PRO OPUEST LA AD
TA DE SIS MINISTR
MULTIP
ÁL
PON CAR
STEMA P RACIÓN D PROYECT
LVARO FEL NICOLÁ
NTIFICIA U FACULT RRERA DE
OC
1
PARA M DE INVE TOS IND
LIPE CORT ÁS URIBE Z
NIVERSIDA AD DE ING INGENIER
BOGOTÁ
CTUBRE 20
EJORAR ENTARIO DUSTRIA
TÉS BELTR ZAMORA
AD JAVERI GENIERÍA
ÍA INDUST
009
R LA EFIC OS APLIC
L LTDA.
ÁN
ANA TRIAL
CIENCIA CADO A
A DE
PRO OPUEST LA AD
TA DE SIS MINISTR
MULTIP
ÁL
PON CAR
STEMA P RACIÓN D PROYECT
LVARO FEL NICOLÁ
D FERNAND
INGENI
NTIFICIA U FACULT RRERA DE
OC
2
PARA M DE INVE TOS IND
LIPE CORT ÁS URIBE Z
DIRECTOR DO MARIÑO
IERO INDU
NIVERSIDA AD DE ING INGENIER
BOGOTÁ
CTUBRE 20
EJORAR ENTARIO DUSTRIA
TES BELTR ZAMORA
R:
O LOZANO USTRIAL
AD JAVERI GENIERÍA
ÍA INDUST
009
R LA EFIC OS APLIC
L LTDA.
ÁN
ANA TRIAL
CIENCIA CADO A
A DE
3
AGRADECIMIENTOS
Los autores expresan sus agradecimientos a:
A todas y cada una de las personas que de una u otra forma aportaron ideas y conocimientos para la elaboración de este documento.
4
CONTENIDO
pag.
INTRODUCCIÓN……….8
RESUMEN………..10
1 MARCO HISTÓRICO ... 11
1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. ... 11
1.2 EL SECTOR PLÁSTICOS DENTRO DEL SECTOR MANUFACTURERO .... 11
2 ESTUDIO PRELIMINAR DE LA EMPRESA ... 15
2.1 GENERALIDADES DEL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA - ESTADO ACTUAL ... 15
2.1.1 Productos ... 17
2.1.2 Proveedores ... 20
2.1.2.1 Proveedores de materia prima ... 20
2.1.2.2 Proveedores de mano de obra ... 20
2.1.3 Principales procesos de manufactura ... 20
2.1.3.1 Forros de lavadora ... 21
2.1.3.2 Cortinas de baño ... 22
2.1.4 Ventas ... 23
2.2 ENTORNO COMPETITIVO ... 23
2.3 PROBLEMÁTICAS ... 24
2.3.1 Alto nivel de inventarios ... 25
2.3.2 Sincronización con talleres satélite ... 27
3 OBJETIVOS ... 28
3.1 OBJETIVO GENERAL ... 28
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 28
4 DIAGNÓSTICO DE PROVEEDORES ... 29
4.1 METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNOSTICO ... 29
4.1.1 Entrevistas en profundidad ... 29
4.2 FORMATO DE DIAGNÓSTICO ... 30
4.3 INFORME DE DIAGNOSTICO ... 33
4.3.1 Matriz DOFA ... 33
4.3.2 Estrategias propuestas ... 34
4.3.2.1 Proveedores de materia Prima ... 34
4.3.2.2 Proveedores de Mano de Obra ... 35
5 PRONÓSTICOS ... 36
5.1 MARCO TEÓRICO PRONÓSTICOS ... 36
5
5.1.1 Métodos cualitativos ... 37
5.1.1.1 Método Delphi ... 37
5.1.1.2 Jurado de opinión ejecutivo ... 37
5.1.1.3 Consulta a vendedores ... 38
5.1.1.4 Investigación de mercados de consumo ... 38
5.1.2 Métodos cuantitativos ... 38
5.1.2.1 Métodos de series de tiempo ... 38
5.1.2.2 Promedio Simple ... 38
5.1.2.3 Promedio Móvil ... 38
5.1.2.4 Suavización exponencial ... 39
5.1.2.5 Suavización exponencial doble (Ajustado a la tendencia) – Método HOLT 39 5.1.2.6 Suavización exponencial triple (Ajustado a la tendencia y la estacionalidad) – WINTERS ... 40
5.1.3 Métodos causales ... 40
5.2 PROCEDIMIENTO DE PRONÓSTICOS APLICADO ... 42
5.2.1 Análisis de tendencia por referencia ... 44
5.2.2 Pronósticos cortinas de baño ... 48
5.2.2.1 Pronóstico cortina fondo entero ... 48
5.2.2.2 Pronóstico cortina estampada ... 49
5.2.2.3 Pronóstico cortina estampada doble ... 49
5.2.3 Pronósticos forros de lavadora ... 50
5.2.3.1 Pronóstico forro tradicional estampado ... 50
5.2.3.2 Pronóstico forro tradicional sin estampar ... 51
5.2.3.3 Pronóstico forro digital estampado ... 52
5.2.3.4 Pronóstico forro digital sin estampar ... 53
5.2.4 Ajuste cualitativo de pronósticos de acuerdo a criterio de expertos ... 53
6 LAYOUT PROPUESTA LOGÍSTICA ... 56
6.1 MARCO TEÓRICO DEL LAYOUT LOGÍSTICO ... 56
6.1.1 HERRAMIENTAS PARA LA ELABORACIÓN DEL LAYOUT LOGÍSTICO 57 6.1.1.1 Diagrama de operaciones ... 57
6.1.1.2 Diagrama de flujo ... 58
6.1.1.3 Diagrama de recorrido ... 58
6.1.1.4 Estudio de tiempos con cronometro ... 59
6.1.1.5 Clasificación ABC de los inventarios ... 60
6.1.1.6 Estudio del Layout logístico ... 61
6.2 APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS PARA DISEÑAR EL LAYOUT LOGÍSTICO ... 61
6.2.1 Desarrollo de diagramas de operación, flujo y recorrido ... 61
6.2.2 Desarrollo de Tiempos Estándar ... 62
6.2.3 Desarrollo de la clasificación ABC de los materiales ... 64
6.2.3.1 Clasificación ABC para Materia Prima ... 64
1.1.1.1 Clasificación ABC para Producto Terminado ... 66
6.3 PROPUESTAS A PARTIR DEL DISEÑO DEL LAYOUT LOGÍSTICO ... 68
6.3.1 Reducción de costos ... 68
6.3.1.1 Disminución de los costos de las existencias ... 68
6
6.3.2 Aumento de la productividad. ... 70
6.3.2.1 Uso eficiente del espacio disponible ... 70
6.3.2.2 Aumento de la productividad ... 71
6.3.3 Reducción de las pérdidas ... 74
6.3.3.1 Control apropiado de los movimientos ... 74
6.3.3.2 Protección oportuna de los materiales ... 76
6.3.3.3 Flexibilidad en el sistema de almacenamiento ... 77
6.3.4 Mejora de la distribución ... 78
6.3.4.1 Funcionalidad para la recepción y expedición de las mercancías ... 78
7 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ... 80
7.1 MARCO TEÓRICO DE SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ... 80
7.1.1 Definición de Sistema de Inventario ... 80
7.1.2 Objetivos del Inventario ... 80
7.1.3 Costos del inventario ... 81
7.1.4 Clasificación de los modelos de inventarios ... 82
7.1.4.1 EOQ con punto de reorden con un nivel de servicio específico (Demanda Variable) ... 83
7.1.4.2 Cantidad de pedido con revisión fija con un nivel de servicio especifico 84 7.1.5 Enlazamiento de pronósticos y administración de inventarios ... 85
7.2 APLICACIÓN DE LA PROPUESTA DE MODELO DE INVENTARIO ... 86
7.2.1 Inventarios en Multiproyectos Industrial Ltda. ... 86
7.2.2 Definición de los costos asociados al manejo de los inventarios en Multiproyectos Industrial Ltda. ... 86
7.2.3 Definición de las variables asociadas a los modelos de inventario en Multiproyectos Industrial Ltda. ... 88
7.2.3.1 Lead Time o tiempo de entrega ... 88
