UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIOS DE ALMACENES ZONA FRANKA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.”
AUTORA: SONIA EULALIA CORDERO CORDERO.
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO.
iv
NOTA DE ACEPTACIÓN
………
Presidente del Tribunal
………..
Oponente del tribunal
……….
v
DEDICATORIA
Esta tesis, la dedico a Dios, quien con sus bendiciones me ha llenado de fortaleza, capacidad y cada día me prospera en los caminos de la vida, como también a mis hijos Carlos y Sheyla que son el pilar en vida y cada día están a mi lado apoyándome incondicionalmente y a todas las personas que de una u otra forma me han ayudado, que con su apoyo y paciencia me han permitido alcanzar mi meta propuesta.
vi
AGRADECIMIENTO
Agradezco a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, a las autoridades, personal administrativo a mis catedráticos que me impartieron sus conocimientos durante estos años de formación, de manera especial a mis tutores que con su sabiduría, experiencia y conocimientos han conducido de manera idónea este trabajo, han contribuido para mi formación profesional.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PORTADA
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA iii
NOTA DE ACEPTACIÓN iv
DEDICATORIA v
AGRADECIMIENTO vi
ÍNDICE DE CONTENIDO vii
RESUMEN EJECUTIVO xii
EXECUTIVE SUMMARY x
INTRODUCCIÓN 1
1 MARCO TEÓRICO. 9
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. 9
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN. 9
1.2.1 CONTABILIDAD. 9
1.2.1.1 Objetivos de la Contabilidad. 10
1.2.2 AUDITORÍA. 11
1.2.2.1 Importancia de la Auditoría. 11
1.2.3 CONTROL INTERNO. 12
1.2.3.1 Control Interno Sistema COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la
Comisión Treadway.) 13
1.2.3.2 Objetivos del Sistema de Control Interno COSO. 14
1.2.3.3 Componentes del Control Interno. 14
1.2.4 GESTIÓN DE INVENTARIOS. 17
1.2.4.1 Inventario. 17
1.2.4.2 Importancia de los Inventario. 18
viii
1.2.4.4 Sistema de Inventarios. 19
1.2.4.5 Control de Inventarios. 19
1.2.4.6 Principios para el Control de inventarios. 19
1.2.4.7 Objetivos del Control de Inventarios. 20
1.2.4.8 Diseño de control Interno. 20
1.2.4.9 Análisis de los Procesos actuales de Inventarios. 21
1.2.4.10 Diseño de nuevos Procesos. 21
1.2.4.11 Naturaleza de los Procesos de Inventarios. 22
1.2.4.12 Actividades que comprenden los Inventarios de mercadería. 22
1.2.4.12.1 Políticas para el control de inventarios 23
1.2.4.13 Valoración y Control de Inventarios de mercadería. 24
1.2.4.14 Conteo de Inventarios de mercadería. 25
1.2.4.14.1 Conteo cíclico. 25
1.2.4.14.2 Documentos que se utiliza para el Control de Inventarios. 26
1.2.4.14.3 Principio de la Documentación. 26
1.2.4.14.4 Beneficios del Control de Inventarios. 27
1.2.4.14.5 Eficiencia en el Control de Inventarios. 27
1.2.4.14.6 Evaluación de la Eficiencia en el Control de Inventarios. 28
1.2.4.15 Normativa contable relacionada con inventarios. 28
1.3 VALORACIÓNCRÍTICADELOSCONCEPTOSPRINCIPALESDELAS
DISTINTASPOSICIONESTEÓRICASSOBREELOBJETODEINVESTIGACIÓN. 29
1.4 CONCLUSIONESPARCIALESDELCAPÍTULO. 30
2 MARCO METODOLÓGICO. 31
2.1 CARACTERIZACIÓNDELAEMPRESAENELCONTEXTO
INSTITUCIONAL. 31
2.1.1 VISIÓN ACTUAL. 33
2.1.2 MISIÓN ACTUAL. 33
ix
2.2.1 TIPOS DE INVESTIGACIÓN. 34
2.2.1.1 Investigación Bibliográfica. 34
2.2.1.2 Investigación de Campo. 34
2.2.1.3 Investigación Aplicada. 34
2.2.1.4 Investigación Descriptiva. 34
2.2.2 POBLACIÓN Y MUESTRA. 35
2.2.2.1 Población. 35
2.2.2.2 Muestra. 35
2.2.3 MÉTODOS,TÉCNICAS E INSTRUMENTOS 36
2.2.3.1 Método Inductivo - Deductivo. 36
2.2.3.2 Método Analítico - Sintético. 36
2.2.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS. 36
2.2.4.1 Técnicas. 36
2.2.4.1.1 Entrevista. 36
2.2.4.1.2 Encuesta. 37
2.2.4.2 Instrumentos. 37
2.2.4.2.1 Guía de la Entrevista. 37
2.2.4.2.2 Guía de la Encuesta. 37
2.2.5 INTERPRETACIÓN RESULTADOS. 37
2.2.5.1 Entrevista al Gerente. 37
2.2.5.2 Encuesta a empleados. 40
2.2.5.3 Encuesta a proveedores. 42
2.2.6 VERIFICACIÓN DE LA IDEAS A DEFENDER. 44
2.3 PROPUESTA DEL CONTROL INTERNO. 44
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO: 46
3 MARCO PROPOSITIVO. 47
3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: DISEÑO DE UN MANUAL DE SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE ALMACENESZONA FRANKA EN LA
x
3.2 DESARROLLODELAPROPUESTA. 47
3.2.1 JUSTIFICACIÓN. 47
3.2.2 OBJETIVOS. 48
3.2.2.1 Objetivo General. 48
3.2.2.2 Objetivos Específicos. 48
3.2.3 PROPUESTA CONTROL INTERNO. 49
3.2.3.1 Direccionamiento Estratégico. 49
3.2.3.1.1 Visión propuesta. 49
3.2.3.1.2 Misión propuesta. 49
3.2.3.1.3 FODA. 49
3.2.3.2 Ambiente de Control 50
3.2.3.2.1 Integridad y Valores Éticos 50
3.2.3.2.2 Compromisos por la Competencia. 51
3.2.3.2.3 Estructura Organizacional Actual. 51
3.2.3.2.4 Asignación de Autoridad y Responsabilidad. 52
3.2.3.2.5 Políticas y prácticas de Personal 67
3.2.3.3 Valoración de Riesgo. 71
3.2.3.3.1 Objetivo de las Operaciones. 71
3.2.3.3.2 Objetivo de la Información Financiera. 71
3.2.3.3.3 Objetivos de Cumplimiento. 71
3.2.3.3.4 Identificación del Riesgo 72
3.2.3.4 Actividades de Control. 84
3.2.3.4.1 Políticas y Prácticas sobre Inventarios. 85
3.2.3.4.2 Procesamiento de la Información. 89
3.2.3.4.3 Diseño de flujogramas de procesos 90
3.2.3.5 Información y Comunicación. 94
3.2.3.5.1 Integración con las operaciones. 94
3.2.3.5.2 Calidad de la Información. 100
3.2.3.6 Monitoreo. 100
3.2.3.6.1 Informe de las deficiencias. 100
xi
3.2.3.6.3 Índices de Rotación. 105
3.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESFINALES 106
3.3.2. RECOMENDACIONES. 107
BIBLIOGRAFÍA 108
ANEXOS
Anexo 1. Carta de Aprobación del Perfil de tesis……….……… Anexo 2. Carta Certificación Empresa……….……. Anexo 3. Entrevista al Gerente……….…. Anexo 4. Encuesta a Proveedores……….……. Anexo 5. Balance año 2012……….…….. Anexo 6. Evidencias Físicas………..
