2014-2015
MANUAL DEL
GOBERNADOR
Sumario
Introducción
1 Responsabilidades y planificación estratégica
Responsabilidades del gobernador electo ...1.1 Responsabilidades del gobernador ...1.2 Equipo de apoyo ...1.3 Planificación estratégica ...1.4 Desarrollo del plan de acción ...1.4 Metas del club ...1.5 Preguntas para la discusión ...1.6 Anexos
1: El Objetivo de Rotary ...1.7 2: Código de ética del gobernador de distrito ...1.8 3: Plan Estratégico de Rotary ...1.9 4: Guía para la planificación estratégica ...1.11 5: Calendario de planificación ...1.15
2 Equipo de liderazgo distrital
Responsabilidades ...2.1 Su equipo de liderazgo ...2.2 Apoyo a los clubes ...2.6 Expectativas mínimas ...2.7 Preguntas para la discusión ...2.8 Anexos
6: Comités distritales ...2.9 7: Guía para la planificación distrital ...2.17
3 Formación de líderes
Responsabilidades ...3.1 Comité Distrital de Capacitación ...3.2 Reuniones para la formación de líderes ...3.2 Promoción de las reuniones de capacitación ...3.8 Capacitación en los clubes ...3.9 Preguntas para la discusión ...3.10
4 Administración del distrito
Responsabilidades ...4.1 Recursos de Rotary y La Fundación Rotaria ...4.2 Gestión financiera ...4.3 Impuestos ...4.8 Recaudación de fondos...4.8 Personería jurídica de los distritos ...4.8 Gestión de riesgos ...4.9 Propuesta de candidatos y elecciones en el distrito ...4.10 Votación por correo ...4.12 Consejo de Legislación ...4.12 Cronograma del Consejo ...4.13 Las marcas de Rotary ...4.13 Reconocimientos...4.16 Preguntas para la discusión ...4.18 Anexos
8: Lista de control de las mejores prácticas
financieras y de gestión de riesgos ...4.19 9: Guía de gastos del gobernador de distrito ...4.20 10: Cronograma que se sugiere para seleccionar al
gobernador propuesto ...4.24 11: Las marcas de Rotary ...4.28
5 Comunicación con los rotarios
Responsabilidades ...5.1 Comunicación entre el equipo de liderazgo distrital ...5.2 Sitio web del distrito ...5.3 Redes sociales ...5.4 Conferencia de distrito (Congreso distrital) ...5.4 Visita oficial ...5.5 Comunicación mensual del gobernador ...5.6 Cómo motivar a los voluntarios ...5.7 Preguntas para la discusión ...5.8 Anexo
6 Cómo promover una imagen pública positiva
Responsabilidades ...6.1 Comité Distrital de Relaciones Públicas ...6.2 Coordinador de la imagen pública de Rotary ...6.2 Desarrollo del plan de relaciones públicas ...6.2 Sensibilización sobre Rotary ...6.3 Destrezas para hablar en público ...6.3 Su distrito en línea ...6.4 Preguntas para la discusión ...6.5 Anexo
13: Mensajes fundamentales de Rotary ...6.6
7 Fortalecimiento de la membresía
Responsabilidades ...7.2 Organización de clubes nuevos ...7.2 Fortalecimiento de los clubes actuales ...7.3 Coordinador de Rotary ...7.3 Desarrollo de la membresía ...7.4 Imagen pública y membresía ...7.5 Capacitación para el desarrollo de la membresía ...7.5 Preguntas para la discusión ...7.7
8 Su liderazgo en la Fundación
Responsabilidades ...8.1 Comité Distrital de La Fundación Rotaria ...8.2 Coordinador regional de La Fundación Rotaria ...8.3 Asesor del Fondo de Dotación y Donaciones Extraordinarias ...8.4 Capacitación sobre la Fundación ...8.4 Reconocimientos...8.5 PolioPlus ...8.5 Subvenciones de La Fundación Rotaria ...8.6 Centros de Rotary pro Paz ...8.9 Recaudación de fondos para la Fundación ...8.9 Metas de contribuciones del club ...8.10 SHARE y el Fondo Distrital Designado ...8.10 Preguntas para la discusión ...8.12
9 Apoyo para un servicio eficaz
Responsabilidades ...9.1 Planificación de proyectos de servicio ...9.2 Apoyo a proyectos de servicio significativos y sostenibles ...9.4 Preguntas para la discusión ...9.6 Anexos
14: Programas y actividades de Rotary ...9.7 15: Gestión de riesgos para los programas para la juventud ...9.14
10 Preparación para la Asamblea Internacional
Responsabilidades ...10.1 Programa ...10.2 Cómo prepararse para la Asamblea ...10.2 Programa para los cónyuges ...10.3 Materiales de capacitación ...10.3 Preguntas para la discusión ...10.4
La información contenida en la presente edición del Manual
del gobernador (233-ES) de 2014 se basa en los Estatutos y el Reglamento de Rotary International, el Código de Normas de Rotary y el Rotary Foundation Code of Policies. Se ruega
con-sultar dichos documentos para obtener la normativa vigente. Toda enmienda a dichos documentos ya sea por el Consejo de Legislación trienal, la Directiva de RI o el Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria tendrá precedencia sobre la normativa en esta publicación.
Introducción
Felicitaciones por haber sido elegido gobernador de distrito, como tal será el líder del distrito y brindará apoyo a los clubes. Antes de asumir el cargo, usted se preparará para ejercer sus responsabilidades mediante la lectura del presente manual y su asistencia al Seminario de capacitación para gobernadores electos (GETS) y la Asamblea Internacional.
Antes de asistir al GETS, lea el manual y reflexione sobre las preguntas para la discusión al final de cada capítulo, para aprovechar al máximo las sesiones del seminario. Es esencial que usted lleve este manual al GETS. El presente manual y el Seminario de capacitación le servirán de base para la Asamblea Internacional, durante la cual tendrá la oportunidad de par-ticipar en un dinámico intercambio de ideas con los demás gobernadores electos y recibirá información actualizada sobre La Fundación Rotaria. El propósito del Manual del gobernador es facilitar la labor de los goberna-dores de todo el mundo. Puesto que las responsabilidades del cargo varían de distrito a distrito, ya sea por las leyes locales, prácticas culturales o procedimientos distritales, le recomendamos adaptar las sugerencias que figuran en la presente publicación según las necesidades del distrito. Este manual no
le hará falta en la Asamblea Internacional.
Sitio web de RI
A lo largo del manual abundan las referencias a rotary.org/es, donde encon-trará información actualizada sobre todos los aspectos de Rotary. Podrá, además, comprar o descargar material diverso y abrir una cuenta para efec-tuar trámites administrativos y contactar al personal de Rotary.
En el transcurso de 2013-2014, Rotary desvelará un nuevo sitio web, el cual facilitará los contactos entre rotarios con intereses comunes. Fomentará también el intercambio de ideas y la colaboración para la realización de proyectos de servicio en la comunidad y mantendrá a los rotarios al tanto de las últimas novedades y eventos locales e internacionales de Rotary.
Foro para gobernadores de distrito
Desde el foro podrá vincularse con sus compañeros de promoción y des-cargar los formularios que necesitará durante su año. Incluye, también, información pertinente a su cargo, como un calendario de fechas y plazos importantes y comunicaciones de Rotary International y el presidente de RI. El ingreso al foro es vía rotary.org/es.
