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Versión 6.7
Guía del usuario
EMC Corporation
Oficina principal corporativa:
Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.EMC.com
EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso.
La información de esta publicación se proporciona tal cual. EMC Corporation no ofrece garantía alguna con respecto a la información de esta publicación y en concreto no reconoce garantías implícitas de comerciabilidad o idoneidad para un fin determinado. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licencia de software.
Para obtener la lista más reciente de nombres de productos de EMC, consulte las marcas registradas de EMC Corporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos. © Derechos Reservados 2011 EMC Corporation. Reservados todos los derechos.
Tabla de Contenidos
Prefacio
...
13Capítulo 1 Repositorios
...
15Iniciar sesión en un repositorio
...
15Iniciar sesión en un repositorio mediante la autenticación SSO de WebSEAL
...
16Iniciar sesión como usuario rápido
...
17Iniciar sesión en otro repositorio
...
17Cerrar la sesión de todos los repositorios
...
18Definir los repositorios favoritos
...
18Explorar repositorios
...
18Seleccionar las columnas que aparecen en las listas
...
19Explorar categorías
...
20Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección
...
21Definir las preferencias
...
22Abrir una ventana de repositorio adicional
...
24Arrastrar y colocar
...
24Hacer clic con el botón derecho
...
25Ver mensajes
...
25Ver el estado de las operaciones en segundo plano
...
25Actualizar la página
...
25Seleccionar la transferencia de contenido HTTP o UCF
...
26Uso de los cuadros de diálogo modales
...
26Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum
...
27Ver la información del producto
...
27Capítulo 2 Archivos y carpetas
...
29Crear un archivo
...
29Crear una carpeta
...
29Crear un archivador
...
30Definir las propiedades
...
30Retirar y editar archivos
...
31Información general sobre retirada y edición
...
31Retirar archivos
...
32Registrar archivos
...
33Información de registro
...
33Versiones
...
35Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente
...
36Cancelar la retirada de archivos
...
36Tabla de Contenidos
Ver un archivo en modo de sólo lectura
...
37Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo
...
38Restaurar los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados
...
39Importar archivos en el repositorio
...
39Importar objetos OLE enlazados
...
40Exportar archivos del repositorio
...
41Exportación detallada
...
42Eliminar elementos del repositorio
...
42Mover un elemento a otra ubicación del repositorio
...
43Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio
...
44Ver el Portapapeles
...
44Enlaces
...
45Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio
...
45Enlazar un elemento a otro repositorio
...
45Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento
...
46Enlazar un elemento de repositorio a su equipo
...
47Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador
...
47Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio
...
48Conversión de las DRL de escritorio en las URL de Webtop
...
48Abrir enlaces enviados por correo electrónico
...
49Acceder al DRL de una versión de documento eliminada del repositorio
...
49Suscripciones
...
50Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo
...
50Exportar la información mostrada en una lista
...
51Exportar resultados de búsqueda específicos como un archivo CSV
...
52Capítulo 3 Mensajes de correo electrónico
...
53Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico
...
53Almacenamiento de los anexos de correo electrónico
...
54En el modo Colaboración
...
54En el modo Archivo
...
54Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio
...
54Conversión del correo electrónico al formato EMCMF
...
55Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización
...
58Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF
...
59Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio
...
59Buscar y abrir un anexo de correo electrónico
...
59Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico
...
60Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio
...
60Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo
...
61Capítulo 4 Buscar
...
63Ejecutar una búsqueda simple
...
63Tabla de Contenidos
Especificar valores para una búsqueda avanzada
...
66Ver los resultados de la búsqueda
...
70Exploración inteligente
...
71Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real
...
71Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos
...
73Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda
...
73Mejorar su experiencia de búsqueda
...
73Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda
...
74Indexar un repositorio
...
75Elementos que se pueden buscar
...
76Búsquedas guardadas
...
76Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante
...
77Ejecutar una búsqueda guardada
...
77Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda
...
77Editar una búsqueda guardada
...
78Copiar una búsqueda guardada
...
78Plantillas de búsqueda
...
79Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda
...
79Crear una plantilla de búsqueda
...
79Editar una plantilla de búsqueda
...
80Modificar la definición de una plantilla de búsqueda
...
80Copiar una plantilla de búsqueda
...
81Definir preferencias de búsqueda
...
82Capítulo 5 Bandeja de entrada
...
83Bandeja de entrada información general
...
83Abrir tareas o notificaciones
...
83Realizar tareas
...
84Completar una tarea
...
85Aceptar tareas asignadas a varios usuarios
...
85Rechazar una tarea
...
86Delegar una tarea
...
86Repetir tareas
...
87Cambiar la disponibilidad para las tareas
...
87Tareas de cola de trabajos
...
88Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola
...
88Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos
...
89Seleccionar tareas de la cola
...
90Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos
...
91Iniciar flujos de trabajo
...
91Enviar flujos rápidos
...
92Ver flujos de trabajo
...
93Pausar un flujo de trabajo
...
94Reanudar un flujo de trabajo en pausa
...
94Detener un flujo de trabajo
...
94Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo
...
95Tabla de Contenidos
Cambiar el supervisor del flujo de trabajo
...
96Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel
...
96Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo
...
96Crear una plantilla de flujo de trabajo
...
97Capítulo 7 Colas de trabajos
...
99Roles de colas de trabajos
...
99Configuración de administración de colas
...
