MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANEJO Y CONTROL COMPROBANTES FISCALES BANRESERVAS

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Dirección General de Organización & Sistemas Ave. San Martín No. 139, Santo Domingo, D. N.

Tels. (809) 960-3043 / (809) 687-3838 – Fax (809) 565-3756

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANEJO Y CONTROL COMPROBANTES FISCALES BANRESERVAS

CONTRALORÍA: APROBACIÓN

CON-03-0626-07 25 de mayo de 2007

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ÍNDICE

Pág.

I. INTRODUCCIÓN 4

AGRADECIMIENTO 5

II. GLOSARIO 6

III. ÁREAS Y PUESTOS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS 8

IV. PROCEDIMIENTOS 12

4.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES 13

4.2 PROCEDIMIENTO NUM. 1: EMISIÓN COMPROBANTES FISCALES A CLIENTES 15

Definición 15

Alcance 15

Política y Normas 15

Actividades

Num. 1: Emitir Comprobantes Fiscales Automáticos 25

Num. 2: Emitir Comprobantes Fiscales Manuales 28

Num. 3: Emitir Comprobantes Fiscales Notas de Debito y de Crédito 30

Num. 4: Emitir Comprobantes Fiscales por Servicios Prestados a Terceros 32

4.3 PROCEDIMIENTO NUM. 2: CONTROL OPERACIONES COMPRA Y VENTAS DE

DIVISAS 33 Definición 33 Alcance 33 Política y Normas 33 Actividades

Num. 1: Registras Operaciones de Compra y Venta de Divisas 35

Num. 2: Emitir Comprobante Registro Único de Ingresos 36

4.4 PROCEDIMIENTO NUM. 3: REGISTRO DE GASTOS 37

Definición 37

Alcance 37

Actividades

Num. 1: Registrar Facturas Proveedores Formales 42

Num. 2: Emitir Comprobantes Fiscales Especiales Proveedores Informales 44

Num. 3: Emitir Comprobantes Fiscales Especiales Gastos Menores 45

4.5 PROCEDIMIENTO NUM. 4: CONTROL NÚMEROS COMPROBANTES FISCALES 46

Definición 46

Alcance 46

Actividades

Num. 1: Solicitar Números de Comprobantes Fiscales a la DGII 48

Num. 2: Registrar los NCF asignados por la DGII, en la Aplicación Manejo

Comprobantes Fiscales

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4.6 PROCEDIMIENTO NUM. 5: REMISIÓN DE ARCHIVOS A LA DGII. 51

Definición 51

Alcance 51

Actividades

Num. 1: Enviar Archivos Compra de Bienes y Servicios a la DGII 55

Num. 2: Enviar Archivo de Ingresos por intermediación cambiaría a la DGII 56

Num. 3: Enviar Archivo de Pagos al Exterior a la DGII 57

Num. 4: Enviar Archivo de Comprobantes Anulados a la DGII 58

V. RELACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS 59

VI. HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES 60

VII. ANEXOS 61

Num. 1: Decreto 254-06 Reglamento Comprobantes Fiscales Sector Financiero

Num. 2: Reglamento Definiciones Uso Comprobantes Fiscales en el Sector Financiero

Num. 3: Norma 01-07 Remisión de Operaciones que sustentan Gastos.

Num. 4: Norma 02-07 Compra y Venta de Divisas, Relacionados al Negocio De Divisas

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I- INTRODUCCIÓN

Para la implementación del Decreto 254-06, promulgado el 19 de junio del 2006, que establece el reglamento para la regulación de la impresión, emisión y entrega de comprobantes fiscales, iniciamos el desarrollo del Proyecto de Comprobantes Fiscales.

El decreto dispone que a partir del 1ro de enero del año 2007, todos los contribuyentes tienen que emitir comprobantes fiscales, así como exigir a sus proveedores de bienes y servicios, facturas con valor de crédito fiscal, a fin de sustentar los gastos que son deducibles para el Impuesto sobre la Renta y crédito del ITBIS.

El Articulo Núm. 2 del Reglamento, expresa que están obligadas a emitir comprobantes fiscales y a conservar copia de los mismos, todas las personas físicas o jurídicas domiciliadas en la República Dominicana que realicen operaciones de transferencia de bienes, entrega en uso, o presten servicios a título oneroso o gratuito.

En este manual se establecen las responsabilidades y los procesos de: Emisión y Entrega de Comprobantes fiscales, Control de los Números Comprobantes Fiscales, Envío Archivos de Gastos a la DGII, así como las políticas y normas de carácter general que rigen los procesos.

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AGRADECIMIENTOS

Para la elaboración del presente manual, agradecemos la colaboración del equipo multidisciplinario, en representación de las áreas detalladas a continuación, por sus valiosos aportes.

Contraloría

 Dirección Control Interno

 Dirección Contabilidad e Información Contable

 Equipo de Pruebas de Aceptación de la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales Dirección General de Tecnología

 Dirección Tecnología de Información  Gerencia de Proyectos

Dirección General de Tarjetas de Crédito y Banca Electrónica  Dirección de Tarjetas de Crédito

 Dirección Banca Electrónica Dirección General Banca Personal Dirección General Administrativa  Dirección de Compras

 Dirección de Suministros

 Gerencia Control Cuentas por Pagar Dirección de Organización y Planeamiento Empresas del Grupo Reservas

 Seguros Banreservas  AFP Reservas

 Inmobiliaria Reservas  Peajes Dominicano, S.A.

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II- GLOSARIO

Término Descripción

Comprobantes Fiscales Son documentos que acreditan la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestación de servicios, debiendo cumplir siempre con los requisitos mínimos establecidos por el Decreto 254-06 y los reglamentos que establezca la DGII.

Comprobante Fiscal con Valor de Crédito Fiscal

Son los comprobantes fiscales que se emitirán a los clientes por las operaciones definidas para el sector financiero, los cuales se utilizarán para sustentar gastos y costos, ante la Dirección General de Impuestos Internos.

Comprobante Fiscal Especial Gubernamental

Es el documento tributario que se emite a nombre de empresas estatales.

Comprobante Fiscal para Regímenes Especiales

Es el documento que se emite a nombre de empresas acogidas a regímenes especiales de tributación, como son:

 Operadoras de Zonas Francas

 Empresas de Zonas Francas

 Entidades acogidas a la Ley de Desarrollo Turístico

 Entidades acogidas a la Ley de Desarrollo Fronterizo

 Cuerpos Diplomáticos acreditados en el país y Organismos de la Iglesia Católica.

Comprobante Fiscal Notas de crédito

Son los documentos tributarios que se emiten por modificaciones posteriores (anulación, corrección, reversión cargos indebidos) a un comprobante reconocido por la DGII, resultado de una reclamación formulada por el cliente.

Comprobante Fiscal Notas de débito

Son los documentos tributarios que se emiten para recuperar costos y gastos, incurridos con posteridad a la emisión de un comprobante reconocido por la DGII, resultado de una revisión o reclamación formulada por el cliente.

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Comprobantes Fiscales Especiales de Proveedores Informales

Son documentos que emite el Banco, a nombre de proveedores no registrados en DGII para el registro de compras y gastos.

Comprobante Fiscal Especial para Gastos Menores

Registro de gastos diversos realizados fuera del domicilio de la empresa, para cubrir gastos incurridos en el mercado informal, por personal autorizado.

Comprobante Fiscal Especial Registro Único de Ingresos

Documento para registrar un resumen de las transacciones realizadas durante el día, principalmente de aquellos productos exentos del ITBIS.

