Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Ciencias Contables
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Previo a la Obtención del Título de:
Ingeniero en Contabilidad y Auditoría – C.P.A.
TEMA:
“Análisis del Sistema de Control Interno en los
Departamentos de Bodega y Compras de AGRÍCOLA
SAPRIET S.A. de la Provincia de El Oro - Periodo
2011-2012.”
AUTORES:
Sr. Junnior Alexander Palacios Mosquera
Srta. Katherinne Vanessa Jácome Correa
TUTOR:
MBA. Econ. Aníbal Salazar Escobar
2
REPOSITARIO NACIONAL EN CIENCIA Y
TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO de tesis
TITULO Y SUBTITULO:
“Análisis del Sistema de Control Interno en los Departamentos de Bodega y Compras de AGRÍCOLA SAPRIET S.A. de la Provincia de El Oro - Periodo 2011 - 2012.”
AUTOR/ES:
Junnior Alexander Palacios Mosquera Katherinne Vanessa Jácome Correa
REVISORES:
MBA. Econ. Aníbal Salazar Escobar
INSTITUCIÓN:
Universidad Laica Vicente Rocafuerte De Guayaquil
FACULTAD:
Facultad de Ciencias Administrativas Escuela de Ciencias Contables CARRERA: Contabilidad y Auditoria
FECHA DE PUBLICACIÓN: Noviembre 2014
N. DE PAGS: 165 páginas ÁREAS TEMÁTICAS: Auditoria (Desarrollo de Procedimientos de Control Interno) PALABRAS CLAVE: Análisis del Sistema de Control Interno
RESUMEN:
El presente trabajo de investigación tiene por finalidad analizar el control interno de la compañía, así también demostrar la importancia y necesidad de contar con un Manual de Control Interno en la Organización SAPRIET S.A. ubicada en la provincia de El Oro.
El proyecto inicia con la descripción del problema concerniente a falencias en el sistema de control interno en los Departamentos de Compras y Bodega de la compañía Agrícola SAPRIET S.A., se obtuvo información mediante encuestas y observación en la visita a las instalaciones, en la cual se pudo tener un diálogo con la Gerencia General y se dio a conocer los hallazgos de la investigación, proponiendo el desarrollo de un Manual de Procedimientos de Control Interno aplicable para los Departamentos de Compras y Bodega, con procedimientos que permitan mejorar las operaciones, y evidenciar cuán eficiente puede ser el recurso humano de la empresa, utilizando métodos estandarizados, consiguiendo la eficacia en los procesos y el crecimiento de la Empresa.
N. DE REGISTRO (en base de datos):
N. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO EN LA INSTITUCION: Nombre: Econ. José Torres. Coordinador de Carrera de la Escuela de Ciencias Contables. Teléfono: 04 2-287200 Ext. 148
3 Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil
Escuela de Ciencias Contables
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por la Directora de la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema: “Análisis del sistema de control interno en los departamentos de Bodega y Compras de AGRÍCOLA SAPRIET S.A. de la Provincia de El Oro- Periodo 2011 -2012.”, presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para optar al título de:
Ingeniero en Contabilidad y Auditoría – C. P.A.
La formulación del problema de investigación se refiere a: ¿Es la carencia de control interno dentro de los departamentos de bodega y compras, lo que genera el uso inadecuado de los recursos de AGRÍCOLA SAPRIET S.A. de la Provincia de El Oro - Periodo 2011 -2012?
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema:
Presentado por los Egresados:
Sr. Junnior Alexander Palacios Mosquera C.I. 070451225-0 Srta. Katherinne Vanessa Jácome Correa C.I. 093013151-1
4
CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Nosotros: Junnior Alexander Palacios Mosquera y Katherinne Vanessa
Jácome Correa declaramos bajo juramento que la autoría del presente
trabajo nos corresponde totalmente y nos responsabilizamos con los
criterios y opiniones científicas que en él mismo se declaran, como producto
de la investigación realizada por nosotros. De la misma forma cedemos
nuestros derechos de autor a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de
Guayaquil, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, por su
reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que la empresa
AGRÍCOLA SAPRIET S.A., cuente con los recursos necesarios para el
control de las Operaciones en los Departamentos de Compras y Bodega.
Sr. Junnior Palacios Mosquera Srta. Katherinne Jácome Correa
5
AGRADECIMIENTO
Agradecemos infinitamente a Dios que con su brillo nos supo guiar e
iluminar, brindándonos sabiduría y fuerzas para la realización de este
proyecto.
A nuestros Padres que con su ejemplo y apoyo constante a lo largo de
nuestra vida, han sido un pilar fundamental para la culminación de nuestra
carrera profesional.
A nuestros Maestros de La Universidad Laica Vicente Rocafuerte de
Guayaquil quienes contribuyeron con sus enseñanzas y experiencias
durante nuestra vida Universitaria, de manera especial a nuestro Tutor del
Proyecto de Investigación, MBA. Econ. Aníbal Salazar Escobar por
guiarnos e impartirnos sus conocimientos en la realización de la misma.
Autores:
6
RECONOCIMIENTO
A la Compañía AGRÍCOLA SAPRIET S.A. y su Gerente Propietario Econ.
PABLO PRIETO BARRIGA, por su predisposición y apoyo que han sido
importantes para desarrollar el presente trabajo investigativo.
A MBA. Econ. Aníbal Salazar Escobar quién contribuyó con sus
conocimientos, siendo guía fundamental respecto al Análisis del sistema de
control interno en los departamentos de Bodega y Compras de la empresa
AGRÍCOLA SAPRIET S.A.
Autores:
7
DEDICATORIA
La elaboración del presente proyecto se la dedico en primer lugar a Dios por haberme otorgado sabiduría, paz y tranquilidad y para realizar esta tesis, me llena de mucho orgullo también dedicar este trabajo a mis padres, Segundo Palacios y Carmen Mosquera que durante toda mi carrera fueron quienes incentivaban a seguir adelante, a mi ABUELA Tula por siempre guiarme y bendecirme.
Dedico también este logro a mi abuelo Ibo a quien le prometí que sería profesional y lo estoy cumpliendo ha sido un Ángel que desde el cielo ha estado guiándome, que es por quien he seguido mi carrera. De manera muy especial a mi Tía Magdalena quien me brindó su apoyo incondicional.
Sin estas personas no habría alcanzado este objetivo, estoy muy orgulloso de poder contar el con apoyo incondicional de ellos, han sido razón por la cual he terminado mi carrera profesional.
