Universidad Politécnica del Valle de México
Diagrama de proceso Recursos materiales y servicios generales
Código Número de Revisión Fecha de Actualización Página
UPVM‐RMSG‐DPRMSG 4 Octubre, 2015 1/2
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Ing. Jesús Adrian Vargas Castillo Nombre M. en C. José Ramiro Álvarez Flores Nombre M. en F. Alberto Sánchez Flores Puesto Jefe del Departamento Recursos Materiales y
Servicios Generales Puesto
Secretario Académico / Representante
de la Rectoría Puesto Rector de la UPVM
Firma Firma Firma
Control de cambios
Numero de Revisión Motivo de la revisión Era (descripción del párrafo anterior) Es (descripción del párrafo nuevo) Fecha Nombre de quien autoriza el cambio
1 Cambio del Jefe de
Departamento
Mtra. Liliana Fabián Arzola Lic. Juliana Hernández Barbeyto Enero, 2013 M. en C. José Manuel Guillermo
García Macías
2 Cambio del Jefe de
Departamento
Lic. Juliana Hernández Barbeyto Ing. Jesús Adrian Vargas Castillo Febrero, 2014 M. en C. José Manuel Guillermo
García Macías 3 Cambio del Representante de la
Rectoría
M. en C. José Manuel Guillermo
García Macías
M. en C. Juan Carlos Bretón
Pozas
Junio, 2015 M. en C. Juan Carlos Bretón
Pozas 4 Cambio del Representante de la
Rectoría
M. en C. Juan Carlos Bretón
Pozas
M. en C. José Ramiro Álvarez Flores
Octubre, 2015 M. en C. José Ramiro Álvarez
• Realizar anteproyecto de presupuesto • Elaboración de programa anual de adquisiciones • Recepción y verificación de formato de requisición y oficio • Selección de proveedores acreditados • Análisis y aprobación de cotización • Análisis técnico • Análisis económico • Generar pedido • Programación y verificación de compras • Solicitud de recursos financieros • Evaluación y re‐evaluación de proveedores • Verificación y entrega de existencias en inventarios de stock • Medición y análisis del proceso •Presupuesto anual •Formato de requisición •Oficio
•Catalogo de proveedores acreditados
•Evaluación y revaluación de los proveedores •Stock de inventarios en almacén
•Recursos aprobados
Todos los procedimientos del SGC de la
UPVM
95% de Requisiciones
Atendidas al mes sobre Total
de Requisiciones Recibidas
•UPVM‐RMSG‐F‐7‐17Anteproyecto de presupuesto
•UPVM‐RMSG‐F‐7‐17 Anteproyecto de presupuesto •UPVM‐RMSG‐F‐7‐18Programa anual •UPVM‐RMSG‐F‐7‐19Formato de requisición •UPVM‐RMSG‐F‐7‐20Catalogo de proveedores
acreditados
•UPVM‐RMSG‐F‐7‐21 Cuadro comparativo
•UPVM‐RMSG‐F‐7‐22Pedido
•UPVM‐RMSG‐F‐7‐23Solicitud de cheque o transferencia •UPVM‐RMSG‐F‐7‐24 Evaluación de proveedores
•UPVM‐RMSG‐F‐8‐1 Evaluación de indicadores
•UPVM‐RMSG‐F‐4‐5 No conformidades y mejoras del
proceso
•UPVM‐RMSG‐F‐7‐4‐6 Revisión, verificación y
actualización de indicadores.
Equipo de cómputo Internet / sistema (software)
Todos los procesos del SGC.
