CONSTRUCCIÓN, AJUSTE Y VALIDACIÓN DE INDICADORES, MAPAS DE RIESGOS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS DE GESTIÓN CONTRACTUAL, GESTIÓN JURÍDICA Y GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA
DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
DANIEL FELIPE REINA GARZÓN COD. 20081015032
MARTHA LUCIA BERNAL MORENO COD. 20092015102
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA
CONSTRUCCIÓN, AJUSTE Y VALIDACIÓN DE INDICADORES, MAPAS DE RIESGOS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS DE GESTIÓN CONTRACTUAL, GESTIÓN JURÍDICA Y GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA
DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
DANIEL FELIPE REINA GARZÓN COD. 20081015032
MARTHA LUCIA BERNAL MORENO COD. 20092015102
DIRECTOR
John Felipe Galvis Berrio Ingeniero de Sistemas
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios por la oportunidad que me regalo de pertenecer a la Universidad Distrital, a mi familia que son el motor de mi vida y me han apoyado en este proceso incondicionalmente, a los docentes que me acompañaron con dedicación, paciencia y cariño en mi formación como Ingeniera, a mis compañeros que durante estos años han sido un apoyo fundamental y a todos aquellos que contribuyeron indirectamente en el logro de este sueño.
Lucia Bernal Moreno Autora
Agradezco al universo, a la vida misma y todo el conjunto infinito de posibilidades que me permitieron llegar a esta instancia. En especial a mi familia por ser un gran apoyo y a mi madre por ser una maravillosa persona.
TABLA DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTOS ... 4
1. PROBLEMA ... 12
1.1. TÍTULO DESCRIPTIVO DEL PROYECTO ... 12
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 12
1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 13
2. OBJETIVOS……… ...13
2.1. OBJETIVO GENERAL………13
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS……….14
3. JUSTIFICACIÓN ... 155
4. ALCANCE Y LIMITACIONES ... 16
4.1. ALCANCE ... 16
4.2. LIMITACIONES ... 16
5. MARCO TEÓRICO ... 17
5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS ... 17
5.2. MARCO HISTÓRICO ... 18
5.3. MARCO LEGAL... 19
5.4. MARCO NORMATIVO ... 20
5.5. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) ... 25
5.6. ESTADO DEL ARTE - SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL) ... 26
6. MARCO CONCEPTUAL………29
6.1. GESTIÓN DE RIESGOS………29
6.1.1. CONCEPTOS BÁSICOS……….29
6.1.2 CLASES DE RIESGO………...29
6.1.3 GESTIÓN DEL RIESGO………..29
7. METODOLOGÍA ... 31
7.1. POBLACIÓN ... 31
7.2. FUENTES DE INFORMACIÓN ... 31
7.2.1. Tipos de investigación ... 31
7.2.2. Técnicas de recolección de la información ... 32
7.3. DISEÑO METODOLÓGICO ... 32
8. RESULTADOS Y PRODUCTOS OBTENIDOS……….33
8.1. PRODUCTOS LOGRADOS………..47
8.2. ANÁLISIS Y PROPUESTAS DE LOS PRODUCTOS Y RESULTADOS……… 52
9. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS……….78
9.1. DIAGRAMAS CAUSA – EFECTO………78
9.1.1. Identificación del riesgo Proceso de Gestión de infraestructura física………..78
9.1.2. Identificación del riesgo Proceso Gestión Jurídica……….82
9.1.3. Identificación del riesgo Proceso Gestión Contractual………..84
10. CONCLUSIONES……… 88
11. BIBLIOGRAFÍA……….91
12. INFOGRAFÍA………92
INDICE DE IMÁGENES Y DIAGRAMAS
ÍNDICE DE TABLAS Y MATRICES
Matriz 1. Resultados y productos por líneas de acción……… 33
Tabla 1. Resumen de los productos finales obtenidos………. 48
Matriz 2. Análisis de resultados en la línea de acción: estandarización y ajuste de manuales, protocolos, procedimientos y formatos requeridos para cada proceso………. 52
Matriz 3. Análisis de resultados en la línea de acción: estrategia de socialización e implementación SIGUD………. 63
Matriz 4. Análisis de resultados en la línea de acción: sistema de indicadores en el modelo de operación por procesos, en el proceso de gestión de infraestructura física……….. 65
Matriz 5. Análisis de resultados en la línea de acción: sistema de indicadores en el modelo de operación por procesos, en el proceso de gestión contractual…….. 68
Matriz 6. Análisis de resultados en la línea de acción: sistema de indicadores en el modelo de operación por procesos, en el proceso de gestión jurídica………… 71
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A. Indicadores pertenecientes a la Estandarización y ajuste de manuales, protocolos, procedimientos y formatos requeridos para cada proceso
ANEXO B. Parangón Estatutos de contratación.
ANEXO C. GD-PR-012, OPCIONES DE GRADO, procedimiento del Proceso de Gestión Docencia.
ANEXO D. Formulación y Evaluación del Plan General Operativo – Final, procedimiento del Proceso de Planeación estratégica e institucional.
ANEXO E. Estrategia de socialización, Datos curiosos y noticias.
ANEXO F. Indicadores pertenecientes al Sistema de indicadores en el modelo de operación por procesos.
ANEXO G. Presentación en Prezi, Sistema de Gestión del Riesgo en la U.D.F.J.C.
ANEXO H. Mapa Integral de Riesgos GESTIÓN DE INF. FÍSICA, junto con los soportes.
ANEXO I. Mapa Integral de Riesgos GESTIÓN JURÍDICA, junto con los soportes.
INTRODUCCIÓN
En el contexto actual de las organizaciones en el cumplimiento de los objetivos estratégicos e institucionales es necesaria la interacción sinérgica entre todos los actores, directos e indirectos, que intervienen en las actividades desarrolladas por la organización; las cuales se desarrollan empleando herramientas de planeación, operación y control entre las que se encuentra el Sistema Integrado de Gestión. El Sistema Integrado de Gestión es una herramienta productiva, un conjunto de acciones e instrumentos que permite la cohesión sistemática e inteligente de las partes de la organización, con el objeto de generar resultados favorables y beneficios como la utilización óptima de recursos, la protección ambiental, lograr la satisfacción del usuario y los interesados.
El Sistema Integrado de Gestión se implementa mediante directrices, reglas y características que están descritas en las Normas Técnicas Colombianas (NTC), Norma Técnica de Calidad (NTC).
