Entrevista al Gerente.

Pregunta No. 1.- ¿Existe un responsable designado para el manejo del área de inventarios?

Se encuentran dos personas en el área de inventarios, sin embargo; por las necesidades de la empresa otros trabajadores también colaboran en esa actividad.

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Pregunta No 2.- ¿Conoce usted si existe un proceso establecido para el control de inventarios?

Si se han dado las disposiciones para que se ingrese y salga la mercadería basados en la experiencia de uno.

Pregunta No 3 - ¿Con qué periodicidad se toman muestras físicas de inventarios?

Se lo realiza al final del año.

Pregunta No. 4 ¿En las tomas físicas se han encontrado diferencias entre los saldos contables versus las existencias?

Si se han encontrado diferencias con las existencias.

Pregunta No. 5 ¿Considera usted que los saldos contables respecto a inventarios son reales?

De acuerdo a los resultados que hemos tenido en los años anteriores se puede decir que no son reales.

Pregunta No. 6 ¿Se han encontrado mercadería obsoleta o deteriorada?

Si se ha encontrado mercadería obsoleta y dañada.

Pregunta No. 7.- ¿Conoce usted si existen políticas para el manejo del área de inventarios?

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Pregunta No. 8 ¿Se ha dado capacitación al personal para el manejo del área de inventarios?

Si realizó una capacitación en el año 2009.

Pregunta No. 9.- ¿Cómo calificaría usted al sistema de control interno de inventarios existente?

El control interno de inventarios es regular

Pregunta No. 10 ¿Conoce usted cuál es el costo unitario por producto?

Almacene Zona Franca tiene variedad y cantidad de productos que es imposible conocer de todos el costo unitario.

Pregunta 11 ¿Cuál es la importancia de un Sistema de Control Interno de Inventarios?

Tendría un informe real de las existencias de los productos en bodega, no se realizaría pedidos de productos que hay en stock.

Pregunta 12 ¿Almacenes Zona Franka cuenta con un proceso establecido en el control de inventarios?

40 2.2.5.2 Encuesta a empleados. VARIABLE _SI NO M E NSUAL ANUAL S E M E S T RA L NUNCA RE AL E S NO RE AL E S AP ROXI M AD OS OT ROS E XC E L E NT E B UE NO RE GUL AR M AL O

1.- ¿Existe un responsable designado para el

manejo del área de inventarios? 73% 27% - - - - 2.- ¿Conoce usted si existe un proceso

establecido para el control de inventarios? 42% 58% - - - - 3.- ¿Con que periodicidad se toman

muestras físicas de inventarios? - - 8% 65% 27% - - - - 4.- ¿En la toma física se ha encontrado

diferencias entre los saldos contables versus las existencias?

73% 27% - - - -

5.- ¿Considera usted que los saldos

contables respecto a inventarios son? - - - 54% 27% 19% - - - - 6.- ¿Se han encontrado mercadería obsoleta

o deteriorada? 65% 35% - - - - 7.- ¿Conoce usted si existen políticas para el

manejo del área de inventarios? 38% 62% - - - - 8.- ¿Se ha dado capacitación al personal

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9.- ¿Cómo calificaría usted al sistema de

control interno de inventarios existente? - - - 8% 15% 62% 15% 10.- ¿Considera usted que debe mejorarse

el sistema de control interno de inventarios

de la empresa Zona Franka? 85% 15% - - - -

Elaborado: Sonia Cordero.

42 2.2.5.3 Encuesta a proveedores. VARIABLE QUI NC E NA L M E NSUAL B IM E S T RA L S E M E S T RA L T RI M E S T RA L OT ROS GE RE NT E CA JE RA E M P L E AD O B ODE GUE RO DI F E RE NT E S S OL O CA L IDA D S OL O CA NT IDA D S OL O E S T AD O DOS DE E L L AS L AS T RE S NI NGUN A SI _NO F RE CU E NT E M E N TE OCASI ONAL M E N TE RA RA VE Z NUNCA _A VE CE S

1.- ¿Con que frecuencia almacenes Zona Franka realiza los pedidos de mercadería a su empresa?

10% 43% 19% 0% 14% 14% - - - -

2.- ¿Quién recibe la mercadería factura y guía de remisión en almacenes Zona Franka?

