Maria Raquel Samayoa Palencia
REORGANIZACIÓN DE LA BIBLIOTECA DE LA ESCUELA
TÉCNICA DE CAPACITACIÓN DEL ESTADO MAYOR DE
LA DEFENSA NACIONAL
Asesora: Dra. Celeste Araceli Barrios Andrade
Universidad de San Carlos de Guatemala FACULTAD DE HUMANIDADES
Escuela de Bibliotecología
Este informe de Ejercicio Profesional Supervisado EPS fue presentado por la Autora como trabajo previo a optar al Grado de Licenciada en Bibliotecología
1.1 Datos generales de la institución ... 1
1.1.1 Nombre de la institución ... 1
Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN ... 1
1.1.2 Tipo de Institución ... 1
1.1.3 Ubicación geográfica ... 1
1.1.4 Visión ... 1
1.1.5 Misión ... 1
1.1.6 Políticas ... 2
1.1.7 Objetivos ... 2
1.1.8 Metas ... 2
1.1.9 Estructura organizacional ... 2
1.1.10 Recursos (humanos, materiales, financieros) ... 3
1.1.10.1 Humanos ... 3
1.1.10.2 Materiales físicos ... 3
1.1.10.3 Recursos físicos (Infraestructura) ... 4
Facultad de Humanidades ... 4
1.1.10.4 Financieros ... 4
1.2 Técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico ... 5
1.2.1 Observación ... 5
1.2.2 Entrevista ... 6
1.2.3 Cuestionario ... 7
1.2.4 FODA ... 8
1.3 Lista de carencias ... 10
1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas (con base en la lista de carencia) ... 11
1.5 Cuadro de análisis de la viabilidad y factibilidad... 12
1.6 Problema seleccionado ... 13
1.7 Solución propuesta como viable y factible ... 13
CAPITULO 2 14
2. PERFILDELPROYECTO ... 14
2.1 Aspectos generales del proyecto ... 14
2.1.1 Nombre del proyecto ... 14
2.1.2 Problema ... 14
2.1.3 Localización del proyecto ... 14
2.1.4 Unidad ejecutora ... 14
CAPÍTULO 1 1
1. DIGNÓSTICO………1
Contenido
2.1.5 Tipo de proyecto ... 14
2.2 Descripción del proyecto ... 15
2.3 Justificación ... 15
2.4 Objetivos ... 16
2.4.1 General ... 16
2.4.2 Específicos ... 16
2.5 Metas ... 17
2.6 Beneficiarios... 17
2.6.1 Directos ... 17
2.6.2 Indirectos ... 17
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto ... 17
2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto ... 20
CAPÍTULO 3 21
3. EJECUCIÓNDELPROYECTO ... 21
3.1 Actividades y resultados ... 21
3.2 Productos y Logros ... 22
REGLAMENTO INTERNO PARA LA BIBLIOTECA DE LA ESCUELA TÉCNICA DE CAPACITACIÓN DEL ESTADO MAYOR DE LA DEFENSA NACIONAL 23
MANUAL DE PROCESOS TÉCNICOS PARA LA BIBLIOTECA DE LA ESCUELA TÉCNICA DEL ESTADO MAYOR DE LA DEFENSA NACIONAL 32
TRIFOLIAR INFORMATIVO PARA LA BIBLIOTECA DE LA ESCUELA TÉCNICA DE CAPACITACIÓN DEL ESTADO MAYOR DE LA DEFENSA NACIONAL 43
TRIFOLIAR 44
CAPÍTULO 4 47
4. PROCESODEEVALUACIÓNDELPROYECTO ... 47
4.1 Evaluación de la etapa de Diagnóstico ... 47
4.1.1 Tiempo ... 47
4.1.2 Responsables ... 47
4.1.3 Descripción de la Institución/comunidad ... 48
4.1.4 Lista de carencias o necesidades ... 48
4.1.5 Análisis y priorización de problemas ... 48
4.1.6 Problema seleccionado y solución propuesta ... 48
4.2 Evaluación de la Etapa Perfil del proyecto ... 49
4.2.1 Título ... 49
4.2.2 Problema ... 49
4.2.3 Tipo de proyecto ... 49
4.2.4 Descripción del proyecto ... 49
4.2.6 Objetivos ... 50
4.2.7 Metas ... 50
4.2.8 Beneficiarios ... 50
4.2.9 Presupuesto ... 50
4.2.10 Cronograma ... 51
4.3 Evaluación de la etapa de la ejecución del proyecto ... 51
4.4 Evaluación final del proyecto ... 51
CONCLUSIONES 52
RECOMEDACIONES 53
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 54
APÉNDICES 56
APÉNDICE A ... 56
APÉNDICE B ... 58
APÉNDICE C ... 56
APÉNDICE D ... 59
APÉNDICE E... 60
APÉNDICE F ... 61
APÉNDICE G ... 62
ANEXOS 67
ANEXO A ... 67
ANEXO B ... 68
ANEXO C ... 69
INTRODUCCIÓN
Este informe lleva por título: La reorganización de la Biblioteca de la Escuela
Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN,
El propósito del mismo fue contribuir a la enseñanza-aprendizaje de los estudiantes e investigadores al facilitarles documentos que les permitan realizar sus tareas.
Este diagnóstico, determinó la necesidad de organizar la biblioteca en beneficio de la comunidad educativa-investigativa de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN.
Se espera que este proyecto solucione el problema del material bibliográfico desorganizado, para que los usuarios localicen la información que necesitan para sus investigaciones.
El informe está estructurado en cuatro capítulos, en el primero se expone el diagnóstico
Este informe lleva por título: La reorganización de de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional, para apoyo de la enseñanza-investigación, con énfasis en el proceso de instrucción para la asignatura de Seguridad Nacional y tiene como objetivo principal el módulo didáctico para personal que pertenece al cuerpo de Seguridad Ciudadana con el propósito de coadyuvar en la tarea que realizan los estudiantes para los instructor, con el propósito de coadyuvar en las tareas que realizan los profesores de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN.
Este informe está organizado en cuatro capítulos, en el primero de ellos, se presenta el diagnóstico realizado en la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN, para la conducción de la Seguridad Nacional, en donde se puso de manifiesto que una de sus necesidades más urgentes, es la existencia de material didáctico adecuado y específico para los objetivos de la institución. En
el segundo capítulo, se expone el perfil del proyecto, que como ya se dijo, consiste en la elaboración de un módulo didáctico para la enseñanza y ejecución del proceso de seguridad ciudadana; los mismos son instrumentos que facilitan el proceso enseñanza-aprendizaje.