Comentarios
Dirija sus preguntas o comentarios sobre este manual o cualquier otro recurso de capacitación de Rotary a:
Learning and Development Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 EE.UU. [email protected]
Teléfono: +1 847 866 3000 Fax: +1 847 866 9446
Responsabilidades
y planificación
estratégica
Como gobernador de distrito, deberá ejercer liderazgo, motivar y orientar a los clubes del distrito, bajo la supervisión general de la Directiva de RI. Contará con un equipo de apoyo integrado por el coordinador regional de La Fundación Rotaria, el coordinador de Rotary y el coordinador de la ima-gen pública de Rotary. Rotary International depende de los gobernadores para mantener y realzar el éxito de la organización, al fomentar el logro de las metas y objetivos a nivel de club. Para una gestión exitosa como gober-nador, comience a prepararse fijando metas, planificando detenidamente sus actividades y motivando a los demás a apoyar y fortalecer a los clubes, fomentar el servicio humanitario y realzar la imagen pública de Rotary.
Responsabilidades del gobernador electo
Sus responsabilidades se explican a lo largo de este manual y se resumen a continuación:
• Asistir al Seminario de capacitación para gobernadores electos (introducción).
• Establecer metas distritales para el año, en consonancia con el plan estratégico del distrito y el de RI (capítulo 1).
• Nombrar a los asistentes del gobernador y presidentes de los comités distritales (capítulo 2).
• Dirigir las reuniones distritales, entre ellas el Seminario de capa-citación del equipo distrital, el Seminario de capacapa-citación para presidentes electos de club (PETS), el Seminario distrital de desarro-llo de la membresía y la Asamblea de distrito (capítulo 3).
• Planificar la Conferencia de distrito/Congreso distrital (capítulo 5). • Asistir a la Asamblea Internacional (capítulo 10).
Responsabilidades del gobernador
Sus responsabilidades como gobernador de distrito se explican a lo largo de este manual y se resumen a continuación:
Nota: Las responsabilidades marcadas con un asterisco (*) son disposicio-nes del artículo 15.090. del Reglamento de Rotary International, incluido en el Manual de Procedimiento (035-ES). Las otras responsabilidades fue-ron establecidas por la Directiva de RI.
• Fortalecer los clubes* (todos los capítulos).
• Observar el código de ética del gobernador de distrito (anexo 2, capí-tulo 1).
• Promover la continuidad mediante la colaboración con los líderes distritales*, presentes pasados y futuros (capítulos 1 y 2).
• Cerciorarse de que el equipo de liderazgo distrital cumpla sus res-ponsabilidades (capítulo 2).
• Proporcionar al gobernador electo, antes de la Asamblea Internacional, información sobre la situación de los clubes del distrito y recomendaciones para el fortalecimiento de los clubes débiles* (capítulo 2).
• Dar participación al gobernador electo asignándole responsabilida-des específicas en comités distritales, administración o reuniones (capítulos 2, 3 y 5).
• Ayudar al gobernador electo a planificar y preparar las reuniones de capacitación para los funcionarios entrantes* (capítulos 2 y 3). • Remitir con prontitud a Rotary, los informes que requieran el
presi-dente o la Directiva* (capítulo 4).
• Tomar las medidas pertinentes para que las propuesta de candida-tos y las elecciones distritales se efectúen de conformidad con los
Estatutos y el Reglamento de RI y las normas establecidas por la
organización* (capítulo 4).
• Transferir los archivos del distrito y demás información al goberna-dor electo al concluir su año de servicio* (capítulo 4).
• Propiciar una comunicación fluida entre los clubes, y los clubes y RI* (capítulo 5).
• Efectuar una visita oficial a cada club, en forma individual o en reuniones interclubes, para destacar temas importantes de Rotary, prestar atención especial a los clubes débiles o con problemas, motivar la participación de los rotarios en actividades de servicio y otorgar reconocimiento a los socios por sus contribuciones* (capítulo 5).
• Comunicarse por lo menos una vez por mes con cada presidente y secretario de club* (capítulo 5).
• Dirigir las reuniones distritales, entre ellas la Conferencia de distrito* (capítulo 5), el Seminario de capacitación para el liderazgo distrital (capítulo 3) y el Seminario distrital de La Fundación Rotaria (capítulo 8).
• Ser el portavoz del distrito y de RI cuando sea necesario (capítulo 6). • Promover el desarrollo de la membresía en colaboración con los
líderes distritales y los presidentes de club, a fin de establecer metas realistas para los clubes del distrito* (capítulo 7).
• Organizar clubes nuevos* (capítulo 7).
• Mantenerse al tanto de las actividades de las organizaciones rotarias que funcionan en el distrito* (capítulo 9).
• Apoyar a La Fundación Rotaria mediante actividades de captación de fondos y subvenciones* (capítulo 8).
• Cumplir con otros deberes como funcionario de Rotary*
Al prepararse para su año en el cargo, use el calendario de planificación (anexo 5) para anotar las fechas importantes.
Equipo de apoyo
Usted contará con el apoyo de expertos regionales, entre éstos se encuen-tran el director de la región, el coordinador de Rotary, el coordinador regional de La Fundación Rotaria y el coordinador de la imagen pública de Rotary. El cometido fundamental del coordinador de Rotary (capítulo 7) es ayudar a los líderes distritales a promover la implementación del Plan Estratégico de Rotary. Los coordinadores son expertos en diversos aspectos de la organización, como membresía, programas y planificación estraté-gica. Como parte de sus funciones, apoyan a los distritos para que asistan a los clubes, comparten sus mejores prácticas e ideas, conectan a los distri-tos y ofrecen asesoramiento. Por su parte, el coordinador regional de La Fundación Rotaria (capítulo 8) y el coordinador de la imagen pública de Rotary (capítulo 6) son expertos en sus respectivas áreas y valiosos recursos para los líderes distritales.
Siempre que sea posible, se recomienda organizar visitas interclubes.
Planificación estratégica
Para que el año de su gobernación sea eficaz, deberá establecer metas que reflejen la visión y el plan estratégico del distrito. Usted es responsable de que haya continuidad y coherencia en su distrito, en coordinación con el equipo de planificación distrital, el gobernador, ex gobernador inmediato, gobernador propuesto (si ya fue seleccionado) y otros líderes distritales. Siga el plan estratégico existente o, de no haberlo, elabore un plan estraté-gico multianual para que el distrito se concentre en sus actividades de un año a otro.
Rotary exhorta a los clubes y distritos a alinear sus planes con el Plan Estratégico de Rotary para sacar adelante su misión (véase el anexo 3). Si su distrito no cuenta con un plan estratégico, el equipo de liderazgo distrital debería trazar uno (véase el anexo 4).
La Guía para la planificación estratégica (anexo 7, capítulo 2) le será útil para determinar los puntos fuertes y débiles del distrito, oportunidades y riesgos, y establecer las metas para el año siguiente. La información necesa-ria para completar la guía puede obtenerse a través del actual gobernador, los presidentes de los comités distritales, los asistentes del gobernador, y el representante de Apoyo a Clubes y Distritos (ACD). Los informes estadísti-cos del distrito podrá descargarlos de rotary.org/es.
Tras evaluar la situación del distrito, podrá trazar metas que aborden los puntos débiles y fortalezcan los puntos fuertes en áreas que apoyan el plan estratégico del distrito. En dicho proceso, recuerde que las metas más eficaces son compartidas, mensurables, alcanzables, estimulantes, y deben lograrse dentro de un plazo específico.
Comience a cumplimentar la Guía para la planificación estratégica al inicio de su año como gobernador electo. Repase la guía antes del GETS para que participe en un dinámico intercambio de ideas con sus compañeros gober-nadores electos sobre los puntos fuertes y débiles del distrito y las metas que fijará. En la Asamblea Internacional y el Seminario de capacitación del equipo distrital tendrá la oportunidad de refinar sus metas. Para garantizar un año de servicio con objetivos claros y rotarios dedicados, los asistentes del gobernador y los presidentes de los comités distritales deben apoyar y estar comprometidos con las metas.
