1 Marylinda Ruiz Valenzuela de Ortiz
Guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
M.A. María Teresa Gatica Secaida Asesora
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagogía
2 Guatemala, octubre de 2012 Este informe fue presentado por la autora, como trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, previo a optar el grado de Licenciada en Pedagogía y Administración Educativa.
3 ÍNDICE
CONTENIDO Pág.
Introducción i
CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO
1.1 Datos Generales de la Institución
1.1.1 Nombre de la Institución 1
1.1.2 Tipo de la Institución 1
1.1.3 Ubicación Geográfica 1
1.1.4 Visión 1
1.1.5 Misión 1
1.1.6 Objetivos 2
1.1.7 Metas 3
1.1.8 Políticas Institucionales 3
1.1.9 Docencia 3
1.1.10 Investigación 3
1.1.11 Extensión y Servicio 3
1.1.12 Políticas Generales 4
1.1.13 Estructura organizacional 5
1.1.14 Recursos (humanos, materiales, financieros) 6 1.2 Técnicas Utilizadas para el Diagnóstico 6 1.3 Lista de Carencias, Ausencias o Deficiencias 7 1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas 7 1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad 8
1.6 Problema seleccionado 9
1.7 Solución Propuesta viable y factible 9
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO 2.1 Aspectos generales
2.1.1 Nombre del proyecto 10
4
2.1.3 Localización 10
2.1.4 Unidad Ejecutora 10
2.1.5 Tipo de Proyecto 10
2.2 Descripción del proyecto 10
2.3 Justificación 11
2.4 Objetivos 11
2.4.1 Generales 11
2.4.2 Específicos 11
2.5 Metas 12
2.6 Beneficiarios 12
2.7 Fuentes financieras 12
2.8 Cronograma 13
2.9 Recursos (humanos, materiales, físicos financieros) 15
CAPÍTULO III
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados 16
3.2 Productos y logros 18
CAPÍTULO IV
PROCESO DE EVALUACIÓN
Evaluación del diagnóstico 70
Evaluación del perfil 70
Evaluación de la ejecución 70
Evaluación final 70
CONCLUSIONES 71
RECOMENDACIONES 72
BIBLIOGRAFÍA 73
APÉNDICE 74
5
Introducción
El proyecto Guía de Procedimientos para la Depuración y Eliminación de Duplicados de Expedientes de Exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se realizó en los meses de julio de 2010 a noviembre de 2011, financiado por la Secretaría académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Contiene cuatro capítulos conformados de la siguiente manera.
Capítulo I, el diagnóstico institucional, contiene la problemática detectada a través de las técnicas de observación, entrevista y la guía de análisis contextual en las que se recopiló la información necesaria para identificar las carencias institucionales, asimismo contiene la priorización de necesidades, opciones de solución y los estudios de viabilidad y factibilidad para identificar la solución adecuada.
Capítulo II, el perfil del proyecto, incluye el objetivo principal del proyecto, objetivos específicos, las metas, actividades para lograr los objetivos, el cronograma de actividades, el presupuesto necesario para la ejecución del proyecto y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
Capítulo III, se describe de manera detallada la ejecución del proyecto, con cada una de las actividades y los resultados de las mismas, los procesos y logros obtenidos. Además se incluye el documento Guía de Procedimientos para la Depuración y Eliminación de Duplicados de Expedientes de Exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos
de Guatemala. Capítulo IV, contiene la evaluación respectiva de cada una de las
actividades realizadas en base a lo planificado del proyecto, desde su inicio hasta la entrega del mismo. Las actividades se desarrollaron de manera satisfactoria, obteniéndose productos y logros concretos.
Se incluyen en el presente informe, las conclusiones, recomendaciones, la bibliografía consultada, anexos, y apéndice.
1 CAPITULO I
DIAGNÓSTICO 1.1 Datos Generales de la Institución
1.1.1 Nombre de la Institución
Facultad de Humanidades Universidad de San Carlos de Guatemala
1.1.2 Tipo de Institución
Educativa, presta servicios de educación Superior, en las carreras de Profesorado y Licenciatura en Pedagogía, Administración Educativa, Derechos Humanos, Educación Intercultural, Investigación Educativa, Lengua y Literatura, Bibliotecología, Filosofía y Arte.1
1.1.3 Ubicación Geográfica
Ciudad Universitaria, Edificio S-4 Campus Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
1.1.4 Visión
“Ser la Unidad Académica de la Universidad de San Carlos de Guatemala, especializada en la formación de profesionales con la excelencia académica en las distintas áreas de las Humanidades, que incidan en la solución de los problemas de la realidad y el desarrollo nacional.”2
1.1.5 Misión
“Formar profesionales de las distintas especialidades con preparación integral en docencia, extensión, investigación y servicio en la organización y participación de la comunidad y el desarrollo socio educativo nacional, regional e internacional.”3
__________________
1 Rolando Grajeda Tobar, Catálogo de Estudios. Departamento de Registro y Estadística. Dirección de Administración. Guatemala año 2000, pág. 271
2 Facultad de Humanidades, USAC. Trifoliar informativo, 2005, pp 2. 3 IBIDEM, pág. 3
2 1.1.6 Objetivos
“Desarrollar en el estudiante universitario una conciencia clara de la realidad educativa nacional, con el objeto que conozca y trate de satisfacer y solucionar las necesidades.
Investigar los diversos aspectos de la educación nacional, con el objeto de aplicar las mejores soluciones.
Preparar a los universitarios en las disciplinas diversas integradas de la Pedagogía, las Letras, la Filosofía, la Bibliotecología, los Idiomas y el Arte.
Colaborar, dentro del campo de sus propias actividades y disciplinas, en obras de divulgación y extensión universitaria.
Cumplir todos aquellos objetivos que por naturaleza de orientación le completen.
Integrar el pensamiento universitario, mediante una visión conjunta y universal de los problemas del hombre del mundo.
Investigar en los campos de las disciplinas filosóficas, históricas, literarias, pedagógicas, psicológicas, lingüísticas y en los que con ellas guardan afinidad y analogía.
Crear una amplia y generosa conciencia social en el conglomerado universitario, a fin de articular la función de la universidad y de sus estudiantes y egresados con las altas finalidades de la colectividad.
Preparar y titular a los profesores de segunda enseñanza, tanto en las ciencias naturales, como en las ciencias culturales y en las artes.
Dar en una forma directa a los universitarios y en forma indirecta a todos los interesados en las cuestiones intelectuales, una base de cultura general y de conocimientos sistemáticos del media nacional que le es indispensable para llenar eficazmente su cometido en la comunidad”.4
__________________
3 1.1.7 Metas
“Aumentar un 60% de profesionales educadores en las especialidades académicas: Filosofía, Letras, Pedagogía, Arte y Bibliotecología, Profesores de Enseñanza Media, Maestría y Doctorados.”
