Descripción de funciones

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Descripción de funciones

La descripción de funciones para directivos y presidentes ha sido desarrollada por la PTA de California para el uso por la unidad, el consejo, y el distrito de la PTA. Estas pautas significan ayuda para los directivos y presidentes en sus deberes a través del término de su cargo. La lista incluye las descripciones requeridas tal como el presidente, el secretario y el tesorero y varios otros.

La descripción de funciones son distribuidas típicamente a miembros de la junta directiva electa al principio de un término para planear propósitos y son utilizadas con los libros actualizados del procedimiento adelantados por los directivos y presidentes salientes. PTA les alienta a desarrollar descripciones de cargos y libros de procedimiento para otras cargos de la PTA para proporcionar la continuidad y las prácticas sanas de liderazgo.

ÍNDICE

Directivos Necesarios

Presidente ... DF3 Secretario ... DF7 Tesorero ... DF11

Directivos y presidentes complementarios/presidentes de comité

Auditor ... DF13 Comunicaciones ... DF17 Coordinador de representantes de salón de clase ... DF19 Coordinador de voluntarios ... DF21 Director de participación estudiantil ... DF23 Director de defensa legislativa ... DF25 Director de educación ... DF29 Director de recaudación de fondos ... DF31 Director del Día de los Fundadores ... DF33 Extensión ... DF35 Graduación y baile de gala ... DF37 Historiador ... DF43 Hospitalidad ... DF45 Jefe de educación artística ... DF47 Jefe o vicepresidente de afiliaciones ... DF49 Líder de unidad local ... DF51 Miembro de la junta estudiantil ... DF53 Parlamentario ... DF55 Premio honorífico al servicio ... DF59 Preparación para casos de desastres/crisis ... DF61 Presidente de Participación de padres de familia ... DF63 Presidente de programas ... DF65 Programa de Reflexiones ... DF67 Representantes del salón de clase ... DF71 Secretario financiero ... DF73 Seguridad ... DF75 Servicios de salud ... DF77 Vicepresidente ejecutivo ... DF81 Voluntarios ... DF83

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Presidente

2327 L Street, Sacramento, CA 95816-5014

La función del presidente de la PTA incluye la

responsabilidad de conducir dicha asociación hacia las metas específicas propuestas por sus miembros, las cuales deben concordar con las normas y los Propósitos de la PTA. El presidente es el directivo que preside y es el representante oficial de la asociación.

A lo largo del año, la PTA Nacional y la PTA de California enviarán correspondencia con información importante para la unidad, por lo que esta deberá distribuirse y analizarse con los directivos y los presidentes correspondientes.

Para capacitación, asesoría e información sobre la PTA, se deberá comunicar con el presidente del consejo o del distrito de la PTA.

Todo material escrito producido por la PTA (por ejemplo, boletines informativos, volantes, anuncios en páginas Web o avisos) deberá tener la aprobación del presidente de la PTA y del director de la escuela antes de ser publicado. El director es responsable de la veracidad de la información sobre la escuela, y de cumplir con el Código de Educación Estatal y con la norma del distrito escolar. El presidente de la PTA también asumirá la responsabilidad por la veracidad de la información sobre la PTA y el acatamiento de sus normas.

Antes de asumir el puesto Para asegurarse una gestión exitosa, algunas

responsabilidades se deben asumir desde el momento en que son elegidos los nuevos directivos.

Poco tiempo después de la elección, el presidente electo deberá reunirse con el director del centro educativo y convocar a reuniones, según se requiera, a la junta electa (directivos electos y director de la escuela), con el fin de ratificar a los directivos nombrados, realizar nombramientos para los puestos vacantes y hacer planes para el año siguiente. Una vez que se ratifican los directivos, se vuelven parte de la junta electa.

Promueva el intercambio de ideas en las reuniones, con el fin de establecer las metas de la unidad. Revise las actividades anteriores, familiarícese con las metas y los propósitos de la PTA Nacional y de la PTA de California, fije metas realistas y determine prioridades en los proyectos. Evalúe las posiciones actuales de los presidentes y decida cuáles son necesarias. Pida sugerencias sobre posibles candidatos al puesto de presidente.

Empiece a reclutar presidentes y miembros de comisiones; trate de lograr un balance entre los miembros más recientes y los que tienen más

experiencia, tenga en cuenta que todas las áreas de la comunidad deben ser representadas. Es conveniente seleccionar primero a las personas cuyo trabajo debe iniciar inmediatamente: programas, presupuesto y recursos financieros y afiliaciones. Si las reglas o los estatutos existentes designan algunas de estas funciones al (a los) vicepresidente(s) o tesorero, se

deberán nombrar miembros adicionales para las comisiones respectivas. Se puede convocar a una sesión extraordinaria de la junta electa para ratificar el nombramiento de todos los presidentes, para que puedan iniciar sus actividades. El presidente electo también puede hacer esto durante la primera reunión de junta ejecutiva, al inicio del período.

Familiarícese con las tareas de cada presidente, revise la Carpeta de Recursos de la PTA de California. Comparta la descripción de funciones y materiales (según se indicó) con los presidentes y ayúdelos a proteger los libros de procedimientos y los materiales de sus predecesores.

Los nombres y las direcciones de los miembros adicionales de la junta ejecutiva deberán enviarse al consejo y/o al distrito de la PTA, a sus directorios respectivos.

Asista a los talleres ofrecidos por su distrito o consejo de la PTA e inste a los miembros entrantes de la junta a asistir también.

El presidente electo es uno de los delegados de la unidad en la Convención de la PTA de California. Asista a la reunión de orientación para la Convención que lleva a cabo el distrito de la PTA y estudie el material correspondiente para que sea un delegado bien informado. Es recomendable preguntar al presidente en ejercicio sobre toda la información referente a la Convención (Convención estatal, capítulo Manejando su PTA).

Antes de asumir el cargo, se deberá solicitar el libro de procedimientos del presidente saliente y revisarlo, así como todo material recibido del presidente anterior. Coordine con el tesorero electo la actualización del registro de firmas para las cuentas bancarias, con los nombres de los nuevos directivos y envíelo al banco al inicio del nuevo período.

Durante la gestión

Asegúrese de tener en archivo el permiso firmado para uso de instalaciones, por si llegara a ser requerido por el distrito escolar. Nunca firme una cláusula de exención de responsabilidad en nombre de la PTA (El uso de las instalaciones escolares por parte de la PTA, capítulo Conozca la PTA; capítulo de Finanzas). Si se pide a la PTA que firme una Cláusula de exención de

responsabilidad por cualquier razón, la PTA deberá ponerse en contacto con el corredor de seguros de la PTA de California. Cuando el corredor instruya firmar el Agregado para uso de las instalaciones para los eventos que se realicen en los campus de escuelas públicas, encuentre el formulario en la Carpeta de recursos, capítulo de Formularios.

Al planear los eventos y actividades de la PTA usted siempre debe referirse al Guía de seguros y prevención de pérdidas que es actualizado y enviado anualmente a todos los presidentes de las unidades. Si usted tiene

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Carpeta de Recursos – Agosto 2016 _DF4 Descripción de funciones cualquier pregunta o concierne acerca del evento

comuníquese con el corredor de seguros de la PTA de California. Información sobre el corredor de seguros de la PTA de California puede ser obtenida a través de la oficina de la PTA de California.

