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El Auditor de Calidad se reúne con la Coordinador de Calidad y le pide ver a la Administradora para poder auditar el proceso de compras y gestión de Infraestructuras.
LUGAR: Administración. INTERLOCUTORES:
Marisa Álvarez (Administradora) Alberto Sanz (Coordinador Calidad)
Auditor: Hola, ¡Buenos días! Si tiene unos minutos me gustaría ver con usted todo lo relacionado con las compras y la gestión de la infraestructura del Centro.
Administradora: Por supuesto, usted dirá
Auditor: Para empezar me gustaría ver el procedimiento de gestión de las compras e infraestructura para hacerme una idea de cómo funciona en este Centro.
Administradora: La verdad es que no sé lo que me pide….
Coordinador: Lo cierto es que no le hemos dado copia, no lo creímos
necesario, pero tome mi copia.
Auditor: Los procedimientos deben de estar distribuidos a aquellas funciones a las que les son de aplicación. Bueno, continuamos, existe un Listado de Proveedores Homologados, no?
Administradora: Aquí está, que no vea usted el trabajito que nos ha dado esta
Lista, siempre hay algún proveedor que se nos escapa!!
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Coordinador: Si, llevamos mucho trabajando con ellos, pero si entrara
alguno nuevo lo pondríamos a prueba según dice el procedimiento.
Auditor: Ya veo. Bueno, ¿podemos ver el último pedido realizado al proveedor “MAS PAPEL, S.A.”?
Administradora: Ah! Esos son como de la familia…..siempre lo llamo por
teléfono y me sirven rápidamente.
Auditor: ¿En ningún sitio dejan constancia de los pedidos telefónicos?
Administradora: No es necesario…yo los controlo a todos!!
Auditor: Pero eso no es suficiente…..el Capítulo 7.4. de la norma de referencia deja muy claro que hay que documentar las compras, tenemos que dejar claro los requisitos que les exigimos a los proveedores, lo que les pedimos, la cantidad, el plazo de entrega, etc.
Coordinador: ¿Y cómo solucionamos eso?
Auditor: Quizás os vendría bien un cuaderno u hoja de pedidos para el caso de aquellos que se hagan por teléfono. Lo mejor es que valoréis que fórmula os resulta más sencilla.
Coordinador: Puede ser una buena idea!
Auditor: Bueno Marisa, seguimos con las compras……¿Puedo ver alguna orden de pedido?
Administradora: Aquí tengo una de “IMPRESIONES, S.L.” la semana pasada
pedimos unos cuantos cartuchos de tóner para las impresoras y la verdad es que ya deberían estar aquí.
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Auditor: Gracias, (el auditor ojea la orden de pedido), es cierto tendría que haber llegado hace dos días. ¿Qué habéis hecho ante esto?
Administradora: Nada, ¿qué vamos a hacer? ya llegarán, no creo que tarden.
Auditor: Al tratarse de un incumplimiento por parte del proveedor de vuestros requisitos es una incidencia y como tal deber registrarse y gestionarse. Creo que esto es una No Conformidad que aparecerá en el informe de auditoría.
Además, si no registráis las no conformidades no tendréis información para el seguimiento de los proveedores.
Coordinador: Es cierto.
Auditor: Bueno, dejadme ver otra orden de pedido.
Administradora: Mire, este pedido de agendas lo hemos recibido hoy, aquí está
el fax que le pasamos al proveedor.
Auditor: Puedo ver el albarán firmado, según vuestro procedimiento la evidencia de la verificación de las compras es una firma en el albarán por el responsable de su recepción.
Administradora: Pues la verdad es que no los firmo, en realidad no los guardo,
sólo me quedo con la factura.
Auditor: Según la norma de referencia tenemos que verificar las compras, es decir, comprobar que cumplen con lo que hemos pedido, y según vuestro procedimiento esa verificación la dejáis en el albarán.
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El Auditor revisa la sistemática definida para el mantenimiento de Infraestructuras en el Centro.
Auditor: Según vuestro procedimiento disponéis de un inventario donde se identifica toda la infraestructura del Centro, ¿puedo verlo?
Coordinador: Si claro, aquí está.
Auditor: (el auditor ojea el inventario y se centra en la infraestructura
que requiere mantenimiento) No veo que se definan las
actividades de mantenimiento, p.ej. del sistema de calefacción o los extintores.
Administradora: Es que aparece en contrato y no las hemos vuelto a poner.
Auditor: ¿Puedo ver ambos contratos? Y ya que estamos, ¿Vemos que están identificados como proveedores?
Administradora: Aquí tiene los contratos con EXTINTORES S.L. y CALEFACTAR,
S.L., pero en la lista no aparecen porque sólo indicamos los de materiales pero no los de servicios
Auditor: Estupendo, y siguiendo con el tema….¿Podemos ver el último parte de mantenimiento del Sistema de Calefacción, el anual?
(La administradora busca los partes pero……)
Administradora: ¡No aparece por ningún lado! Seguro que lo dejaron en
recepción y no me lo han pasado….mira que se lo tengo dicho.
Auditor: Bueno, continuamos entonces…¿el mantenimiento de los equipos informáticos también es subcontratado?
Auditor: ¿y no se ha definido en ningún sitio lo que se debe hacer?
Coordinador: Me temo que no
Auditor: Sería conveniente definirlo, os lo indicaré como observación en el informe. Otra cosa, en el inventario ¿habéis recogido los sistemas de información como p.ej. vuestra web?
Coordinador: No, pensamos que sólo había que incluir las infraestructuras
del Centro
Auditor: Realmente, según la última revisión de la norma, si que hay que identificar y definir el mantenimiento preventivo de los sistemas de información de los que disponga el Centro. Sería conveniente revisar el inventario.
Bueno, pues creo que ha sido suficiente, no quiero hacerla perder más el tiempo! Soy consciente del lío que tiene!!! MUCHAS GRACIAS Y HASTA OTRA!