Autor:
8
DEDICATORIA
Es un honor para mí dedicar este proyecto de tesis primero a Dios, por bendecirme con sabiduría, luz y fortaleza en el desarrollo de esta investigación, por darme la oportunidad de tener a mi familia quienes han sido pilar fundamental en toda mi vida y carrera profesional, en especial un grato reconocimiento a mis padres: Mercedes Correa por su entrega, amor y valores inculcados, Ricardo Jácome por su paciencia, apoyo y por recordarme siempre que la constancia y la perseverancia son la clave del éxito.
Brindo también mi agradecimiento a mi Tía Fresia por ser una mujer valiente que siempre tuvo las palabras correctas para transmitirme sus enseñanzas y consejos. De manera especial a mi novio Marlon Criollo por su comprensión y palabras de aliento para seguir adelante en momentos difíciles, a mis suegros y cuñada por su preocupación y cariño.
Gracias a todos ellos por ser parte de mi vida y por estar a mi lado cuando más he necesitado de su apoyo, les dedico mis logros y sueños realizados.
Autora:
9
ÍNDICE GENERAL
PORTADA………1
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA…………..2
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR………..3
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS………...4
AGRADECIMIENTO………..5
RECONOCIMIENTO……….6
DEDICATORIA………...7
ÍNDICE GENERAL………...….9
ÍNDICE DE CONTENIDO………..10
ÍNDICE DE TABLAS………...13
ÍNDICE DE ESQUEMAS………...13
ÍNDICE DE GRÁFICOS……….14
ÍNDICE ANEXOS………14
RESUMEN EJECUTIVO………15
10
INDICE DE CONTENIDO
CAPÍTULO I………....……..…16
EL PROBLEMA A INVESTIGAR……….…..…16
1.1. Tema ... ….16
1.2. Planteamiento del Problema ... 16
1.2.1. Antecedentes ... 16
1.2.2. Síntomas ... 17
1.2.3. Causas ... 18
1.3. Formulación del Problema ... 19
1.4. Delimitación del Proyecto de Investigación ... 20
1.5. Justificación del Proyecto de Investigación ... 20
1.6. Árbol del Problema ... 22
1.7. Sistematización de la Investigación ... 23
1.8. Objetivos de la Investigación ... 24
1.8.1. Objetivo General de la Investigación ... 24
1.8.2. Objetivos Específicos de la Investigación ... 24
1.9. Limitación de la Investigación ... 25
1.10. Hipótesis ... 25
1.11. Identificación de las Variables ... 26
1.11.1. Variable Independiente ... 26
1.11.2. Variable Dependiente ... 26
1.12. Operacionalización de las Variables ... 26
CAPÍTULO II………27
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA………..27
2.1. Antecedentes Referenciales de la Investigación... 27
1.12.1. La Organización SAPRIET – El Oro... 35
2.2. Marco Teórico Referencial ... 37
2.2.1. Departamento de Compras... 37
2.2.2. Departamento de Bodega (Bodega de Insumos) ... 42
11
2.2.4. Inventarios ... 51
2.3. Marco Conceptual ... 57
2.4. Marco Legal ... 61
2.4.1. Constitución de la República del Ecuador 2008 ... 61
2.4.2. Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones (COPCI)………62
2.4.3. NIC 2. Existencias ... 66
2.4.4. Ley de Régimen Tributario Interno ... 68
2.4.5. Norma ISO 9001 – 2008... 71
CAPÍTULO III……….………74
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN……….………74
3.1. Identificación de Las metodologías ... 74
3.1.1. Métodos de la Investigación ... 74
3.2. Población y Muestra ... 75
3.2.1. Población ... 75
3.2.2. Muestra ... 76
3.3. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos ... 76
3.3.1. Encuesta ... 77
3.3.2. Entrevista ... 77
3.3.3. Observación... 77
3.3.4. Apropiación de los Métodos y la Técnica ... 78
3.4. Tratamiento de la Información.- Procesamiento y Análisis. ... 78
3.4.1. Resultado de la Encuesta, Tabulación, Representación Gráfica e Interpretación de Encuesta Realizada a Colaboradores de SAPRIET S.A.………..………..79
3.4.2. Resultado de Entrevista ... 92
3.4.3. Resultado de la Observación ... 95
12
CAPÍTULO IV………...98
PROPUESTA………98
4.1. Título de la Propuesta ... 98
4.2. Justificación de la Propuesta ... 98
4.3. Objetivo General de la Propuesta ... 100
4.4. Objetivos Específicos de la Propuesta ... 100
4.5. Hipótesis de la Propuesta ... 101
4.6. Factibilidad ... 101
4.6.1. Factibilidad Administrativa ... 101
4.7. Análisis FODA de la Empresa SAPRIET S.A... 102
4.8. Coso ERP Definición ... 103
4.8.1. Incidencia del Coso en la Organización ... 103
4.9. Proceso de Compras ... 104
4.10. Listado de Contenidos o Fases de la Propuesta ... 106
4.11. Fases de la Propuesta ... 107
4.11.1. Fase I... 107
4.11.2. Fase II... 109
4.11.3. Fase III ... 112
4.11.4. Fase IV ... 128
4.11.5. Fase V ... 136
4.12. Validación de la Propuesta ... 142
4.13. Análisis del Costo - Beneficio de la Propuesta ... 142
4.13.1. Análisis Financiero de la Empresa ... 142
CONCLUSIONES ... 147
RECOMEDACIONES ... 149
Fuentes Bibliográficas………151
13
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Operaciones de la variables……….……….…...26
Tabla 2 Población y muestra……….………..…..76
Tabla 3 Instrumentos de recolección de datos………...77
Tabla 4 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 1………79
Tabla 5 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 2…..…..80
Tabla 6 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 3... 81
Tabla 7 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 4……....82
Tabla 8 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 5……....83
Tabla 9 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 6……....84
Tabla 10 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 7……....85
Tabla 11 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 8……....86
Tabla 12 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 9……....87
Tabla 13 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 10...88
Tabla 14 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 11…...89
Tabla 15 Resultados encuesta Colaboradores Pregunta 12...90
Tabla 16 FASE I, Plan de ejecución de la Propuesta...108
Tabla 17 FASE IV, Identificación de Riesgos………...129
Tabla 18 FASE IV, Matriz de Valoración de Riesgos………...130
Tabla 19 FASE IV, Respuestas al Riesgo………...131
Tabla 20 FASE V, Hoja de hallazgos antes de la propuesta...136
Tabla 21 FASE V, Hoja de hallazgos después de la propuesta....138
ÍNDICE DE ESQUEMAS Esquema 1 Mapa Conceptual del árbol del problema………...………22
Esquema 2 Organigrama de la Empresa SAPRIET S.A………...36