Archivos de Gastos Contiene las informaciones sobre las compras y gastos que sustentan los adelantos del ITBIS, retenciones del ITBIS realizadas a terceros, así como los gastos que serán presentados en la declaración jurada de Impuesto sobre la Renta. Deberá remitirse mensualmente a más tardar el día 15 de cada mes.

Emisor de Comprobantes Fiscales

Es el contribuyente autorizado por la DGII para emitir comprobantes fiscales.

Número de comprobante fiscal, NCF

Es la secuencia numérica otorgada según el tipo de comprobante, por la Administración Tributaria a los contribuyentes que están obligados a emitir comprobantes fiscales. A través de esta numeración quien lo recibe puede comprobar la validez, en cuanto a autorización y emisión.

Facturas Mixtas _{Son facturas que poseen bienes y servicios exentos y gravados del} impuestos a la transferencias de bienes y servicios industrializados, ITBIS.

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II- ÁREAS Y PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN LOS PROCEDIMIENTOS.

CONTRALORÍA

Dirección Contabilidad e Información contable Gerencia Contabilidad e Información Contable



Gerente Contabilidad e Información Contable



Analista Contabilidad Administrativa y Financiera



Encargado de Impuestos



Técnico de Impuestos

Gerencia Contabilidad Operativa



Oficial I de Reclamaciones



Analista de Reclamaciones Gerencia de Contabilidad



Gerente de Contabilidad



Auxiliar de Contabilidad Dirección Banca Electrónica

Gerencia Intercambio y Reclamaciones Canales Electrónicos



Gerente Intercambio y Reclamaciones Canales Electrónicos



Oficial I Intercambio y Medios de Pagos



Oficial I Reclamaciones Canales Electrónicos Dirección Internacional



Gerente Información Clientes



Encargado de Servicios



Oficial de Servicios

Dirección Administración de Efectivo Gerencia Reserva Central



Gerente Reserva Central

Dirección Procesamiento de Documentos Gerencia Procesamiento de Documentos



Gerente Procesamiento de Documentos Dirección Control de Operaciones

Gerencia de Cuadre



Encargado Pago de Impuestos y Servicios DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA

Dirección Suministros



Encargado Trámite Cuentas por Pagar

Gerencia Control Cuentas por Pagar



Gerente Control Cuentas por Pagar

Encargado de Nomina

Dirección de Ingeniería

Gerencia Control y Administración de Proyectos



Encargado Administrativo

Dirección Soporte y Procesamiento de Datos Gerencia Servicios al Usuario



Unidad de Mesa de Ayuda Gerencia Software y Base de Datos



Analista Software de Redes, DBA.

Dirección Seguridad Informática e Investigaciones

Gerencia Seguridad Informática e Investigaciones

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4.1 POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) Administración de la Aplicación de los Comprobantes Fiscales

1. El Encargado de Impuestos será responsable de la administración de la aplicación en cuanto a:

a) Ingresar los números de comprobantes otorgados por la DGII b) Controlar la existencia de los números de comprobantes fiscales. c) Solicitar los números de comprobantes fiscales por tipo, a la DGII

d) Cuadrar archivo electrónico con las informaciones relativas a los gastos del Banco para remitirlo a la Dirección General de Impuestos Internos, a través de su dirección electrónica. e) Anular comprobantes fiscales emitidos en las diferentes áreas.

f) Verificar y asegurar la aplicación correcta del cálculo de los impuestos a terceros en diferentes renglones, así como la oportuna presentación ante la Dirección General de Impuestos Internos.

g) Ingresar clientes en la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales que previa verificación, no hayan sido incluidos en el proceso automático de generación.

Este puesto tendrá acceso a todas las opciones de la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales.

2. Las áreas que requieran acceder a la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales solicitaran el permiso a través de la Unidad de Mesa de Ayuda.

3. Es responsabilidad de la Gerencia Seguridad Informática e Investigaciones: 3.1 Autorizar los permisos de accesos.

3.2 Dar mantenimiento a la tabla de clientes de la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales.

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3.3 Dar mantenimiento a la tabla de causales tanto en la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales como en los sistemas centrales, previa autorización de la Contraloría.

Contingencia

4. En caso de que las informaciones de los clientes no estén disponibles en la Aplicación Manejo de los Comprobantes Fiscales, las áreas responsables de emisión utilizarán los medios de información que posee el Banco para obtener la información requerida, como son:

a) Sistema de Información Gerencial, SIG.

b) Sistemas Aquarius

c) Tarjetas de Crédito, SIG

4.1 Para obtener la información de las transacciones que ameritan comprobantes fiscales en los sistemas centrales, se utilizará la relación de causales validos para NCF, ver documento anexo.

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4.2 PROCEDIMIENTO NÚM. 1:

EMISIÓN DE COMPROBANTES FISCALES A CLIENTES

DEFINICIÓN

Describe las políticas y normas a seguir para la emisión de los comprobantes fiscales, a fin de dar cumplimiento al Decreto 254-06.

ALCANCE Aplica en:

Contraloría, Dirección Contabilidad e Información Contable, Dirección General Banca Personal, Oficinas Comerciales y Áreas de Negocios, Dirección Banca Corporativa, Dirección Internacional, Dirección General Administrativa, Club Banreservas, Dirección General de Recursos Humanos, Gerencia Servicios de Salud y Seguridad Ocupacional, Dirección General de Operaciones, Dirección Cuentas y Clientes, Dirección Administración de Efectivo, Dirección Procesamiento de Documentos, Dirección General Tarjetas de Crédito y Banca Electrónica, Dirección Banca Electrónica y Áreas de Resolución de Reclamaciones.

Desde: que se recibe la solicitud del cliente, hasta que se emiten los comprobantes fiscales.

POLÍTICAS Y NORMAS

(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)

Comprobantes Fiscales a clientes del Banco

1. El Banco de Reservas emitirá comprobantes fiscales, por las operaciones que representen crédito fiscal para los clientes, según describimos a continuación:

a) Cargos por servicios bancarios de carácter general, como son:

 Comisiones por cheques devueltos, sobregiros, fondos en tránsito, suspensión de pagos, por convenios, transferencias, retiros cajero automático, entre otros.

 Comisiones de tarjeta de crédito, cuota anual, renovación tarjeta, seguro de protección, aumento de límite, entre otros.

 Así como otros cargos establecidos en el tarifario de comisiones, publicado en el portal corporativo.

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b) Cargos por intereses de tarjetas de crédito empresariales y corporativas.

c) Venta de inmuebles adjudicados.

d) Contratos de pagos de leasing.

e) Intereses de préstamos

 Intereses

 Comisiones

 Intereses por mora

Para el tipo de operación “Intereses de préstamos”, la emisión de los comprobantes fiscales se realizará por el método de lo devengado.

f) Retenciones del Impuesto a la Transferencias de Fondos y Cheques (0.15%).

g) Servicios Prestados a Terceros, como son: servicios de procesamiento de documentos, abastecimiento de efectivo, servicios del Club Banreservas, servicios de Salud, gastos compartidos con Empresas del Grupo, entre otros.

h) Venta de Bienes.

 Inmuebles no adjudicados

 Muebles.

1.1. Los cargos en otras monedas serán expresados en moneda nacional, utilizando como tasa de conversión el valor de cambio existente el último día del mes, del período en cuestión.

1.2. Se asignará un número de comprobante fiscal por el valor total de las operaciones que correspondan a un mismo tipo.

Tipos de comprobantes fiscales

2. El Banco de Reservas emitirá los tipos de comprobantes detallados a continuación:

a) Comprobante Fiscal con Valor de Crédito Fiscal, por las operaciones especificadas en la política general Núm. 1.

