¿Qué es el Registro Único de Proponentes (RUP)?
Es un registro público de creación legal en el cual se deben inscribir todas las personas naturales y jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas con sucursal en Colombia que aspiren a celebrar contratos con entidades estatales.
Con este registro, se certifican los requisitos (capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad organizacional y experiencia).
¿Cuáles son los actos sujetos a realizar la inscripción en el RUP?
● Inscripción: el proponente la realiza en cualquier momento del año. Aplica para personas nuevas o para las que cesaron sus efectos.
● Actualización: se realiza en cualquier momento del año para los proponentes activos.
Aplica solo para la experiencia y capacidad jurídica. No aplica para capacidad financiera y organizacional.
● Renovación: la deberán realizar los proponentes activos a más tardar el quinto día hábil del mes de abril. El proponente deberá actualizar la capacidad financiera y organizacional y podrá incluir o modificar su experiencia.
● Cancelación: la podrán realizar los proponentes activos, cuando no pretendan estar inscritos en el RUP.
Requisitos para la inscripción y renovación del RUP
Se requiere la siguiente documentación.
Capacidad jurídica:
● Copia del documento de identificación del proponente
● Certificado de aporte de pago de parafiscales, suscrito por el proponente (cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002)
● Copia del RUT
● Certificado si pertenece o no a situación de control o grupo empresarial
● Certificación relativa al de tamaño de la empresa (grande, mediana, pequeña o microempresa), de acuerdo con la definición legal reglamentaria, así:
- Persona natural: mediante certificación expedida por la persona natural
- Persona jurídica: mediante certificación expedida por el representante legal o el contador o revisor fiscal (si están obligados a tenerlos).
Cuando se trate de personas jurídicas no inscritas en Cámara de Comercio, además de lo anterior se deben anexar:
Certificado de existencia y representación legal expedidos por la entidad
correspondiente, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses, en el cual se debe incluir como mínimo los siguientes datos:
- Nombre o razón social completa de proponente - Modificaciones de la razón social
- Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación - Duración de la persona jurídica
- Domicilio de la persona jurídica
- Nombre e identificación del representante legal - Facultades y limitaciones del representante legal
En caso de que el certificado expedido por la organización competente no contenga la
información mencionada, deberá anexarse copia de los estatutos certificados por la entidad que ejerce inspección y vigilancia. Cuando esta última no tiene la obligación de certificar los
estatutos o la información está incompleta, la certificación la realizará el representante legal.
Capacidad financiera y organizacional
Los proponentes deberán presentar los estados financieros dentro de los parámetros de las normas internacionales de información financiera NIIF, acompañadas de las respectivas notas, certificación a los estados financieros y dictamen del revisor fiscal en caso de aplicar.
¿Cuáles son los estados financieros?
1. Estado de la situación financiera 2. Estado de resultados
3. Estado de cambio en el patrimonio 4. Estado de flujos de efectivo
5. Notas a los estados de situación financiera
Las microempresas únicamente adjuntan los estados financieros:1,2,5.
Para efectos de la inscripción o renovación del RUP, el interesado reportará la información financiera y organizacional correspondiente a los últimos tres (3) años fiscales anteriores al respectivo acto.
Cuando el proponente no tenga antigüedad suficiente, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal.
El proponente que tenga inscrita en la Cámara de Comercio la información de capacidad financiera y organizacional de los años 2019 y/o 2020, no deberá presentar la información que repose en la Cámara de Comercio; la que conservará la firmeza para efectos de certificación.
La información financiera incluida en el formulario RUES de proponentes, debe ser igual a la contenida en los estados financieros y certificaciones según corresponda, así mismo, debe ser coherente a la reportada en el Registro Mercantil o de Entidades sin Ánimo de Lucro, en caso de estar inscrito o matriculado.
Para las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, deberán adjuntar certificado de los indicadores de la capacidad financiera y organizacional suscrito por el contador y el proponente, en el cual se informe detalladamente cada una de las cuentas que componen sus indicadores.
● Deberá presentar copia de la tarjeta profesional del contador y revisor fiscal si aplica al caso.
● Deberá presentar el certificado vigente de la junta central de contadores del contador público y del revisor fiscal, si aplica al caso.
● Las personas jurídicas que estén sometidas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, deben anexar también a las Cámaras de Comercio los documentos por ella exigidos.
● Presentar certificado de Gastos de interés. El modelo lo podrá descargar en el formulario virtual del RUP.
● Para las personas jurídicas se deberá presentar el certificado de las cuentas principales.
El modelo lo podrán descargar en el formulario virtual del RUP.