Esquema 3 Fases de la Propuesta.…….……..………...….107
Esquema 4 Diagrama de Flujo del Departamento de Compra…...118
14
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 RUC de la Empresa Sapriet S.A…...34
Gráfico 2 Representación gráfica resultados pregunta no.1...79
Gráfico 3 Representación gráfica resultados pregunta no.2...80
Gráfico 4 Representación gráfica resultados pregunta no.3...81
Gráfico 5 Representación gráfica resultados pregunta no.4...82
Gráfico 6 Representación gráfica resultados pregunta no.5...83
Gráfico 7 Representación gráfica resultados pregunta no.6...84
Gráfico 8 Representación gráfica resultados pregunta no.7...85
Gráfico 9 Representación gráfica resultados pregunta no.8...86
Gráfico 10 Representación gráfica resultados pregunta no.9...87
Gráfico 11 Representación gráfica resultados pregunta no.10...88
Gráfico 12 Representación gráfica resultados pregunta no.11...89
Gráfico 13 Representación gráfica resultados pregunta no.12...90
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 Formato de Documentos Área de Compras……….….153
Anexo 1.1. Formato para Requerimiento de Orden de Compra….…....153
Anexo 1.2. Formato ingreso de Orden de Compra………..153
Anexo 2 Formato de Documentos Área de Bodega………....154
Anexo 2.1. Ingreso De Inventario por Orden De Compra………154
Anexo 2.2. Ingreso de inventario (varios)………..154
Anexo 2.3. Egreso de inventario……….…155
Anexo 3. Visita a las instalaciones de SAPRIET S.A. y bodega de insumos……….…...156
Anexo 4 Certificado de Validación Gramatical………....159
Anexo 5 Validación Profesional Experto………...160
Anexo 5.1. Solicitud validación a Profesional………...160
15
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación tiene por finalidad demostrar la
importancia de contar con un Manual de Control Interno, con procedimientos
que permitan mejorar las operaciones, y evidenciar cuán eficiente puede ser
el recurso humano de la empresa, utilizando métodos estandarizados,
consiguiendo la eficacia en los procesos y el crecimiento de la Organización.
El proyecto inicia con la descripción del problema concerniente al sistema de
control interno en los Departamentos de Compras y Bodega de la compañía
Agrícola SAPRIET S.A., justificando adecuadamente el desarrollo de la investigación y formulándose como objetivo: “Determinar de qué manera ha
afectado a la empresa agrícola SAPRIET S.A., no contar con un manual de
Procedimientos de control interno, que le permita mejorar la calidad de sus operaciones.” Siguiendo con la investigación, se describe un marco teórico
y conceptual, que se refiere a los principales juicios y razonamientos de
diferentes autores expertos en el área de auditoria y finanzas, tales como
Oswaldo Fonseca Luna, Samuel Alberto Mantilla Blanco, Carlos Alberto
Cepeda Ortiz, Juan Ramón Santillana González, entre otros, teorías con las
cuales se obtuvieron conclusiones para fortalecer el proyecto. Ulteriormente
se detalló la metodología con la cual se iba a desarrollar la investigación,
aplicando métodos como el análisis y la observación, técnicas como la
elaboración de encuestas realizadas a los colaboradores de las áreas
administrativas de la empresa, exponiendo los comentarios de la
investigación. Al finalizar el presente proyecto se elaboró el Manual de
control interno, aplicable para los Departamentos de Compras y Bodega, con
los Procedimientos que brindan solución a las falencias en el control de las
actividades en la empresa, en concordancia con las normas NIC, NIIF y de
acuerdo con las leyes vigentes en el país. La investigación termina con la
16
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
1.1. Tema
Análisis del Sistema de Control Interno en los Departamentos de Bodega y
Compras de AGRÍCOLA SAPRIET S.A. de la Provincia de El Oro - Periodo
2011 -2012.
1.2. Planteamiento del Problema
1.2.1. Antecedentes
Las empresas ecuatorianas se caracterizan por no tener un adecuado
Sistema De Control Interno, el mismo que les permite evitar riesgos y
fraudes, proteger y cuidar los activos y los intereses de las empresas, así
como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su
organización. Las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un
control interno adecuado, debido a que gran parte de ellas son compañías
familiares, en la mayoría de los casos, carecen de formalidad, de una
organización adecuada y falta de manuales de procedimientos y de políticas
que sean conocidas por todos los integrantes de la empresa.
El Control Interno debe ser empleado por todas las empresas
independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza de sus
operaciones, y diseñado de tal manera, que permita proporcionar una
razonable seguridad en lo referente a la efectividad y eficiencia de las
operaciones, la confiabilidad de la información financiera, y el acatamiento
17
La empresa SAPRIET S.A. desde su creación hasta la actualidad no cuenta
con un Manual de Control Interno, esto dificulta el desarrollo de la compañía
en el área administrativa, por lo que es necesario el diseño de un Manual de
Procedimientos de Control interno que permita realizar sus actividades de
manera eficiente y eficaz en sus procesos, por consiguiente contribuya en el
desarrollo y crecimiento económico, así también para cumplir con las
obligaciones financieras y administrativas que exigen los respectivos
organismos de control. Además este proyecto es importante porque aportará
con estrategias que coadyuven a ajustarse al índice aceptable de
funcionamiento y consolidación como compañía.
En la actualidad SAPRIET S.A. ha tenido un desarrollo económico muy
grande y mientras mayor y compleja sea una empresa, mayor será la
importancia de un adecuado Sistema de Control Interno, cuando existen
compañías que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas
tareas delegadas, los dueños pierden control y es necesario un mecanismo
de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se
requiera en función de la complejidad de la organización, por lo tanto la
empresa necesita tener un mejor reordenamiento en sus actividades,
establecer parámetros para mejorar la calidad de control, puesto que existen
muchas falencias.