100Configurar una nueva cola de trabajos
...
101Configurar la coincidencia de asignación de trabajo
...
102Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso
...
102Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo
...
103Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos
...
104Políticas de colas de trabajos
...
105Prioridades de tareas
...
105Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y antigüedad de las tareas
...
106Crear o modificar políticas de colas
...
106Definir una categoría de cola
...
108Definir una cola de trabajos
...
108Definir políticas de anulación de colas de trabajos
...
110Gestionar usuarios de colas de trabajos
...
111Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos
...
111Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos
...
112Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo
...
112Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos
...
114Supervisar colas de trabajo
...
115Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado
...
116Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario
...
117Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos
...
117Suspender una tarea de cola de trabajos
...
118Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos
...
118Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola
...
118Crear calendarios comerciales
...
119Capítulo 8 Ciclos de vida
...
121Ver ciclos de vida
...
121Asignar un ciclo de vida a un archivo
...
121Quitar ciclos de vida de archivos
...
122Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida
...
122Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida
...
122Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida
...
123Reanudar un archivo suspendido
...
123Capítulo 9 Colaborar con otros usuarios
...
125Tabla de Contenidos
Discusiones
...
126Ver discusiones
...
126Agregar y editar comentarios
...
127Eliminar comentarios
...
128Discusiones en los resultados de búsqueda
...
128Notas
...
128Carpetas y archivadores contextuales
...
129Calendarios
...
130Crear calendarios y eventos
...
131Especificar propiedades de eventos repetidos
...
133Ver calendarios y eventos
...
134Editar calendarios y eventos
...
134Eliminar calendarios y eventos
...
135Calendarios en los resultados de búsqueda
...
135Exportar e importar con calendarios
...
135Tablas de datos
...
136Crear tablas de datos y entradas
...
136Ver tablas de datos
...
139Ver las entradas de la tabla de datos
...
139Editar tablas de datos
...
140Editar las entradas de la tabla de datos
...
140Eliminar tablas de datos
...
141Importar y exportar con tablas de datos
...
141Salas
...
141Visitar salas
...
142Enlazar a salas
...
142Acerca de los objetos controlados por salas
...
142Quitar el control de los objetos de una sala
...
143Crear una sala
...
143Editar las propiedades de una sala
...
145Pertenencia a salas
...
145Copiar salas
...
147Mover o enlazar a una sala
...
147Eliminar una sala
...
147Gestionar la pertenencia a salas
...
148Administrar usuarios sin la función de administrador
...
150Crear nuevos usuarios
...
151Modificar usuarios
...
152Ocultar usuarios (ocultar miembros)
...
153Carpetas restringidas
...
153Capítulo 10 Formularios
...
155Introducir datos en formularios
...
155Formato de texto en un formulario
...
155Crear nuevos formularios
...
157Guardar como funcionalidad
...
158Capítulo 11 Registros
...
159Declarar documentos electrónicos o físicos como registros formales
...
159Introducción de valores en el formulario de registros formales
...
165Introducción de valores en el formulario DoD pertinente al declarar registros formales del Departamento de Defensa
...
167Introducción de valores en el formulario de registros estándar DoD
...
167Tabla de Contenidos
Introducción de valores en el formulario de registros de correo
electrónico DoD
...
172Introducción de valores en el formulario de registros clasificados DoD
...
176Ver asociaciones de registros de documentos
...
186Enlazar un registro
...
187Crear y ver relaciones de registros
...
187Quitar una relación de registros
...
190Realizar una solicitud de biblioteca
...
190Ver/editar una solicitud de biblioteca
...
198Capítulo 12 Documentos virtuales
...
201Información general sobre los documentos virtuales
...
201Crear un documento virtual
...
201Ver la estructura de un documento virtual
...
202Ver el contenido de documentos virtuales
...
202Agregar descendientes a documentos virtuales
...
203Reordenar los descendientes de documentos virtuales
...
205Quitar descendientes de documentos virtuales
...
206Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre
...
206Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales
...
207Crear un archivo de documentos virtuales
...
207Convertir documentos virtuales en documentos simples
...
208Definir las preferencias de documentos virtuales
...
209Capítulo 13 Anotaciones en PDF
...
211Información general acerca de las anotaciones PDF
...
211Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF
...
211Agregar comentarios a documentos PDF
...
212Ver los comentarios de documentos PDF
...
212Capítulo 14 Relaciones
...
213Capítulo 15 Copias y transformaciones
...
215Información general sobre copias y transformaciones
...
215Consulta de una lista de las diferentes copias de un archivo
...
216Importar copias
...
216Transformar documentos al formato PDF o HTML
...
216Crear copias mediante transformaciones
...
217Creación de un archivo relacionado mediante transformación
...
218Capítulo 16 Programación
...
221Información general sobre programaciones
...
221Crear una programación
...
221Tabla de Contenidos
Editar reglas de programación
...
222Reglas de programación
...
223Quitar una programación de un elemento
...
225Eliminar una programación
...
225La programación de Webtop Express
...
226Capítulo 17 Conjuntos de permisos
...
229Información general sobre los conjuntos de permisos
...
229Permisos básicos
...
229Permisos extendidos
...
230Crear o editar un conjunto de permisos
...
231Editar permisos
...
231Capítulo 18 Usuarios, grupos y roles
...
235Usuarios
...
235Localizar a un usuario
...
235Crear o editar un usuario
...
