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INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR CORDILLERA
CARRERA DE SISTEMAS
LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGA Y EL CONTROL
DE INVENTARIOS. DESARROLLA UN SOFTWARE DE
GESTION DE INVENTARIOS PARA UNA PYME ILS
Proyecto de Trabajo de Graduación que se presenta como
requisito para optar por el título de Tecnólogo en Análisis
de Sistemas.
AUTOR:
JARAMILLO LOPEZ RENATO FREDDY
TUTOR:
ING. Carlos Romero
2013
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
El trabajo firmante, declara que los contenidos y los resultados obtenidos en el presente proyecto, como requerimiento previo para la obtención del Título de Tecnólogo Analista de Sistemas, son absolutamente originales, auténticos, personales y de exclusiva responsabilidad legal y académica del autor.
Renato Freddy Jaramillo López
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APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Trabajo sobre el tema:” LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGA Y EL CONTROL DE INVENTARIOS. DESARROLLA UN SOFTWARE DE GESTION DE INVENTARIOS PARA UNA PYME ILS”, presentado por el ciudadano: FREDDY RENATO JARAMILLO LOPEZ, estudiante de la Escuela de Sistemas, considero que dicho informe reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la evaluación por parte del Tribunal de Grado, que el Honorable Consejo de Escuela designe, para su correspondiente estudio y calificación.
Quito, Marzo del 2013
Ing. Carlos Romero TUTOR
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APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO
Los miembros del Tribunal de Grado designado por el Honorable Consejo de la Escuela de Sistemas, aprueban el trabajo de investigación de acuerdo con las disposiciones reglamentarias emitidas por el Centro de Investigaciones Tecnológicas y Proyectos del Instituto Tecnológico Superior Cordillera, para proyectos de grado de Tecnólogos Analistas de Sistemas: del Sr. Renato Freddy Jaramillo López.
Quito, Marzo 2013
Para constancia Firman:
PRESIDENTE
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AGRADECIMIENTO
Primero quiero agradecer a Dios, por darme vida, salud y fuerza para no decaer nunca en las metas propuestas en mi vida.
A mis Padres, por darme la alegría y la fortaleza de saber que puedo superarme cada día más y por darme la posibilidad de estudiar.
A toda mi familia, que cuando tuve un tropiezo en mi vida, supieron apoyarme en todo momento y a quienes directa e indirectamente pusieron su granito de arena para poder culminar mi Tecnología.
A la universidad ya que en sus aulas recibí todos los conocimientos que poco a poco ayudaron al cumplimiento de mis metas.
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DEDICATORIA
A Dios,
Por qué me guía y me fortalece en cada paso que doy en el camino de la vida
A Mis Padres,
De quienes he aprendido dedicación, responsabilidad y sobre todo apreciar lo importante que es superarse en la vida, por su apoyo incondicional, su voz de aliento, por su esfuerzo, ayuda y sabios consejos que sin ellos no hubiera podido alcanzar esta apreciada meta.
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ÍNDICE
PÁGINA
1. CAPITULO I……….………...1
1.1. PLANTEAMINETO DEL P ROBLEMA………...1
1.1.1. FORMULARIO DEL PROBLEMA……….………...2
1.2. OBJETIVOS……….……….3 1.2.1. OBJETIVO GENRAL……….………3 1.2.2. OBJETIVO ESPECIFICO……….……….…...3 1.2.3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTACIA……….3 2. CAPITULO II………6 2.1. ANTECEDENTES………..6 2.1.1. FUNDAMENTACIÓN TEORICA………..8
2.1.2. PROPOSITO DE LAS POLITICAS DE INVESTIGACIÓN………..9
2.1.3. LOS ELEMENTOS DE UN CONTROL INTERNO………10
2.2. FUNDAMENTACIÓN LEGAL………11
2.2.1. LEY DE PROPIEDAD INTELECTUAL SECCION V ………11
2.2.2. COMPAÑIAS DE RESPONSABILIDAD LIMITADA……….13
2.2.3. LEY DE COMPANIAS(SOCIEDAD ANÓNIMA)………17
2.2.4. LICENCIA MUNICIPAL DEFINITIVA………18
2.2.5. SICE-LEY DE PROPIEDAD INTELECTUAL………20
2.3. GLOSARIO DE TERMINOS………..………20
2.4. CONCEPTUALIZACIÓN DE VARIABLES………23
2.4.1. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES………24
2.5. PREGUNTAS DIRECTRICES………24
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PÁGINA
3.1. TIPOS DE INVESTIGACIÓN……….……25
3.2. INVESTIGACIÓN DE CAMPO……….26
3.3. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN………..27
3.3.1. HERRAMIENTAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN………...29
3.4. POBLACIÓN Y MUESTRA……….31
3.5. OPERACIÓN DE LAS VARIABLES………..…..33
4. CAPITULO IV………..37 4.1. ANALISIS DE ENCUESTAS………37 4.1.1.1. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS……….38 5. CAPITULO V………..47 5.1. CONCLUSIONES……….…….47 5.2. RECOMENDACIONES………..49 5.3. BIBLIOGRAFÍA……….50 6. CAPITULO VI……….52 6.1. INTRODUCCIÓN……….…….52 6.1.1. PROPÓSITO DE LA PROPUESTA………52 6.1.2. OBJETIVO………52 6.1.3. ALCANCE………..53 6.2. POSICIONAMIENTO DE LA PROPUESTA………..54
6.2.1. OPORTUNIDADES DEL NEGOCIO……….54
6.2.2. DECLARACIÓN DEL PROBLEMA……….54
6.2.3. DECLARACIÓN DE POSICIÓN DEL PROYECTO………55
6.3. DESCRIPCIÓN DE USUARIO Y TRABAJADORES DEL NEGOCIO…………..…55
6.3.1. DESCRIPCIÓN DEL USUARIO……….56
6.3.2. DESCRIPCIÓN TRABAJADORES DEL NEGOCIO………..…..56
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PÁGINA
6.3.4. PERFILES DEL USUARIO………..……58
6.3.5. NESECIDADES CLAVES, USUARIOS Y TRABAJO DEL NEGOCIO...59
6.4. PERSPECTICA DEL PRODUCTO………..60
6.4.1. RESUMEN DE CAPACIDADES………60
6.5. DEFINICIÓN DE LAS REGLAS DEL NEGOCIO………60
6.5.1. DEFINICIÓN DE LAS REGLAS……….………60
6.6. ARQUITECTURA DEL NEGOCIO………..61
6.6.1. REPRESENTACIÓN DE LA ARQUITECTURA DEL NEGOCIO…………61
6.6.2. VISIÓN DEL CLIENTE………..62
6.6.3. VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN………62
6.7. ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTO DE SOFTWARE………..64
6.7.1. LISTA DE ACTORES Y CASO DE USO……….64
6.7.2. REQUERIMIENTO………65
6.7.3. REQUERIMIENTO DE SOFTWARE……….68
6.7.4. REQUERIMIENTO DE HADWARE……….………69