“Ampliar la cobertura de actualización docente al 100% en secciones departamentales.”5
Egresar un 95% de estudiantes en las carreras listadas anualmente.
1.1.8 Políticas Institucionales 1.1.8.1 Docencia
“Formar profesionales con un adecuado equilibrio en su formación humanística, científica y tecnológica.”
Actitudes innovadoras con metodologías innovadoras y participativas. Brindar oportunidades de formación a todos los sectores.
1.1.8.2 Investigación
“Desarrollar investigación básica y aplicada en áreas que respondan a las necesidades determinadas.”
“Promover sistemas de información que sirvan de base estructural para nuevos estudios y proyectos académicos”.6
1.1.8.3 Extensión y Servicio
“Desarrollar sistemas de servicios en función de lo que los usuarios requieran y de sus posibilidades de tiempos y recursos.”
Opinar, elaborar y participar juntamente con los usuarios en función de sus necesidades.
Proponer soluciones a los problemas seleccionados con la cobertura de servicios de la Facultad de Humanidades.7
__________________
5 Loc. Cit.
6 Organismo de Coordinación y Planificación Académica, Diseño Curricular, su fundamento teórico metodológica, Guatemala, 2003 USAC pp 34.
4 1.1.8.4 Políticas Generales
Promover el mecanismo de adecuación para el seguimiento de formación profesional y ocupacional de sus egresados, fuente de trabajo, para solventar en gran parte las necesidades económicas y políticas acorde a la realidad y en beneficio de la sociedad guatemalteca.
Dar cumplimiento a los fines y demás disposiciones expresadas en la Ley Orgánica de la Universidad de San Carlos de Guatemala y el Reglamento Interno.
Promover programas para actualizar la Red Curricular de Pensum de estudios de la Facultad de Humanidades.
1.1.8.5 Decanatura
Artículo 30 (Ref. Dto. 647 Cong.) Para ser Decano se requieren las calidades siguientes:
a) Ser originario de Centroamérica;
b) Ser miembro de la Facultad respectiva;
c) Haber ejercido la docencia universitaria por lo menos tres años. d) Estar en el goce de sus derechos civiles; y
e) Ser del estado seglar; Artículo 44
Los decanos representan y dirigen a sus respectivas Facultades, duran en el ejercicio de sus funciones cuatro años, pudiendo ser reelectos par un nuevo período si obtuvieren por lo menos el voto favorable de las dos terceras partes de los electores presentes, siempre que éstos sean los dos tercios más uno del total.
1.1.8.6 Secretaría Artículo 38
El Secretario será nombrado por la Junta Directiva de cada Facultad, a propuesta en terna del Decano.8
__________________
5 1.1.9 Estructura Organizacional de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala
ORGANIGRAMA GENERAL
9 Manual de Organización y Funcionamiento de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2011 JUNTA DIRECTIVA DECANATO CONSEJO EDITORIAL INSTITUTO DE FORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONSEJO DE DIRECTORES SECRETARÍA ACADÉMICA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Investigación Curricular Diseño Curricular Curricular SECRETARÍA ADJUNTA DEPTO. ARTE ESC. DE BIBLIOTEC OLOGÍA DEPTO. DE EXTENSIÓN DEPTO. FILOSOFÍA INST. DE INVESTIGACIONES HUMANISTAS INESLIN DEPTO. LETRAS DEPTO. PEDAGOGÍA A ESCUELA
POSTGRADO RELACIONES DEPTO.
PÚBLICAS
Personal Administrativo
ooo Control
Académico Recepción e
Información Tesorería Impresiones Archivo Vigilancia Personal Operativo Almacén Oficina de Asuntos estudiantiles Biblioteca Audiovisuales
Coord. De Pruebas
Orientación Información C o o rd. D e po rt e s C o o rd . E PS C o o rd. E sc . V acac io nes C o o rd. D e P ráct ic as Sec. De Invest.
Aplicada Sec.
Idiomas P la n Fi n d e sem an a C o o rd. D e J o rna da s C o o rd . D e Maes tr ía Á rea A d m ini str at iva C o o rd. D e D o cto rad o
Nota: aprobado en el Punto DECIMO NOVENO del Acta No. 15-2006, del 23 .05. 2006, modificado en Punto DECIMOCUARTO del Acta No. 07-2007 del 08.05.07 y Punto VIGESIMOTERCERO del Acta No. 14-2007 del 09.10.2007. Modificado por ampliación en Punto TRIGESIMO SEGUNDO, Inciso 32.8 del Acta No. 11-2008 del 15.07.2008; modificado en Punto DÉCIMOSEXTO del Acta 26-2011 del 27.10.1011, por Junta Directiva de la Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala.
6 1.1.10 Recursos
Humanos
El total de laborantes fijos e interinos de la Facultad de Humanidades es de 442 empleados.
Físicos
El edificio S-4 tiene un área de 1,250 mts².
Financieros
La Facultad de Humanidades, tiene destinado un presupuesto de Q. 32, 411,429.04 el cual se distribuye de la siguiente manera: 97% corresponde al pago de salarios, el 2% para materiales y suministros y el 1% para mantenimiento.
1.2 Técnicas utilizadas para el diagnóstico
Entrevista: Por medio de esta técnica se recabó información de manera
verbal, y el instrumento que se utilizó fue el cuestionario. La utilización de esta técnica permitió conocer más acerca aspectos administrativos, de infraestructura, procesos enseñanza aprendizaje, entre otros. El personal docente, administrativo y los estudiantes proporcionaron dicha información. Observación: Por medio de esta técnica se observó detenidamente las instalaciones de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos. Para ello se utilizó fichas de observación en donde se registró los datos obtenidos para posteriormente hacer un análisis de los mismos con el objeto de realizar un diagnóstico.
7 1.3 Lista de carencia, ausencias o deficiencias.
No existe presupuesto para contratar personal para que elimine papelería no trascendental.
Falta de Personal técnico capacitado, acerca de los procedimientos para la eliminación de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes PEM.
Hace falta atender adecuadamente a los usuarios.
No hay una comunicación eficiente.
Hace falta equipo de oficina actualizado.
Se necesita renovar equipo de informática.1.3.1 Cuadro de análisis y priorización de problemas
PROBLEMAS FACTORES QUE LO PRODUCEN POSIBLE SOLUCIÓN
Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
No existe presupuesto para contratar personal para que elimine papelería no
trascendental.
Falta de Personal técnico capacitado, acerca de los procedimientos para la eliminación de papelería no trascendental de los
expedientes de los estudiantes PEM.
Capacitar epesistas para que colaboren en la eliminación de expedientes sin utilidad. Elaboración de una guía que contenga los procedimientos a seguir para la depuración y eliminación de duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes PEM.