Desarrollo del plan de acción
Como gobernador, usted delegará gran parte de la responsabilidad de implementar las metas del distrito en sus asistentes y los presidentes de comités distritales. Su papel es asegurarse de que se haya trazado un plan de acción para todas las metas y monitorear los avances del distrito en el logro de los objetivos. Al trazar un plan de acción, considere los recursos y las herramientas que facilitarán el logro de la meta. Determine luego los pasos necesarios para alcanzarla. Establezca un plazo para cada paso, decida quiénes serán responsables de su implementación y fije los criterios para medir el progreso hacia la meta y monitorear los logros. Por último, evalúe el grado de éxito y efectúe las modificaciones necesarias.
Los ex gobernadores están familiarizados con el funcionamiento y las necesidades del distrito, y pueden ayudarlo a dirigir actividades distritales y asesorarlo en la planificación de su año.
Una vez logradas las metas, determine, junto con quienes las implementa-ron, qué estrategias funcionaron y cuáles no. Las conclusiones obtenidas en la evaluación deberán aplicarse a otras metas y transmitirlas al gobernador electo y el gobernador propuesto cuando den inicio a su planificación.
Metas del club
Para establecer buenas metas para el año venidero, los presidentes electos de club deben evaluar los logros obtenidos por el club en el pasado, los intereses de los socios y la capacidad del club para lograr las metas. Rotary Club Central es una gran herramienta de evaluación y planificación para los presidentes electos de club, puesto que podrán hacer el seguimiento de la membresía, sus proyectos de servicio y contribuciones a la Fundación. Como líder distrital, podrá visualizar un resumen de los logros del dis-trito o de un club en particular. Si un club no puede ingresar sus metas, cualquier líder del distrito podría modificar los datos en nombre de éste. Todo cambio será notificado al presidente del club por correo electrónico. Asegúrese de que las direcciones de correo electrónicas de los líderes de los clubes estén actualizadas en la base de datos de Rotary.
Propóngase, junto con los asistentes del gobernador, analizar las metas de los clubes al inicio y durante el año rotario. Las metas anuales deben reflejar el plan estratégico del club (si se ha desarrollado) para afianzar sus fortalezas y subsanar sus debilidades. Las metas del club podrán modifi-carse durante el año según sea necesario.
Preguntas para la discusión
Analice las siguientes preguntas al prepararse para el Seminario de capacitación para gobernadores electos.
¿Qué otras responsabilidades asigna su distrito al gobernador?
¿Qué responsabilidad le será más difícil cumplir como gobernador?
¿Qué metas del año en curso continuarán vigentes durante el año de su gobernación?
¿Cuáles son los puntos fuertes y los puntos débiles de su distrito?
¿Qué motiva a los rotarios de su distrito?
Anexo 1: El Objetivo de Rotary
El Objetivo de Rotary es estimular y fomentar el ideal de servicio
como base de toda empresa digna y, en particular, estimular y
fomentar:
PRIMERO
El desarrollo del conocimiento mutuo como ocasión de servir.
SEGUNDO
La observancia de elevadas normas de ética en las actividades
profesionales y empresariales; el reconocimiento del valor de
toda ocupación útil, y la dignificación de la propia en beneficio de
la sociedad.
TERCERO
La puesta en práctica del ideal de servicio por parte de todos los
rotarios en su vida privada, profesional y pública.
CUARTO
La comprensión, la buena voluntad y la paz entre las naciones,
a través del compañerismo de las personas que en ellas ejercen
actividades profesionales y empresariales, unidas en torno al
ideal de servicio.
Anexo 2: Código de ética del gobernador de
distrito
1. En el desempeño de sus funciones rotarias, los gobernadores acatarán las normas y reglamentos aplicables. Asimismo, en su vida privada, los gobernadores deberán acatar las leyes pertinentes, a efectos de salvaguardar la imagen positiva de Rotary.
2. Los gobernadores acatarán las disposiciones de los Estatutos y el Reglamento de RI. Como funcio-narios de Rotary International, los gobernadores tienen la obligación de cumplir las disposiciones estipuladas en los documentos estatutarios de RI, los cuales materializan la voluntad de los rota-rios, representados cada tres años en el Consejo de Legislación. A través de estos documentos, los socios han establecido los criterios que debieran cumplir los funcionarios de Rotary. El cumpli-miento de dichos criterios refuerza la confianza de los socios y garantiza que las decisiones que se toman responden a sus expectativas.
3. Los gobernadores observarán las normas estipuladas por la Directiva de RI, según consta en el Rotary Code of Policies. A través de los años, la Directiva de RI ha establecido normas y procedimientos, compilados en dicho documento, para promover los fines de la asociación y salvaguardar su misión. Muchas de estas disposiciones están destinadas a garantizar la adecuada gobernanza y promover una imagen ética. El cumplimiento de tales normas y procedimientos pro-tege a la asociación y demuestra la consagración de los gobernadores a sus ideales.
4. Los gobernadores deberán prestar servicio en favor de los rotarios y los propósitos de RI, además de poner en primer plano los intereses del distrito y evitar toda acción o conducta indebida real o aparente.
5. Los gobernadores se abstendrán de utilizar su cargo para elevar su prestigio personal o en beneficio propio o de sus familiares. Aunque la autoridad inherente a un cargo prominente conlleva también privilegios especiales inaccesibles para los demás rotarios, el usufructo de tales privilegios inter-fiere con sus responsabilidades fundamentales y su consagración al Objetivo de Rotary.
6. Los gobernadores procurarán desempeñar sus obligaciones distritales con diligencia y dedicación (efectuando las verificaciones razonables), como lo haría una persona prudente que ejerza cargos similares. Antes de tomar una decisión institucional, los gobernadores recabarán toda la informa-ción razonablemente disponible.
7. Las decisiones de los gobernadores serán equitativas para todos los interesados, teniendo en cuenta que a menudo los gobernadores deben tomar decisiones que influirán significativamente en diversos clubes y sus socios. De conformidad con la Prueba Cuádruple, los gobernadores deberán ponderar las consecuencias de sus decisiones y tratar ecuánimemente a todas las personas afecta-das.
8. Los gobernadores manejarán con transparencia todo dato financiero y garantizarán el cumpli-miento de las leyes locales y nacionales de gestión financiera. Como custodios de la asociación y de los intereses de los clubes rotarios y sus socios, deben garantizar el derecho de los rotarios a contar con información precisa respecto a las finanzas de la asociación. La transparencia en este tipo de operaciones incentiva la conducta ética.
9. Los gobernadores prohibirán y limitarán la divulgación, distribución y uso de información con-fidencial o sujeta a derechos de propiedad y deberán utilizarla únicamente para los propósitos previstos, jamás para fines personales, y tomar las medidas necesarias para evitar la divulgación involuntaria de ésta.