6.7.5. INTERFACES DEL USUSARIO……….70
6.7.6. INTERFACES DE SOFTWARE………..72 6.7.7. ESTÁNDARES APLICADOS………..73 6.7.7.1. NOMENCLATURA………..73 6.7.7.2. DOCUMENTACIÓN………73 6.7.7.3. TIPOS DE DATOS………74 6.7.7.4. ROLES………75 6.7.7.5. TABLAS……….76 6.7.7.6. CLAVE PRIMARIA………..…77
x
PÁGINA
6.7.7.7. CAMPOS………..78
6.7.8. DISEÑO DE CASO DE USO………..…80
6.7.9. ESPECIFICACIONES DE CASO DE USO………82
6.8. ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA PROPUESTA……….…88
6.8.1. MODELO DE IMPLEMENTACIÓN………89
6.8.2. MODELO LÓGICO……….94
6.8.3. MODELO FÍSICO……….……..95
6.8.4. DISEÑO DE INTERFASE………96
6.9. PLAN DE MUESTRAS DE PRUEBA……….98
6.10. DISEÑO DE CASO DE PRUEBA………108
6.11. MANUALES Y ENTREGABLES………110
6.11.1. MANUAL DE USUARIO……….……110
6.11.2. CODIGO PROGRAMA IMPRESO……….…………115
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ÍNDICE DE GRAFICOS
PÁGINA
1. GRAFICO # 1. PREGUNTA #1 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………37
2. GRAFICO # 2. PREGUNTA #2 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………38
3. GRAFICO # 3. PREGUNTA #3 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………39
4. GRAFICO # 4. PREGUNTA #4 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………40
5. GRAFICO # 5. PREGUNTA #5 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………41
6. GRAFICO # 6. PREGUNTA #6 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………42
7. GRAFICO # 7. PREGUNTA #6 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………..43
8. GRAFICO # 8. PREGUNTA #8 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………..44
9. GRAFICO # 9. PREGUNTA #9 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………46
10. GRAFICO # 10. INGRESO DE PRODUCTO………65
11. GRAFICO # 11. INGRESO DE CLIENTES……….66
12. GRAFICO # 12. COTIZACIÓN……….………….67
13. GRAFICO # 14. FACTURACIÓN………..67
14. GRAFICO #15. DISEÑO DE CASO DE USO………...80
15. GRAFICO #16. UC002 CARGA DE INTERFACES DE LOS PRODUCTOS………80
16. GRAFICO #17. UC003 CONTROL STOCK DE PRODUCTOS……….81
17. GRAFICO #18. UC004 ENTREGA DE FACTURACION FISICA……….81
18. GRAFICO #19. UC005 EMITIR REPORTE DE MOVIMINETO DE PRODUCTO…82 19. GRAFICO #20. ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA PROPUESTA………..88
20. GRAFICO #21. PRESENTACION DE 3 CAPAS……….….92
21. OBJETO # 22. MODELO LÓGICO……….…..94
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ÍNDICE DE TABLAS
PÁGINA
1. TABLA #1. POBLACION Y MUESTRAS………36
2. TABLA #2. OPERACIÓN DE LAS VARIABLES………..37
3. TABLA #3. PREGUNTA #1 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………39
4. TABLA #4. PREGUNTA #2 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………..40
5. TABLA #5. PREGUNTA #3 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA……….41
6. TABLA #6. PREGUNTA #4 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………42
7. TABLA #7. PREGUNTA #5 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………43
8. TABLA #8. PREGUNTA #6 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………44
9. TABLA #9. PREGUNTA #7 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………45
10. TABLA #10. PREGUNTA #8 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………46
11. TABLA #11. PREGUNTA #9 DEL ANÁLISIS DE ENCUESTA………47
12. TABLA #12. DECLARACIÓN DE POSICIÓN DEL PROYECTO………58
13. TABLA #13. DESCRIPCIÓN DEL USUARIO……….59
14. TABLA # 14. DESCRIPCIÓN TRABAJADORES DEL NEGOCIO………60
15. TABLA #15. PERFIL DEL TRABAJADOR DEL NEGOCIO………61
16. TABLA #16. PERFILES DEL USUARIO………62
17. TABLA #17. NESECIDADES CLAVES, USUARIOS Y TRABAJO DEL NEGOCIO………...63-64 18. TABLA #18. PERSPECTIVA DEL PRODUCTO……….64
19. TABLA #19. ARQUITECTURA DEL NEGOCIO………..68 20. TABAL #20. ROLES DEL NEGOCIO………70-71
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PÁGINA
21. TABLA # 21. LISTA DE TABLAS………80
22. TABLA #22. ESTANADRES DE PROGRAMACION………80
23. TABLA #23. TIPOS DE DATOS………..74
24. TABLA # 24. ROLES………75
25. TABLA # 25. TABLAS……….76
26. TABLA # 26. CLAVE PRIMARIA………..77
27. TABLA #27. CAMPOS………..78
28. TABLA #28. ESPECIFICACIONES DE CASO DE USO………82-83 29. TABLA #29. CU002………83-84 30. TABLA #30. CU003………..85
31. TABLA #31. CU004………86
32. TABLA #32. CU005………87
33. TABLA # 33. MATRICES DE ERROR PROCESO………..109
34. TABLA # 34. ELEMENTOS Y FACTORES RELEVANTES………144
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INTRODUCCIÓN
En la cuidad de quito ha experimentado desde hace un tiempo un Fuerte crecimiento, gracias en gran medida a las empresas del rubro logístico, donde su desempeño logístico, ha sido la principal causa de ello. Un claro ejemplo de este fenómeno es Integrated Logistics Services (ILS), empresa dedicada a la Logística que cuenta con su crecimiento moderado a nivel nacional en todo el territorio Ecuatoriano. En estos días se encuentra en proceso de expansión, lo que permitirá un aumento considerable en su volumen de producción y un importante papel en el mercado internacional.
Debido al proceso de expansión que sufre Integrated Logistics Services, deberá optimizar todas las áreas de administración, para gestionar de mejor forma el flujo de información y sus canales de comunicación. Esta misión será cubierta en gran parte por el Departamento de Informática, ya que, este departamento es el responsable de la parte neurálgica de la empresa en cuanto al tratamiento de información se refiere, ya sea en sus sistemas contables, ventas, comunicaciones de datos y planta de procesamiento entre otros. Integrated Logistics Services cuenta actualmente con un Departamento de Informática compuesto por áreas como: Desarrollo de Sistemas, Base de Datos y el área de Hardware, áreas que en conjunto permiten el correcto funcionamiento de los sistemas
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computacionales de la empresa. El miembro del área de hardware, que se encuentran en desempeñar el cargo de Administrador de Redes y como Ingeniero de Soporte. Su función radica, en el mantenimiento de la operatividad de la plataforma computacional.