Deficientes relaciones humanas.
Hace falta atender adecuadamente a los usuarios.
No hay una comunicación eficiente.
Planificar y organizar cursos de relaciones humanas. Organizar un sistema de información intrainstitucional. Pobreza de
soporte operativo.
Hace falta equipo de oficina actualizado.
Se necesita renovar equipo de informática.
Renovar y actualizar los recursos de oficina.
Adquirir nuevo equipo de informática.
El Problema priorizado es: Acumulación de expedientes sin utilidad, en la Secretaría
Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
_________________________
8 Análisis de Viabilidad y Factibilidad
1. Capacitar epesistas para que colaboren en la eliminación de expedientes sin utilidad.
2. Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y eliminación duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media de las diferentes especialidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Después de aplicarse el análisis de factibilidad y viabilidad, vemos que la opción dos es la viable.
Indicadores Opción 1 Opción 2
SI NO SI NO Financieros
1 ¿Se cuenta con financiamiento externo? x X
2 ¿Se cuenta con suficiente recursos financieros? x x 3 ¿El proyecto se ejecutará con recursos propios? x x 4 ¿Se cuenta con fondos extras para imprevistos? x X 5 ¿Existe posibilidad de crédito para el proyecto? x X Administrativo Legal
6 ¿Se tiene autorización legal para el proyecto? x x 7 ¿La implementación del proyecto cumple con las leyes
del país?
x x
Técnico
8 ¿Se cuenta con recursos tecnológicos para el proyecto? x x 9 ¿Se tiene insumos necesarios para el proyecto? x x 10 ¿Se tiene bien definida la cobertura del proyecto? x x 11 ¿Se cuenta con la infraestructura necesaria para el
proyecto?
x x
12 ¿El tiempo programado es suficiente para la ejecución del proyecto?
x x
13 ¿Se ha definido claramente las metas? x x
Político
14 ¿La institución será responsable del proyecto? x x 15 ¿El proyecto es de vital importancia para la institución? x x Cultural
16 ¿El proyecto responde a las expectativas culturales de la universidad?
x x
17 ¿El proyecto está diseñado acorde al aspecto lingüístico de la universidad?
x x
Social
18 ¿El proyecto beneficia a la mayoría de la población universitaria?
x x
19 ¿El proyecto toma en cuenta a las personas no importando su nivel académico?
x X
20 ¿El proyecto genera conflicto entre grupos sociales? x X
9 1.4 Problema seleccionado
Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
1.5 Solución propuesta como viable y factible
Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y eliminación duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media de las diferentes especialidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
10 CAPITULO II
PERFIL DEL PROYECTO 2.1 Aspectos generales del proyecto
2.1.1 Nombre del proyecto
Guía de procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.1.2 Problema
Acumulación de duplicados de expedientes sin utilidad, en la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.1.3 Localización del proyecto
Facultad de Humanidades, edificio S-4 Universidad de San Carlos de Guatemala, Campus Central, Zona 12, Guatemala.
2.1.4 Unidad Ejecutora
Facultad de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala. 2.1.5 Tipo de proyecto
De Servicio.
2.2 Descripción del proyecto
El proyecto consiste en la implementación de una guía de procedimientos a realizar para la depuración y eliminación de expedientes de estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía de las diferentes especialidades: Administración Educativa, Arte, Inglés, Lengua y Literatura, Bibliotecología, etc. de la Sede Central y Secciones Departamentales de la Facultad de Humanidades. Se diseñó de acuerdo al reglamento de conservación RC 01-2006, del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), llevando a cabo las diversas gestiones para su aprobación. Entre ellas: redactar carta de solicitud dirigida a la Licda. Amanda Judith López de León Presidenta del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Archivo General.
11 2.3 Justificación
Debido al incremento de estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía de las diferentes especialidades: Administración Educativa, Arte, Inglés, Lengua y Literatura, Bibliotecología, etc. de la Sede Central y Secciones Departamentales de la Facultad de Humanidades que se someten al examen especial; quienes deben presentar expedientes completos en original y copia para poder optar a realizarlo, se hace necesario contar con una guía que indique los procedimientos a seguir para la depuración y eliminación de dicha papelería, y de esta manera evitar la acumulación de expedientes con duplicados, sin utilidad, en la oficina de la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades.
2.4 Objetivos
2.4.1 General
Proporcionar una guía de procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. 2.4.2 Específicos
3.1 Elaborar una guía que contenga los procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, según los lineamientos de Archivo General en base a la Regla de Conservación (RC), Selección y Eliminación de Documentos.
3.2 Socializar la guía de procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala con nuevos epesistas.
12 2.5 Metas
Entregar 1 documento de consulta para realizar los procedimientos de eliminación de papelería de expedientes, según los lineamientos de Archivo General, en base a la Regla de Conservación (RC), Selección y Eliminación de Documentos, en un período de 1 año.
Socializar con 10 personas el documento de consulta para realizar los procedimientos de eliminación de papelería de expedientes, según los lineamientos de Archivo General, en base a la Regla de Conservación (RC), Selección y Eliminación de Documentos.
2.6 Beneficiarios 2.6.1 Directos
El personal administrativo de la Secretaría Académica de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
2.6.2 Indirectos
Los estudiantes de Pedagogía de las diferentes especialidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala de la Sede Central y Secciones Departamentales. 2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto
No. Responsable Cantidad Costo Total
1. Facultad de Humanidades Empastados de actas 3,000.00
2. Facultad de Humanidades Empastados de Expedientes
2,000.00
TOTAL Q. 5,000.00
No. Descripción Cantidad Costo Total
1. Hojas bond 500 Q. 75.00
2. Fotocopias 75 Q. 15.00
3. Tinta para impresora 4 Q. 600.00
4. Empastado del texto original y guía 2 Q. 120.00 5. Fotocopiado de guía y empastado 5 Q. 500.00
6. Gastos personales Q. 1500.00
7. Imprevistos Q. 300.00
13 Autogestión del Epesista
2.8 Cronograma de Actividades de Ejecución del Proyecto MESES
No. ACTIVIDAD JUL
2010 AGO 2010 SEPT 2010 OCT 2010 NOV 2010 DIC. 20 10 ENE 2011 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4
1 Inicio de depuración y archivo de expedientes de estudiantes de profesorado noviembre 2009.
P E 2 Elaboración de carta de solicitud para
eliminación de duplicados de expedientes.
P E 3 Gestionar aprobación de solicitud de
eliminación de expedientes.
P E 4 Depuración y archivo de expedientes del
año 2009.
P E 5 Destrucción y eliminación de expedientes
de exámenes de profesorado de nivel intermedio.
P E 6 Depuración y archivo de expedientes del
año 2008.
P E 7 Depuración y archivo de expedientes del
año 2007.