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1 Modelo de Control Interno 15
Cuadro Nº 2 Objetivos del Control de Inventarios 20
Cuadro Nº 3 Índices Financieros 28
Cuadro Nº 4 Población 35
Cuadro Nº 5 Planillas Control de Asistencia 70
Cuadro Nº 6 Flujograma proceso de compras al contado 90
Cuadro Nº 7 Proceso de ventas al contado 91
Cuadro Nº 8 Proceso para toma física de inventarios 92
Cuadro Nº 9 Proceso de almacenamiento 93
Cuadro Nº 10 Ingreso de productos a bodega 95
Cuadro Nº 11 Egresos de mercaderías 97
xii
INDICE DE GRÁFICOS
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
El objeto principal de la tesis es realizar un diseño de un Sistema de Control Interno con el fin de mejorar la gestión de inventarios de almacenes Zona Franka en Santo Domingo, dedicada a la comercialización de varios artículos pero que no cuenta con información verídica y oportuna de los inventarios que posee en bodega por lo que, no son eficientes en la administración de recursos y por ende, se les dificulta la toma de decisiones empresariales.
Es esencial para las Empresas, contar con información real, confiable y a tiempo de sus inventarios por lo tanto es importante establecer lineamientos que faciliten el ágil desarrollo de sus actividades con la distribución de tareas y responsabilidades en forma clara generando mecanismos de prevención y corrección de los procesos que garanticen la fidelidad de la información.
La fundamentación científica del tema investigado a través del análisis teórico de diferentes autores permitió sustentar las dos variables inmersas en la propuesta.
La metodología empleada se basó en métodos y técnicas utilizadas para esta investigación para recabar información, analizar e interpretar los datos obtenidos de la entrevista y las encuestas aplicadas al propietario, empleados y proveedores, para poder verificar la idea a defender planteada.
xiv
EXECUTIVE SUMMARY
The main aim of the thesis is to carry out a design of a system of Internal Control in order to improve inventory management of warehouse area Franka in Santo Domingo, dedicated to the commercialization of several articles but that does not have true and timely information from inventories in Winery, are not efficient in the management of resources and hencebusiness decisions are difficult for them.
It is essential for businesses, count with real, reliable information and timely their inventory so it is important to establish guidelines that facilitate the agile development of its activities with the distribution of tasks and responsibilities clearly generating mechanisms of prevention and correction of the processes that guarantee the fidelity of the information.
The scientific substantiation of the topic investigated through theoretical analysis of different authors allowed to sustain two variables embedded in the proposal.
The methodology used was based on methods and techniques used for this research to collect information, analyze and interpret the data obtained from the interview and the surveys applied to the owner, employees, and suppliers, in order to verify the idea to defend posed.
1
INTRODUCCIÓN.
Antecedentes de la investigación.
En la actualidad las empresas requieren contar con información contable financiera oportuna, veraz y confiable para cuyo efecto es importante generar procesos técnicamente desarrollados que faciliten la generación de la misma que permita la toma de decisiones empresariales. Dentro de las empresas comerciales dedicadas a la transferencia de bienes, resulta fundamental contar con información correcta, fidedigna y actualizada de los inventarios de sus productos, de tal manera que puedan determinar con certeza la necesidad de incrementar, disminuir o mantener los saldos de los bienes o productos según la demanda que exista de los mismos y evitar así la congelación de los recursos financieros.
Se realizó una investigación preliminar en la biblioteca de la Universidad Regional Autónoma de los Andes Uniandes Santo Domingo CDIC constatando que existen tesis relacionados con control interno, las cuales nos servirán de referencia:
“Manual de Control Interno que contribuya a una eficiente gestión de los recursos Financieros en el Hospital del Niño y Maternidad de Santo Domingo de los Colorados”, en el año 2008, desarrollado por la Lic. Sandra Dolores Larrea.
“Diseño de un Manual de Control Interno para el área financiera de la Empresa Furukawa Plantaciones C.A. del Ecuador de Santo Domingo de los Colorados con el propósito de optimizar la Gestión”, que tiene como autora a la Lic. Luz Graciela Ochoa Abril.
2 Planteamiento del problema.
La Empresa Almacenes Zona Franka, ubicada en la ciudad de Santo Domingo se encuentra en el mercado desde el 14 de Mayo del año 2000, durante años se ha dedicado a la comercialización de prendas de vestir y artículos de bazar en general, en la actualidad cuenta ya con dos almacenes y con este crecimiento se ha detectado desde hace un tiempo atrás un deficiente control de inventarios provocando por las siguientes dificultades:
En el área de inventarios no se detectan a tiempo el deterioro u obsolencia de la mercadería causando pérdidas económicas y amortización de recursos.
La carencia de la designación de un responsable de las bodegas permite la intromisión de diferentes personas en el proceso de ingresos y egresos sin generar documentos de respaldo lo que provoca que los saldos de inventarios no sean confiables.
No se tiene establecido procesos para llevar un control de los inventarios en su sistema informático contable por lo que, generalmente no coinciden los saldos de existencias contables versus las físicas de los bienes requiriendo para su justificación la asignación de recursos humanos y financieros o en su defecto el registro de asientos de ajuste con cargo a pérdidas de inventario.
El no contar con datos reales imposibilita determinar los niveles de rotación de las diferentes mercaderías impidiendo así establecer técnicamente si se requiere ampliar, disminuir o mantener los saldos de los inventarios, es decir la toma de decisiones por parte de la Gerencia con relación a los pedidos a sus proveedores.
3
influir en la toma de decisiones inadecuadas que puedan deteriorar la situación financiera y el crecimiento organizacional.
Formulación del problema.
¿De qué manera se puede mejorar el manejo de inventarios que se da en almacenes Zona Franka?
Delimitación del problema.
Almacenes Zona Franka inicia su actividad comercial en la ciudad de Santo Domingo, ubicada en la avenida Tres de Julio 592 entre las calles Cuenca y Loja, se encuentra en el mercado doce años, la misma nunca ha tenido un sistema para controlar sus inventarios, no existe una constatación física lo que provoca que las existencias físicas no coincidan con lo reportado en documentos.