7.2.3.2 Nivel de servicio ... 88
7.2.3.3 Demanda mensual ... 89
7.2.3.4 Desviación estándar de la demanda ... 90
7.2.4 Evaluación de los Modelos – Tiempo de Revisión ... 90
7.2.5 Rotación de Inventarios Propuesta ... 92
8 ARMONÍA EN LA PRODUCCIÓN CON TALLERES SATÉLITE ... 96
8.1 Marco teórico armonía de la producción ... 96
8.1.1 Importancia de la información ... 96
8.1.2 Bases de datos ... 96
8.2 APLICACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMA PARA ARMONIZAR LA PRODUCCIÓN DE MULTIPROYECTOS CON TALLERES SATÉLITE ... 97
9 EVALUACIÓN FINANCIERA ... 102
9.1 MARCO TEÓRICO DE LA EVALUACIÓN FINANCIERA ... 102
9.1.1 Ciclo operativo ... 102
9.1.2 Ciclo de efectivo ... 102
9.1.3 Rotación de inventarios ... 102
7
9.2 APLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN FINANCIERA DEL SISTEMA
PROPUESTO ... 103
10 CONCLUSIONES ... 111
11 RECOMENDACIONES ... 113
BIBLIOGRAFÍA ... 114
ANEXOS ... 122
8
INTRODUCCIÓN
Todo conocimiento y acción, es susceptible de mejoramiento y desarrollo permanente.
Gracias a ello, estudiosos e investigadores encuentran en su trayectoria profesional
“materia prima” para realizar su labor científica.
Así las cosas, en el área de la industria y el comercio, encontramos el sector manufacturero y dentro de éste, el subsector de los plásticos, el cual es motivo de interés y estudio del presente proyecto.
En este orden de ideas, y por circunstancias de tipo coyuntural, enfocamos nuestra labor en la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL, LTDA., muy bien posicionada dentro de la industria de los plásticos y la tomamos como herramienta de trabajo, para analizar su estado actual y frente a ello, poder desarrollar y plantear acciones específicas dentro del área de la ingeniería industrial.
Con lo anterior, no sólo obtendremos, poner en práctica los conocimientos adquiridos, sino además solucionar aquella serie de factores que perturban el normal funcionamiento de las actividades operativas y las finanzas de dicha organización.
Del análisis del estado actual de la empresa, se establecen básicamente dos puntos críticos que tienen que ver con el manejo de inventarios y la falta de una sincronización estratégica con los talleres satélites que trabajan y apoyan la labor productiva de esta empresa.
En términos generales, el principal propósito para realizar este estudio, es brindar a esta organización, un soporte técnico a través de una propuesta de gestión de inventarios, acompañado de la armonización de la producción con los talleres satélites de costura y sellado.
Igualmente, se establecerá de acuerdo a cada objetivo del proyecto, la implementación de técnicas que solucionen las falencias encontradas durante todos los procesos de producción, es decir, a nivel de proveedores, ventas, entorno competitivo, etc.
Basados en los anteriores propósitos, MULTIPROYECTOS INDUSTRAL LTDA., podrá obtener una disminución en los costos, generando como consecuencia, un incremento en su capacidad de competitividad y un aumento en sus rendimientos financieros.
El alcance de este estudio se concentrará en los productos básicos y fundamentales de la empresa como son las cortinas de baño y los forros de lavadora, ya que representan casi el 70% de las ventas totales. Es importante anotar, que el cuerpo plástico del material de ambos productos, es un común denominador que representa el 84,43% del costo en la explosión de materiales. Por tanto, esta materia prima utilizada en los productos mencionados, es lo que se impone como el principal inventario que se debe controlar en el sistema que se propone.
9
La metodología empleada en las técnicas propuestas, tienen que ver con la aplicación de técnicas de pronósticos, layout de las instalaciones logísticas, la instauración de bases de datos para pedidos de materia prima, diagnóstico de proveedores, un sistema de armonización en la producción y lo principal y base de todo lo anterior, que es el diseño de un sistema de inventarios, acorde con las necesidades actuales de la empresa. Igualmente el proyecto incluye un estudio de costos y la evaluación financiera del sistema propuesto.
Dentro de la metodología para el desarrollo de esta propuesta se utilizan herramientas como: modelos de inventario; modelos de pronósticos de la demanda; inventarios de seguridad; diagramas de recorrido y de operaciones, software estadístico MINITAB, etc.
En cuanto a las fuentes de información trabajadas, se acudió a la base de datos de la empresa ;el criterio de expertos en el área comercial y gerencia de la organización;
material bibliográfico especializado en el tema; bases de datos de los proveedores;
información a través de entrevistas; pronósticos; diagnóstico de proveedores; fichas técnicas de las materias primas; investigaciones sobre instalaciones logísticas industriales en el mercado; Norma ISO 9000 (versión 2000), Norma ISO 9001 (versión 2000), etc.
Como todo proyecto de esta naturaleza, se encuentran restricciones que pueden afectar el desarrollo del mismo y por ende su cabal cumplimiento. Estas restricciones se refieren básicamente a información no disponible y protegida por parte de clientes y proveedores. Otro escollo que es común encontrar, es el relacionado con los recursos financieros, pues se hace necesaria una inversión para el acceso a la información histórica de la demanda, lo que representa costos elevados que pueden limitar la capacidad del método de pronóstico.
A lo largo del desarrollo del trabajo, se irá evidenciando el cumplimiento de cada uno de los objetivos propuestos, logrando con ello posicionar aún más a MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., dentro del sector de los plásticos y permitiéndole a dicha organización minimizar los costos de inventarios, racionalizar la inversión de sus recursos financieros y lograr una mayor eficacia en sus procesos productivos.