En estos días que la empresa experimenta un fuerte crecimiento, se hace necesario, diseñar un sistema que permita controlar todo su inventario, que incluya equipos tales como, computadoras y dispositivos secundarios, como también, licencias y equipos industriales. El desarrollo de este software, permitirá potenciar el departamento, brindando un mejor servicio y enfrentar con mejores herramientas los problemas técnicos que se presenten en la empresa ILS, como también, los departamentos que componen la empresa.
Así como también, permitirá interactuar con sistemas que se encuentran operativos en la plataforma computacional de ILS.
Para lograr los objetivos antes mencionados, se debe realizar un profundo análisis de la situación actual, su entorno operativo y su futura implementación, de manera tal, que se pueda seguir una metodología de desarrollo que sirva de guía, ya sea, para establecer los objetivos, metas, procedimientos que regirán al sistema y se logre dar solución a la problemática existente. El presente informe permitirá conocer en plenitud el ciclo de vida del sistema, a través de la Metodología establecida para el
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diseño del Sistema, el cual comenzará con la toma de requerimientos, las especificaciones técnicas y la factibilidad de desarrollarlo. Seguido de la construcción de un Modelo de Datos Conceptual, que especificará las primeras entidades que formarán parte de la estructura de la Base de Datos.
Una vez realizado el Modelo de Datos Conceptual, éste se validará y Normalizará, para corregir errores en el diseño. De estos procedimientos surgirá el Modelo de Datos Lógico para conformar el Modelo Relacional. Posteriormente, se diseñará el Modelo de Datos Físico para el Modelo Relacional. Para finalizar, se programará la etapa de implementación y puesta en marcha del sistema.
A continuación se describirá un breve resumen de cada capítulo presente en este informe.
El Capítulo 1 describe el planteamiento del problema a resolver, Abarcando una breve descripción de la organización donde se desarrolla el sistema, los antecedentes del problema, detalla los objetivos generales y específicos del Sistema.
El Capítulo 2 describe las metodologías empleadas para el desarrollo del Sistema.
El Capítulo 3 detalla los recursos, tanto de software, como de hardware empleados en el desarrollo del sistema.
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El Capítulo 4 se define el ámbito y límites del Sistema Control de Inventario.
El Capítulo 5 especifica la Recolección y Análisis de Requerimientos, para el Sistema Control de Inventario.
El Capítulo 6 se describe los procedimientos para el diseño de la base de datos para el Sistema Control de inventario, trata de la selección del gestor de base de datos a utilizar en el Sistema Control de inventario, se describe el diseño de la aplicación del sistema, se describe la implementación de la base de datos, sus Tablas, índices, etc. describe la instalación de la aplicación utilizando la Computación basada en servidores.
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CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el control manual de inventarios que lleva inmerso la Empresa ILS Integrated Logistics Services Servilogistics S.A, se detecta muchas irregularidades las que no se pueden controlar de manera exacta, ya que se las viene realizando de forma manual sin saber si los datos que obtiene la gerencia son reales.
La pérdida exagerada de tiempo al realizar el control de forma manual dificulta los procesos, pues se lo realiza en hojas de Excel, este a su vez no garantiza seguridad por el riesgo a ser manipulada, la información no es oportuna, por lo tanto no cumple con las necesidades que requiere la Gerencia.
Al momento de solicitar un stock actualizado de los productos que fueron recibidos del proveedor, el problema de no tener un historial de cada serie que ingresa dentro de la Empresa ILS Corporation, esto desvaloriza a la Empresa, por no contar con un sistema que garantice una estabilidad dando credibilidad al proceso.
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Los reportes generados manualmente no conllevan sanciones, no generan la información necesaria, propician errores y poca exactitud que termina en un informe, sin ningún tipo de validez porque todos los empleados tienen acceso a las hojas Excel, manipulando la información receptada diariamente.
En base a estos fundamentos, es necesario contar con una aplicación para controlar dichos procesos, de tal manera que guarde toda la información necesaria, genere reportes exactos y reales previa a cualquier sanción que se aplicará al empleado que incumpla las reglas establecidas en la Empresa.
Por lo anterior expuesto, se hace necesario analizar los procesos implementados en la Empresa, encontrar las casusa, consecuencias que alteran la fluidez de los procesaos y el control e información de las existencias y definir controles para el mejoramiento de los inventarios de la Empresa, así mismo contribuir a un futuro de crecimiento
1.1. FORMULACION DEL PROBLEMA
¿No existe un control de Inventarios en la Empresa ILS, con la implementación de este sistema se Logrará mejorar los procesos de la Institución?
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1.2. OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar la Incidencia en el manejo de inventarios dentro de la Administración de Bodega para estandarizar y automatizar el control.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar un control interno en el manejo de los inventarios.
Identificar debilidades en los procesos y funciones realizados en la empresa.
Describir los procesos de Trabajo realizados en la empresa en el área de bodega
Presentar controles para el mejoramiento de los procesos y funciones que se relacionan con el inventario.
Estandarización y automatización en el control de Inventarios en el área de Bodega.
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Empresa Integrated Logistics Services Servilogistics S.A. ha estado experimentando un moderado pero sostenido crecimiento y aumento de su participación en el mercado de la Logística, por ello podemos justificar que es muy importante implementar este sistema, para automatizar todos los procesos que venían llevando para el control de inventarios, ya que de esta manera se facilitará este proceso de una manera global en toda la Institución.
Este sistema de control es muy necesario porque logrará satisfacer, en un cien por ciento los procesos de una manera rápida, ordenada y eficaz, llevando así a una mejora total el control de inventarios, razón por la que todo este proceso debe ser automatizado.
La base de todo el proyecto tiene como finalidad desarrollar la aplicación, la que encierra un conjunto de actividades y procesos, que desarrollados secuencialmente de una forma eficiente y planificada correctamente con autoridad, busca como principal objetivo, crear un sistema de inventarios que satisfaga las necesidades de la empresa con un software de calidad.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto se puede deducir claramente la imperiosa necesidad de implementar este sistema, lo que
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implica a la total atención al manejo de las reglas y procesos de la Empresa Integrated Logistics Services Servilogistics S.A, la agilidad control y pertinencia de la información se verá reflejada en la velocidad de respuesta que se obtenga a través de la interface de salida del sistema.
Cabe recalcar que todo este proceso de automatización ayudarán a que toda la operatividad de la entidad se halle enmarcada dentro de los estándares, rapidez, seguridad, solides de manejo de información que sobre todas las cosas debemos dar soluciones y mantener la satisfacción de la Empresa Integrated Logistics Services Servilogistics S.A, que es la razón para implementar este sistema de control de inventarios.