Almacenes Zona Franka y bajo la denominación Persona Natural Obligada a llevar Contabilidad, tiene bajo relación de dependencia 25 empleados los mismos que se encuentran distribuidos en las diferentes áreas, cuenta con 21 proveedores nacionales.
El tiempo estimado para la ejecución de la presente investigación es respectivo para el período 2012.
Objeto de estudio.
Control Interno.
Campo de acción.
4 Línea de investigación.
La presente tesis se enmarca en la línea de Investigación de la Auditoria dentro de la cual se dará mayor énfasis al Control Interno porque forma parte de la planificación.
Objetivo general.
Diseñar un Sistema Control Interno para mejorar la Gestión de Inventarios de almacenes ZONA FRANKA en la ciudad de Santo Domingo.
Objetivos específicos.
Fundamentar teórica y científicamente los Procesos Contables, el Sistema de Control Interno y Gestión de Inventarios de almacén ZONA FRANKA.
Diagnosticar la situación actual del Sistema de Control Interno y la Gestión de inventarios en almacén ZONA FRANKA aplicando los instrumentos de investigación.
Elaborar los procedimientos de control de inventarios para la obtención de informes y reportes reales para el uso de gerencia hacia una acertada toma de decisiones.
Idea a defender.
5 Justificación del tema.
El Control Interno es una herramienta esencial para los administradores de una empresa ya que, a través de su correcta aplicación, se garantiza la eficacia del manejo de los recursos, en este caso de los inventarios que dependen del abastecimiento oportuno de mercaderías, mantener niveles adecuados de stock basados en la rotación del inventario y la generación de información sobre su real costo lo que permitirá tomar decisiones gerenciales adecuadas.
Se justifica el estudio del tema ya que se cuenta con la información necesaria y el material teórico de los cuatro años de estudio en la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES que, acompañado del uso de herramientas metodológicas de investigación, nos permitirá poner en práctica todo el bagaje de conocimientos adquiridos para realizar un diagnóstico preciso que evidencie la problemática planteada y su posible solución.
En primera instancia el beneficio será para el gerente de la empresa ya que existirá un manual de procedimientos para el control interno de inventarios dando mayor confiabilidad a las operaciones realizadas y así se evitará el desperdicio de recurso humano, además servirá como fuente de investigación para los estudiantes de colegio y universidades de la ciudad y empresarios de organizaciones similares.
Los costos de realización de la tesis son razonables con relación a los beneficios que alcanzará la empresa con la elaboración del presente trabajo investigativo, pues al llevar un correcto sistema de control de inventarios proporcionará confiabilidad a la información de las existencias y evitará la amortización de recursos improductivos.
6
Además esta investigación permitirá obtener el título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA.
Metodología.
Para realizar la presente investigación se utilizará la modalidad Cuali-Cuantitativa con tendencia a lo cuantitativo.
Cualitativo debido a que se obtendrá información en base al diálogo con los involucrados en donde se analizará e interpretará cómo piensan y cómo actúan respecto a la situación problemática y se observará los hechos y actividades del área de inventarios para finalmente analizar el criterio de los clientes internos y externos sobre su posible solución a través de la aplicación de elementos de control.
Cuantitativo se ratifica al tabular estadísticamente los datos obtenidos además que la contabilidad y la gestión se analizará a través de datos numéricos y porcentuales que nos permitirán observar a través de la aplicación de indicadores si la solución satisface las necesidades de la empresa.
7 Resumen de la tesis.
Para el desarrollo de este estudio se busca mejorar el control interno y la gestión de inventarios para lo cual se ha seleccionado cuidadosamente una introducción en la que se describe y entiende el problema y tres capítulos en los cuales, se fundamenta teóricamente la investigación, se establecen e interpretan los criterios de los involucrados y se plantea la posible solución al objeto de estudio.
En la introducción se destacan los antecedentes, la situación problemática que ha motivado la investigación, los objetivos que persigue en la tesis tanto en forma general como específicamente, la idea a defender plenamente justificada basada en la novedad, aporte científico y su significación práctica. Adicionalmente se presenta un breve resumen del contenido que tendrán los diferentes capítulos.
En el primer capítulo el marco teórico se trata de la fundamentación científica a través de un análisis teórico de libros, revistas, publicaciones de diferentes autores acorde a la problemática lo que permite sustentar la propuesta con la investigación realizada.
El segundo capítulo corresponde al marco metodológico, en éste se conocerán los diferentes métodos y técnicas utilizadas para la investigación, se tabularon e interpretaron los resultados de la aplicación de las entrevistas y las encuestas que se realizarán al gerente y a los clientes internos y externos con el fin de entender las causas que han originado la deficiente gestión de los inventarios así como su criterio respecto a la posible solución.
8
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica.
Novedad Científica.
Las empresas no consideran que el desarrollo de un sistema de control interno es ventajoso para la empresa, peor aún el sistema COSO muy poco conocido y aplicado en el medio, por lo tanto el contar con un documento que facilite la comprensión y aplicación de este sistema contribuirá para que diferentes empresas y en especial sus administradores lo tomen como una fuente de consulta.
Aporte Teórico.
Se puede señalar como aporte teórico de esta investigación a la conceptualización y compaginación de la información obtenida respecto a la aplicación del sistema COSO, el cual no es muy conocido y aplicado en el medio por lo que, su difusión a través de la realización de esta tesis, facilitará el entendimiento del mismo y su correcta aplicación en la solución de un problema.
Significación Práctica.
La adaptación y desarrollo de todos los elementos que constituyen el sistema de control interno COSO permitirán a los administradores de la empresa supervisar de manera técnica los procesos del área de inventarios y a los trabajadores tener herramientas que les direccionen para la ejecución de sus labores en forma eficiente.
La aplicación de la presente investigación cuenta con la autorización y facilidades para realizar el seguimiento a todos los procesos y el análisis de los mismos que conduzcan a la aplicación del mismo.
9 CAPÍTULO I
1 MARCO TEÓRICO.
1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
Si en las empresas llevan un inadecuado control de inventarios, los empresarios de hoy tienen que saber administrar eficientemente los recursos y los productos con los que cuentan, manejar un inventario adecuado manteniendo un stock de acuerdo con sus necesidades y evitar la inmovilización de recursos ya que ésta es una de las principales causas que atenta contra el desbalance financiero, por ende es necesario la utilización de métodos más modernos de operación y administración dentro de ellos la gestión de inventarios, mediante el empleo de herramientas eficientes y eficaces con la aplicación del Sistema de Control Interno COSO.