10 RESUMEN
El objetivo general de este proyecto es mejorar la eficiencia de la administración de inventarios de la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL, LTDA., a través de un diagnóstico de la situación actual de la misma y proponer frente a los puntos críticos, soluciones que le permitan a la organización, minimizar los costos de inventario, racionalizar la inversión de sus recursos financieros y lograr una mayor eficacia en sus procesos productivos. Las propuestas planteadas se concretan en el cumplimiento de los objetivos específicos que se refieren a evaluar modelos de pronósticos de la demanda; realizar un diagnóstico de proveedores; diseñar un layout de las instalaciones logísticas; establecer un modelo de inventario; proponer un sistema de armonización entre la empresa y los talleres satélite y realizar el análisis de costos y evaluación financiera del sistema propuesto. Dentro de la metodología del proyecto, se utilizaron diversas herramientas, como entrevistas a profundidad, modelos de pronósticos de demanda, instauración de bases de datos, modelos de inventario, diagramas de operaciones, flujo y recorrido, definición de tiempos estándar, flujo de caja y rotación de inventarios, entre otros. Las fuentes de información, además del material bibliográfico especializado, fueron consulta de información histórica de la empresa y opinión de expertos.
Abstract: The main objective of this Project is based on efficiency improvement of the inventory management in Multiproyectos Industrial Ltda. The success of this goal has been achieved by a previous study of the current situation, and some proposals of possible solutions that recover the founded critical points. These solutions are focus to bring to the company a minimization of their costs, a rationalization of financial resources and an improvement of the productive processes efficiency. Each one of these proposals are synthesized with the fulfillment of the specific aims, which refer to evaluate demand forecasting methods; diagnose the suppliers conditions; design a logistics layout; establish an inventory system model; suggest a system that harmonize the information between the organization and their outsourcing workforce and evaluate financially the proposed system. Many engineering tools has been used during this project, such us depth interviews, demand forecasting models, establishment of databases, inventory models, operations and flow charts, standard operation times, cash flow and inventory rotation. The information sources were specialized bibliographic material, company’s historical information and expert’s opinion.
11
1 MARCO HISTÓRICO
1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL, LTDA., es una empresa industrial y comercial de carácter privado, con sede en Bogotá, fundada el 1º. De mayo de 1998, por iniciativa de sus socios interesados en la distribución de materias primas plásticas.
Al inicio de su creación, su actividad la realizaba con VITEPA Ltda., empresa igualmente de carácter privado, dedicada a la comercialización de productos plásticos y la encargada inicialmente, de apoyar a Multiproyectos, en el conocimiento del mercado de dichos productos. Actualmente ambas empresas comparten sus instalaciones físicas.
Desde su inicio, Multiproyectos comenzó sus procesos productivos con el apoyo de talleres satélite, únicamente en lo relacionado con la impresión.
“Contando con el apoyo de una empresa multinacional, productora, que suministró la materia prima, se empezaron a desarrollar productos tales como cortinas de baño, manteles, delantales, forros para lavadora entre otros, que al margen de su existencia en el mercado, innovaban en diseño y colores de moda.
En el año 2004, obtuvieron el Certificado de Calidad ISO 9000 Versión 2000 y en el 2005 se iniciaron labores con Proexport y la Universidad del Rosario para realizar un plan exportador, estableciendo así una plataforma que apoye el desarrollo y mejoramiento continuo de la empresa.”1
En la actualidad cuenta con un equipo de trabajo de aproximadamente 35 personas, quienes se encargan de todos los procesos y manejo de productos de material plástico. Gracias al esfuerzo de cada uno de estos integrantes, MULTIPROYECTOS ha logrado posicionarse dentro del sector manufacturero como una empresa pujante y sólida en el mercado de los plásticos.
1.2 EL SECTOR PLÁSTICOS DENTRO DEL SECTOR MANUFACTURERO
El DANE cuenta con una herramienta para estimar las variaciones a escala global y sectorial del empleo y, en términos reales, los niveles de producción y ventas. Dicha herramienta se llama la muestra mensual manufacturera (MMF), la cual, a partir de diciembre de 2005, tuvo una modificación como respuesta a los cambios en la estructura de la industria local y la nueva adaptación para Colombia de la CIIU Revisión 3.
Según esta muestra, durante el período comprendido entre enero y diciembre de 2007 y el mismo periodo en el 2006, la producción y las ventas totales de la industria
1 Fuente: http://multiproyectosindustrial.com/company.asp?content_type_id=b
12
manufacturera crecieron en condiciones reales un 10,7% y 10,1% respectivamente.
Comparándolas con las mismas variaciones tenidas en cuenta para los períodos entre 2006 y 2005, resultan menores, pues la producción real y las ventas para ese período variaron 11,2% y 11.7%.
Por otro lado, la industria manufacturera obtuvo una variación al alza de 3,2% en el 2007 en cuanto al empleo, mientras que en el 2005 y 2006 generó una variación un poco menor, del 0,5% y 2,6% respectivamente.
Comparando estos datos de la industria manufacturera en general con las variaciones obtenidas por la industria de productos plásticos, se aprecia que los índices estuvieron siempre por encima del nivel industrial.
• La producción real de los grupos de productos de plástico (CIIU 252) creció 12,8%, un 2,1% por encima del nivel industrial.
• Las ventas reales alcanzaron un crecimiento del 12,6% valor superior al de la industria en 2,5%.
• El empleo en la industria de plásticos aumento 7,1%. Valor muy superior al 3.2% de la industria nacional.2
Estas variaciones se pueden apreciar en las siguientes gráficas:
Gráfica 1. Producción, ventas y empleo industria manufacturera.
Fuente: 3
Gráfica 2. Producción, ventas y empleo sector productos de plástico.
Fuente: 4
2 Fuente: PLÁSTICOS EN COLOMBIA XXXVIII Ed. Publicación de ACOPLASTICOS, Plásticos, Cauchos, Petroquímicos, Pinturas, Tintas, Fibras, 2008-2009. Pág. 60 y 62.
3 Ibíd.
4 Ibíd.
-4,00%
-2,00%0,00%2,00%4,00%6,00%8,00%
10,00%
12,00%
Variación 2006 Variación 2007 Variación 2008
Producción real 11,24% 10,73% -3,29%
Ventas reales 11,76% 10,14% -3,36%
Empleo Total 2,62% 3,17% -1,21%
VARIACIÓN
TOTAL INDUSTRIA MANUFACTURERA
13
Gráfica 3. Ventas y empleo MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Fuente: Archivo “All_Clientes_2006_2007_2008_2009.xls” de la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
De otra parte, según el concepto del Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial “por su desempeño y progreso, cada día se usan más plásticos y de características tan variadas, que sus aplicaciones están en casi todos los campos contribuyendo de una forma significativa al mejoramiento de la calidad de vida.
Los índices de crecimiento de los sectores del plástico en el mundo superan prácticamente a todos los demás sectores industriales y el consumo del plástico sólo se encuentra por debajo del consumo del hierro y el acero, aunque esto se debe a que se cuenta la masa consumida, y éstos últimos tienen una mayor densidad.”5
Ahora bien, existe un gran avance y crecimiento en el mercado internacional de los plásticos, pues si se compara la balanza comercial del total de la industria manufacturera con la de los productos plásticos, se puede evidenciar que su resultado es positivo. “El intercambio comercial de los productos industriales de Colombia con otros países muestra un desequilibrio creciente y el déficit se ha incrementado 80%
entre 2005 y 2007, al pasar de 5.980 a 10.077 millones de dólares, monto equivalente al 54% del valor exportado de este tipo de bienes en el segundo año.”6
En contraste, y aunque sus índices han ido disminuyendo, los productos plásticos siguen teniendo un superávit a la hora de establecer el balance entre importaciones y exportaciones. Durante el trienio 2005 – 2007 el superávit fue disminuyendo de 36 a 27 y a 23,4 millones de dólares.7 Esta situación se puede evidenciar en las gráficas 4 y 5.
