CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA
13 CAPITULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para iniciar el proceso de esta investigación, es necesario recabar información teórica de los diferentes estudios que se han llevado, a cabo en la misma área temática, presentando a continuación algunos de los más relevantes:
Como primer antecedente se consideró la investigación elaborada por:
Losada y Mujica (2012), titulada “Diseño de un programa de auditoría interna, de los rubros cuentas por pagar y compras para la empresa Invegas, C.A.” la evaluación fue de tipo descriptiva, de campo y evaluativa. Este estudio estuvo fundamentado por los planteamientos de los autores (2008), Whittington y Pany (2007), Romero (2006) Mantilla y Cante (2005), entre otros.
Una vez obtenido los resultados, al evaluar los procesos de auditoría interna de los rubros de compras y cuentas por pagar en la empresa Ehcopek, S.A. Luego de haber discutido los resultados, se observó que existen ciertas debilidades en el proceso de cumplimientos aplicados a las cuentas por pagar correspondiente a otros gastos, así como la falta de las pruebas sustantivas al rubro de compras no validan si existen órdenes de
compras no registradas, es por ello que se recomienda evaluar el programa de auditoría interna de enfoque.
Dicho antecedente fue de mucha utilidad al presente estudio, por cuanto facilitara la observación de la realidad existente para establecer los procedimientos ajustados al programa de auditoría interna en los rubros de cuentas por pagar y compras, ya que en algunos casos son omitidos por falta de cumplimiento de las normas básicas en materia de control interno.
En relación al tema, Mosquera (2013) realizó una investigación denominada
“Evaluación del control interno administrativo del proceso de compras de servicios en el departamento de compras de servicios de la universidad nacional experimental de Guayana en Puerto Ordaz Estado Bolívar”, fundamentado en los autores: Huamani (2001), Hurtado (2006), Ley Contra la Corrupción (2003), Ley de Contrataciones Públicas (2010), entre otros.
Esta investigación fue de campo, debido a que los datos se recolectaron directamente de la empresa donde se efectuó la investigación. El tema fue respaldado, en un marco teórico sustentado por algunos autores mencionados a continuación: La metodología implementada, fue de observación directa con la finalidad de verificar los procedimientos aplicados para el control interno.
La técnica de recolección de datos, utilizada fue el cuestionario, en el cual aplicó la técnica e instrumentos a una población de (3) personas directamente relacionadas con el estudio de objetos de investigación del Departamento de Compras.
Lo investigado permitió identificar debilidades, mediante los resultados obtenidos y dar recomendaciones tales como evitar compras de emergencia, informar o capacitar al personal del departamento de compras y todos los usuarios encargados para realizar una autoevaluación que permita mejorar el control interno, alcanzando los objetivos propuestos mejorando la situación.
Esta investigación, permite fortalecer las bases favoreciendo la determinación de las técnicas más eficientes usadas en la detección de debilidades en el departamento de compras de una organización, al mismo tiempo que sugiere correctivos al mejoramiento de dichas deviaciones.
De igual manera, Chirinos y Ñungoso (2013), se enfocaron en el “Diseño de un Plan de Control Interno para la Coordinación de Apoyo a la Comunidad de la Universidad José Antonio Páez”, ubicada en el Municipio San Diego, Estado Carabobo. Se utilizó como referencia los siguientes autores: León I (1997), Mata (2010), Tamayo y Tamayo (2000), entre otros.
Se presentó como un proyecto factible, de acuerdo a las estrategias empleadas se fundamentó en una investigación de campo, porque todos los datos e información fueron recopilados del mismo lugar donde se desarrollaron los hechos, el tipo de muestra fue intencional, ya que los investigadores decidieron quienes serían los integrantes de la misma.
En cuanto a los instrumentos de recolección de datos, se utilizó el cuestionario con respuestas cerradas, validadas y confiabilizados mediante la opinión de dos expertos para obtener los datos necesarios. Los mismos fueron presentados y analizados mediante la interpretación porcentual.
La investigación, se dirigió a dar una alternativa de solución en el proceso administrativo de la coordinación de apoyo a la comunidad. Al finalizar la investigación se evidenció, que hacían falta controles a través de procedimientos y formularios que permitieran regular actividades del área de facturación.
Considerando lo planteado, el aporte que ofrece la investigación es de gran ayuda para fundamentar la preparación del estudio, debido a que se presenta un enfoque para implementar mejoras en el departamento de facturación lo cual es de vital importancia para que el mismo cumpla con los objetivos propuestos.
Con referencia a Paima y Villalobos (2013), efectuaron un estudio titulado
“Influencia del Sistema del Control Interno del Área de Compras en la Rentabilidad de la Empresa Autonort Trujillo, S.A.”, ubicada así en la ciudad de Trujillo. Está fundamentado en los autores: Prado (2009), Asubadin (2010), Díaz (2011), entre otros autores.
La investigación tuvo como propósito fundamental tomar en consideración la importancia que tiene el control interno en la verificación y validación de las actividades que se desarrollan en el área de compras de la empresa Autonort Trujillo S.A; para así evitar fraudes o irregularidades en dicha empresa.