● Las sociedades extranjeras con sucursal registrada en el país, deberán presentar copia simple de los estados financieros de la casa matriz, sin que se requiera autenticación alguna ni apostilla, con el corte que corresponda al cierre fiscal del país de origen, con la conversión a la moneda colombiana y la traducción oficial al español (cuando aplique).
En ningún caso serán admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad establecida en Colombia.
● Cuando la persona jurídica pertenezca a un grupo empresarial y por ley deba preparar y difundir los estados financieros consolidados. También presentará copia simple de éstos como soporte para su inscripción y/o renovación en el RUP. Sin embargo, la capacidad financiera y organizacional del proponente, se determinará en atención a sus estados financieros individuales.
Clasificaciones
¿Qué es el clasificador de bienes y servicios?
Es un sistema de clasificación que permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y el Gobierno.
Este sistema consta de varios niveles a saber: Segmento, Familia, Clase.
Para efectos de la inscripción en el Registro Único de Proponentes, los proponentes deberán indicar en el formulario los bienes, obras y servicios que ofrecerán a las Entidades Estatales, identificados con el clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel (segmento, clase y producto). Por tratarse de una autoclasificación, esta información es responsabilidad exclusiva del proponente.
Para identificar los códigos del clasificador bienes obras y servicios pueden ingresar al siguiente link https://colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-Servicios
Experiencia
Los proponentes deberán acreditar su experiencia en la provisión de bienes, obras o servicios, mediante certificados de los contratos ejecutados directamente o a través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación o, copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal certificado.
Las personas jurídicas con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la experiencia directa de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes
Para ello, el proponente podrá acreditar su experiencia presentando cualquiera de los siguientes documentos:
● Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio en donde conste que el contrato se encuentra ejecutado.
● Acta de liquidación del contrato suscrita por el tercero contratante acompañada de una declaración expedida por el proponente, que se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, en la que certifique que le consta que la información del acta de liquidación está en firme.
● Copia del contrato suscrito por las partes.
● Los contratos de tracto sucesivo se considerarán ejecutados en la porción efectivamente cumplida. Para proceder al registro de la experiencia de un contrato de tracto sucesivo en curso, es necesario que el tercero que recibió los bienes, obras o servicios relacionados certifique expresamente la cuantía y objeto del contrato efectivamente ejecutados
● Órdenes de compra, órdenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante.
El documento mediante el cual se pretende acreditar la experiencia deberá contener como mínimo:
1. Que el contrato se encuentre ejecutado por el proponente, consorcio o unión temporal o accionista si la sociedad cuenta con menos de 3 años de constituida.
2. Identificación de las partes con su respectiva identificación
3. Valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, que corresponda al año de terminación del contrato.
4. Objeto del contrato (bienes obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia) 5. Códigos de clasificaciones que identifica los bienes obras o servicios al tercer nivel 6. Fecha de terminación del contrato
7. Firma del tercero
Si el documento no contiene los datos del valor del contrato expresado en salarios mínimos y/o los códigos del clasificador de bienes obras o servicios, el representante legal deberá aportar adicionalmente una certificación en los cuales consten los datos faltantes. El modelo lo podrá descargar en el formulario virtual del RUP.
Tenga en cuenta:
● Si se pretende acreditar la experiencia a través de contratos ejecutados por un accionista o constituyente del proponente, cuando la persona jurídica tiene menos de 3 años de constituida, deberá diligenciar en el formulario RUES de la siguiente manera:
- Deberá seleccionar la casilla “accionista, socio o constituyente del proponente”.
- Deberá diligenciar el nombre del accionista en la casilla “nombre del contratista.
● Si se pretende acreditar la experiencia a través de contratos ejecutados consorcio o unión temporal, deberá diligenciar en el formulario RUES de la siguiente manera:
- Deberá seleccionar la casilla “consorcio, unión temporal o sociedad en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación”.
- Deberá diligenciar el nombre del consorcio, unión temporal en la casilla “nombre del contratista e indicar el porcentaje de participación en el valor ejecutado.
Si el documento que soporta la experiencia no tiene el porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal, se deberá anexar también como soporte el documento mediante el cual se conformó el consorcio o unión temporal.
● El nombre del contratante y el NIT deberá corresponder al registrado en la Cámara de Comercio.
Para realizar el proceso de inscripción, actualización o renovación del RUP, debe de ingresar por el siguiente link:
https://sii.confecamaras.co/vista/plantilla/index.php
Si quiere conocer el paso a paso para realizar el proceso de inscripción, actualización o renovación del RUP, debe ingresar en el siguiente link: https://ccoa.org.co/tramites- registrales/registro-unico-de-proponentes/
Más información:
Teléfono 531 25 14 Opción 1 Chat www.ccoa.org.co
Orientación jurídica virtual: https://ccoa.org.co/orientacion-juridica-virtual/