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas como institución autónoma de educación superior, de carácter público, constituida esencialmente por procesos y relaciones que generan estudiantes, profesores, un equipo administrativo e investigativo, quienes buscan garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que permita el cumplimiento de su misión y plan estratégico valiéndose de un conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que generaran satisfacción de la Comunidad Universitaria y las partes interesadas, a través del sistema integrado de gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (SIGUD)
La Universidad Distrital establece y ejecuta la resolución 215 del 24 de Julio del 2014 “Por la cual se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión y se establecen las funciones de los equipos del SIGUD, en los niveles Ejecutivo, Técnico, Operativo y Evaluador y se establecen otras disposiciones”, haciendo partícipe a la comunidad estudiantil del proyecto Curricular de Ingeniería Industrial.
1. PROBLEMA
1.1. TÍTULO DESCRIPTIVO DEL PROYECTO
Construcción, validación, medición y mejora de los indicadores, mapas de riesgos y documentación de los procesos de gestión de infraestructura física, gestión contractual y gestión jurídica para la actualización y ajuste del sistema integrado de gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD), es el conjunto de acciones e instrumentos que funcionan como herramienta para el cumplimiento de los objetivos misionales, garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y la sociedad en general, mediante la implementación y mejora continua de la gestión de procesos (Producto y/o servicio conforme a indicadores, procedimientos, mapas de riesgo, encuestas de percepción, auditoría interna, planes de mejoramiento, entre otros).
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, siendo una institución de educación superior comprometida en brindar calidad en la formación de sus estudiantes, consciente de la responsabilidad que tiene ante la sociedad, la coherencia con sus principios y valores institucionales, debe garantizar la introducción de contenidos actualizados para lo cual se compromete a satisfacer los requerimientos y necesidades de la comunidad en el marco legal aplicable, soportados en la transformación de la cultura organizacional que conlleva a una mejora significativa de la capacidad académica de la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos, consolidando así la imagen institucional.
Es por ello que la misma Universidad en aras de la mejora continua, desarrollará como proyecto, la Actualización y Ajuste del Sistema Integrado de Gestión, para lo cual, el cuerpo docente, estudiantes y entes administrativos apoyados entre sí trabajaran siguiendo los lineamientos y normativas exigidas.
metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:
Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
Subsistema de Control Interno (SCI).
Adicionalmente se cuenta en la institución el Subsistema de Acreditación Institucional (SAI), con el fin de cumplir la visión de la misma de ser reconocida nacional e internacionalmente por su excelencia en la construcción de saberes, conocimientos e investigación de alto impacto para la solución de los problemas del desarrollo humano y transformación sociocultural.
Con el fin de cumplir con los principios del Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales nombrados en la NTD-SIG 001: 2011, se requiere de la actualización y ajuste del mismo en la institución por lo tanto se requiere:
Realizar la documentación de los respectivos Procedimientos y Formatos asociados a cada Proceso.
Construcción, ajuste, documentación, validación y medición, de Indicadores para realizar un seguimiento, análisis y buena toma de decisiones.
Validación los Mapas de Riesgos con los que cuenta la Universidad y realización de metodologías para la aplicación y el desarrollo de la Metodología para la Administración de Riesgos y Generación de Acciones de Mejora.
1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo realizar el ajuste y actualización del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital, SIGUD, con los elementos proporcionados por la misma, siguiendo las normativas y procedimientos correctos para ello?
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
indicadores, mapas de riesgos y documentos asociados a los Procesos de Gestión Jurídica, Gestión de Infraestructura Física y Gestión Contractual.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Construir, ajustar, documentar y validar los indicadores de los procesos de Gestión Jurídica, Gestión de Infraestructura Física y Gestión Contractual del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Apoyar la medición de los indicadores de los procesos Gestión Jurídica, Gestión de Infraestructura Física y Gestión Contractual respecto a su periodicidad y fuente, para su seguimiento, análisis y toma de decisiones.
Validar los Mapas de Riesgo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas para los procesos de Gestión Jurídica, Gestión de Infraestructura Física y Gestión Contractual, apoyando metodológicamente a los Líderes, Gestores, Cogestores y/o Grupo de Promotores de Procesos, en la aplicación y el desarrollo de la Metodología para la Administración de Riesgos, y Generación de Acciones de Mejora.
Diseñar, ajustar, estandarizar y documentar los procedimientos y formatos de los procesos de Gestión Jurídica, Gestión de Infraestructura Física y Gestión Contractual del Sistema Integrado de Gestión.
3. JUSTIFICACIÓN
La gestión está asociada a las acciones que deben ser desarrolladas para que los objetivos planeados se cumplan, esta es una actividad que busca el mejoramiento continuo de cualquier sistema, con el cumplimiento de algunas fases previamente planificadas que permitan conseguir las metas propuestas, teniendo en cuenta los recursos disponibles; por ello la Universidad Distrital Francisco José de Caldas al igual que cualquier otra entidad necesita un Sistema de Gestión.
La entidad cuenta con el Sistema Integrado de Gestión, sin embargo año tras año se evidencia la necesidad de actualizarlo y ajustarlo, por esta razón la universidad se encuentra desarrollando el proyecto de “Actualización y Ajuste del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital, SIGUD” por medio de actividades que permitan realizar un diagnóstico actual de los procesos, para un caracterización y rediseño de estos, generar indicadores, elaborar mapas de riesgo, documentar la información pertinente y por último realizar la implementación y socialización del mismo.
El presente proyecto se desarrollará con el fin de actualizar y ajustar los procesos de cada uno de los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, específicamente los proceso de gestión de infraestructura física, gestión contractual y gestión jurídica.
Este proyecto cuenta con la participación de 16 estudiantes de últimos semestres del proyecto curricular de Ingeniería Industrial, los cuales van apoyar y realizar el trabajo de campo que se requiere para llevar a cabo los objetivos planteados, por medio de la aplicación de los conocimientos adquiridos durante el proceso formativo en la universidad.
4. ALCANCE Y LIMITACIONES
4.1. ALCANCE
Este proyecto se implementará en toda la Universidad Distrital Francisco José de Caldas; Tiene como meta la actualización y ajuste del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD) por medio de la construcción, validación y medición de indicadores y mapas de riesgo del proceso de gestión de infraestructura física, gestión contractual y gestión jurídica. Del mismo modo se desarrollará la validación y recopilación de documentos en busca del avance y mejora de los Procesos, de acuerdo al tiempo, las normas a implementar, su socialización y los recursos dispuestos para la ejecución del proyecto por parte de la entidad.