El presidente deberá nombrar un comité para revisar los estatutos y/o revisarlos él mismo.

Trabaje con las comisiones encargadas de las

actividades programadas, antes de que inicie el período escolar, por ejemplo en la matrícula de estudiantes, así como en la bienvenida de maestros, de estudiantes nuevos y de padres de familia.

Reúnase con el coordinador del salón de clase y con el director de la escuela, para planear una reunión de orientación para los representantes de salones de clase y/o los representantes de cada nivel escolar.

Consulte con los directivos y los presidentes sobre los planes para el año y el progreso hecho en el

cumplimiento de las metas fijadas.

Prepare un calendario maestro que incluya las reuniones de la junta ejecutiva, las reuniones de la asociación, las actividades especiales de la PTA y las reuniones del presidente con el director del centro educativo.

Haga el pedido de materiales de la PTA que servirán a los directivos y a los presidentes en la realización de sus labores. Este es un gasto justificado en la asociación. De ser posible, suscriba al director de la escuela en el boletín oficial de la PTA de California (PTA in California) y en la revista de la PTA Nacional (Our Children). Promueva el uso de los sitios Web de la PTA entre los directivos y los presidentes de la asociación: capta.org y pta.org.

La Carpeta de recursos de la PTA de California se incluye en el servicio postal de verano y contiene materiales para la inscripción de miembros. Esta información debe revisarse y entregarse al presidente de afiliaciones. La inscripción de miembros deberá planearse antes de recibir la correspondencia. Gestione la obtención de sobres y tarjetas de acuerdo con los procedimientos del consejo o del distrito de la PTA. También existe la posibilidad de que la asociación desee imprimir sus propios sobres.

Asegúrese de obtener la aprobación del director de la escuela para realizar algunas actividades de inscripción de miembros y que estas no interfieran con las

actividades escolares.

Las afiliaciones pueden iniciarse en cualquier momento durante el nuevo período y deberán continuarse durante todo el año.

Todos los miembros recibirán un carné de afiliación, el cual deberán firmar. El presidente de afiliaciones deberá indicar en cada carné el 31 de octubre como fecha de vencimiento.

Programe una reunión del comité presupuestario con el director de la escuela y los directivos cuyo aporte al presupuesto es significativo (tesorero, presidente de programas y presidente de recaudación de fondos). Verifique que los programas y las actividades de recaudación de fondos cumplan con las disposiciones de seguros.

Presente a la junta ejecutiva el presupuesto propuesto, incluyendo programas, recaudaciones de fondos, Convención de la PTA de California y otros planes. La asociación deberá aprobar el presupuesto propuesto, incluyendo programas, recaudaciones de fondos y otros planes, antes de llevarlos a cabo (lo cual incluye la firma de contratos). También deberá aprobar las acciones de cada uno de los recaudadores de fondos, incluso cómo se invertirá el dinero (libros para la biblioteca, etc.). Esto se deberá llevar a cabo en la primera reunión de la asociación, en el nuevo período (Muestra de orden del día, Manejando su PTA; Fig. M-2).

Es responsabilidad del presidente y de los delegados de unidad asistir a las reuniones del consejo (si están en el consejo) o a las reuniones del distrito de la PTA (si no están en el consejo). Infórmese sobre las reuniones y los programas de capacitación organizados por el consejo (si pertenece a uno) o el distrito de la PTA durante el año.

La junta ejecutiva designa los cargos vacantes y ratifica a los presidentes complementarios y miembros de comisiones antes de que inicie el período escolar. Recuerde al tesorero que envíe cada mes las cuotas per cápita para el consejo (si pertenece al consejo), el distrito de la PTA, la PTA Nacional y del Estado, a través de los canales usuales y que envíe la prima de seguros antes de la fecha límite del distrito de la PTA. Además, que prepare y envíe, antes de la fecha límite, el informe obligatorio de nómina anual de compensación de los trabajadores por los canales usuales (Informes de los Funcionarios Financieros, capítulo de Finanzas). Recuerde al tesorero programar las auditorías de los libros contables dos veces al año. (Auditoría, capítulos de Finanzas y de Formularios) Determine si el consejo o el distrito de la PTA requieren una copia del Informe financiero anual (Formulario del informe financiero anual, capítulo de Finanzas; Fig. F-6 o capítulo de Formularios).

Planifique, en conjunto con el comité de programas, las actividades para el Día de los Fundadores que se celebra, por lo general, en febrero. (Día de los Fundadores, capítulo de Programas) Incluya en el programa un espacio para recoger la Donación Voluntaria del Día de los Fundadores. Recuerde al tesorero que envíe inmediatamente los fondos recaudados al consejo o al distrito de la PTA. Designe un comité de premiación para elegir a las personas locales que merecen ser reconocidas (Premios, capítulos de Programas y de Formularios). Asegúrese de que se apruebe una moción para la compra de los Premios Honoríficos al Servicio y los emblemas, con el fin de que se haga el pedido a tiempo a la oficina del estado; tenga en cuenta un período de entrega de seis semanas (Premios honoríficos al servicio, capítulos de Programas y de Formularios). Remita cualquier resolución propuesta para la Convención de la PTA de California con el tiempo suficiente para que el consejo o el distrito de la PTA realicen las acciones necesarias. (Proceso de las resoluciones de la convención, capítulo de Defensa Activa)

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de la PTA de California cuando se reciba. Prepare el material para la preinscripción y el hospedaje, como indica el consejo (si se pertenece al consejo) o el distrito de la PTA.

Preparación para las reuniones de la asociación Verifique los arreglos correspondientes con los presidentes de programas y de hospitalidad. Trabaje con los coordinadores de publicaciones, de relaciones públicas y con los representantes del salón de clase en los avisos para convocar a reunión, publicidad y contacto con los padres.

Asegúrese de que el presupuesto propuesto, incluso programas y recaudaciones de fondos, se presente a votación en la primera reunión que realice la asociación en el otoño. (El presupuesto, capítulo de Finanzas) Prepare con anticipación el orden del día de la reunión y distribuya copias al secretario y al parlamentario. (El orden del día, capítulo Manejando su PTA; Muestra de orden del día Fig. M-2.)

Revise en los estatutos los procedimientos para elegir el comité de nominaciones e incluya dicha elección en la agenda del mes que corresponda.

Revise los estatutos para la reunión designada para la elección de oficiales, proporcionar el aviso requerido de la elección a la asociación, y conducir la elección. Dirija la elección del delegado o los delegados ante la Convención de la PTA de California. El número de delegados se determina por los afiliados de la unidad. Se deberá elegir un suplente para cada delegado. (Convención estatal, capítulo Manejando su PTA)

Al concluir la gestión

Envíe al consejo o al distrito de la PTA una lista con el nombre, el título y la información para contactar a los nuevos directivos. Para los presidentes, la información de contacto debe ser la dirección postal personal. Entregue al presidente electo, inmediatamente después de la elección, todo material que le pueda ser útil. (Libro de procedimientos, capítulo Manejando su PTA) Trabaje con el presidente electo para planificar la instalación en su cargo de los nuevos directivos.

Invite al presidente entrante a participar en las reuniones del consejo o del distrito de la PTA, así como en las reuniones de grupos comunitarios.

Continúe con las responsabilidades presidenciales hasta que los nuevos directivos asuman el cargo. Promueva la cooperación y el intercambio de materiales entre los directivos salientes y entrantes.