En el tercer capítulo, se presentan las diferentes actividades y productos de la
ejecución del proyecto, en donde se diseñó el módulo didáctico que tienen como base los objetivos, contenidos y actividades que propone.
En el cuarto capítulo se da paso a la evaluación de las diferentes etapas del proyecto total, con el propósito de comparar lo planificado con lo ejecutado, y de esta manera, ofrecer un producto de calidad que se convierta en una herramienta didáctica eficaz y eficiente, para instructores que trabajan esta temática.
CAPÍTULO 1
1. DIAGNÓSTICOS
1.1 Datos generales de la institución
1.1.1 Nombre de la institución
1.1.2 Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN
1.1.3 Tipo de Institución Educativa-Estatal
1.1.4 Ubicación geográfica
24 calle 10-35 zona 13, Final Aurora II
1.1.5 Visión
Según la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional, 1983 “La visión de la Escuela Técnica de Capacitación es capacitar al personal de las diferentes expresiones del poder nacional para el cumplimiento de la misión en el ámbito de seguridad que impone la Constitución Política de la República de Guatemala” (p. 2).
1.1.6 Misión
Según la EMDN, 1983 “La misión de la Escuela Técnica de Capacitación es capacitar y profesionalizar permanentemente al personal militar de la institución, con el objetivo de consolidar la comunidad de seguridad ciudadana y alcanzar los objetivos nacionales permanentes.” (p. 2).
1.1.7 Políticas
Según J. A. Sosa, “la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN con el afán de colaborar con la profesionalización del personal que presta sus servicios a las diferentes instituciones del Estado de Guatemala, que se dedican a la seguridad ciudadana, tienen como misión formar hombres y mujeres en beneficio de la sociedad.” (comunicación personal, entrevista, 20 de marzo, 2014).
Este desarrollo no se puede alcanzar sin el apoyo de las diferentes instituciones y de los participantes, quienes deberán comprometerse a respetar las normas impuestas por dicha institución. (J. A. Sosa comunicación personal, entrevista, 20 de marzo, 2014).
1.1.8 Objetivos Sin evidencia.
1.1.9 Metas Sin evidencia.
1.1.10 Estructura organizacional
Figura 1 Organización del Estado Mayor de la Defensa Nacional
1.1.11 Recursos (humanos, materiales, financieros)
1.1.11.1 Humanos Directo
01 Bibliotecaria
01 Auxiliar de Biblioteca 01 Secretaria
Indirecto
01 Director de la Escuela 01 Subdirector de la Escuela 03 Secretaria
01 Cocinera 04 De limpieza 04 Seguridad 50 Catedráticos.
1.1.11.2 Materiales físicos
Los recursos materiales utilizados en la biblioteca, se dan en relación a material de escritorio, equipo de cómputo, mobiliario y equipo, mismo que fue utilizado para dar cumplimiento al proyecto.
Los recursos físicos que se enumeran a continuación corresponden al financiamiento aportado por la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN y la epesista que asciende a un total de Q.57,181.50 distribuidos en gastos de servicio y adquisición de mobiliario, equipo, así como su mantenimiento.
Equipo de computo (computadora, impresora, memoria USB y escáner)
Tinta, papel, discos compactos
Papel bond de 80 gramos
Impresiones
Útiles de oficina (bolígrafos, lápices, energía eléctrica, clips, grapas).
1.1.11.3 Recursos físicos (Infraestructura)
Instituciones involucradas en el proyecto de la reorganización de la biblioteca.
Facultad de Humanidades
Escuela de Bibliotecología
Estado Mayor de la Defensa Nacional
Escuela Técnica de Capacitación del EMDN Biblioteca de la Escuela
1.1.11.4 Financieros
Estado Mayor de la Defensa Nacional
Pago de salarios para el personal administrativo, docentes y de servicios de la Escuela, así como pago de agua y luz eléctrica. (Sin evidencia)
Material bibliográfico existente en la biblioteca, aproximadamente (Q.45, 770.00).
1.1.10.5 Gastos propios de la epesista:
Compra y mantenimiento de equipo para uso de la biblioteca (Q 10,011.50)
Horas de gestión, gastos imprevistos (Q 1, 400.00) Total del financiamiento (Q 57,181.50)
1.2 Técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico
Para realizar el diagnóstico se utilizaron las técnicas de la observación, entrevista, cuestionario e investigación, para la recolección de datos e información documental.
En el análisis de los resultados, se utilizó la matriz FODA, donde se exponen las fortalezas y debilidades e identifican oportunidades y amenazas que enfrenta la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, como la reorganización de la biblioteca.
1.2.1 Observación
Instrumento No. 1: Ficha de observación
La ficha observación permitió no perder de vista aspectos importantes de la biblioteca, entre ellos, desorganización de la colección bibliográfica, carencia de inventario, falta de mobiliario, equipo y personal especializado en bibliotecología.
También se verificó que al no existir personal responsable de la biblioteca, uno de los miembros de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, cumple dichas funciones y presta el servicio interno y externo a los usuarios sin ningún control; muchas veces la secretaria del Departamento Académico es la encargada de llevar el control administrativo, al hacer un vale con los datos generales del estudiante y título o nombre del documento.
La Biblioteca, dentro de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, cuenta con una gran cantidad de material bibliográfico deteriorado, sin inventario ni proceso técnico; espacio físico de 200 metros cuadrados en el segundo nivel del edificio, distribuidos para el área de procesos técnicos, depósito de libros y área de servicios al usuario.
La colección bibliográfica cuenta con 9,000 libros, 3,140 títulos, 200 manuales, 128 revistas y 61 documentos legales, que son utilizados para el préstamo interno y externo del público que la visita.
La infraestructura posee ventilación e iluminación natural y artificial; así como, servicio sanitario.
El mobiliario se compone de anaqueles de madera, que en su mayoría están apolillados y presentan peligro para la colección.
1.2.2 Entrevista Instrumento No. 2
Este instrumento, conformado por ocho preguntas en relación al funcionamiento y reorganización de la biblioteca, fue respondido por el director de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, quien comentó que el servicio que presta la biblioteca al usuario, “es casi nulo por no contar con personal especializado en ésta área, entre sus objetivos está mejorar el servicio de la biblioteca, para apoyar a los
alumnos en su profesionalización académica, pero por sus carencias se hace
imposible.” J. A. Sosa. (comunicación personal, entrevista, 20 marzo, 2014).
Los datos de esta entrevista permitieron conocer que la biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, no posee un nombre, razón por la que se conoce como “Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN.” J. A. Sosa. (comunicación personal, entrevista, 20 marzo, 2014).