P E 8 Destrucción y eliminación de expedientes
de exámenes de profesorado de nivel intermedio.
P E 9 Revisión de la selección, depuración y
eliminación de expedientes.
P E 10
Investigar la temática a desarrollar en la guía.
P E
11
Leer la información recopilada de la investigación.
P E
14
No. ACTIVIDAD FEB
2011 MAR 2011 ABR 2011 MAY 2011 JUN 2011 JUL 2011 AGO 2011 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3. 4 1 . 2 3. 4
12 Dosificación de contenidos para la
elaboración de la guía de procedimientos para la eliminación de duplicados.
P E 13 Redacción de de la guía de
procedimientos para la eliminación de duplicados.
P E 14 Capacitación de nuevos epesistas P E 15 Empastado de documentos depurados y
actas.
P E 16 Primera presentación del informe y de la
guía al asesor
P E 17 Segunda presentación del informe y de la
guía al asesor
P E
P= Planificado E=Ejecutado
No. ACTIVIDAD SEP
2011 OCT 2011 NOV 2011 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4 1 . 2 3 . 4
18 Redacción del Informe final del proyecto. P E 19 Validación de una guía sobre
procedimientos de Eliminación de Duplicados.
P E 20 Presentación del Informe final del
proyecto.
P E 21 Entrega de las guías sobre
procedimientos de Eliminación referente a duplicados, a la Facultad de
Humanidades.
P E
22 Inauguración del Proyecto. P E
15 2.9 Recursos a utilizar en la ejecución del proyecto
2.9.1 Humanos
2.9.1.1 Decano Lic. Walter Mazariegos
2.9.1.2 Licda. Iliana Cardona, Secretaria académica 2.9.1.3 Secretaria, Massiel Martínez
2.9.1.4 Epesista 2.9.1.5 Estudiantes
2.1.9.6 Personal Operativo
2.1.9.7 Personal de la Empresa Reciclajes de papel y plástico de Guatemala “REPPGUA”
2.9.2 Materiales
2.9.2.1Mesas de madera 2.9.2.2 Sillas
2.9.2.3 Cajas de cartón 2.9.2.4 Expedientes
2.9.2.5 Insumos de oficina 2.9.2. Bolsas para basura
2.9.3 Físicos
16 CAPITULO III
3. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO 3.1 Actividades y Resultados
No. ACTIVIDADES PROGRAMADAS RESULTADOS
1. Inicio de depuración y archivo de expedientes de estudiantes de profesorado noviembre 2009.
Se logró iniciar con la depuración de los expedientes de los estudiantes de las diferentes carreras de PEM. Del mes de noviembre y se archivó lo depurado.
2. Elaboración de carta de solicitud para eliminación de duplicados de
expedientes.
Se redactó y entregó una carta de solicitud para la eliminación de duplicados a las autoridades del Archivo General de la Usac. 3. Gestionar aprobación de solicitud de
eliminación de expedientes.
Se obtuvo la aprobación de las autoridades de AGUSAC para el inicio de la eliminación de
duplicados. 4. Depuración y archivo, de expedientes
del año 2009.
Se logró la depuración de expedientes del año 2009. 5. Destrucción y eliminación de
expedientes de exámenes de profesorado de nivel intermedio.
Con el apoyo de la empresa Recicladora Reppgua, se logró destruir los duplicados de los expedientes, bajo supervisión. 6. Depuración y archivo de expedientes
del año 2008.
Se alcanzó la depuración de expedientes del año 2008 y se archivó lo depurado.
7. Depuración y archivo de expedientes del año 2007.
Se obtuvo la depuración de expedientes del año 2007 y se archivó lo depurado.
8. Destrucción y eliminación de expedientes de exámenes de profesorado de nivel intermedio.
Con el apoyo de la empresa Recicladora Reppgua, se logró destruir los duplicados de los expedientes, bajo supervisión. 9. Revisión de la selección, depuración
y eliminación de expedientes.
Se culminó la revisión de expedientes.
10. Investigar la temática a desarrollar en la guía.
Se obtuvo información de diferentes fuentes para la realización de la guía.
17 11. Leer la información recopilada de la
investigación.
Se recopiló la información más relevante y adecuada para diseñar la guía para la eliminación de duplicados.
12. Dosificación de contenidos para la elaboración de la guía de
procedimientos para la eliminación de duplicados.
Se ordenó de manera lógica los contenidos a incluirse en la guía.
13. Redacción de la guía de
procedimientos para la eliminación de duplicados.
Se inició la elaboración de la guía.
14. Capacitación de nuevos epesistas Se capacitó a los nuevos epesistas en proceso de eliminación y archivo de documentos.
15. Empastado de documentos depurados y actas.
Se envió a empastar los
documentos depurados y actas originales.
16. Primera presentación del informe y la guía al asesor
La asesora realizó las correcciones a la primera parte del informe de la Epesista.
17. Segunda presentación del informe y de la guía al asesor
La asesora realizó las correcciones a la segunda parte del informe de la Epesista.
18. Redacción del Informe final del proyecto.
Se redactó el informe final del proyecto.
19
Validación de una guía sobre procedimientos para la Eliminación de Duplicados de Expedientes
Se logró la aceptación del documento que proporcionará información a los nuevos epesistas acerca de los pasos a seguir en el proceso de eliminación.
20. Presentación del Informe final del proyecto.
La Epesista presentó el informe final corregido.
21. Entrega de las guías de
procedimientos de Eliminación de Duplicados a la Facultad de Humanidades.
Para que se cuente con una
documentación apropiada acerca de los procedimientos a seguir en la eliminación de duplicados, se hizo entrega de las guías a las
autoridades de la Facultad de Humanidades de la Usac.
22. Inauguración del Proyecto. Se logró inaugurar el proyecto sobre una guía de procedimientos para la Eliminación de Duplicados a la Facultad de Humanidades.
18 3.2 Producto
Elaboración de una guía de procedimientos para la depuración y eliminación duplicados de papelería no trascendental de los expedientes de los estudiantes de Profesorado de Enseñanza Media de las diferentes especialidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
3.3 Logros
Proveer un instrumento a la Facultad de Humanidades, que proporcione el ordenamiento, archivo, selección, depuración y empastado de los expedientes de los estudiantes de Profesorado en las diferentes especialidades.
Contribuir con la institución por medio de una guía de procedimientos para la eliminación de duplicados, con la finalidad de facilitar el trabajo de actas y expedientes de Profesorado en las diferentes especialidades.
Capacitar a los nuevos epesistas en proceso de eliminación y archivo de documentos.
19 Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía
Guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de
Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Marylinda Ruiz Valenzuela de Ortiz
20 ÍNDICE
Pág.