Trabaje con el historiador para compilar y enviar el Informe Anual de historiador antes de la fecha límite del consejo o distrito de la PTA (Informe anual de

historiador de unidad, capítulos Manejando su PTA y Formularios).

En la última reunión del año escolar, la asociación deberá votar una moción para autorizar a la junta ejecutiva a que haga los pagos correspondientes al verano. Además, mediante una moción, se deberá aprobar el nombramiento de un comité que se encargue

respecto en la siguiente reunión de la asociación. Asegúrese de que se paguen las cuentas pendientes, que se elaboren los informes de las comisiones, que los proyectos se hayan realizado y que haya auditorías programadas para los libros contables. Revise que toda la correspondencia se haya enviado, incluso las notas de agradecimiento y los reconocimientos.

Cuando se acabe su gestión como presidente, continúe dentro de la organización, pero no la administre.

Recursos y referencias

Guía de referencia rápida, Sección de Liderazgo Sitio Web: pta.org

Our Children (Revista nacional de la PTA, suscripción) PTA de California

Carpeta de recursos de la PTA de California (en inglés y español)

Asistente para el Liderazgo (en inglés y español) Asistente para las Finanzas (en inglés y español) Guía de seguros y prevención de pérdidas (en inglés

y español) actualizada y enviada anualmente por servicio postal a los presidentes de la PTA Manual administrativo

Impresos de capacitación de la convención de la PTA de California

Sitio Web: capta.org

PTA in California (boletín oficial de la PTA de California)

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Secretario

Se elige a una persona para el puesto de secretario de actas y es uno de los tres directivos requeridos para una PTA. Las responsabilidades propias del cargo de secretario se pueden asignar a una sola persona o dividirse entre el secretario de actas y el secretario encargado de la correspondencia, como se indica en los estatutos. Si no hay un secretario encargado de la correspondencia, sus funciones podrán combinarse con las del secretario de actas, de acuerdo con dicha reglamentación. Además de los estatutos, las funciones de la secretaría se señalan en la Carpeta de recursos de la PTA de California, la Guía de referencia rápida de la PTA Nacional (disponible en la presidencia de la PTA) y la última edición del Robert’s Rules of Order Newly Revised.

Responsabilidades

• Asistir a los talleres o capacitaciones patrocinados por PTA.

• Obtenga el Libro de registros del secretario, que contiene las actas de la junta ejecutiva anterior y las reuniones de la asociación. También obtenga el Libro de procedimientos que contiene el juego maestro de estatutos, la lista de afiliados y otros documentos oficiales y registros de la PTA.

• Llevar un registro exacto, conciso y permanente de los procedimientos de todas las reuniones de la asociación y de la junta ejecutiva. Estas minutas o actas son el registro legal de la PTA o PTSA y la copia original de las minutas se conoce como copia maestra.

• Las actas se asientan en un libro encuadernado. Las actas pueden redactarse a mano con tinta

permanente, se pueden mecanografiar o generar en computadora. Las copias originales se deben encuadernar.

! Las actas constituyen un registro de las acciones tomadas por el grupo, en el orden en que se llevaron a cabo. No se incluyen opiniones personales y discusiones.

• Preparar una lista de los asuntos pendientes para el presidente y ayudar en la elaboración del orden del día, si se le solicita.

• Tenga a mano en cada reunión, como documentos de referencia, una copia de los estatutos y las normas vigentes, copias de órdenes del día, formularios para las mociones, las actas de las reuniones anteriores, una lista de todos los comités y una lista actualizada de todos los miembros.

• Leer las actas de reuniones anteriores, cuando se le solicite.

! Para agilizar la reunión, se deben preparar copias de las actas de la asociación para cada miembro o se pueden publicar en el boletín de la asociación. Si el boletín se distribuye a la comunidad escolar, sólo se imprime un resumen de las acciones.

! Con aprobación de la asociación, se puede posponer la lectura de las actas para una reunión siguiente o el presidente puede nombrar un comité que lea e informe al respecto.

! Las actas no se deben publicar en ningún sitio web. Sin embargo, es apropiado colocar un resumen de las actas de la asociación.

• Preparar las actas y entregar una copia al presidente poco tiempo después de cada reunión.

• Hacer todas las correcciones de las actas oficiales inmediatamente después de su lectura, durante el tiempo especificado en el orden del día para ello o en una reunión posterior, si se descubren errores. En las actas deben aparecer las correcciones hechas. En la copia maestral de las actas, el secretario deberá trazar un círculo con tinta roja alrededor de las palabras incorrectas y escribir al margen. Se deberán escribir las iniciales y la fecha al lado de las

correcciones. Solamente el grupo que realizó la reunión de las actas asentadas (Comité ejecutivo, junta ejecutiva, asociación) puede corregirlas.

• Preparar y leer un informe (no las actas completas) de cada reunión de junta ejecutiva, en la reunión de la asociación y gestionar la aprobación de las recomendaciones de la junta.

• Firmar las autorizaciones de pago con el presidente, después de que la asociación apruebe la cancelación de una cuenta. Registrar todos los gastos en las actas.

• Integrar todas las enmiendas a los estatutos en las actas, en la sesión en la que se vote.

• Abrir la sesión en ausencia del presidente y de los vicepresidentes y presidirla hasta que se nombre un presidente interino, a menos que los estatutos indiquen otra disposición.

• Estar atento a ayudar en el conteo de votos cuando se le solicite y tener papel blanco disponible para la votación.

• Ser responsable de todos los registros y documentos (excepto los que estén asignados a otros miembros).

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Carpeta de Recursos – Agosto 2016 _DF8 Descripción de funciones

MUESTRA

RESUMEN DE LA REUNIÓN DE LA ASOCIACIÓN PHOEBE APPERSON HEARST ELEMENTARY SCHOOL

1º de JULIO, 2011

RECONOCIMIENTOS ~

• Se reconoció a Selena Sloan Butler por sus acciones a favor de la participación de los padres.

INFORMES ~

Informes de los comités de Venta de pasteles, Hospitalidad, Afiliación, y Asignaciones y medios fueron entregados. RENGLONES DE PERMISOS ~

Consideración y aprobación de:

• Excursión al Museo de Historia Natural para los grados 4-5. • Campamento de Ciencias para los grados 4-5 en Sacramento,

California.

RENGLONES DE ACCIÓN ~ Consideración y aprobación de: • Presupuesto propuesto para 2011-12

• Proyecto de recaudación de fondos 2011-12.con ABC Giftwrap, Inc. para fondos del Campamento de Ciencias • Proyecto de recaudación de fondos 2011-12 para proveer un

orador invitado que hable sobre participación de los padres RENGLONES DE PLANIFICACIÓN ~

• Discusión sobre la implementación del Programa de Artes Reflections en septiembre.

• Discusión sobre la Semana del Listón Rojo en octubre.

• Las actas deberán contener.

! El nombre de la asociación y el tipo de reunión (asociación, junta ejecutiva, extraordinaria). ! Fecha, hora y lugar de la reunión.

! Nombre y título del presidente (o del presidente interino).

! Lista de asistencia.

! Disposición de las actas de la reunión anterior (si han sido leídas, aprobadas y corregidas o se ha pospuesto su lectura, incluyendo cuando y cómo se aprobarán).