Otra carencia que reflejó la entrevista fue que “la biblioteca no cuenta con personal capacitado para brindarle a los estudiantes una orientación en cuanto
a los servicios que presta, es esta la razón por la cual los estudiantes no hacen
uso del centro bibliográfico.” J. A. Sosa (comunicación personal, entrevista, 20 marzo, 2014).
Así mismo, el entrevistado hace referencia a que “la biblioteca cuenta con una considerable cantidad de material bibliográfico, no organizado
técnicamente, carece de mobiliario y equipo, así como, de personal idóneo,
para que atienda a los estudiantes.” J. A. Sosa (comunicación personal, entrevista, 20 marzo, 2014).
De igual forma, hace saber la necesidad urgente de contratar a personal especializado en bibliotecología, para que reorganice el material bibliográfico y lo ponga al servicio de los usuarios internos.
Los datos expuestos por el entrevistado, confirmaron los resultados de la técnica de observación.
1.2.3 Cuestionario Instrumento No. 3
El cuestionario se entregó a 25 estudiantes de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, en el mes de abril de 2014.
En este instrumento contenía 4 preguntas cerradas relacionadas al servicio que presta la biblioteca, se contabilizó la totalidad de las respuestas para cada pregunta. La mayoría de los encuestados respondió que no utilizan la biblioteca, porque no conocen los servicios que presta y porque la biblioteca no cuenta con personal especializado que los oriente (Tabla 1).
El horario de servicio al usuario es de 7:00 a 12:00 a.m. y de 14:00 a 17:00 p.m., de lunes a viernes.
Tabla 1 Resultados del cuestionario dirigido a estudiantes de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN
No. Preguntas Opciones de
Respuesta Totales
Opciones de Respuesta Porcentajes
Total Si No Total Si No
1 ¿Considera que es adecuada la reapertura de la biblioteca en la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional?
25 05 20 100% 20% 80%
2 ¿Cumplirá con las normas de comportamiento establecida dentro de la biblioteca?
25 02 23 100% 8% 92%
3 ¿Cree que al tener una biblioteca en la escuela le facilitará la búsqueda y recuperación de la información?
25 01 24 100% 4% 96%
4 ¿Conoce usted cual es la labor fundamental de la biblioteca?
25 02 23 100% 8% 92%
5 ¿Considera que es necesario mantener
información actualizada en la biblioteca?
25 23 2 100% 8% 95%
Fuente: Elaboración propia 2014.
Según la Tabla 1, los estudiantes no frecuentan la biblioteca porque no hay personal que les oriente en la búsqueda del material bibliográfico.
Los estudiantes desconocen los servicios que presta la biblioteca, pues no cuenta con personal capacitado.
En algunas ocasiones, se nombra a personal de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, para que brinde el servicio de biblioteca, pero no posee conocimientos básicos para orientar al usuario en la búsqueda de información.
1.2.4 FODA
Para el análisis de los resultados, se utilizó la matriz FODA, donde se exponen las fortalezas y debilidades e identifica las oportunidades y amenazas que enfrenta la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
Las Fortalezas de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN son las capacidades y habilidades que poseen sus integrantes y las actividades que en ella se desarrollan. Estas se identificaron a través de la consulta documental y la entrevista realizada al señor J. Sosa Lainfiesta.
Las Oportunidades son las posibilidades externas, que tienen impacto favorable en las actividades de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
Las Debilidades son factores internos negativos que impiden el logro de los objetivos y provocan consecuencias negativas para la Escuela de Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
Las Amenazas son fuerzas externas que provienen del entorno de la Escuela, que tienen influencia desfavorable en sus actividades y atentan contra la permanencia de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
Tabla 2 Análisis matriz FODA de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN
FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
Cuenta con
espacio físico para la biblioteca.
El edificio tiene capacidad para
albergar 300
estudiantes de diferentes cursos.
Posee una
colección
bibliográfica en ciencias sociales y temas afines.
Posee una
biblioteca que puede cubrir las necesidades de información de los estudiantes.
Estudiantes, catedráticos y otras personas podrán hacer préstamos del material bibliográfico.
Apoyo de diferentes instituciones quienes
comparten sus
experiencias con los estudiantes de los diferentes cursos.
Reorganización de la biblioteca en el segundo nivel del edificio de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
Ofrecerá servicios de información en el área de ciencias sociales.
El presupuesto
asignado a la Escuela
Técnica de
Capacitación del
Estado Mayor de la
Defensa Nacional
EMDN es insuficiente
para cubrir las
necesidades de la Biblioteca.
La Escuela Técnica de
Capacitación del
Estado Mayor de la
Defensa Nacional
EMDN, no cuenta con
una partida
presupuestaria para la compra de material bibliográfico.
La Escuela carece del
personal técnico
bibliotecario para el proceso técnico y atención a los usuarios.
El material bibliográfico fue adquirido por medio de donaciones y tiende a desaparecer por no tener
control de las
adquisiciones.
El material bibliográfico existente tiende a su destrucción y desuso por no contar con políticas de
conservación y
preservación.
Por no estar organizada la biblioteca, los catedráticos y estudiantes no pueden buscar información para
sus actividades de
docencia y estudio.
Fuentes: Elaboración propia, 2014.
1.3 Lista de carencias
Tabla 3
No. Necesidades/carencias prioritarias identificadas
01 Colecciones desorganizadas y en deterioro.
02 Personal sin especialización en bibliotecología para la atención a los usuarios.
03 Material bibliográfico sin procesos técnicos bibliotecarios.
04 Mobiliario inexistente para que estudiantes y maestros puedan estudiar o leer.
05 Material bibliográfico desactualizado.
1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas (con base en la lista de carencia)
Tabla 4
No. PROBLEMAS FACTORES QUE LOS
PRODUCEN (carencias)
SOLUCIONES
01 Desorganización de las colecciones.
El material bibliográfico se encuentra desordenado.
No se cuenta con ningún tipo de catálogo.
Reorganización de las colecciones.
Crear catálogo electrónico. 02 El material bibliográfico
necesita limpieza.
Escasez de personal, para realizar este trabajo.
Limpieza de los libros y descarte del material dañado.
03 Personal sin especialización en bibliotecología para la atención a los usuarios.
La persona que trabaja en la biblioteca no poseen estudios bibliotecológicos.
Capacitación para el
encargado de la
biblioteca. 04 Los documentos no están
técnicamente procesados ni inventariados.
Faltan las herramientas para
el proceso técnico
bibliotecológico y el personal para realizarlo
.
Inventariar y procesar
técnicamente el
material bibliográfico.
05 Material bibliográfico sin organización para su consulta.
Falta de herramientas para el procesamiento técnico de la información.
Gestionar equipo de cómputo.
Automatizar la colección. 06 Mobiliario inexistente para
que catedráticos y
estudiantes puedan estudiar o leer.
