MANUAL DE CUENTAS CORRIENTES

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES

INDICE

1. INFORMACION GENERAL 4

2. LEGAJOS 4

2.1. Carga de Legajos - Datos Generales 5

2.2. Carga de Legajos - Datos de Facturación 8

2.3. Carga de Legajos - Observaciones 11

2.4. Carga de Legajos - Sucursales 12

2.5. Carga de Legajos- Descuentos Especiales 13

2.6. Listados e Informes 14

2.6.1. Listados de Legajos 14

2.6.2. Etiquetas para correspondencia 15

2.6.3. Conversión a .DBF 15

2.7. Otros Legajos 16

2.8. Importación de Legajos 16

3. MOVIMIENTOS EN CTA. CTE. 18

3.1. Información General 18

3.2. Movimientos Sin Imputación 19

3.2.1. Carga individual de movimientos 20

3.2.2. Cuotas 21

3.3. Movimientos con Imputación 22

4. CONCILIACIONES 24

4.1. Conciliación Manual 24

4.2. Conciliación Automática 26

5. CONSULTAS 27

5.1. Movimientos por Fecha de Origen 27

5.2. Movimientos por Fecha de Vencimiento 28

5.3. Estado de Crédito 29

5.3.1. Individual 29

5.3.2. General (SQL) 30

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5.4.1. Movimientos por Fecha de Origen o de Vencimiento 31

5.4.2. Saldos por Cuenta 32

5.4.3. Saldos por Legajo (Cliente o Proveedor) 32

5.4.4. Resumen de Deuda 33

5.4.5. Detalle de Imputaciones 34

5.4.6. Inventario de Cuentas Corrientes 35

5.4.7. Vencimientos Diarios 36

5.4.8. Comisiones de Cobranzas 36

5.5. Listados Especiales 37

5.5.1. Ranking de Compras/Ventas 37

5.5.2. Listado de Facturas 37

5.5.3. Listados Especiales bajo SQL 38

5.6. Estado de Cuenta 38

5.7.Notificación de Deuda 39

5.8. Envío automático de Mails 40

5.8.1. Configuración 40

5.8.2. Envío de mails 41

6. CERTIFICADOS DE RETENCION 44

6.1. Información General 44

6.2. Retenciones Nacionales 44

6.2.1. Regímenes de Retenciones Nacionales 44

6.2.2. Confección de Certificados 47

6.2.3. Listados de Certificados Emitidos 49

6.2.4. Soporte Magnético para SICORE 50

6.3. Otras Retenciones 51 7. PROCESOS DE CONTROL 53 7.1. Recálculo de Saldos 53 7.2. Rearmado de Deudas 54 8. MAESTROS AUXILIARES 55 8.1. Formas de Pago 55 8.2. Vendedores 56 8.3. Zonas 57 8.4. Jurisdicciones y Países 57

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8.5. Grupos de Legajos 58

8.6. Expresos 59

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Este Manual comprende todos los aspectos relacionados con el manejo de los legajos y cuentas corrientes de Clientes y Proveedores.

La mayor parte de estos procedimientos son comunes a clientes y proveedores. Por eso, los temas se tratan una sola vez, generalmente con ejemplos referidos a clientes.

Si existen diferencias significativas en un procedimiento, según se opere con Clientes o Proveedores, se explican dentro del tema respectivo.

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La tabla de Legajos puede leerse indistintamente en orden alfabético, numérico, por documento o por domicilio, seleccionando la opción en la parte superior de la pantalla. Bajo SQL también puede verse en orden alfabético de Nombre de Fantasía.

Se pueden agregar, modificar o borrar legajos, clickeando en los botones respectivos. No puede

borrar un legajo si el cliente o proveedor tiene movimientos de cuenta corriente en los archivos actuales de la empresa.

Cuando Ud. necesita indicar el código de un cliente o proveedor durante algún procedimiento del sistema, y no lo recuerda, aparece una versión simplificada de esta tabla. Allí se puede buscar en orden alfabético, numérico o por documento y contiene un botón {Ver}, que permite consultar los datos más significativos del legajo.

El botón de Etiquetas de Mail que aparece al pie de la pantalla, permite imprimirlas de acuerdo a distintos órdenes. Ver en este Manual - Listados - Etiquetas

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La información del legajo del Cliente, está incluida en los dos tabs de esta pantalla:

 Datos Generales;

 Cuentas Corrientes y Facturación.

Las pantallas de Proveedores (en relación a las de Clientes) tienen menos datos, en especial los referidos a facturación.

Una vez dado de alta un legajo todos los datos incluidos en el mismo son modificables (excepto el código). Si esos datos aparecen en procesos de facturación, pagos, etc., pueden ser modificados directamente en esos procesos, para cada situación en particular.

La información que contiene esta pantalla es la siguiente:

 Código de Legajo: hasta 5 dígitos. No puede haber dos clientes con el mismo Código.

 Legajo Inactivo: esta marca permite que el legajo permanezca en los archivos, pero que no aparezca en las Tablas de Legajos ni en los listados de Cuentas Corrientes (salvo que se marque la opción 'Ver Inactivos' que aparece en esas tablas).