La presente investigación Sistema de Control Interno y Gestión de Inventarios de Almacenes Zona Franka en la ciudad de Santo Domingo se requiere del análisis de la variable independiente y dependiente para ello se analizarán los siguientes temas y subtemas:
1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
Para la realización de la presente investigación se ha consultado en fuentes relacionadas con el tema entre los principales posiciones teóricas de los diferentes autores tenemos:
1.2.1 Contabilidad.
10
conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable.”1
“La contabilidad es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema dinámico de control e información que se sustentan tanto en un marco teórico, como en normas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa y de la presentación relevante de la situación económico-financiera. Esto se hace por medio de reportes específicos y generales preparados periódicamente para que la dirección pueda tomar las decisiones adecuadas que apunten el crecimiento económico de manera armónica, responsable y ética en las entidades que lo usen.”2
Se considera como una ciencia y una técnica que permite conocer la situación económica-financiera de una empresa al término de un ejercicio contable, que se encuentra sustentado en las normas internacionales.
1.2.1.1 Objetivos de la Contabilidad.
“Uno de los objetivos de la contabilidad es proporcionar información a dueños, accionistas, bancos y gerentes con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, las cosas poseídas por el negocio sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos de las operaciones realizadas por un ente privado o público.”3
“Obtener y proporcionar información financiera que permita conocer y evaluar la situación en que se encuentren y los resultados de las operaciones realizadas.”4
1BRAVO VALDIVIESO, Mercedes. Contabilidad General. Editorial Nuevo. DíaSéptima edición. 2007 Pág. 1. 2ZAPATA SANCHEZ, Pedro. Contabilidad General. Editorial McGraw-Hill. Séptima edición. 2011 Pág.8. 3
11
Los objetivos primordiales de la contabilidad son de generar información y ejercer un control financiero eficiente de los recursos que posee un negocio en base a registros técnicos que posee la entidad ya sea esta pública o privada.
1.2.2 Auditoría.
“El vocablo auditoria es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros procesos, circuitos, etc. Hoy en día la palabra auditoria se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata de tal manera que según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre auditorías económicas y auditorías especiales.”5
“La auditoría es el proceso que efectúa un contador público independiente, al examinar los estados financieros preparados por una entidad económica, para reunir elementos de juicio suficiente, con el propósito de emitir una opinión profesional, sobre la credibilidad de dichos estados financieros, opinión que se expresa en un documento formal denominado dictamen.”6
Se entiende que auditoría es un examen realizado por un profesional quien verifica, investiga, consulta y revisa los estados financieros con el fin de comprobar la veracidad y establecer la razonabilidad de los mismos y emitir su respectivo dictamen.
1.2.2.1 Importancia de la Auditoría.
“La importancia de la auditoría guarda relación con los objetivos de la auditoría y los usuarios potenciales del informe. Por ello, las consideraciones sobre cantidad y calidad representan factores claves para identificar su importancia.”7
5
DE LA PEÑA GUTIERREZ, Albert. Auditoría un Enfoque práctico. Madrid-Paraninfo. 2011. Pág.5. 6MEDIVIL ESCALANTE, Víctor Manuel. Auditoría. México D.F. Thomson, 2002.pag.1
12
“El auditor debe considerar la importancia relativa y su relación con el riesgo de auditoría desde el inicio del plan para detectar en forma cuantitativa las representaciones erróneas de importancia relativa pequeñas que, acumulativamente podrían tener un efecto importante sobre los estados financieros.”8
La importancia de la auditoría tiene relación con los objetivos de la auditoría, una de las cuales consiste en dar seguridad a las personas que se encuentran a cargo de las entidades respecto al manejo de las actividades a ellos encomendadas y que constan en la información que contemplan los estados financieros.
1.2.3 Control Interno.
“El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización las cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa.”9
“El Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas por la administración.”10
El control interno es el plan de organización en una empresa promoviendo la eficiencia operacional dentro de la entidad para salvaguardar sus recursos, verificando que la información financiera sea confiable.
8ESTUPIÑAN. Rodrigo.& ECO. Papeles de Trabajo en la Auditoría Financiera. Ecoe Ediciones. Segunda Edición. 2004. Pág.9.
9AGUIRRE ORMACHEA, Juan. Auditoría y Control Interno, Editorial Inmagrag s.l, cuarta edición. 2005. Pág189.
13
1.2.3.1 Control Interno Sistema COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway.)
“La estructura conceptual Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission COSO definió control interno como un proceso, efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos en tres categorías:
Efectividad y eficiencia en las operaciones,
Confiabilidad del proceso de presentación de reportes financieros,
Cumplimiento con leyes y regulaciones aplicables.”11
“El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos.”12
“Control interno es un proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa.”13
Se lo define como un proceso realizado por los administradores de una empresa que tiene como fin proporcionar seguridad a las empresas mediante el cumplimiento de sus elementos de control.
11 MANTILLA, Samuel Alberto. Auditoría del Control Interno. Ecoe ediciones Ltda. Primera edición. 2005. Pág. 68.
12
14
1.2.3.2 Objetivos del Sistema de Control Interno COSO.
“Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de una entidad. Anqué muchos objetivos pueden ser específicos para una entidad en particular, algunos son ampliamente participados. Por ejemplo los objetivos comunes a casi todas las actividades son la consecución y el mantenimiento de una reputación positiva dentro del comercio y los consumidores, proporcionando estados financieros confiables a los accionistas, y operando en cumplimiento de las leyes y regulaciones.”14
“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables sin fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.”15
1.2.3.3 Componentes del Control Interno.
“El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración.
14
15
Aunque los componentes se aplican a todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlos de forma diferente que las grandes."16
Cuadro Nº 1 Modelo de Control Interno
Ambiente de Control: La
esencia de cualquier negocio es
su gente sus atributos
individuales, ya que es el motor
que dirige la entidad y
fundamento sobre el cual todas
las cosas descansan.
Integridad y
valores éticos.
En un negocio la integridad y los valores
éticos son elementos fundamentales del
ambiente de control y esto se ve reflejado en
la conducta de sus administradores.
Compromiso por
la competencia.
Son los conocimientos y habilidades que debe
poseer un personal para cumplir
adecuadamente sus tareas.
Estructura
organizacional.
La estructura organizacional de una empresa
proporciona la organización conceptual por
medio de la cual se controlan, monitorean, y
ejecutan sus actividades para la obtención de
los objetivos generales.
Asignación de
autoridad y
responsabilidad.
El personal que labora en cada tarea definida
por las autoridades deben ser animados a usar
su propia creatividad, iniciativa en la solución
de problemas.
Políticas y
prácticas sobre
recursos
humanos.
Debe establecer prácticas de reclutamiento de
empleados que incluyen entrevistas formales y
dar explicativas claras sobre el estilo de
operación de la empresa.
Valoración de Riesgo: Es la
identificación y análisis de los
riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos.
Objetivos de
operaciones.
Hacen referencia a la efectividad y eficiencia
de las operaciones de la entidad.
Objetivo de
información
financiera.
Se refiere a la obtención de información
financiera confiable, de acuerdo a los
principios contables generalmente aceptados.
Objetivos de
cumplimiento.
Hacen referencia a la adhesión de leyes y
reglamentos que la entidad está sujeta.
16 Actividades de Control: Son
políticas y procedimientos que
ayudan a asegurar que las
directivas administrativas se
lleven a cabo.