Adquirir los recursos materiales
así como prestar los servicios
generales para garantizar las
actividades docentes y
administrativas de la
universidad con el fin de
satisfacer las necesidades del
cliente A C T U A R A C T U A R V E R I F I C A R V E R I F I C A R L A N I F I C A R L A N I F I C A R H A C E R H A C E R •Acciones correctivas •Acciones preventivas •Acciones de mejora
•Revisión del SGC por la dirección •Auditorías interna
•Medición del proceso (ver indicadores) •Medición servicio
•Satisfacción del cliente •Análisis de datos
EVALUACIONES
/
MEDICIONES
ACTIVIDADES
Información Procedimientos Indicadores Frecuencia de medición cuatrimestral Controles Recursos Interrelación con procesos Resultados
N Nom Pue Firm Numero de Revisión 1 2 3 C 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 mbre Ing. Je
esto Jefe dMateri ma UPV Motivo de la rev Cambio de Jef Departamen Cambio de Jef Departamen Cambio del Represe la Rectoría Actualización
Procedimien
Elaboró
esús Adrian Varg el Departamento iales y Servicios Código VM-RMSG-PRMS visión Er fe del nto M fe del nto Lic entante de a GuilM. n del nto Se gas Castillo o Recursos Generales Univ Rec Núm SG Revisione Contro ra (descripción del párrafo anterior) Mtra. Liliana Fabian
Arzola . Juliana Hernánde
Barbeyto en C. José Manue lermo García Macía describía de modo sencillo en el procedimiento la Selección de Proveedores. Nombre M Puesto R Firma versidad Pol Proc ursos materia ero de Revisión 4 es de docum ol de Cambio Es (descri párrafo Lic. Juliana Barb ez Ing. Jesú Vargas C l as M. en C. JuBretón o Se detal procedim Selecc Provee Revisó . en C. José Ram Flores Secretario Aca epresentante de litécnica del cedimiento ales y servicios Fecha d Octu entos os ipción del nuevo) Hernández eyto Ene ús Adrian Castillo F uan Carlos Pozas Ju lla en el miento la ión de edores O miro Álvarez s adémico / e la Rectoría l Valle de M s generales de Elaboración ubre, 2015 Fecha No ero, 2013 M. e Febrero, 2014 M. e nio, 2015 M. Octubre, 2015 M. Nombre M. Puesto Firma México Pá 1 d
ombre de quien auto n C. José Manuel G Macías n C. José Manuel G Macías . en C. Juan Carlos en C. José Ramiro Aprobó en F. Alberto S Rector de la ágina de 6 oriza el cambio Guillermo García s Guillermo García s s Bretón Pozas o Álvarez Flores Sánchez Flores a UPVM
1.0 Adq adm 2.0 Tod 3.0 4.0 5.0 Adq con Com Objetivo quirir los recu ministrativas d
Alcance dos los proces
Documento Norma I UPVM-C Presupu Ley de C Reglame Presupu Ley de A Reglame Acuerdo Arrendam Ejecutivo Program Manual d Responsabi Secretar adquisic Jefe dire Jefe del bienes, d adquirir Titular d solicitad Definiciones quisición de ntratación de s mité.- Comité ursos materia de la universid sos del SGC d s de referenc IMX-CC-9001 CA-MC Manu uesto de Egres Contratación P ento de La Le uesto de Egres Adquisiciones ento de La Le o por el que s mientos y S o del Estado d ma Anual de A de operación ilidades: ria Administra ción de los bie ecto titular del Departament de acuerdo a los bienes y/o del área solic os cumplan c s:
Bienes y Se
servicios a tra é de Adquisici
ales así como dad con el fin
de la .
cia
- IMNC-2008/ al de calidad
sos del Gobie Pública del Es ey de Contrata sos de la Fed , Arrendamien ey de Adquisic se Establece Servicios de de México. Adquisiciones, del comité de ativa: deberá enes. área Adminis to de Recurso a la ley en la o servicios. citante, deber con las caracte
ervicios.- Es avés de las m ones y Servic o prestar los de satisfacer /ISO 9001:20 d
erno del Estad stado de Méx ación Pública deración para ntos y Servici ciones, Arrend n las Política las Depende Arrendamien e Adquisicione autorizar la i strativa: os Financiero materia aplic rá: Solicitar la erísticas nece la realización odalidades de cios de la Univ servicios gen las necesida 008 do de México ico Y Municip del Estado de el Ejercicio F os del Sector damientos y S as, Bases y L encias, Orga ntos y Servicio es y Servicios iniciación de os: deberá llev able. Verifica a adquisición esarias para e n de compras eterminadas. versidad Polit nerales para des del client
para el Ejerc pios.