5República de Colombia, Ministerio de Ambiente, Vivienda y desarrollo territorial. Guías Ambientales. Pág.
17. 6 Plásticos en Colombia, XXXVIII Edición, publicación de ACOPLASTICOS – Plásticos – cauchos – petroquímicos – pinturas – tintas – fibras, 2008, 2009.
7 Ibíd.
14
Gráfica 4. Balanza comercial sector industrial 2005 - 2007.
Fuente:8
Gráfica 5. Balanza comercial productos plásticos 2005 - 2007.
Fuente: 9
Es evidente entonces, la posición favorable que ha venido teniendo el sector de los plásticos frente a la industria total manufacturera en Colombia, no solo en los niveles de producción y ventas reales y empleo total, sino también en el balance entre importaciones y exportaciones durante el trienio 2005 – 2007. Esto da una idea del crecimiento y progreso que han obtenido los productos plásticos en el mercado, no solo a nivel nacional sino internacional.
Dentro de este panorama, se encuentra MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., empresa que se ha mantenido por encima de los niveles industriales y sectoriales en cuanto a las ventas reales y el empleo total, lo que le permite vislumbrar un futuro favorable dentro del marco de referencia sectorial.
Por lo anterior, es importante mantener estos índices de favorabilidad para garantizar su subsistencia en el mercado y porque no, ampliar su participación en el mismo. El camino de la organización esta trazado y despejado y las herramientas necesarias para progresar están disponibles, es solo cuestión de saber aplicarlas, pues las condiciones del entorno en que se desenvuelve facilitan las intenciones de crecer y mejorar día tras día.
8 Ibíd.
9 Ibíd.
15
2 ESTUDIO PRELIMINAR DE LA EMPRESA
Para contextualizar el presente estudio dentro del marco de referencia actual de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., es necesario detallar dentro de las generalidades de la empresa, el estado actual de los siguientes aspectos: portafolio de productos, principales proveedores, procesos de manufactura, competidores más fuertes, clientela actual, desarrollo histórico de sus ventas y por último y no menos importante, las problemáticas presentes más relevantes.
2.1 GENERALIDADES DEL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA ESTADO ACTUAL
Actualmente, MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., se encuentra en condiciones de responder a la demanda de artículos para el hogar, escolar y oficina e institucional en general. Para esta actividad de elaboración y comercialización de productos, cuenta con un equipo de trabajo constituido por un personal de planta de 35 empleados.
Su sede consta de 4 pisos con un área aproximada de 800 m2. En el primer piso (ver figura 1) se encuentra la recepción y punto de venta (ver figura 2), el área de alistamiento de pedidos, el área de despacho y la bodega de almacenamiento de materia prima (ver figura 3).
Figura 1. Layout primer piso MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Almacenamiento Inventario de materia prima Punto de venta
al público
16
En el segundo piso (ver figura 5) se encuentra ubicada la bodega de almacenamiento de producto terminado (ver figura 4), en donde están las oficinas de producción, costos y el área de consolidación de pedidos.
Mesa de empaque
Producto terminado
Producto term inad
o Estantería de producto
terminado
Figura 5. Layout segundo piso MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
En el tercer nivel (ver figura 6 y 7) están situadas las oficinas administrativas de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Figura 6. Layout tercer piso MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
En el cuarto piso (ver figura 8) se encuentra el área de impresión en Screen (ver Figura 9). Esta área representa la única línea de producción propia de la empresa. Las demás operaciones de producción se realizan por medio de talleres satélites. Estos talleres, se encargan de las operaciones de sellado, costura, termo formado, inyectado, extrusión e impresión off set y serigrafía.
Figura 2. Punto de venta al público MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Figura 3. Almacenamiento inventario de materia prima MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Figura 4. Almacenamiento inventario producto terminado MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Figura 7. Oficinas MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Almacenamiento inventario de producto terminado
Oficinas de VITEPA Ltda.
17
Figura 8. Layout cuarto piso MULTIPROYECTOS Figura 9. Proceso de impresión screen.
INDUSTRIAL LTDA.
Adicionalmente, se cuenta con una bodega en el mismo sector, donde se encuentra la máquina para impresión en screen automática.
La empresa cuenta con personal de soporte para el departamento de mercadeo y ventas, que apoya las operaciones de comercialización de productos en las principales ciudades como Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga.
2.1.1 Productos
Dentro del amplio portafolio de productos de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL Ltda., se encuentran 3 líneas principales como son: Hogar, escolar y oficina e institucional.
En cada una de estas, la empresa ofrece diferentes tipos de productos entre los que se destacan los más importantes en figura 11, según los volúmenes de ventas.
Figura 10. Mercaderista MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. en punto de venta.
18
SECTOR PRODUCTO CARACTERÍSTICAS FOTO
Cortina de baño screen,
ambiental y fondo entero
Vienen impresas en dos colores, un color o fondo entero.
Diseños y colores variados. Las medidas estándar son 1,50m x 1,95m o 1,85m. El material es vinilo calibre 100 e
incluyen 10 ganchos de polipropileno.
Gorro de baño Viene en talla única. Colores y diseños variados. El material es vinilo calibre 100 y poliéster.
ALCOBA Protector de colchón
Son en vinilo calibre 100 o poliéster vienen para las medidas estándar de colchones. Son de color blanco
Forro mesa para planchar
Tela: 60% algodón-40% filamento poli estérico Espuma: Poliuretano. Surtidos en un solo fondo o color o
estampados.
Forro para lavadora tradicional y
digital
Vienen para lavadoras digitales de 13 a 15 libras y 18 a 25 libras y de 16 a 22 libras y 25 a 28 libras para lavadoras tradicionales. Son de vinilo con soporte textil en poliéster.
Vienen en colores y diseños variados
Delantal cocina
Vienen en un solo fondo o estampados, el material es en vinilo, poliéster o mezclas de telas
Individuales
Binen ovalados, circulares y rectangulares. Son en polipropileno o PVC. Pueden ser con o sin impresión con
diseños y colores variados
Manteles
Pueden ser estampados o en un solo fondo de un solo color, el material es vinilo con soporte textil. Vienen en
forma rectangular, cuadrado, redondo y ovalado.
EXTERIOR ES
Protectores para asador
material en vinilo calibres 100 y 150. Variados colores y diseños. Vienen en dos medidas estándar: Mediano y
grande.
CARPETA
Carpetas de seguridad con
caucho
Son en polipropileno o PVC y vienen en colores variados
MORRALE
Morrales y loncheras multiusos
Vienen en lona impermeable en colores y diseños variados.