Faltan mesas y sillas para que los catedráticos y estudiantes puedan consultar el material bibliográfico.
Gestionar recursos para la compra del mobiliario adecuado.
07 Material bibliográfico desactualizado.
No cuenta con presupuesto suficiente para la compra de equipo de cómputo ni para la contratación de personal
especializado en
bibliotecología.
Gestionar recursos.
08 Ausencia de manuales, normas y reglamentos
Carencia de normativos que faciliten el funcionamiento de la biblioteca.
Elaboración de
manuales y
reglamentos.
Fuente: Elaboración propia, 2014.
Después de analizar los problemas que afectan a la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional
EMDN, los factores que los producen y las posibles soluciones; se priorizó el problema No. 1:
Desorganización de las colecciones de la biblioteca, provocado por las carencias siguientes:
El material bibliográfico se encuentra desordenado
No cuenta con ningún tipo de catálogo.
Y las opciones de solución son:
Reorganización de la Biblioteca de la Escuela Técnica de
Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
Creación del catálogo manual y electrónico.
1.5 Cuadro de análisis de la viabilidad y factibilidad Tabla 5
No. Indicadores Opción 1 Opción 2
No. Indicadores Si No Si No
Financiero
01 Se cuenta con recursos financieros para el proyecto. X X
02 Se cuenta con financiamiento externo. X X
03 El proyecto se ejecutará con recursos propios. X X
04 Se cuenta con fondos extras para imprevistos. X X
Administrativo legal
01 Se tiene la autorización legal para realizar el proyecto. X X
02 Se tiene representación legal. X X
Técnico
01 Se tienen las instalaciones adecuadas para el proyecto. X X
02 Se tiene bien definida la cobertura del proyecto. X X
03 Se tienen los insumos necesarios para el proyecto. X X
04 Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto. X X
05 El tiempo programado es suficiente para ejecutar el proyecto. X X
06 Se han definido claramente las metas. X X
Mercado
01 El proyecto es accesible a la población en general. X X
02 Se cuenta con el personal capacitado para la ejecución del proyecto. X X
Político
01 La institución será responsable del proyecto. X X
02 El proyecto es de vital importancia para la institución. X X
Social
02 El proyecto beneficia a la mayoría de la población. X X
03 El proyecto incluye a las personas sin importar el nivel académico. X X
Total 15 3 11 7
1.6 Problema seleccionado
De los seis problemas que demandan soluciones urgentes, se seleccionó el número uno: Desorganización de las colecciones de la biblioteca, ya que el mismo, afecta a los usuarios de Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
1.7 Solución propuesta como viable y factible
Para solucionar la desorganización de las colecciones de la biblioteca existen dos opciones, cuya viabilidad y factibilidad se analizó con los indicadores financiero, administrativo legal, técnico, mercado, político y social; lo que permitió concluir que la opción más viable y factible es la número 1:
Reorganización de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
CAPITULO 2
2. PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos generales del proyecto
Reorganización de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, en el Municipio de Guatemala.
2.1.1 Nombre del proyecto
Reorganización de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, en el Municipio de Guatemala.
2.1.2 Problema
Material bibliográfico desorganizado en la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
2.1.3 Localización del proyecto
24 calle 10-35 zona 13, final Aurora II Tel. 2261 4557
2.1.4 Unidad ejecutora
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades
Escuela de Bibliotecología
2.1.5 Tipo de proyecto
El proyecto será educativo, porque la Escuela Técnica de Capacitación depende directamente del Estado Mayor de la Defensa Nacional, su función será proporcionar fuentes de información e investigación a los participantes de los diferentes cursos y catedráticos; en las consultas bibliografías relacionadas
con la temática, según programa de estudios desarrollado por la Dirección de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional.
2.2 Descripción del proyecto
Toda entidad dedicada a la educación permanente y a la investigación debe tener una biblioteca como “órgano auxiliar y complementario, facilitar y proporcionar
a los alumnos y catedráticos el material bibliográfico para las investigaciones que se realizan en clase y así poder solucionar sus problemas de investigación.” (Littón, 1974, p. 27).
El proyecto será instructivo, informativo y de investigación. El proyecto será la reorganización de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN ubicada en la zona 13, del municipio de Guatemala.
Este proyecto beneficiará a los estudiantes, claustro de maestros y personal administrativo de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de Defensa Nacional EMDN.
La reorganización de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, consiste en la adquisición de mobiliario para la sala de lectura, adquisición de equipo de cómputo; proceso técnico del material bibliográfico y elaboración de catálogo manual y electrónico.
2.3 Justificación
La zona 13 de la capital de Guatemala, no cuenta con una biblioteca especializada que proporcione servicios a los usuarios que la visitan. Por esta razón, se hace necesaria la reorganización de la biblioteca dentro de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, que brinde un servicio dinámico y organizado, para lograr los objetivos
de la Escuela y apoyar al enriquecimiento del proceso de enseñanza-aprendizaje de este centro educativo.
Con la reorganización de la biblioteca se pretende contribuir a la profesionalización de los estudiantes que asisten a los diferentes cursos, proporcionándoles el material necesario para sus investigaciones.
Así mismo, coordinar actividades para promover la lectura y el interés de los usuarios, tales como exposiciones, conferencias, seminarios, fórum-cine, talleres, videoconferencias.
2.4 Objetivos
2.4.1 General
Reorganizar la biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional y coadyuvar al proceso de educación permanente de los participantes de los diferentes cursos; estudiantes, docentes y personal administrativo.
2.4.2 Específicos
Procesar técnicamente el material bibliográfico según
normas internacionales que permitan la inmediata recuperación de la información.
Crear instrumentos que faciliten la administración de la biblioteca y mejorar los servicios de información que se ofrecen a los usuarios.
Formar una base de datos electrónica que facilite el acceso y recuperación del material bibliográfico.
2.5 Metas
Procesar técnicamente el material bibliográfico, basándose en normas estandarizadas que permitan la inmediata recuperación de la información bibliográfica.
Elaborar instrumentos que faculte a la administración de la biblioteca un mejor control en beneficio a los servicios de información ofrecidos al usuario que la frecuenta.
Formar una base de datos electrónica que facilite el acceso a la búsqueda y recuperación del material bibliográfico en distintos soportes.
2.6 Beneficiarios
2.6.1 Directos
Estudiantes y personal docente de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
2.6.2 Indirectos
Personal administrativo de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN y personas en general especializadas en la seguridad ciudadana.
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto
La Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN, cubrió los gastos correspondientes a servicios y financiamiento.