10. Los gobernadores cumplirán las normas sobre reembolso de gastos relacionados con su gestión rotaria, siguiendo los procedimientos establecidos por la Directiva de RI. De esta manera, se
garan-Anexo 3: Plan Estratégico de Rotary
PLAN ESTRATÉGICO
Se rv icio Lide razg o Co mp añerism o Integri dad Diversidad Mayor enfoque en Fom en tar el rec on ocim ie ntoel servicio humanitario
y la im ag en d e R ota ry Apo yo y forta lecim iento de lo s cl ubes
Las metas para apoyo y fortalecimiento de los clubes son:
Promover las innovaciones y la flexibilidad en los clubes
Instar a los clubes a participar en una variedad de actividades de servicio
Promover la diversidad
Mejorar la captación y conservación de socios
Formar líderes
Fundar clubes nuevos
Propiciar la planificación estratégica en el ámbito de los clubes y distritos
Las metas para mayor enfoque en el servicio humanitario son:
Erradicar la polio
Aumentar el servicio sostenible a través de:
• Programas de Servicio a las Nuevas Generaciones
• Las seis áreas de interés especial de Rotary
Ampliar los contactos y la colaboración con otras organizaciones
Emprender proyectos significativos en el ámbito local e internacional
Las metas para fomentar el reconocimiento y la imagen pública de rotary son:
Unificar la visualización de la imagen y la marca de la entidad
Difundir el servicio destinado a la acción
Promover los valores fundamentales
Destacar el ideal del Servicio a través de la Ocupación
Alentar a los clubes a promover las oportunidades de servicio y sus actividades características
www.rotary.org/es/strategicplan
ES–1211 4400
La planificación estratégica brinda a los rotarios un marco de trabajo para el
establecimiento de una visión, con sus correspondientes metas, las cuales deben evaluarse
constantemente y modificarse según sea necesario. La presente guía y la hoja de trabajo
complementaria le servirán de punto de partida para la elaboración de su plan estratégico.
Aunque la guía fue diseñada para los clubes rotarios, tanto los distritos como los clubes
podrían adaptarla a sus circunstancias. En la sesión de planificación estratégica, los
participantes podrán rellenar la hoja de trabajo de manera independiente o en grupo. Los
facilitadores de la sesión de planificación estratégica deberán familiarizarse con el
material y organizar el programa antes de la sesión. La mayor parte del programa deberá
dedicarse a la segunda y tercera etapas del proceso de planificación, que apuntan hacia el
futuro, y menos tiempo al análisis de la situación actual del club.
En el proceso de planificación estratégica es importante:
• Dar participación a los funcionarios, ex funcionarios y funcionarios entrantes del club.
• Incluir al club en pleno o a un grupo representativo de la composición de su cuadro
social para contar con una amplia gama de perspectivas.
• Considerar todas las ideas que se presenten.
• Invitar a un facilitador, o a un pequeño grupo de facilitadores, a dirigir las sesiones de
planificación estratégica, de preferencia personas sin sesgos ni ideas preconcebidas.
• Analizar las metas del club para determinar si están alineadas con las metas del distrito
y las prioridades y los objetivos del Plan Estratégico de RI.
• Actualizar el plan todos los años, modificando las prioridades estratégicas y metas
anuales según sea necesario.
Modelo de
planificación
estratégica
Elabore una visión
para su club, con
prioridades
estratégicas para
lograrla.
Establezca metas
anuales para cada
prioridad
estratégica.
Agosto de 2011
Proceso
Al desarrollar su plan estratégico incluya a
los socios en los siguientes pasos del
proceso. Anote las ideas en la hoja de
trabajo.
1. ¿Cuál es la situación del club?
• Hacer una lista de los puntos fuertes y
débiles del club.
• Preparar una lista de las oportunidades y
desafíos presentes en su comunidad.
Consulte la publicación Cómo ser un club
dinámico - Plan de liderazgo al evaluar la
situación actual del club para determinar
cuáles son los aspectos satisfactorios y
cómo podría inyectar dinamismo en el
club.
2. ¿A dónde queremos llegar?
• Preparar una lista de 5 a 10 elementos
que desearía caracterice a su club de
aquí a tres o cinco años.
• Formular una declaración de la visión
que describa al club en una sola oración
y a dónde quisiera llegar de aquí a tres o
cinco años. Esta actividad se realiza
individualmente y en grupo.
• Finalizar la versión de la visión con todo
el grupo, y asegurarse de que cuenta con
el apoyo de todos los socios.
3. ¿Cómo podemos llegar?
• Establecer prioridades estratégicas para
ayudar al club a lograr su visión. Tener
en cuenta:
– Los aspectos fuertes y débiles del
club
– Los programas y la misión de Rotary
International y La Fundación Rotaria
– El entorno externo
– La participación del cuadro social en
pleno
– Un plazo de tres a cinco años para
lograrla
• Determinar en grupo las principales
prioridades estratégicas, las de mayor
impacto en la labor del club hacia el
logro de la visión.
• Establecer metas anuales para cada una
de las principales prioridades
estratégicas.
• Fijar plazos y determinar qué personas y
recursos serán necesarios para cumplir
las metas anuales.
Fije sus metas anuales y haga el
seguimiento de su progreso en Rotary
Club Central.
4. ¿Cómo evaluaremos nuestro avance?
• Formar un equipo de planificación
estratégica para que evalúe con
regularidad el avance logrado y
recomiende los cambios necesarios.
• Asignar los recursos requeridos para la
implementación del plan.
• Evaluar con frecuencia la afinidad de las
decisiones adoptadas asegurándose de
que están alineadas con el plan y
efectuar recomendaciones al equipo de
planificación estratégica sobre la
implementación de éstas.
• Actualizar anualmente, con todos los
socios del club, el plan estratégico así
como la declaración de la visión, las
prioridades estratégicas, y las metas
anuales, y efectuar las modificaciones
del caso.
• Repetir todo el proceso de planificación
estratégica cada tres o cinco años a fin
de elaborar un nuevo plan o mantener el
vigente.
Planificación estratégica –
Hoja de trabajo
Utilice la presente hoja de trabajo para delinear el plan estratégico.
1. ¿Cuál es la situación del club?
Fecha: _____________
Puntos fuertes del club
Puntos débiles del club
Oportunidades presentes en la comunidad
(nuevas empresas, población en aumento)
Desafíos que se presentan en la comunidad
(descenso económico, otras organizaciones de
servicio)
Puntos fuertes
Puntos débiles
2. ¿A dónde queremos llegar?
Plazo: ______________
Características clave que distinguirán al club (número de socios, porcentaje de conservación de socios,
equilibrio entre proyectos locales e internacionales, apoyo a La Fundación Rotaria)
Declaración de la visión (Debe incluir algo que destaque al club entre las otras organizaciones de
servicio de la comunidad, por ejemplo: Nuestra visión es ser el club de servicio más internacional de la
comunidad; o Nuestra visión es ser el club de servicio que más apoyo brinde a los jóvenes de la
3. ¿Cómo podemos llegar?
Para que nuestra visión se haga realidad, debemos lograr los siguientes objetivos. (Escriba las
prioridades estratégicas en los espacios provistos e incluya en la tabla las metas anuales para cada
estrategia. Aunque el número de prioridades estratégicas y metas anuales es ilimitado, establezca metas
viables teniendo en cuenta los recursos disponibles.)
Prioridad estratégica 1: ______________________________________________________
Metas anuales
Plazos
Recursos
necesarios
Socio a cargo
Prioridad estratégica 2: ______________________________________________________
Metas anuales
Plazos
Recursos
necesarios
Socio a cargo
Prioridad estratégica 3: _______________________________________________________
Metas anuales
Plazos
Recursos
necesarios
Socio a cargo
4. ¿Cómo evaluaremos nuestro avance?
A fin de evaluar nuestro progreso, realizamos las siguientes actividades. (Enumere las tareas que
emprenderán para dar seguimiento a la implementación del plan junto con un cronograma para verificar
y evaluar el avance del club, en el cual podrían incluirse, entre otras, rendir informes mensuales a la
directiva del club, analizar el avance del plan estratégico en las asambleas de club y efectuar revisiones
anuales).
Anexo 5: Calendario de planificación
Utilice este calendario para planificar su gestión como gobernador electo y gobernador en ejercicio. Los plazos y observancias aparecen a la izquierda y los recordatorios a la derecha. Utilice los renglo-nes en blanco para añadir plazos y eventos zonales o distritales. Consulte el foro para gobernadores de distrito para informarse sobre las fechas más recientes y recordatorios.