4.2. LIMITACIONES
A continuación se nombrarán las limitaciones encontradas:
El proyecto debe desarrollarse en un plazo no mayor a 10 meses.
Parte de la información está basada en el conocimiento de sus realizadores.
El proyecto abarca los procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se limita a implementación de prácticas de calidad e implementación de mejoras.
5. MARCO TEÓRICO
A continuación se dará a conocer los aspectos generales enmarcados en el desarrollo del presente trabajo e implementación, para ello, se presenta una revisión conceptual y teórica que permite enmarcar el desarrollo del tema y guiar el análisis del trabajo a realizar.
5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS
En el desarrollo de las gestiones administrativas en las entidades públicas, se ha involucrado el concepto de la calidad con el fin de lograr procesos armónicos y estructurados; pretendiendo generar cambios organizacionales y transformaciones en los procesos gubernamentales y el desempeño institucional.
Implementar un sistema de gestión de la calidad implica identificar y manejar las actividades necesarias para lograr los objetivos impulsados por los clientes de la organización, al igual que integrar un conjunto de elementos mutuamente relacionados para emprender actividades tendientes a la mejora de la calidad, en el que se incluya a personas, equipos, proveedores, materiales y procedimientos1.
El Sistema de Gestión de la Calidad para entidades está definido como la herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades2.
Los resultados obtenidos de la evaluación de aplicaciones realizadas en entidades privadas de sistemas de gestión de la calidad, las cuales se orientaban a través de la norma ISO, y de los principios establecidos por autores relacionados con el tema de la calidad fueron congregados en normas aplicables y adaptadas a la función pública.
En Colombia, con la expedición del Decreto 4110 de 2004, reglamentario de la Ley 872 de 2003, se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, con el fin de dirigir y evaluar su desempeño en términos de satisfacción social en la prestación de los servicios, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
Esta norma se generó con el fin de llevar a cabo una aplicación genérica y no con el propósito de establecer uniformidad en la estructura y documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades, ya que reconoce que se encuentran influenciadas por diferentes marcos legales, objetivos, estructuras, tamaños,
1 Gryna. Método Juran. Análisis y Planeación de la Calidad. Quinta edición. Pg. 18
necesidades, procesos y productos y/o servicios que suministran y cuya importancia es el aumento de la satisfacción de los clientes y la mejora del desempeño de las entidades como motivación para su implementación.
Finalmente, en el año 2011, con el Decreto 652 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD – SIG 001:2011, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales. Esta norma define requerimientos generales de los diferentes subsistemas y su articulación con el propósito de lograr una gestión efectiva3.
5.2. MARCO HISTÓRICO
Universidad Distrital Francisco José de Caldas:
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas fue fundada en el año de 1948, por iniciativa del presbítero Daniel de Caicedo quien además, fue su primer rector.
En el acta de fundación de la Universidad Municipal de Bogotá, como así se llamó, se dice que era una Universidad creada por el Concejo de Bogotá, para darles educación a los jóvenes más pobres de la ciudad. La Universidad aún mantiene este signo y busca garantizar el acceso de las capas menos favorecidas con lo cual ascienden a la escala social de valores como una forma de justicia y equidad social.
La primera carrera que se creó fue radiotécnica, que con el tiempo se transformaría en la carrera de ingeniería electrónica. La otra carrera fue topografía que aún existe y que con el tiempo dio origen a la carrera de ingeniería catastral. Otra carrera fue dedicada al cuidado y a la conservación de lo ambiental denominada más tarde ingeniería forestal.
Al llegar a los 70´s, se crearon los departamentos de Física y Química y la Universidad incrementa notablemente su población estudiantil. Debido a la inexistencia de un lugar de trabajo propio que le permitiera a la Universidad desarrollar sus actividades con cierta estabilidad, esta estuvo ubicada de manera provisional en varios sectores. La Universidad siguió creciendo y fue nuevamente ubicada en un espacio perteneciente al comisariato de la Armada Nacional. Allí nacieron programas académicos tales como: Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Industrial, las cuales son de gran reconocimiento en nuestro país. Posterior se logra la adquisición de los predios que dan sobre la carrera séptima dentro de la misma nomenclatura de la calle 40 y en
los que hoy en día se encuentra la nueva Torre Administrativa y la Sede Central (de Ingenierías).
Para los años de 1993 y 1994, surge la Facultad Tecnológica, se fortalece la Facultad de Ingeniería y se crea la Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales, que ha sido la gran ventana de la Universidad hacia la sociedad y el resto del mundo académico.4
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hizo vigente desde el 2008, es el conjunto de acciones y herramientas que sirven para dar cumplimiento a los objetivos misionales, garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y la sociedad en general, mediante la implementación y mejora continua de la gestión de procesos5.
5.3. MARCO LEGAL
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la legislación del Estado Colombiano. A continuación se resume la normatividad relativa al control interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades públicas:
Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.”
Ley 489 de 1998: “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”
Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.” La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Ley 872 de 2003: “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.” Su objetivo es mejorar los índices de efectividad, eficiencia y eficacia del estado, así como cada una de sus entidades; además de permitirle evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social.
Decreto 4110 de 2004: “Por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de la calidad en la gestión pública, la cual determina las generalidades, y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un
4 Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Historia. Consultado el 29 de Enero de 2015.
sistema de gestión de la calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme a la ley 872 de 2003”6
Decreto 1599 de 2005: “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.”7 Su objetivo es fortalecer los procesos institucionales y el
desarrollo de una función administrativa pública, íntegra, eficiente, visible ante la sociedad y de gran responsabilidad frente al cumplimiento de su finalidad social.
Decreto 514 de 2006: "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."
Decreto 2913 de 2007: En donde se considera que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario.
Decreto 652 de 2011: Tiene como Objetivo adoptar la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD – SIG 001:2011, que determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales y agentes obligados.
5.4. MARCO NORMATIVO
NTCGP 1000:2009:
NTCGP significa Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública, la cual permite a las entidades del estado de la rama ejecutiva del poder público evaluar y dirigir el desempeño institucional en términos de calidad y de satisfacción social, de manera sistemática y transparente, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 2 de la Ley 872/2003. Con su expedición se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual fue actualizada por la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí; lo cual es complementario con el sistema de control interno y de desarrollo administrativo, para lograr una verdadera eficiencia administrativa. La articulación entre
estos tres sistemas está caracterizada por la adopción de un modelo basado en la gestión por procesos8.
Figura 1. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos.
