Contenido
Pág. 3 Introducción Pág. 4 Primeros pasos
Pág. 5 Cómo elaborar un propuesta ganadora Pág. 10 Resumen
Introducción
En el manual “Cómo Vender tus Servicios de una Manera Activa y Eficaz”
hablamos sobre la enorme importancia de conocer y entender las necesidades de nuestros clientes potenciales, y de cómo realizar ese primer contacto que es el punto de partida para concretar la venta.
Precisamente, ese primer contacto no será más que un punto de partida, ya que es muy poco probable que cierres el trato en la primera cita. Hay muchas cosas a considerar antes de que un cliente potencial decida seguir adelante con un evento y contratar tus servicios de planificación. Puede ser un proceso largo y a veces difícil, por lo que es absolutamente vital que realices un seguimiento de tus clientes potenciales para lograr que decidan contratar tus servicios: es muy importante estar siempre preparado y saber cómo evoluciona cada cliente potencial para poder tomar las decisiones correctas en el momento adecuado, con el fin de cerrar la venta.
Pero si realmente quieres vender tus servicios de planificación de eventos y superar a la competencia, no sólo tienes que entender los aspectos básicos del proceso de seguimiento de tus clientes potenciales, sino que también debes ser capaz de presentar propuestas ganadoras que muestren que entiendes lo que tu cliente está buscando.
Es muy común que un cliente potencial que planifica un evento de gran magnitud con un alto presupuesto, solicite ofertas a diferentes organizadores de eventos y lugares de realización de eventos con la finalidad de que cada proveedor interesado entregue su propuesta comercial y participe en un concurso de selección. Las bases del concurso contienen lo que la empresa está buscando del proveedor, y establecen requisitos y pautas que las propuestas deben cumplir.
A partir de esas bases comenzarás a elaborar tu propuesta comercial.
Primeros pasos
El proceso del concurso de selección por lo general comienza cuando el cliente se pone en contacto con tu empresa por correo electrónico o por teléfono y te solicita que presentes una propuesta.
La mayoría de las convocatorias especifican la fecha de vencimiento, a quién debes dirigir tu propuesta, a qué lugar debes remitirla para su revisión, y qué proceso se seguirá para seleccionar al ganador.
A pesar de que en general las bases de un concurso de selección son muy detalladas, aún puedes tener preguntas o dudas. Así que a menos que las bases señalen explícitamente que no está permitido realizar consultas, después de recibir una solicitud de oferta puedes enviar e-mails o realizar llamadas telefónicas para aclarar ciertos puntos y formular preguntas pertinentes. Incluso puedes coordinar una reunión con la persona de contacto para discutir el asunto en mayor detalle.
Una vez que hayas aclarado tus dudas y recibas respuestas a todas tus preguntas, estarás en una mejor posición para crear una propuesta ganadora, ya que podrás hacer lo necesario para cumplir con todos los requerimientos de tu potencial cliente.
Y esto no sólo aumentará tus posibilidades de presentar una propuesta que aborde al pie de la letra las necesidades de tu cliente potencial, sino que también lo hará sentirse atendido, lo que contribuye a generar una relación cliente-proveedor donde empiezas a convertirte en la persona con la que el cliente quiere hacer negocios.
Cómo elaborar una propuesta
ganadora
En tu propuesta comercial para la organización del evento de tu potencial cliente tienes que poder plasmar, mediante gráficos y un lenguaje fácil de comprender, el alcance exacto de tus servicios, el precio que corresponde a ese alcance, y cómo lucirá el evento cuando se lleve a cabo.
Para ilustrar el tipo de servicio que ofreces, proporciona información sobre tus eventos anteriores –¿recuerdas cuántas veces mencioné que algunos de los elementos más importantes son las fotos y videos de eventos pasados?– tus credenciales (estas son cartas de recomendación que te acreditan como organizador de eventos, así como otros materiales que brindan información sobre ti, sobre tu empresa y tus servicios, como por ejemplo una presentación o un catálogo de servicios), referencias, experiencia, etc. De esta forma estarás evidenciando ante tu cliente que eres profesional, que conoces tu industria y tu mercado, y que eres confiable.