Año rotario 2013-2014
JULIO
1
Notificar el nombramiento del presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria, si va a nombrarlo.• A finales de junio, RI envía el informe semestral de julio a los secretarios entrantes vía correo electrónico o postal.
• RI envía materiales de capacitación sobre Rotary y membresía.
• La Fundación Rotaria (LFR) envía por correo electrónico a los distritos los porcentajes de presentación de informes sobre las subven-ciones.
• Los funcionarios distritales nuevos autori-zan la certificación del distrito para obtener subvenciones de Rotary.
AGOSTO
Mes del Desarrollo de la Membresía y la Extensión• Prepararse para asistir al GETS que se cele-bra conjuntamente con el Instituto Rotario de la zona.
• LFR remite la documentación sobre SHARE incluido el saldo del FDD del año anterior. • Si los clubes no reciben sus informes
semestrales, recomendarles que escriban a [email protected].
SEPTIEMBRE
Mes de las Nuevas Generaciones15
Enviar las fechas de los PETS al recibir porcorreo electrónico la notificación del ACD. • Remitir a los presidentes electos de club el Juego de materiales para funcionarios del club (225-ES) con anticipación al PETS.
OCTUBRE
Mes del Servicio a través de la Ocupación24
Día Mundial de la Lucha contra la Polio. • LFR envía por correo electrónico a los distritos los porcentajes de presentación de informes sobre las subvenciones.• LFR informa a los distritos el monto máximo que tienen disponible para 2024-2015. • Enviar a los asistentes del gobernador y presidentes de comités distritales las publicaciones de RI con anticipación del Seminario de capacitación del equipo dis-trital.
• RI remite recordatorios a los clubes con sal-dos superiores a US$250.
NOVIEMBRE
Mes de La Fundación Rotaria• RI envía el formulario de compromiso distri-tal para la Convención de RI.
DICIEMBRE
Mes de la Familia1
3
Remitir el formulario de compromiso distrital con la meta de asistencia a la Convención a [email protected].• RI envía el informe semestral de enero a los secretarios de club vía correo electrónico o postal.
• En diciembre vence el primer plazo para inscripción anticipada en la Convención de RI. Inscríbase en riconvention.org.
• Recordar a los clubes que deben elegir al presidente propuesto.
31
Remitir los nombramientos para los comités dis-tritales a rotary.org/es.31
Último día para hacer contribuciones a La Fundación Rotaria que serán acreditadas para 2013.ENERO
Mes de la Concienciación sobre Rotary15
• Asistir a la Asamblea Internacional(confir-mar fechas en rotary.org/es).
• RI envía los materiales que se distribuirán en el PETS.
• LFR envía la correspondencia sobre SHARE a los líderes distritales.
• LFR envía por correo electrónico a los distritos los porcentajes de presentación de informes sobre las subvenciones.
• RI dará de baja a clubes con saldos superio-res a US$250, con mora de 180 días o más. • Recomendar a los clubes que analicen en
Rotary Club Central su historial de logros y empiecen a elaborar las metas para el próximo año.
FEBRERO
Mes de la Comprensión Mundial1
Enviar la fecha y los detalles de su Conferenciade distrito a rotary.org/es. • Celebrar el Seminario de capacitación del equipo distrital. • Celebrar el PETS (febrero o marzo).
• Realizar Seminarios sobre la administración de subvenciones para los líderes de los clu-bes en 2014-2015.
• Si los clubes no reciben sus informes semestrales, recomendarles que escriban a [email protected].
23
Aniversario de Rotary/Día de la Paz y la Comprensión Mundial.MARZO
Mes de la Alfabetización10
Último día para que los clubes envíen los datos de los funcionarios entrantes para el Directorio Oficial, a través de rotary.org/es.• Celebrar la Asamblea de distrito (marzo, abril o mayo).
• Remitir la declaración de gastos de RI y LFR correspondiente a la Asamblea Internacional a: [email protected] (descargue el formulario del foro para gobernadores). • Vence el segundo plazo para inscripción
anticipada en la Convención de RI. Después de esta fecha, las entradas a los eventos preconvención y almuerzos se venderán solo en la sede.
ABRIL
Mes de la Revista15
Nombrar a los consejeros anfitriones para losbecarios que llegarán el año próximo. • Organizar el Seminario distrital de desarro-llo de la membresía. • LFR envía por correo electrónico a los
distritos los porcentajes de presentación de informes sobre las subvenciones.
MAYO
15
Enviar al representante de ACD las declaraciones de gastos del GETS y de la capacitación del asis-tente del gobernador (descargue los formularios del foro para gobernadores).• LFR envía material sobre SHARE, con el monto disponible en el Fondo Distrital Designado en lo que va del año.
15
Recordar a los presidentes de club que deben establecer sus metas anuales en Rotary Club Central.15
Vence el plazo para los distritos para solicitar Subvenciones Distritales 2013-2014.JUNIO
Mes de las Agrupaciones de Rotary1
Recordar a los presidentes de club que debenestablecer sus metas anuales en Rotary Club Central.
• Asistir a la Convención de RI, provisional-mente programada del 1 al 4 de junio en Sídney. Confirmar fechas en
Año rotario 2014-2015
JULIO
1
Deben recibirse en la Fundación las solicitudesde Becas de Rotary pro Paz. • RI envía la primera remesa de la asignación del gobernador. • Seleccionar a los miembros del Comité de
Propuestas para Gobernador (Véase anexo 10). • La División de Membresía de RI remite por
correo electrónico información para gestionar las consultas sobre afiliación que recibe de RI. • LFR envía por correo electrónico a los distritos
los porcentajes de presentación de informes sobre las subvenciones.
• Asegurarse de que los clubes establezcan sus metas anuales en Rotary Club Central. • RI recomienda dar de baja a los clubes con
saldos superiores a US$280, con mora de 180 días o más.
AGOSTO
Mes del Desarrollo de la Membresía y la Extensión• LFR envía material sobre SHARE, con el saldo disponible en el Fondo Distrital Designado del año anterior.
• Si los clubes no reciben sus informes semestrales, recomendarles que escriban a [email protected].
SEPTIEMBRE
Mes de las Nuevas Generaciones1
Remitir las propuestas de candidatos para el Premio de RI Dar de Sí antes de Pensar en Sí, a [email protected].• LFR envía por correo electrónico a los distritos los porcentajes de presentación de informes sobre las subvenciones.
30
Plazo para recibir en RI los informes semestrales de los clubes.OCTUBRE
Mes del Servicio a través de la Ocupación24 Día Mundial de la Lucha contra la Polio. • RI envía a los clubes las cifras iniciales de la membresía basadas en el informe semestral. • Continuar con las propuestas de candidatos
para gobernador (Véase anexo 10).
• LRF remite el banderín para los clubes que participaron en Cada Rotario, Cada Año, lograron 100% de socios sostenedores de La Fundación Rotaria así como para los tres dis-tritos que alcanzaron el nivel más elevado de contribuciones el año anterior.
• LFR envía por correo electrónico a los distritos los porcentajes de presentación de informes sobre las subvenciones.
NOVIEMBRE
Mes de La Fundación Rotaria1
Remitir las propuestas de candidatos al Premioal Servicio para Lograr un Mundo sin Polio, a [email protected].
• Celebrar la Semana Mundial de Interact (3-9 de noviembre), incluido el aniversario de Interact (5 de noviembre).
• Dirigir el Seminario distrital de La Fundación Rotaria (podría celebrarse antes).
• Recordar a los clubes que actualicen los datos de membresía en rotary.org/es.