Fuente: NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
La implementación como un modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos, se muestra en la 1, el cual de acuerdo a lo descrito en la norma técnica, enfatiza la importancia en 4 aspectos:
a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor
c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso
d) la mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.
La aplicación permite gestionar la calidad de los procesos, identificar los lineamientos requeridos, integrar al personal con los lineamientos de la organización, mejorar la
gestión y aplicar acciones correctivas, preventivas o de mejora, siguiendo un enfoque de evaluación y retroalimentación continuo.
Los requisitos que son aplicados al proceso de gestión de recursos financieros son el 4.1 Requisitos Generales; 4.2.4 Control de Registros; 5.1 Compromiso Dirección; 5.6 Revisión Dirección; 6.1 Provisión de Recursos; 6.3 Infraestructura; 8.2.3 Seguimiento y medición de procesos; 8.4 Análisis de Datos y 8.5 Mejora.
MECI 2014:
Desde la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se dispone la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI el cual tiene como propósito proporcionar una serie de pautas o directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la administración pública, facilitando el desarrollo del Sistema de Control Interno. 9
Es concebido como un modelo de gestión que proporciona a los gerentes públicos las herramientas para llevar a cabo su trabajo de manera idónea, transparente y ágil, generado con base el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra compuesto por dos (2) Módulos, seis (6) componentes y trece (13) elementos de Control, como se puede ver en la 2, que promueve la adopción de un enfoque de operación basado en procesos y cuyos principios son autocontrol, autorregulación y autogestión10.
9 MECI 1000:2014. Modelo estándar de control interno para el estado colombiano.
Figura 2. Modelo Estándar de Control Interno.
Fuente: Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano– MECI 2014.
NTD-SIG 001:2011
NTD-SIG es la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales.
Esta norma específica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la Gestión Ambiental (SGA).11
Los elementos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los elementos comunes de cada uno de los subsistemas. 3.
11 NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión. Pg.24
Figura 3. Modelo del Sistema Integrado de Gestión.
Fuente: NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión. Pg.15
NTC-ISO 31000:2011:
La ISO 31000 tiene como objetivo “ayudar a generar un enfoque para mejorar la gestión del riesgo, de manera sistemática” y brindar diversidad de posibilidades para que de manera integral haya una gestión que permita lograr a cabalidad los objetivos de las compañías. El documento normativo establece procesos y principios para la gestión de riesgo, en la que recomienda a las organizaciones el desarrollo, la implementación y el mejoramiento continuo, como un importante componente de los Sistemas de Gestión.
Esta norma establece un número de principios que es necesario satisfacer para hacer que la gestión del riesgo sea eficaz. Esta norma recomienda que las organizaciones desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de referencia cuyo propósito sea integrar el proceso para la gestión del riesgo en los procesos globales de gobierno, estrategia y planificación, gestión, procesos de presentación de informes, políticas, valores y cultura de la organización.12
Está constituida por la NTC 5254 que se conocía en Colombia para la Gestión de riesgo y que tenía como referente la norma australiana AS 4360, la cual fue anulada con la llegada de la ISO 31000. Además, fue trabajada con la guía ISO 73 (en Colombia la
GTC 137), que reúne un vocabulario de gestión de riesgo, lo que permite una colección de términos y definiciones relativas al tema.
5.5. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)
Como lo indica la definición de la ABPMB (Asociación internacional de profesionales de BPM) el “Business Process Management es un enfoque sistemático para identificar, levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar tano los procesos manuales como automatizados, con la finalidad de lograr a través de sus resultados en forma consistente los objetivos de negocio que se encuentran alineados con la estrategia de la organización.”
El BPM es una disciplina integradora que engloba técnicas y disciplinas parciales que abarca las capas de negocio y tecnología, que se comprenden como un todo integrado en gestión a través de los procesos.13
Se basa en muchos principios o consideraciones que atacan a problemas típicos del día a día en empresas y el desarrollo de sistemas de información dentro de las mismas. Todas estas consideraciones llevadas a la práctica efectiva mitigan estos problemas diarios.
El BPM considera fundamental el monitoreo del proceso para estar midiendo su performance y detectar posibles falencias. Mediante el monitoreo se puede determinar si el proceso genera los resultados esperados en función de los objetivos del negocio. La creación y uso de métricas, es clave para realizar un control detallado de cada proceso.
Dado el dinamismo externo al cual están expuestas las empresas, es necesario tener una documentación detallada de cada actividad organizacional. BPM impulsa el entendimiento y modelado de todos los procesos por medio de la documentación. Apoyándose en herramientas de software de modelado de procesos, este punto puede ser alcanzado eficientemente.
Algo importante para tener presente es que BPM no es una tecnología de software, pero se apoya y hace uso de las mismas para su implementación efectiva. En la Universidad Distrital Francisco José de Caldas se utiliza el software Bizagi Modeler como la herramienta que permite modelar los procesos, este permite establecer propiedades para el proceso en general, así como para cada uno de los elementos que lo componen. Estas propiedades pueden ser compartidas por diferentes usuarios e instalaciones del Modelador, permitiendo generar documentación estándar para un
grupo de trabajo. El modelador de procesos está en capacidad de generar automáticamente documentos MS Word o PDF.14
5.6. ESTADO DEL ARTE - SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL)
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, SIGUD, es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, para el cumplimiento de su Misión y Plan Estratégico de Desarrollo, y evidenciar la satisfacción de la Comunidad Universitaria y las partes interesadas.15
En el año 2008 el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD estaba constituido por tres equipos de trabajo16; el grupo directivo el cual correspondía
al comité de coordinación de control interno, el cual actuaba bajo la máxima autoridad de la entidad. El grupo operativo se encontraba conformado, coordinado y supervisado por el representante de la dirección y el grupo evaluador que estaba integrado por el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Entidad y los servidores públicos a su cargo, los cuales tenían bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI.
En el año 2009 se realizó un ajuste del modelo de operaciones y de caracterizaciones, procedimientos, guías, instructivos y formatos del Sistema de Gestión. Donde los resultados fueron los siguientes:
Modelo de operación por procesos. Versión dos y 17 procesos identificados. 4. Caracterizaciones de los 23 subprocesos.
Caracterizaciones de 136 Procedimientos. 26 Formatos.
Tres Instructivos. Tres Manuales.
En el Informe de Gestión 2011 de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas17 se
hace referencia al Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD sobre el proceso de mejoramiento continuo que ha estado muy ligado a los procesos de Gestión Contractual, Gestión de Recursos Financieros, Internacionalización e Inter-institucionalización y Servicio al Ciudadano, lo que implica un amplio despliegue en el
14 Bizagi BPM Suite-2014 “Descripción Funcional”. Consultado 13 enero 2015.
15 Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Sistema Integrado de Gestión SIGUD. Consultado el 18 de Febrero de 2015.