e México y M Fiscal del año
r Público. Servicios del S Lineamientos anismos Auxi os (PAAAyS) s de la Univer los trámites var a cabo los a e informa so n de bienes, el desempeño s de bienes d técnica del Va garantizar la te. cicio Fiscal de unicipios. presente. Sector Público , en Materia liares y Trib por Ejercicio rsidad Politéc correspondie s procedimien obre la suficie y verifica qu o de sus funci e consumo, m alle de México s actividades l año present o. de Adquisicio unales Admi Fiscal, autori nica del Valle
entes al proce ntos de adqui encia presupu ue los bienes ones. muebles e inm o. s docentes y e. ones, Enajen nistrativos de zado. e de México. edimiento de sición de los uestaria para s o servicios muebles y la naciones, el Poder
Req nec Ofic no e Par 6.0 For las 7.0 Úni Tod 8.0 R d m R d m R d m quisición.-Fo cesarias. cio de Justifi encontrarse r rtida Presupu Insumos: rmato de requ áreas solicita Políticas: camente se a do bien deber Descripción Responsable de recursos materiales y Servicios Generales Responsable de recursos materiales y servicios generales Responsable de recursos materiales y servicios generales UPV ormato por e ficación: Doc egistrado en e uestal.- Desc uisición de bie antes. adquirirán bien á ser registra n de actividad 8.1 8.2 8.3 Ve Se cal Ve Un el U de Re Re req Se alg Se dat Código VM-RMSG-PRMS l cual el áre umento por e el PAAAyS. ripción de la c enes con espe
nes y servicio do, excepto la des rificación de revisa en endarización rificación en a vez publica UPVM-RMSG bienes y serv cepción y ve cibe de los R quisición y e rvicios Gener gún material o verificaran lo tos: 1. Especifi 2. Fecha d 3. Numero 4. Área o p 5. Descrip 6. Unidad 7. Cantida Univ Rec Núm SG ea usuaria so l cual el área clasificación p ecificaciones os que se requ as adquisicion el presupuest formato U de los recurs el programa ado el presup G-F-7-18 Prog vicios de la erificación de Responsables en caso de rales solicitara o servicio. os datos reque icación de bie de recepción o consecutivo proceso solici ción del articu de medida de d solicitada versidad Pol Proc ursos materia ero de Revisión 4
olicita los bie usuaria funda por tipo determ técnicas sufic
uieran para el nes por fondo
to calendariz UPVM-RMSG sos programad a anual de ad uesto anual e grama anual . e formato de s de proceso ser necesari a el UPVM-CA eridos en el U en o servicio de requisició tante ulo y especific el articulo litécnica del cedimiento ales y servicios Fecha d Octu enes a adq amenta la adq minado de as cientes y nec l desempeño o fijo y los serv
zado en el An
G-F-7-17 An
dos por unida dquisiciones en el diario of de adquisicio requisición o del SGC el io, el Depart A-F-5-1 Ofici UPVM-RMSG n caciones técn l Valle de M s generales de Elaboración ubre, 2015 uirir determin quisición del b ignación del P cesarias para de las funcio vicios. nteproyecto. teproyecto ad Administrat . ficial de la fed ones para sat y oficio l UPVM-RMS tamento de io, cuando se -F-7-19 Form nicas México Pá 3 d nando las ca bien o servicio Presupuesto. el desempeñ
nes de las áre
de presup tiva. deración, se isfacer las ne SG-F-7-19 Fo Recursos Ma e requiera la c mato de requi ágina de 6 aracterísticas o en caso de o de las func eas. puesto la verifica en ecesidades ormato de ateriales y compra de isición los iones de
R d m R d m Responsable de recursos materiales y servicios generales Responsable de recursos materiales y servicios generales 8.4 8.5 8.6 8.7 Un De En ma Si jefe Se Se pro pas Se Se An Se An 8. Justifica 9. Nombre 10. Nombre 11. Validaci 12. Numero 13. Nombre 14. Nombre Genera a vez recib partamento d caso de la ateriales y ser no existe la v e inmediato. lección de p leccionará d oveedor que m sar a punto 8. lección de p seleccionará Omisión Activida requerid Localiza la Unive Contar la Unive Varieda nálisis y apro reciben las c nálisis técnico Se verif Format ación e y firma del s e y firma del je ión de presup o de partida e y firma de fin e y firma res les bido el UPV de recursos fin validación d rvicios genera validación de e roveedores d el UPVM-RM maneje los b .5. roveedores á al proveed n de la existen ad o giro de do. ación (cercaní ersidad. con solvencia ersidad y aseg d en la moda obación de co cotizaciones y o:
fica que cump
o de requis olicitante efe inmediato puesto (Finanz nanzas sponsable de VM-RMSG-F-7 nancieros par e estos punt ales. estos puntos del catálogo MSG-F-7-20 bienes o servi or en base a ncia en el Bol e la empresa
ía) de las inst a económica gurar el abast lidad de pago otización y se analizan d
pla con los re
sición punto zas) el Proceso de 7-19 Format ra cumplimien tos se contin se le comuni de proveedo Catálogo d icios solicitad los siguient etín de Empre a en base a talaciones del para satisfac tecimiento. o. de la siguiente equisitos esta 5 (Descripc e Recursos to de requi