1.2.2. Síntomas
a) Las pequeñas y medianas empresas generalmente carecen de
control, esto genera que en la organización exista un bajo nivel de
cumplimiento de tareas por parte de los empleados de la empresa.
b) Otra causa principal que existe es la duplicidad de funciones, con
la deficiencia de control también se evidencia que no existe en la empresa
segregación de funciones, esto implica que un individuo no debe llevar a
18
responsabilidad; ninguna persona debe manejar todas las fases de un
proceso, como por ejemplo se puede mencionar en el Departamento de
compras existe una persona, la misma aprueba todos los requerimientos que
solicita bodega y no se ha establecido otro nivel de aprobación.
c) El no establecer niveles jerárquicos dentro de una compañía
obstaculiza la ejecución de procesos, así como también disminuye la calidad
de comunicación dentro de los departamentos, y esto retrasa la toma de
decisiones dentro de la administración.
d) En el análisis previo de la empresa SAPRIET S.A., se determinó que
existen falencias en los procesos administrativos, se ha establecido áreas de
mayor riesgo tales como: Bodega y Compras, que forman parte del sistema
administrativo de tal manera que esta investigación servirá para determinar
el mal uso de los recursos económicos de la empresa.
e) Los inventarios de las bodegas no cuadran en la toma física, por
cuanto los registros de entradas y salidas de los insumos son llevados en
kardex de forma manual, lo que impide a la administración tener
conocimiento del stock real en la bodega.
f) El no contar con un sistema adecuado de control en dichas áreas,
ha provocado que directamente se vean afectados los resultados
financieros, viéndose disminuidas las ganancias de la empresa ya que la
falta de control hace que exista desperdicio de recurso económico.
1.2.3. Causas
a) Habitualmente la razón por la cual las pequeñas y medianas
empresas carecen de control, es por el alto costo de mantener un
19
labores que se realizan dentro de la compañía, generalmente éstos
departamentos son llamados de auditoria interna.
b) Generalmente en las compañías por cuestiones de presupuesto, se
opta por concentrar varias funciones en un solo puesto de trabajo, ya que el
costo laboral es representativo. Dejando de lado la importancia que tiene la
segregación de funciones y el hecho que exista un nivel de jefatura que
ejecute el proceso de aprobaciones.
c) Particularmente las empresas pequeñas y medianas, son formadas
por vínculos familiares, lo que implica que muchas veces, no existan niveles
jerárquicos ya que son ellos los que toman decisiones en lugar de los
mandos medios.
d) El hecho de que existan falencias, proviene de la falta de políticas y
procedimientos que sirven de guía para el desempeño de las funciones
administrativas.
e) La carencia de un sistema automatizado para el control de
inventarios en la bodega de insumos revela información totalmente errónea
ya que los movimientos de los ítems son llevados de manera manual.
f) Que la selección de proveedores no se realice con la debida
objetividad y considerando cuidar los intereses de la compañía, resultando
en fraude o calidad pobre en productos y servicios.
1.3. Formulación del Problema
¿Es la carencia de control interno dentro de los departamentos de bodega
y compras, lo que genera el uso inadecuado de los recursos de AGRÍCOLA
20
1.4. Delimitación del Proyecto de Investigación
Campo: Privado
Área: Auditoria
Periodo: 2011 – 2012
Ubicación: Buenavista – El Oro – Ecuador
Aspecto: Análisis del Control Interno de los Departamentos de Bodega
y Compras de la Empresa SAPRIET S.A. durante el periodo
2011-2012 de la Provincia de El Oro.
Tema: Análisis del Sistema de Control Interno en los Departamentos
de Bodega y Compras de AGRÍCOLA SAPRIET S.A. de la
Provincia de El Oro del periodo 2011 -2012.
1.5. Justificación del Proyecto de Investigación
Se ha considerado realizar el presente tema de investigación por la
necesidad que tiene SAPRIET S.A. de contar con un sistema adecuado de
control interno que le ayude a tener una mejor calidad en los procesos
operativos de los Departamentos de Bodega y Compras, siendo estos los
más vulnerables con los que actualmente cuenta la compañía.
Es importante demostrar lo beneficioso que es contar con técnicas que
ayuden a los colaboradores de la corporación a optimizar el tiempo y los
recursos con los que cuenta la misma, siendo así más eficientes y eficaces
al momento de realizar sus funciones.
Con el presente proyecto de investigación se demostrará cuán importante es
21
S.A. que es la Empresa que se analizará, no cuenta con un Manual de
Control Interno, especialmente en los Departamentos de Bodega y Compras,
lo que conlleva a que se presenten ciertas irregularidades tales como:
pérdida de productos en la bodega de insumos, anomalías en el proceso de
compras, carencia de un control sistematizado de inventarios que a su vez
permita tener conocimiento del stock de insumos con el que cuenta la
22
1.6. Árbol del Problema
El inapropiado uso de los recursos provoca un impacto monetario que se ve reflejado en los Estados
Financieros
¿Es la carencia de control interno dentro de los departamentos de bodega y compras, lo que genera el uso inadecuado de los recursos de AGRÍCOLA SAPRIET S.A. de la Provincia de El Oro -
Periodo 2011 -2012?
Incongruencia en los saldos de las cuentas de inventarios
de insumos
La Falta de niveles de aprobación implica que se
realicen compras que no están autorizadas en la
Compañía.
No tener información precisa del stock, en cantidades y condiciones del inventario con el que cuenta la empresa
Ausencia de un Cronograma de Toma Física de Inventarios Periódicos en la
Bodega de Insumos. Carencia de un esquema de
procedimientos para la selección de Proveedores
en el área de Compras.
Falta de un programa sistematizado para la
administración de los inventarios de insumos.
Desconocimiento por parte de la administración, de la importancia que tiene la existencia de un manual de
Procedimientos dentro de una Compañía. Inexistencia de Segregación
de Funciones, lo que implica que una sola persona realice
todo el proceso de compras
23
1.7. Sistematización de la Investigación
¿De qué manera se realiza el proceso de compras actualmente
en la empresa?
El proceso de Compras se ha venido operando sin ningún control. Se da por
iniciado este proceso, con el requerimiento que el departamento de bodega
realiza al departamento de Compras. El encargado de la bodega hace una
verificación de forma empírica de los productos que mantiene en
almacenamiento y luego solicita los insumos que generalmente son
requeridos por cada una de las haciendas con los que se genera la
producción. Regularmente Compras no realiza cotizaciones, lo cual impide
tener más proveedores que ofrezcan mejores beneficios a la empresa.
¿Cuenta la Empresa Agrícola SAPRIET con procedimientos
establecidos dentro de un Manual para los Departamentos de Compras
y Bodega?
En la actualidad, SAPRIET SA, no cuenta con procesos implantados para
las áreas mencionadas en la investigación.
¿De qué forma incide la falta de niveles de aprobación para
realizar un proceso de compra dentro de la Empresa SAPRIET S.A.,
sabiendo que carece de un Manual de Procedimientos para el Área?
Sin niveles jerárquicos para la aprobación de Compras, la empresa se ve
afectada económicamente, ya que no existe control para realizar este
proceso, por este motivo el problema que genera el no contar con
aceptaciones por parte de Gerencia, es optar por proveedores y productos
que pueden estar totalmente fuera del presupuesto de la Compañía.