Tabla 6 Fuentes de financiamiento de la Dirección de la Escuela Técnica de Capitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
Instituciones u organismos Descripción del aporte financiero Total
Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN
Pago de agua Sin evidencia
Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN
Pagos de energía eléctrica Sin evidencia
Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN
Pagos de salarios para Director, subdirector, docentes, personal administrativo y de servicio
Sin evidencia
Biblioteca de la Escuela Material bibliográfico existente Q45,770.00
Total del financiamiento Q 45,770.00
Fuente: Manual de propedéutica para el EPS, 2012, p 37.
Tabla 7 Gastos realizados por la epesista
Descripción Costo unitario Costo total
Material de Oficina
10 diez rollos de tape de 2”
05 cinco resmas de papel bond 120 02 dos tijeras
03 tres almohadillas para sello 01 una regla
Total
Q. 12.00 Q. 57.00 Q. 10.00 Q. 12.00 Q. 4.50
Q. 120.00 Q. 285.00 Q. 20.00 Q. 36.00 Q. 4.50 Q. 561.50 Equipo de computación
01 computadora 01 impresora
01 Cámara fotográfica digital Total
Q 5,800.00 Q 600.00 Q 1,200.00 Q 7,600.00 Otros
Impresión de documentos Gastos en horas de gestión Transporte urbano y extra urbano Total
Q. 800.00 Q.1,400.00 Q. 600.00
Q. 3,250.00
Tabla 8 Recursos materiales aportados por la Escuela para la reorganización de la biblioteca.
Clasificación o rubro
Descripción Costo unitario Costo total
Sin evidencia
Sin evidencia
Mobiliario
02 sillas plásticas
02 mesas de madera
23 anaqueles de madera
04 anaqueles de metal
Total Aporte de la Escuela.
Material bibliográfico/total
3, 000 títulos de libros a
Q15.00 cada ejemplar
77 títulos de manuales con un
valor de Q10.00 cada manual.
Q. 43.00
Q. 325.00
Q. 300.00
Q. 325.00
Q.15.00
Q. 10.00
Q. 86.00
Q. 650.00
Q 6,900.00
Q 1,300.00
Q 8,936.00
Q. 45,000.00
Q. 770.00
TOTAL Q. 54,706.00
2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto
Tabla 9 Actividades de ejecución del proyecto de la reorganización de la biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación
No. Actividad Marzo Abril Mayo Junio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Recopilación de información.
Monografía del lugar Toma de fotografía
X X X X
2 Gestión financiera
Elaboración y entrega de oficios solicitando la reparación de los estantes, compra de sello para la biblioteca y equipo de computación
X X X X
3 Selección del paquete ofimático Excel, para elaborar el inventario
X X X
4 Elaboración del inventario en el paquete ofimático Excel. Ingreso al inventario
3,000 títulos de libros 77 títulos de manuales
X X X X X X X X X
5 Conservación de la colección X X X
6 Proceso técnico mayor
Clasificación, catalogación e indización de cada título de la colección.
Proceso técnico menor
Colocar etiqueta, ficha y sobre, sellado de las páginas de cada título que conforma la colección
X X X X X
7 Servicios
Creación de instrumentos de trabajo Servicio de referencia
Servicio de préstamo interno Servicio de préstamo externo
X X X X X
8 Readecuación, fijación y reparación de estantes X X X
9 Evaluación final del proyecto X X X
10 Entrega del informe final X
CAPÍTULO 3
3. EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados
Tabla 10
No. ACTIVIDADES RESULTADOS
01. Recopilación de la información documental para la elaboración del proyecto EPS e instrumentos propuestos para la recolección de la información, previo a elaborar los instrumentos administrativos
Se recupera la Información para la elaboración del diagnóstico e instrumentos administrativos
02. Consulta bibliográfica Se recopila y depura la información seleccionada 03. Entrevista dirigida Se elabora un cuestionario como instrumento para la
recolección de la información, mismo que se presenta en la Dirección de la Escuela para su aprobación 04. Gestión financiera para el proyecto Se realiza la gestión para adquirir el mobiliario y equipo
de cómputo (monitor, CPU, teclado, mouse, impresora) 05. Visita a la biblioteca Con la observación a la biblioteca y la recopilación de
la información se procede a elaborar el diagnóstico. 06. Elaboración de una Tabla en el
Programa Excel
Se elabora una hoja en Excel con las columnas que se necesitan, para ingresar el Inventario de las Colecciones de la Biblioteca
07. Elaboración del inventario en el programa de Excel
Los documentos se registran en la hoja de inventario, con los datos siguientes: autor, título, edición, lugar de publicación, editorial, año de publicación, número de páginas, valor de la obra, total de copias existentes, forma de adquisición y observaciones.
08. Limpieza y ubicación del material bibliográfico
Se limpian los documentos y se ubican en lugares libres en polvo, humedad y polilla
09. Procesos técnicos mayores Se procede a Catalogar, clasificar e indizar parte de la colección bibliográfica, en su mayoría libros.
10. Procesos técnicos menores Se realiza la preparación física del material
bibliográfico (colocación de sobres y boletas de préstamo, sellos en las páginas seleccionadas y marbetes)
11. Servicios Se ofrece el servicio de préstamo externo e interno a
docentes y estudiantes de la escuela. 12. Elaboración del Reglamento interno de
la Biblioteca
Se procede a elaborar el reglamento interno de la biblioteca
13. Redacción del manual de procesos técnicos
Se redacta el manual de procesos técnicos para el personal administrativo de biblioteca.
14. Elaboración de un trifoliar informativo Se elabora un trifoliar para dar a conocer a los usuarios el trabajo que realiza la biblioteca.
3.2 Productos y Logros
Tabla 11 Productos y Logros
Productos Logros
Elaboración de un reglamento interno con
información de la Biblioteca.
Reglamento interno de la Biblioteca para organizar y
regularizar su funcionamiento.
Redacción de un manual de procesos
técnicos para que se regularice el trabajo
técnico bibliotecario
Manual de procesos técnicos donde se describen las
actividades que deben realizarse en el trabajo técnico
bibliotecario.
Trifoliar para usuarios de la información Trifoliar para dar a conocer los servicios que ofrece la biblioteca y las actividades que realiza.