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CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1. ANTECEDENTES
Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control de inventarios es: Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización. Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos; viéndose forzados a delegar funciones
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dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que pronosticaran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios; ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades. Se puede afirmar que el Control Inventarios ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales.
La importancia de tener un buen sistema de control inventarios en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que
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sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
Por consiguiente, el control inventarios comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.
2.1.1. Fundamentación Teórica
2.1.1.1. Ambiente de Control
El Control de inventarios es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno de inventarios.
2.1.1.2. Sistema de Inventarios
Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control de inventarios, es aquel que no daña las relaciones de
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empresa a clientes y se mantiene en un nivel de alta dignidad humana, es decir, las relaciones de patrón a empleado.
2.1.1.3. Procedimiento de Control
La función del control es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas que mejor convengan a los intereses de la empresa.
La estructura del control de inventarios consta de los siguientes elementos:
Ambiente de control.
Sistema de inventarios.
Procedimientos de Control.
El control de inventarios ha sido diseñado, considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores, violación a principios.
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Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
Mantener a través del control los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
Control Interno Sobre Inventarios
2.1.3. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, sin importar cual sistema se utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o perjuicio a la propiedad intelectual de la empresa.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros.
Mantener registros de inventarios perpetuos para los artículos de alto costo unitario.
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Mantener suficiente inventario (sólo el necesario) disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
2.2. Fundamentación Legal
2.2.1. ¿Quiénes son las personas naturales?
Son todas las personas, nacionales o extranjeras, que realizan actividades económicas lícitas.
Las personas naturales que realizan alguna actividad económica están obligadas a inscribirse en el RUC; emitir y entregar comprobantes de venta autorizados por el SRI por todas sus transacciones y presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a su actividad económica.
2.2.2. ¿Qué es el RUC y para qué sirve?
El Registro Único de Contribuyentes (RUC) es el sistema de identificación por el que se asigna un número a las personas naturales y sociedades que realizan actividades económicas, que generan
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obligaciones tributarias, en el caso de las personas naturales es el número de su cedula de identidad con el agregado en la parte final 001.
2.2.3. Personas Naturales NO obligadas a llevar contabilidad No están obligadas a llevar contabilidad las personas naturales que realicen actividad empresarial y que operen con un capital propio inferior a USD 60.000, o sus ingresos brutos sean inferiores a $100.000, o sus costos y gastos no superen los USD 80.000. Tampoco están obligados a llevar contabilidad los profesionales, agentes o comisionistas, trabajadores autónomos ni los artesanos.
Tipo de registro de transacciones que debo llevar Deben llevar un registro de ingresos y egresos
2.2.4. Las obligaciones tributarias que debe cumplir son: 1. Llevar el registro permanente de sus ingresos y gastos.
2. Presentar las declaraciones de IVA y de impuesto a la renta y del impuesto a los consumos especiales, de ser el caso.
3. Pagar los impuestos resultantes de tales declaraciones.
4. Pagar oportunamente el impuesto a los vehículos, cuando corresponda.
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5. Actualizar oportunamente su RUC.
6. ¿Cuáles son los impuestos que debo declarar o pagar?
7. El impuesto al valor agregado (IVA), impuesto a la renta siempre que supere la base anual, impuesto a los consumos especiales (ICE) siempre que produzca o comercialice bienes o servicios gravados con este impuesto y el impuesto a los vehículos, en los casos que corresponda; así como otros impuestos propios de la actividad del contribuyente.
2.2.5. Tipos de comprobantes de venta:
Las facturas, la liquidación de compras y tiquetes de máquinas registradoras.
¿Debo retener impuestos?
No, como regla general las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad no deberán retener impuestos en las adquisiciones que realicen. Sin embargo, existen casos especiales detallados en la sección de retenciones, tales como cuando tengan una relación comercial y deban emitir liquidaciones de compras.
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¿Qué impuestos me retienen?
Serán sujetos de retención del impuesto a la renta y del impuesto al valor agregado según el tipo de transacciones que realicen y de acuerdo a los porcentajes establecidos.
Formularios que se utilizan:
Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, utilizan con frecuencia:
* 102A declaración del impuesto a la renta * 104A declaración del IVA
* 105 declaración del ICE
* 107 declaraciones de retención de impuesto a la renta de personas naturales en relación de dependencia
Infracciones y Sanciones
Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad deben emitir comprobantes de venta, exigirlos al momento de la compra y emitirlos con todos los requisitos.
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2.2.6. PERSONAS NATURALES OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD
Una persona natural, debe llevar contabilidad exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones:
Opere con un capital propio superior a los USD 60.000 (al inicio de sus actividades económicas o al 1ro. de enero de cada ejercicio impositivo).
Tenga ingresos brutos anuales de su actividad económica (del ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 100.000 Tenga costos y gastos anuales, de su actividad empresarial (del
ejercicio fiscal inmediato anterior), superiores a USD 80.000. En caso de personas naturales que se dediquen a la exportación
de bienes deberán obligatoriamente llevar contabilidad, independientemente de los límites antes indicados.
La contabilidad debe ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente autorizado. (CPA o CBA) quien debe efectuar un registro sistemático y ordenado de todas las transacciones realizadas por el contribuyente, formular los estados de situación y de resultados, presentar un análisis sobre los mismos y formular las declaraciones tributarias
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Las personas que no cumplan con lo anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, y demás trabajadores autónomos (sin título profesional y no empresarios), no están obligados a llevar contabilidad, sin embargo deberán llevar un registro de sus ingresos y egresos.
2.2.7. Obligaciones del contador
Los contadores deben estar debidamente autorizados, obtener el RUC y mantenerlo actualizado, encontrarse al día en la presentación y pago de declaraciones, elaborar y firmar las declaraciones de los contribuyentes.
2.2.8. Obligaciones Tributarias 1. Mantener al día su contabilidad
2. Presentar las declaraciones de los impuestos que le correspondan y pagar los impuestos resultantes
3. Pagar el impuesto a los vehículos, cuando corresponda
4. Presentar mensualmente el Anexo de Retenciones por Otros Conceptos (REOC) y otros anexos cuando corresponda.
5. Actualizar oportunamente su RUC * Consulta de estado tributario * Consulta de RUC
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* Consulta del valor de la matrícula de un vehículo
2.2.9. Tipos de comprobantes de venta y retención
La factura, Liquidación de compras, Nota de Crédito, Nota de débito, Guía de remisión, tikes de máquinas registradoras, y el comprobante de retención
2.2.10. ¿Debo retener impuestos?
Sí, las personas naturales obligadas a llevar contabilidad se constituyen también en agentes de retención del impuesto a la renta y del impuesto al valor agregado.
2.2.11. ¿Qué impuestos me retienen?
Serán sujetos de retención del impuesto a la renta y del impuesto al valor agregado según el tipo de transacciones que realicen y de acuerdo a los porcentajes establecidos.