16 Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Oficina asesora de planeación y control. Informe SIGUD 2008-2011. Pg.5
diagnóstico documental y de desarrollo de cada uno de los procesos, además se actualizaron los diversos procedimientos y se sugirió la actualización de formatos y manuales, para establecer unos mejores lineamientos de gestión de las actividades.
En este mismo año se avanzó en el proyecto de la Bodega de Datos, con la participación del Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico (CIDC), y Autoevaluación y Acreditación de Calidad, analizando los requerimientos de información, necesarios para la construcción de indicadores pertenecientes a los diferentes modelos de medición de la Universidad. Igualmente se identificó la prioridad de integrar los diferentes subsistemas de información de la Universidad.
En el 2012 un grupo de estudiantes de la Facultad de Ingeniería del Proyecto curricular de Ingeniería Industrial desarrolló su trabajo de grado encaminado al ajuste y mejoramiento de los procedimientos del Proceso de Gestión Contractual, trabajo que fue avalado y asesorado por la Oficina Asesora de Planeación y Control.
Para el 2013, como actividad primaria, el Grupo Operativo SIGUD realizó un análisis de la situación en la que se encuentra el Sistema respecto a: La infraestructura, el soporte tecnológico, el archivo de gestión propio del Proyecto, la documentación formal, papeles de trabajo y la herramienta (Visión GTC) que actualmente consigna la información general del Sistema y el estado de Implementación (a partir del Informe de Gestión del SIGUD, vigencia 2008 – 2011), el cual sirvió para la formulación de un Plan de Acción que determinara las actividades del Proyecto a corto, mediano y largo plazo.
Una vez analizada dicha información, la Oficina Asesora de Planeación y Control, a través del Grupo Operativo SIGUD formuló un Plan de Acción Institucional 2013-2015 el cual fue aprobado por el Comité Ejecutivo SIGUD, el cual se viene ejecutando.
Figura 4. Modelo de Operación por Procesos Universidad Distrital Francisco José de caldas
Fuente:Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Oficina asesora de planeación y control. Informe OAPC 2012-2014. Pg.13
En el 2014 Se formuló la Política y Objetivos del SIGUD, éstos fueron presentados al Comité Ejecutivo del SIGUD, los cuales son aprobados y se adoptan, mediante la Resolución N° 227 del 8 de agosto de 2014,”Por la cual se realiza el Mejoramiento Continuo a la Política, Objetivos, y Modelo de Operación por Procesos del Sistema Integrado de Gestión, de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, SIGUD y se dictan otras disposiciones”.18
Se establecen las Responsabilidades y Funcionamiento del Comité Ejecutivo del SIGUD y demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestión SIGUD mediante la Resolución N° 215 del 24 de julio de 2014.
Se han rediseñado, actualizado y elaborado la documentación que incluye: Procedimientos, Formatos, Guías e Instructivos para 17 de 22 Procesos, los cuales ya se encuentran aprobados por los Líderes y Gestores de Proceso. Adicionalmente, se
está realizando todas las piezas comunicacionales con el fin de socializar el Sistema Integrado de Gestión, SIGUD.
6. MARCO CONCEPTUAL 6.1 GESTIÓN DE RIESGOS
6.1.1 CONCEPTOS BÁSICOS Definición de Riesgo
Es la posibilidad de ocurrencia de algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso, en los diferentes niveles y etapas. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias.
6.1.2 Clases de Riesgo
Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.
Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución.
Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.
Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.
Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.
Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.
6.1.3 Gestión del Riesgo
del Riesgo comprende el conjunto de Elementos de Control y sus interrelaciones, para que la institución evalúe e intervenga aquellos eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos institucionales. La administración del riesgo, contribuye a que la entidad consolide su Sistema de Control Interno y a que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluación al interior de la misma.
6.1.4 Metodología
Los siguientes elementos propuestos en la Guía para la administración de Riesgo fueron el punto de referencia para la realización de los mapas de riegos propuestos por los pasantes, los gestores y los promotores de los diferentes procesos.
Figura 5. Proceso para la Administración del Riesgo
Además se ajusto el trabajo realizado a la Política de Administración del Riesgo establecida en el Manual para la Administración De Riesgo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
“La Universidad Distrital Francisco José de Caldas se compromete a administrar los riesgos institucionales, definiendo medidas encaminadas a evitar, prevenir, mitigar, compartir o transferir aquellos que generan un impacto en el cumplimiento de los objetivos de los procesos académico-administrativos, así como los riesgos de posibles actos de corrupción, realizando seguimiento y monitoreo periódico a la efectividad de los controles establecidos, con el compromiso y participación de los diferentes estamentos universitarios, hacia el mejoramiento continuo de la gestión de la Universidad”
7. METODOLOGÍA
7.1. POBLACIÓN
El proyecto se va a realizar en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en Bogotá, Colombia.
7.2. FUENTES DE INFORMACIÓN
Es necesario realizar recolección de datos tanto cualitativos y cuantitativos.
7.2.1. Tipos de investigación
7.2.2. Técnicas de recolección de la información
Investigación documental, en las que se estudiarán, seleccionaran y analizaran los documentos (libros, artículos, oficios, normas, etc.) relacionados con los sistemas de calidad y gestión de procesos y procedimientos.
Entrevistas a las personas, implicadas directa o indirectamente en cada proceso y sus procedimientos.
La observación directa, en cada dependencia y proceso.
7.3. DISEÑO METODOLÓGICO
El proyecto se realizará de acuerdo al plan de trabajo suministrado por la Oficina de Planeación y Desarrollo, establecido de esta manera:
FASE I. Capacitación y presentación de pasantes Ingeniería Industrial
FASE II. Estandarización y ajuste de los manuales, protocolos, procedimientos y formatos requeridos para
cada proceso
FASE III. Fase de socialización e implementación del SIGUD
FASE IV. Implementación del Sistema de Indicadores, Modelo de Operación basado en procesos
FASE V. Validar Mapas de Riesgo por procesos
8. RESULTADOS Y PRODUCTOS OBTENIDOS.
Los resultados y productos obtenidos en el desarrollo de la pasantía de acuerdo a la línea de acción establecida y las actividades propuestas para el cumplimiento de los objetivos son los siguientes:
Nota: para la presentación de resultados y productos se considera oportuno estructurar la información por los procesos correspondientes y señalar la metodología utilizada para lograr el resultado en una matriz que relaciona las actividades.
