Luz automatizada en zonas de poco acceso, a fin de ahorrar energía eléctrica.
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Modelos de Eficiencia
Ejemplo 2:
Modelo de racionalización de uso de papel
Agrupa las acciones orientadas al consumo de papel en las actividades administrativas y de apoyo, y con ello generar ahorro de recursos en los capítulos de gasto 2000 y 3000 (partidas de Materiales y útiles de impresión y reproducción; Impresión y elaboración de material informativo; etc.).
37 48 27 29 27 29 19 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Desar r ollo Económico Desar r ollo Social y Recur sos Renovables Educación y Cult ur a
Ener gí a Hacienda Salud, Tr abajo y Pr evención
Social
Segur idad Nacional
Acciones Implementadas del Modelo de Eficiencia Administrativa para Racionalizar el uso del pape en 2010, por Sector
Desarro llo Eco nó mico
Desarro llo So cial y Recurso s Reno vables
Educació n y Cultura
Energía
Hacienda
Salud, Trabajo y P revenció n So cial
Seguridad Nacio nal
37 48 27 29 27 29 19 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Desar r ollo Económico Desar r ollo Social y Recur sos Renovables Educación y Cult ur a
Ener gí a Hacienda Salud, Tr abajo y Pr evención
Social
Segur idad Nacional
Acciones Implementadas del Modelo de Eficiencia Administrativa para Racionalizar el uso del pape en 2010, por Sector
Desarro llo Eco nó mico
Desarro llo So cial y Recurso s Reno vables
Educació n y Cultura
Energía
Hacienda
Salud, Trabajo y P revenció n So cial
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Modelos de Eficiencia
Ejemplo 3:
Modelo de Optimización de Telefonía y Comunicaciones.
El modelo agrupa acciones orientadas a reducir el consumo de energía eléctrica, para generar ahorros en el capítulo 3000 (partida Servicio de Energía Eléctrica).
1) utilización de telefonía IP, que
permite realizar y recibir llamadas interurbanas e internacionales al costo de una llamada local; y
2) establecer cuotas homogéneas
para el uso de telefonía celular con base anual, quedando a cargo de
los usuarios el pago por los
excedentes a las cuotas
establecidas.
Sector Instituciones AccioneNo. de s Desarrollo Social y
Recursos Renovables SEDESOL, CONAFOR, SAGARPA (2) 4 Desarrollo Económico CAPUFE,
PROFECO (2) 3
Educación Y Cultura INBAL, IPN, CONALEP,
INAH, CONACYT 5 Energía CNH (2), ININ (3) 5 Hacienda BANSEFI, FINANCIERA 2 Salud, Trabajo Y
Previsión Social INFONACOT 1
Total 20
Principales acciones vinculadas con este modelo:
Identificación de ahorros globales 2009-2010,
generados en
cumplimiento de las medidas de austeridad y por acciones de eficiencia
administrativa.
Las medidas de austeridad y disciplina presupuestal, así como las acciones realizadas en torno a los modelos de eficiencia administrativa, han generado ahorros de más de 66 mil millones de pesos, que las instituciones federales alcanzaron en el periodo 2009 y 2010
Monto de Ahorros Reportados por las Instituciones Participantes, 2009-2010 (Miles de Pesos) $66,421,794 $34,173,860 $32,247,934 2009 2010 2009-2010
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Ahorros
En 2009 y 2010 se ahorraron 66.X miles de millones de pesos.
(M iles de Pesos) $1,143,167 $5,509,708 $22,033,265 $16,573,915 $2,133,079 $5,468,645 $6,938,423 $6,621,591 Cap. 1000 2009 Cap. 1000 2010 Cap. 2000 2009 Cap. 2000 2010 Cap. 3000 2009 Cap. 3000 2010 Cap. 5000 2009 Cap. 5000 2010Servicios personales Materiales y suministros Servicios Generales B. Muebles e Inmuebles
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Modelo de eficiencia Número de acciones Ahorro estimado Concepto de gasto en el que impacta
Rediseño Organizacional 15 $128,956,962.83 1000, 1100 Adquisiciones, uso de herramientas
informáticas
4 $100,614,391.00 3600
Automatización 22 $65,255,495.83 2100, 3300, 3600,5900,1000,5000 Adquisiciones, contratos plurianuales 4 $29,388,550.00 3100, 1000,2000,3000 y 5000 Oficina virtual 9 $27,901,108.60 3700, 5100 Eficiencia Energética 47 $13,999,450.12 2400, 3100, 2100 Administración vehicular, combustibles y lubricantes 57 $11,967,926.91 2100, 2600, 3500 y 5400 Administración de viáticos y comisiones 25 $11,587,152.31 3700 Optimización de recursos 19 $10,044,023.27 1000,1300, 2200, 3300 Adquisiciones modalidades 3 $8,673,192.58 1000, 2000,3000 y 5000
Adquisiciones, compras consolidadas 9 $8,351,626.94 3100,3400,1000,2000,30005000,2100,33 00,2600 y 3200
• Identificar acciones y propuestas de mejora para reducir costos
e
incrementar la eficiencia de los procesos de RRMM, RRFF y RRHH.
Resultados Alcanzados
Modelos de Eficiencia (Ahorros)
Automatización
Los procesos considerados son los que figuran en los Manuales Administrativos de Aplicación General.
Nivel de automatización
1 Proceso con sistemas integrados.
2 Se requiere procesamiento manual para que los insumos y productos del proceso interactúen con otros sistemas (sistema aislado).
3 Como resultado del proceso se obtiene un documento en hoja de cálculo o texto, a través de herramientas de uso genérico
4 Proceso que se realiza en forma manual, los insumos y productos del proceso se encuentran en papel. 16.41% 26.23% 7.51% 7.50% 4.94% 11.40% 26.69% 37.29% 15.03% 15.04% 11.77% 20.25% 37.16% 26.24% 46.22% 42.90% 49.19% 41.37% 19.74% 10.24% 31.24% 34.55% 32.65% 26.98% 0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00%
RRHH RRFF RRMM ADQ OBRA Totales
N1 N2 N3 N4 138 instituciones analizadas