2.2.12. Formularios que se utilizan:
Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, utilizan con frecuencia:
102 declaración de impuesto a la renta 103 declaración de retenciones en la fuente 104 declaración del IVA
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105 declaración del ICE
107 declaración de retención de impuesto a la renta de personas naturales en relación de dependencia
2.2.13. Infracciones y Sanciones
Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deben emitir comprobantes de venta, exigirlos al momento de la compra y emitirlos con todos los requisitos
2.2.14. REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCION Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS. Registro Oficial No. 247 del 30 de julio de 2010.
En el Ecuador se publicó el Reglamento de Comprobantes De Venta, Retención y Documentos Complementarios, los aspectos más importantes son:
Nuevos documentos autorizados:
Los boletos o tiquetes aéreos, siempre que se identifique al pasajero, la fecha de emisión, el RUC del comprador y el IVA.
19 Documentos emitidos por instituciones del Estado por
servicios administrativos.
Declaración aduanera y demás documentos recibidos en operaciones de comercio exterior.
Liquidaciones de Petroecuador en contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, por tasas de servicio y otros.
Tiquetes de máquinas registradoras:
Los contribuyentes autorizados a emitir tiquetes de máquina registradora deben, obligatoriamente, contar también con facturas para entregarlas a quien las requiera para justificar deducciones de impuesto a la renta.
Suspensión de vigencia:
La vigencia de los comprobantes de venta y retención puede ser suspendida, y en consecuencia, dichos comprobantes no sustentarán crédito tributario ni costos o gastos, si fueron emitidos en el periodo de suspensión. (Art. 7)
Obligación de emitir facturas:
Los comprobantes de venta deben ser emitidos y entregados aun cuando el comprador no los solicite o exprese que no los requiere, las sociedades y personas
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obligadas a llevar contabilidad deben emitirlos en todos los casos. (Art. 8)
Emisión de notas de venta:
Las notas de venta serán emitidas exclusivamente por inscritos en el RISE. (Art. 12)
Liquidaciones de compra:
Las liquidaciones de compra emitidas a contribuyentes que se encuentren inscritos en el RUC, no servirán para sustentar crédito tributario ni costos o gastos. (Art. 13)
Personas naturales obligadas a llevar contabilidad:
Las personas naturales y sucesiones indivisas obligadas a llevar contabilidad, deberán imprimir en el comprobante de venta la frase “Obligado a llevar contabilidad”. (Art 18).
Período de archivo de los comprobantes de venta
Los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, deberán conservarse por un mínimo de 7 años de acuerdo con el Código Tributario. (Art. 41).
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2.2.15. RETENCION EN LA FUENTE 2.2.15.1. CONCEPTO
Es un método anticipado de recaudación del Impuesto a la Renta, que obliga a quienes efectúan pagos, que a su vez, constituyan rentas gravadas para sus beneficiarios, a sustraer de dicho valor un porcentaje establecido por la Ley de Régimen Tributario Interno y por el Servicio de Rentas Internas y a entregarlo al Fisco.
2.2.16. CONTRIBUYENTES SUJETOS A RETENCION
Están sujetos a retención los siguientes contribuyentes:
a) Las personas naturales;
b) Las sucesiones indivisas;
c) Las sociedades y otras entidades asimiladas a ellas;
d) Cualquier otra entidad que, aunque carente de personalidad jurídica, constituya una unidad económica o un patrimonio independiente de los de sus miembros;
e) Las entidades y empresas del sector público sujetas al impuesto a la renta, es decir, aquellas distintas de las que prestan sus servicios públicos,
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que compitiendo con el sector privado, exploten actividades comerciales, industriales, agrícolas, mineras, turísticas y de servicios en general; considerándose para estos efectos, servicios públicos a aquellos prestados por empresas del sector público en áreas de agua potable, alcantarillado, recolección de basura y aseo de calles, obras públicas y energía eléctrica.
2.2.17. AGENTES DE RETENCION
Están obligadas a efectuar la retención en la fuente:
a) Todas las sociedades, públicas o privadas y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, que realicen pagos que constituyan renta gravada para quien los perciba
b) Todos los empleadores que realicen pagos que constituyan renta gravada para los contribuyentes que trabajan en relación de dependencia, originados en dicha relación.
2.2.18. NO SE EFECTUARA RETENCIONES
No se efectuarán retenciones en los siguientes casos:
a) En los intereses pagados sobre créditos externos y demás pagos al exterior;
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b) A las rentas por cesiones o transferencias mineras o hidrocarburíferas;
c) A los reembolsos de costos y gastos, conforme lo establece el Reglamento; y,
d) A las rentas provenientes del trabajo en relación de dependencia, las consideradas como prestaciones sociales que son exentas, los otros ingresos si se consideran gravados.
2.2.19. RETENCION POR INGRESOS EN RELACION DE DEPENDENCIA 2.2.19.1. AGENTE DE RETENCION
El Empleador es el agente de retención por pagos de rentas derivadas del trabajo en relación de dependencia, quien efectuará la retención mensualmente.
Al efecto, deberá sumar:
a) El sueldo o salario;
b) Las horas suplementarias y extraordinarias;
e) El valor que reciba por el 15% de utilidades;
f) Los aportes al Instituto de Seguridad Social, cuando los asume el empleador; y,
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g) Cualquier otro ingreso que dentro del ejercicio económico reciba el trabajador.
2.2.20. RETENCION DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)
La Retención del IVA es la obligación que tiene el comprador de bienes o servicios gravados, de no entregar el valor total de la compra, sino realizar una retención por concepto de IVA, en el porcentaje que determine la ley para luego depositar en las Arcas Fiscales el valor retenido a nombre del vendedor, para quien este valor constituye un anticipo en el pago de su impuesto.
2.2.21. Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado Son agentes de retención del IVA: las entidades y organismos del sector público según la definición del Art. 118 de la Constitución Política de la República del Ecuador, así como las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad a las que el Servicio de Rentas Internas las haya calificado y notificado como contribuyentes especiales. La retención se efectuará sobre el IVA que deben pagar en sus adquisiciones de bienes o servicios.
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Así mismo, se constituye en agente de retención del IVA toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que adquiera bienes o servicios cuyos proveedores sean personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
Los agentes de retención están sujetos a las obligaciones y sanciones establecidas en el Art. 49 de la Ley de Régimen Tributario Interno.
2.3. Glosario de Términos
Alfanumérico: Dícese de la información formada por letras, signos y cifras. Por extensión se suele aplicar a la parte izquierda del teclado para diferenciarlo del pequeño teclado numérico situado a la derecha del mismo.
Backup Copia de seguridad. Copia de ficheros o datos de forma que estén disponibles en caso de que un fallo produzca la perdida de los originales. Esta sencilla acción evita numerosos, y a veces irremediables problemas si se realiza de forma habitual y periódica.