! Estado de cuenta como se informó y la lista de cuentas para aprobación de pago.

! Informes resumidos de otros directivos y

presidentes (los informes más importantes, como el de presupuesto, se deberán adjuntar).

! Registre las mociones votadas, el nombre del miembro que presentó la moción y si se adoptó o rechazó (no se registra el nombre de quienes la apoyan). Si se pide un conteo de los votos, registre si era necesario un quórum o mayoría y el número de votos a favor y en contra de la moción; si se requirió de un voto de dos tercios; i.e., para cambios a los estatutos, se debe anotar después del resultado de la moción.

! Copia de todas las resoluciones aprobadas. ! Registro de los resultados de cualquier elección y

votos emitidos.

! Breve nota del tema del programa, nombres de los participantes y método de presentación.

! Hora en que se cerró la sesión.

! Firma del secretario con su nombre de pila y la fecha en la que se aprobó.

SECRETARIO CORRESPONDIENTE

Las responsabilidades del secretario encargado de la correspondencia se definen en los estatutos, sin embargo, se deben incluir otras tareas relacionadas que le asigne el presidente o la junta ejecutiva.

• Mandar las convocatorias de reunión a los miembros de la junta ejecutiva y/o miembros de la asociación, según corresponda.

• Leer la correspondencia en la reunión de junta ejecutiva o de la asociación, según lo solicite el presidente.

• Revisar con el presidente cuáles cartas deberán redactarse inmediatamente después de la reunión. ! Algunas cartas deberán ser firmadas por el

presidente y tendrán una redacción específica, de acuerdo con lo que indique la junta ejecutiva o la asociación.

! Otras cartas serán redactadas y firmadas por el secretario encargado de la correspondencia, siguiendo instrucciones generales.

• Escribir cartas de autorización lo más pronto posible. ! Debe haber exactitud en las cartas (revisar los

nombres y títulos cuidadosamente).

! Ofrecer información precisa, con copia exacta de las recomendaciones, las resoluciones o las mociones y las razones de la acción tomada. ! Utilizar cualquier libro sobre correspondencia

comercial para referencias en cuanto a formato y estilo en las cartas.

• Archivar todas las cartas recibidas, así como copias de las respuestas enviadas.

! La correspondencia más importante deberá entregarse a la persona que lo sucederá en el puesto o ubicarla con los registros oficiales de la unidad.

• Notificar a los directivos y a los miembros de las comisiones sobre su elección o nombramiento, a menos que los estatutos indiquen otra disposición.

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Además de las tareas enumeradas para el secretario de la PTA, el secretario de consejo deberá:

• Mantener una lista de las unidades afiliadas. • Llevar un registro exacto, conciso y permanente de

los procedimientos de todas las reuniones del comité ejecutivo y del consejo.

• Tener a mano, como documentos de referencia en cada reunión, una lista de todos los representantes de la unidad en el consejo y una lista de miembros para cada unidad que pertenece al consejo.

• Disponer de formularios u hojas blancas para cada moción que se presente en la reunión.

• Planear y presentar la capacitación secretarial de la PTA para las unidades afiliadas.

Secretario correspondiente del consejo

Además de las responsabilidades enumeradas para el secretario encargado de la correspondencia de la PTA, el secretario encargado de la correspondencia en el consejo deberá:

• Enviar avisos a los representantes de la unidad y a los miembros del consejo, según corresponda.

• Notificar a los directivos y a los miembros de comités de su elección o nombramiento, a menos que los estatutos indiquen otra disposición.

• Planear y presentar la capacitación secretarial de la PTA para las unidades afiliadas.

Además de las tareas enumeradas para el secretario del consejo, el secretario de distrito deberá:

• Mantener y tener a mano, como documentos de referencia en cada reunión, una lista de todas las unidades y consejos afiliados.

• Llevar un registro exacto, conciso y permanente de los procedimientos de todas las reuniones del comité ejecutivo.

Secretario correspondiente del distrito PTA

Además de las tareas enumeradas para el secretario encargado de la correspondencia del consejo, el secretario encargado de la correspondencia del distrito deberá:

• Notificar a los directivos y a los miembros de

comisiones de su elección o nombramiento, a menos que los estatutos indiquen otra disposición.

Recursos

Sección de Administración de la PTA, Carpeta de recursos de la PTA de California

Guía de referencia rápida de la PTA Nacional Robert’s Rules of Order Newly Revised, 10ª edición

Para referencia

Secretario de consejo o distrito PTA

Nombre __________________________________________________________________________________ Teléfono (______) __________________________________________________________________________ Dirección _________________________________________________________________________________ Ciudad/Código Postal _______________________________________________________________________

Fechas de talleres/capacitación de la PTA

___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ 01/2011

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Tesorero

El tesorero es un directivo electo y el guardián autorizado de todos los fondos de la PTA. Algunas responsabilidades del cargo se especifican en los estatutos de unidad y otros se establecen en los procedimientos de la PTA de distrito y la PTA de California. Los deberes del tesorero también incluyen mantener registros y preparar reportes para cumplir con las leyes locales, estatales y federales.

El tesorero saliente no puede pagar facturas después del final de su período, cuando los libros se cierran para la auditoría. Al asumir el cargo, el nuevo tesorero puede pagar las facturas autorizadas y depositar fondos en la cuenta bancaria de la PTA antes de que se complete la auditoría.

Qué hacer

• Asistir a los talleres de capacitación que imparte la PTA de California y/o la PTA de distrito. Puede llamarse al tesorero del consejo para que ayude a las PTA de unidad con asuntos financieros.

• Familiarizarse con la ética de recaudación de dinero y tener copia de los recursos de información financiera: Carpeta de recursos de la PTA de California, capítulo de Finanzas, y Guía de referencia rápida de la PTA Nacional. Se pueden obtener copias de las publicaciones de la PTA de California con el

presidente de unidad o de la Lista de materiales de la PTA, Introducción.

• Obtener una copia impresa de los registros

financieros como suministros, libro mayor, chequera, registros fiscales y libro de procedimientos del predecesor.

– Si el tesorero anterior de la PTA utilizaba un programa computarizado para mantener los registros financieros, identificar cómo se guardaron dichos archivos; cómo se transferirán los archivos y si se continuará utilizando un programa

computarizado.

– Estos deben incluir el libro mayor estándar del tesorero de la PTA. (El libro del tesorero puede ordenarse a través de la Lista de materiales de la PTA, Introducción.)

• Presentar nuevas tarjetas de firma al banco para las cuentas de la PTA, en el banco aprobado por la junta ejecutiva. Debe requerir dos firmas en todos los cheques. Los libradores de los cheques NO DEBERÁN tener relación de parentesco de consanguinidad ni de afinidad, ni vivir en la misma casa y solamente serán aquellos directivos autorizados por los estatutos.

• Servir en y reunirse con el comité de presupuesto nombrado por el presidente electo tan pronto como el comité se nombre. Es importante reunirse lo más pronto posible para establecer metas, identificar proyectos y desarrollar el presupuesto para el período que se inicia. El tesorero es el presidente designado del comité de presupuesto.

– Desarrollar un presupuesto cuidadosamente pensado como guía financiera para el año. – Incluir en el presupuesto los ingresos de las

afiliaciones a fin de reflejar solamente la porción local de las cuotas de los miembros. Las porciones de las cuotas de los miembros para el consejo, la PTA de distrito y las PTA estatal y nacional son solamente fondos transitorios.