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIA
REGLAMENTO INTERNO PARA LA BIBLIOTECA DE LA
ESCUELA TÉCNICA DE CAPACITACIÓN DEL ESTADO MAYOR
DE LA DEFENSA NACIONAL
INDICE
CAPÍTULOI 1 Artículo 1. El presente reglamento es para normar las actividades, y servicios de la biblioteca 1
Artículo 2. La Biblioteca es un elemento administrativo que depende de la
Dirección de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN 1
Artículo 3. La Biblioteca Especializada 1
Artículo 4. Funciones de la unidad de Información 1
CAPÍTULO II 1 Artículo 5. La biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN se integra con el personal siguiente 1
CAPÍTULO III 1
Artículo 6. Usuarios internos 1
Artículo 7. Usuarios externos 2
Artículo 8. Derecho de los usuarios 2
Artículo 9 Compromiso de los usuarios de la información 2 Artículo 10. Horario de atención 2
CAPÍTULO V 3 Artículo 11. La biblioteca brinda servicios de información a usuarios internos y ternos que lo soliciten 3
Artículo 12. Servicio de préstamo interno 3
Artículo 13. Servicio de préstamo externo 3
APÍTULO VI 4 Artículo 14. El acervo de la biblioteca, se comprende 5
CAPÍTULO VII 4 Artículo 15. El incumplimiento del Reglamento dará lugar a las siguientes sanciones verbales o escritas, según la gravedad de la falta 4
CAPÍTULO VII 5 Artículo 16. Cumplimiento y vigencia del reglamento 6
Artículo 17. El presente reglamento puede ser modificado 5
Introducción
La Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional es de carácter especializado, destinada a la investigación en el campo de la instrucción y Seguridad Ciudadana, su principal objetivo es difundir la colección bibliográfica, suministrando servicios en respuesta a las necesidades de información de los usuarios.
De acuerdo al estudio elaborado a la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional, se comprobó que no existían instrumentos administrativos que regularan sus actividades y servicios.
Por esta razón, se elaboró un “Reglamento interno de servicios para la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional”, para normar los servicios que ofrece, y presentar a los
usuarios sus derechos y responsabilidades al hacer uso de los servicios de la Biblioteca.
1
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales de la biblioteca Artículo 1.
El presente reglamento es para normar las actividades, y servicios de la biblioteca.
Artículo 2.
La Biblioteca es un elemento administrativo que depende de la Dirección de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN.
Artículo 3.
La Biblioteca es especializada y destinada a la investigación en el campo militar y social, su principal objetivo es apoyar a los investigadores y docentes, así como al desarrollo cultural.
Artículo 4.
Funciones de la unidad de Información:
Tramitar la adquisición del material bibliográfico en las áreas político social.
Procesar técnicamente los documentos en sus diferentes formatos, para brindar un servicio rápido y pertinente a los usuarios
Divulgar la información de acuerdo a la especialización de la biblioteca.
Actualizar el Reglamento de la biblioteca cada dos a tres años.
Proponer y aportar programas de capacitación al personal de biblioteca.
Promover la lectura y la investigación.
Formar y orientar a los usuarios en la búsqueda y recuperación de la información
Mantener actualizados los catálogos manuales y electrónicos.
Velar por la preservación y conservación de las colecciones.
CAPÍTULO II
Organización de la biblioteca Artículo 5.
La biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN se integra con el personal siguiente:
1. Un Director 2. Un Subdirector
2
CAPÍTULO III
Artículo 6.
Usuarios internos, todos aquellos que conforma la institución y hacen uso de la unidad de información.
Artículo 7.
Usuarios externos; todo el público en general interesado en hacer uso de la información especializada de la biblioteca.
Artículo 8.
Derechos de los usuarios: Los usuarios de la biblioteca tienen los siguientes beneficios:
Efectuar consultas y hacer uso de los servicios de información que presta la biblioteca.
Disponer de información oportuna y actualizada.
Dar atención personificada y pertinente de parte del personal de la biblioteca.
Lograr el apoyo del personal de biblioteca en la ejecución de la búsqueda y recuperación de la información.
Presentar sugerencias, acuerdos y quejas por escrito que permitan optimizar el funcionamiento de la biblioteca.
Artículo 9.
Compromisos de los usuarios de la información. Los usuarios de biblioteca tienen las siguientes obligaciones: informar los espacios
Cumplir con el Reglamento de la biblioteca
Al solicitar préstamo externo, presentar el carné de identificación de la institución a la que pertenece
Revisar el material recibido y avisar al personal de biblioteca si presenta algún daño
No fumar ni introducir alimentos en la sala de lectura
3
Respetar a las personas que se encuentren en la sala estudiando o trabajando
Se prohíbe la entrada de mascotas
Evitar doblar, subrayar o cortar el material bibliográfico
Al terminar la consulta bibliográfica, se debe entregar al bibliotecario el total de material recibido en préstamo.
CAPÍTULO IV
Horario de atención
Artículo 10.
La biblioteca ofrece el servicio de información de lunes a viernes en el horario, de 08:00 a 12:00 y de 13:00 a1700 horas.
CAPÍTULO V
Servicio de biblioteca Artículo 11.
La biblioteca brinda servicios de información a usuarios internos y externos que lo soliciten.
Servicios:
Circulación y préstamos
Referencia
Referencia vía telefónica, y correo electrónico
Sala de lectura
Consulta catálogo manual y electrónico.
Artículo 12.
Servicio de Préstamo Interno, para consultar el material bibliográfico dentro de la biblioteca es necesario:
4
Consultar el catálogo manual ó electrónico.
Llenar la boleta conveniente al préstamo interno.
Presentar carné de identificación de la Institución.
Préstamo en sala de lectura, de tres (3) títulos, a su devolución podrá adquirir tres (3) títulos más.
Artículo 13.
Servicio de Préstamo Externo, solamente al personal de la institución se le proporcionará el servicio de préstamo externo, con las limitantes siguientes:
Trabajar dentro de la institución.
Consultar el catálogo manual o electrónico previo a solicitar el material requerido.
Llenar la boleta correspondiente al préstamo externo.
Presentar el carné de identificación de la institución.
Registrase en el libro de estadística de usuarios.
El préstamo externo es de tres (3) documentos, por ocho (8) días calendario, renovables por dos (2) veces más, siempre que no esté solicitado el título.
Se excluye del servicio de préstamo externo las obras de referencia: Diccionarios
Enciclopedias Joyas bibliográficas Publicaciones periódicas Audiovisuales
Obras únicas
Documentos en espera de ser procesados técnicamente.
Cuando la devolución del material bibliográfico no se efectúe en la fecha indicada, será sancionado, por la Dirección de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional.
CAPÍTULO VI
5 Artículo 14.
El acervo de la biblioteca, se comprende:
Colección general: Documentos de ciencias sociales, políticas, militares y ciencias afines.
Colección de Referencia: Incluye obras de referencia en general: diccionarios, enciclopedias generales y especializadas, guías, manuales y documentos legales.
Colección de Tesis.: Comprende diferentes ejemplares de algunas universidades del país en ciencias militares y sociales.
Folletos son todos los documentos con menos de 50 páginas, con contenidos de las ciencias sociales, políticas y ciencias afines a la especialidad.