 Creado por el Control de Integridad: esta marca indica que el registro fue creado por los procesos de Control de Integridad y que su contenido debe ser revisado. El legajo no puede ser utilizado en tareas normales hasta que no se desmarque el check.

 Apellido y Nombre: no puede haber dos clientes que tengan el mismo Nombre y Apellido. Si por alguna circunstancia fuera necesaria esa duplicación, agregue algún elemento que los diferencie (un punto, un guión, etc.).

 Nombre de Fantasía: bajo SQL se puede agregar el nombre de fantasía de la Empresa, que a menudo

es el que es reconocido en los tratos comerciales, pero que debe ser reemplazado por el nombre legal en la documentación. En las tablas de búsqueda (tecla F4) los legajos pueden aparecer ordenados alfabéticamente por nombre legal o por nombre de fantasía.

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES  Domicilio (Dirección, Código Postal y Localidad), Teléfonos, Mail, etc.

Bajo SQL, en la solapa ´Varios´ se incluye una opción de enviar comprobantes del cliente por mail, en

cuyo caso se activan campos de Destinatario y del Mail que se utiliza a esos efectos.

 Jurisdicción: se utiliza especialmente para Ingresos Brutos. Los códigos (que se pueden consultar en una tabla) son los que emplea la AFIP.

 País: los códigos (que se pueden consultar en una tabla) son los que emplea la AFIP.

 Grupo: permite agrupar a los clientes o proveedores con un código común. Ver Maestros Auxiliares - Grupos de Legajos

 Situación ante el IVA: las opciones son todas las que establece la AFIP en su normativa:

INS: Inscripto MON: Monotributo CFI: Consumidor Final EXE: Exento

AGP: Responsable Inscripto - Agente de percepción PEX: Proveedores del exterior

CEX: Clientes del exterior NRE: IVA no responsable SNC: Sujeto no categorizado LIB: IVS liberado - Ley Nº 19640 NOI: Responsable no inscripto

PCE: Pequeño contribuyente eventual MOS: Monotributista social

PCS: Pequeño contribuyente eventual social

Si se trata del alta de un legajo, esta opción define por defecto a la Situación Impositiva

(aunque luego se puede modificar)

 Tipo de Documento: dato obligatorio. Los códigos utilizables (que aparecen en una tabla en caso de necesidad) son los que emplea la AFIP.

 Número de Documento: si el tipo de documento es CUIT o similares (por ej. CUIL, CDI, etc), debe ingresarse con el formato XX-XXXXXXXX-X (los guiones '-' deben escribirse) y el sistema comprueba si el dato ingresado es consistente con normas de la AFIP.

Si la Situación Ante el IVA declarada en esta pantalla es CONSUMIDOR FINAL y el tipo de documento es CUIT, el sistema permite que este campo quede VACIO.

Para los Tipos de Documento que NO sean CUIT el Nº de Documento puede ser cualquier dato NUMERICO.

 Ingresos Brutos: es para marcar si el cliente está sujeto a alguna percepción de Ingresos Brutos. El Nº de Inscripción es un dato libre.

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 Convenio Multilateral: bajo SQL, la marca en este check abre una solapa que permite cargar las

jurisdicciones en las que el Cliente se inscribió y el coeficiente unificado que tiene en cada una de ellas.

 Forma de pago: es el código de la forma de pago que se utilizará por omisión al llamar al legajo del cliente/proveedor. Este código permite generar automáticamente varios movimientos de cuenta corriente, con vencimientos periódicos, durante la registración de una factura.

Si su intención es operar con facturación o carga de IVA sin cuentas corrientes es muy importante que la Forma de Pago elegida sea SIN CUOTAS. (Ver en este Manual -

Maestros Auxiliares - Formas de Pago). El motivo es que existen en el sistema varios procesos automáticos que aceleran la carga de los pagos en base a lo que indica la Forma de Pago, y si ésta indica una cuenta con subcuentas se canalizarán los importes en ese sentido.

 Cuenta de Facturación: es la cuenta contable a la que por omisión se imputarán las ventas realizadas a ese cliente, salvo que se indique otra distinta durante la carga de la factura. Por eso, solamente puede indicar una cuenta vinculada con el Libro de IVA (ver Manual de Cuentas - Plan de Cuentas)

Si configuró una Cuenta de Ventas por omisión (ver Manual de Cuentas - Cuentas por Omisión), aparecerá en este sector durante el alta del Legajo, pero puede modificarla.

En el caso de un Proveedor, la referencia es a una Cuenta de Compras.

Si este campo está en cero, al ingresar una factura el sistema toma la Cuenta de Ventas (Compras) por Omisión.

 Situación Impositiva: define los conceptos de discriminación de facturas que se activarán (gravado, exento, etc.) y las tasas de impuestos que se utilizarán para la carga de facturas de este cliente en los Libros de IVA. Ver Manual de IVA - Diseño y Configuración - Situaciones Impositivas y Situaciones Impositivas por Defecto.