15
Enviar las propuestas de candidatos al Premio por Servicios Distinguidos a La Fundación Rotaria a [email protected].15
Presentar propuestas de candidatos al Premio Mundial por Servicio a la Humanidad para los ex becarios de LFR al comité de zona.DICIEMBRE
Mes de la Familia1
Enviar el Formulario de datos del gobernadorpropuesto a su representante de ACD. • RI envía el informe semestral de enero a los secretarios de club. • En diciembre vence el primer plazo para
ins-cripción anticipada en la Convención de RI. Inscríbase en riconvention.org.
31
Plazo para que los clubes celebren su reunión anual para elegir a los próximos funcionarios del club.31
Último día para hacer contribuciones a La Fundación Rotaria que serán acreditadas para 2014.ENERO
Mes de la Concienciación sobre Rotary31
Para los gobernadores de los EE.UU. solamente:Presentar a su representante de ACD las decla-raciones de gastos parciales con los recibos correspondientes.
• Recordar a los clubes que deben actualizar los datos para el Directorio Oficial en rotary.org/es.
• LFR envía por correo electrónico a los distritos los porcentajes de presentación de informes sobre las subvenciones.
• RI dará de baja a clubes con saldos superiores a US$250, con mora de 180 días o más.
FEBRERO
Mes de la Comprensión Mundial23
Aniversario de Rotary/Día de la Paz y laComprensión Mundial. • Si los clubes no reciben sus informes semestrales, recomendarles que escriban a [email protected].
MARZO
Mes de la Alfabetización10
Último día para que los clubes envíen los datos de sus funcionarios entrantes para el Directorio Oficial a través de rotary.org/es.• Celebrar la Semana Mundial de Rotaract (9-15 de marzo), incluido el aniversario de Rotaract (13 de marzo).
• Los clubes reciben las credenciales para la Convención de RI.
• Celebrar la Asamblea de distrito (marzo, abril o mayo).
• Vence el segundo plazo para inscripción anti-cipada en la Convención de RI. Después de esta fecha, las entradas a los eventos precon-vención y almuerzos se venderán solo en la sede.
15
Remitir las propuestas de candidatos al Premio por Realizaciones Significativas a [email protected].31
Los clubes remiten al gobernador de distrito los formularios para la Mención PresidencialABRIL
Mes de la Revista15
Remitir los datos para la Mención Presidencial arotary.org/es. • Celebrar el Seminario distrital de desarrollo de la membresía.
• El representante de ACD le envía por correo electrónico un enlace para completar en línea el Informe del gobernador de distrito.
• LFR envía por correo electrónico a los distritos los porcentajes de presentación de informes sobre las subvenciones.
15
Los clubes deben remitir al gobernador los formularios para el reconocimiento de RI por Iniciativas para el Desarrollo de la Membresía.MAYO
15
Remitir las solicitudes de Reconocimiento por Iniciativas para el Desarrollo de la Membresía a [email protected].• LFR envía material sobre SHARE, con el monto disponible en el Fondo Distrital Designado en lo que va del año.
• Recordar a los clubes que deben actualizar los datos de membresía en rotary.org/es.
15
Completar el Informe del gobernador de distrito en línea, utilizando el enlace que le fue enviado en abril.15
Último día para cumplir los requisitos de pago para las Subvenciones Distritales aprobadas.JUNIO
Mes de las Agrupaciones de Rotary1
Confirmar las calificaciones y las visitas a losclubes en Rotary Club Central. • RI envía el informe semestral de julio a los secretarios de club entrantes vía correo elec-trónico o postal.
• Asistir a la Convención de RI, provisional-mente programada del 5 al 8 de junio en São Paulo. Confirmar las fechas en riconvention.org.
30
Presentar propuestas para el Reconocimiento por Desarrollo de la Membresía de Clubes Pequeños y el Reconocimiento por Desarrollo de la Membresía y Extensión a30
Remitir las contribuciones a La Fundación Rotaria para que sean acreditadas al año fiscal en curso.31
Remitir al representante de ACD la última decla-ración de gastos del gobernador, incluidos los pedidos de reembolso de los gastos derivados de la formación de clubes nuevos.Equipo de
liderazgo distrital
2
Todos los distritos deben contar con una estructura operativa fundamental, que incluya la normativa establecida para los asistentes del gobernador y comités distritales, así como un sistema para mantener la continuidad del liderazgo distrital. Dicha normativa debe contener información específica del distrito como, por ejemplo, el papel de los ex gobernadores y la coor-dinación de proyectos de más de un año de duración. Planifique su año junto con el equipo de liderazgo distrital con la ayuda de la Guía para la Planificación Distrital (anexo 7).
Responsabilidades
Como gobernador electo, sus responsabilidades respecto al establecimiento y la aplicación de la normativa distrital son:
• Revisar y actualizar la normativa de su distrito cuando corresponda. • Designar a los asistentes del gobernador y a los presidentes e
inte-grantes de los comités distritales, según sea necesario para cubrir las vacantes.
• Colaborar con el gobernador propuesto y gobernador actual para asegurar la continuidad en el liderazgo.
Como gobernador, su responsabilidad principal es garantizar que su equipo de liderazgo cumpla sus funciones.
El plan de liderazgo, el reglamento y el manual de normas del distrito (si corresponde) debe estar a disposición de todos los rotarios.
Su equipo de liderazgo
Con un buen equipo de liderazgo distrital podrá delegar algunas de sus responsabilidades en otros rotarios. El Plan de Liderazgo Distrital ofrece pautas para formar el equipo de liderazgo, el cual está integrado por los asistentes del gobernador, los presidentes y miembros de los comités distritales, los ex gobernadores y los gobernadores entrantes. Si delega responsabilidades en los miembros de su equipo, usted dispondrá de más tiempo para innovar, formar líderes y fomentar la participación de los rota-rios en proyectos, programas y actividades.
El gobernador electo deberá seleccionar, en consulta con el gobernador, el gobernador propuesto y los ex gobernadores de distrito, a rotarios que estén capacitados para desempeñar cargos distritales. Designe a los integrantes de su equipo por su capacidad de liderazgo y potencial de superación, y procure que provengan de tantos clubes como sea posible.
Al hacer los nombramientos, busque rotarios serios, emprendedores e innovadores. Lo ideal sería una combinación de líderes distritales con experiencia y rotarios que no hubiesen desempeñado cargos en el plano distrital. De esta manera, los más experimentados servirán de mentores a los nuevos miembros del equipo, quienes, a su vez, aportarán ideas nove-dosas para que el distrito crezca y sea más dinámico. Esto contribuirá, además, a la formación de un grupo más nutrido de líderes distritales listos para servir a Rotary en el futuro.
Los nombramientos deben hacerse varios meses antes de convocar el Seminario de capacitación del equipo distrital. Al ofrecer un cargo, indique claramente sus expectativas, explique las funciones y cerciórese de que el candidato esté comprometido a servir. Durante el seminario podrá definir con mayor detalle las responsabilidades, las metas y los requisitos para la presentación de informes. Los nombramientos distritales deberán notifi-carse por intermedio de rotary.org/es, a más tardar el 31 de diciembre. Para más información, consulte el capítulo 4.
Asistentes del gobernador
Para determinar el número de asistentes que designará tenga en conside-ración el tamaño, las necesidades lingüísticas, la geografía y la proporción de clubes fuertes y débiles del distrito. Los nombramientos se realizarán anualmente, y ningún asistente ocupará el cargo más de tres años con-secutivos. Con el objetivo de fomentar la formación de líderes, Rotary recomienda la selección de ex gobernadores para este cargo. Los candidatos deberán reunir los siguientes requisitos:
• Ser socio activo de un club por lo menos tres años, al día en el cum-plimiento de sus obligaciones.
• Haber ejercido el cargo de presidente de club durante un período completo o haber sido presidente fundador como mínimo durante seis meses.
• Ser capaz y estar dispuesto a asumir las responsabilidades inheren-tes al cargo.