¿Qué tipos de controles se realizan en el departamento de
24
SAPRIET S.A. no cuenta con controles estrictos dentro de la bodega,
tampoco cuenta con un inventario sistematizado, lo que hace dificultosa la
revisión de los suministros con los que se cuenta dentro del inventario. Por
esta circunstancia, por lo complejo que resulta el conteo, la empresa apenas
realiza inventarios una vez cada año.
¿Cuál es el procedimiento actual para la recepción y despacho
en la bodega?
Cabe indicar que la bodega a la cual se está investigando, almacena
insumos que sirven para la producción del banano. La recepción y despacho
se realiza de manera manual, ya que la empresa no cuenta con un control
sistematizado de inventarios, por tal motivo existe un alto riesgo que se
produzcan errores en el registro de los ingresos y egresos de los productos
en la bodega.
1.8. Objetivos de la Investigación
1.8.1. Objetivo General de la Investigación
Mejorar el uso de los recursos mediante la estandarización de Políticas de
Control Interno para las áreas de Bodega y Compras, que garanticen la
calidad de los procesos administrativos.
1.8.2. Objetivos Específicos de la Investigación
Controlar la administración de los recursos para perfeccionar los
procesos ejecutados por el personal de la compañía.
Definir niveles de Responsabilidad para fundar el principio de
25
Instaurar un apropiado control de los registros, según criterios en
auditoria de gestión.
Desarrollar lineamientos que permitan controlar los procesos en las
áreas de Compras y Bodega con la finalidad de instruir al recurso humano.
1.9. Limitación de la Investigación
Uno de los principales limitantes para el desarrollo del proyecto de
tesis es que la empresa analizada se encuentra fuera de la ciudad de
Guayaquil, específicamente en la provincia de El Oro, sin embargo se ha
escogido esta empresa porque se cree que este proyecto ayudará al
progreso, de la compañía, abrirá otras fuentes empleo que contribuirá al
desarrollo de las personas.
El no formar parte de la empresa para tener más facilidad en la
recopilación de la información, dificulta el acceso y limita el desarrollo del
proyecto.
De tipo económico, por cuanto es necesario movilizarse a otra
provincia para obtener más información durante el periodo de investigación.
1.10. Hipótesis
Con la formalización de lineamientos para el cumplimiento y optimización de los
procesos, pueden solucionarse las deficiencias del Sistema de Control Interno
26
1.11. Identificación de las Variables
1.11.1. Variable Independiente
La variable independiente corresponde a la formalización de lineamientos
para el cumplimiento y optimización de los procesos.
1.11.2. Variable Dependiente
La variable dependiente con las deficiencias del Sistema de Control Interno
en los Departamentos de Bodega y Compras de la Empresa SAPRIET S.A.
1.12. Operacionalización de las Variables
Tabla Nº 1
Variable Concepto Medición Indicadores
Variable Independiente
27
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1. Antecedentes Referenciales de la Investigación
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento
de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta
fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar
y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la
producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de
continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales
y administrativos; viéndose forzados a delegar funciones dentro de la
organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos
que pronosticaran o disminuirán fraudes o errores, debido a esto comenzó a
hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de
los negocios; ya que se había prestado más atención a la fase de producción
y comercialización que a la fase administrativa u organizativa,
reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control
como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las
entidades.1
Cepeda (1997), expresa que el control interno es, fundamentalmente, una
responsabilidad gerencial desarrollada en forma autónoma que para que
rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y requerimientos
de cada organización.
Hasta la fecha, el concepto "Control Interno" carece de una definición
apropiada o universal, que sea aceptada o aprobada por todos los que
28
investigan el tema. Los enfoques dados por diferentes autores que han sido
consultados tienen puntos coincidentes al definir el concepto, pues todos
destacan que contribuye al logro de los objetivos propuestos por las
entidades, que es un plan estructurado de la organización, que tiene como
objetivo primordial salvaguardar los recursos, que contribuye a la
información veraz, a promover la eficiencia y en la actualidad se reconoce
que involucra a los directivos y trabajadores en general y no solamente a los
contadores y auditores.
A continuación se detalla una recopilación de los conceptos que se
consideran más importantes y que van marcando el desarrollo de la teoría
en el tiempo:
• La primera definición formal de Control Interno fue establecida
originalmente por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados – AICPA en 1949:
"El Control Interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y
medidas de coordinación acordados dentro de una empresa para
salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas
gerenciales establecidas...un "sistema" de Control Interno se extiende más
allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones
de los departamentos de contabilidad y finanzas".
• Instituto Mexicano de Contadores Públicos, "Examen del Control
Interno", Boletín 5 de la Comisión de Procedimientos de Auditoría, México,
1957:
"En un sentido más amplio, el Control Interno es el sistema por el cual se da
efecto a la administración de una entidad económica. En ese sentido, el
término administración se emplea para designar el conjunto de actividades
necesarias para lograr el objeto de la entidad económica. Abarca, por lo
29
consumo de una empresa; sus relaciones públicas y privadas y la vigilancia
general sobre su patrimonio y sobre aquellos de quien depende su
conservación y crecimiento".
• William L. Chapman, Procedimientos de Auditoría, Colegio de
Graduados en Ciencias Económicas de la Capital Federal, Buenos Aires,
1965:
"Por Control Interno se entiende: el programa de organización y el conjunto
de métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa
para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables
y el grado de confianza que suscitan a efectos de promover la eficiencia de
la administración y lograr el cumplimiento de la política administrativa
establecida por la dirección de la empresa".
• En 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control
Interno se entiende como:
"El proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones
específicas con seguridad razonable en tres principales categorías:
efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera
y cumplimiento de políticas, leyes y normas."
Este informe refleja una definición, un poco más detallada, al argumentar
que el Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un
conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos,
efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una
garantía razonable para el logro de los objetivos siguientes:
• Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y,
la calidad en los servicios;
• Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida,
30
• Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales;
• Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con
oportunidad.
Según Holmes, 1994 lo define como:
"Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar
los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer
la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización".
La responsabilidad por las actuaciones recae en el dueño y administrador
delegados, por lo cual es necesario establecer un Sistema de Control Interno
que les permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones
administrativas se ajustan en todo a las normas aplicables a la organización.
Los Sistemas de Control Interno de cada entidad, a partir del estudio de sus
características, deben establecer sus acciones y medidas de control interno
y deben cumplirse por todas las personas involucradas y responsabilizadas
con su funcionamiento.