– Presentar a la junta ejecutiva la proposición de presupuesto para que haga sugerencias. – Pedir a la junta ejecutiva que recomiende la

aprobación del presupuesto a la asociación en la primera sesión regular del año. La asociación puede enmendar el presupuesto antes de votar su aprobación.

• Emitir recibos por todo el dinero que se reciba y si no hay secretario de finanzas, depositar prontamente todo el dinero en la cuenta bancaria de la PTA de unidad.

• Pagar por medio de cheque todas las facturas autorizadas. El presupuesto no es una autorización para pagar facturas. Las facturas deben presentarse a la asociación o a la junta ejecutiva para su pago o ratificación de acuerdo a los procedimientos especificados en los estatutos de la unidad. • Los fondos de transferencia como las cuotas de los

afiliados, las donaciones voluntarias y las primas de seguros deben enviarse no después de la fecha límite al consejo o a al distrito de la PTA. No se necesita autorización para estos pagos. La transferencia de estos fondos deben anotarse en el subsiguiente reporte del tesorero.

• Cumplir con todas las fechas límite establecidas por el consejo y la PTA de distrito (si fuera del consejo) para la remisión del dinero y el envío de los reportes, permitiendo suficiente tiempo para la recepción oportuna por parte del consejo o de la PTA de distrito (si fuera del consejo), a través de los canales. Los canales son la ruta formal de comunicación a través de una organización para asegurar que cada nivel de la organización sea informada. En la PTA, el canal es de la unidad al consejo (cuando dentro de un consejo) o de la unidad a la PTA de distrito (cuando no hay consejo), del consejo a la PTA de distrito y de la PTA de distrito al estado.

Enviar a través de los canales:

– Las porciones de las cuotas de afiliación que corresponden al consejo y a las PTA de distrito/estado y nacional;

– El monto total de las donaciones voluntarias del Día de los Fundadores;

– Primas de seguros de Responsabilidad Civil General, Responsabilidad de los directores y directivos, fianzas y primas del seguro de Compensación al trabajador;

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Carpeta de Recursos – Agosto 2016 _DF12 Descripción de funciones – Reporte anual de planilla de compensación al

trabajador. Es obligatorio un reporte anual de planilla de cada unidad, sea o no que se haya contratado a alguien. Mantenga un registro de las horas de servicio que la unidad haya pagado a cualquiera. (esto no incluye pagos al distrito escolar por servicios de personal del distrito escolar); – Copias de los formularios de reporte al gobierno,

según se requiera (por ejemplo, los IRS 990/990EZ, CA/99, CARRF-1) y cualquier formularios de reporte de contratistas independientes.

• Mantener un registro detallado y exacto en tinta (sin borrones mi corrección en blanco) en el libro del tesorero o mayor de todos los dinero recibidos y desembolsados; la cantidad de miembros; el monto de cuotas por afiliación cobrado a los miembros y el monto del dinero de las cuotas de los miembros remitida a través de los canales a la PTA de California.

• Enmendar las anotaciones haciendo una línea simple sobre el número a ser cambiado. Anotar el monto del cambio encima o en el margen.

• Mantener el libro del tesorero (mayor) y la chequera al día, con el balance al día en la chequera en todo momento.

– Conciliar marca del estado de cuenta del banco inmediatamente al recibirlo.

– Se recomienda fuertemente para protección de la PTA de la unidad que el auditor u otro directivo electo que no firme los cheques de la PTA también concilie mensualmente los estados de cuenta del banco, además del tesorero.

– Vigilar que no haya cheques sin hacer efectivos dentro de un tiempo razonable e investigar.

• Presentar reportes escritos para cada cuenta bancaria en las reuniones regulares de la junta ejecutiva y de la asociación. Según los ejemplos de la Carpeta de recursos de la PTA de California, Formularios, incluir en cada reporte:

– El balance total disponible al inicio del período cubierto por el reporte.

– Lista separada de los montos acreditados al fondo general y a cualquier fondo especial.

– Ingresos y desembolsos en detalle respecto de su origen y beneficiario y el renglón presupuestario correspondiente.

– El balance total disponible al final de período que cubre el reporte.

– Firma de la persona que elabora el reporte. • Preparar un reporte financiero anual siguiendo el

ejemplo de la Carpeta de recursos de la PTA de California, Formularios, y cubriendo el año fiscal en vigor, incluyendo:

– Nombre de la unidad, nombres de las PTA del consejo y del distrito y el Número de Identificación del Empleador (EIN) emitido por el Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS).

– El balance total disponible al comienzo del año fiscal.

– Ingresos y desembolsos según el renglón

presupuestario correspondiente y separados según sean fondos generales o transitorios.

– El balance total disponible a fines del año fiscal. – Firma de la persona que elabora el reporte y fecha

de elaboración.

• Revisar el monto bruto de ingresos para determinar si es necesaria una declaración de impuestos. Consultar la Carpeta de recursos de la PTA de California, capítulo de Finanzas para conocer las regulaciones vigentes respecto de los requisitos de reporte fiscal. • Elaborar todos los registros financieros, tal como se

detalla en la Carpeta de recursos de la PTA de California, capítulo de Finanzas, disponible para auditoría en las épocas especificadas en los Estatutos para unidades locales PTA/PTSA. Los libros deben auditarse a medio año y al final del año fiscal y en cualquier momento en que un directivo de finanzas o un librador de cheques renuncie o sea despedido y antes de que el nuevo directivo de finanzas asuma el cargo, así como en cualquier momento en el que se juzgue necesario.

• Cumplir con los requisitos del Dirección General de Hacienda de California (Board of Equalization). Las PTA de unidad se consideran como consumidores y no como vendedores minoristas y no se requiere que tengan permiso de ventas ni que recauden, reporten ni paguen impuesto de ventas en las actividades de recaudación de fondos. Las unidades pagan impuesto de venta en el momento de efectuar compras.

• Mantener todos los registros financieros, tal como lo estipula la Carpeta de recursos de la PTA de California, Calendario de retención de registros. El libro del tesorero (mayor) es un registro permanente, así como otros registros específicos.

(13)

Auditor

El auditor de la PTA a es un directivo electo y miembro de la junta ejecutiva. Sin embargo, el Presidente puede nombrar a una persona o un comité para llevar a cabo esta responsabilidad, en la ausencia de un auditor. Los libros también pueden ser auditados de acuerdo a los lineamientos de la PTA por un auditor pagado. Se realizará una auditoría interna por una persona imparcial no relacionada por parentesco consanguíneo ni de afinidad ni que resida en la misma casa del Presidente, directivos financieros, liberadores de cheques ni ningún presidente que maneje fondos. El propósito de la auditoría es:

• Determinar la exactitud de todos los libros y registros de los directivos financieros.

• Detectar y recomendar la corrección de errores. • Proteger a los directivos financieros y liberarlos de

responsabilidades excepto en caso de fraude. • Verificar que los fondos hayan sido transferido a

través de los canales (por ejemplo, Afiliación, seguros, donaciones de Día de los Fundadores).

• Asegurar a los afiliados que los recursos y fondos de la asociación se manejan de forma profesional, dentro de las regulaciones establecidas para su uso.