 Fecha de Alta: por omisión indica la fecha en que se dio de alta el legajo. Puede ser modificado posteriormente por el usuario. Se utiliza en distintos procedimientos especiales, para identificar operaciones de legajos más o menos antiguos

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 Nº de Otros Impuestos: este campo está previsto para incluir códigos impositivos especiales y debe completarse sólo si un procedimiento lo requiere.

 Código de Retención: como está relacionado con la información que la propia empresa presenta a la AFIP a través de la DDJJ de IVA confeccionada con el SIAP, el código que hay que poner es el correspondiente a los créditos (esto es, el de retenciones si se trata del legajo de un cliente y el de percepciones si se trata del de un proveedor).

Se usa sólo si desea que la información al sistema de la AFIP de las retenciones y percepciones sea automático (ver Manual de IVA - Retenciones SIAP). La pantalla de

Configuración de Retenciones (IVA - Exportación de Datos - AFIP - Configuración) tiene que estar activa en cuanto a Retenciones para que se active el campo en Clientes, y en cuanto a Percepciones para que se active en Proveedores.

En ese caso, se indica el código de retención (cliente) o percepción (proveedor) más habitual en su relación con la Empresa.

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La información que se ingresa este tab se utiliza para controles de Facturación y Cuentas Corrientes.

CUENTAS CORRIENTES

 Cuenta de Cuenta Corriente: es la cuenta contable que maneja subcuentas de clientes (o de proveedores en su caso) en la que se desea que se registren -en principio- los movimientos de cuenta corriente del cliente. Esto se debe a que el sistema permite múltiples cuentas de cuenta corriente para un mismo legajo. Por omisión el sistema coloca la cuenta que aparece en Manual de Cuentas - Cuentas por Omisión. Ver también Cuentas - Plan de Cuentas

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES Ver también Maestros Auxiliares - Grupos de Legajos y Movimientos en Cta Cte

Cuando su llave de seguridad del sistema incluye cuentas corrientes, es obligatorio utilizar este campo. Si a pesar de eso NO desea utilizar cuentas corrientes en una empresa en particular, refiérase a lo que se explica sobre Formas de Pago en el punto anterior.

 Límite de Crédito: Solamente disponible para Clientes. Este importe es siempre en pesos y para todos los efectos se convierte a pesos cuando la cuenta corriente y/o los comprobantes se emiten en moneda extranjera. Se utiliza para información (por ejemplo, en listados de saldos) o para limitar el otorgamiento de nuevos créditos de acuerdo a lo que indique la

Configuración respectiva.

Cuando se opera bajo SQL, este campo puede ser reemplazado por un botón que llama a una pantalla especial, que controla además el bloqueo de facturas de ventas. Dicha pantalla contiene (además del Límite de Crédito) los campos que permiten:

 Omitir el control de facturas vencidas en el legajo

 Una fecha y un límite de importe, para permitir que se le facture al cliente por excepción en un día

determinado, aún manteniendo el bloqueo de facturación.

 Cobro Directo: Este check pemite incluir al Cliente en los procedimientos que permiten debitar su deuda de cuenta corriente en una Tarjeta de Crédito y/o informar a un Banco para que la debite en la cuenta bancaria. En los campos siguiente se indica el código de la Entidad y el número de tarjeta o bien (si se trata de un banco) el CBU.

FACTURACION

 Opera con Facturación de Ventas: este check permite habilitar este sector cuando se trata del legajo de un Proveedor a quien se le extienden habitualmente facturas de ventas. En el

caso de Clientes, este campo está marcado de manera obligatoria.

En el caso de un Proveedor que emite facturas en Moneda Extranjera, este campo también se puede activar con la única finalidad de declarar una Lista de Precios en Moneda Extranjera. Esto permite que el detalle de sus Facturas (o sea los productos comprados) se puedan ingresar con sus precios unitarios en otra moneda, evitando cálculos manuales.

 Sucursales: este check abre la posibilidad de generar Sucursales, para que la facturación pueda destinarse a distintas casas del cliente, aunque la cuenta corriente sea única. Si este

check está activo, únicamente se puede facturar al cliente declarando una Sucursal válida. Ver Sucursales más adelante.

 Lista de Precios: Es la lista por omisión que se utiliza para valorizar los productos facturados al cliente. El sistema permite infinitas Listas de Precios y se puede modificar la del cliente durante el proceso de facturación.

Si la Lista declarada en el Legajo no es aplicable durante un proceso de facturación (por haber vencido su vigencia, por estar inactiva o haber sido borrada), el sistema utilizará la lista por omisión que aparece -para la letra de factura que se emite- en Configuración de Facturación.

Si la Lista tiene sus importes en Moneda Extranjera se habilita un check que permite la impresión de los importes de las facturas en la moneda extranjera seleccionada. Este check se translada a la cabecera de los comprobantes, pero es modificable en cualquier momento.

 Descuento: este porcentaje es el que aparece en la cabecera de la factura y disminuye los precios de los productos facturados. También se puede modificar para cada producto durante

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES el proceso de facturación. Bajo SQL el descuento declarado en una Sucursal del Cliente tiene

prioridad sobre este porcentaje.