El Control Interno comprende el plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia. Cabe destacar que el sistema de
control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con
las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir
con el fin de tomar medidas y así su reiteración. 2
En la investigación previa que se realizó a la empresa SAPRIET se ha podido
determinar que una de las principales deficiencias radica por la falta de
control en sus procesos, si bien es cierto se está investigando las áreas de
31
Bodega y compras que son áreas de las más vulnerables de la compañía,
podemos decir que también existen falencias en sus demás departamentos,
tales como producción y finanzas.
Cabe indicar que para el año 2011 se realizó una auditoria externa de
estados financieros, en la cual se detectó irregularidades en el control de los
inventarios, pues como no cuenta la empresa con un sistema automatizado
para el manejo de inventarios, la pérdida de los mismos es inherente. Con el
fin de mejorar la operatividad de la empresa, Al ampliar sus horizontes
SAPRIET SA se vio en la necesidad de incluir un nuevo Departamento en su
estructura organizacional y física, al cual se le otorgó la responsabilidad de
llevar a cabo el proceso de compras con profesionalismo y transparencia,
por tal motivo, en ese mismo año, se instauró el Departamento de Compras
que entre sus funciones se encarga de la búsqueda y selección de
proveedores para posteriormente adquirir insumos con el fin de abastecer la
bodega principal.
Para sustentar esta investigación se tomaron en cuenta como antecedentes,
diversos estudios previos, tesis de grado y opiniones de algunas teorías
relacionadas al diseño de Manuales de Procedimientos de Control Interno.
Los antecedentes que a continuación se citan, proporcionan a la
investigación una base teórica que sustenta el problema planteado.
Un Sistema de Control Interno diseñado especialmente para las necesidades
de la empresa, constituye un factor esencial en las políticas de desarrollo
administrativo, así como en las proyecciones funcionales; puesto que
permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno perfeccionamiento de
las actividades del negocio.
Por otra parte, se ha decidido desarrollar este proyecto investigativo por la
necesidad que se presenta en la empresa de ejecutar controles para las
áreas de Bodega y Compras, ya que en el período investigado han
acontecido irregularidades que han llevado a la malversación de recursos
32
SAPRIET, surge cuando el Sr. Aurelio Prieto Calderon (+) en el año 1956,
después de terminar sus estudios en la ciudad de Guayaquil, regresó a El
Oro, para seguir trabajando en la tierra cultivando plantas de banano, que
para ese entonces, era la principal actividad agrícola de la época. Allí fue
cuando un comprador intermediario de la UNITED FRUIT, pidió que le
vendiera su fruta, Cuando el comprador observó lo que le mostró, comentó
que el fruto tenía buen peso y excelente calidad. A la siguiente semana
comenzó a comprar una cantidad considerable de cajas de banano,
resultado de esto en un período de cinco meses había recogido la cantidad
de 22.000 sucres, Este dinero sirvió para construir un canal de riego desde
el río Santa Rosa, que terminó en el río de Buenavista, con el que podrían
ser regados las plantaciones de banano y cacao que eran propiedad de su
padre.
Con los beneficios económicos de los primeros años, se decidió mejorar la
tierra para obtener una mayor producción y una mejor calidad de la fruta.
Alquiló la hacienda "La María" propiedad del Sr. Ricardo Calero, situado
en la parroquia de La Victoria, que pertenece al Cantón Santa Rosa junto
a la Ribera del río Buenavista. Se trataba de una hacienda con
plantaciones de cacao, pero sembró miles de plantas de banano que en
seis años obtuvo suficientes ingresos, de esta forma comenzó a crecer
económicamente su negocio, continuó comprando nuevas tierras para
seguir con la siembra de lo que se conoce como el oro verde de siembra.
En la Parroquia de Buenavista fue uno de los primeros agricultores en
instalar un sistema fijo de riego por aspersión y un sistema funicular para
mejorar las condiciones de calidad y productividad. En el año 1989 se
empezó con el cambio para exportar plátanos totalmente libre de químicos
de nuestras haciendas y ser socialmente responsables con el medio
ambiente, se distingue su fruta por el sello de identificación en cada caja
33
Para el año de 1998 con un periodo de casi 10 años se concluye con el
proceso de banano libre de químicos, es así que el Ec. Pablo Prieto Barriga,
hijo de Aurelio Prieto Calderón toma la Gerencia General de lo que era
entonces GRUPO AGRÍCOLA PRIETO, se empezó a cultivar Banano
totalmente libre de químicos, ya que pasó de ser un cultivo convencional a
ser netamente orgánico, desde entonces la Empresa ha sido una de las
pioneras en cultivar frutas orgánicas e incentivar a otros productores tomar
conciencia para que utilicen este tipo de cultivo.
En el año 2008 después que el principal mentalizador de esta empresa
falleciera, los herederos de la compañía, sus hijos, crearon una nueva
razón Social llamada SAPRIET S.A. la misma que está constituída por 5
haciendas que resultan alrededor de 340 hectareas en plena producción
de banano y dan empleo a más de 250 personas.
La compañía se encuentra ubicada en la Provincia De EL ORO, Cantón
PASAJE, Parroquia BUENAVISTA, Calle Bolívar, número S/N, Oficina P.B.
34 Gráfico 1: Ruc de la empresa SAPRIET
Fuente: Pagina Web Servicio de Rentas Internas
35
1.12.1. La Organización SAPRIET – El Oro
SAPRIET, es una organización que se siente orgullosa de apoyar y
practicar los principios de equidad y el crecimiento sostenido, que son
fundamentales para impulsar el desarrollo y el bienestar de la provincia de
El Oro y seguir comprometidos con el progreso de este hermoso país
Ecuador.
SAPRIET S.A. Promueve cinco programas de ayuda básica a sus
trabajadores, para que puedan tener un mejor estilo de vida, a través de los
beneficios que ofrece el comercio justo, que por cada caja de banano
exportada los trabajadores reciben un bono en su sueldo, que directamente
se gestiona a través de la asociación que está administrada y constituida
por los empleados y trabajadores de la compañía.
Misión
Es convertirse en el principal grupo empresarial agrícola y ser pioneros en
las nuevas técnicas de cultivo en los vegetales y frutas, producción de
sectores. Cultivar productos orgánicos de alta calidad para los mercados
nacionales e internacionales, llevar a cabo todos nuestros esfuerzos,
nuestra filosofía es proporcionar beneficios de valor agregado a todos los
involucrados, como para nuestros clientes, empleados, accionistas,
proveedores y la comunidad en general. Además, nuestra participación es
mejorar continuamente la calidad de vida de todos los habitantes, una
situación financiera sana y el desarrollo sostenido. Ser comprometida y ser
un fiel defensor para impulsar el desarrollo de nuestra provincia de El Oro.