Funciones
directas o
actividades
administrativas.
En los negocios son los administradores los
que dirigen los movimientos y están
encargados de revisar los informes de
desempeño de las actividades.
Procesamiento de
información.
Los datos que ingresan al sistema están
sujetos a ser revisados y comparados con los
archivos de control.
Controles físicos
Se debe llevar un control periódico de los
inventarios y activos que tenga el negocio, los
mismos que deben ser contados y comparados
con el registro de control.
Información y Comunicación:
Comunicar a tiempo a los
empleados sobre las actividades
que deben cumplir en las áreas
que se encuentren designados.
Integración con
las operaciones
Son los medios más efectivos ya que ayudan a
controlar los procesos dentro de un negocio a
tiempo real.
Calidad de
información.
La información generada por los sistemas
contables debe tener razonabilidad y ser
oportuna para una adecuada toma de
decisiones.
Monitoreo: Reconoce en forma
rápida débiles e insuficientes,
está encaminado a la realización
de evaluaciones continuas con
el fin de conocer si los otros
componentes del control interno
funcionan con efectividad.
Informe de las
deficiencias
Las debilidades y oportunidades deben ser
comunicadas a los propietarios con el fin de
aplicar acciones necesarias para el
mejoramiento del Sistema de Control Interno
de la entidad.
Participantes en el
control y sus
responsabilidades.
El personal es responsable de controlar sus
propias áreas, la gerencia debe estar atenta y
es responsable de que el sistema de control
interno sea cumplido
17 1.2.4 Gestión de Inventarios.
“Los inventarios dentro de la gestión de stock, son herramientas que se utilizan para determinar la situación de las existencias y poder analizar la calidad de su gestión, tanto a nivel general de la empresa como a nivel de almacenes, secciones, familias de productos etc. El inventario ofrece una magnífica ocasión para efectuar comprobaciones, introducir mejoras y rectificar hábitos.”17
“La gestión de inventarios es una de las actividades básicas de la dirección de operaciones de cualquier organización. Para realizarla existen diversos sistemas que pueden ser empleados en función de múltiples factores, como la periodicidad dela toma de decisiones, la naturaleza de la demanda, los costes de inventario o el tiempo de suministro, entre otros.”18
La gestión de inventarios es una herramienta básica dentro de las empresa, por medio de esta podemos determinar la cantidad de existencia de mercaderías dentro de bodega, clasificada por familia de productos, los directivos podrán analizar y tomar decisiones acertadas de acuerdo a la demanda que requieran de productos en caso de realizar pedidos.
1.2.4.1 Inventario.
“Se considera inventario a la suma de aquellas partidas de propiedades personales tangibles que se tiene para la venta dentro del curso normal del negocio, el proceso de producción respecto de las ventas o que se habrá de consumir dentro de la producción para la venta”.19
“El inventario es una relación detallada de los materiales, productos, mercancías que tiene la empresa almacenados y clasificados según categorías.”20
17
ESCUDERO S. María. Gestión de Aprovisionamiento. Ediciones Paraninfo. Tercera Edición. 2009. Pág.220. 18 ALFALLA, Rafaela. Introducción a la Dirección de Operaciones Táctico- operativa un Enfoque Práctico. Ediciones Delta. Primera edición. 2008. Pág.1.
19VASCONEZ, A. José. Contabilidad Intermedia. Segunda edición. Cap. 4. Pág. 95. 20
ESCUDERO SERRANO, María. Gestión de Aprovisionamiento. Ediciones Paraninfo S.ATercera edición.
18
Se entiende como inventario el conjunto de productos tangibles que la empresa tiene para la producción y venta de productos almacenados y clasificados según su categoría y actividad de la organización.
1.2.4.2 Importancia de los Inventario.
La importancia del inventario radica en las múltiples ventajas que el mismo proporciona, todas ellas contribuyen a afrontar la incertidumbre que reina en todo negocio, el inventario es el activo corriente más grande en la contabilidad de algunas empresas permite conseguir ahorro cuando se esperan incrementos significativos en los precios del mercado
1.2.4.3 Tipos de Inventarios.
El inventario representa la existencia de artículos que posee una empresa para comercializar con ellos, los tipos de inventarios son:
Gráfico Nº 1 Tipos de inventario
Fuente: Max Muller21 Elaborado: Sonia Cordero.
21MULLER, Max. Fundamentos de la Administración de Inventarios. Edición única. 2004. Pág. 19,20. •Se compone de artículos de materiales que van a ser
utilizados en la elaboración de productos terminados.
INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS
•Esta compuesto de materiales que han ingresado al proceso de producción pero que aún no se encuentran completos .
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO
•Esta compuesto por los productos completos que se van a vender.
19 1.2.4.4 Sistema de Inventarios.
Un sistema de inventarios es una estructura que sirve para controlar el nivel de existencia y para determinar cuánto hay que pedir de cada elemento y cuándo hay que hacerlo, para mantener un control en el registro de las existencias disponibles de cada artículo además es una protección contra los aumentos de precio y contra la escasez de la materia prima.
1.2.4.5 Control de Inventarios.
“La empresa lleva un control de inventario de mercancías, materia prima, productos terminados comprados, productos terminados fabricados, mercancía en tránsito y material de empaque, según se trate conforme al sistema de inventarios, para los procedimientos de control de las operaciones de mercancías existen tres sistemas de control, cuya elección dependerá de las características económicas, operativas y necesidad de información de cada empresa.”22
El control de inventario de mercadería, de la materia prima, los productos comprados terminados o fabricados debe ser lleva por la empresa seleccionando el sistema adecuado para el control, de manera que la empresa pueda conocer en cualquier momento del periodo la utilidad o pérdida real con información confiable y a tiempo.
1.2.4.6 Principios para el Control de inventarios.
Según Perdomo los principios del Control de Inventarios son los siguientes:
1. “Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable.
22
20
2. Ninguna persona que interviene en inventario deberá tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.
3. El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no de revisión.
4. La base de valuación de inventarios será constante y consistente.”23
1.2.4.7 Objetivos del Control de Inventarios.
Cuadro Nº 2 Objetivos del Control de Inventarios.
OBJETIVOS DEL CONTROL
INTERNO
1. Prevenir fraudes de inventarios.
2. Descubrir robos y sustracciones de inventarios
3. Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de inventarios.
4. Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador. 5. Proteger y salvaguardar los inventarios
6. Promover la eficiencia del personal de almacenes de inventarios. 7. Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios.
Fuente: Perdomo Abraham. Elaborado: Sonia Cordero.
1.2.4.8 Diseño de control Interno.
El diseño de control interno es establecido en las empresas para proporcionar una seguridad razonable dentro de la misma, de manera que se detecte y prevenga con debida oportunidad
los errores que puedan existir, cuyo objetivo es obtener información confiable y real.