236Propiedades de usuario
...
236Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada
...
238Archivo de entrada para nuevos usuarios
...
238Activar o desactivar usuarios
...
240Cambiar el repositorio inicial de un usuario
...
240Ver los grupos a los que pertenece un usuario
...
241Reasignar elementos de un usuario a otro
...
241Eliminar un usuario
...
241Ver registros de administración de usuarios
...
242Grupos
...
242Crear o editar un grupo
...
242Propiedades de grupo
...
243Agregar o quitar miembros de un grupo
...
245Reasignar elementos de un grupo a otro
...
245Ver los grupos a los que pertenece un grupo
...
246Ordenar grupos y miembros de grupos
...
246Eliminar un grupo
...
246Roles
...
247Crear o editar un rol
...
247Propiedades de rol
...
247Agregar o quitar miembros de un rol
...
248Reasignar elementos de un rol a otro
...
249Ver los grupos a los que pertenece un rol
...
249Eliminar un rol
...
249Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac
...
251Tabla de Contenidos
Lista de figuras
Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista
...
22Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico
...
56Figura 3. Búsqueda mejorada
...
57Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos
...
58Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda
...
72Figura 6. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala
...
146Figura 7. Ficha Crear cuando se declara un elemento
...
160Figura 8. Ficha Crear cuando se declaran varios elementos
...
161Figura 9. Listas de suscripción de clasificación
...
162Figura 10. Declarar registro formal
...
164Figura 11. Formulario de registro de correo electrónico
...
164Figura 12. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales
...
165Figura 13. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales estándar
...
168Figura 14. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales de correo electrónico
...
172Figura 15. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales clasificados
...
176Figura 16. Pantalla predeterminada al crear una relación de registros
...
189Figura 17. Pantalla Relaciones de registros
...
190Figura 18. Pantalla que se muestra cuando el contacto ESTÁ asociado a una dirección
...
192Figura 19. Pantalla que aparece al realizar la solicitud para otra persona si el usuario es un gestor de retención
...
193Figura 20. Números de teléfono que aparecen para el contacto
...
194Figura 21. Edición de la pantalla de números de teléfono
...
195Figura 22. Opciones de botón derecho de un cuadro
...
196Tabla de Contenidos
Lista de tablas
Tabla 1. Preferencias generales
...
22Tabla 2. Preferencias de formatos
...
23Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades
...
31Tabla 4. Información de registro
...
34Tabla 5. Ficha Formatos
...
38Tabla 6. Propiedades de archivos importados
...
39Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados
...
55Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda
...
64Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada
...
67Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor
...
69Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos
...
99Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes
...
121Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato
...
125Tabla 14. Eventos de calendario
...
131Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos
...
137Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos
...
138Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario
...
155Tabla 18. Motivos por los que no se pueden seleccionar una carpeta
...
162Tabla 19. Atributos para registros formales
...
166Tabla 20. Atributos para registros estándar
...
169Tabla 21. Atributos para registros de correo electrónico
...
174Tabla 22. Atributos para registros clasificados
...
179Tabla 23. Tipos de objetos válidos para las relaciones de registros
...
188Tabla 24. Atributos de la pantalla Realizar solicitud de biblioteca
...
196Tabla 25. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar y colocar en un documento virtual
...
204Tabla 26. Preferencias de documento virtual
...
209Tabla 27. Reglas de programación
...
223Tabla 28. Funciones del usuario limitado
...
226Tabla 29. Permisos básicos
...
229Tabla 30. Permisos extendidos
...
230Tabla 31. Propiedades de usuario
...
236Tabla 32. Valores predeterminados para nuevos usuarios
...
239Tabla 33. Privilegios de grupos
...
243Tabla 34. Propiedades de grupo
...
243Tabla 35. Propiedades de rol
...
248Prefacio
Webtop es una aplicación basada en WDK. Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad WDK (Web Development Kit). Las aplicaciones basadas en WDK permiten el acceso a un repositorio de EMC Documentum mediante un explorador Web. La funcionalidad WDK permite obtener acceso, editar y gestionar el contenido de varios repositorios. Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido utilizando procesos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenido según los conjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que le ayudarán a realizar un seguimiento de las revisiones.
Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad, herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos controlan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida de documentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario.
Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido:
• El contenido, que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenido binario u otro contenido.
• Las propiedades, es decir, las características descriptivas del archivo, como su fecha de creación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedad sólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración de seguridad lo suficientemente alta. La guía explica cómo utilizar EMC Documentum Webtop y describe el comportamiento de la interfaz de Webtop. La instalación se puede personalizar. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no correspondan con los que se describen en este manual.
Posibles destinatarios
En este manual se asume que el lector está familiarizado con las convenciones de Microsoft Windows y los exploradores Web y que sabe cómo abrir, cerrar, cambiar de tamaño y mover ventanas, así como explorar mediante el uso de hipervínculos y botones. También debe saber cómo trabajar con varias ventanas y gestionar archivos del equipo, así como poder realizar operaciones básicas como la copia y el pegado de archivos.
Prefacio
Historial de revisión
Se han realizado los siguientes cambios en este documento.