Introducción i
Justificación ii
Objetivos iii
Antecedentes Históricos del (CISED) 1
Acuerdos sobre Nombramientos 2
Reglamento del Archivo General de la Universidad 5 Objetivos del Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos 15
Normalización, selección y valoración de series documentales
de la Usac 16
Título del Procedimiento: Normalización, selección y valoración de
series documentales de la Usac 17
Formulario de normalización, valoración y eliminación
de series documentales 20
Eliminación de documentos de archivo autorizada
por el -CISED-. Objetivos, normas, formularios, descripción. 33
Procedimiento: Eliminación de documentos de archivo
autorizada por el CISED-. Pasos a seguir. 35
Instructivo para llenar el formulario de solicitud para
eliminar documentos 39
Resumen de Procedimientos a Realizar para la Eliminación
de Documentos 41
21 INTRODUCCIÓN
La presente guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, contiene los acuerdos, artículos, formularios, normativos, reglamentos, etc. De acuerdo al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos -CISED- del Archivo General para realizar el proceso de depuración y eliminación de toda aquella papelería no trascendental de los estudiantes de dicha Facultad.
La guía de Procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado, se propone con la finalidad de hacer más eficiente la atención al usuario y evitar la acumulación de duplicados sin utilidad.
Asimismo las gestiones y los pasos a seguir desde que se recibe la documentación a depurar como revisar cada expediente, separando lo que se va a depurar y lo que se va a archivar, redactar la carta de autorización para la eliminación de duplicados, proceso de destrucción, redacción de actas para dejar constancia de lo que se depuró, redacción de un informe de lo depurado, y enviarlo a empastar.
22 JUSTIFICACIÓN
Debido a la gran cantidad de estudiantes que se someten al examen especial de Profesorado de Enseñanza Media en las diferentes especialidades de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, y a la cantidad de duplicados en los documentos que se les solicita para su expediente como requisito, se hace necesario crear una Guía de Procedimientos para la Depuración y Eliminación de Duplicados de Expedientes, según el reglamento de Selección y Eliminación del Archivo General, para eliminar toda aquella papelería no indispensable, que únicamente ocupa un espacio y no es de utilidad en esta Facultad. De igual forma estaremos contribuyendo con el Medio Ambiente, reciclando toda la papelería que se descarte.
23 OBJETIVOS
General
Proporcionar una guía de procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Específicos
Elaborar una guía que contenga los procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, según los lineamientos de Archivo General en base a la Regla de Conservación (RC), Selección y Eliminación de Documentos.
Socializar la guía de procedimientos para la depuración y eliminación de duplicados de expedientes de exámenes de Profesorado para la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala con nuevos epesistas.
24 Antecedentes Históricos del Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Archivo General de la Universidad de San Carlos de
Guatemala (AGUSAC)
La comisión de rescate y resguardo de la documentación de la Universidad de
San Carlos de Guatemala fue nombrada por medio del Acuerdo de Rectoría No. 905-92 de fecha 13 de mayo de 1992 la cual tenía a su cargo realizar
evaluaciones de Archivo. Antes de esta fecha se realizaban eliminaciones de documentos de manera empírica. En el año 1998 ingresa una nueva comisión para la eliminación de duplicados. De los años 2003 al 2006 se realizaron estudios de documentos.
El Comité Institucional de la Selección y Eliminación de Documentos del 3 de septiembre de 1998 hace referencia CRRD 05-95 con fecha 7 de agosto de 1995 en el cual se dictamina qué tipos documentales se pueden eliminar en expedientes de graduandos. Esta comisión estuvo integrada por historiadores Lic. Danilo Dardón, Lic. Oscar Haussler, Lic. Gabriel Morales. En el área administrativa estuvo la Licda. Gloria de Soria, Jefa de Archivo, Documentalista, Señora Gladis Morales, Estudiante de Historia, La Señora Telma Porres. Dicha comisión funcionó hasta el primer semestre del año 1998.
El Comité de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) fue creado por el Acuerdo de Rectoría No. 960-98 de fecha 3 de septiembre de 1998 con el Lic. Carlos Juárez, Jefe de Archivo, Licda. Ingrid Santos, Técnica de Archivo, Lic. Augusto Cazali Ávila, Representante del Rector, Señor César López, Representante de Asuntos Jurídicos, Licda. Milagro Fajardo, Historiadora.
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Nota: De la pág. 24-67
Universidad de San Carlos de Guatemala,Manual de Normas y Procedimientos del Archivo General, 2009 Universidad de San Carlos de Guatemala Manual de Organización del Archivo General Actualizado. Rectoría de la Universidad de San Carlos de Guatemala, Acuerdo de Rectoría No. 884-2006, Reglamento del Archivo General, Consejo Superior Universitario 1997
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25 ACUERDOS DE RECTORÍA PARA EL ARCHIVO GENERAL DE LA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA (AGUSAC)
ACUERDO No. 905-92
“Nombrar a las siguientes personas para que integren la Comisión de Rescate y Resguardo de la Documentación de la Universidad de San Carlos de Guatemala, señora GLORIA ELIZABETH JUAREZ ARITA DE SORIA, Jefe del Archivo General y Centro de Documentación, quien actuará como Coordinadora; Señora GLADYS HAYDEE MORALES HERNANDEZ, del centro de Documentación; y Señora THELMA PORRES DE MONTEAGUDO; Doctor GUSTAVO PALMA MURGA, Licenciado RICARDO DANILO DARDON FLORES, Licenciado GABRIEL MORALES CASTELLANOS, Licenciado ENRIQUE GORDILLO CASTILLO y Licenciado OSCAR ADOLFO HAEUSSLER PAREDES, de la Escuela de Historia. Esta Comisión tendrá a su cargo la evaluación de los archivos universitarios (dependencias de Rectoría, Unidades Facultativas, Escuelas y Centros Regionales); elaborar y presentar el informe correspondiente a la Dirección General de Administración. COMUNIQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los trece días del mes de mayo de mil novecientos noventa y dos. (ff) Dr. Juan Alfonso Fuentes Soria, Rector; Dr. Marco Antonio Quezada Díaz, Secretario General.”
ACUERDO No. 996-2006
“Nombrar, a partir del 01 de julio de 2006, como integrante del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en sustitución de la licenciada Rebeca Chávez Gálvez, a la licenciada AMANDA JUDITH LÓPEZ DE LEÓN, Jefa del Archivo General de la Universidad. El presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No. 960-98, de fecha 03 de Septiembre de 1998, por medio del cual se nombro dicho Comité. COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los cuatro días del mes de agosto de dos mil seis. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo.”