23
21
1.2.4.9 Análisis de los Procesos actuales de Inventarios.
“El método de análisis del inventario de tareas puede considerarse como un tipo de análisis orientado al puesto. La técnica está desarrollada para identificar, con la ayuda de los empleados y los gerentes, una lista de tareas y sus descripciones que integran los diferentes puestos. El objetivo es producir una lista detallada de los enunciados de las tareas aplicables a todos los puestos, la cual después se utilizará para elaborar un formato de encuestas de inventario de tareas que será contestado por la persona que está analizando el puesto en cuestión.
Un enunciado de la tarea puede ser. ”Inventario de suministros actuales para mantener los niveles de existencias. El análisis de puestos también revelaría la importancia y frecuencia del uso de la tarea para el desempeño exitoso del puesto.”24
La técnica del análisis de inventarios de tareas, permite al gerente y los mismos empleados identificar el área en la que se encuentren aptos para desempeñar las diferentes funciones que sean encomendadas para ellos dentro de la empresa, por medio de una lista de tareas y actividades a realizarse en los diferentes puestos de trabajo.
1.2.4.10 Diseño de nuevos Procesos.
“Existen diferentes opciones de procesos para productos y servicios. Las decisiones de procesos comprometen a la administración, con tecnología, calidad, uso de recursos humanos y mantenimiento especifico. Estos gastos y compromisos de capital determinan gran parte de la estructura básica de costos de la empresa.25
24BOHLANDER, George.et at. Administración de Recursos Humanos.14ª Edición. Editores Cengage Learning. S.A. 2008. Pág. 150.
25
22
La selección del proceso de elaboración del producto implica a la administración con el uso de recursos humanos, con tecnología y calidad, los gastos de capital establecen la organización básica de la entidad respecto a los costos que genere la aplicación del proceso.
1.2.4.11 Naturaleza de los Procesos de Inventarios.
“Los materiales recibidos pueden ser enviados directamente hacia los procesos productivos o convertirse en parte de un inventario en espera de ser utilizados. Estos inventarios son comúnmente conocidos como almacenes. Los materiales, que pueden ser materias primas, refacciones, partes, sub ensambles, quedan para su utilización posterior en alguna parte del proceso de manufactura, mantenimiento de alguna otra actividad operacional o para su venta listo al consumidor.
De igual manera los inventarios pueden prevenir de algún proveedor, en cuyo caso son captados a través del departamento de recepción, o ser resultado de los procesos de manufactura de la organización. La característica común es que pasarán un periodo de espera antes de que sean requeridos para algún uso, por lo cual, deben ser conservados en los almacenes durante ese lapso.”26
Los productos recibidos pueden ser almacenados y convertirse en inventario en espera, para ser utilizados posteriormente en alguna parte del proceso de elaboración, si son requeridos al momento del ingreso pasa directamente al proceso de producción para su posterior venta como producto terminado.
1.2.4.12 Actividades que comprenden los Inventarios de mercadería.
Las actividades en los almacenes dependen de todo los procedimientos que se realizan para controlar el ingreso de artículos, como la recepción, observación, elaboración de los productos el mantenimiento que posteriormente pasará para la venta.
26
23 1.2.4.12.1 Políticas para el control de inventarios
a) “Los inventarios deben estar bajo la custodia de un responsable perfectamente autorizado.
b) Para mejor control de las partidas que los integran los registros contables deben contar con información tanto de cantidad como de valores.
c) Separar contablemente las mercancías cuya venta cause el impuesto al valor agregado, de aquellas que no lo causen.
d) Se debe llevar un sistema de inventarios perpetuos, por ser el que mayor ventaja ofrece en materia de control.
e) Si no se utiliza un sistema de inventarios perpetuos, la alta administración o una persona autorizada debe comparar periódicamente los porcentajes de margen de utilidad.
f) Debe existir un control sobre los artículos que se consideren obsoletos o que por otra causa han sido dado de baja de libros y que físicamente se encuentren en almacén.
g) Los inventarios deben estar convenientemente protegidos contra deterioros físicos y condiciones climatológicas.
h) Los almacenistas deben rendir informes sobre los artículos que tengan poco movimiento o cuya existencia sea excesiva.
24
j) La salida de mercancía del almacén debe estar siempre amparada por una requisición autorizada o por una nota de embarque.
k) Considerar los requerimientos fiscales para deducir de los ingresos de la entidad, según disposiciones aplicables, los inventarios dados de baja por obsolescencias o mal estado.
l) Establecer medidas de control sobre aquellos inventarios que se encuentran en poder de terceras personas como por ejemplo deposito, consignación, comodato, garantía, efectuar revisiones periódicas y sorpresivas.
m) Implementar medidas de seguridad contra robos, incendio.
n) Ejercer prioridad de control en función al valor de las mercancías es decir a mayor valor mayor control.
o)
Homogeneizar tanto las bases para evaluar los inventarios, como aquellas para determinar el costo de ventas.p) Respecto a la toma y valuación de los inventarios físicos.”27
1.2.4.13 Valoración y Control de Inventarios de mercadería.
El movimiento de las mercaderías se controla a través de un sistema informático que simula una tarjeta Kárdex, los métodos más utilizados para la valoración del inventarío de mercadería son los siguientes:
Método FIFO o PEPS (First in, firstout; primera en entrar, primera en salir.)
25
Método LIFO o UEPS (Last in, firstout; ultimas entrar, primeras en salir.)
Promedio ponderado.
Ultima compra (Costo actual)
1.2.4.14 Conteo de Inventarios de mercadería.
“Supone un recuento completo de todos los artículos realizados habitualmente una o dos veces al año, normalmente coincidiendo con las fechas del balance o bien aprovechando los momentos de menor actividad del almacén o aquellos en los cuales el nivel de los stock es el más bajo del año.”28
El conteo físico del inventario se lo realiza 1 o dos veces al año generalmente a la fecha del cierre del ejercicio, para realizar el recuento de los artículos se involucra al personal del almacén, además se deben tomar medidas preventivas para evitar que se realice errores en códigos o conteo repetitivo de los materiales, el proceso debe estar organizado por una persona capacitada y que tenga conocimiento de las tareas a realizarse y el procedimiento a seguir para esta actividad.
1.2.4.14.1 Conteo cíclico.
“Este procedimiento supone un recuento diario selectivo de un determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionado normalmente con ayuda de un computador, los criterios de selección pueden ser los siguientes:
El riesgo del error.
El coste del error.
26
La actividad del producto.”29
El conteo cíclico es el recuento diario mediante la selección aleatoria de un determinado producto, para mantener un control en los resultados del conteo deben ser registrados diariamente.