 Descuentos Especiales: Habilita una solapa donde se determinan descuentos especiales para cada Sucursal del cliente (o para todas ellas) por Producto y por Familia completa

 Lugar de Entrega: se utiliza eventualmente en la impresión de las facturas y remitos, cuando no coincide con el domicilio oficial del cliente.

 Expreso: a través del cual se remite al cliente la mercadería. El sistema tiene un archivo de

Expresos.

 Vendedor: se utiliza para el cálculo de comisiones. Sobre Vendedores y Zonas, ver en este Manual - Maestros Auxiliares.

 Zona: identifica la situación geográfica del cliente para fines comerciales.  Adicionales de Facturación:

El sistema ofrece un máximo de 4 descuentos y 4 recargos que pueden ser invocados para su cálculo durante la facturación de ventas. Pueden o no estar activos y pueden tener condiciones distintas para cada cliente.

Las opciones disponibles se definen en la configuración de Adicionales de Facturación. En cada legajo se puede optar por activar o no esas opciones, pero no se pueden agregar nuevas.

Los valores de descuentos y recargos toman su contenido de Adicionales de Facturación (se modifican en todos los legajos al cambiar en dicha pantalla). Si se marca el check 'Local', es

posible fijar libremente dichos valores para un legajo en particular, pero no se pueden modificar los datos restantes (texto, tipo, incremental, etc).

Las condiciones activadas en el legajo se ejecutan optativamente al confeccionar cada factura de ventas, aunque el sistema recuerda al operador la existencia de los adicionales en el momento de ingresar el primer producto o texto. Si el legajo no tiene marcado el check

Adicionales, pueden aplicarse todas las opciones contenidas en la configuración de Adicionales de Facturación (esto implica que la forma de impedir el uso de adicionales para un legajo consiste en marcar el check respectivo, pero sin activar las opciones

disponibles).

Los Descuentos o Recargos (los 'intereses' son una versión de recargo) representan un

importe fijo o un porcentaje sobre el total de la factura (suma de las cantidades por los

precios unitarios) tal como aparece al pie de la pantalla de Detalle de la Factura.

Los porcentajes pueden estar definidos como 'Incrementales' o sea que (por ejemplo) cada descuento aplica su porcentaje sobre el Total de la factura una vez deducido el porcentaje del descuento anterior. De lo contrario, todos se aplican sobre el Total originario

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES El Texto es el que se imprime en la factura, e indica usualmente el tipo de operación y el

porcentaje utilizado (por ejemplo, 'Descuento 5%').

Los renglones de descuentos son 'neutrales' en su forma impositiva: el porcentaje de

descuento se aplica proporcionalmente a cada uno de los 'Importes Netos' y de los 'Impuestos' que componen la factura (ver Manual de IVA - Discriminación de Facturas). En una factura en la que aparecen productos exentos y gravados con distintas tasas de IVA, retenciones, etc., el resultado equivale a aplicar el descuento o recargo a cada uno de los productos en forma proporcional.

Cuando los Recargos tienen marcado el check 'Gravado', asumen también un costo impositivo similar al promedio de los productos facturados.

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En esta solapa se incluyen, además del campo Observaciones, otras condiciones especiales.

 Observaciones

Son 3 campos independientes de 60 posiciones cada uno, que pueden ser impresos en las facturas y remitos

 Pago con Cheques (Proveedores)

Cuando se utilizan cheques bancarios impresos a través del sistema, en el Legajo de un proveedor, en la solapa de Observaciones, están disponibles dos campos:

1. Orden a la que se emiten los cheques (si no se completa, el campo ´Destinatario´ o ´Destinatario No a la Orden´ utiliza el Nombre y Apellido del Proveedor).

2. Indicación de omitir el texto ´No a la Orden´ si se imprime ´Destinatario No a la Orden´.  Legajo Interno: Este check sólo está activo bajo SQL e identifica un Legajo de Cliente que es

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Las Sucursales son registros independientes que permiten que la facturación y el envío de mercadería se pueda destinar a distintas casas del cliente, aunque la cuenta corriente del cliente sea única.

Durante un proceso de facturación, los datos contenidos en la Sucursal activa, tienen prioridad sobre sus similares del legajo principal.

Bajo SQL, cada Sucursal puede tener un porcentaje de Descuento propio, que (si es mayor que cero) tiene

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2.5. Carga de Legajos- Descuentos Especiales

Bajo SQL, se pueden determinar descuentos especiales para cada Sucursal del cliente (o para todas ellas) por Producto y por Familia completa (de cualquier nivel). Esta prestación está disponible si se marca un

check en la solapa de Facturación del Cliente.

La Sucursal 0 implica que el descuento es aplicable al cliente en todas las Sucursales. También se utiliza cuando el cliente no tiene sucursales..

Se permite declarar un porcentaje de descuento cero (0) como una forma rápida de excluir ciertos productos del descuento que se aplica a una Familia.