26 ACUERDO NO. 0242-2007
“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en sustitución del Licenciado Augusto Cazali Ávila, a la Maestra ANNA CARLA ERICASTILLA SAMAYOA. El presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No. 960-98, de fecha 03 de Septiembre de 1998, por medio del cual se nombro dicho Comité. COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintitrés días del mes de Febrero de dos mil siete. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”
ACUERDO NO. 056-2009
“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, a la Licenciada Silvia Aracely González Cano, Asesora Jurídica de la Dirección de Asuntos Jurídicos, en sustitución del Licenciado Adrián Marín Bonilla. El presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No.960-98 de fecha 03 de septiembre de 1998, por medio del cual se nombró dicho Comité y sustituye al Acuerdo de Rectoría No. 1650-2009 de fecha 28 de julio de 2009. COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintidós días del mes de septiembre de dos mil nueve. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”
ACUERDO No.1650-2009
“Nombrar, como integrante del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, al Licenciado Adrián Marín Bonilla, en sustitución de la Maestra Anna Carla Ericastilla Samayoa. El presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No. 960-98, de fecha 03 de septiembre de 1998, por medio del cual se nombró dicho Comité. COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintiocho días del mes de julio de dos mil nueve. (ff) Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios, Rector; Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo, Secretario General.”
27 ACUERDO No. 647-2003
“Nombrar, en sustitución del Licenciado César Efraín López Girón, al Licenciado Adrián Marín Bonilla, como representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos, ante el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. El presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No.960-98, de fecha 3 de Septiembre de 1998, COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veintiséis días del mes de julio de dos mil tres. (ff) Dr. M.V. Luis Alfonso Leal Monterroso, Rector, Dr. Carlos Enrique Mazariegos Morales, Secretario General.”
ACUERDO No.196-2000
“Autorizar, el nombramiento, a partir del día 4 de octubre de 1999, como integrante del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en sustitución del Licenciado Carlos Humberto Juárez Vargas, a la Licenciada REBECA CHAVEZ GALVEZ, Jefa del Archivo General de la Universidad. El presente Acuerdo modifica parcialmente el Acuerdo de Rectoría No.960-98, de fecha 3 de septiembre de 1998, por medio del cual se nombró dicho Comité. COMUNÍQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los veinticuatro días del mes de febrero del año dos mil. (ff) Ing. Agr. Efraín Medina Guerra, Rector; Dr. Mynor René Cordón y Cordón, Secretario General.”
ACUERDO No.960-98
Nombra para quien integran el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, a las siguientes personas: Licenciado CARLOS HUMBERTO JUAREZ VARGAS, Jefe del Archivo General de la Universidad, quien actuará como Coordinador; Señora INGRID JEANNETE SANTOS DE GENOVEZ, como Representante del señor Rector; Señor CESAR EFRAIN LOPEZ GIRÓN, como Representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos, y Licenciada MARIA MILAGRO FAJARDO RIOS, Historiada. De su actuación, debería informar a esta COMUNIQUESE. Dado en la ciudad de Guatemala, a los tres días del mes de septiembre de mil novecientos noventa y ocho. (ff) Ing. Agr. Efraín Medina Guerra, Rector; Dr. Mynor René Cordón y Cordón. Secretario General”.
28 REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS CAPITULO I
DE LA NATURALEZA
Artículo 1. Definición. El Archivo General de la Universidad de San Carlos es el ente encargado de la organización, preservación y servicio del Patrimonio Documental producido por la Universidad en el ejercicio de sus funciones y actividades.
Punto DECIMO, Acto No.13-97
Funcionará como una dependencia adscrita a la Dirección General de Administración de la Universidad de San Carlos.
Artículo 2. Fuente Histórica. El Archivo General de la Universidad de San Carlos, será la fuente histórica de investigadores, docentes, administrativos, estudiantes, ex trabajadores universitarios y otros, siendo su objetivo principal coadyuvar a la investigación socio-histórica para la difusión cultural.
Artículo 3. De sus fondos. Los fondos del Archivo General de la Universidad de San Carlos estarán conformados por:
a) Documentación generada y recibida en la Universidad de San Carlos de Guatemala posea un valor científico cultural.
b) Archivos privados y particulares adquiridos por compra, donación o en calidad de depósito.
Artículo 4. Documentación de Valor Científico Cultura. Se consideran de valor científico cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos y audiovisuales y testimonio y reflejen el desarrollo del que hacer de la universidad, tales como: pergaminos, cédulas reales, microfilms, transparencias, diapositivas, actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, cintas magnéticas, disquetes y todos aquellos documentos que reflejen la historia universitaria. Para establecer y los tiempos contemplados en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos.
Artículo 5. Los artículos adquiridos por compra, donación o en calidad de depósito, recibirán el mismo tratamiento técnico establecido en el presente reglamento y en las normas que dicte el Archivo General utilizado para los fondos documentales de la Universidad de San Carlos.
29 Artículo 6. Del Archivo en Gestión. El Archivo en Gestión se refiere al archivo que organiza cada dependencia, sección o área de una dependencia y contiene la documentación cuyo trámite no ha incluido la que por distintas razones es fuente de consulta en forma constante.
Artículo 7. Del Archivo Central. El Archivo Central es el que concentra la documentación producto de la gestión administrativa, cuyo trámite ha concluido y que pertenece a todas las dependencias, secciones y áreas de una Unidad Académica y de las Oficinas Centrales. Orgánicamente se encuentra ubicado en la Secretaría de cada Facultad, Escuela no Facultativa, en la Secretaría General de Rectaría y en la Dirección de cada Centro Regional.
CAPITULO II
FINALIDAD Y OBJETIVOS
Artículo 8. Finalidad del Archivo General. El Archivo General tiene como finalidad preservar, difundir y poner al servicio de la investigación y comunidad universitaria el patrimonio histórico documental de la Universidad de San Carlos, así como los fondos documentales privados o particulares que se encuentren bajo su custodia.
Artículo 9. .De sus objetivos. Son objetivos del Archivo General los siguientes: a) La protección, conservación, regulación y modernización técnico científica
de los archivos y de la Universidad, que constituyen el patrimonio histórico y cultural de la misma.
b) Implementar la estructura del Archivo General de la USAC, de manera que permita organización en la producción documental administrativa de la Institución, teniendo control sobre el ciclo vital del documento desde su creación hasta su archivamiento o eliminación, centralizando y preservando el patrimonio documental de la Universidad.
c) Servir como centro de investigación administrativo histórico, cultural y científico.
d) Proveer a la comunidad universitaria de un Archivo General, técnicamente organizado que proporciones servicio de información e investigación oportuna y efectiva.
30 e) Servir como centro de prácticas para el estudiante universitario que curse las carreras de Archivística, Historia, Museografía y otras carreras en que estuvieren interesados.
CAPITULO III DE LA CONSTITUCIÓN
Artículo 10. Del Archivo General. El Archivo General será el ente central y de consulta, rector del Sistema de Archivos Universitarios de la Universidad de San Carlos, constituido por el Archivo General, los Archivos Centrales de las Facultades, Escuelas no. Facultativas, Centros Regionales, Oficinas Centrales, Archivos Sectorial de la Dirección General Financiera y los archivos en gestión de las distintas dependencias.