1.2.4.14.2 Documentos que se utiliza para el Control de Inventarios.
“La recepción de las partidas físicas con sus correspondiente documento soporte es normalmente la ocasión para dar entrada a estas mismas partidas en los registros contables y en el control de inventarios, Este registro de inventarios, comúnmente llamado Kárdex, por lo general maneja cantidades.”30
1.2.4.14.3 Principio de la Documentación.
“El principio de la documentación según el cual no puede salir ningún producto del almacén sin estar debidamente documentado (albarán de salida) y autorizado por un responsable independiente del almacén. Conviene destacar que, aunque los documentos se transmitan por teleproceso sin embargo las órdenes originales deben estar debidamente documentadas, autorizadas y archivadas en el punto emisor, con una referencia numérica que figurara en el albarán de salida.”31
“Los principios de la documentación organizada consiste en poder ofrecer sobre todo orden de hecho y de conocimiento informaciones documentadas, universales en cuanto a su contenido, seguras y verdaderas, completas , rápidas, al día, fáciles de obtener, reunidas por anticipado y dispuestas para ser comunicadas”32
29ANAYA T. Julio. Almacenes: Análisis, Diseño y Organización. Tercera Edición. Editorial ESIC. 2008. Pág.94. 30Santillana, Juan, Establecimiento de Sistema de Control Interno La Función de Contraloría. Editorial Thomson Learning. 2003. Pág.183.
31
27
El principio de la documentación se encuentra basado en que no podrá salir ningún producto sin antes encontrase registrado y autorizado por la persona encarga, estas deben encontrase al día, completas y fáciles de obtener además deben encontrase siempre dispuestas a ser comunicadas o entregadas a tiempo en caso de ser solicitadas.
1.2.4.14.4 Beneficios del Control de Inventarios.
“Los principales beneficios obtenidos en este sistema se pueden enunciar en:
Prevención sistemática de errores.
Alto grado de seguridad en los registros.
Disminución del nivel de stock y obsolescencia.
Esfuerzo proporcionado al riesgo.
Mayor responsabilidad a niveles operacionales.
Mentalidad de calidad.”33
1.2.4.14.5 Eficiencia en el Control de Inventarios.
La eficiencia es la capacidad de lograr que un objetivo se cumpla con la utilización correcta de los recursos y tiene relación con corregir errores ahorrar gastos y cumplir correctamente las tareas y obligaciones de la empresa.
28
1.2.4.14.6 Evaluación de la Eficiencia en el Control de Inventarios.
Cuadro Nº 3 Índices Financieros Rotación de inventarios indica el número de
veces que se ha renovado el inventario de mercaderías como resultado de las ventas.
= “X” Veces.
El plazo promedio de reposición de inventarios, indica el número de días que la empresa demora en reponer los inventarios.
= “X” Días.
Para poder establecer la eficiencia con que la empresa maneja su inventario se determina la rotación de inventarios (RID).
= “X” Días.
Adicionalmente para ver la eficiencia en el manejo del efectivo relacionado con el inventario podemos establecer el ciclo operativo (C.O.) C.O. = R I D + RC x CD
= “X” Días.
El ciclo del efectivo de una empresa se
obtiene a través de la siguiente formula: C. E = C. O. - R.C.X.P.D
= “X” Días.
Fuente: Van Horne James. Elaborado: Sonia Cordero.
1.2.4.15 Normativa contable relacionada con inventarios.
29
Estas normas han sido desarrolladas con referencia a las normas internacionales de contabilidad, deben ser aplicadas por todas las empresas, se hace referencia a los inventarios por su valor neto realizable en ciertas fases de la producción.
De acuerdo con las nuevas disposiciones internacionales, la información financiera debe presentarse en la actualidad bajo la normativa de las NIIF´s (Normas Internacionales de Información Financiera)
1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
Según la conceptualización dada por el autor Pedro Zapata Sánchez “la contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos”
En tal sentido, reviste de gran importancia para los empresarios conocer la realidad de su empresa en una área fundamental como es el inventarios de sus productos y contar con una valuación justa y actual que permita tener información verdadera que contribuya a la toma de decisiones oportunas, en cuanto se refiere a almacenamiento, cantidad, rotación de activos.
Consecuentemente con esta definición se puede evidenciar, según Anayat Julio que uno de los principales beneficios en el control de inventarios es la disminución del nivel de stock y obsolescencia y permite un alto grado de seguridad en sus registros, por lo tanto es necesario y fundamental contar con este tipo de control de manera interna.
30
exactitud y la confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas por la administración.”
Se requiere de un diseño de un sistema de control interno ajustado a las necesidades de las empresas, en este caso, almacenes Zona Franka, para mejorar la gestión de sus inventarios. Acorde a la realidad actual, el adoptar el sistema de control interno COSO, en todos sus elementos proporcionará, de acuerdo con los autores, un alto grado de seguridad en el desarrollo de las actividades operativas y administrativas que garanticen , hasta un cierto punto, la salvaguarda de los activos y la generación de información contable.
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
De acuerdo con los autores se concluye que el manejo de inventarios es importante y su inadecuado control puede generar pérdidas inobservadas para la empresa afectando su liquidez y operatividad.
Teóricamente se puede señalar que el control interno con sus procedimientos coordinados y la delegación de responsabilidades garantizan que la información financiera sea eficiente, eficaz y veraz lo que da como resultado una buena toma de decisiones.
De acuerdo con los pronunciamientos de los autores, el sistema COSO con sus cinco componentes garantiza un adecuado manejo y salvaguardia de los inventarios de las empresas o instituciones ya sean públicas o privadas.
31 CAPÍTULO II
2 MARCO METODOLÓGICO.
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
La Empresa Almacenes Zona Franka, ubicada en la ciudad de Santo Domingo se encuentra en el mercado desde el 14 de Mayo del año 2000, está ubicada en la avenida 3 de Julio No. 592 entre las calles Cuenca y Loja diagonal a Comercial Paucar, durante los doce años que se encuentra operando se ha dedicado a la comercialización de ropa y artículos de bazar, en la actualidad cuenta con dos locales.
La matriz ubicada en la avenida 3 de Julio posee dos plantas de exhibición con las secciones de bazar, hogar, juguetería, ropa de bebe, niños, junior, damas y caballeros y la sucursal tiene las mismas características de funcionamiento, se encuentra ubicada en la avenida Quito número 115 entre las calles avenida Tsáchila y Cocaniguas Junto a Unibanco.
La empresa cumple con las condiciones establecidas por el SRI por ser obligada a llevar contabilidad, tiene bajo relación de dependencia 25 empleados los que se encuentran distribuidos de la siguiente manera 19 se encuentran en la matriz, 6 se encuentran en la sucursal, cuenta con 21 proveedores:
Atuntaqui de esta ciudad los proveedores tales como Confecciones Carmitex, confecciones Denis, abastecen al almacén en lo respecta ropa de niños, caballeros y damas, en lo que son camisas, blusas y licras.
32
Pelileo los proveedores de esta ciudad son artesanos y abastecen el almacén en lo que son pantalones Jeans por los precios cómodos y variedad de modelos tanto para niños, caballeros y damas.