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b) Comprobante Fiscal Especial Gubernamental, por las operaciones especificadas en la política general Núm. 1.

c) Comprobante Fiscal para Regímenes Especiales de Tributación, por las operaciones especificadas en la política general Núm. 1.

d) Comprobante Fiscal Nota de Débito.

e) Comprobante Fiscal Nota de Crédito.

f) Comprobantes Fiscales Especiales de Proveedores Informales.

g) Comprobante Fiscal Especial para Gastos Menores.

h) Comprobante Fiscal Especial Registro Único de Ingresos.

3. El Encargado de Caja, Oficial de Caja y Cajero Principal de las Oficinas Comerciales emitirán los comprobantes fiscales, del Subtipo Cargos por Servicios Bancarios de carácter general por las comisiones siguientes:

 Cheques Mayores a 250 Mil

 Cajas de Seguridad

 Depósitos Nocturnos.

 Comisión pagos de Impuestos Aduanales

Por estas comisiones sólo se emitirán comprobantes fiscales, cuando el cliente o beneficiario sea un contribuyente de la DGII.

Emisión Comprobantes Fiscales Notas de Débito y Crédito

4. El Banco emitirá comprobantes de notas de débito, para recuperar costos y gastos y notas de crédito, para la anulación, corrección o modificación de comprobantes fiscales emitidos que corresponden a un período anterior. En ambos casos, se hace referencia al número de comprobante fiscal de la operación que se afecta y que fue reportado a la DGII por el cliente.

4.1. Los comprobantes notas de débito y crédito serán emitidos por las Áreas de Reclamaciones y la Unidad de Impuestos.

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Entrega de Comprobantes Fiscales

5. La solicitud de los comprobantes fiscales se atenderán inmediatamente se reciban del cliente.

6. Los comprobantes fiscales se entregarán a solicitud del cliente, en las Oficinas Comerciales, Áreas de Negocios y Áreas Administrativas. Los mismos se generarán a través de la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales.

6.1. Los comprobantes se generarán únicamente al cliente principal del producto.

6.2. Estas áreas identificarán los clientes a los que corresponda generarle periódicamente los comprobantes fiscales.

6.3. Para las solicitudes de comprobantes fiscales formuladas por terceros, se requerirá comunicación firmada por el cliente, donde autorice a la persona retirarlos.

6.4. Los comprobantes se remitirán vía correo electrónico, previa autorización firmada por el cliente, formulario o comunicación.

6.5. Para la emisión manual de los comprobantes fiscales, se verificará que el número de RNC o cédula, exista como registro de contribuyente en la Aplicación Consultas RNC,

http://portalapp/APLICACIONES/Rnc/, así como en los sistemas centrales, SFB, Unicard,

SFBNEX.

6.6. Los tipos de comprobantes fiscales serán generados acorde al sector a que pertenezca el cliente:

 Con Valor de Crédito Fiscal, para clientes comerciales privados

 Gubernamental, para empresas estatales.

 Regímenes Especiales de Tributación, para zonas francas, exportador, incentivo desarrollo turismo, incentivo desarrollo de la frontera, zona franca comercial, instituciones sin fines de lucro, ONG y organismos internacionales, instituciones católicas. Para más información, visitar la página http://www.dgii.gov.do/ContribuyentesEspeciales/Default2.aspx

Excepciones

7. En los casos en que las Oficinas Comerciales o Áreas de Negocios reciban solicitudes de clientes cuya identificación RNC o cédula, no coincide con el padrón de RNC de la DGII y la incluida en los sistemas centrales, SFB, SFBNEX y Unicard.

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El área deberá:

a) Verificar la identificación del cliente en los demás sistemas centrales y gestionar el arreglo.

b) Cuando el error ocurra en los sistemas SFB y Unicard, solicitará la corrección del cliente a Homología de Datos, señalando las razones del requerimiento.

c) Generar de forma manual los números de comprobantes fiscales que le corresponda al cliente, acorde a los productos que mantenga en la institución.

d) Cuando el caso lo amerite, casos excepcionales de clientes con muchos productos, se solicitará a Tecnología, vía Contraloría, la inclusión de ese cliente.

8. En los casos en que las Oficinas Comerciales o Áreas de Negocios reciban solicitudes de clientes que están registrados en la DGII, pero que, en la institución maneja sus cuentas a título personal, la Unidad de Impuestos investigará y determinará si corresponde entregar los comprobantes fiscales al cliente.

9. Para las solicitudes de clientes que manejan sus cuentas a título personal y la asignación de su RNC se encuentra en trámite en la DGII, las oficinas comerciales y áreas de negocios, requerirán la certificación del RNC, así como, la documentación requerida para abrir una cuenta comercial. Para estos fines registrará una solicitud de impresión en la aplicación.

9.1. Es responsabilidad del Encargado de Impuestos investigar y determinar si corresponde incluir al cliente en la generación de comprobantes.

9.2. Posteriormente, las Oficinas Comerciales realizarán las adecuaciones en los sistemas centrales que correspondan, actualización datos del cliente, apertura de cuentas, transferencia de relaciones, etc.

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Generación de Comprobantes Fiscales: Automática, Manual 10. Tipos de Comprobantes Fiscales a emitir, vía de emisión:

a) Factura con Valor de Crédito Fiscal. Automática, Manual

b) Especial Gubernamental Automática, Manual

c) Regímenes Especiales de Tributación Automática, Manual

d) Notas de Débito Manual

e) Notas de Crédito Manual

f) Comprobante Fiscal Especial Proveedores Informales Manual

g) Comprobantes Fiscal Especial Gastos Menores Manual

11. El Banco de Reservas generará de forma automática los comprobantes fiscales para los tipos de operaciones que se encuentran debidamente identificadas en los sistemas de información, detalle incluido en el anexo, acorde a Política Núm.1.

12. Las Oficinas Comerciales o Áreas de Negocios emitirán comprobantes fiscales de forma manual, para las comisiones u otros servicios no automatizados. Se emitirán según el tipo de operación y subtipo descritos a continuación:

a) Cargos por Servicios Generales:

 Comisión por ventas de cheques de administración

 Cheques de Carpetas

 Cheques Emblocados

 Transferencia entre Oficinas

 Reimpresión de Estados, Movimientos

 Fotocopias

 Reposición Libreta por Pérdida.

 Carta de Referencia

 Carta de Saldo

 Comisiones por transacciones internacionales. Ver Política Núm.13

 Comisiones cargadas a través de Avisos de Débitos SU-VAR-021

 Comisión por convenios

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b) Venta de Inmuebles Adjudicados.

c) Contratos Pagos de Leasing. Ver Política Núm.14

d) Servicios Prestados a Terceros, como son: servicios de procesamiento de documentos, abastecimiento de efectivo, gastos compartidos con las Empresas del Grupo.

e) Venta de Bienes No Adjudicados.

En todos los casos, el tipo de comprobante a elegir dependerá del sector a que pertenezca el cliente y el tipo de operación, subtipo, según corresponda.

13. La Dirección Internacional emitirá los comprobantes fiscales por los cargos bancarios que no estén automatizados en SFBNEX. Así mismo, confirmará y suministrará la información de aquellos que estén automatizados y que por alguna razón, presentan valores incorrectos.

En caso de que el cliente se presente a retirar los comprobantes fiscales en las Oficinas Comerciales o Áreas de Negocios, la Dirección Internacional suministrará información, para que éstas los entreguen o en su defecto, la procesen.