Matriz 1. Resultados y productos por líneas de acción. RESULTADOS Y PRODUCTOS OBTENIDOS
LÍNEA DE ACCIÓN: ESTANDARIZACIÓN Y AJUSTE DE MANUALES, PROTOCOLOS, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS REQUERIDOS PARA CADA PROCESO
ACTIVIDAD PROCESO
RELACIONADO PRODUCTOS Y RESULTADOS METODOLOGÍA INFORMACIÓN Y FUENTES DE Identificación de
rezagos documentales que quedaron en la Actividad correspondiente
a los
procedimientos documentados y registrados en el SIG 2013-2014.
Gestión de infraestructura física.
Identificación de variables que componen el sistema de indicadores.
Socialización de los formatos, y procedimientos usados dentro de la universidad que se acoplan al Sistema Integrado de Gestión y cuyo objetivo es generar una interacción armoniosa entre las diferentes dependencias relacionadas. Con el fin de fortalecer la gestión y el mejoramiento continúo.
Refuerzo y adquisición de nuevos conocimientos en el sistema de indicadores enmarcado en el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.
Diagnostico emitido por subsistema de acreditación y evaluación (SAA), en el cual se determinaron documentos que eran necesarios actualizar para el proceso de acreditación por el cual se encontraba la universidad.
La Oficina Asesora de Planeación y Control asigno los indicadores que era necesario revisar, actualizar y validar.
Actualización y presentación de tres (3) indicadores asignados:
CPA-GIF-00-FR-00-337 (documento normalizado Excel).
CPA-GIF-00-FR-00-338 (documento normalizado Excel).
CPA-GIF-00-FR-00-340 (documento normalizado Excel).
Adquisición de información adicional con las unidades competentes para dar un contexto más claro y robusto a los indicadores revisados.
Se amplía la información de referencia sobre el sistema de indicadores con la Guía para la construcción de Indicadores del SIGUD (GI-GUI-003, Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD).
Establecer proyección de los valores o metas esperados para los indicadores según la información y registros existentes.
Extensión y proyección social.
Actualización y presentación de cinco (5) indicadores asignados:
GI-GUI-003-FR-004 - 136 (documento normalizado Excel). GI-GUI-003-FR-004 - 137
(documento normalizado Excel). GI-GUI-003-FR-004 - 138
(documento normalizado Excel). GI-GUI-003-FR-004 – 181
(documento normalizado Excel). GI-GUI-003-FR-004 – 191
(documento normalizado Excel). GI-GUI-003-FR-004 – 193
Gestión de investigación
Actualización y presentación de cuatro (4) indicadores asignados:
GI-GUI-003-FR-004 – 174 (documento normalizado Excel). GI-GUI-003-FR-004 – 175
(documento normalizado Excel). GI-GUI-003-FR-004 – 176
(documento normalizado Excel).
Gestión
contractual. Documento de comparación entre los Estatutos de Contratación: Contiene observaciones y comentarios sobre los cambios efectuados.
Parangón Estatutos de contratación. (documento Word)
Diseñar, ajustar, estandarizar y documentar los respectivos
procedimientos y formatos
asociados a cada proceso.
Gestión Docencia.
Conocimiento de la normatividad vigente interna referente al procedimiento que es necesario diseñar, documentar y avalar.
Contextualización a través de la revisión de los requisitos y actividades necesarias para obtener un título de Educación Superior.
Experiencia ganada en la estructuración de procedimientos teniendo en cuenta fases, actores, documentos y registros y una secuencia lógica, para que este sea transversal a los requerimientos de la Universidad; en el software Bizagi.
Identificación junto con el equipo de profesionales de la OAPC, Oficina Asesora de Planeación y Control, los procedimientos que hacen parte de los rezagos documentales para los cuales su intervención es a nivel estructural y documental en el diseño y ajuste de procedimientos.
Benchmarking de otras universidades en el procedimiento de Opciones o Modalidades de Grado como requisito para acceder a un Título De Educación Superior.
Presentación de la primera propuesta del procedimiento “Opciones de Grado” con base en el Acuerdo 031 de 2014 del Consejo Académico :
OPCIONES DE GRADO
(procedimiento diagramado en Bizagi)
Corrección de la propuesta después de obtener retroalimentación por parte de las secretarias académicas de cada facultad:
OPCIONES DE GRADO
(procedimiento diagramado en Bizagi)
Presentación de la nueva propuesta basada en el Acuerdo 038 de 2015.
Corrección de la propuesta teniendo en cuenta comentarios emitidos por Vicerrectoría Académica.
Procedimiento en la espera de ser socializado y avalado:
GD-PR-012, OPCIONES DE GRADO (procedimiento diagramado en Bizagi)
con base en los lineamentos dados por la OAPC y el documento normalizado para la elaboración de procedimientos BPM (Business Project Management) en el software BIZAGI (GI-GUI-001-IN-001, Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi), y la normatividad vigente Acuerdo 031 de 2014 del Consejo Académico.
Gestionar reuniones emitiendo comunicaciones oficiales con apoyo de la OAPC para socializar y obtener una retroalimentación con los Secretarios (a) Académicos de cada Facultad de la Universidad Distrital
Realizar el trabajo de campo en cada Facultad con los secretarios académicos o sus delegados para revisar y corregir el procedimiento de “Opciones de grado”.
Revisión de la normatividad y sus cambios al nuevo Acuerdo 038 de 2015 del Consejo Académico que afectan directamente el procedimiento.
Elaboración de la nueva propuesta del procedimiento teniendo en cuenta cambios en la normatividad y en la estructura presentada.
procedimiento con el Vicerrector Académico de la universidad.
Modificación e inclusión de nuevos requisitos en la propuesta del procedimiento de “Opciones de grado”, con el apoyo de la OAPC.
Planeación
estratégica e institucional.
Presentación de la propuesta del procedimiento en el software Bizagi.
Corrección y presentación de la propuesta del procedimiento de Formulación y Evaluación del Plan General Operativo, con apoyo de la OAPC.
Formulación y Evaluación del Plan General Operativo – Final (procedimiento diagramado en Bizagi).
Identificación junto con el equipo de profesionales de la OAPC, Oficina Asesora de Planeación y Control, los procedimientos que hacen parte de los rezagos documentales para los cuales su intervención es a nivel estructural y documental en el diseño y ajuste de procedimientos.