- - - 0% 19% 24% 14% 29% 14% - - - -

3.- ¿Cuándo usted entrega la mercadería en almacenes Zona Franka verifican cantidad calidad y estado de los productos?

- - - 0% 43% 19% 24% 0% 14% - - - -

4.- ¿Existe algún procedimiento para

devolución de las compras? - - - 86% 14% - - - - - 5.- ¿Realiza con frecuencia notas de

crédito a almacenes Zona Franka? - - - 43% 33% 24% 0% - 6.- ¿Su empresa despacha la mercadería

a Zona Franka en las fechas establecidas?

- - - 90% 10% - - - - -

7.- ¿Ha existido diferencias en la conciliación de saldos de su empresa con Zona Franka?

43 8.- ¿Conoce si se aplica alguna política

de recepción de compra de mercadería en almacén Zona Franka?

- - - 19% 81% - - - - -

9.- ¿Considera usted que es necesario mejorar el proceso de recepción de mercadería en almacenes Zona Franka?

- - - 86% 14% - - - - -

10.- ¿Despacha su empresa toda la

mercadería que pide Zona Franka? - - - 90% 10% - - - - - Elaborado: Sonia Cordero.

44 2.2.6 Verificación de la Ideas a Defender.

De acuerdo con la información obtenida mediante la aplicación de la entrevista y de las encuestas, se puede concluir que el manejo del área de inventarios de Zona Franka se lo realiza de manera empírica ya que el personal no tiene conocimiento del proceso para el control de inventarios, detectándose que se han encontrado diferencias entre los saldos contables versus las existencias en bodega, lo que genera que su información sea irreal, al no existir políticas para el control y manejo de los productos, además el personal no tiene capacitaciones periódicas para el manejo de los inventarios en bodega y se tengan por lo tanto que realizar acciones no preventivas.

Se considera que el Sistema de Control de inventario no es eficiente, ya que diferentes personas reciben la mercadería cuando es entregada por los proveedores, la misma no es revisada en su totalidad cuando es recibida, detectándose a destiempo artículos en mal estado todo esto conlleva a un inadecuado manejo de los inventarios y dificulta la toma de decisiones empresariales acordes a la realidad de la empresa.

Para el efecto se considera de vital importancia diseñar un modelo de control interno para el área de inventarios de la empresa Zona Franka, estableciendo para mejorar la gestión de inventarios procesos que estén acompañados de distribución de funciones, establecimiento de políticas, procedimientos y elementos de evaluación sobre el manejo del mismo.

Por lo manifestado anteriormente se verifica plenamente la idea a defender.

2.3 PROPUESTA DEL CONTROL INTERNO.

 Direccionamiento Estratégico.

 Visión propuesta

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 Ambiente de Control.

 Integridad de valores éticos.

 Compromiso para la competencia.

 Estructura Organizacional.

 Asignación de autoridad y responsabilidad.

 Políticas y prácticas sobre recursos humanos.

 Valoración de Riesgo.

 Valoración de riesgo.

 Objetivos de operaciones.

 Objetivos de Información Financiera.

 Objetivo de Cumplimiento.

 Actividades de Control.

 Tipos de Actividades de Control.

 Funciones directas o actividades.

 Procesamiento de Información.

 Controles físicos.

 Información y Comunicación.

 Calidad de Información.

 Información Financiera.

 Controles sobre seguridad y acceso.

 Monitoreo.

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 Efectividad y eficiencia global.

 Operación del buen control.

2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO:

De acuerdo a la entrevista realizada al gerente de almacenes Zona Franka, al contador, empleados y proveedores de mercadería se concluye:

 Se establece que el sistema de control de inventarios de almacenes Zona Franka es deficiente, por el incorrecto manejo de procesos en la recepción de la mercadería.

 Se concluye que no existe la delegación a una persona que se responsabilice para recibir la mercadería despachada por los proveedores.

 El personal que labora en almacenes Zona Franka no cuenta con conocimientos en el manejo de un control de inventarios.

 Desconocimiento del stock de mercadería que existen en las bodegas del almacén.

 Se considera que es necesario que se implemente un diseño de Sistema de Control Interno de Inventarios el cual permitirá que se mantenga un stock en mercaderías una rotación de los productos evitando que los productos se deterioren y dañen.

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