14. La Dirección Banca Corporativa emitirá los comprobantes fiscales por las operaciones correspondientes a Contratos Pagos de Leasing. Para este tipo de servicios, es necesario presentar el valor del ITBIS facturado.

Procesamiento de Documentos

15. El primer día hábil de cada mes, el Gerente Procesamiento de Documentos, Dirección Procesamiento de Documentos, emitirá a las empresas que disfruten de los servicios de procesamiento de documentos, una Factura con Valor de Crédito Fiscal, subtipo: Servicios Prestados a Terceros. Para este tipo de servicios, es necesario presentar el valor del ITBIS facturado.

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Abastecimiento de Efectivo

16. El primer día hábil de cada mes, el Gerente Reserva Central, Dirección Administración de Efectivo, emitirá a las entidades financieras que disfrutan de los servicios de abastecimiento de efectivo, el Comprobante con Valor de Crédito Fiscal, subtipo: Servicios Prestados a Terceros. Para este tipo de servicios, es necesario presentar el valor del ITBIS facturado.

Gastos Compartidos con las Empresas del Grupo

17. La Gerencia Contabilidad Operativa emitirá a las Empresas del Grupo, los Comprobantes Con Valor de Crédito Fiscal, subtipo: Servicios Prestados a Terceros, por los cargos realizados a las cuentas de, por concepto de:

a) Energía eléctrica

b) Alquiler

c) Mantenimiento

18. La Gerencia de Operaciones de Tarjetas de Crédito emitirá los comprobantes fiscales por las comisiones cobradas a los clientes, por concepto de afiliación, con el subtipo Cargos por Servicios Bancarios de Carácter General.

Convenios

19. El Encargado de Impuestos y Servicios, Gerencia de Cuadre, Dirección Control de Operaciones, emitirá los Comprobantes Fiscales, del subtipo Cargos por Servicios Generales, por las comisiones cobradas por los convenios. Actualmente, el Banco mantiene los siguientes convenios:

a) ADN, Ayuntamiento del Distrito Nacional.

b) AMET

c) AVON S.A.

d) CAASD

e) CEA, Consejo Estatal del Azúcar

f) CENTENIAL

g) CODETEL

h) DGA, Dirección General de Aduanas

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j) EDEESTE

k) EDENORTE

l) EDESUR

m) INVI, BIENES NACIONALES

n) ORANGE

o) OTT

p) SEA, Secretaria de Estado de Agricultura

q) SEIP, Secretaria de Estado de Interior y Policía

r) SEREX, Secretaria de Estado de Relaciones Exteriores

s) TSS, Tesorería de la Seguridad Social

20. Los Oficiales de Negocios de las Oficinas Comerciales, Áreas de Negocios y Áreas Administrativas, verificarán la información de los comprobantes fiscales, previa entrega a los clientes.

21. Los comprobantes fiscales se mantendrán en archivos digitalizados por período de cinco años, establecidos por la Administración Tributaria.

Reimpresión de Comprobantes

22. El Banco cobrará una comisión de RD$25.00 por la reimpresión de comprobantes fiscales. Las áreas que reimpriman los comprobantes confeccionarán una entrada interna crédito, con la cuenta Núm. 423-99-1-88-99-33, Reimpresión Comprobantes Fiscales.

Anulación de Comprobantes

23. Las áreas autorizadas a emitir comprobantes fiscales podrán solicitar a la Unidad de Impuestos la anulación de un comprobante fiscal, vía correo electrónico, en los siguientes casos:

a) Cuando el número de comprobante asignado de forma automática o manual, no corresponde al sector a que pertenece el cliente.

b) Cuando la información incluida en el comprobante sea incorrecta, acorde a verificación en los sistemas centrales, SFB, SFBNEX, Unicard.

c) Por duplicidad.

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e) Por error en la data del cliente: Cédula, RCN, Nombre, relación de cuentas, otros.

En estos casos el área que tramita la anulación del comprobante fiscal, emitirá un comprobante de forma manual, con las informaciones correctas.

Reclamaciones por cargos bancarios correspondientes a comprobantes fiscales

24. Las Áreas de Resolución de Reclamaciones detalladas a continuación, están autorizadas a emitir comprobantes fiscales Notas de Débito y Crédito, siempre que la reclamación formulada por el cliente esté sustentada por un comprobante fiscal de un período transcurrido. Consultar Procedimiento 1, Política 4. Emisión Comprobantes Notas de Débito y Crédito

a) Gerencia Información a Clientes, Dirección Cuentas y Clientes.

b) Gerencia Intercambio y Reclamaciones Canales Electrónicos, Dirección Banca Electrónica.

c) Gerencia Intercambio y Reclamaciones, Dirección Tarjetas de Crédito.

d) Gerencia Operaciones Internacionales, Dirección Internacional.

24.1. El Personal de Resolución de las Áreas de Reclamaciones deberán incluir en los comentarios del reclamo atendido, el número de comprobante fiscal que afecta la nota de débito o crédito, según corresponda.

24.2. Los Oficiales de Plataforma y Representantes de Negocios, informarán a los clientes el resultado de la reclamación al recibir la notificación de finalización.

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ACTIVIDAD NÚM. 1 :

EMITIR COMPROBANTES FISCALES AUTOMÁTICOS.

RESPONSABLE ACTIVIDADES Representantes, Oficiales y

Ejecutivos de Negocios de las Oficinas Comerciales y otras Áreas de Negocios

1.1 Recibe del cliente vía personal, comunicación o correo electrónico, solicitud emisión comprobante fiscal.

Si es el dueño de cuenta:

1.1.1. Solicita cédula de identidad y electoral. Si es una tercera persona:

1.1.2. Solicita cédula de identidad del solicitante y del firmante, recibe comunicación, confirma datos y verifica en el Sistema SignBank que la firma del cliente esté correcta. 1.2 Verifica en el padrón de RNC de la DGII los datos del cliente y el

tipo de empresa. Si es contribuyente:

1.3 Accede a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales. 1.4 Selecciona la opción Emisión de Comprobantes Automáticos.

1.5 Ingresa el RNC o Cédula de Identidad y Electoral del cliente, automáticamente aparece el nombre del cliente. Verifica si tiene NCF pendientes.

Si es un contribuyente acogido a regímenes especiales: 1.6 Selecciona la opción SI

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Si tiene NCF pendientes:

1.6.1 Ingresa el periodo de los NCF pendientes.

1.6.1.1 Imprime los NCF y se los entrega al cliente o lo remite vía correo electrónico a la empresa

Si no tiene NCF pendientes:

1.6.2 Realiza consulta de NCF por identificación del cliente. Verifica los que han sido emitidos e informa al cliente.

Si el cliente solicita un duplicado.

1.6.2.1 Informa al cliente que se le cobrara la comisión establecida para estos fines.

1.6.2.2 Confecciona Entrada Interna Crédito, e informa al cliente que pase a caja a realizar el pago de la comisión.

1.6.2.3 Entrega entrada interna al Cajero.

1.6.2.4 Accede a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales, opción Consulta de NCF por Identificación, y verifica.

1.6.2.5 Selecciona el comprobante a reimprimir e imprime duplicado.

1.6.2.6 Genera un comprobante manual por esta comisión, subtipo, cargos servicios generales.

1.6.2.7 Entrega comprobantes al cliente.

Si el cliente no está registrado en la aplicación.

1.6.3 Registra en la aplicación Manejo Comprobantes Fiscales solicitud de impresión de comprobantes fiscales.

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1.6.4 Corrige los datos del cliente en los sistemas SFB/Unicard y le informa al cliente que a partir del 1ro del próximo mes, se le entregaran de forma automática.