Los descuentos declarados para una Sucursal, tienen prioridad sobre lo que indique la Sucursal 0 (descuentos generales para el Cliente)

En el curso de la emisión de una factura o comprobantes similares, en el momento en que se ingresa

cada producto, el sistema verifica si existe un descuento especial con la siguiente secuencia:

 Verifica la combinación Legajo - Sucursal - Producto

 Verifica la combinación Legajo - Producto (Sucursal 0)

 Verifica la combinación Legajo - Sucursal - Familia (recorre la rama donde se ubica el producto hacia

arriba)

 Verifica la combinación de Legajo - Familia (Sucursal 0)

El sistema aplica el primer descuento que encuentra en esta secuencia de búsquedas. Para el producto que se está procesando, este descuento tiene prioridad sobre el que se indica en la solapa de Facturación del Cliente (sea que provenga del Legajo o de la Sucursal).

Cuando en la Factura se importan unidades desde un Pedido o Remito, el procedimiento de descuento se aplica en el momento de la importación. Los módulos de Pedidos y Remitos solamente operan con los precios normales.

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Las opciones son las siguientes:

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Por omisión, estos listados incluyen el nombre del Cliente, su documento (o CUIT), su teléfono y su situación ante el IVA, pero se pueden agregar, por bloques, TODOS los datos incluidos en las pantallas de carga de legajos. Dichos bloques son:

1. Datos completos del Domicilio;

2. Datos impositivos (Ingresos Brutos, etc.);

3. Datos relacionados con facturación (lista de precios, expreso, límite de crédito, etc.); 4. Observaciones.

Los listados pueden estar ordenados:

 Por orden alfabético;

 Por Código;

 Por Grupo;

 Por Domicilio.

En el caso de listados alfabéticos, se puede seleccionar un conjunto no consecutivo de clientes o proveedores, utilizando una tabla especial para seleccionarlos.

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Pueden emitirse etiquetas autoadhesivas. El formato standard es en papel Carta, con 3 bandas verticales de 10 etiquetas de 6.7cm de ancho por 2.5 cm de alto (Avery 5060 o similar). Las etiquetas pueden emitirse en orden alfabético (eventualmente seleccionando un grupo de legajos no consecutivos) o numérico, por Grupo o por Domicilio tanto para clientes como para proveedores. En ningún caso se imprimen etiquetas de aquellos legajos que no contengan dirección, localidad o código postal.

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Los archivos de legajos de clientes y proveedores pueden ser convertidos en archivos de formato .DBF (bajo SQL son archivos .csv), lo que los vuelve legibles y procesables en hojas de cálculo de uso corriente (ver Manual de Información General - Otros Procedimientos -

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El sistema vincula fuertemente los Legajos de Clientes y Proveedores con las Cuentas Corrientes. Sin embargo, puede ser necesario contar con LEGAJOS QUE NO OPERAN EN CUENTA CORRIENTE, en especial en relación a valores (propios o de terceros) recibidos o entregados periódicamente a otras personas o entidades que se deben identificar.

Casos típicos son el depósito en un Banco de cheques en cartera, donde puede ser de interés registrar en qué Banco se depositaron; y la emisión de un cheque para reponer el fondo fijo (en este caso, el legajo será Administración o Tesorería).

Es posible indicar una cuenta contable vinculada con cada Legajo en particular, que se utiliza en

Movimientos de Fondos, para establecer por omisión el Concepto por el cual se hace la entrada o salida de fondos. Estas cuentas contables pueden contener Subcuentas.

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Debido a que los legajos se encuentran íntimamente relacionados con los Grupos de Clientes y Proveedores y con el Plan de Cuentas, es importante que antes de efectuar la importación de los mismos tenga en cuenta los siguientes puntos:

 Si tiene ingresados movimientos de cuentas corrientes no puede importar;

 Si tiene Legajos cargados tampoco podrá efectuar la importación;

 Si tiene Grupos de clientes/proveedores dados de alta, el sistema le permitirá realizar la importación de legajos, pero borrará los grupos existentes y dará de alta los de la empresa de origen;

 Si tiene cargado un Plan de Cuentas el sistema verificará la coherencia entre las cuentas contables que figuran en los Legajos y Grupos de clientes y/o proveedores y las del Plan de

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES Cuentas (que las cuentas existan y pertenezcan al mismo rubro). El sistema borrará de los

Legajos que está importando aquellas cuentas que no cumplan dichos requisitos.

Lo mismo vale para la Forma de Pago y la Situación Impositiva que aparecen en el Legajo. Si tiene Legajos dados de alta y decide borrar el Plan de Cuentas utilizando la opción Otros – Herramientas – Importar Archivos – Plan de Cuentas-Borrar (por ejemplo, para luego importarlo desde otra empresa) en los Legajos y Grupos se borrarán todas las referencias a cuentas contables.

En consecuencia, se aconseja importar primero el Plan de Cuentas y luego los Legajos (los Centros de Costos se importan junto con el Plan de Cuentas). Ver Manual de Cuentas Contables.

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Los movimientos en Cuenta Corriente de Clientes y Proveedores sólo se pueden crear, borrar o modificar en el contexto de una operación principal (Facturación, Contabilidad, IVA o Pagos y Cobros). No es posible modificar importes en una cuenta corriente en forma directa y

aislada de otros movimientos.