Colección de Literatura gris: se encuentran documentos institucionales con temas relacionados a la especialidad de la biblioteca.
CAPÍTULO VII
Sanciones
Artículo 15.
El incumplimiento del Reglamento dará lugar a las siguientes sanciones verbales o escritas, según la gravedad de la falta:
Ser amonestado por el Director de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional en forma verbal o escrita.
Se le impondrá sanción de acuerdo a la falta cometida.
Por mala conducta dentro de la biblioteca e irrespeto hacia otros usuarios y personal de la biblioteca.
Por uso indebido de las instalaciones, mobiliario y equipo de la biblioteca.
Si maltrata, mutila o extravía una obra, cancelará el valor total del documento, conforme lo señale la Dirección de la Escuela.
6
CAPÍTULO VII
Cumplimiento y vigencia del Reglamento
Artículo 16.
El encargado de la biblioteca será directamente responsable de vigilar por que se cumpla el presente Reglamento y el contenido del mismo deberá darse a conocer a todos los usuarios de la unidad informativa.
Artículo 17.
El presente reglamento puede ser modificado, parcial o totalmente, cuando así lo demanden las necesidades de la biblioteca o lo determine el (la) Director (a) de la Escuela y cuente con la aprobación de las autoridades de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional.
Artículo 18.
Vigencia. El presente Reglamento cobra vigencia a partir de su aprobación y publicación.
Director de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN.
Sub Director de la Escuela Técnica de Capacitación del EMDN.
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIA
MANUAL DE PROCESOS TÉCNICOS PARA LA BIBLIOTECA DE
LA ESCUELA TÉCNICA DEL ESTADO MAYOR DE LA DEFENSA
NACIONAL
INDICE
MANUAL DE PROCESOS TÉCNICOS 1
1. PROCESOSTÉCNICOS ... 1 2. SELECCIÓNYADQUISICIÓN ... 1 3. REGISTRODELOSMATERIALES ... 2 3.1. Revisión física ... 2 3.2. Sellado ... 2 3.3. Registro e inventario ... 2 3.4. Catalogación y clasificación ... 3 3.5. Indización ... 3 4. PROCESOSTECNICOSMENORES ... 3 5. OBSERVACIONES ... 4
CONCLUSIONES 5 RECOMENDACIONES 6 REFERENCIA BIBLIOGRAFICA 7
PRESENTACIÓN
La Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional, es una unidad bibliográfica de carácter especializada predestinada a la investigación, dentro de sus objetivos esta dar a conocer los servicios que presta la unidad de información, ayudando a la búsqueda e investigación documental
El manual se presenta como una herramienta de trabajo para regular los servicios de préstamo interno y externo. También propone procedimientos para brindar un servicio eficaz y eficiente.
INTRODUCCIÓN
El manual para la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional, describe la aplicación del proceso técnico que debe llevar cada título que ingresa a la colección bibliográfica.
El manual es un instrumento que debe utilizarse para el buen funcionamiento de los servicios que ofrece la Biblioteca.
Se propone que este instrumento sea utilizado por las personas de la biblioteca, para coadyuvar a un mejor servicio de la información.
1
BIBLIOTECA DE LA ESCUELA TÉCNICA DE CAPACITACIÓN DEL ESTADO MAYOR DE LA DEFENSA NACIONAL EMDN
MANUAL PARA PROCESOS TÉCNICOS
INTRODUCCIÓN
El manual de procesos técnicos presenta las normas que se deben seguir al realizar el análisis de los documentos que conforman la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
El objetivo de este manual es orientar las responsabilidades de la persona que tiene a su cargo los procesos técnicos: catalogación, clasificación e indización, ingreso de datos y preparación física de los documentos previo al préstamo interno y externo.
EL ENCARGADO DE LA BIBLIOTECA
Es el garante directo de velar y garantizar el funcionamiento técnico, administrativo y de servicios de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
1. PROCESOS TÉCNICOS
Los procesos técnicos están normados por sistemas, reglas, tablas, manuales y códigos específicos, diseñados y utilizados a nivel nacional e internacional. Estos procesos son realizados por el encargado del Departamento de procesos técnicos y consisten en la preparación de los documentos, para que la información sea recuperada de forma pronta y efectiva.
Los procesos técnicos bibliotecarios, comprenden:
Selección y adquisición
Registro de los materiales (revisión física, sellado y registro e inventario)
Catalogación y clasificación
Indización
Proceso menor
Ubicación física
Recuperación de la información
2. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN
Seleccionar el material conforme a canje, donación o descarte.
2
Donación: Cuando la biblioteca posee más de diez ejemplares y se encuentran en buen estado físico.
Canje: Debe cerciorarse que el material no lo posee la biblioteca, previa consulta de la base de datos.
La biblioteca del EMDN conservará un máximo de diez ejemplares de cada título, cantidad que puede elevarse cuando dicho título tenga mucha demanda.
El material debe ser seleccionado en la semana que ingresa.
3. REGISTRO DE LOS MATERIALES
3.1. Revisión física
Se revisará el estado físico del material que ingresa a las colecciones, adquiridos por compra, depósito legal, canje o donación.
Para la adquisición por compra, se debe registrar cada documento por autor, título, año de edición, cantidad y precio.
Ingresar la descripción bibliográfica a la base de datos según lo registrado en el programa designado (Excel).
Colocar la ficha de control.
El material debe ser revisado físicamente antes de la semana siguiente de su ingreso.
3.2. Sellado
Colocar sello con la fecha de ingreso de los documentos (en la parte superior de la guarda de entrada o en la anteportada, según lo dispuesto por la administración).
Colocar sello institucional a cada documento ingresado a la Biblioteca en la página designada por la administración de la biblioteca.
Los documentos deben ser sellados antes de la semana siguiente de su ingreso.
3.3. Registro e inventario
Colocar sello de registro a los libros adquiridos por compra: Número de inventario, costo, procedencia y signatura topográfica. Este sello, por su importancia y dimensión, debe colocarse en la contraportada o en la página sucesiva, siempre que haya espacio.
Para los libros adquiridos por canje o donación, el valor se estima, de acuerdo a la cantidad de páginas o bien al criterio de la administración de biblioteca.
Actualizar el inventario electrónico, o el libro de inventario.
Se debe realizar una copia electrónica el último día hábil de cada mes, no importando lo efectuado.
3
El material debe ser inventariado no más de veinte a treinta días después de la fecha de su ingreso.
3.4. Catalogación y clasificación
Revisar en el libro de inventario, la existencia o no del documento.
En caso de no estar ingresado, buscar el origen de su procedencia y registrarlo según los datos presentados.