ROPA PARA TRABAJO
Impermeables Son en vinilo. Vienen en una o dos piezas. Variados colores. Tallas small, mediano, grande y extra grande.
TABLA DE LOS PRINCIPALES PRODUCTOS DE MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
ESCOLAR Y OFICINA HOGAR
INSTITUCIONAL
PATIO DE ROPASMESA Y COCINABAÑO
Tabla 1. Principales productos de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Estos productos son diseñados por el área comercial de la empresa, la cual se basa en las tendencias del mercado en cuanto a la moda, para decidir sobre los colores a utilizar en la producción y formas de los diseños. Básicamente, la técnica utilizada por el área comercial para esta labor, es el Benchmarking, y para ello, cuenta con empleados que se encuentran en contacto directo con los clientes y consumidores así como también con el mercado competitivo. A través de esta técnica, se le facilita a la empresa, conocer la oferta en el mercado y saber lo que el cliente busca en el producto.
19
Actualmente, por ejemplo, la tendencia en lavadoras es incluir el color aluminio en los acabados visibles de las máquinas. Por esta razón, la empresa comenzó a desarrollar forros de lavadora de este color, para satisfacer la demanda estacional que se da hoy en día.
Inicialmente, MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., creó sus diseños con base en lo comúnmente conocido y aceptado por el mercado, de acuerdo a los tipos de productos. Un ejemplo claro, se da en las cortinas de baño, donde las burbujas, las olas, los peces, el color azul en todas sus gamas, son aspectos que siempre tendrán una buena aceptación de este producto por parte de los clientes.
Otros diseños, como las vacas en los forros de lavadora, fueron ideas tomadas del mercado competitivo, que de la misma forma han tenido una excelente aceptación por parte de los consumidores, reflejada en los buenos índices de rotación de estos productos.
Por otra parte, los colores a usar, son establecidos de acuerdo a factores como el tipo de producto y tendencias de la moda del mercado, los cuales se determinan de acuerdo a los gustos de los consumidores y se definen de la misma manera que sus diseños. A través del mercado competitivo, la empresa logra saber la tendencia actual, y con base en ello, ajusta sus planes de producción.
Productos como las cortinas de baño Screen tienen dos colores en sus diseños. Esto es una restricción en cuanto a los colores de fondo (materia prima), ya que para su producción es necesario que este color de fondo sea traslúcido para poder encajar la plantilla en el lugar indicado a la hora de realizar la impresión de la segunda tinta. A estos colores se les llama colores especiales y son aquellos que necesitan más exactitud en cuanto a niveles de aceptación en el mercado.
El proveedor de dicha materia prima, el Grupo FILMTEX, solo vende un mínimo de 5.000 metros de estos colores, razón por la cual limita la capacidad de oferta en cuanto a variedad de productos en colores especiales, pues sus altos costos de adquisición, no le permiten a la empresa, ofrecer sino colores como el blanco niebla, transparente y azul óptico.
Ahora bien, una vez establecidos por parte del área comercial, los colores y diseños, el departamento de producción planea sus operaciones de acuerdo con las órdenes de compra. Esta labor le corresponde al asistente de operaciones, quien es el encargado de estar en constante comunicación entre el área comercial y de producción para garantizar que lo que está pidiendo el mercado es lo que va a vender MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. y, que esto mismo, es lo que se va a producir.
La producción se planea con base a la prioridad con que llegan las órdenes de compra. De esta manera, la impresión en screen, el taller de sellado y el taller de costura, se programan para transformar la materia prima y el producto en proceso, en orden cronológico a medida que van llegando las órdenes de producción y su respectiva fecha de entrega del pedido. Es decir, se produce la orden que se tenga que entregar más rápido.
Es importante mencionar, que la línea principal de productos de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., que mayor volumen de ventas genera, es la línea de hogar. En la gráfica 7 se ilustra la participación de cada línea de productos en las ventas.
2.1.2 MUL un la 2.1.2 La m baño Liso son e Los p
•
•
•
2.1.2 Gran medi LTDA Para este forro parte
2.1.3 Defin MUL artícu que i se bu
Gráfica 6. V Fuente: Arc LTDA.
2 Proveed LTIPROYEC ado están lo 2.1 Provee materia prim o y los forro o Gabán, p estampados proveedore
GRUPO PLASTIQ GRUPO
2.2 Provee n parte de l io de taller A., de mano a producir la servicio, p s de lavado es de los mi
3 Principa nitivamente LTIPROYEC
ulos. De ac ilustra la pa usca determ
Ventas por línea chivo “All_Client
dores CTOS INDU os proveedo edores de m ma más rele os de lavado
para los se s.
s de esta m FILMTEX QUIMICA S KOPELLE
edores de m los proceso res satélites o de obra ca as cortinas por ultrason
ora, se apo ismos.
ales proces , son diver CTOS INDU cuerdo a lo articipación minar las lín
7%
Venta
a de producto.
tes_2006_2007_
USTRIAL LT ores de mat materia prim
evante dent ora, son el
gundos, ad
materia prim Î Lindaso S.A. Î Nam Î Tintas P
mano de obr os de manu s, los cuale
alificada.
de baño cu nido. Por o
oyan con u
os de manu rsos y num USTRIAL L anterior, en de cada pro neas de pro
92%
% 1%
as (01/2007-
20
_2008_2009.xls
TDA. cuent teria prima y ma
tro del proc Lindasoft, p dicional a la
ma son:
oft
mur Liso y G PVC
a
ufactura de es proveen
uentan con tro lado, p n taller de
ufactura merosos los
LTDA., pa n la gráfica oducto en e ducción má
0%
-02/2009) po
s” de la empresa
ta con dos y por otro, l
ceso de pro para las prim as tintas en
Gabán
e la empres a MULTIP
un taller de ara el proc
costura qu
s procesos ra la elab
8 se prese el volumen d ás significat or linea de p
a MULTIPROYE
tipos de p os de mano
oducción de meras, y el PVC, en lo
sa son lleva PROYECTO
e sellado, e ceso de pro ue se encar
que se lle oración de enta un diag de ventas. D ivas de dich productos
Hogar Escolar y Institucio Otros
ECTOS INDUS
roveedores o de obra.
e las cortina Namur bie os casos en
ados a cab OS INDUST
el cual les b oducción d rga de cose
evan a cab e los difere grama de P
De esta ma ha empresa
y oficina onal
TRIAL
s. Por
as de n sea n que
o por TRIAL
brinda de los
er las
bo en entes Pareto anera,
a:
21
Gráfica 7. Participación de productos en volumen de ventas.
Fuente: Archivo “All_Clientes_2006_2007_2008_2009.xls” de la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Es entonces evidente, al observar la gráfica, que los forros de lavadora y las cortinas de baño, acaparan el 69,89% del volumen total de ventas, en lo que corresponde al período comprendido entre enero de 2007 y febrero de 2009. Es por esta razón, que estos dos productos serán el objeto de estudio del presente trabajo.
En este punto, cabe aclarar que dentro de cada una de estas líneas de producto, existen diferentes referencias. Así, en el caso de los forros de lavadora se encuentran los tradicionales y digitales, estampados y de fondo entero. Esto, se puede constatar con la gráfica 9.