Exploración y lectura de documentos base para la elaboración de la estructura del procedimiento de Formulación y Evaluación del Plan General Operativo, como lo son:
Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad Distrital 2008-2016: “Saberes, Conocimientos e Investigación de Alto Impacto para el Desarrollo Humano y Social”.
Guía de Planeación Operativa
responsable de cada actividad, la descripción de cada una de estas, su dependencia y alcance.
Comunicaciones. Identificación junto con el equipo de profesionales de la OAPC, Oficina Asesora de Planeación y Control, rezagos documentales, en este caso necesita de apoyo en el desarrollo para emitir un documento que se encuentra dentro del nivel 1 en la pirámide jerárquica documental de la Universidad Distrital.
Consulta en diferentes entidades universitarias el manual de imagen para tener un punto referente para la modificación, normalización, y revisión del manual de imagen de la Universidad Distrital.
Reunión con el encargado del Manual de Imagen de la Universidad Distrital.
Socializar con los líderes y gestores de procesos para la
implementación de
procedimientos.
Planeación
estratégica e institucional.
LÍNEA DE ACCIÓN: ESTRATEGIA DE SOCIALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN SIGUD. ACTIVIDAD PROCESO
RELACIONADO
PRODUCTOS Y RESULTADOS METODOLOGÍA Y FUENTES DE INFORMACIÓN
Diseñar dos estrategias de socialización para dar a conocer la plataforma
estratégica de la universidad los procesos,
procedimientos y formatos que corresponden a cada proceso.
Comunicaciones. Generar la estrategia de socialización la cual además de contener una etapa preliminar de diagnóstico incluye propuestas de socialización en WEB (herramientas institucionales como CONDOR) y radio mediante un jingle que genere una cultura de apropiación y participación en la Universidad Distrital.
E igualmente el uso de los medios audiovisuales (televisores y pantallas) que posee la universidad para la transmisión de la información.
Estrategia de socialización. Datos curiosos y noticias.
Lluvia de ideas para generar estrategias de socialización.
Identificar stakeholders (partes interesadas) dentro de la socialización de la Plataforma Estratégica.
Identificar medios disponibles para la socialización de la información teniendo en cuenta los procedimientos actuales para el Proceso de Comunicaciones que están en el SIGUD (Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital).
Proponer matriz para la evaluación de que medios son más adecuados según su destinatario.
Realizar recomendaciones para la transmisión de la información teniendo en cuenta características como imágenes, tipos de letra, colores, texto, entre otras. Ejecución de la
estrategia de socialización.
Comunicaciones. Para la ejecución de la estrategia de comunicación no se generaron productos. Tampoco el alcance de nuestras actividades es pertinente para desarrollar una metodología con el objetivo de ejecutar la estrategia propuesta.
LÍNEA DE ACCIÓN: SISTEMA DE INDICADORES EN EL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. ACTIVIDAD PROCESO
RELACIONADO
PRODUCTOS Y RESULTADOS METODOLOGÍA Y FUENTES DE INFORMACIÓN
Capacitación en
Institucional establecido en la Guía para la Construcción de Indicadores que permita la realización y documentación
de los
Indicadores del Modelo de Operación por Procesos.
integran el Modelo de Operación de la Universidad Distrital.
posteriores en el Sistema de Indicadores del SIGUD, teniendo como referencia documentación y normatividad interna.
Para esta etapa del desarrollo de la pasantía no aplica la obtención de productos.
Se amplía la información de referencia sobre el sistema de indicadores con la Guía para la construcción de Indicadores del SIGUD (GI-GUI-003, Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD).
Construcción, validación y aprobación de los indicadores con cada uno de los promotores y gestores de los procesos
identificando cada uno de los aspectos de la Hoja de vida del indicador de acuerdo con la
Guía de
construcción y documentación de indicadores.
Gestión de infraestructura física
Los productos generados para este proceso dentro de esta línea de acción fueron once (indicadores) los cuales se documentaron bajo los formatos normalizados provistos por la OAPC. Los indicadores resultantes son los siguientes:
GIF - 01, Bajas de bien por hurto (documento Excel normalizado). GIF - 02, Bajas de bien
aprovechables (documento Excel normalizado).
GIF - 03, Inventarios actualizados (documento Excel normalizado). GIF - 04, Donaciones ingresadas a la
Universidad (documento Excel normalizado).
GIF - 05, Ordenes proyectadas realizadas (documento Excel normalizado).
Identificación de promotores y gestores para cada proceso, esta información fue otorgada por la OAPC.
Planeación y asignación de citas con los promotores y gestores designados para cada proceso.
Contextualización con los promotores y gestores asignados acerca del sistema de indicadores y de la construcción de estos, con énfasis en el subsistema de calidad para medir la eficacia, efectividad y eficiencia en el logro de los objetivos.
GIF - 07, Nivel de mantenimientos realizados por contratos (documento Excel normalizado).
GIF - 08, Nivel de insumos empleados en la ejecución de contratos de la división de recursos Físicos (documento Excel normalizado).
GIF - 09, Nivel de hurtos de elementos que no pertenecen a la Universidad (documento Excel normalizado).
GIF - 10, Nivel de inclusiones de elementos en las pólizas de seguros realizadas durante la vigencia del contrato (documento Excel normalizado).
GIF - 11, Nivel de mantenimientos correctivos (documento Excel normalizado).
Proyectar valores de la meta esperada y los rangos de evaluación para la toma de decisiones.
Socializar, revisar y validar los indicadores propuestos con los promotores y gestores, así como con el director externo encargado del seguimiento de la pasantía.
Corrección y presentación de los indicadores para su aprobación.
Gestión jurídica. Los productos generados para este proceso dentro de esta línea de acción fueron once (indicadores) los cuales se documentaron bajo los formatos normalizados provistos por la OAPC. Los indicadores resultantes son los siguientes:
GJ - 01, Cantidad total de dinero ejecutado en contratos.
GJ - 03, Nivel de Fallos con sentencia definitiva a favor de la Universidad.
GJ - 04, Porcentaje de tutelas impugnadas con fallo a favor de la universidad.
GJ - 05, Almacenamiento de archivo. Gestión
contractual.
Los productos generados para este proceso dentro de esta línea de acción fueron once (indicadores) los cuales se documentaron bajo los formatos normalizados provistos por la OAPC. Los indicadores resultantes son los siguientes:
GC-01, Nivel de convocatorias declaradas desiertas.
GC - 02, Evaluación y desempeño de proveedores.
GC - 03, Nivel de planes de acción aprobados sin ajustes.