• Haber tenido un desempeño sobresaliente en el distrito.
Se recomienda que asigne de cuatro a ocho clubes a cada asistente, sin que ninguno sea responsable de solo un club. Apoyo que brindarán los asisten-tes a los clubes:
• Ayudarán a los presidentes electos a analizar e implementar las mejores prácticas recomendadas en el documento Cómo ser un club
dinámico: Plan de liderazgo (245-ES) y a fijar sus metas.
• Asistirán a las asambleas de los clubes relacionadas con la visita oficial del gobernador.
• Se mantendrán en contacto con los clubes para analizar trimes-tralmente, como mínimo, la gestión del club, los recursos a su disposición y la administración adecuada de los fondos del club. • Ayudarán a los líderes de los clubes en la programación y la
planifi-cación de la visita oficial del gobernador.
• Mantendrán informado al gobernador sobre el avance de las metas de los clubes a través de Rotary Club Central.
• Animarán a los clubes a cumplir con los encargos y las recomenda-ciones del gobernador.
• Coordinarán la capacitación a nivel de club con el comité distrital pertinente.
• Identificarán a futuros líderes y fomentarán su formación en el dis-trito.
Los asistentes del gobernador visitarán regularmente todos sus clubes, de ser factible cada mes, pero como mínimo una vez por trimestre en el curso del año rotario. Quizás debido al número de clubes o presupuesto distrital, los asistentes no podrán visitar todos los clubes, por lo tanto, recomién-deles permanecer en contacto con estos por teléfono, correo electrónico o Internet. A fin de minimizar costos y viajes, organice visitas conjuntas con varios clubes cercanos.
Es responsabilidad del distrito determinar el nivel de apoyo económico que se les proporciona a los asistentes de gobernador para el desempeño de sus funciones. RI ofrece fondos limitados para capacitación y otras necesidades (véase capítulo 4).
Comités distritales
Los comités distritales apoyan las actividades de los clubes y distritos bajo cada área de acción para lograr las metas distritales. Colaboran, además, con los comités de RI y la Fundación, y otros funcionarios designados. Su distrito necesita los siguientes comités para realizar las funciones adminis-trativas de rigor:
• Conferencia de distrito (congreso distrital)
• Programas del distrito (por ejemplo: RYLA, Intercambio de Jóvenes y Rotaract) • Extensión • Finanzas • Desarrollo de la membresía • Nuevas Generaciones • Propuestas
• Relaciones públicas
• Promoción de la Convención de RI • La Fundación Rotaria
• Capacitación
Usted podrá nombrar otros comités distritales si responden a una función específica necesaria. Durante su año como gobernador electo, trabaje con el gobernador propuesto, el gobernador y el ex gobernador de distrito inme-diato para garantizar la continuidad en el liderazgo y el relevo de los cargos en los comités distritales. El nombramiento escalonado de los integrantes de comités distritales en períodos de tres años es un modo comprobado para lograr la continuidad.
Todos los miembros de los comités distritales deben ser socios de un club del distrito y estar al día en sus obligaciones. Se recomienda que la presidencia de cada comité la ejerza un ex gobernador, ex asistente del gobernador o un integrante del comité con experiencia. Los rotarios hono-rarios no podrán integrar los comités distritales.
Nota: Tenga presente que el cargo de presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria dura tres años. Anualmente, un tercio de los gobernado-res electos nombran a los pgobernado-residentes en consulta con los gobernadogobernado-res de los dos años subsiguientes (si han sido elegidos). La Fundación Rotaria se comunicará con usted si debe realizar este nombramiento durante su año en el cargo.
Como gobernador electo, usted es responsable de realizar reuniones de pla-nificación antes de asumir la gobernación. Los comités distritales deberán mantenerlo al tanto de sus actividades durante el año. Aliente a los comités a compartir con RI el éxito de sus proyectos para su posible difusión en publicaciones multimedia y rotary.org/es.
En el anexo 6 se detalla la función, las aptitudes de los integrantes y los requisitos de capacitación de cada comité.
Continuidad en el liderazgo
A fin de generar continuidad en el equipo de liderazgo distrital, colabore con sus predecesores y sucesores, especialmente en actividades que se prolongan más de un año rotario, tal como la planificación estratégica, los nombramientos de cargos distritales y los proyectos de servicio del distrito. Durante su año, brinde a los gobernadores electo y propuesto la oportu-nidad de asumir responsabilidades específicas o tareas en los comités distritales para que adquieran experiencia. Para facilitar la formación de su sucesor:
• Asígnelo a un comité distrital específico o deléguele responsabilida-des organizativas.
• Inclúyalo en todas las reuniones distritales que usted convoque, por ejemplo, la Conferencia de distrito (congreso distrital).
• Infórmele, antes de la Asamblea Internacional, sobre la situación de los clubes y las acciones que recomienda para fortalecerlos.
El gobernador propuesto necesitará de su apoyo para cumplir con las siguientes responsabilidades:
• Prepararse para el cargo de gobernador.
• Fomentar la continuidad al trabajar con los funcionarios, ex fun-cionarios y funcionares entrantes del distrito para que los clubes funcionen con eficacia.
• Analizar los puntos fuertes y débiles del distrito en base al material y los datos proporcionados por el ex gobernador inmediato, el gober-nador y el gobergober-nador electo.
• Analizar la organización del distrito (plan de liderazgo distrital) y familiarizarse con las prácticas de los clubes.
• Asistir a reuniones distritales cuando sea invitado por el gobernador de distrito o el gobernador electo.
• Participar en los comités o actividades distritales que sugieran el gobernador o el gobernador electo.
• Participar en todas las actividades de planificación estratégica y en los nombramientos distritales a largo plazo.
• Asistir a la capacitación para el gobernador propuesto, de estar dis-ponible, o buscar otras oportunidades de capacitación, incluido el desarrollo del liderazgo.
• Seleccionar la sede de la Conferencia de distrito que se realizará en el año del gobernador propuesto, con la aprobación de la mayoría de los presidentes de club o de los presidentes que ocuparán el cargo durante el año del gobernador propuesto.
Ex funcionarios de Rotary
Se recomienda recurrir a los ex gobernadores y ex directores de RI del dis-trito, para:
• Determinar la posibilidad de crear nuevos clubes.
• Informar a los gobernadores electos sobre sus funciones y responsa-bilidades.
• Promover la Convención.
• Transmitir información y brindar asesoría sobre asuntos rotarios. • Brindar asistencia a los clubes débiles.
Converse con los ex funcionarios acerca de lo que les gustaría hacer en el distrito y establezca un consejo consultivo formado por ex gobernadores que pertenezcan a clubes del distrito. Los ex gobernadores, por lo general, son una buena fuente de ideas y asesoramiento debido a sus conocimien-tos y experiencia. Convoque una reunión de dicho consejo al menos una vez durante su año como gobernador, especialmente cuando el gobernador electo regrese de la Asamblea Internacional para que analicen los asuntos que se trataron en dicho evento.
Sugiera al gobernador propuesto que consulte el manual para el cargo en rotary.org/es.
Apoyo a los clubes
El cometido del equipo de liderazgo distrital es apoyar a los clubes del dis-trito. Los líderes y comités distritales orientarán a los clubes para que sus actividades estén alineadas con las Avenidas de Servicio:
• Servicio en el Club
• Servicio a través de la Ocupación • Servicio en la Comunidad
• Servicio Internacional
• Servicio a las Nuevas Generaciones
El distrito podría ayudar a los clubes a implementar las prácticas eficaces que se recomiendan en Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo (245-ES), entre otras:
1. Formular un plan estratégico que incluya los elementos propios de un club eficaz.
2. Fijar metas anuales en consonancia con el plan estratégico del club. 3. Fomentar la participación de los socios en el proceso de planificación
y mantenerlos informados sobre las actividades de Rotary durante el asamblea del club.