En lo que a las cortinas se refiere, se encuentran las de fondo entero, ambientales (un color de tinta) y screen (dos colores de tinta).
2.1.3.1 Forros de lavadora
En el anexo A y B se ilustran los procesos de manufactura de los forros de lavadora a través de diagramas de flujo de bloques. Este último, es un esquema sencillo y rápido para describir sistemáticamente el proceso de fabricación10.
Es importante aclarar, que se describen los procesos para cada uno de los tipos de forros de lavadora (Digital y tradicional estampados y sin estampar).
10 Manual de procesos industriales Volumen 1, Lena Prieto Contreras, Facultad de Ingeniería, Departamento de procesos productivos, Bogotá: Editorial Pontifica Universidad Javeriana, 2004.
39,25%
30,64%
4,67%
3,23%2,90%
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN EN VENTAS DESDE 01/2007-02/2009
PRODUCTOS
PARTICIPACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN VOLUMEN DE VENTAS DESDE 01/2007 ‐ 02/2009
22
Gráfica 8. Participación de las referencias de forros de lavadora. Fuente: 11
2.1.3.2 Cortinas de baño
En el anexo C, se ilustra el proceso de manufactura para la elaboración de cortinas de baño ambientales. Para las otras dos referencias de cortinas de baño, el proceso de fabricación es similar. En el caso de las cortinas screen, los procesos de alistar, imprimir, secar, enfriar y enrollar se repiten una vez más (ver anexo D).
Gráfica 9. Participación de las referencias de cortinas de baño. Fuente:12
En la figura 12 se puede observar cómo es el proceso de impresión para las cortinas ambientales y screen y para forros de lavadora estampados. Es importante mencionar, que este proceso es el único que se realiza directamente por la empresa y no a través de un taller satélite.
Figura 11. Proceso de impresión screen MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
11 Archivo “All_Clientes_2006_2007_2008_2009.xls” de la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
12 Ibíd.
23
El rollo de materia prima de 150 metros se instala en el rodillo 1, situado en la base A.
En la mesa de screen se imprime el diseño elegido. En las dos siguientes etapas se seca y se enfría el material con la impresión previamente efectuada. En la base B, el rodillo 2 enrolla nuevamente el material.
2.1.4 Ventas
El 98,77%13 de las ventas totales desde el año 2007 hasta la fecha, se han dirigido a grandes superficies como Almacenes Éxito, Home Center, Colsubsidio, Alkosto, Home Sentry, Los Tres Elefantes, Makro, La 14, Cafam, Sao, Y.E.P, entre otros (ver Gráfica 10). A ellos, les ofrece excelentes productos y la confiabilidad de tener las siguientes marca registradas; Homset, Multibags, School&Office Set y Flexirulers.
Gráfica 10. Participación en ventas totales por cliente.14
Fuente: Archivo “All_Clientes_2006_2007_2008_2009.xls” de la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
2.2 ENTORNO COMPETITIVO
Para contextualizar la empresa dentro del entorno competitivo, es oportuno mencionar en primera instancia, que este negocio cuenta con un nivel de competitividad bajo.
Actualmente, los principales competidores de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. se dividen en productores nacionales y empresas importadoras de productos chinos.
13 Fuente: Archivo “All_Clientes_2006_2007_2008_2009.xls” de la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
0%
10%
20%
30%
40%
EXITO HOMECENTER ALKOSTO SUPERMAKRO COLSUBSIDIO SAO PROMOTORA NEW LA 14 SENTRY CROWN ZAPATOCA CAFAM YEP LIDER MERCADEFAM OTROS
Porcentaje de participación
Cliente
Participación en ventas totales (01/2007‐02/2009)
24
Debido a que los clientes de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., son grandes superficies y éstos son tan diversos en cuanto a concepto y tipo de consumidor que los visita, la participación de los productos de esta empresa y su rotación es diferente en cada almacén y en cada punto de venta.
Cada almacén tiene su propia forma de exhibir sus productos y de ubicarlos de acuerdo a una clasificación establecida internamente: por ejemplo, almacenes Éxito tiene una sección exclusiva para los forros de lavadora en el lugar en donde se encuentran las lavadoras.
Estos factores afectan la participación de la empresa en el mercado de las grandes superficies, pues de acuerdo al tipo de almacén, es que se venden los productos.
Además, el nivel competitivo varía dependiendo del lugar en que se encuentran exhibidos los mismos.15
La competencia de la empresa, como se mencionó anteriormente, se divide en 3 tipos.
• Importador directo: es aquel que está en la capacidad de importar grandes cantidades de productos, en su mayoría de China. Estos productos chinos, generalmente son cortinas de baño con gran variedad de colores, característica que no se encuentra en la oferta nacional. En este grupo de competidores, curiosamente se encuentra su principal proveedor, el grupo FILMTEX con marcas como Micasa, Disney y Aristoflex. Otro competidor con productos importados es la marca Umbrella e INPLASCO, con su marca Homeline.
• Cadena de supermercados: Los mismos clientes de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. también importan mercancía de China. Traen contenedores completos de productos a un precio alrededor del 20% menor que el mercado nacional. Ofrecen sus productos en sus almacenes con sus propias marcas. Es el caso de Homecenter con sus marcas Casa Bonita y FINLANTEK de cortinas de baño. Igualmente, Alkosto cuenta con una marca de cortinas de baño fondo entero, importadas, llamada Kline.
• Productores nacionales: En este pequeño grupo se encuentran productores como MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., quienes de igual forma procesan la materia prima nacional en territorio colombiano y las venden a almacenes de grandes superficies. Es el caso de Covinil del Valle, que fabrica y vende cortinas de baño y forros de lavadora, y La negra Claudio, que únicamente cuenta con los forros.16
2.3 PROBLEMÁTICAS
Para establecer los principales problemas que perturban las actividades operativas de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., se analizaron diferentes cifras generales de la dirección de la empresa. De acuerdo a lo anterior, se encontraron factores críticos que afectan la eficiencia en las operaciones y las finanzas de la organización. Dichos
15Fuente: Jornada de Benchmarking en los almacenes Éxito, Homecenter, SAO, Alkosto, Easy, ubicados en la Cra. 68 y en la Calle 80 de la ciudad de Bogotá. 14 de marzo de 2009. En compañía de una mercaderista de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
16 Fuente: Entrevista realizada al Sr José Ignacio Gutiérrez, Gerente General de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., el día jueves 12 de marzo del 2009 en las instalaciones de la empresa.
25
factores se refieren básicamente, al manejo de los inventarios y a la falta de una sincronización estratégica con los talleres satélites que trabajan para la empresa. De igual manera, se hace necesario revisar y ajustar otra serie de factores dentro del funcionamiento de la empresa como por ejemplo el manejo de la información relacionada con los proveedores, entre otros.
2.3.1 Alto nivel de inventarios
El alto nivel de inventarios con el que opera la empresa, se constituye en un despilfarro o muda en donde hay exceso de capital invertido y altos costos de mantenimiento, que afectan las utilidades operativas de la compañía. Esto, se puede evidenciar en la gráfica 11.