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EMITIR COMPROBANTES FISCALES MANUALES

RESPONSABLE ACTIVIDADES Representantes, Oficiales y

Ejecutivos de Negocios de las Oficinas Comerciales y otras Áreas de Negocios

2.1 Recibe del cliente vía personal, comunicación o correo electrónico, solicitud de emisión comprobante fiscal. Si es el dueño de la cuenta solicita Cédula de Identidad y Electoral.

Si es una tercera persona:

2.1.1 Solicita cédula de identidad del solicitante y del firmante, recibe comunicación, confirma datos y verifica en el Sistema SignBank que la firma del cliente esté correcta. Si la solicitud es por comisión o cargo realizado de forma manual (cheque de carpeta, cheque de administración, transferencia, entre otros, etc.)

2.1.2 Verifica en el padrón de RNC de la DGII, los datos del cliente y tipo de empresa.

2.1.3 Registra los datos del cliente y monto correspondiente de la comisión o cargo, en Libro Control, para fines de control.

2.2 Verifica en los sistemas centrales, SFB, SFBNEX, Unicard y Consultas SIG, los cargos reportados por cliente.

2.3 Accede a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales y selecciona la opción Emisión Comprobantes Manuales.

2.4 Elige el Tipo de Comprobante a emitir.

a) Comprobante con Valor de Crédito Fiscal

b) Comprobante Fiscal Especial Gubernamental

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2.5 Elige el tipo de operación, subtipo del comprobante a emitir.

a) Cargospor Servicios Generales

b) Venta de Inmuebles Adjudicados.

c) Contratos Pagos de Leasing.

d) Servicios Prestados a Terceros

Si el subtipo de comprobante es Contratos Pagos de Leasing: 2.5.1 En el campo Reporta ITBIS, selecciona la opciónSi.

2.6 Ingresa las informaciones siguientes.

a) RNC o Cédula de Identidad y Electoral

b) Monto

c) Período

d) Concepto (descripción del servicio).

2.7 Presiona clic en el Botón Procesar. Automáticamente genera NCF, verifica datos e imprime.

Si la entrega es vía correo electrónico:

2.8 Solicita revisión del supervisor y lo envía a la dirección electrónica indicada por el cliente en el formulario o comunicación suscrita. Si la entrega es personal:

2.9 Imprime y solicita al Supervisor la verificación de las informaciones y la firma del comprobante.

(30)

EMITIR COMPROBANTES FISCALES NOTAS DE DEBITO Y DE CRÉDITO. RESPONSABLE ACTIVIDADES Representantes, Oficiales y

Ejecutivos de Negocios de las Oficinas Comerciales y otras áreas de negocios

3.1 Recibe del cliente reclamación de cargo indebido respaldado por un comprobante fiscal o determina que hubo un error en la aplicación de un cargo, a favor o en contra del cliente.

Si el reclamo lo presenta el cliente:

3.1 Solicita al cliente el comprobante fiscal de la operación de reclamo y obtiene fotocopia del mismo.

3.2 Devuelve el comprobante fiscal al cliente y le informa que se le notificarán los resultados cuando concluya la investigación.

3.3 Registra el reclamo en la Aplicación Reclamaciones BanReservas. Prepara comunicación al área responsable de la investigación y le anexa la copia del comprobante fiscal correspondiente. Obtiene firma de un supervisor y lo remite.

Encargado de Servicios, Oficial de Servicios, Gerencia Información a Clientes, Dirección Cuentas y Clientes Oficial I de Reclamaciones Analista de Reclamaciones, Gerencia Intercambio y Reclamaciones, Dirección Tarjetas de Crédito. Oficial I Intercambio y Medios de Pagos, Oficial I Reclamaciones Electrónicas,

3.4 Recibe comunicación e investiga. Si el reclamo no procede.

3.4.1 Cierra el reclamo. Al realizar esta acción la Aplicación Reclamaciones Banreservas le envía un correo al Oficial o Representante que ingresó la reclamación.

3.4.2 Operativamente, si corresponde aplica un cargo a la cuenta del cliente.

Si el reclamo procede.

(31)

Gerencia Intercambio y Reclamaciones Canales Electrónicos, Dirección Banca Electrónica - Canales

Gerencia Operaciones Internacionales,

Dirección Internacional

3.5.1 Selecciona la opción Emisión Comprobantes Manuales. 3.5.2 Elige el Tipo de Comprobante a emitir:

a) Nota de Debito

b) Nota de Crédito.

3.5.3 Elige el subtipo, según el tipo de operación presentada en el comprobante origen del reclamo.

a) Cargos por Servicios Generales

b) Intereses de Tarjetas de Crédito

c) Venta de Inmuebles Adjudicados

d) Contratos de Pagos de Leasing

e) Intereses de Préstamos

f) Retenciones del Impuesto 0.15%.

g) Servicios Prestados a Terceros

3.5.4 Ingresa el Número de Comprobante Fiscal (NCF) afectado. 3.5.5 Ingresa las informaciones siguientes:

a) ITBIS, en caso de que el servicio este gravado.

b) Cédula o RNC del cliente.

c) Monto

d) Período

e) Concepto (descripción del servicio)

3.5.6 Informa al oficial o representante de a la oficina que ingresó el reclamo, la solución del caso, para que proceda con la entrega del Comprobante Nota de Debito o Crédito, según corresponda. Representantes, Oficiales y

Ejecutivos de Negocios de las Oficinas Comerciales y otras áreas de negocios

3.5.7 Recibe información del Área de Resolución de Reclamaciones y comunica al cliente los resultadosde la investigación.

(32)

EMITIR COMPROBANTES FISCALES POR SERVICIOS PRESTADOS A TERCEROS. RESPONSABLE ACTIVIDADES

Gerente Procesamiento de Documentos

Gerente Reserva Central Encargado de Contabilidad, Club Banreservas.

Encargado de Pagos, Contabilidad Operativa.

4.1 Determina valor a cobrar por servicios prestados a terceros e ingresa a la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales.

4.2 Selecciona la opción Emisión Comprobantes Manuales. 4.3 Elige el tipo de Comprobante con Valor de Crédito Fiscal. 4.4 Elige el subtipo Servicios Prestados a Terceros.

4.5 Ingresa las informaciones siguientes: a) Reporta ITBIS, opción Si

b) RNC o Cédula de Identidad y Electoral. c) Monto.

d) Período

e) Concepto (descripción del servicio).

4.6 Imprime el comprobante fiscal y lo anexa al aviso de débito, según corresponda.

(33)

CONTROL OPERACIONES COMPRA Y VENTAS DE DIVISAS DEFINICIÓN

Describe las políticas y normas a seguir para el registro de operaciones de divisas internacionales en la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales y la emisión del comprobante fiscal registro único de ingresos por la intermediación de compra y venta de divisas.

ALCANCE

Aplica en:

Dirección Internacional y la Dirección Contabilidad e Información Contable.

Desde: que se registran las operaciones de compra y venta de divisas, hasta que se emiten los

comprobantes fiscales registro único de ingresos.

(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) Emisión Comprobante Fiscal Registro Único de Ingresos

1. Diariamente, el Oficial Operaciones de Divisas, Gerencia de Operaciones, Dirección Internacional emitirá de forma manual el Comprobante Fiscal Especial Registro Único de Ingresos, por el margen de intermediación de compra y ventas de divisas.

1.1. Las informaciones sobre el margen de intermediación de compra y venta del dólar estadounidense, se obtendrán del sistema SFBNEX, a este monto se le sumara el de las demás monedas extranjeras, a fin de emitir este tipo de comprobante.