Artículo 11. El Archivo General está estructurado por la Unidad de Consultoría Archivística, la Escuela de Capacitación, las Áreas Administrativas, de Administración de Documentos, de Archivo Histórico, de Preservación y de Servicios Complementarios, la cual estará dividida en dos subáreas de Publicaciones Impresas y Divulgación.
CAPITULO IV DE LAS FUNCIONES
Artículo 12. De las Funciones de los Órganos del Archivo General las siguientes: 12.1 De la Unidad de Consultoría Archivística: asesor y evaluar archivos de entidades públicas, privadas y particulares, cuando le sea solicitado;
12.2 De la Escuela de Capacitación: organizar e impulsar la capacitación de recursos humanos universitarios y extrauniversitarios en el campo de la archivística, conservación de documentos y otro afines a los objetivos de los archivos; y
12.3 De las Áreas Administrativas, de Administración de Documentos, de Archivo Histórico, de Preservación y de Servicios Complementarios:
a) Normar la organización, clasificación, ordenación y eliminación de documentos en los Archivos Centrales y Archivos en Gestión.
31 b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, administrar y facilitar los documentos que constituyen el Patrimonio histórico de la Universidad, así como de documentación privada y particular que se encuentre bajo la custodia del Archivo General.
c) Planificar y elaborar los procesos de la información y de servicio al usuario.
d) Reproducir los documentos que sean más consultados o los que estén en proceso de deterioro, para procurar la conservación de los mismos en el mejor estado posible.
e) Organizar el fondo documental especializado en temas archivísticos e históricos de la USAC.
f) Mantener actualizado el servicio de información. CAPITULO V
DEL PLAZO DE CONSERVACIÓN
Artículo 13. Del Plazo de Conservación de los Archivos. La permanencia de la diferente documentación en los Archivos, ser rige por las normas siguientes:
13.1 Los Archivos Centrales (Facultades, Escuelas no Facultativas, Oficinas Centrales) y el Archivo Sectorial (Dirección Financiera), conservarán toda su documentación por un período de dieciocho años; posteriormente, aquella que posea valor científico cultural, será transferida al Archivo General de la USAC, tomando en cuenta del artículo 4 de este Reglamento, así como Normas, Instructivos y Procedimientos establecidos.
13.2 Excepción: La documentación de los Centros Regionales se conservará permanentemente en sus Archivos Centrales, en consecuencia, deberán enviar semestralmente al Archivo General sus Instrumentos Descriptivos (Índice, Inventarios, etc.)
13.3 Los Archivos en Gestión (departamentos, escuelas, secciones, etc.) conservarán sus documentos en la misma oficina por un período de dos años después de concluida su gestión. Transcurrido este tiempo, serán trasladados al Archivo Central o Sectorial que les corresponda.
Los plazos mencionados en este artículo podrán ser ampliados según el requerimiento de las circunstancias.
32 TITULO II
CAPITULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO
Artículo 14. Del Sistema de Archivos Universitarios. Se crea el Sistema de Archivos Universitarios el cual estará compuesto por las instituciones siguientes:
a) El Archivo General como entre Rector;
b) Los Archivos Centrales de las Unidades Académicas; c) Un Archivo Sectorial de la Dirección General Financiera; y
d) Los Archivos en Gestión de todas las dependencias universitarias.
Artículo 15. Del Personal. El Archivo General estará a cargo de un Jefe y del personal técnico y administrativo que se requiera. La selección de este personal quedará sujeta a las normas y procedimientos de la Unidad de Reclutamiento y Selección de la División de Administración del Personal.
Artículo 16. Los Archivos Centrales estarán a cargo de un Jefe, personal técnico y administrativo necesario. Rigiéndose la selección de personal por el mismo procedimiento señalado en el artículo anterior.
Artículo 17. Las atribuciones del personal técnico y administrativo estarán incluidas en el Manual de Organización del Archivo General.
Artículo 18. Los fondos documentales del Archivo Gen eral serán clasificados con un criterio orgánico, que tendrá como base el principio de procedencia. Esto significa que debe atenderse a la ubicación jerárquica de cada dependencia y a los objetivos y funciones de las mismas.
Artículo 19. El ingreso de los documentos al Archivo General se efectuará de las siguientes formas:
a) Por medio de transferencia b) Por compra y/o
c) Por donación por herencia o cualquier otro sistema de adquisición.
Artículo 20. Los documentos del Archivo General no podrán salir del mismo, con excepción que sean utilizados en una actividad cultural y previa solicitud por escrito autorizada por el Jefe del Archivo General y Visto Bueno del Director.
General de Administración; o bien, a requerimiento de altas autoridades universitarias siguiendo el procedimiento antes mencionado.
33 Artículo 21. El documento que haya salido del Archivo General con base en el artículo 20 de este Reglamento, deberá ser devuelto en un plazo no mayor de 15 días.
Artículo 22. La persona o autoridad universitaria que haya recibido en préstamo los documentos, quedará obligada a devolverlos al Archivos General, una vez finalizada su utilización para los fines citados. Dicha persona será responsable de cualquier deterioro, extravío, alteración, sustracción que sufran los documentos; se le sancionará de conformidad con las leyes penales de nuestro país en lo que le fueren aplicables.
Artículo 23. De la propiedad intelectual. Los trabajos o investigaciones realizados por funcionarios o empleados del Archivo General de la USAC, con fondos documentales del mismo, serán propiedad intelectual de la Universidad de San Carlos.
Artículo 24. Para salvaguardar los derechos de propiedad intelectual que corresponde a las USAC, se podrán extender copias con autorización de la Jefatura del Archivo General de la USAC, únicamente para fines docentes. Por lo que queda prohibida la reproducción total y parcial de las producciones documentales de las Institución.
CAPITULO II REGIMEN FINANCIERO
Artículo 25. El Archivo General de la USAC deberá figurar con una partida presupuestal específica dentro del presupuesto de la Dirección General de Administración –nunca menor a la del año anterior – para organización, funcionamiento y mejoramiento del mismo.
Artículo 26. De otros Fondos. Al Archivo General de la USAC podrán ingresar fondos por concepto de asesorías, capacitación o evaluación y dictámenes de unidades de archivo proporcionadas a empresas particulares o entidades estatales que así lo requieran; todo a través del Fondo Privativo que se creará para tal efecto.
34 TITULO III
SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 27. El Archivo General dictará las normas sobre selección y eliminación de documentos que se aplicarán en la Universidad de San Carlos; para el efecto debe atenderse a lo estipulado en el Normativo de Selección y Eliminación de Documentos.