Guayaquil como proveedores del almacén esta Megafashion abastece con la línea Jeans, blusas, camisetas, panty, terno de baño y ropa interior, la empresa Alessa s.a. proporciona lo que es la línea de mochilas, cartucheras, paraguas, canguros para la temporada de clases.
Cuenca de esta ciudad en el mes de octubre se abasteció en lo que es la sección de juguetes los cuales son vendidos al por mayor y menor, las ventas al por mayor se realizó a Instituciones educativas, Fundaciones que prestan ayuda social e Iglesias evangelistas, otro proveedor de la ciudad de Cuenca es Distribuidora Proaño la que provee la línea de medias casuales y deportivas, para niños, caballeros y damas.
Dentro del mercado que se dedican a la comercialización de bienes y productos similares a las líneas de Almacenes Zona Franka se encuentran los siguientes:
Dentro de la línea de ropa de niños, damas, caballeros se tiene a Fashion Plaza, almacén Visit, almacén Albita, los pequeños comerciantes de la Tres de Julio y un competidor es Comercial García en lo referente Jeans ya que expende sus artículos a precios bajos.
En lo que respecta a la línea de bazar se encuentra Almacén Paucar, Proveedora Central, Comercial Pantoja y Distribuidora Ordoñez. A pesar de toda la competencia que tiene Almacenes Zona Franka es muy reconocida en el mercado de Santo Domingo por la variedad de productos y sus precios son accesibles para cubrir las exigentes necesidades de sus clientes.
33
La carencia de la designación de un responsable de las bodegas permite la intromisión de diferentes personas en el proceso de ingresos y egresos sin que, ninguno de ellos genere documentos de respaldo lo que provoca que los saldos de inventarios no sean confiables.
La empresa dentro de su direccionamiento estratégico ha establecido como misión y visión los siguientes:
2.1.1 Visión Actual.
En un período de 1 año, se manejará una línea de crédito mediante tarjeta directa y sistema de prepago.
En un periodo de 2 años abriremos dos sucursales con la línea de productos estándar característica del almacén (productos orientados a sectores económicos medio y popular) y una sucursal con una línea de productos orientados a sectores económicos medio y alto.
En un plazo de 3 años, Zona Franka consolidará su presencia en el mercado como el proveedor número uno de ropa de bebés, niños, damas y caballeros; se posesionara entre los primeros cinco almacenes de la ciudad en bazar y artículos de hogar.
2.1.2 Misión Actual.
34
2.2 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
2.2.1 Tipos de Investigación.
2.2.1.1 Investigación Bibliográfica.
Este tipo de investigación se aplicó en el capítulo I para fundamentar teóricamente tanto la variable independiente como dependiente a través de la consulta en libros actualizados, revistas y páginas web.
2.2.1.2 Investigación de Campo.
Su aplicación se da en el capítulo II de la tesis, ya mediante el uso las herramientas científicas de investigación, se pudo observar directamente las deficiencias en el área de inventarios, hecho que fue ratificado, a través de la aplicación de la entrevista y las encuestas a los actores directos e indirectos de la empresa, lo que facilitó el entendimiento del problema y sus respectivas causas.
2.2.1.3 Investigación Aplicada.
Este tipo de investigación se aplica en el Capítulo III al plantear la solución del problema en forma práctica que se enmarca en el diseño de un sistema de control interno dirigido a mejorar la gestión de inventarios de almacenes Zona Franka.
2.2.1.4 Investigación Descriptiva.
35 2.2.2 Población y Muestra.
2.2.2.1 Población.
La población involucrada con la presente investigación se circunscribe a 48 personas distribuidas entre el gerente propietario, el contador, empleados y colaboradores así como también proveedores. La empresa vende al por menor generalmente a consumidores finales por lo que no se mantiene una base de datos sobre los mismos.
2.2.2.2 Muestra.
Por tal razón teniendo una población inferior a cien se considera que no se justifica la aplicación de la fórmula de la muestra que consta en el Manual de Investigación.
Cuadro Nº 4 Población.
POBLACIÓN NÚMERO
Gerente 1
Contador externo 1
Empleados 25
Proveedores 21
TOTAL POBLACIÓN 48
36 2.2.3 Métodos, Técnicas e Instrumentos
Los métodos más efectivos para utilizar en la tesis son:
2.2.3.1 Método Inductivo - Deductivo.
Es un método teórico que se lo aplicó para generar una respuesta particular o una solución posible a un problema, en este caso de la gestión de inventarios de almacenes ZONA FRANKA a través de análisis de leyes normas y reglamentos y de esta manera solventar la complejidad actual. En tal sentido se aplicó en todos los capítulos de la tesis.
2.2.3.2 Método Analítico - Sintético.
Este método teórico se lo aplicó para analizar la información requerida para alcanzar un fin, con el estudio se pudo conocer e interpretar las causas y los efectos del objeto de estudio para luego identificar posibles soluciones a la gestión de inventarios estableciendo procedimientos de control y evaluación. Su aplicación se puede evidenciar en el desarrollo del capítulo II y en la generación de la propuesta en el capítulo III.
2.2.4 Técnicas e Instrumentos.
2.2.4.1 Técnicas.
2.2.4.1.1 Entrevista.
37 2.2.4.1.2 Encuesta.
Esta técnica consistió en aplicar un conjunto de preguntas abiertas y cerradas a los clientes internos y externos de la empresa se estableció sus criterios respecto a los problemas en el área de inventarios de la empresa y su posible solución. Su instrumento constituye el cuestionario de la encuesta.
2.2.4.2 Instrumentos.
2.2.4.2.1 Guía de la Entrevista.
Permitió recopilar información mediante la técnica de la entrevista elaborada previamente para la valoración y criterio del gerente de almacenes ZONA FRANKA.
2.2.4.2.2 Guía de la Encuesta.
Permitió recopilar información mediante la técnica de la entrevista elaborada previamente para la valoración y criterio del gerente de almacenes ZONA FRANKA.
2.2.5 Interpretación Resultados.
2.2.5.1 Entrevista al Gerente.
Pregunta No. 1.- ¿Existe un responsable designado para el manejo del área de inventarios?
38
Pregunta No 2.- ¿Conoce usted si existe un proceso establecido para el control de inventarios?
Si se han dado las disposiciones para que se ingrese y salga la mercadería basados en la experiencia de uno.
Pregunta No 3 - ¿Con qué periodicidad se toman muestras físicas de inventarios?
Se lo realiza al final del año.
Pregunta No. 4 ¿En las tomas físicas se han encontrado diferencias entre los saldos contables versus las existencias?
Si se han encontrado diferencias con las existencias.
Pregunta No. 5 ¿Considera usted que los saldos contables respecto a inventarios son reales?
De acuerdo a los resultados que hemos tenido en los años anteriores se puede decir que no son reales.
Pregunta No. 6 ¿Se han encontrado mercadería obsoleta o deteriorada?
Si se ha encontrado mercadería obsoleta y dañada.
Pregunta No. 7.- ¿Conoce usted si existen políticas para el manejo del área de inventarios?