2. El Oficial Operaciones de Divisas registrará en la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales, las operaciones de compras y ventas de las siguientes monedas:

a) Euro b) Dólar Canadiense c) Corona Danesa d) Corona Noruega e) Corona Sueca f) Franco Suizo g) Libra Esterlina

(34)

h) Libra Escocesa

i) Yen Japonés

3. En el registro de estas operaciones se digitarán las informaciones descritas a continuación:

a) Nombre o Razón social del Cliente

b) RNC, Cédula o Pasaporte

c) Tipo de Identificación

d) Fecha de Transacción

e) Tipo de la Divisa Origen

f) Tipo de la Divisa Destino

g) Tasa de Cambio

h) Monto Moneda Origen

(35)

REGISTRAR OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE DIVISAS RESPONSABLE ACTIVIDADES Oficial Operaciones de

Divisas

1.1 Recibe de la Gerencia de Negocios los formularios de Compra y Ventas de Divisas.

1.2 Ingresa a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales.

1.3 En la Opción Registro Operaciones de Divisas, selecciona

Compra o Venta y digita las informaciones de la operación a

registrar, como son:

a) Nombre o Razón social del Cliente

b) RNC, Cédula o Pasaporte

c) Tipo de Identificación

d) Fecha de Compra o de la Venta

e) Tipo de la Divisa Origen

f) Tipo de la Divisa Destino

g) Tasa de Cambio

h) Monto Moneda Origen

1.4 Verifica que las informaciones se hayan registrado correctamente.

1.5 Entrega las operaciones registradas al Gerente de Operaciones Internaciones para su revisión.

Gerente Operaciones Internacionales

1.6 Verifica que las operaciones se hayan registrado correctamente.

Si no están registrada correctamente:

1.7 Instruye al Oficial Operaciones de Divisas a realizar las correcciones de lugar.

Si corresponde con lo solicitado:

1.8 Instruye al Oficial Operaciones de Divisas archivar los formularios de Compra y Venta de Divisas.

(36)

ACTIVIDAD NÚM. 2:

EMITIR COMPROBANTE FISCAL REGISTRO ÚNICO DE INGRESOS RESPONSABLE ACTIVIDADES Oficial Operaciones de

Divisas

2.1 Ingresa a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales y obtiene el monto correspondiente a la intermediación bancaria por las compras y ventas de divisas, como son:

a) Euro b) Dólar Canadiense c) Corona Danesa d) Corona Noruega e) Corona Sueca f) Franco Suizo g) Libra Esterlina h) Libra Escocesa i) Yen Japonés

2.2 Ingresa el monto obtenido, procesa la información e imprime. 2.3 Entrega comprobante emitido al Gerente Operaciones

Internacionales para verificación. Gerente Operaciones

Internacionales

2.4 Verifica el comprobante contra el monto registrado en la Aplicación.

Si los valores no están registrados correctamente:

2.4.1 Instruye al Oficial Operaciones de Divisas a realizar las correcciones de lugar.

2.5 Instruye al Oficial Operaciones de Divisas archivar el comprobante fiscal.

(37)

4.4 PROCEDIMIENTO NÚM. 3: REGISTRO DE GASTOS

DEFINICIÓN

Describe las políticas y normas a seguir para el registro de las facturas con valor de crédito fiscal recibidas de los proveedores formales, así como, la emisión de los comprobantes para proveedores informales y de gastos menores.

Dirección Contabilidad e Información Contable, Gerencia Contabilidad Operativa, Dirección Cuentas y Clientes, Gerencia Contabilidad, Dirección de Suministros, Club Banreservas, Dirección Administrativa Recursos Humanos, Gerencia Servicios de Salud y Seguridad Ocupacional, Dirección General de Tarjetas de Crédito y Banca Electrónica, Gerencia de Contabilidad.

Desde: que se reciben las facturas de proveedores formales, hasta que se registran y se emitan los

comprobantes a proveedores informales y de gastos menores.

Comprobantes de Gastos

1. El Banco exigirá a sus proveedores de bienes y servicios que las facturas y el número de comprobante fiscal corresponda al Comprobante Fiscal Especial Gubernamental.

2. Es responsabilidad de cada área que efectúa pagos bajo el límite discrecional, realizar las retenciones del ITBIS y del Impuesto Sobre la Renta, según corresponda en cada caso. 3. El Banco emitirá comprobantes especiales de los gastos a presentar ante la DGII, como son:

4. Es responsabilidad del Técnico de Impuestos registrar las facturas con los números de comprobantes fiscales que reciba el Banco, antes de realizar el pago correspondiente en las Gerencias de Contabilidad Operativa, Dirección de Contabilidad e Información Contable y de Contabilidad, de la Dirección Cuentas y Clientes, Dirección General de Operaciones.

4.1. Las facturas que tengan descuentos se registrarán por el monto de la factura sin ITBIS menos el porcentaje del descuento.

4.2. Para las facturas que poseen bienes y servicios gravados y no gravados, se seleccionará la opción Valor ITBIS, para registrar el valor del ITBIS, indicado en la misma.

4.3. Para los bienes y servicios exentos de ITBIS e ISR, pero fiscalizados con otros impuestos, tal como, es Impuesto Selectivo al Consumo, se registrarán por el valor total de la factura.

4.4. Al momento de procesar las facturas imprimirán los registros con los NCF y los anexarán a los expedientes de pagos.

5. Las compras de bienes y servicios a instituciones del estado que por su naturaleza no requieren número de comprobante fiscal, se reportarán en archivos independientes a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales. Dichas facturas no se registrarán en esta aplicación.

6. El Auxiliar de la Gerencia de Contabilidad, Dirección General Tarjetas de Crédito y Banca Electrónica, registrará en la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales, los pagos realizados bajo el límite discrecional de esa dirección, así como, los consumos de BR MÁS.

(39)

7. Los funcionarios autorizados a utilizar gastos de representación solicitarán a los proveedores de bienes y servicios que las facturas estén a nombre del Banco, con el RNC-401010062. El número de comprobante de estas facturas deberá corresponder al Comprobante Fiscal Especial Gubernamental.

Proveedores Informales

8. El Banco emitirá comprobantes fiscales especiales proveedores informales, a nombre de proveedores no registrados en DGII para el registro de compras y gastos. El área que tramita el pago deberá remitir el nombre y el numero de cédula de Identidad y Electoral del mismo, a los fines de emitir este tipo de comprobante.

Gastos Menores (Gastos de Caja Chica)

9. El personal responsable de manejar la Caja Chica de cada área u oficina del Banco, clasificará los gastos según el tipo de cuenta a que corresponda y elaborará una Entrada de Gastos Generales, SU-VAR-025, para cada cuenta.

10. Los gastos de caja chica que tengan facturas con números de comprobantes del tipo especial gubernamental, se enviarán en una entrada de gastos generales, SU-VAR-025 separada de aquellas que no poseen NCF o cuyos números de comprobantes corresponden al tipo facturas con valor de crédito fiscal o facturas a consumidores finales, las cuales no son reconocidas por la DGII para avalar los créditos fiscales de instituciones estatales. 11. Para los gastos de caja chica que no estén sustentados por números de comprobantes

fiscales, mensualmente, se les emitirá el Comprobante Fiscal Especial de Gastos Menores, acorde a la cuenta que afecta el gasto.

12. El primer día hábil de cada mes, el Gerente de Contabilidad e Información Contable entregará el consolidado de gastos menores al Encargado de Impuestos, para la emisión de los Comprobantes Fiscales Especiales Gastos Menores.