Preparar propuestas ganadoras implica prestar atención a los detalles y aspectos específicos de lo que el cliente está buscando. Así que debes centrar toda tu atención en presentar una propuesta que sea lo más detallada posible, pero también clara y fácil de entender. Tu propuesta para el concurso debe ser presentada con el mismo grado de detalle que contienen las bases, o aún más. Cumple con todos y cada uno de los requisitos originales. Puedes ir más allá de los requerimientos al presentar más de una alternativa para cada servicio que se necesite, pero no debes dejar ningún requisito sin atender o sin responder.
Además, te recomiendo enviar tu propuesta por correo electrónico, ya que las comunicaciones escritas dejan menos lugar a la omisión de detalles importantes y reducen la posibilidad de cometer errores y olvidar cosas fundamentales; y de esta manera todas las partes implicadas tendrán un registro de lo que se discute o se trata en esta parte del proceso. En algunos casos sin embargo, la convocatoria especifica que debes entregar tu propuesta en sobre cerrado en las oficinas del cliente. En cualquier caso, usa papel membretado o incluye tu logotipo digital.
En ocasiones se te brinda además un espacio de tiempo para realizar tu presentación en vivo, para lo que deberás llegar con todos tus materiales listos, como por ejemplo: original de la propuesta, copias para repartir en
la presentación, tu computadora, un proyector (si acaso no se tiene uno en la sala de juntas donde realizarás tu presentación) y demás materiales que puedan ayudarte a transmitir tus ideas y a causar una excelente impresión de tu empresa y tus servicios.
En resumen: ¿qué debes incluir en la propuesta? En primer lugar, asegúrate de que tu propuesta incluya la siguiente información:
1. Información básica de tu empresa.
-- Año en que inició sus operaciones
-- Dirección (indicando número de calle, número interior, ciudad y código postal) -- Números de teléfono (oficina y celular)
-- Número de fax -- Correo electrónico -- Página web
-- Tu nombre y cargo, y el de tus colaboradores -- Los servicios en los que se especializa tu negocio -- Algunos clientes para los que has trabajado
2. Información general del evento.
-- Nombre del evento o cualquier tipo de referencia al mismo
-- Posibles locales para la realización del evento, comenzando por los más aptos -- Las fechas y horarios preferentes o probables
-- Otras alternativas si esta información no es definitiva
3. Objetivos y asistentes al evento.
-- Metas y objetivos del evento
-- Número y perfil de los asistentes potenciales (incluyendo los porcentajes de hombres y mujeres)
-- De dónde proceden los invitados -- Edad promedio de los invitados
-- Posición o cargo de los asistentes dentro de la empresa a la que pertenecen (si se tratara de un evento para empleados de una organización)
4. Requisitos para los espacios de sala de reuniones.
-- Dimensiones exactas del local
-- Tamaño de las mesas y de las sillas, mesas para servir, escenarios (de ser el caso), un podio y cualquier otro equipamiento que se pueda necesitar
5. Requisitos de los alimentos y bebidas.
-- ¿El lugar del evento será el responsable exclusivo de vender y suministrar los alimentos y las bebidas durante el evento? ¿O llevarás a tu propio proveedor de catering y su personal de servicio, además de tus propias bebidas para que el personal del local las sirva?
-- Siempre asegúrate de contar con suficientes bebidas para tu evento.
-- Procura ofrecerle al cliente al menos dos o tres alternativas de alimentos y bebidas para servir en el evento (diferentes en precio y variedad) para que pueda elegir el menú o la selección de alimentos y bebidas que mejor se ajuste a su evento y presupuesto.
-- Evalúa qué tipo de bebidas y servicio de alimentos es más adecuado para el evento: alimentos servidos en las mesas, una opción de bufett, un servicio de bocadillos servidos en bandejas por los camareros a lo largo del recinto del evento, etc.