BIOS: Sistema de entrada/salida básica (Basic Input Output System). Suele tratarse de uno o varios chips de memoria ROM (habitualmente EPROMs) que contienen las rutinas básicas de entrada y salida, los
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primeros pasos que debe dar un ordenador al encenderse, la configuración básica del sistema, etc.
Bit: Es la unidad mínima de información que puede almacenar y manejar un ordenador, equivalente a un 0 o un 1.
Bitmap: (o mapa de bits). Un tipo de imágenes para ordenador, en las que se almacena información sobre los puntos que las componen y el color de cada punto (al contrario que en las imágenes vectoriales). Esto supone que al ampliar la imagen se pierde definición, se ven "puntos gordos".
BMP: Es la Extensión que corresponde a un tipo de fichero gráfico de mapa de bits (el estándar en Windows): BitMaP.
Boot: ver arranque.
C: Lenguaje de programación estructurado, de propósito general, cuyo uso está muy extendido.
C++: Lenguaje de programación orientado a objetos, basado en el lenguaje C.
Cache: Es un tipo de memoria especial, más rápida que la RAM normal (y más cara), que se pone en el camino de los datos que van del
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al procesador se deja almacenada temporalmente en la memoria caché. A la hora de volver a leer información, se comprueba primero si está en la memoria caché; si se encuentra allí, no hace falta ir a la RAM a buscar. En la práctica, es muy frecuente realizar operaciones repetitivas o trabajar con datos repetitivos, lo que hace que poseer memoria caché ayude a acelerar el funcionamiento normal del ordenador. Hoy en día es frecuente distinguir también la memoria caché de "primer nivel" y de "segundo nivel". La de primer nivel se encuentra dentro del propio procesador. La de segundo nivel se encuentra en la placa base, es de mayor tamaño y algo más lenta.
CAD: Diseño asistido por ordenador (Computer Aided Design).
CAM: Fabricación asistida por ordenador (Computer Aided Manufacturing).
Campo: En el mundo de las bases de datos, cada una de los datos que forman un registro (o ficha). Por ejemplo, en la ficha de cada proveedor tendríamos campos como su nombre, su dirección postal, su teléfono, etc.
CCD: Dispositivo empleado para captar imágenes. En los scanners, suele tratarse de una fila de células que se desplaza, y en las cámaras digitales de una matriz bidimensional. Cada célula está formada por
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una fotocélula y un condensador. La carga que adquiere el condensador dependerá de la cantidad de luz recibida por la fotocélula. (Charge Coupled Device).
CD: Normal mente se refiere a Compact Disc. Otras abreviaturas relacionadas son: CD-ROM, CD-R y CD-RW. Un Compact Disc para ordenador será capaz de almacenar cerca de 650 Mb de información.
DDE: Dynamic Data Exchange. Intercambio Dinámico de Datos. Conjunto de especificaciones de Microsoft para el intercambio de datos y control de flujo entre aplicaciones.
DAC: Conversor de digital a analógico.
Dbase: Gestor de bases de datos, realizado por Ashton Tate y posteriormente adquirido y mejorado por Borland.
DBF: Es la extensión que corresponde a un tipo de fichero de bases de datos, originalmente utilizado por Dbase, pero que es frecuente encontrar en todo tipo de aplicaciones.
2.4. Conceptualización de Variables.
Variable Independiente: La implementación del control de inventarios
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2.4.1. Operacionalización de las Variables
La implementación del control de inventarios.- La existencia de medidas destinadas a mantener un control u orden específico sobre la cantidad de ingresos y salidas de mercaderías.
Ingreso de productos de los proveedores.- Incremento en un 20% de los ingreso de los proveedores. Incremento en un 22% del nivel de utilidades. Disminución de un 15% de pérdidas de mercaderías. 2.5. Preguntas Directrices
¿La implementación del Control de Inventarios de productos evitará hurtos y robos en la bodega de ILS S. A?
¿Los procedimientos de control de inventarios aplicados en la
actualidad son inadecuados para mejorar la información económica – financiera en la empresa?
¿Las tarjetas kárdex de control de entradas y salidas permiten verificar el sustento de la información económica - financiera en la empresa? ¿A través de la propuesta de Implementación de un Control de
Inventarios, elaborados se mejorará el sistema de control contable y la información será confiable, oportuna y veraz?
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CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3. Tipos de Investigación
El proceso que se realiza para el control de inventarios en la Empresa Integrated Logistics Services es de manera diaria, y los horarios son por lo general los mismos, por ser un proceso operativo, que involucra el manejo directo de productos en todas sus representaciones físicas(cartones, sacas, fundas, otros) se aplicara la investigación Aplicada de Campo, pues el origen propio del problema se da en un escenario en él se encuentran las personas directamente con los temas en conflicto, se aplicara esta investigación en el horario pico de entrega de productos por proveedor.
En su fase de prueba se verificó los proceso actuales de control de inventarios desde Quito hacia el primer punto que es la bodega donde se realizó el proceso de control de inventarios que hace tránsito en este punto para luego ser re direccionada a su destino, de igual manera se procedió a la revisión del proceso de control en el punto de enlace que en ese momento se convierte en origen y su destino el Centro Nacional de Clasificación Quito.
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3.1. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN. MÉTODO HISTÓRICO LÓGICO.
Con la ayuda de este método el Sistema de Control de Inventarios ha podido validar todos los procesos y procedimientos que se encuentran materializados en el plan a seguir y que se permitieron aplicarlos cronológicamente para la consecución de cada una de las tareas utilizadas en la obtención de los datos como referencia, este método permite delimitar las áreas automatizables y cada una de las actividades que debe cumplir el personal involucrado.
MÉTODO ANALÍTICO SINTÉTICO.
Con este método se analizara profundamente los elementos que intervienen en el desarrollo del software informático (diseño de la base de datos); y las reglas del negocio que se debe incluir en el lenguaje de programación y el resultado es la sistematización de la empresa. Además, este método implica el análisis de toda la información teórica a fin de estructurar y plasmar todos los elementos necesarios para el desarrollo del Software a desarrollarse.
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MÉTODO INDUCTIVO.
El método inductivo aplicado en la tesis, permite realizar un análisis minucioso de toda la información desde sus inicios hasta llegar a obtener una información depurada, definida y estructurada; es decir, que con la ayuda de este método se pude analizar paso a paso el origen del sistema informático, dando como resultado la información necesaria para consolidar el prototipo o diseño de la base de datos del sistema.
MÉTODO DEDUCTIVO.
Con este método se trabajara de lo general a lo particular; es decir que este método se aplicó a través de un proceso de recolección de datos analítico, que a su vez permitió el diseño ordenado de los datos almacenados para determinar el esquema lógico del Sistema que se ajuste a las necesidades del cliente, que es nuestro objeto de estudio. MÉTODO SISTEMÁTICO.