Fecha de revisión Descripción
Capítulo 1
Repositorios
Iniciar sesión en un repositorio
Para iniciar sesión en un repositorio, necesita:• URL de Webtop o URL de WebSEAL • Nombre del repositorio
• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio • La ubicación de red de Webtop (si procede)
• El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede) • Idioma (si procede)
Para iniciar sesión en un repositorio:
1. En su navegador Web, escriba la URL de Webtop.
Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación basada en SSO, Webtop le pedirá que seleccione un repositorio en la lista Repositorio de la pantalla Inicio de sesión si es la primera vez que inicia sesión o si la información del repositorio no está disponible en la caché. Seleccione un repositorio y haga clic en Aceptar para iniciar sesión en Webtop. Como alternativa, la autenticación basada en SSO hará que inicie sesión automáticamente en Webtop cuando acceda a la URL de Webtop. Omita el resto de este procedimiento.
2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y contraseña para el repositorio. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
3. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.
4. En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde la que accede a Webtop.
Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo.
5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez que ejecute Webtop desde este equipo, seleccione ¿Recordar credenciales la próxima vez?
Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas mediante
las preferencias.
6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic en Más opciones e introduzca el dominio.
Repositorios
8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y seleccione Opciones de
accesibilidad adicionales.
El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional.
9. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento: a. Haga clic en Más opciones.
b. Haga clic en Cambiar contraseña. c. Escriba la contraseña actual y la nueva. d. Haga clic en Aplicar.
Nota: Si su organización utiliza Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), no podrá
cambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña.
10. Haga clic en Inicio de sesión.
Iniciar sesión en un repositorio mediante la
autenticación SSO de WebSEAL
WebSEAL actúa como servidor proxy web inverso recibiendo las solicitudes HTTP o HTTPS de un navegador web y entregando contenido de los servidores de aplicaciones back-end. Las solicitudes que pasan por WebSEAL se evaluarán mediante el servicio de autorización propio para determinar si el usuario está autorizado para acceder a Webtop.
Para iniciar sesión en un repositorio:
1. En el navegador web, escriba la URL de WebSEAL.
La URL de WebSEAL es específica a la aplicación de Documentum que acceda. Si la aplicación a la que desea acceder es Webtop, escriba una URL de WebSEAL que corresponda a Webtop. Ejemplo 1-1. URL de WebSEAL
http://WEBSEAL:90/myjunction/webtop
http://<Host_Name>:<PORT>/<Junction_Name>/<Application>
2. Escriba el nombre de usuario y la contraseña en el cuadro de diálogo Inicio de sesión de WebSEAL.
3. Webtop le pedirá que seleccione un repositorio en la lista repositorio de la pantalla inicio de sesión si es la primera vez que inicia sesión o si la información del repositorio no está disponible en la caché. Seleccione un repositorio y haga clic en Aceptar para iniciar sesión en Webtop. Como alternativa, la autenticación basada en SSO hará que inicie sesión automáticamente en Webtop cuando acceda a la URL de Webtop.
4. En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde la que accede a Webtop.
Repositorios
Esta configuración le permitirá acceder al contenido desde el área de almacenamiento más cercana en la red. En función de la configuración de su organización, esta instalación podría tratarse de un valor fijo.
5. Para seleccionar el idioma, haga clic en Más opciones y seleccione el idioma.
6. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y seleccione Opciones de
accesibilidad adicionales.
El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional.
7. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento: a. Haga clic en Más opciones.
b. Haga clic en Cambiar contraseña. c. Escriba la contraseña actual y la nueva. d. Haga clic en Aplicar.
Nota: Si su organización utiliza Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), no podrá
cambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña.
8. Haga clic en Inicio de sesión.
Iniciar sesión como usuario rápido
Si su aplicación incluye la función de usuario rápido y se le ha asignado esa función, al iniciar sesión tendrá un acceso limitado a la funcionalidad del repositorio.
Si se le ha asignado la función de usuario rápido, inicie sesión mediante el procedimiento habitual de inicio de sesión descrito enIniciar sesión en un repositorio, página 15.
Iniciar sesión en otro repositorio
Para iniciar sesión en otro repositorio:
1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase alPaso 3. 2. Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento:
a. Seleccione Agregar repositorio.
b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic en
Aceptar. Pasar aPaso 3.
c. Si el repositorio no se mostrara en la página Agregar un repositorio, haga clic en Más
repositorios.
d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización.
Repositorios
e. Haga clic en Aceptar.
f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y haga clic en Aceptar. 3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio.
4. Haga clic en Inicio de sesión.
Cerrar la sesión de todos los repositorios
Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión.
Definir los repositorios favoritos
Para definir los repositorios favoritos:
1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Repositorios.
3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, a continuación, haga clic en la flecha para agregar.
4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flecha para quitar.
5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la lista
Repositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo.
6. Haga clic en Aceptar.
Explorar repositorios
Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Archivador inicial contiene los archivos y carpetas personales del usuario. Webtop muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración.
Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones: Pruebe cada uno para consultar cómo difieren las acciones:
• Haga clic en un nodo en el panel de exploración. • Haga doble clic en un nodo en el panel de exploración.
• Haga clic en el signo más situado junto al nodo en el panel de exploración. • Haga clic en una ubicación en el panel de contenido.
• Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel de contenido.
Repositorios
Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él.
Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primer elemento, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en el último elemento.
Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no estén contiguos, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.
Para seleccionar todos los elementos en el panel de contenido, seleccione un elemento en el panel de contenido y presione Ctrl+A.