6. Requisitos de transporte.
-- Traslado desde y hasta la sede corporativa si fuese necesario (ej. servicio de transporte para eventos)
-- Traslado desde el estacionamiento hasta la entrada del local si la distancia fuera considerable para recorrerla a pie (ej. camioneta)
-- Traslado de los invitados a casa si no desean manejar (ej. compañía de taxis)
7. Requisitos audiovisuales.
-- Proveedores de video que instalen pantallas, proyectores y/o monitores para que todos puedan ver lo que está sucediendo en el escenario.
-- Equipos adecuados para poder exhibir cualquier tipo de presentación audiovisual (ej. laptop, DVD, CD, documentos de Excel o ppt, etc.).
8. Requisitos de decoración.
Presta atención a lo que el cliente quiere en este sentido y no impongas tus gustos sobre el evento; pero si el cliente propone una alternativa fuera de lugar, puedes encontrar una forma diplomática de decírselo.
-- Trata de sugerir alternativas que vayan ad-hoc con el estilo y tipo de evento.
9. Requisitos de entretenimiento.
Nunca lograrás satisfacer el gusto de todos, pero ciertas cosas realmente agradan a la mayoría de las personas en función de quiénes sean los invitados.
-- Siempre procura tener la mejor y más variada selección de opciones de entretenimiento en vivo para tus eventos, para poder siempre sugerir la mejor alternativa.
10. Requisitos de servicios para exhibiciones.
(ej. feria comercial)
Investiga a fondo las necesidades de tus clientes en cuanto a espacio disponible, número de expositores, etc., y ofrece soluciones sobre:
-- Montaje de stands de exhibición
-- Meses, sillas y escritorios para el stand -- Sistemas de registro
-- Diseño, producción y montaje de stands hechos a la medida -- Servicios de impresión gráfica para el evento y para cada stand
11. Necesidades de seguridad.
(Ej. valet parking, servicios de seguridad)
-- Contratar a una empresa de seguridad privada de tu ciudad.
-- Contar con oficiales de policía en tu evento (muchas ciudades cuentan con departamentos de policía donde sus efectivos pueden trabajar como agentes de seguridad cuando se encuentran fuera de servicio).
12. Materiales y servicios adicionales.
-- Planos -- Renderings -- Fotos -- Videos
-- Información y documentos oficiales sobre tu empresa o negocio -- Información sobre tu personal de gestión
-- Portafolio -- Referencias
-- Cualquier otra información que valide que eres profesional, confiable y legítimo
13. Agradecimiento por considerar tu propuesta.
Resumen
Lleva un registro del seguimiento de todos tus clientes potenciales;
realizar un seguimiento de tus clientes potenciales es la base del éxito en las ventas.
Tus clientes potenciales pueden ser empresas que deciden organizar eventos de gran magnitud, y que solicitan tu oferta y la de otros planificadores de eventos para que participen en un concurso de selección. Una empresa llama a concurso por diferentes razones. A veces la ley o sus políticas internas les obligan a realizar estas convocatorias, y a veces lo hacen sólo para comparar precios y condiciones del servicio entre los distintos proveedores.
Debes seleccionar cuidadosamente los concursos a los que te presentarás y trabajar de manera inteligente sobre tus propuestas evitando caer en gastos innecesarios. Escoge sólo las convocatorias que mejor se ajustan a tu especialidad y en las que estás calificado para prestar servicios.
Una tarea fundamental para concretar la venta con tu potencial cliente es preparar y presentar propuestas ganadoras, que respondan a todos los requisitos del cliente y más.
Para cada servicio, es bueno considerar dos o tres posibles proveedores a fin de escoger el que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto, y así ofrecer a tu cliente la mejor alternativa en precio y calidad. De esta forma demuestras un interés genuino por la planificación de su evento y agregas valor a tu propuesta.
Antes de que tu cliente decida si elegirte o no como el organizador de su evento, puede solicitarte más información o revisiones sobre la
propuesta,por lo que tienes que ser flexible para abordar y satisfacer los nuevos términos. Realiza los cambios o las revisiones de forma rápida y muestra el mayor interés y flexibilidad posible, ofreciendo alternativas adecuadas cuando sea necesario, para que el cliente pueda ver que eres parte de su equipo. Muéstrales que el evento es tan importante para ti como lo es para ellos.