Visión
Nuestro objetivo es construir relaciones duraderas con nuestros clientes en
todo el mundo. Para continuar en nuestra cruzada y ser un ejemplo de
respeto a nuestros compañeros de la humanidad, independientemente del
color, sexo, origen nacional, edad o creencias religiosas. Seguir con
36
permanentemente se beneficiará en nuestra base de empleados de
financiación, crear mejor comprensión dentro de miembros de la familia y,
en definitiva, se mejorará en la comunidad. Trabajar hacia el objetivo, que
nuestra marca sea reconocida a nivel mundial teniendo en cuenta sus
características sobresalientes, ayudando así a elevar las normas del mundo
internacional de alta calidad del Ecuador Exportar imagen. Apoyar la
comprensión y el desarrollo de ecológicos y acciones de responsabilidad de
la comunidad nacional e internacional. Compartir nuestra historia corporativa
con éxito con la comunidad empresarial y con impaciencia luchar contra la
pobreza en el mundo de todos los países emergentes.
Organigrama de SAPRIET S.A.
ASESORIA LEGAL DELEGADO DEL FLO
JEFE FINANCIERO
ASISTENTE ASISTENTE DE
INVENTARIOS ASISTENTE
CONTABLE FITO SANITARIO
INSPECTORES BODEGUEROS
AUXILIAR CONTABLE
ADMINISTRADOR CENTRO DE ACOPIO
37
Actividad Económica
SAPRIET O GRUPO AGRÍCOLA PRIETO, es un negocio de agricultura
familiar.Tenemos actualmente 340 hectáreas en plena producción y emplea
a aproximadamente 250 personas. También contamos con un centro
médico que trata a nuestros empleados y una farmacia. Como un beneficio
de la empresa, nuestros empleados compran sus alimentos en su propio
mercado a precios con descuento y pueden cancelar con crédito.
Diversificación de cultivos y productos orgánicos de la mejor calidad.
Dado nuestro éxito en el cultivo de plátano, estamos por plantar otros
cultivos, como el cacao, maíz, plátanos verdes y árboles.
Producción de Bananas
Producción: 14000 cajas por semana
Producción de invierno: enero a mayo debido a factores climáticos, la
producción es entre 13000-16000 cajas de bananas por semana
Producción de verano: cajas de bananas de 43 libras de se fabrica entre
10000-12000, cajas por semana.
2.2. Marco Teórico Referencial
2.2.1. Departamento de Compras
La gestión de compra es una ocupación de vital importancia en una empresa,
en la adquisición de insumos o materias primas, no obstante, varía de
acuerdo a la naturaleza y tamaño de la compañía.
Independientemente del tamaño de la Organización, en el instante en que el
38
éste compromete una parte sustancial del presupuesto y financiamiento de
la empresa, afectando el capital de trabajo y al flujo de caja.3
2.2.1.1. Objetivos de la Compra
El objeto primordial de la gestión de compras es asegurar la existencia del
suministro de materias primas, productos sub-contratados, insumos,
repuestos y reducir el costo final de los productos terminados. En otras
palabras, la misión no es sólo obtener las materias primas e insumos al
precio más bajo, sino que también reducir el costo final del producto para la
venta.
Los objetivos del departamento de compras pueden ser los siguientes:
Para hacer uso de la materia prima, proveedores y equipos al
menor costo posible: Minimizar costos de entrada aumenta la
productividad y permite la rentabilidad de las operaciones.
Asegurar el flujo continuo de la producción: Mediante un
suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc.,
junto con el área de reparación y mantenimiento.
Aumentar la rotación de activos: La inversión en los inventarios se
debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Esto
aumentará el volumen de los activos y por lo tanto la rentabilidad de la
empresa.
Desarrollar una fuente alternativa de suministro: Examinar
nuevas alternativas de abastecimiento de materiales incrementa la
capacidad de comercialización por parte del comprador, permite mermar el
costo de los materiales y desarrolla la capacidad de responder a las
emergencias.
39
Conseguir la máxima integración con otros departamentos de
la empresa: El departamento de compra está relacionado con diversas
áreas dentro de la empresa, especialmente con el departamento de
producción, debido a su relación ya que deben conocerse las
especificaciones y el flujo de material que se va a adquirir, al departamento
de ingeniería o Departamento de Mantenimiento para la compra de
instrumentales o herramientas, equipos y máquinas, al departamento de
ventas por las proyecciones de ventas en cada periodo y su efecto que será
vital para la planificación de las Compras de materiales, al departamento de
finanzas para salvaguardar los niveles de compras de materiales e insumos
adecuados y estimar el capital de trabajo requerido, al departamento de
atracción de talento para una correcta selección de personal y al desarrollo
de los Departamentos de Compra y mantenimiento para una buena relación
con los proveedores.
Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de
gestión: El proceso de registro de datos y preparación de informes debe ser
normalizado o estandarizado, de modo que el sustento de registros pueda
ser facilitado. La exposición de informes periódicos de gestión de las
actividades de compra, justifica la existencia emancipada del departamento.4
2.2.1.2. Función de Compra
El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar
cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y
comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos
para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para
recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de
éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial,
puesto que una buena administración de éstas mejora la posición
4 Proyecto de Tesis; “Manual de compras internacionales” Autor: Omar González Fernández,
40
competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los
fondos de la organización.
Un control interno adecuado sobre las compras exige, en primer lugar, una
estructura organizacional que delegue a una persona exclusiva para efectuar
todas las compras de los materiales y productos.
Las funciones de compra, recibo y registro deben estar claramente
separadas. Este tipo de operación en las grandes empresas se maneja por
departamentos, en las pequeñas empresas esto no es posible, por lo cual es
factible responsabilizar a una persona que supervise apropiadamente todas
las transacciones de compra. 5
2.2.1.3. Principios de Aprovisionamiento
El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:
Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la
empresa.
Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y
servicios que el abastecedor ofrece.
El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento
de los precios y tendencias del mercado (oferta – demanda).
Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones
más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y
fecha de entrega.
Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.6
41
2.2.1.4. Planeación y Programación de las Compras
La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la
determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto
generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas
establecidas.
Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una
parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es
auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como
personal por servicios de compra.
Las principales funciones a desarrollar por esta sección son las siguientes:
1) La Planificación de Compras. Ésta se concreta en un documento,
el Plan Anual de Compras, que se integra a su vez en el Presupuesto Anual
de la compañía y en el que, a partir de las tiradas previstas y los
correspondientes consumos, se fijan las fechas y cantidades de materiales
a adquirir.