Gráfica 11. Comportamiento de nivel de inventario en relación a indicadores de ventas, compras y costo de ventas.
Fuente: Archivo “All_Clientes_2006_2007_2008_2009.xls” de la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
Para una PYME como MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., se esperaría que el nivel de inventarios tuviera valores cercanos a las compras de materia prima. En la Gráfica 11, se aprecia que existe la misma tendencia en ambas series de datos. Sin embargo, en lo que a valores se refiere, el promedio de la diferencia entre estos dos indicadores durante el año 2008 es $ 149.286.039. En otras palabras, el inventario de seguridad que se manejó en promedio durante el año 2008, se acercó a los $150 millones de pesos. Este valor deja en evidencia la magnitud de los inventarios, pues mientras las ventas mensuales, durante el año 2008, fueron en promedio de
$124.610.168, el nivel de inventarios para este mismo periodo, alcanzó los
$191.418.187. En este caso, se puede concluir que la inversión en inventarios es alta, los costos relacionados y los riesgos de pérdida también lo son, de manera que se debe buscar un mejor método para su administración.
Por otra parte, al realizar el cálculo de la rotación de inventarios (ver anexo E), se obtiene como resultado que en promedio para el año 2008, este indicador fue de 96 días17.
17Información suministrada por el sistema de información de la empresa (OLAF).
$ ‐
$ 50.000.000
$ 100.000.000
$ 150.000.000
$ 200.000.000
$ 250.000.000
$ 300.000.000
Millones de pesos
Meses año 2008
Comportamientos de Inventario año 2008
Ventas
Compras de MP Valor inventario Costo de ventas
26
Su interpretación se resume al número de días, que en promedio, los inventarios permanecen almacenados en la empresa, antes de ser vendidos. De esta manera, dicha venta puede efectuarse de contado, o en su defecto, a crédito, y luego transformarse nuevamente en inventario. Lo anterior, sumado al hecho de que, generalmente este procedimiento se realiza agregando valor a los productos, deja en evidencia la necesidad de controlar la rotación para garantizar futuras utilidades.
Para una empresa como la que estamos analizando, en la que el 99% de sus clientes son almacenes de grandes superficies, 96 días para renovar su inventario, no es un periodo rentable. Esto se puede explicar por el hecho de que la demanda es conocida y su tendencia es estable a través del tiempo. De esta manera, es relativamente sencillo realizar el pronóstico de las ventas e implementar un modelo de inventarios que minimice los costos de su administración.
Por otro lado, cabe aclarar que la capacidad de negociación de la empresa, es deficiente. Lo anterior se debe a que mientras MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., paga las obligaciones con proveedores en un tiempo de 21 días en promedio, sus clientes, lo hacen en 117 días en promedio. En este sentido, se puede deducir, que el ciclo operativo de la empresa es:
dias dias
dias
RCCD dias
en cobrar
por cuentas las
de Rotacion RID
dias en
inventario del
Rotacion
213 117
96
) (
) (
= +
⎟⎟⎠
⎜⎜ ⎞
⎝
⎛
−
−
−
−
−
− + −
⎟⎟⎠
⎜⎜ ⎞
⎝
⎛
−
−
−
−
Por otra parte, el ciclo de efectivo es:
dias dias
dias
RCPD dias
en pagar
por cuentas las
de Rotacion RCCD
RID
Operativo Ciclo
192 21
213
) (
) (
=
−
⎟⎟⎠
⎜⎜ ⎞
⎝
⎛
−
−
−
−
−
−
− −
⎟⎟⎠
⎜⎜ ⎞
⎝
⎛
+
−
Este periodo de tiempo de 192 días son los días en que la empresa debe buscar la forma de financiar sus costos de ventas.
Esta situación, sumada al hecho de que está dejando un capital invertido durante 96 días, de los cuales 75 corren por cuenta de la empresa y los otros 21 por cuenta del proveedor, conlleva a que la compañía tenga un déficit en su flujo de efectivo (Ver figura 13). Esto, teniendo en cuenta, que el costo de la administración y control del alto nivel de inventarios, tienen una incidencia negativa sobre las utilidades de la organización.
27
Figura 12. Ciclo operativo vs ciclo de efectivo de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
2.3.2 Sincronización con talleres satélite
Otro factor que tiene un impacto sobre los niveles de inventario, es la falta de sincronización entre los procesos de producción realizados por MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. , y sus 2 principales talleres satélites.
Según José Ignacio Gutiérrez, Gerente General de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.: “El seguimiento y control que se realiza sobre las ordenes de producción enviadas a los talleres satélites es deficiente, a veces se dejan a un lado ordenes de producción que están en proceso, para atender requerimientos de clientes importantes. El material que se dejo en proceso, se almacena y muchas veces se olvida. Luego cuando se vuelve a retomar esa orden de producción se inicia con material nuevo.” 18
18 Entrevista realizada el Martes 18 de Marzo de 2009 a José Ignacio Gutiérrez, Gerente General MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
COMPROMISO DE COMPRA M.P
EFECTIVO RECIBIDO
0 días
RRetraso de las cuentas por pagar
Ciclo operativo
213 días 21 días
96 días
Ciclo de efectivo (192 días)
Intervalo de posesión o manufactura
Venta
Intervalo de cobro (117 días)
CICLO OPERATIVO Vs CICLO DE EFECTIVO
28
3 OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Presentar una propuesta para disminuir los costos de administración de inventarios de los productos; forros de lavadora y cortinas de baño, de la empresa MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. Esto acompañado de la armonización de la producción con los talleres satélites de costura y sellado.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Evaluar diferentes modelos de pronósticos de la demanda19, para establecer el que más se ajuste a las ventas de las grandes superficies a las que le vende MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL Ltda.
2. Realizar un diagnostico sobre los cuatro principales proveedores de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA de las siguientes variables: capacidad instalada, características de negociación, tiempos de entrega o lead time, costos relacionados a hacerles un pedido y las características de sus productos.Estos proveedores se clasifican en; dos de materias primas y dos de mano de obra20. 3. Diseñar y proponer el Layout de las instalaciones logísticas21 de
MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA.
4. Con base en los pronósticos de la demanda, evaluar diferentes modelos de inventarios, y así establecer el más adecuado para materia prima de los dos principales productos22 de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. Lo anterior, sometido a las restricciones propias del negocio actualmente.
5. Proponer un sistema para armonizar la producción entre MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. y los talleres satélites de costura y sellado.
6. Hacer el análisis de costos y evaluación financiera del sistema propuesto.
19 La demanda se refiere a; forros de lavadora y cortinas de baño.
20 Materias primas: Grupo Filmtex y Grupo Kopelle Ltda. Mano de obra: Taller de sellado y Taller de costura.
21 Entiéndase instalaciones logísticas como todos los lugares de la empresa en que se almacene inventarios.
22 Forros de lavadora y cortinas de baño.
29
4 DIAGNÓSTICO DE PROVEEDORES
Para la Gerencia de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., es de gran importancia tener información específica a la hora de tomar decisiones. Parte de estas decisiones tienen que ver con la programación de las actividades de producción y de abastecimiento de materia prima.