Para anular la selección de un único elemento seleccionado, haga clic en él.
Para anular la selección de un elemento de un grupo de elementos seleccionados, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento.
Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, siga alguno de estos procedimientos:
• Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y haga clic en .
Para volver a la lista original, haga clic en .
• Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista.
• Para mostrar u ocultar las miniaturas, haga clic en .
• Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado.
Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo , haga clic en .
Para cambiar las columnas que aparecen, consulteSeleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19.
Seleccionar las columnas que aparecen en las listas
En este tema se incluyen varios procedimientos diferentes para seleccionar las columnas que aparecen en una lista.
Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista actual:
1. Desplácese hasta la lista.
2. En el encabezado de columna seleccione . 3. Para agregar una columna, siga este procedimiento:
a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar.
b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que desea mostrar en una columna.
Repositorios
c. Haga clic en la flecha para agregar.
d. Repita los pasos delPaso aalPaso ccon tantas propiedades como desee agregar.
4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributos
seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.
5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionar
atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.
6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar.
Para seleccionar las columnas que aparecen en una determinada ubicación:
1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Columnas.
3. Desplácese a la vista correspondiente y haga clic en Editar. 4. Para agregar una columna, siga este procedimiento:
a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar.
b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad. c. Haga clic en la flecha para agregar.
d. Repita delPaso aalPaso cpara cada propiedad que desee agregar.
5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista
Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.
6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar atributos para
mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.
7. Haga clic en Aceptar dos veces.
Para quitar una columna de una lista:
1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna.
2. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione Quitar columna.
Explorar categorías
Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparación a la manera en que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si Webtop se ha integrado con EMC Documentum CI Server y si el repositorio se ha activado para la exploración de categorías. Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza.
Para explorar las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos habituales para desplazarse por la estructura jerárquica.
Repositorios
Si su organización utiliza categorías:
• Podrá enviar archivos para su clasificación.
• Al crear un nuevo documento desde una plantilla, la plantilla podrá especificar que el nuevo documento está enlazado a una o varias categorías.
Para enviar un archivo para clasificación:
1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo.
Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación.
3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos: • Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar.
• Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.
Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola vez, haga
clic en Terminar.
Buscar un elemento en un cuadro de diálogo
de selección
Para buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, siga uno de estos procedimientos: • Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación.
• Para regresar a una ubicación anterior, haga clic en la ubicación en la ruta de exploración sobre la lista.
• Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegable
Repositorio, si está disponible.
• Para mostrar sólo los elementos que comienzan con una determinada cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el cuadro de texto situado sobre la lista y presione Entrar.
• Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú desplegable encima de la lista.
Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadros de lista, como se muestra enFigura 1, página 22, también debe hacer clic en la flecha para mover la elección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista.
Repositorios
Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista
Definir las preferencias
Las preferencias determinan las opciones acerca de cómo Webtop muestra los repositorios y realiza ciertas acciones.
La mayoría de las opciones de preferencias se almacenan en el repositorio para que se sigan aplicando si inicia sesión desde un equipo diferente.
Algunas preferencias, como la configuración de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en el equipo local. Esas opciones sólo se utilizan en el equipo local.
En este tema se describen las preferencias generales. Para establecer preferencias específicas para una determinada funcionalidad de Webtop, consulte el tema correspondiente a esa funcionalidad.
Para definir las preferencias generales:
1. Seleccione Herramientas > Preferencias.
2. Seleccione la ficha General y rellene los campos deTabla 1, página 22. Tabla 1. Preferencias generales
Campo Descripción
La sección empezará en La página que se abre al iniciar sesión.
Ubicación de retirada La ubicación del directorio de retirada. El directorio de retirada es la ubicación en el equipo donde Webtop copia los archivos cuando se retiran del repositorio.
Credenciales guardadas Los nombres de usuario y contraseñas que se utilizan para iniciar sesión automáticamente en determinados repositorios. Diseño El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan en los
elementos mostrados.
Arrastrar y colocar Permite arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opción requiere que se reinicie el explorador para que el cambio surta efecto.
Repositorios
Campo Descripción
Autocompletar Si la opción Autocompletar está activada, cuando comience a escribir en un campo, se mostrarán sugerencias para completarlo.
Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella.
Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de las palabras y frases introducidas previamente y, en algún caso, de la lista de su organización de texto común que todos los usuarios podrían introducir.
Para borrar de la caché las palabras y frases introducidas anteriormente, haga clic en Restablecer.
Objetos ocultos En las listas de archivos, se muestran los elementos marcados como ocultos.
Enlaces de documento Si está disponible, seleccione esta opción para que Webtop explore cada documento importado o registrado de cualquier documento vinculado. Si se encuentran documentos
enlazados, éstos se importan o registran y el documento original se convierte en un documento virtual. Los documentos enlazados se convierten en descendientes.
Opciones de accesibilidad El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. 3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Para definir las preferencias de formatos:
En este tema describe las preferencias de formato. 1. Seleccione Herramientas > Preferencias.
2. Seleccione la ficha Formatos y complete los campos siguientes enTabla 2, página 23. 3. Haga clic en Agregar.
Puede agregar la vista personalizada y las aplicaciones de edición y establecer sus preferencias de formatos para la visualización y edición.
Tabla 2. Preferencias de formatos
Campo Descripción
Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo de objeto en la lista desplegable.