El sistema permite tener tantas Cuentas del tipo 'cuenta corriente' como se desee. Las cuentas de ese tipo tienen la marca 'Subcuentas - Clientes' o 'Subcuentas - Proveedores' (ver Manual de Cuentas). En consecuencia, es posible tener una cuenta de Clientes, otra de Clientes Morosos, otra de Adelantos de Clientes, etc., y un mismo cliente puede aparecer en todas ellas.

Si la cuenta contable es en Moneda Extranjera, los importes (desde el punto de vista de este capítulo del Manual) se tratan exactamente como si fueran pesos. La diferencia es que, al generar el renglón de contabilidad, se agrega otro renglón complementario con la diferencia de cambio en pesos necesaria para expresar el asiento contable en moneda nacional (ver Manuales de Cuentas - Plan de Cuentas y Contabilidad - Moneda Extranjera).

DENTRO DE CADA UNA DE ESAS CUENTAS, ESTAN AUTOMATICAMENTE DISPONIBLES TANTAS SUBCUENTAS COMO LEGAJOS VIGENTES EXISTAN (de clientes o de proveedores

según sea el caso). No es preciso que esas subcuentas se utilicen efectivamente para ingresar movimientos (por ejemplo, al dar de alta el legajo de un cliente automáticamente se da de alta la cuenta corriente del mismo, pero se le puede vender siempre al contado).

Por lo tanto, un movimiento en cuenta corriente hace referencia a dos códigos:

 La Cuenta Contable (del tipo 'Subcuentas - Clientes' o 'Subcuentas - Proveedores')  El Legajo del cliente o proveedor

Si la Cuenta es requerida en una pantalla (por ej. una consulta de Saldos), el sistema coloca por omisión el nombre de la cuenta definida por Ud. con ese objeto (ver Manual de Cuentas - Cuentas por Omisión).

Cuando se invoca una cuenta de Clientes o Proveedores en una operación de IVA, Facturación, etc. aparece la siguiente pantalla:

que abre las pantallas destinadas a la carga de movimientos positivos o negativos de Cuenta Corriente, que NO se imputan a movimientos anteriores del mismo tipo (por ej. cuando se genera la deuda de un cliente por la emisión de una factura de venta). Ver más abajo Movimientos Sin Imputación.

En Contabilidad, la pantalla que se ve arriba se reemplaza por la de carga de movimientos contables (que llama directamente a la cuenta contable) y sólo están disponibles las pantallas de Movimientos Sin Imputación.

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En las operaciones de Recibos u Ordenes de pago (ver Manual de Pagos y Cobros) se sobreentiende que se cancelan importes anteriores en la cuenta corriente del cliente o proveedor. Por lo tanto, la pantalla de Cancelación (ver más abajo Movimientos Con Imputación) está disponible directamente en el primer paso de esos procedimientos, sin necesidad de iniciarla con la pantalla que se ve arriba.

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VER TAMBIEN: Carga Individual - Carga en Cuotas - Mov. Con Imputación

Esta pantalla contiene movimientos de cuentas corrientes (incrementos de la deuda y/o pagos y cobros que la disminuyen), correspondientes a uno o más proveedores o clientes. En todos los casos, en un paso previo se definió la Cuenta a la que pertenecen esas cuentas corrientes (en el ejemplo se llama 'Deudores a Cobrar').

Los pagos realizados en este tipo de pantalla no pueden imputarse -en esta etapa- a deudas

específicas (puede hacerlo luego en alguna pantalla de imputación o de conciliaciones )

Los movimientos se pueden cargar de dos maneras: en forma individual o múltiple (cuotas). En el primer caso, presione el botón de alta (tecla [ENTER]) y en el segundo el botón {Cuotas} (tecla

[F6]).

Las bajas y modificaciones se hacen sobre los registros individuales, cualquiera haya sido la forma en que se los dio de alta.

En la pantalla principal solamente puede cargar una Descripción. El Importe surge como total automático de los movimientos que se ingresan.

Una vez terminada la carga de movimientos en estas pantallas, el único botón disponible para

salir es {Aceptar} (teclas [F2] ó [F12]). Esto se debe a que no es posible cancelar las

modificaciones producidas en la Tabla desde el ingreso a la misma. Si ha realizado modificaciones y no puede resolverlo sobre la misma pantalla (con altas, bajas o modificaciones), la única solución es borrar el movimiento principal (IVA, Contabilidad, etc.), con lo cual se vuelve a la

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES situación originaria. Si el problema se refiere a un renglón de pagos o cobros al que se le está

dando el alta, simplemente puede borrarlo una vez que haya vuelto a la pantalla respectiva.

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Cada movimiento debe especificar:

1. El legajo del proveedor o cliente al que se refiere. En IVA ese dato no es modificable (lo mismo que en otros procedimientos), porque está condicionado por la operación principal. En Contabilidad este código puede ser ingresado libremente.

2. El botón determina si se trata de un aumento de la deuda o una disminución (pago o

cobro según se trate de un proveedor o un cliente).