2) La Selección de los Proveedores, entre todas las empresas
susceptibles de trabajar para la compañía, así como la negociación de las
condiciones con éstos, constituye la segunda gran responsabilidad de la
Sección de Compras.
3) Realización del Pedido. Éste viene determinado,
fundamentalmente, por la necesidad real de compra, surgida del consumo
de los materiales almacenados y de la obligatoriedad de su reposición para
mantener el ciclo productivo. Otros factores de naturaleza financiera y
logística pueden tener también una gran importancia en la forma y tiempo en
42
4) Control de las Compras. Cuando el proveedor ha servido la
mercancía solicitada, justificándolo con un albarán de entrega (documento
mercantil que acredita la entrega de un pedido), el receptor de la mercancía
debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente, y
después de que ésta ha pasado los controles de calidad establecidos,
almacén envía a Compras el albarán sellado o firmado, en señal de
conformidad, junto a la copia del pedido.
Una vez completado el ciclo y corregido el dato de existencias en almacén
con la entrada del nuevo material, se actualiza la planificación de compras,
a la espera de que el consumo haga necesarios nuevos pedidos.
2.2.2. Departamento de Bodega (Bodega de Insumos)
El almacén es una unidad de servicios en la estructura orgánica y funcional
de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
La Bodega es un lugar especialmente estructurado y planificado para
custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la
empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción, o la
venta de artículos o mercancías.
2.2.2.1. Principales Funciones en la Bodega o Almacén
2.2.2.1.1. Función de Recepción de Materiales
Todos los bienes recibidos por la empresa o negocio, sin excepción, deben
pasar por la recepción de materiales, independientemente del
almacenamiento y despacho.
43
La aceptación de los materiales recibidos, después de que estos
hayan sido debidamente contados e inspeccionados en cuanto a su calidad
y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
La detección de mercadería dañada o defectuosa
El almacenamiento y distribución en perchas de la mercadería
recibida.
La recepción de mercaderías implica un conjunto de acciones
encaminadas a controlar la llegada de los pedidos realizados. Para recibir
materiales adecuadamente, el establecimiento debería contar con un área
preestablecida para esta operación. Este espacio debería ubicarse lo más
cerca posible de las áreas de almacenamiento. Debe contar con buena
iluminación para poder inspeccionar la mercadería adecuadamente así como
de los elementos de administración, por ejemplo, la balanza.
Además, deberían organizarse las entregas de modo tal, que se
pueda dedicar a la recepción el tiempo necesario. Todo esto requiere
planificación previa. El mismo comprende la elaboración de una planilla para
ejecutar una recepción segura.
Destinar personal capacitado al frente de la tarea de recepción de
mercadería. El personal a cargo, encargado de compras, deberá conocer de
alimentos para decidir o consultar qué mercaderías aceptará o rechazará.
Fecha de vencimiento para posteriormente generar un
almacenamiento adecuado. Trasladar la materia prima en forma tal que se
eviten golpes y sacudidas bruscas que produzcan daños en el producto.
Prever la descarga de los materiales con especial cuidado, informando
debidamente y controlando a los peones, transportistas, auto-elevadoristas,
etc. Garantizar, en todos los casos, que las entregas se realicen de la forma
y modo estipulados. Procurar que la persona encargada de recibir la
mercadería posea una copia de los pedidos, para poder
Controlar las especificaciones y verificar que lo entregado
44
2.2.2.1.2. Función de Almacenamiento
Es la acción de guardar los materiales en condiciones necesarias tales que
impidan la contaminación. A medida que los bienes se almacenan, estos son
contados, inspeccionados, con la finalidad de contabilizar el total recibido y
puesta en existencia. Al realizar el almacenamiento se hace una contribución
importante de control global de los inventarios
Generar el almacenamiento adecuado es la decisión que la empresa toma
para sostener la calidad del producto comprado que, además de proteger al
cliente, también genera un gran ahorro en el costo de la mercadería ya que:
Comprueba las cantidades recibidas, para determinar que sean
correctas.
Facilita el almacenaje adecuado, como medida de protección contra
los elementos y las extracciones no autorizadas.
Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de
salida.
Disminuye el desperdicio de materiales
Mantener todo los más separado posible evita contaminaciones
cruzadas
2.2.2.1.3. Función de Distribución
La persona responsable de los materiales, tiene razón en insistir que se
emita una solicitud anticipada de todos los elementos que pasan por sus
manos, que sirvan como sustento.
Las mercancías se pueden entregar directamente del proveedor al
destinatario, de un centro de distribución a un destinatario o de un proveedor
45
Las funciones de la distribución de mercancías, es el proceso de distribución
de manera eficiente, desde la fase de planificación hasta el envío de las
mercancías.
2.2.2.1.4. Función de Despacho
El despacho de los bienes debe hacerse después de haber recibido la
autorización apropiada. Normalmente esta autorización será un pedido de
insumos o materiales para la producción aprobado por la Jefatura de
Producción, aunque la función de despacho incluye la devolución de
materiales defectuosos a los proveedores.
Este aspecto de control se ve fortalecido por el hecho de que una persona
externa, el cliente, inspeccionará la entrega de mercadería y notificará
cualquier discrepancia entre la lista solicitada, los bienes pedidos y los
bienes realmente recibidos.
Para los despachos de las mercaderías, deberán ir acompañados de lo
siguiente:
Orden de despacho o comprobante de egreso.
2.2.3. Control Interno
El Control Interno proporciona un Plan de Organización de todos los
métodos y medidas de coordinación convenidos dentro de una Compañía
para proteger sus bienes, comprobar la seguridad de su información
financiera - contable, incentivar la eficiencia operacional y la adhesión a las
políticas gerenciales establecidas. Un "sistema" de Control Interno se
extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con
46
2.2.3.1. Importancia del Control Interno
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo
práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de
implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas
realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno
resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones,
conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los
controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
2.2.3.2. Antecedentes Históricos del Control Interno en la Compañía
Históricamente la Empresa SAPRIET SA, ha tenido un gran desarrollo
económico y social, pero su base administrativa ha presentado muchas
debilidades, las mismas que se ven reflejadas en la falta de control dentro
de sus departamentos. Por ser una empresa en crecimiento poco a poco ha
ido incrementando su recurso humano lo cual ha generado que se creen
nuevas áreas
2.2.3.3. Objetivos del Control Interno
Entre los objetivos del control interno tenemos:
Organizar la calidad y calidez del personal
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes
o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y
extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma
de decisiones.