nto de los pun nuara con el cara al solicit ores acredita e proveedo dos, si no se tes criterios: esas Objetad a las caracte l proveedor e cer los requer
e manera:
ablecidos en e ción del artíc
Materiales y isición se e tos 11,12, 13 Proceso de tante de la req ados ores acredita cuenta con p as erísticas técn n base a la u rimientos soli el UPVM-RMS culo y espec Servicios enviara al y 14. Recursos quisición o ados, al proveedor, nicas de lo bicación de citados por SG-F-7-19 ificaciones
R d m R d m R d m Responsable de recursos materiales y servicios generales Responsable de recursos materiales y servicios generales Responsable de recursos materiales y servicios generales UPV 8.8 8.9 8.10 8.11 An Un pro Ge Un UP físi Pro Un sol pro Al los ace So Código VM-RMSG-PRMS técnicas nálisis econó Se rea compar a vez analiz oveedor que h Se lleva siguient Menos d o Mayor d proveed De $250 catálogo Mayores o Mayor d proveed De $ 19 catálogo Mayores enerar pedido a vez selecci PVM-RMSG-F camente para ogramación y a vez validad icitante la fe ogramación de momento de requisitos y eptación de s licitud de rec Univ Rec Núm SG s). mico: aliza compar rativo. zados los re haya cumplido ara a cabo e tes criterios: de $30 000 se Para recurso de $30 000 a dores acredita 0 000 a $ 1 o de proveedo s a $1 000 00 Para recurso de $ 30 000 a dores acredita 94 000 a $ 8 o de proveedo s a $ 841 000 o onado el prov F-7-22 Pedido a su firma de y verificación das las condic echa de ent e recepción. la entrega o t y condicione u factura. cursos finan versidad Pol Proc ursos materia ero de Revisión 4 ración de p quisitos técn o en su totalid el proceso a erán compras os de origen e a $250 000 s ados sus cotiz 000 000 se r ores acreditad 00 se realizara
os de origen fe
a $ 194 000 s ados sus cotiz
841 000 se r ores acreditad 0 se realizara veedor y en b o o el Contra conformidad n de compra ciones de la trega y se e terminación de s de la adq cieros litécnica del cedimiento ales y servicios Fecha d Octu precios en nicos y econ dad los requis adquisitivo de s directas estatal: se solicitaran zaciones realizara invit dos a licitación pú federal: se solicitaran zaciones realizara invita dos licitación púb base al mater ato y se envía con las condi as adquisición d envía copia el servicio se quisición par l Valle de M s generales de Elaboración ubre, 2015 el UPVM-R nómicos, se sitos técnicos ependiendo to a dos provee tación restring ública. n a dos prove ación restring blica. rial o servicio a vía correo e iciones pactad
del bien o ser al proceso verificara que ra su evalua México Pá 5 d RMSG-F-7-21 dará por ap y sea de men omando en c edores del ca gida a provee eedores del ca gida a provee a solicitar se electrónico o s das. rvicio se le in de almacén e se haya cum ación del pro
ágina de 6 1 Cuadro probado al nor precio. cuenta los atálogo de edores del atálogo de edores del e genera el se entrega formara al n para su mplido con oveedor y
9.0 UPV UPV UPV UPV UPV UPV UPV UPV UPV UPV UPV Anexo VM-RMSG-F-VM-CA-F-8-1 VM-CA-F-4-5 VM-CA-F-4-6 8.12 8.13 8.14 Se pro req fac Ev Al RM Ve El dis ma Me Se sab por CA Ac -7-17 Antep -7-18 Progra -7-19 Forma -7-20 Catalo -7-21 Cuadr -7-22 Pedido -7-23 Solicit -7-24 Evalua Evalu 5 No co 6 Revis envía física oceso de re quisición, UP ctura para la re aluación y re término de la MSG-F-7-26 E rificación y e responsable ponibles en ateriales y ser edición y aná elaborara c ber la eficacia r la rectoría y A-PAC Proce cciones Preve proyecto de p ama anual ato de requis ogo de prove ro comparativ o tud de chequ ación de pro ación de ind onformidades ión, verificac mente el UP ecursos finan PVM-RMSG-F ealización de e-evaluación a entrega de Evaluación de entrega de ex del proceso d el almacén c rvicios genera álisis del proc cuatrimestralm a del proceso y se tomaran edimiento de entivas, o UP presupuesto sición eedores acred vo ue o transfere veedores icadores s y mejoras d ción y actual PVM-RMSG-F ncieros adju F-7-21 Cuadr l pago al prov de proveedo las compras e proveedore xistencias en de almacén in con un stock ales, genere la ceso mente el UPV , se analizara las acciones e acciones c PVM-CA-PMC ditados encia del proceso ización de in F-7-23 Solicit ntando el U ro comparati veedor. ores o servicio ev es para deter n inventarios nformara de f k mínimo par a requisición d VM-CA-F-8-1 an los resultad pertinentes e correctivas, C Procedimie ndicadores tud de cheq UPVM-RMSG ivo, UPVM-R valuara al pr minar el nivel s de stock forma mensu a que el res de adquisición Evaluación
dos, serán pre en base a los UPVM-CA-P ento de Mejor que o transfe G-F-7-19 For RMSG-F-7-22 oveedor con de servicio. ual el Stock d sponsable de n. n de indicad esentados en s resultados (V PAP Procedi ra Continua) erencia al rmato de Pedido y el UPVM-e insumos Recursos dores para n la revisión Ver UPVM-miento de .