Formato primario Seleccione el formato primario del objeto que ha seleccionado. Formato de visualización Seleccione el formato de visualización. De forma
predeterminada, puede parecer basado en su formato primario.
Repositorios
Campo Descripción
¿Desea que este contenido aparezca en el explorador Web?
Seleccione la opción.
Aplicación de visualización Seleccione la aplicación para ver el objeto en la lista desplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar y seleccionar la aplicación para su visualización.
Aplicación de edición Seleccione la aplicación para editar el objeto en la lista desplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar y seleccionar la aplicación para su edición. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Abrir una ventana de repositorio adicional
Para abrir una ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas > nuevaVentana.
Arrastrar y colocar
Los usuarios pueden seleccionar varios archivos y arrastrar y colocar. La función de arrastrar y colocar con selección múltiple está disponible para todas las áreas donde arrastrar y colocar archivos únicos estaba disponible anteriormente. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar varias veces los archivos y arrastrarlos y colocarlos en otra carpeta del repositorio o en el escritorio. La función de arrastrar y colocar con selección múltiple también funciona al exportar e importar varios archivos en el sistema de archivos local.
Para utilizar el procedimiento de arrastrar y colocar, debe habilitar primero la opción de arrastrar y colocar en sus preferencias generales, como se describe enDefinir las preferencias, página 22.
Para realizar una acción con el procedimiento de arrastrar y colocar:
1. Desplácese a los elementos que desea arrastrar y colocar y selecciónelos.
2. Haga clic en los elementos para arrastrarlos y siga manteniendo presionado el botón del ratón. Mientras presiona el botón del ratón, arrastre los elementos a la ubicación de destino y suelte el botón del ratón.
Sugerencia: si va a arrastrar los elementos a una ubicación de destino que no se muestra
actualmente, primero debe desplazarse a la ubicación de destino con uno de estos procedimientos: • Utilizando el otro panel de Webtop.
• Abriendo una nueva ventana. Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas >
Repositorios
Hacer clic con el botón derecho
Para realizar una acción en un elemento, puede hacer clic con el botón secundario del ratón en el elemento y seleccionar la acción del menú de acceso directo.
Ver mensajes
Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionando Herramientas > Ver mensajes.
Ver el estado de las operaciones en segundo
plano
Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas > Estado
del trabajo.
Una operación en segundo plano es la que puede realizar mientras el usuario ejecuta otra. Por ejemplo, si al registrar un archivo se le ofrece la opción de almacenar primero el contenido en la red local antes de almacenarlo de forma global, la operación de almacenamiento global se producirá en segundo plano.
Actualizar la página
Webtop mejora el rendimiento reduciendo la cantidad de actualizaciones y optimizando la utilización del marco de trabajo de AJAX. A continuación se muestran algunos ejemplos:
• El usuario elige una carpeta del árbol del navegador para ver una lista del contenido existente de la carpeta. Antes de Documentum ECM 6.5, hubo una primera actualización del applet del árbol del navegador y después de la lista de contenido. Desde Documentum ECM 6.5, no hay actualización del árbol del navegador.
• En el panel de la lista de contenido, el usuario hace doble clic en una subcarpeta para ver el contenido existente. Antes de Documentum ECM 6.5, se actualizaron el applet del árbol del navegador y el panel de contenido para mostrar el contenido. El árbol del navegador se actualiza para mostrar una selección de la carpeta del árbol del navegador y expandirla en caso necesario. Desde Documentum ECM 6.5 la selección y expansión se completa sin una actualización. • El usuario tiene un documento retirado. El usuario decide que no son necesarios los cambios y
desea cancelar la retirada. El usuario selecciona el contenido y elige la opción de menú para cancelar la retirada. Previamente en Documentum ECM 6.5, la pantalla se puso en blanco antes de mostrar un cuadro de diálogo para elegir Aceptar para cancelar. Después de elegir Aceptar, el usuario vio otra pantalla en blanco y una barra de progreso que mostraba la evolución de la acción. La aplicación después volvió al panel de contenido. Cuando volvía al panel de contenido, se actualizaron el applet del árbol del navegador y el panel de contenido. En este caso, la eliminación
Repositorios
de las actualizaciones, la barra de progreso de la transferencia mejorada, el uso de los cuadros de diálogo modales, así como un rendimiento mejorado, optimizan la experiencia del usuario. La reducción de las actualizaciones de pantalla se encuentran por todo el producto. Éstos son sólo algunos ejemplos.
Seleccionar la transferencia de contenido
HTTP o UCF
Documentum Webtop 6.5 y versiones posteriores permiten a los administradores especificar la transferencia de contenido HTTP o UCF para distintos usuarios dentro de la misma instalación de Webtop. Antes de Documentum ECM 6.5, todos los usuarios de la misma instalación de Webtop tenían que utilizar o bien la transferencia de contenido HTTP o UCF.
La transferencia de contenido UCF es más útil y funciona mejor. A continuación se enumeran las mejoras UCF desde Documentum ECM 6.5:
• Reducción del número de viajes entre el cliente UCF y el servidor. Esta función es especialmente eficaz para mejorar el rendimiento de transferencia para archivos pequeños a través de una red WAN de gran latencia.