GC - 04, Nivel del presupuesto total que es aprobado para ejecutar el plan de acción.
GC - 05, Actividades solicitadas aceptadas para inclusión en el PAA. GC - 06, Solicitudes de necesidad de
contratación rechazadas por no aprobación del CDP.
GC - 08, Tiempo utilizado en la ejecución de la contratación del PAA.
GC - 09, Liquidación unilateral de contratos.
Participar en la Implementación de la medición de los Indicadores de acuerdo a su periodicidad, fuentes y niveles de cargo para el que reporta, hace seguimiento y analiza y el que toma decisiones.
Gestión de infraestructura física.
No se emplea ninguna metodología porque el alcance del trabajo realizado no permite realizar la medición de indicadores debido a la periodicidad establecida en cada Hoja de vida, para los indicadores es de un año.
Gestión contractual
Gestión jurídica.
LÍNEA DE ACCIÓN: GESTIÓN DE RIESGOS. ACTIVIDAD PROCESO
RELACIONADO
PRODUCTOS Y RESULTADOS METODOLOGÍA Y FUENTES DE INFORMACIÓN
Desarrollo con los líderes, promotores y gestores de los procesos, la aplicación de la metodología para la administración de riesgos.
Gestión de infraestructura física.
Conocimientos adquiridos en la gestión del riesgo y su aplicación en la universidad teniendo en cuenta una metodología coherente y ordenada adaptable a las necesidades y contexto.
Elaboración de material de apoyo, que contiene información relevante para la gestión de riesgos y su contextualización en la universidad. Presentación en Prezi, Sistema de
Gestión del Riesgo en la U.D.F.J.C.
Asistencia a la capacitación de administración de riesgos otorgada por la profesional de la OAPC, quien es a su vez la persona directora externa encargada del seguimiento de la pasantía.
Lectura de materia de apoyo otorgado por la OAPC.
GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE CAUSAS (documento normalizado)
Manual Administración de Riesgos Gestión
contractual.
Elaboración de formatos para la documentación y registro de la gestión de riesgos basados en el Manual de Administración del Riesgo del DAFP. Determinación del contexto
estratégico.
Identificación de riesgos. Análisis del riesgo. Evaluación del riesgo.
22-09-2015 (Borrador).
Guía para la Administración del Riesgo Departamento (DAFP) Administrativo de la Función Pública – 2011.
Búsqueda y lectura de material adicional para establecer la metodología para la gestión de riesgos en documentos como: NTC ISO 31000.
NTC ISO 31010.
Varias fuentes web para la gestión de riesgos.(ver más adelante infografía)
Elaboración de ejercicio académico para la administración de riesgos, registrando la información en el formato dado por la OAPC.
Mapa Integral de Riesgos UDFJC. (Documento normalizado - Matriz en Excel).
Contextualización del sistema de gestión de riesgos explicando su alcance e importancia así como su relación directa con el SIGUD, objetivos y la metodología que se va a emplear para el cumplimiento de actividades.
Validación de los mapas de riesgo que posee la
Gestión de infraestructura física.
Experiencia obtenida en la gestión de riesgos dentro de los procesos asignados en la Universidad Distrital.
universidad de conformidad con el modelo de operación por procesos
existente
Gestión
contractual. Elaboración de soportes y registros para la gestión de riesgos para cada proceso asignado en los formatos propuestos. Contexto estratégico (documento
Word).
Identificación del riesgo (documento Word).
Análisis del riesgo (documento Word).
Evaluación del riesgo (documento Word).
mapas de riesgo existente.
Revisión de la documentación otorgada por las diferentes unidades donde se realizó el trabajo de campo, como lo son: División de recursos físicos.
Oficina asesora jurídica. OAPC.
Los documentos que sirvieron como base para realizar las actividades asignadas en la gestión del riesgo fueron:
Diagrama de causa-efecto para el proceso de gestión de infraestructura física.
Mapa de riesgos elaborado en el 2011 para el proceso de gestión de infraestructura física.
Diagrama causa-efecto para el proceso de gestión contractual.
Mapa de riesgos elaborado en el 2011 para el proceso de gestión contractual.
Consulta en otras fuentes como:
Manual de Buenas Prácticas para la Gestión contractual pública.
Documento consulta de la administración de riesgos emitido por la Veeduría Distrital.
JOSÉ-MARTI.
Mediante el trabajo de campo y los documentos de consulta, establecer el contexto estratégico, la identificación de los riesgos, identificación de causas y factores asociados a los riesgos.
Realizar la evaluación del riesgo teniendo en cuenta los criterios de evaluación dados como parámetros en el Manual de Administración de la Universidad.
Generar acciones correctivas para los riesgos identificados y acciones
preventivas para fortalecer la gestión de riesgos su medición y control.
Gestión de infraestructura física.
Generación de la propuesta del mapa de riesgos para el proceso.
Mapa Integral de Riesgos GESTIÓN DE INF. FÍSICA (documento Excel normalizado).
Corrección de la propuesta para su aprobación.
Mapa Integral de Riesgos GESTIÓN DE INF. FÍSICA (Correcciones)
Leer la documentación perteneciente al SIGUD para aplicar la metodología para la generación de acciones correctivas y preventivas para su seguimiento, control y mejora continua.
Realizar trabajo de campo para generar correcciones con los promotores para establecer los controles y sus niveles de documentación, seguimiento evaluación y mejora, efectividad y aplicación.
Gestión contractual.
Generación de la propuesta del mapa de riesgos para el proceso.
Mapa Integral de Riesgos UDFJC G. Contractual.
Leer la documentación perteneciente al SIGUD para aplicar la metodología para la generación de acciones correctivas y preventivas para su seguimiento, control y mejora continua.
autoridad, el Jefe de la Oficina asesora Jurídica.
Revisión de la propuesta con los profesionales a cargo de los procesos de la OAPC.
Gestión jurídica. Generación de la propuesta del mapa de riesgos para el proceso.
Mapa Integral de Riesgos GESTIÓN JURIDICA.
Corrección de la propuesta para su aprobación.
Mapa Integral de Riesgos GESTIÓN JURIDICA (correcciones).
Leer la documentación perteneciente al SIGUD para aplicar la metodología para la generación de acciones correctivas y preventivas para su seguimiento, control y mejora continua.
Realizar trabajo de campo para generar correcciones con los promotores para establecer los controles y sus niveles de documentación, seguimiento evaluación y mejora, efectividad y aplicación.
Fuente: Autores.
8.1. PRODUCTOS LOGRADOS