Llenar la hoja en el programa de Excel, con la información catalográfica relevante para cada documento.
Asignar a cada título la signatura topográfica que le corresponda, según el código de clasificación que utilice la biblioteca.
Organizar cada título según el orden que le corresponde dentro de la colección.
El material debe ser catalogado y clasificado entre veintiuno y treinta días después de su ingreso.
3.5. Indización
Asignar descriptores, encabezamientos de materia y palabras clave conforme lo establece la política de indización a nivel internacional.
Utilizar solo las herramientas asignadas y acordadas por la administración de la biblioteca, para realizar el proceso de indización.
El material debe ser indizado entre veintiuno y treinta días después de su ingreso.
4. PROCESOS TECNICOS MENORES
Elaborar e imprimir la etiqueta (2.5 x 9 cm.) con la signatura topográfica y colocarla en el lomo del libro, a una altura de 5.5 cm.
Elaborar la tarjeta para el control de préstamo y el sobre correspondiente.
El sobre en donde se colocara la tarjeta de control y préstamo debe pegarse en la guarda final del documento o en su defecto, en la esquina superior izquierda interior de la tapa posterior
La tarjeta de control y préstamo debe introducirse en el sobre que se colocó en la guarda final del documento o en la esquina superior izquierda interna de la tapa posterior.
4
Colocar el material en el lugar que le corresponde en el anaquel.
El material debe ser preparado treinta días después del ingreso de los materiales.
OBSERVACIONES
Los documentos deben ser sellados con la fecha de ingreso, por el encargado de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional. Esta parte del proceso la realizará el encargado del Departamento de Procesos Técnicos, los días viernes de cada semana.
El encargado del Departamento de Procesos Técnicos recibirá del jefe de la biblioteca, los documentos que ingresen cada semana, o en su defecto documentos de los ya existentes en la colección, en ambos casos, no debe exceder la cantidad de 40
documentos cada mes, mismos que deberá procesar
5
CONCLUSIONES
1. El manual de procesos técnicos, se considera una herramienta dinámica que surge de las necesidades de la biblioteca, sirve de guía para el personal de la biblioteca que realiza los procesos técnicos.
2. El propósito de este manual es orientar al personal que labora en el departamento de procesos técnicos.
3. El manual de procesos es un instrumento que facilita el trabajo a las personas que realizan los procesos técnicos en la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional EMDN.
6
RECOMENDACIONES
1. Se exhorta al director de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional, dar a conocer el manual de procesos técnicos como instrumento eficiente para su aplicación.
2. Se sugiere para dar cumplimiento a las normas estandarizadas internacionalmente reconocidas, se capacite al personal que tiene a su cargo los procesos técnicos.
3. Se insta a la administración de Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional, EMDN, que dé seguimiento a la utilización del presente manual.
7
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
1. Carmona, M. (2006). Manual de políticas de procesos técnicos para el
sistema de bibliotecas. Recuperado de:
bibliotecapiloto.gov.co/documentos/procesos_tecnicos/manuales/man ual_politicas_procesos_tecnicos.pdfhttp://www.bucaramanga.gov.co/d ocuments/manual_de_funciones.pdf
2. Reyes, P. (2012). El análisis de puestos. México: Limusa.
3. Sánchez Ruiperez, G. (1919). Manual de planificación para bibliotecas: sistemas y procedimientos. México: Pirámide.
4. Universidad Industrial de Santander. (2011). Manual específicos de
funciones y competencias. Recuperado de:
http://www.bucaramanga.gov.co/documents/manual_de_funciones.pdf
5. Valdez, J. (2008). Los manuales administrativos para el buen funcionamiento de bibliotecas mexicanas. Recuperado de: http://www.slideshare.net/SandraHaro/los-manuales-administrativos-para-el-buen-funcionamiento-de-las-bibliotecas-mexicanas
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGIA
TRIFOLIAR INFORMATIVO PARA LA BIBLIOTECA DE LA
ESCUELA TÉCNICA DE CAPACITACIÓN DEL ESTADO MAYOR
DE LA DEFENSA NACIONAL
Trifoliar
Trifoliar (continuación)
Reproducción y entrega de los instrumentos administrativos aprobados por el Director de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional (EMDN)
Luego de la revisión y aprobación de los instrumentos administrativos, se procedió a realizar la impresión final de los documentos.
10 Reglamentos internos de servicios.
10 Manuales de servicios para el personal administrativo.
CAPÍTULO 4
4. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
4.1 Evaluación de la etapa de Diagnóstico
El proceso de evaluación del diagnóstico fue realizado por la epesista, para lo cual utilizó una lista de cotejo, cuyos resultados se presentan a continuación:
Objetivos
Se investigó las circunstancias y situaciones, internas y externas, en las que se encuentran la institución y la Biblioteca; la información seleccionada permitió conocer la problemática de la Biblioteca, para determinar cuáles son las necesidades o problemas que la afectan.
Actividades
Se cumplió con el 95% de las tareas programadas, por lo que no hubo dificultades en el desarrollo del proyecto.
4.1.1 Tiempo
Las actividades se programaron para realizarlas durante los meses de marzo a junio de 2014; sin embargo, en la justificación, corrección y escritura final del informe, se precisó de más tiempo.
4.1.2 Responsables
Las autoridades y personal administrativo de la Escuela aportaron información sobre las actividades y procedimientos de la institución, lo que benefició la redacción del informe realizado por la epesista.
4.1.3 Descripción de la Institución/comunidad
La situación de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional se estableció con base en la observación institucional, administrativo, sociedad, relaciones, recursos humanos y finanzas; condición que proporcionó los elementos necesarios para redactar el diagnóstico de la Biblioteca.
4.1.4 Lista de carencias o necesidades
Con el análisis realizado en los diferentes sectores de la institución, se elaboró la lista de necesidades o carencias; mismas que se agruparon en cinco grupos:
Colecciones desorganizadas y en deterioro.
Personal sin especialización en bibliotecología para la atención a los usuarios.
Material bibliográfico sin procesos técnicos bibliotecarios.
Mobiliario inexistente para que estudiantes y maestros puedan estudiar o leer.
Material bibliográfico desactualizado.
4.1.5 Análisis y priorización de problemas
La información reunida permitió elaborar la lista de carencias o necesidades, mismas que fueron problematizadas y priorizadas, de acuerdo con las urgencias de la Biblioteca de la Escuela Técnica de Capacitación del Estado Mayor de la Defensa Nacional.
4.1.6 Problema seleccionado y solución propuesta
Al problematizar las carencias, se seleccionó el problema significativo, tomando como base los objetivos de la institución; luego se trabajó en la sistematización y viabilidad de la propuesta de solución.