Artículo 28. Del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Se crea el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos como el órgano encargado de hacer que se cumplan las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores. Artículo 29. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos estará integrado por seis miembros: Una representante del Rector y un representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos, nombrados por el Rector, el Jefe del Archivo General, quien lo presidirá, un técnico del Área del Archivo Histórico, el jefe o encargado del archivo del entre productor y un historiador, nombrado por el Rector a propuesta del Jefe del Archivo General.
Artículo 30. Todas las dependencias de la Universidad están obligadas a solicitar el criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar documentos y acatar las resoluciones que al respecto emita el Comité.
Artículo 31. Los miembros del Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos trabajarán en forma adhonorem y se reunirán cinco veces por año en forma bimestral, previa convocatoria del presidente del Comité.
Artículo 32. La forma de eliminación de los documentos se hará con base en el Normativo que para el efecto emita el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Artículo 33. Selección de Documentos. Es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para determinar sus períodos de retención de documentos, en base a los cuáles se elaborarán Listados de Control de Documentos.
Artículo 34. Eliminación de Documentos. Es suprimir o destruir la documentación que por cualquier causa se encuentra duplicada, o que por su contenido carezca de importancia con el paso del tiempo.
35 TITULO IV
SANCIONES
Artículo 35. El funcionario, trabajador o persona, que sustraiga, altere, deteriore, extravíe, autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo 27 del presente reglamento y del artículo 19 del Decreto Número 1768, de fecha 12 de julio de 1968, será responsable de conformidad con la legislación penal vigente de nuestro país.
TITULO V
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 36. Del Archivo Sectorial. El Archivo Sectorial estará constituido por los archivos en gestión de las dependencias de la Dirección General Financiera que se caracterizan por ser documentos contables, mismos que serán conservados conforme a las leyes que rigen para el país, debiendo transferir al Archivo General de la USAC únicamente los que se consideren históricos tales como libros contables principales y auxiliares, informes financieros, nóminas de sueldo originales y otros que determine el Archivo General de la USAC, que hubieren cumplido dieciocho años.
Artículo 37. Del Comité Consultivo. El Archivo General de la USAC creará un Comité Consultivo integrado por el Jefe del Archivo General y cinco Jefes de Archivo Centrales, nombrados ad-honorem por el Director General de Administración a propuesta de la jefatura del Archivo General. Dicho nombramiento tendrá vigencia por un plazo de dos años.
Artículo 38. Funciones del Comité Consultivo. Son funciones del Comité Consultivo las siguientes:
a) Apoya e impulsar todas las acciones del Archivo General; y
b) Proponer actividades que coadyuven al mejoramiento del Sistema de Archivos Universitarios.
Artículo 39. Las colecciones que conservará la sub-área de Publicaciones Impresas del Área de Servicios Complementarios del Archivo General de la USAC, estarán constituidas por: libros, publicaciones periódicas, tesis, informes, estudios, etcétera; editadas en la USAC, en el país y las recibidas del extranjero, especializadas en archivística e historia de la Universidad, así como periódicos y boletines editados por la Institución.
36 Artículo 40. El Archivo General tendrá a su cargo la elaboración de instructivos, normas y procedimientos que regulen los objetivos del mismo y la preservación del patrimonio histórico documental de la Universidad de San Carlos.
Artículo 41. El Archivo General de la USAC tendrá adscrita la Escuela de Capacitación la cual estará a cargo del desarrollo de cursos, seminarios, talleres y similares con el objeto de propiciar el desarrollo archivístico en recursos humanos universitarios y extrauniversitarios.
Artículo 42. En cuanto a la cuota de participación:
1) El trabajador universitario estará exento de cancelación de cuota, cuando los cursos, seminarios, talleres y similares sean impartidos por personal del AGUSAC.
2) Los participantes extrauniversitarios deberán cancelar las cuotas establecidas.
3) Todos los participantes (universitarios y extrauniversitarios) deberán cancelar la cuota que se establezca en el caso de que los cursos, seminarios, etc. sean impartidos por personas ajenas a la Universidad. Exceptuando los casos en que dichas actividades se efectúen con auspicio de cooperación nacional o internacional.
Artículo 43. La Unidad de Consultoría Archivística tendrá a su cargo asesorar y evaluar archivos de entidades públicas, privadas y particulares, cuando le sea solicitado; percibiendo la remuneración correspondiente conforme a las tarifas establecidas por el Archivo Generales de la USAC, aprobadas por el Dirección General de Administración y Dirección General Financiera.
Artículo 44. Las cuotas y tarifas mencionadas en los artículos 42 y 43 podrán ser evaluadas y/o actualizadas anualmente. Los fondos provenientes de dichas actividades, ingresarán al fondo privativo del Archivo General para autogestión y desarrollo, siguiendo las normas presupuestales y financieras establecidas.
Artículo 45. Las dependencias de la Universidad que aún no cuenten con un Archivo Central tendrán que crear las condiciones necesarias para el funcionamiento del mismo.
Artículo 46. La documentación de los Archivos Centrales que haya cumplido con el plazo estipulado en el artículo 13 de este Reglamento permanecerá en ellos en tanto el Archivo General obtenga el físico adecuado.
37 CAPITULO II
OTRAS DISPOSICIONES
Artículo 47. Quedan derogados a partir de la aprobación del presente Reglamento, todas las disposiciones que se opongan al mismo.
Artículo 48. Todas aquellas disposiciones que no han sido contempladas en este Reglamento serán resueltas por la Jefatura del Archivo General de la USAC. Artículo 49. Este Reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación por parte del Consejo Superior Universitario.
38 Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos
1. Objetivo
Contar con un órgano multidisciplinario encargado de regular y dictaminar respecto a la valoración y eliminación de series documentales.
2. Funciones
a) Aprobar la normalización, valoración y eliminación de series documentales y vigilancia de su cumplimiento.
b) Resolver consultas y dictaminar sobre eliminación de documentos de las unidades académicas y administrativas.
Unidad de Consultoría Archivística 1. Objetivo
Evaluar archivos y proporcionar asesoría en la organización de los mismos en entidades públicas, privadas y particulares.
2. Funciones
a) Evaluar la organización y conservación de documentos en los archivos de la Universidad y cuando sea solicitando en entidades públicas, privadas y particulares.
b) Asesorar en la organización, descripción, valoración, eliminación y preservación de documentos en los archivos de entidades públicas, privadas y particulares, cuando así lo soliciten.
Escuela de Capacitación 1. Objetivo
Capacitar al personal responsable de archivos de la Universidad, en la organización de los mismos.
2. Funciones
a) Identificar necesidades de capacitación en el personal responsable de archivos de las unidades académicas y administrativas de la Universidad.
b) Planificar y ejecutar programas de capacitación en organización, descripción, valoración, eliminación, preservación de documentos y otros afines a los objetivos de los archivos, para el recurso humano universitario y extrauniversitario.