Validación de los NCF que se Reciban de los Proveedores del Banco

13. Es responsabilidad de cada área que tramita pagos validar el numero de comprobante fiscal que tenga cada factura de proveedor formal, a través de los medios siguientes:

(40)

a) Oficina Virtual, https://www.dgii.gov.do/ConsultaNCF/ConsultaNCF.aspx , imprime el resultado y lo anexa a la factura.

b) Vía telefónica, marcando:

8 0 9 - 7 3 0 2 4 4 5

2 4 4 6

En la opción 2 Digita RNC o Cédula del suplidor más el NCF de la factura

Si elige esta opción pondrá su firma y código de empleado, como señal de que el NCF es válido.

14. En los casos en que se identifique un número de comprobante fiscal que no corresponda al proveedor que lo emitió, se dejará sin efecto el pago, hasta tanto se reciba un número de comprobante fiscal válido que corresponda al mismo. Si se identifica que se trata de un acto fraudulento, se reportará a la DGII.

15. La Gerencia Control Cuentas por Pagar verificará que las facturas tengan un número de comprobante fiscal gubernamental, validado por el área que tramita el pago.

16. Las Gerencias de Contabilidad Operativa y Contabilidad de la Dirección Cuentas y Clientes, antes de realizar un pago deberán, confirmar que las facturas de proveedores formales tengan adjunto la hoja de validación del número de comprobante fiscal y cuando se trate de facturas de proveedores informales, que lleven estampado el sello Suplidor Informal. Además, verificar que se realicen las retenciones que correspondan según el caso.

(41)

REGISTRAR FACTURAS DE PROVEEDORES FORMALES.

RESPONSABLE ACTIVIDADES

Técnico de Impuestos 1.1 Recibe del Analista Contabilidad Financiera y Administrativa las facturas de proveedores formales.

1.2 Verifica que el área que tramita el pago, anexe a la factura la hoja de validación del número de comprobante fiscal.

Si el NCF no está validado:

1.2.1 Devuelve la factura al área que tramitó el pago. Si el NCF está validado:

1.3 Ingresa a la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales. 1.4 Accede a la opción Registro Proveedor Formal.

1.5 Ingresa las informaciones siguientes:

a) Calcula ITBIS

b) Retiene ITBIS

c) ITBIS Factura Mixta

d) Identificación del Proveedor RNC o Cédula

e) Nombre o Razón Social del Proveedor

f) Fecha del NCF del Suplidor

g) NCF del Proveedor

h) Monto Factura sin ITBIS

i) Tipo de Gasto

j) Porcentaje Retención ISR

k) Fecha del Pago

l) Período Comprobante

m) Concepto

1.6 Identifica cada gasto, según clasificación de la DGII y los registra en la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales.

(42)

1.7 Procesa la información y anexa al expediente de pago.

1.8 Envía expediente de pago al Encargado de Pagos, Gerencia Contabilidad Operativa o al Encargado Registro Transacciones Administrativas, Gerencia Contabilidad, Dirección Cuentas y Clientes, según corresponda.

(43)

EMITIR COMPROBANTES FISCALES ESPECIALES REGISTRO PROVEEDORES INFORMALES RESPONSABLE ACTIVIDADES

Técnico de Impuestos 2.1 Recibe del Analista Contabilidad Financiera y Administrativa las facturas de proveedores informales.

2.2 Verifica la cédula del proveedor en el Padrón Electoral. 2.3 Ingresa a la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales.

2.4 Selecciona la opción Registro Comprobantes Manuales, Proveedores Informales.

2.5 Ingresa las informaciones siguientes:

a) Tipo de Gasto

b) Porcentaje de Retención

c) Reporta ITBIS, en el caso que aplique.

d) Identificación: cédula del proveedor

e) Monto Factura sin ITBIS

f) Período

g) Concepto

2.6 Procesa la información e imprime el comprobante fiscal para anexarlo al expediente de pago.

2.7 Envía expediente de pago al Encargado de Pagos, Gerencia Contabilidad Operativa o al Encargado Registro Transacciones Administrativas, Gerencia Contabilidad, Dirección Cuentas y Clientes, según corresponda.

(44)

ACTIVIDAD NÚM. 3:

EMITIR COMPROBANTES FISCALES ESPECIALES GASTOS MENORES. RESPONSABLE ACTIVIDADES

Encargado de Impuesto 3.1 Recibe del Gerente Contabilidad e Información Contable consolidados de gastos menores por cuenta, como son:

a) Gastos de Viaje b) Refrigerios c) Otros Refrigerios d) Otros.

3.2 Realiza cuadre de los gastos menores acorde a la cuenta contable que afecte el gasto.

3.3 Entrega relación de gastos menores a emitir al Técnico de Impuestos.

Técnico de Impuestos 3.4 Ingresa a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales.

3.5 Selecciona la opción Registro Comprobantes Manuales, Gastos Menores.

3.6 Ingresalas informaciones siguientes: a) Tipo de Gasto

b) Monto c) Período d) Concepto

3.7 Procesa la información e imprime los comprobantes generados para cada gasto con los soportes correspondientes.

3.8 Entrega relación de comprobantes impresos al Encargado de Impuestos.

(45)

CONTROL NÚMEROS COMPROBANTES FISCALES

DEFINICIÓN

Describe las políticas y normas a seguir para solicitar los números de los comprobantes fiscales, así como el registro de los NCF que se reciban de la DGII.

La Dirección Contabilidad e Información Contable.

Desde: que se solicita a la DGII autorización y asignación de numeración para los diferentes

tipos de comprobantes fiscales, hasta que se registran en la aplicación.

Solicitud de los Números a la Dirección General de Impuestos Internos

1. La Unidad de Impuestos solicitará los NCF a la Dirección General de Impuestos Internos, a través de la oficina virtual. La solicitud de los NCF especificará las informaciones siguientes:

a) Nombre de la institución, según consta en el Registro Nacional de Contribuyentes

b) Número del Registro Nacional de Contribuyente

c) Punto de emisión de los comprobantes fiscales

d) Tipos de comprobantes Fiscales

e) Cantidad de comprobantes fiscales por tipo

f) Modalidad de la impresión.

2. El Encargado de Impuestos solicitará los números, cuando se haya agotado el 70% de la existencia de cualquier tipo de comprobante, a fin de garantizar la disponibilidad de los mismos. Si la DGII no responde al término de diez días laborables se contactará a la oficina virtual, para fines de seguimiento.

(46)

3. Los comprobantes fiscales que el Banco reciba de los proveedores deberán tener las informaciones siguientes:

a) Datos del documento

b) Datos del emisor

c) Datos del cliente, RNC o Cédula de Identidad y Electoral

d) Datos del bien o servicio

e) Datos del valor de la transferencia

f) Datos de los impuestos.

g) Datos de la imprenta autorizada, si es preimpresa

h) Número de comprobante fiscal

4. Al momento de recibir los NCF asignados por la DGII el Encargado Comprobantes Fiscales los registrará en la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales, a través de la opción Mantenimientos, NCF Propios.

(47)

SOLICITAR NÚMEROS COMPROBANTES FISCALES A LA DGII RESPONSABLE ACTIVIDADES

Técnico de Impuestos 1.1 Recibe instrucción del Encargado de Impuestos con las cantidades de los números comprobantes fiscales a solicitar, por tipo.

1.2 Accede a la Aplicación Manejo de Comprobantes Fiscales, opción Mantenimientos, NCF Propios y verifica existencia números de comprobantes.

1.3 Identifica cantidad de números de comprobantes por tipo a solicitar.

1.4 Ingresa a la Oficina Virtual de la DGII, página web

www.dgii.gov.do, con usuario y contraseña.