La aplicación del método sistémico, permite realizar una estructura lógica secuencial del Sistema; dado que el objetivo es definir el orden a seguir sin la necesidad de saltarse ningún paso.
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Esto conlleva a que cualquier lector capacitado en programación, podrá ir verificando paso a paso, el desarrolla el software informático que permitirá cumplir con el objetivo principal de ésta tesis.
3.1.1. HERRAMIENTAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN. LA OBSERVACIÓN.
Se utilizó esta técnica de para determinar el flujo de información así como la manera de realizar los proceso de objeto de nuestro estudio será un primer acercamiento para determinar las reglas de negocio de una manera práctica teniendo entre sus muchas ventajas el poder interactuar con el personal y aprovechar la experiencia de este que será de una gran ayuda para el desarrollo del sistema.
También aprovecharemos esta técnica para ir definiendo sus áreas de mayor conflicto e irnos plantando las posibles soluciones a breves rasgos, hay que tener en cuenta que la técnica de la observación se debe complementar con otras para tener un mejor resultado más preciso y eficiente ya que por sí sola no aporta elementos suficientes para complementar toda la información que se necesita para el desarrollo del proyecto.
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Por lo anteriormente expuesto esta técnica se aplicará directamente en la validación de los procesos y procedimientos revisados en el manual de la empresa, también permitirá verificar el comportamiento del recurso humano dentro de la organización dado que la eficacia y eficiencia de la ejecución de sus tareas será de acuerdo a la comodidad y tranquilidad de cada generador de información.
LA ENTREVISTA.
La entrevista es muy necesaria para poder complementar el trabajo de investigación del Sistema de Control de Inventarios, esta se mantendrá inicialmente con el nivel ejecutivo a fin de poder abordar todos los requerimientos que este nivel necesite lo que da una mejor idea de los reportes que tendrá que dar el sistema para satisfacer las necesidades de los gerentes y jefes de área igual procedimiento se tendrá que realizar con los niveles técnicos los cuales me transmitirán las reales necesidades de creación de interfaces entre cada uno de los módulos que tengo que realizar con la entrevista con este nivel es donde recabare la mayor cantidad de información ya que de ella depende el soporte técnico posteriormente se tendrá que realizar.
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Otro actor importante al ser entrevistado es el nivel operativo de los cuales recogeré y fundamentare los procesos procedimientos y tareas que tengo que automatizar, dado que este usuario es el más permanece junto al sistema se debe tomar atención a todos los requerimientos que el plantea.
Con este enfoque global que mantenga en la entrevista a los diferentes niveles se tiene una concepción más clara y precisa de toda información que necesita ser procesada a fin de obtener los reportes de toma de decisiones de forma ágil veraz y precisa. El Fichaje
El fichaje es una técnica auxiliar de todas las demás técnicas empleada en investigación científica; consiste en registrar los datos que se van obteniendo en los instrumentos llamados fichas, las cuales, debidamente elaboradas y ordenadas contienen la mayor parte de la información que se recopila en una investigación por lo cual constituye un valioso auxiliar en esa tarea, al ahorra mucho tiempo, espacio y dinero.
El Test
Es una técnica derivada de la entrevista y la encuesta tiene como objeto lograr información sobre rasgos definidos de la personalidad,
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la conducta o determinados comportamientos y características individuales o colectivas de la persona (inteligencia, interés, actitudes, aptitudes, rendimiento, memoria, manipulación, etc.). a través de preguntas, actividades, manipulaciones, etc., que son observadas y evaluadas por el investigador.
LA ENCUESTA
La encuesta es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones impersonales interesan al investigador. Para ello, a diferencia de la entrevista, se utiliza un listado de preguntas escritas que se entregan a los sujetos, a fin de que las contesten igualmente por escrito. Ese listado se denomina cuestionario.
3.2. Población y muestra
Se realizó en la cuidad Quito, la información que analizamos fue obtenida de la encuesta propuesta en nuestro proyecto, con una población de 14 contribuyentes entre personas naturales obligados o no a llevar contabilidad, que forman parte de la empresa ILS.
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Para el estudio del presente proyecto se ha considerado realizar la investigación en los siguientes grupos basados en el supuesto de una población finita.
Obtención de la muestra
El Modelo Probabilístico para el cálculo de los elementos de la Muestra, se basa en las muestras de distribución normal de Gauss.
) ( ) )( 1 ( ) ( 2 2 PQ K E N PQ N n ) 5 . 0 5 . 0 ( ) 2 05 . 0 ( 14 ) 5 . 0 5 . 0 ( 34 2 2 x x n 11 n
Esto significa que deben aplicarse 11 encuestas, donde:
n = Muestra
N = número de elemento del Universo
P = Probabilidad = 0.5, que ocurra el éxito
Q = No Probabilidad = 0.5, que no ocurra el éxito
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K = 2, Constante de ajuste, que equivale al 95% de seguridad
La muestra será seleccionada por el muestreo aleatorio simple sin reemplazo.
DATOS DEL UNIVERSO DE INVESTIGACIÓN
NIVEL UNIVERSO MUESTRA
Gerencia General 3 2
Vicepresidencia 1 1
Jefe de planta 1 1
Área de Tecnológico 1 1
Área de Facturación 1 1
Área de servicio técnico 2 2
Área de Operaciones 5 3
TOTAL 14 11
Tabla#1. DATOS DEL UNIVERSO DE INVESTIGACIÓN Desarrollado por: Renato Jaramillo
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Variable Independiente Dimensión Ítems
Control de ingresos Mejor control de los inventarios
Porqué la importancia de saber un stock actual y no exista duplicidad
Variable Dependiente Dimensión Ítems
Facturación Mejorar y automatizar el proceso de recepción de la mercadería
Como utilizar la aplicación para no llevar en una hoja Excel
Contenidos Programáticos
Desarrollo de actividades, con los procesos
¿Cómo mejorará el control de los inventarios
Nivel de conocimientos Capacitación del aplicativo
¿Cómo influye el conocimiento en el proceso enseñanza aprendizaje?
Tabla#2. Operación De Las Variables
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3.5 Técnicas de recolección de información
Los grados de satisfacción usuario-problema se obtuvieron mediante la observación, encuestas y medición de tiempos en el desarrollo del proceso de control de inventarios y la manera de cómo influyen tanto para los usuarios como para el producto.
En el proceso de encuestas se pudo denotar, la falta de conocimiento sobre el proceso de control de inventarios en la Empresa ILS, y su repercusión en al ejecución de los mismos.
Para obtener la información que permita constatar la existencia del problema formulado, se utilizará la encuesta.