Las auditorías se realizan en los momentos

especificados en los estatutos (Artículo VI, Sección 8). Los libros debe auditarse semestralmente y en cualquier momento en el que un directivo financiero renuncie o ya no funja en ese cargo, antes de que el nuevo directivo financiero asuma el cargo y cuando quiera que se considere necesario.

Los registros financieros deben organizarse para el proceso de auditoría poco antes de la auditoría a semestral y antes de la auditoría al final del período de funciones. El tesorero saliente no puede pagar facturas luego de que los libros sean cerrados para realizar la auditoría después de que el final de su período de cargo. Al asumir el cargo el nuevo tesorero podrá depositar fondos en la cuenta bancaria de la PTA y pagar las facturas autorizadas sea necesario. La auditoría debe concretarse tan pronto como sea posible. La PTA del estado de California recomienda que si la auditoría no se completa dentro de dos (2) semanas de terminado el período de un cargo, el presidente de la unidad podrá nombrar un comité para auditar inmediatamente los libros. El mismo marco temporal puede seguirse para la auditoría semestral. Realizar una auditoría es más que verificar las sumas y restas. Implica seguir todas las transacciones

financieras a través de los registros a fin de asegurarse de que los ingresos han sido contados apropiadamente y los gastos hechos según las autorizaciones en las minutas y de acuerdo con todos los estatutos de la PTA de unidad las reglas vigentes y las limitaciones de presupuesto.

El auditor frecuentemente es miembro del Comité de presupuesto, pero nunca está autorizado a firmar cheques. Se recomienda enfáticamente para protección de la PTA de unidad que el auditor u otro directivo financiero electo que no firman los cheques de la PTA concilien los estados de cuenta bancarios mensuales.

Preparación de la auditoría

• Deberán realizarse auditorías separadas para cada cuenta bancaria de la PTA (por ejemplo, de cheques, de ahorros, etc.).

• Indicaron que cuentas está auditando con el nombre del banco, tipo de cuenta y el número de cuenta en cada formulario de reporte de auditoría.

• Reunir todos los libros financieros, registros y reportes en posesión del tesorero y el secretario de finanzas. Éstos incluyen:

– copia del último reporte de auditoría – estatutos vigentes y reglas actuales

– chequera, registró y cheque cancelados (incluidos los cheques anulados)

– estado de cuenta bancarios y recibos de depósitos – autorizaciones de pago

– recibos de efectivo

– estados de cuenta con especificaciones y recibos del facturas pagadas

– reportes mensuales del tesorero

– reportes mensuales del secretario de finanzas – libro del tesorero o mayor

– reporte anual financiero

– copia de las minutas de la junta ejecutiva, del Comité ejecutivo y la asociación, que deberán incluir un presupuesto aprobado, así como cualesquiera enmiendas aprobadas durante el año – reportes de comité de los presidentes (por ejemplo,

recaudación de fondos, afiliación) – copia del reporte anual de planilla de

Compensación al Trabajador

– copia de todos los reportes requeridos estatales y federales, si la PTA contrata empleados

– copia de todos los reportes requeridos estatales y federales si la PTA contrata contratistas

independientes

– copia del formulario 990/990EZ del Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS), si son necesarios – cualquier otra información requerida por el auditor o

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Procedimiento de auditoría

• Marcar con tinta roja cada renglón a medida que se revisa.

• No corregir errores. Hacer anotaciones acerca de cómo corregir los errores e incluirlas en el reporte. • Revisar EGRESOS: examinar y comparar los codos

de libro de recibos y el libro del tesorero (mayor) para asegurarse de que el dinero recibido ha sido

depositado prontamente, ingresado en las columnas apropiadas y sumado correctamente. Revisar el número de afiliaciones recibidas con el presidente de afiliaciones. Al revisar el libro mayor, boletas de depósito, chequera y estados bancarios, asegurarse de que todos los depósitos han sido acreditados. • Revisar DESEMBOLSOS: verificar que las

autorizaciones para los pagos efectuados estén registradas en las minutas. No es necesaria una moción para el pago de fondos de transferencia, o sean los fondos de la PTA de distrito, estatal y nacional procedentes de las cuotas de afiliación, las donaciones voluntarias de él Día de los Fundadores y las primas de seguros. Revisar que los totales recibidos del afiliaciones de las unidades

correspondan con el total de la membresía enviada al Consejo (si dentro del Consejo) o de la PTA de distrito. Revisar que todos los fondos de las primas de seguros y del Día de los Fundadores hayan sido enviados a través de los canales.

• Comparar los cheques cancelados con el registro de la chequera y autorizaciones. Asegurarse de que los cheques y las autorizaciones hayan sido firmados por los directivos apropiados.

• Comparar los cheques cancelados y las

autorizaciones con los desembolsos en el libro del tesorero (mayor). Ver que cada desembolso haya sido ingresado en la columna apropiada en el libro mayor y revisar los totales.

• Conciliar todos los estados de cuenta bancarios desde la última auditoría con la chequera. Comparar el balance bancario más reciente, el balance en la chequera y el balance del libro mayor. Estos montos deben ser iguales al conciliarnos con cualesquiera cheques pendientes de pago y depósitos aún no registrados en el estado de cuenta bancario. • Comparar los montos en los reportes mensuales del

tesorero como los de libro mayor.

• Asegurarse de que el dinero recaudado para un propósito específico haya sido desembolsado de acuerdo (dinero recaudado para un proyecto especial, donaciones que el Día de los Fundadores, la porción de las cuotas para la PTA del consejo, distrito, estatal y nacional).

• Asegurarse de que los pagos requeridos como los del Seguro de Responsabilidad Civil de los Directores y Directivos de la PTA de California, Responsabilidad civil general y Compensación a los trabajadores, además de cualquier otra prima externa, impuestos, etc. hayan sido efectuados.

• Asegurarse de que hayan sido completados y presentados cualesquiera reportes requeridos de declaraciones de impuestos. Verificar que los

formularios hayan sido presentados marcando la casilla adecuada en el formulario del Informe del auditor.

• Hacer un lista de cualesquiera errores en aritmética o ingresos y anotar cualquier factura no pagada, pagos autorizados en minutas pero que aún no se han efectuado, cheques pendientes de pago por mucho tiempo, etc., y reunirse con otros directivos de finanzas para hacer las correcciones necesarias. Si no hay un directivo de finanzas disponible, consultar con los directivos del consejo y el distrito PTA. Para cualquier asunto de mal manejo de fondos, se debe buscar la ayuda inmediata de directivos del consejo o del distrito PTA. No se deberá hacer ninguna declaración o acusación implícita, explícita, escrita ni verbal. Tales acciones pueden dar como resultado una demanda por libelo o calumnia.

Al concluir la auditoría

El auditor o Comité de auditoría prepara un reporte de auditoría para cada cuenta. El reporte debe incluir: balance inicial (balance final de la última auditoría), todos los gastos, todos depósitos, cheques y pagar o retiros, depósitos sin acreditar y balance final. (Ver ejemplos de auditoría a en la Carpeta de recursos de la PTA de California, Formularios, y Guía de referencia rápida de la PTA Nacional, Asuntos de dinero). • Luego de que cualesquiera errores hayan sido

corregidos por el tesorero y se esté satisfecho de que las cuentas financieras estén correctas, hacer una doble línea a lo ancho del registro de la chequera y el libro mayor donde concluya la auditoría, firmar y fechar con tinta roja.