Por esta razón, se propuso realizar un diagnóstico particular para cada proveedor, de tal manera que se pueda incluir toda la información requerida por la empresa, para optimizar sus operaciones internas de producción y despacho de mercancía. En este orden de ideas, se contaría con información de tiempos de entrega o “lead time”, capacidad instalada, características de negociación, costos relacionados al hacerles un pedido, productos o servicios que ofrece, y otros puntos que pueden ser de gran ayuda a la hora de decidir las cantidades, los productos y las fechas en las que se deben programar las actividades relacionadas con el proceso de manufactura, desde el abastecimiento de materia prima, hasta el despacho de producto terminado.
4.1 METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNOSTICO
Se considera que el método de entrevista es una herramienta de recolección de información de gran validez para conocer opiniones y conceptos que sobre un determinado asunto, puede tener una persona y que probablemente en una encuesta no sea posible conocer. Para los efectos del presente trabajo, se utilizó la técnica de entrevistas en profundidad con el fin de obtener elementos que permitan elaborar un diagnóstico real de la situación.
4.1.1 Entrevistas en profundidad
Esta entrevista se basa en una conversación entre entrevistado y entrevistador en donde se induce a hablar al entrevistado por medio de preguntas abiertas muy generales para más adelante lograr el nivel de detalle esperado. Durante este tipo de entrevistas se logra un grado de confianza entre las personas que hace que la conversación sea más amena y duradera.
“Mediante esta técnica tomada de la psicología clínica pueden identificarse causas y características muy importantes del comportamiento del individuo, que no surgen en entrevistas normales dirigidas a determinar a través de que experiencias ha llegado a
sus hábitos y actitudes presentes.”23
23 Tomado de Jany, José Nicolás, INVESTIGACIÓN INTEGRAL DE MERCADO, Un enfoque para el siglo XXI, segunda edición, McGraw Hill, Bogotá, 2000.
30
Ahora bien, existen dos tipos de entrevista de profundidad; la guiada y no guiada.
Como su nombre lo indica, la primera cuenta con una estructura establecida previamente por el entrevistador que garantiza la evolución paulatina de la entrevista.
Este tipo de entrevista es más recomendable para ocasiones en donde es importante llegar a conocer información específica y en donde es indispensable el desenvolvimiento completo del entrevistado. Por otra parte, la entrevista no guiada carece de una estructura de preguntas, simplemente se trata de una conversación abierta en donde se tocan temas generales y la mayoría de las veces se permite al entrevistado tener total libertad de llevar el rumbo de la conversación.
Por esta razón se programaron entrevistas a profundidad dirigidas. Dichas entrevistas se llevaron a cabo con un representante de cada proveedor. Esto con el fin de obtener información relevante de cada uno en cuanto a sus condiciones actuales.
La primera entrevista se llevó a cabo en las instalaciones de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., el día sábado 22 de agosto del año 2009. Esta tuvo una duración de 2 horas en donde con el entrevistado, el señor Pedro Antonio Cárdenas, representante de ventas del Grupo Filmtex, se sostuvo una conversación informal a medida que se realizaban las preguntas.
En la segunda se entrevistó al señor Boris Castillo, el día lunes 24 de Agosto del 2009.
Esta tuvo lugar en MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA., y se extendió por una hora y 45 minutos.
Durante la jornada de trabajo del lunes 24 de agosto, se realizó la entrevista con el señor Carlos Forero, Coordinador de Costos e Inventarios de MULTIPROYECTOS INDUSTRIAL LTDA. El señor Forero es el encargado de mantener constante relación con los proveedores de mano de obra, sellado y costura, y garantizar que las ordenes de producción que son enviadas a los talleres, se lleven a cabo en los tiempos y condiciones establecidas.
Sin embargo, para complementar la información obtenida del señor Forero, se realizaron entrevistas con los líderes de cada taller satélite, costura y sellado. Estas entrevistas se llevaron a cabo el día jueves 27 de Agosto, comenzando con el señor Ignacio Bravo, encargado del taller de sellado y terminando con Luz Nila Moreno, responsable por el taller de costura.
4.2 FORMATO DE DIAGNÓSTICO
A partir de los resultados de las entrevistas detalladas arriba y para tener la información en los mismos términos y en las mismas condiciones para cada proveedor, se creó un formato que permitirá a la empresa, en un futuro, diagnosticar la situación de cada proveedor y con base en esto, poder tomar decisiones acerca de sus operaciones logísticas de producción y abastecimiento.
A continuación se muestra el formato de diagnóstico.
31
Figura 13. Formato de Diagnóstico Proveedores Mano de Obra
FO RMATO DE DIAGNÓ STICO P RO VEEDO Tipo de proveedor: Mano de O bra
Fecha: 26 de Agosto de 2 009
Proveedor SELLADO
Tiempo de relacion comercial
11 Años
Clasificacion
MPI Ltda Unico Cliente
Productos o servicios
Sellado por alta frecuencia:
- Cortinas - Bolsas
Capacidad
instalada 1 Rollo por hora
Lead time (tiempo de
entrega)
Pedido Mínimo
Pago
Descuentos
Otros Clientes
Unico Cliente, aunque pueden atender otros pedidos, no lo hacen
Competencia
No esta establecido
No existen
Otros Talleres de sellado y costura COSTURA
4 Años
Unico Cliente
Costura(Ribeteado y Fileteado) - Forros
50 Forros por hora
Cliente Exclusivo No esta establecido
Contado - Mensualmente
32
Figura 14. Formato de Diagnóstico Proveedores Materia Prima
Fecha: 26 de Agosto de 2009
Proveedor GRUPO FILMTEX
Tiempo de relacion comercial
11 Años
Clasificacion MPI Ltda
Cliente industrial más importante en Bogotá
Productos o servicios
Lindasoft calibre 100 micras (4 milésimas de pulgada). Satinado.
Ancho - 1.5mt Largo - 150mt.
COLORES: Linea y Especiales.
Capacidad
instalada 600.000 mt mensuales
Lead time (tiempo de
entrega)
13 dias
Pedido Mínimo
Colores de linea - 1 Rollo (150 mt) Colores especiales - 5.000 mt
Pago 90 dias
Descuentos
*Por cliente - 50%
*Por volumen de 5% a 10%
dependiendo del volumen.
*4.2% descuento financiero por pago de contado.
Otros Clientes
Plásticos de la sabana (Distribuidores)
Competencia Proveedores Chinos
FO RMATO DE DIAGNÓ STICO P RO VEEDO RES
Tipo de proveedor: Materia P rima
7 dias
400 mt
*3% si cumple una cuota anual de 200.000 mt. Se paga en Producto
*Descuento financiero por pago a 30 dias.
Distribuidores
Proquinal (5 veces mas grande que Plastiquimica)
90 dias
PLASTIQUIMICA S.A.
11 Años
Cliente de alta prioridad. Representa el 85% de las ventas en Namur Liso
Namur Liso o Gabán - calibre 300 micras - 280 micras PVC 100% con tela 100%
Polyester - Ancho 1.40 mt Largo - 90 mt.
COLORES : Linea y Desarrollados
250.000 mt mensuales