3. Vencimiento: si no lo tiene, se utiliza la fecha de la operación

4. Descripción: Puede cargar un texto único en la pantalla principal o bien éste puede provenir de la operación principal. En ambos casos, es modificable.

5. Importe: siempre es positivo. El signo lo determina el botón activo (Pago o Deuda) Ver Manual de Cuentas - El Signo en los Importes

Si está activo el botón {Imputar Saldo} (tecla [F7]), significa que Ud. puede 'cerrar' la operación de una sola vez: el sistema aplica como Importe el saldo que falta para balancear la operación principal (carga de facturas de IVA, Facturación, etc.) y sale de las pantallas de Cuentas Corrientes. Esta tecla está disponible en las Altas (no en modificaciones).

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Esta pantalla permite crear varios movimientos de igual importe, con vencimientos periódicos (cada tantos días o meses) a partir de un primer vencimiento. Este procedimiento siempre

incrementa la deuda (no se puede utilizar para acreditar un importe).

Cuando esos movimientos se ven en pantalla, el sistema agrega a la Descripción una letra 'C' y el número de orden de la cuota (por ej.: 1/3, 2/3 y 3/3).

El sistema pide que indique el Importe total que desea distribuir en cuotas. Si marca la opción 'Cálculo Automático', aparece el importe de deuda pendiente (no imputada ya a otras formas de pago) de la operación en curso.

El sistema calculará automáticamente el valor de cada cuota, ajustando la diferencia de centavos en la última de ellas.

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Este tipo de pantalla está disponible en operaciones de Recibos y Ordenes de Pago. También aparece en IVA o en Facturación cuando en una Cuenta Corriente es necesario aplicar los movimientos de la operación actual a movimientos registrados anteriormente (por ej. cuando hay que aplicar importes recibidos como anticipos).

Recuerde que el signo de los importes en este tipo de pantalla NO es el signo contable. Tanto en cuentas de clientes como de proveedores, los renglones de deuda tienen signo positivo y los pagos tienen signo negativo (aparecen entre paréntesis y con otro color).

La pantalla muestra todos los movimientos de la cuenta corriente que aún no se conciliaron entre sí. El total de la deuda en ese momento, aparece al pie.

La única área a la cual hay acceso es la columna 'PAGA'. En cada renglón puede colocar un importe IGUAL o MENOR y CON EL MISMO SIGNO que el que aparece en la columna 'DEBE'. Si se ubica sobre uno de los renglones y presiona el botón {Pagar} o la tecla [ENTER] el sistema aplicará el TOTAL de ese renglón. Ese importe puede ser modificado por Ud. EN MENOS y

conservando el signo.

El importe colocado en un renglón de importe positivo (Deuda) indica la cifra que se desea pagar; colocado en un renglón de importe negativo (Pago a Cuenta), indica qué parte de ese importe desea aplicar como pago a ciertas deudas.

Al pie de la pantalla aparece un resumen de la situación en que se encuentra el comprobante en ese momento: Comprobantes Imputados (en esta pantalla), Importe sin Imputación (del total del comprobante), Descuentos/Recargos e Importe Pagado (de Forma de Pago).

Si bien esta pantalla permite manejar una combinación flexible de pagos y compensaciones, en realidad forma parte de una operación compleja, que requiere un importe real a pagar. Por eso,

el total 'Neto' DEBE SER MAYOR QUE CERO.

Toda combinación de imputaciones que no cumpla dicho límite, debe manejarla en la opción 'Conciliaciones' (ver este Manual más adelante).

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Nota

Para salir de estas pantallas, el único botón disponible es {Aceptar}. Esto se debe a que no

es posible cancelar en bloque las modificaciones producidas en la Tabla desde el ingreso a la misma. Si ha agregado movimientos y no puede resolverlo sobre la Tabla (con altas, bajas o modificaciones), la única solución es cancelar la operación principal (IVA, Contabilidad, etc.), con lo cual se vuelve a la situación originaria.

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Esta pantalla muestra las cabeceras de las operaciones de conciliación de la cuenta corriente de un cliente o proveedor, contenida en una Cuenta Contable (en el ejemplo 'Ctas. Ctes. Clientes'). Recuerde que un mismo cliente puede tener cuenta corriente en varias cuentas contables

Cada operación de conciliación tiene una fecha y una descripción, que identifican a un conjunto de imputaciones cruzadas entre deudas y pagos realizadas en esa oportunidad y para esa cuenta corriente.

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES Esta pantalla permite conciliar entre sí movimientos de cuentas corrientes, de manera que en las

consultas por vencimiento permanezcan visibles sólo aquellos que componen el saldo actual. La pantalla muestra todos los movimientos de la cuenta corriente que aún no se conciliaron entre sí. Los renglones de deuda tienen signo positivo y los pagos tienen signo negativo (aparecen entre paréntesis y con otro color). El total de la deuda en ese momento, aparece al pie.