4. Fomentar una comunicación clara y fluida entre los líderes del club, socios y líderes distritales.
5. Apoyar la continuidad del liderazgo del club y de los proyectos de servicio.
6. Enmendar el reglamento del club para que refleje la estructura de sus comités y las funciones y responsabilidades de sus dirigentes.
7. Fomentar las actividades de compañerismo entre los socios del club. 8. Asegurar que todos los socios participen activamente en un proyecto o
función del club.
9. Elaborar un plan integral de capacitación que garantice:
• La asistencia de los líderes de club a las reuniones de capacitación distritales.
• La orientación regular y sistemática a los socios nuevos.
• Las oportunidades de formación permanente para los socios actuales. • Un programa de desarrollo de técnicas de liderazgo para todos los
socios.
10. Establecer comités que se ajusten a las necesidades del club, incluidos los siguientes:
• Administración del club • Membresía
• Relaciones públicas • Proyectos de servicio • La Fundación Rotaria
Se podrán añadir o combinar otros comités, dependiendo de las metas del club para el próximo año y del número de socios. De ser necesario, cada comité podrá contar con subcomités.
En conjunto, las Avenidas de Servicio y las mejores prácticas recomenda-das a los clubes forman la base de un club rotario eficaz. Los clubes rotarios eficaces son aquellos capaces de:
• Mantener y desarrollar la membresía.
• Implementar con buenos resultados proyectos que satisfagan las carencias en su propia comunidad y en las comunidades de otros países.
• Apoyar a La Fundación Rotaria.
• Formar a dirigentes capacitados para brindar servicio en Rotary más allá del ámbito del club.
Utilizando los antedichos elementos como guía, los socios de los clubes, el equipo de liderazgo distrital y la Directiva de RI pueden tomar las medidas necesarias para que todos los clubes funcionen con eficacia y ayudar a los que no funcionen bien.
Expectativas mínimas
La Directiva de RI aprobó los siguientes requisitos básicos para garantizar el funcionamiento eficaz de los clubes:
• Pagar puntualmente las cuotas per cápita a Rotary International. • Reunirse regularmente.
• Suscribirse a una de las revistas del Servicio Mundial de Prensa de Rotary.
• Implementar proyectos de servicio que aborden problemas en su propia comunidad y en las comunidades de otros países.
• Recibir la visita del gobernador, el asistente del gobernador o cual-quier otro funcionario de Rotary International.
• Contar con un seguro de responsabilidad civil adecuado para la región en que esté ubicado el club.
• Funcionar de conformidad con los Estatutos y el Reglamento de RI, así como con el Rotary Code of Policies.
• Pagar las cuotas a RI y las cuotas distritales sin la ayuda de terceros. • Remitir a RI de manera oportuna la nómina de socios actualizada. • Resolver amistosamente las disputas surgidas en el club.
• Cooperar con el distrito.
• Abstenerse de entablar ni mantener procesos judiciales contra Rotary International, La Fundación Rotaria, las fundaciones asociadas o las oficinas regionales de la Secretaría.
Mantenga una estrecha relación de trabajo con los asistentes del gobernador para garantizar que todos los clubes del distrito superen las expectativas mínimas.
Preguntas para la discusión
Analice las siguientes preguntas al prepararse para el Seminario de Capacitación para gobernadores electos.
¿Qué apoyo necesitarán los clubes del distrito para funcionar eficazmente?
¿Qué apoyo necesitarán los clubes del distrito para implementar sus metas estratégicas a largo plazo?
¿Qué factores deben tenerse en cuenta en la selección de candidatos para cargos distritales?
¿Cómo se cerciorará de que el equipo de liderazgo cumpla con sus responsabilidades?
¿Qué participación daría a los ex gobernadores para que el distrito pueda apoyar la labor de los clubes?
Anexo 6: Comités distritales
En el Manual del Comité Distrital (249-ES) y en rotary.org/es encontrará los recursos que RI pone a disposición de cada comité.
Todos los comités distritales deberán:
• Colaborar con el gobernador y los asistentes del gobernador en la planificación de las estrate-gias para lograr las metas del distrito.
• Promover y asistir a la Conferencia de distrito y otras reuniones distritales de capacitación. • Facilitar la transmisión de información entre Rotary International, La Fundación Rotaria, el
distrito y los socios de los clubes.
• Trabajar en estrecha relación con los dirigentes de los clubes para brindarles la orientación y ayuda necesarias.
• Compartir con los clubes los materiales que envían la Secretaría, los comités de RI, el coordi-nador de Rotary, el coordicoordi-nador de la imagen pública de Rotary y el coordicoordi-nador regional de La Fundación Rotaria.
Conferencia de distrito (congreso distrital)
Este comité se encarga de planificar y promover esta reunión para lograr la máxima asistencia posible.
Requisitos
Se debe dar preferencia al gobernador electo o gobernador propuesto o a rotarios que tengan: • Experiencia en la coordinación de reuniones o en la industria hotelera.
• Conocimientos y experiencia profesional en medios de comunicación, relaciones públicas o marketing.
• Aptitud para hablar en público.
Responsabilidades
• Recomendar el local para la Conferencia y ocuparse de todos los arreglos logísticos. • Coordinar las finanzas de la Conferencia para asegurar la máxima asistencia posible.
• Promover la asistencia a la Conferencia y la representación de todos los clubes, concentrándose especialmente en los nuevos rotarios y los socios de clubes recientemente organizados.
• Promover la Conferencia de distrito ante sectores del público externo como los medios de difu-sión, los líderes de la comunidad y los beneficiarios de los programas de Rotary.
• Organizar, en colaboración con el instructor distrital, el Seminario de capacitación para el lide-razgo distrital, a celebrarse con la Conferencia.
• Reservar espacio en el programa para las actividades de La Fundación Rotaria, si no se hubiera presentado un informe anteriormente o no se presentará en otra reunión distrital.
Programas
Estos comités promueven y administran las actividades y los proyectos distritales, así como los programas de Rotary, además de apoyar y orientar a los clubes del distrito. Los comités tienen a su disposición recursos sobre los siguientes programas de Rotary International:
• Interact • Rotaract
• Grupos de Acción Rotaria
• Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad • Agrupaciones de Rotary
• Intercambio Rotario de Amistad • Intercambio de Jóvenes de Rotary
• Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes (RYLA)
Requisitos
Se dará preferencia a rotarios con experiencia en el programa o actividad particular a nivel de club. El gobernador propuesto deberá formar parte del Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes.
Responsabilidades
• Administrar las actividades distritales relacionadas con el programa en cuestión.
• Promover la participación en los programas a través de comunica-ciones regulares con los asistentes del gobernador y los clubes del distrito.
• Invitar a participantes en programas a hacer uso de la palabra para promover actividades llevada a cabo con éxito en reuniones distrita-les y durante las visitas a los clubes y motivar así la intervención de los socios.
• Identificar en la región, en consulta con los coordinadores de Rotary, a rotarios con experiencia en los distintos programas.
• Facilitar a los presidentes de los comités de programas de los clubes el cumplimiento de sus funciones.
• Animar a los clubes a estudiar las necesidades de la comunidad para determinar con qué pro-grama podrían satisfacerse.
• Identificar posibilidades de cooperación entre los programas distritales y las organizaciones de servicio no rotarias locales.
• Alentar a los participantes de un programa a tomar parte en otras actividades del distrito. • Compartir las historias de éxito con RI y presentar los informes requeridos.
Rotary International recomienda una estructura particular para los comités distritales de Rotaract, la cual figura en el Manual de Rotaract (562-ES).