• Que declara que el auditor ha verificado que todos los formularios fiscales y los formularios requeridos de la PTA y el gobierno han sido presentados si es necesario.

• Preparar copias del reporte escrito para el presidente, el secretario de registros, directivos de finanzas y la PTA de consejo y de distrito.

Si todo está en orden

• Incluir una declaración en la parte baja del reporte: – “El Comité de auditoría ha examinado los registros

del tesorero de la PTA de _____________ y ha encontrado que son correctos”.

Si no está todo en orden

• Incluir una de las siguientes declaraciones en la parte baja del reporte:

– “El Comité de auditoría ha examinado los libros del tesorero de la PTA de_________________ y ha encontrado que sustancialmente son correctos con las siguientes recomendaciones”.

– “El Comité de auditoría ha examinado los libros del tesorero de la PTA de_________________ y ha encontrado que se necesitan realizar procesos de contabilidad más adecuados a fin de emitir un reporte más completo de la auditoría”.

(15)

tesorero de la PTA de_________________ y ha encontrado que no son correctos”.

Luego de escribir el informe

• Adjuntar cualesquiera recomendaciones al informe. – Elaborar una lista de errores en la aritmética o los

ingresos.

– Elaborar una lista de facturas sin pagar, pagos autorizados pero aún no efectuados.

• Presentar el informe de auditoría a la junta ejecutiva. • Hacer que cada miembro del comité o el auditor firme

el informe.

• Presentar y aprobar formalmente la auditoría en una reunión de la asociación con la siguiente moción: “propongo la moción de aprobar el reporte de auditoría” y registrar el acto en las minutas de la asociación. Leer solamente la declaración e indicar que las recomendaciones se han adjuntado. • Si los afiliados presentan preguntas, el presidente

debe declarar que se ha nombrado un comité para investigar las dudas surgidas de la auditoría y que el comité reportará nuevamente a la asociación cuando se haya llegado a una resolución. No se deberá hacer ninguna declaración o acusación implícita, explícita, escrita ni verbal. Tales acciones pueden dar como resultado una demanda por libelo o calumnia. • Adjuntar una copia firmada de la auditoría a las

minutas.

• Si se necesita ayuda, ponerse en contacto con la PTA de consejo o distrito. En cualquier momento durante el proceso puede llamarse a la PTA de California para pedir información o ayuda.

04/2005

(16)

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Comunicaciones

El líder de comunicaciones de la PTA ayuda a los miembros de la PTA y el público en general a entender lo que es la PTA:

• Impactar positivamente las vidas de todos los niños y las familias; y

• Es una asociación correspondiente, influyente y completa, impulsada por voluntarios que trabajan por el bienestar de los niños y jóvenes.

Obtener (de su predecesor) y estudiar el libro de procedimientos y otros materiales relacionados con el desempeño de las funciones del líder de

comunicaciones:

• Publicaciones Impresas: boletines anteriores, una lista de las fechas límite, proceso duplicación de

información, y permiso servicio postal o, plantillas. • Comunicación electrónica: los nombres de cuenta y

contraseñas de correo electrónico, mantenimiento de la página web, información de nombre de dominio, nombres de usuarios de los medios sociales, nombres de usuarios y contraseñas, información de contacto del administrador de la página web.

• Calendario de eventos e información de contacto de los oficiales y presidente de la PTA.

• Presupuesto

• Los nombres e información de contacto de los medios de comunicación locales.

Descargar u obtener la sección de Comunicaciones de la Carpeta de Recursos de la PTA de California para aprender los conceptos básicos de las comunicaciones de la PTA, las responsabilidades, las publicaciones y los recursos disponibles. La guía PTA Style está disponible en http://www.capta.org/sections/communication/ represent-pta.cfm

Suscribirse para recibir las publicaciones y comunicados impresos y electrónicos de la PTA de California y de la PTA Nacional.

Reunirse con los miembros del consejo de

comunicación (editor del boletín, presidente de medios sociales, administrador del sitio web, etc.) antes del comienzo del año escolar para establecer un plan de comunicación.

Trabajar en estrecha colaboración con el director de la escuela y el presidente de la unidad.

Asistir a talleres y cursos de capacitación relacionados con la comunicación.

El plan de comunicaciones

Cuando se escriba el plan de comunicaciones es importante establecer primero los objetivos de comunicación de su PTA. Solicite información para verificar que las publicaciones y comunicados actuales satisfacen las necesidades de los miembros. Determine:

• ¿Quién es su audiencia? Considere a quien quiere llevar su mensaje.

• ¿Cuáles son las herramientas de comunicación adecuadas? Determine la mejor manera de llegar a su público.

• ¿Cuál es el mensaje adecuado para cada

herramienta? Piense en lo que hay que decir y cómo y dónde decirlo. Sea conciso y al grano.

Considerar lo siguiente:

• Boletines (digitales o impresos) • Sitio Web

• Correo electrónico • Comunicación móvil

• Medios de comunicación sociales • Video

• Volantes • Pancartas

• En persona y por recomendación

Revisar el calendario de eventos de la PTA de. Haga los cambios y/o modificación de la web, redes sociales, y promoción de eventos y publicidad en torno a estas fechas.

Programar las fechas de las publicaciones de todo el año. También un calendario que contenga el contenido y fechas de todo lo que se deben publicar en las redes sociales y anuncios en páginas Web.

Establecer un presupuesto que apoye su plan.

Presentar el plan de comunicaciones a la Mesa Directiva para obtener su aprobación.

Un plan de comunicaciones exitoso de la PTA debe:

• Acatar las políticas de la PTA no comerciales, no partidistas y sectarias.

• Informar a cada familia en la escuela de los objetivos y logros de la PTA.

• Fomentar y destacar la importancia de asistir a las reuniones de la PTA y la participación familiar en los proyectos y actividades de la PTA.

• Promover la cooperación con la escuela para mantener a los padres informados sobre las actividades escolares, reglamentos y/o

procedimientos en las cuestiones relacionadas con los niños.

• Informar a la comunidad acerca de las actividades de la PTA y funciones escolares.

• Expresar agradecimiento a los que participan y/o contribuyen a programas.

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Carpeta de Recursos – Agosto 2016 _DF18 Descripción de funciones • Abordar las barreras como el idioma y la cultura.

Cómo garantizar calidad en las comunicaciones

• Asegurarse de que todo el material que va ser publicado es aprobado por el director y presidente de la PTA antes de que se publique o se anuncie. • El director es responsable de examinar la

información de la escuela para que esta esté correcta y de que cumple con los Códigos de Educación del Estado y las políticas del distrito escolar.

• El presidente de la PTA es responsable de que la información de la PTA este correcta y de que cumple con las normas de la PTA.

• Usar el logotipo de la PTA en todas las comunicaciones.

• Respetar las leyes de copyright (derechos

reservados) de publicación de artículos y de arte de una manera ética.

• No incluir fotografías ni información específica (nombre, clase, correo electrónico, dirección, etc.) de adultos o estudiantes sin permiso por escrito. • Mantener breve su mensaje y claro.

• Presentar publicaciones que sean visualmente interesantes con el uso cuidadoso de fotografías, viñetas, citas, cuadros y gráficos.