La única área a la cual hay acceso es la columna 'PAGADO'. En cada renglón puede colocar un importe IGUAL o MENOR y CON EL MISMO SIGNO que el que aparece en la columna 'DEBE'. Cuando coloca un importe en la columna 'Pagado', indica que desea imputar esa cantidad a la presente conciliación. Si se ubica sobre uno de los renglones y presiona el botón {Conciliar} (o la tecla [ENTER]) el sistema aplicará el TOTAL de ese renglón. Ese importe puede ser modificado

por Ud. EN MENOS y conservando el signo.

El total de importes positivos que se hayan marcado, aparece al pie en 'Deudas Conciliadas'; el total de importes negativos en 'Pagos Conciliados'. La diferencia entre ambos, o sea la cifra

que realmente se va a pagar con otros medios de pago, aparece al pie como 'NETO'.

La pantalla se puede confirmar con el botón {Aceptar} UNICAMENTE CUANDO EL TOTAL

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Este procedimiento permite generar en forma automática, conciliaciones de cuentas corrientes similares a las explicadas en el punto anterior.

El sistema procede a conciliar, con la fecha indicada en la pantalla, todos los movimientos de cuentas corrientes pendientes hasta la 'Fecha Hasta', comenzando por los de vencimiento más antiguo y dejando el saldo pendiente compuesto por el/los último/s movimiento/s.

Una opción permite limitar la tarea a los legajos donde el saldo a la 'Fecha Hasta' sea cero.

El procedimiento no tiene efecto alguno sobre los legajos que no cumplen la condición mencionada, pero emite un listado informativo de las mismas.

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VER TAMBIEN: Por Fecha de Vencimiento

Esta pantalla muestra los movimientos y saldos de la cuenta corriente de un proveedor (o cliente), dentro de una Cuenta (que en principio es la cuenta contable que aparece en el Legajo) en orden de Fecha de Origen de cada movimiento. Desde la misma pantalla se puede modificar el código del legajo y/o de la Cuenta, para ver otras cuentas corrientes.

Los movimientos y saldos positivos (DEUDA) y negativos (PAGOS) aparecen en la misma columna. Los importes negativos se muestran entre paréntesis y con otro color.

El dato 'Origen' indica el módulo desde el cual se dio el alta a ese movimiento de cuenta corriente (Contabilidad, Facturación, etc.).

Como datos adicionales aparecen la Fecha de Vencimiento y el Importe Sin Imputar.

El botón {Actualizar Saldo} (tecla [F6]) genera una actualización parcial para la Cuenta

Corriente del cliente o proveedor en que se está trabajando. Ver Recálculo de Saldos. Bajo SQL este botón no existe, porque el motor actualiza los saldos automáticamente.

Si presiona el botón {Minuta} (o la tecla [F5]), puede imprimir un listado que contiene todos los movimientos contables y el detalle de cuentas corrientes, cheques, centros de costos, etc. que intervienen en la operación (Ver Manual de Cuentas - Minuta )

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SISTEMAS BTB – SQL-BTB 4.40 / WIN-BTB 7.70 CUENTASCORRIENTES Esta pantalla permite identificar los comprobantes con los cuales se imputó total o parcialmente un

movimiento de cuenta corriente (pagos parciales de una factura, etc.). Esto incluye no solamente los cobros directos, sino las compensaciones durante una Conciliación.

En caso de referirse a un Recibo (Orden de Pago) muestra las deudas canceladas con el mismo.

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Esta pantalla muestra los movimientos y saldos de la cuenta corriente de un proveedor (o cliente), dentro de una Cuenta y en orden de Fecha de Vencimiento de cada movimiento. Los

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movimientos pueden verse en su totalidad o bien solamente los que tienen importes pendientes de imputación (es decir, los que conforman el saldo actual).

Para más datos, ver en el punto previo de este Manual.

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Esta pantalla contiene información acerca del crédito utilizado por los Clientes (cuenta corriente vencida y a vencer, valores entregados cuya acreditación todavía no es segura y el valor de la mercadería remitida pero aún no facturada), comparada con el límite de crédito

otorgado al cliente.

Una pantalla similar existe para Proveedores, pero no contiene información sobre límites de crédito y sobre cheques pendientes.

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Bajo SQL, está disponible una pantalla que contiene la información mencionada para el conjunto de los clientes de la Empresa. Además provee botones que dan acceso al detalle de esos importes, a través de las pantallas de Cuentas Corrientes, Valores, etc.

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En la mayoría de los listados de Cuenta Corriente se pueden ver los datos en orden de código de legajo (de Nº a Nº) o alfabético. En este último caso se puede solicitar la impresión de la

información de todos los legajos o de varios no consecutivos, que se marcan en una tabla especial.

En la mayoría de los casos, existe la posibilidad de ver todos los legajos o solamente los que están activos (no tienen marca en el check 'Inactivo').

Los listados disponibles tanto para clientes como para proveedores son los siguientes:

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Similar a las pantallas explicadas más arriba. El listado por Vencimiento muestra sólo los

movimientos pendientes de imputación.

Estos listados deben ser emitidos entre dos fechas (de origen o de vencimiento según sea el caso) y tienen la opción de imprimirse en forma continua o con salto de hoja por legajo.