• Las siguientes son mejoras de inicio o inicialización del cliente UCF: — Compartición de una instancia JVM a través de varias sesiones Web — Inicio de JVM tras el inicio de sesión
• Compatibilidad para la transmisión de secuencias de bytes de PDF a través de un visor nativo. • Uso de secuencias paralelas para aumentar la velocidad de transferencia de contenido. Esta
función es especialmente eficaz para mejorar el rendimiento de la transferencia de contenido de grandes archivos a través de una red WAN de gran latencia (de entrada y salida).
• Liberación frente a amenazas de atascos para optimizar los recursos y aumentar la concurrencia. • Reducción de las llamadas de clientes WDK UCF innecesarias.
Un cuadro de diálogo de transferencia de contenido mejorado que muestra la acción que se ejecuta (en el encabezado del cuadro de diálogo), el archivo que se está transfiriendo en ese momento y el progreso de dicha transferencia. El nuevo cuadro de diálogo es más fácil de comprender y similar a otras aplicaciones con las que el usuario está más familiarizado.
Uso de los cuadros de diálogo modales
Esta función proporciona cuadros de diálogo emergentes modales para las pantallas de acción con cuadros de diálogo. Un cuadro de diálogo modal es una ventana secundaria que requiere que el usuario interactúe con ella antes de que pueda volver a la aplicación principal. Esta función mejora el rendimiento y permite al usuario ver el contexto desde el que se inició la acción. Anteriormente, el usuario había elegido una acción, la pantalla se actualizó y llevó al usuario a una nueva pantalla. Con los cuadros de diálogo modales aparece una nueva ventana emergente en la parte superior de la pantalla anterior. Se mostrará la pantalla anterior, pero no se podrá realizar ninguna acción
Repositorios
Trabajar con documentos del repositorio sin
conexión a través de My Documentum
My Documentum es una aplicación cliente que le permite trabajar en sus documentos en modo sin conexión cuando no está conectado a Webtop. My Documentum debe estar instalado en el equipo local para poder utilizarlo. Si no está seguro de si está instalado, pregunte a su administrador del sistema.
My Documentum mantiene los archivos de repositorio seleccionados disponibles en su equipo para que pueda seguir trabajando con ellos aunque esté desconectado de Webtop. Cuando vuelva a conectarse, My Documentum sincronizará los documentos de su equipo con los del repositorio. Puede realizar la sincronización manualmente o configurarla para que se realice automáticamente a una hora o momento preestablecido.
Si My Documentum está instalado en su equipo, puede acceder a él a través del Explorador de Windows o a través de las aplicaciones de Microsoft Office. La jerarquía de carpetas dentro de la carpeta My Documentum coincide con la jerarquía de carpetas utilizada en el repositorio.
Puede buscar, editar, guardar y crear documentos en la carpeta My Documentum. Cuando vuelva a conectarse y sincronice los documentos, los cambios se cargarán en el repositorio. Para obtener más información sobre My Documentum, consulte el sistema de Ayuda de My Documentum o la Guía del
usuario de EMC Documentum My Documentum.
Ver la información del producto
Para ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo > Acerca de
Webtop.
La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK) a partir del que se ha creado Webtop. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradores Web.
Capítulo 2
Archivos y carpetas
Crear un archivo
Para crear un nuevo archivo:
1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento.
3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.
Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado.
4. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba el nombre del nuevo archivo.
b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida. c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario.
5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe enTabla 3, página 31en el temaDefinir las propiedades, página 30.
6. Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.
7. Haga clic en Terminar.
Crear una carpeta
Para crear una nueva carpeta:
1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.
3. En la ficha Crear, especifique el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la información adicional que sea necesaria.
4. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe enTabla 3, página 31en el temaDefinir las propiedades, página 30.
Archivos y carpetas
5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta. Si precisa instrucciones, consulteEditar permisos, página 231.
6. Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.
7. Haga clic en Terminar.
Crear un archivador
Los archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos.
Para crear un nuevo archivador:
1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador. 2. Seleccione el nodo Archivadores.
3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador.
4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y tipo de archivador. Introduzca la información adicional que sea necesaria.
5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe enTabla 3, página 31en el temaDefinir las propiedades, página 30.
6. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisa instrucciones, consulteEditar permisos, página 231.
7. Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones. 8. Haga clic en Terminar.
Definir las propiedades
Para definir las propiedades de un elemento:
1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.
Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cada elemento
mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
Sugerencia: si aparece el icono junto a un elemento, puede hacer clic en el icono para ver las propiedades de dicho elemento.
3. En cada ficha, defina las propiedades tal y como se describe enTabla 3, página 31. Si su producto incluye fichas que no figuran en esta tabla, busque en este documento los temas que describen las funciones controladas por esas fichas.
Archivos y carpetas
Si desea definir las propiedades de varios elementos al mismo tiempo, tenga en cuenta que el cuadro de diálogo de propiedades sólo muestra las propiedades comunes a todos los elementos seleccionados.
4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades
Ficha Descripción
Ficha Información Para editar una propiedad, siga el procedimiento que corresponda: • Escribir un nuevo valor.
• Haga clic en Editar o Seleccionar y seleccione el valor. • Marque la casilla de verificación de la propiedad.
• Haga clic en el icono de la propiedad y seleccione el valor.
• Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valores de propiedad sugeridos.
Para mostrar las propiedades adicionales, seleccione Mostrar más. Para mostrar todas las propiedades, seleccione Mostrar todas las propiedades. Ficha Permisos Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiar
permisos, consulteEditar permisos, página 231.