1.5 Accede la opción Solicitud de Número de Comprobantes

Fiscales, ingresa la cantidad de números a solicitar y procesala información.

Si la DGII no responde en el tiempo establecido:

1.5.1 Contacta al personal de la Oficina Virtual, a través del correo electrónico o vía telefónica.

1.6 Recibe losnúmeros solicitados.

1.7 Remite información de los números recibidos al Encargado de los Comprobantes Fiscales.

Encargado de Impuestos 1.8 Verifica que los números se corresponden con lo solicitado. Si no corresponde con lo solicitado:

1.8.1 Instruye al Técnico de Impuestos a realizar una nueva solicitud.

(48)

(49)

REGISTRAR LOS NCF ASIGNADOS POR LA DGII, EN LA APLICACIÓN MANEJO COMPROBANTES FISCALES.

RESPONSABLE ACTIVIDADES

Encargado de Impuestos 2.1 Ingresa a la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales.

2.2 Registra los números asignados según el tipo de comprobante, a través de la opción Mantenimientos, NCF Propios.

2.3 Imprime la autorización de los números asignados por la DGII y remite impresión al Gerente Contabilidad e Información Contable.

Gerente Contabilidad e información Contable

2.4 Ingresa a la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales.

2.5 Verifica que la información de los NCF se hayan registrado correctamente.

Si no corresponde con lo solicitado:

2.6 Instruye al Encargado de Impuestos a realizar una nueva solicitud.

2.7 Entrega impresión de los NCF recibido al Técnico de Impuestos, para archivar físicamente.

(50)

REMISIÓN DE ARCHIVOS A LA DGII.

DEFINICIÓN

Describe las políticas y normas a seguir para la remisión mensual de los archivos de gastos a la Dirección General de Impuestos Internos.

La Dirección Contabilidad e Información Contable.

Desde: que se cuadra el archivo contra las facturas de gastos del período, hasta que se envía a la

DGII.

Archivo Compra de Bienes y Servicios

1. Las informaciones relativas a los costos y gastos para fines del Impuesto Sobre la Renta, los adelantos utilizados como créditos para fines ITBIS y las Retenciones del ITBIS realizadas a terceros, deberán remitirse mensualmente a mas tardar el día 15 de cada mes, iniciando 15 de febrero del año 2007.

2. La Unidad de Impuestos enviará a la DGII el archivo de gastos y de compras efectuados en el período, del 1ro al 15 de cada mes. Los gastos estarán clasificados de acuerdo a la siguiente tabla:

TABLA DE CLASIFICACIÓN DE GASTOS Y COSTOS

CÓDIGO TIPO DE GASTO/COSTO 01 Gastos de Personal

02 Gastos por Trabajos, Suministros y Servicios 03 Arrendamientos

04 Gastos de Activo Fijo 05 Gastos de Representación

(51)

06 Otras Deducciones Admitidas 07 Gastos Financieros

08 Gastos Extraordinarios

09 Compras y Gastos que formaran parte del Costo de Venta 10 Adquisición de Activos

3. En este archivo se especificarán las informaciones siguientes:

a) Código información, 606 compras de bienes y servicios

b) RNC del Banco

c) Periodo en que se registra el gasto

d) Cantidad de registros enviados

e) Total monto facturado

f) RNC o cédula del proveedor

g) Tipo de identificación del proveedor

h) Tipo de bienes y servicios comprados, según clasificación de costos y gastos.

i) Número de comprobante fiscal

j) Número de comprobante modificado

k) Fecha del comprobante

l) Fecha de pago

m) ITBIS facturado

n) ITBIS retenido

o) Monto facturado

4. El Encargado de Impuestos deberá cuadrar los archivos de gastos y de compras, previo envío a la Dirección General de Impuestos Internos. El cuadre de los archivos se realizará contra los Comprobantes Fiscales siguientes:

a) Facturas recibidas de los Proveedores Formales

b) Comprobantes emitidos a nombre de los Proveedores Informales

c) Comprobantes de Gastos Menores

Archivo Pagos al Exterior

5. Anualmente, al final del período fiscal, el 31 de diciembre el Encargado de Impuestos remitirá a través de la Oficina Virtual de la DGII, los pagos realizados a proveedores de servicios en el exterior, tales como: pagos de intereses por préstamos, royalties, publicidad y otros similares, en este archivo se enviarán las siguientes informaciones:

(52)

a) Código de información, 609 Pagos al Exterior

b) RNC del Banco

c) Período en que se registra el gasto

d) Cantidad de registros enviados

e) Total monto facturado

f) Razón social del proveedor del servicio

g) Tipo de bienes y servicios comprados, según clasificación de costos y gastos.

h) Fecha de la factura

i) Fecha de retención

j) ISR retenido.

k) Monto facturado

Archivo NCF Anulados

6. Anualmente, el Banco de Reservas a través de la Oficina Virtual de la DGII, remitirá un reporte con los números de comprobantes fiscales anulados durante el periodo, especificando las razones de la anulación , acorde a la siguiente tabla:

TABLA TIPO DE ANULACIÓN 01 _{Deterioro de Factura Pre-Impresa}

02 _{Errores de Impresión (Factura Pre-Impresa)} 03 _{Impresión Defectuosa}

04 _{Duplicidad de Factura}

05 _{Corrección de la Información} 06 _{Cambio de Producto o Servicio} 07 _{Devolución del Producto o Servicio} 08 _{Omisión del Producto o Servicio}

6.1. En este archivo se especificarán las informaciones siguientes:

a) Código de información, 608 NCF Anulado.

b) RNC del Banco

c) Período, año del reporte

d) Cantidad de registros anulados

e) Número de comprobante fiscal anulado

f) Fecha de anulación del comprobante

g) Tipo de anulación, según clasificación Tabla Tipo de Anulaciones. 7. Es responsabilidad del Encargado de Impuestos el envío de este archivo.

(53)

Archivo Servicios Relacionados al Negocio de Divisas

8. El Encargado de Impuestos enviará el archivo con los comprobantes emitidos por compra y venta de divisas al final de cada año.

9. El Encargado de Impuestos enviará anualmente, 60 días posteriores a su fecha de cierre fiscal, un reporte detallado de las operaciones de compras y otro por las ventas de divisas realizadas, indicando:

a) Código de la información, 612 Compras de Divisas / 613 Ventas de Divisas.

b) RNC del Banco

c) Periodo

d) Cantidad de Registros

e) Monto total

f) RNC, Cédula o Pasaporte del comprador o vendedor

g) Tipo de identificación

h) Nombre o Razón Social

i) Fecha de la compra / Fecha de la venta

j) Tipo de divisa origen

k) Tipo de divisa destino

l) Tasa de cambio

(54)

ENVIAR ARCHIVO COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS A LA DGII. RESPONSABLE ACTIVIDADES

Técnico de Impuestos 1.1 Ingresa a la Aplicación Manejo Comprobantes Fiscales. 1.2 Genera reportes de gastos.

1.3 Realiza cuadre por tipo de gasto. 1.4 Genera archivo de gastos, compra de bienes y servicios.

1.5 Envía información al Encargado de Impuestos, para fines de verificación y validación, previo al envío a la DGII.

Encargado de Impuestos 1.6 Revisa reporte de gastos. Si los datos no están correctos:

1.6.1 Envía comprobantes al Técnico de Impuestos con las observaciones correspondientes.

Si los datos están correctos:

1.7 Envía archivos de gastos a la DGII, a través de la Oficina Virtual, en la página web: http://www.dgii.gov.do