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CAPÍTULO IV 1. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
1.1. ANÁLISIS DE ENCUESTA 1.1.1. Pregunta 1
¿Cómo calificaría el proceso de control de inventarios actual? 1 Parámetros Nº % bueno 30 38 malo 50 63 Total 80 100 Tabla#3. Pregunta 1
Desarrollado por: Renato Jaramillo
1.1.1.1. Interpretación de resultados
De acuerdo a los resultados se llega a la conclusión que los usuarios involucrados en el proceso de Control de Inventarios están inconformes con la forma en que se lo realiza actualmente.
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Grafico #1
1.1.2. Pregunta 2.
¿La Recepción de productos en la empresa tiene un control?
2 Parámetros Nº % SI 49 61 NO 31 39 Total 80 100 Tabla#4. Pregunta 2
Desarrollado por: Renato Jaramillo
1.1.2.1. Interpretación de resultados
Con mayor porcentaje se encuentran los usuarios que creen que no existe un control lo que determina un área vulnerable en la que se debe trabajar.
37% 63%
¿Cómo calificaría el proceso de
control de inventarios actual?
bueno malo
43
Grafico #2
4.1.3 Pregunta 3.
¿Cree que el manejo y resguardo de la información es el adecuado? 3 Parámetros Nº % SI 24 30 NO 56 70 Total 80 100 Tabla#5. Pregunta 3
Desarrollado por: Renato Jaramillo
4.1.3.1 Interpretación de resultados
61% 39%
¿La Recepción de productos en la
empresa tiene un control?
SI NO
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El tratamiento adecuado de la información dentro de una empresa es de mucha importancia, de los resultados obtenidos se pudo evidenciar que no existe una administración adecuada.
Grafico #3
4.1.4 Pregunta 4.
Tabla#6. Pregunta 4
Desarrollado por: Renato Jaramillo
30% 70%
¿Cree que el manejo y resguardo de la
información es el adecuado?
SI NO
¿El proceso de control de inventarios es el mismo en todas las otras empresas?
4
Parámetros Nº %
SI 19 24 NO 61 76
45
4.1.4.1 Interpretación de resultados
Los resultados obtenidos evidencian la falta de un proceso, Único de empresa para no tener estándares y regulaciones que se rijan a nivel nacional.
Grafico #4
4.1.5 Pregunta 5.
¿Tiene acceso a la información de una manera rápida y veraz? 5 Parámetros Nº % SI 28 35 NO 52 65 Total 80 100 Tabla#7. Pregunta 5
Desarrollado por: Renato Jaramillo
24%
76%
¿El proceso de control de inventarios
es el mismo en todas las otras
empresas?
SI NO
46
4.1.5.1 Interpretación de resultados
El éxito de una organización está en un 80% regida por el acceso a la información obtenida del proceso productivo, como se puede evidenciar en los resultados obtenidos la mayoría de usuarios no tienen acceso a esta información real y al instante.
Grafico #5
4.1.6 Pregunta 6.
¿Estaría de acuerdo en cambiar el proceso actual?
6 Parámetros Nº % SI 55 69 NO 25 31 Total 80 100 Tabla#8. Pregunta 6 35% 65%
¿Tiene acceso a la información de
una manera rápida y veraz?
SI NO
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Desarrollado por: Renato Jaramillo
4.1.6.1 Interpretación de resultados
Los resultados son claros una pequeña minoría son renuentes al cambio pero al tener un porcentaje de aceptación mayor da viabilidad al cambio.
Grafico #6
4.1.7 Pregunta 7.
69% 31%
¿Estaría de acuerdo en cambiar el
proceso actual?
SI NO
¿Le gustaría tener la información de los movimientos de productos?
7
Parámetros Nº %
SI 79 99 NO 1 1
48
Tabla#9. Pregunta 7
Desarrollado por: Renato Jaramillo
4.1.7.1 Interpretación de resultados
La tendencia tecnológica del mundo empresarial y la llegada del Internet manifiestan cambios estrictos en la mentalidad de los usuarios es por esta razón que cada vez son más las personas que desean tener la información que necesiten al alcance de su mano.
Grafico #7
4.1.8 Pregunta 8.
¿Estaría de acuerdo en realizar el control de los despachos vía web?
99% 1%
¿Le gustaría tener la información
de los movimientos de productos?
SI NO
49 8 Parámetros Nº % SI 70 88 NO 10 13 Total 80 100 Tabla#10. Pregunta 8
Desarrollado por: Renato Jaramillo
4.1.8.1 Interpretación de resultados
La tendencia tecnológica lleva en gran parte a orientar la utilización de la web, como se puede evidenciar en los resultados una gran parte de usuarios estarían de acuerdo en utilizar la web como una herramienta de control.
Si bien es cierto una minoría no está de acuerdo porque no están vinculados con el uso de las nuevas tecnológicas deben ser incluidas en una fomentación al cambio.
Grafico #8
87% 13%
¿Estaría de acuerdo en realizar …
SI NO50
4.1.9 Pregunta 9.
¿Estaría de acuerdo en disminuir los recursos en control manual a una automatización?
9 Parámetros Nº % SI 60 75 NO 20 25 Total 80 100 Tabla#11. Pregunta 9
Desarrollado por: Renato Jaramillo
4.1.9.1 Interpretación de resultados
El índice mínimo que muestran los resultados sobre los usuarios que respondieron que no muestra desconfianza a utilizar nuevas opciones de control, una gran mayoría está de acuerdo en el ahorro de recursos.
Grafico #9
75% 25%
¿Estaría de acuerdo en disminuir
los recursos en control manual …
SI NO
51
CAPÍTULO V
5.1 Conclusiones
1. El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.
2. Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una de las formas de clasificarlos es: Inventario de productos, Producción en Proceso, Productos Terminados, Materiales y Suministros.
3. Al automatizar el proceso de control del inventario se tiene información oportuna para la toma de decisiones, pero cabe recalcar que no se llega a tener una buena calidad de datos, para afirmar que la decisión basada en la generación de los resultados que nos presenta el sistema de control de inventario sea la óptima, debido a que el personal no registra la demanda cuando se genera si no que deja acumular los ingresos para después realizar esta tarea.
4. Al tener un software con las funciones, le permite tener al administrador información sobre sus clientes, y productos, por ejemplo
52
cuales son los productos que mas se demandan y además quienes son los clientes que mas compran y que productos adquieren. Así como realizar la planificación de las adquisiciones
5. En el desarrollo del sistema utilizamos la base SQL para almacenar los registros de la demanda y para generar estos se almacenan en la base y permiten tener consultas que son llamadas desde la aplicación logrando con esto mejorar el tiempo de respuesta para el cálculo, debido a que se recopilan y se almacenan.
6. Como conclusión final se tiene que el sistema Informática está en capacidad de vincular la optimización y lograr con esto optimizar el tiempo de procesamiento de la información y por tanto de los análisis y conclusiones sobre determinadas investigaciones realizadas.
7. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización. Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa.