Ficha Historial Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento, por ejemplo retiradas, registros y promociones.
Retirar y editar archivos
Esta sección incluye:• Información general sobre retirada y edición, página 31 • Retirar archivos, página 32
• Registrar archivos, página 33
• Cancelar la retirada de archivos, página 36
• Ver archivos retirados actual y recientemente, página 37
Información general sobre retirada y edición
Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, Webtop lo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas.
Archivos y carpetas
Cuando retire un archivo, Webtop copiará o transmitirá el archivo al equipo, dependiendo de la aplicación de edición del archivo.
Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Webtop lo descargará en el directorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Las modificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo.
De forma predeterminada, el directorio de retirada es el que se indica a continuación, dependiendo del sistema operativo:
• Windows
//Documentum/Retirada • Macintosh
Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada
Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Webtop lo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo.
Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamente el archivo en la retirada.
Webtop muestra un icono de llave al lado de los archivos que ha retirado actualmente. Webtop muestra un icono de candado junto a los archivos que otros usuarios han retirado actualmente. Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic en Mis archivos y, a continuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.
Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio.
Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivo tiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto de denominación. Un conflicto surge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de retirada. En ese caso, Webtop anexa un número al nombre del archivo recientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar el archivo, mantiene su nombre de archivo original y se coloca el número anexado.
Retirar archivos
Para retirar un archivo:
1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.
Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2. Siga uno de estos procedimientos:
• Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar.
• Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar.
Archivos y carpetas
3. Si se le solicita que introduzca información adicional, introdúzcala y siga uno de estos procedimientos:
• Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar.
• Si va a retirar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.
Sugerencia: para aplicar las entradas de todos los archivos restantes al mismo tiempo, haga
clic en Terminar.
Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y se copiará en el directorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente.
Registrar archivos
Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida, si registra el archivo como la misma versión y ya existe una copia PDF, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF.
Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación con ningún documento padre, a menos que el documento padre también se haya registrado como una nueva versión.
Para registrar un archivo:
1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.
Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.
2. Seleccione Archivo > Registrar.
3. Si Webtop no puede localizar el archivo en el equipo y le solicita que indique la ubicación, busque el archivo en su equipo.
4. Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulteInformación de registro, página 33.
5. Siga uno de estos procedimientos:
• Si va a registrar un archivo, haga clic en Aceptar.
• Si va a registrar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.
Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes de una sola vez, haga
clic en Terminar.
Información de registro
ConsulteTabla 4, página 34para obtener una explicación de los campos de registro comunes. Es posible que algunos de los campos no aparezcan.
Archivos y carpetas
Tabla 4. Información de registro
Campo Descripción
Guardar como Establece el número de versión. Si selecciona el
mismo número de versión, el archivo original se sobrescribirá con el actualizado. Si necesita más información, consulteVersiones, página 35. Etiqueta de versión Permite etiquetar la versión actualizada.
Descripción Le permite escribir una descripción opcional del
archivo.
Formato Define el tipo de archivo.
ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida al archivo.
Buscar enlaces a otros documentos de Microsoft y buscar en documentos enlazados
Si está disponible, seleccione esta opción para que Webtop escanee los documentos importados en busca de documentos enlazados. Si se encuentran documentos enlazados, se importan o registran como descendientes del documento original.
Cargar opciones Determina la rapidez con la que el nuevo
contenido está disponible a otros usuarios y si se puede utilizar Webtop mientras se produce el registro.
Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se le
ofrecerá esta opción.
Seleccione una de estas opciones:
• Enviar para un acceso global inmediato: actualiza inmediatamente el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en Webtop.
• Enviar primero para acceso local: actualiza el repositorio inmediatamente para los usuarios de su área geográfica, pero Webtop tarda más en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando Webtop mientras se produce la actualización.
Nota: si va a registrar varios archivos mediante
el botón Siguiente, esta opción sólo aparece para el primer archivo. La opción que elija se aplicará automáticamente a todos los archivos restantes.
Archivos y carpetas
Campo Descripción
Mantener bloqueo Guarda el archivo actualizado en el repositorio pero conserva el archivo retirado en su nombre. Convertir en la versión
actual
Hace que el archivo actualizado sea la versión actual. Si precisa más información, consulte Versiones, página 35.
Mantener una copia local tras el registro
Conserva una copia del archivo en el equipo local. Sin embargo, el archivo ya no estará retirado y cualquier cambio realizado en la copia local no tendrá efecto en el archivo del repositorio.
Suscribirse a este archivo
El archivo se enlaza a sus suscripciones. Mostrar opciones
Registrar desde archivo
Sustituye el archivo del repositorio con el archivo que elija.
Versiones
Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuando éste se registró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que el archivo se registra. Las versiones permiten realizar un seguimiento de los cambios introducidos en un archivo.
Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número de versión 1.0. Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribir la existente. (Debe tener los permisos adecuados Sobre el archivo para poder disponer de estas opciones). • Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que tenía cuando lo
retiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio.
• Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número de versión en el archivo y no se guardará una copia de la anterior.
Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número de versión un número entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). si se aumenta el número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor. por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número de versión del archivo pasará de 1.2 a 2.0.
El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas de archivos siempre muestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione que se muestren todas.
Para mostrar todas las versiones de un archivo:
1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Versiones.