• Poner la fecha a todos los materiales y publicaciones. • Pedirle a 2-3 personas aparte del autor/escritor que

revise y corrija los materiales y publicaciones antes de que sean presentados o publicados.

• Coordinar los servicios de traducción. • Obtenga más información en www.capta.org.

Cómo escribir noticias para los medios de comunicación

Los medios de comunicación locales pueden estar interesados en la cobertura de noticias de su evento de la PTA o proyecto si:

• Están relacionadas a las noticias actuales.

• Esté preparado para demostrar que es un experto y que es una voz de la PTA en los temas que se debaten.

• Son parte de eventos anuales o acontecimientos de aniversario.

• Identifique eventos o fechas relacionadas con las escuelas y los niños (como el Día de Regreso a la Escuela) y busque la manera de vincularlos a los programas de la PTA.

• Promueven un evento especial.

• Anunciar las actividades que pueden ser de interés a todo el público e invitar a personalidades locales importantes, (VIPs).

• Son un "gancho" para llamar la atención o un “diferente punto de vista"

• Cuente la historia de otra manera. Dele un nuevo punto de vista.

• Presentar un informe de comunicaciones constantemente a su PTA.

• Usar las publicaciones de la PTA para promover eventos de la PTA y para compartir información. • Mantener la página web al día.

• Usar los medios de comunicación sociales para comunicarse con los miembros.

• Invitar a los administradores y presidentes a que escriban artículos cortos e informes para el boletín, la página web o para las redes sociales.

• Presentar comunicados de prensa cuando se soliciten.

11/2013

(19)

Coordinador de representantes de salón de clase

FUNCIÓN PRINCIPAL – Coordinador de Representantes de Salón de Clase

·

Trabajar con el presidente de la PTA, director y los maestros para coordinar los representantes de los salones en la escuela para formar fuertes

asociaciones entre la familia-escuela para apoyar el éxito del estudiante

·

Colaborar con otros miembros del consejo de la PTA, maestros y administradores para identificar formas de cómo los padres pueden involucrarse más en la escuela

·

Supervisar el reclutamiento y entrenamiento de los padres voluntarios para que sean representantes del salón de clases o grado escolar

·

Promover las metas de la PTA, membresía y actividades en el campus como el presidente del comité o funcionario

Como comenzar

·

Preparación – Reunirse con el coordinador del año pasado para hacer preguntas e intercambiar ideas acerca de la participación de los padres y que pueden hacer para que los padres participen más. Repasar su libro de procedimientos y otros materiales tales como políticas de la escuela sobre los voluntarios y la participación de los padres para comprender mejor lo que es requerido de usted.

·

Evaluar – Reunirse con su presidente de la PTA,

director y el líder de los maestros o jefes de departamento para identificar las formas y las opciones disponibles para que los padres pueda ayudar con las actividades del aula, las excursiones y eventos de la escuela para el próximo año. Hacer una lista general de las oportunidades de

voluntariado que hay disponible y compártala con los representantes de los salones para ayudarles a empezar.

Lo que debe hacer

·

Contactos – Mantener una lista o base de datos con los nombres y datos de los representantes de salón de clases. Trabajar con el personal de la escuela para obtener esa información para uso de la PTA solamente y recuerde que debe mantener su confidencialidad.

·

Bienvenida – Desarrollar e implementar un plan de promoción para presentarse y darle la bienvenida a los representantes del salón de clases en el idioma de los padres y darles una visión general de lo importante que es la participación de los padres.

·

Capacitación – Dar una orientación a los

Representantes de Salón de Clases al inicio del año escolar. Proporcionar documentos para la reunión con las descripciones de los deberes y consejos sobre la forma de como promover la inclusión para que todas las familias se sientan bienvenidas y motivadas a participar activamente en la escuela. Incluir información sobre las políticas de la escuela, los calendarios de la escuela y la PTA e información de los miembros de la mesa directiva de la PTA, los maestros y de otros representantes de salón de clases en los paquetes de orientación. Invitar a su presidente de la PTA y al director a la reunión para dar la bienvenida a todos y hablar sobre la importancia del papel de los Representantes de Salón de Clases de su escuela.

·

Conectarse – Como presidente o funcionario del comité de la PTA, mantener a todos informados en las reuniones del comité de representantes de salón de clases, llevar a cabo reuniones para dar

información relevante al nivel o grado escolar para los padres y presentar informes en las reuniones de la PTA durante el año escolar.

Otra información útil

·

Procedimientos para los directores y comités, Programas, Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California Más información: capta.org 10/2014

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Coordinador de voluntarios

FUNCIÓN PRINCIPAL – Coordinador de Representantes de Salón de Clase

·

Trabajar con el presidente de la PTA, director y los maestros para coordinar los representantes de los salones en la escuela para formar fuertes

asociaciones entre la familia-escuela para apoyar el éxito del estudiante

·

Colaborar con otros miembros del consejo de la PTA, maestros y administradores para identificar formas de cómo los padres pueden involucrarse más en la escuela

·

Supervisar el reclutamiento y entrenamiento de los padres voluntarios para que sean representantes del salón de clases o grado escolar

·

Promover las metas de la PTA, membresía y actividades en el campus como el presidente del comité o funcionario

Como comenzar

·

Preparación – Reunirse con el coordinador del año pasado para hacer preguntas e intercambiar ideas acerca de la participación de los padres y que pueden hacer para que los padres participen más. Repasar su libro de procedimientos y otros materiales tales como políticas de la escuela sobre los voluntarios y la participación de los padres para comprender mejor lo que es requerido de usted.

·

Evaluar – Reunirse con su presidente de la PTA,

director y el líder de los maestros o jefes de departamento para identificar las formas y las opciones disponibles para que los padres pueda ayudar con las actividades del aula, las excursiones y eventos de la escuela para el próximo año. Hacer una lista general de las oportunidades de

voluntariado que hay disponible y compártala con los representantes de los salones para ayudarles a empezar.

Lo que debe hacer

·

Contactos – Mantener una lista o base de datos con los nombres y datos de los representantes de salón de clases. Trabajar con el personal de la escuela para obtener esa información para uso de la PTA solamente y recuerde que debe mantener su confidencialidad.

·

Bienvenida – Desarrollar e implementar un plan de promoción para presentarse y darle la bienvenida a los representantes del salón de clases en el idioma de los padres y darles una visión general de lo importante que es la participación de los padres.

·

Capacitación – Dar una orientación a los

Representantes de Salón de Clases al inicio del año escolar. Proporcionar documentos para la reunión con las descripciones de los deberes y consejos sobre la forma de como promover la inclusión para que todas las familias se sientan bienvenidas y motivadas a participar activamente en la escuela. Incluir información sobre las políticas de la escuela, los calendarios de la escuela y la PTA e información de los miembros de la mesa directiva de la PTA, los maestros y de otros representantes de salón de clases en los paquetes de orientación. Invitar a su presidente de la PTA y al director a la reunión para dar la bienvenida a todos y hablar sobre la importancia del papel de los Representantes de Salón de Clases de su escuela.

·

Conectarse – Como presidente o funcionario del comité de la PTA, mantener a todos informados en las reuniones del comité de representantes de salón de clases, llevar a cabo reuniones para dar

información relevante al nivel o grado escolar para los padres y presentar informes en las reuniones de la PTA durante el año escolar.

Otra información útil

·

Procedimientos para los directores y comités, Programas, Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California

Más información: capta.org

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