La investigación es de carácter no experimental, pues las variables fueron observadas pero no manipuladas, ya que se usaron técnicas como recopilación de información a través de encuestas; en relación a los instrumentos de recolección de datos de información, se utilizó el
procesamiento y análisis de datos así como también la selección de muestras y la aplicación de instrumentos de información para la elaboración de cuadros estadísticos e interpretación de los mismos.
Esta investigación, se toma como referencia para el diseño de la Evaluación del Sistema de Control Interno de Facturación y Compras, ya que propone la recopilación de información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de decisiones, así como también segregar las funciones de autorización, adquisición, custodia, registro, recepción y almacenaje de la mercadería comprada en una empresa y así determinar una política adecuada de adquisición de una mercancía.
Por último, se consideró el estudio elaborado por: Bravo, Nobrega, Pineda y Vivas (2014) denominado “Evaluación del Control Interno Administrativo del área de compras de la empresa Ingeniería y Desarrollo de Soluciones C.A, del Municipio Maracaibo”. Para ello utilizaron como referencia a Aguirre (2005), Bagad (2009), Bavaresco de Prieto (2006), entre otros.
Dicha investigación fue de tipo evaluativa, descriptiva y de campo, así mismo la técnica aplicada para la recolección de información fue el cuestionario a través del cual se evaluó a una población constituida por el personal del departamento de compras representada por cuatro (4) trabajadores a saber: director de compras (1), secretaria (1), asistente de compras (1), asistente de oficina (1) de la empresa Ingeniería y desarrollo de soluciones, C.A. Esta investigación, sirve como apoyo teórico para la
preparación del informe brindando como conocimiento técnicas de recolección de datos a aplicar dentro de los departamentos a evaluar de la empresa Catemar C.A.
2. BASES TEÓRICAS
En las nuevas condiciones, en donde se desarrolla la economía, se hace necesario un control oportuno y eficaz de la actividad económica en cualquier nivel de la organización, razón por la cual el control interno ha sido preocupación de las entidades de trabajo en mayor o menor grado, con diferentes enfoques y terminologías, esto ha permitido que al pasar del tiempo se hayan planteado diferentes concepción es acerca del mismo ampliando la visión de los métodos aplicados.
2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. A continuación se presenta la definición y estructura del sistema de control interno.
2.1.1. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Para el Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission (COSO III, 2013), el control interno se define como:
Control interno es un proceso, efectuado por el Consejo de la entidad, la gerencia y otro personal, diseñado para proporcionar un aseguramiento razonable en cuanto al logro de los objetivos relacionados con las operaciones, los informes y el cumplimiento.
En el mismo orden de ideas, La Norma Internacional de Auditoría N.6 Evaluación del riesgo y control interno párrafo 8, sección 400:
El término Sistema de Control Interno significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de un negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y la detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de información confiable.
Con base a las argumentaciones expuestas, en la presente investigación se fija posición con la teoría propuesta por la Norma Internacional de Auditoría N.6 Evaluación del riesgo y control interno párrafo 8, sección 400, ya que establece que un sistema de control interno son políticas y procedimientos que garantizan el orden del negocio y su eficiencia mediante la aplicación de dichas políticas por parte de la administración, permitiendo así el resguardo del patrimonio de la entidad.
2.1.2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Un sistema de control interno, provee razonable seguridad sobre el alcance de los objetivos planteados en cuanto a la confiabilidad de
información financiera, cumplimiento de leyes y regulaciones. El alcance de los objetivos que mayormente son impuestos por personas externas, dependen de cómo las actividades dentro de la entidad son llevadas a cabo, pero sin embargo el control interno no puede prevenir malos juicios o decisiones, o eventos externos que puedan en ejecución de sus propósitos causar el fracaso del negocio.
Según Cardozo (2006, p. 33) los objetivos de control interno son, prevenir fraudes; descubrir hurtos o malversaciones; obtener información administrativa, contable y financiera, confiable, segura y oportuna; localizar errores administrativos, contables y financieros; proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la entidad solidaria;
promover la eficiencia del personal; detectar desperdicios innecesarios tanto material, tiempo y recursos en general; mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación y estimaciones de las cuentas y operaciones sujeta a auditoria por parte del auditor; detectar los riesgos inherentes a la cartera de crédito, riesgo administrativo, financiero como de la plataforma tecnológica.
Sin duda alguna, el sistema de control interno comprende el plan de la organización para la correcta aplicación de los métodos y procedimientos que tienen implementados en una empresa o negocio, estructurados en un todo para el alcance de las metas propuestas.
2.1.3. IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema de control interno, es fundamental para garantizar el cumplimiento de los objetivos organizacionales, la protección y conservación del patrimonio, el acatamiento de la normativa legal prevista, la transparencia y oportunidad en la revisión de cuentas.
Entrelaza las actividades operativas de la entidad apoyando a la alta gerencia para establecer, monitorear, evaluar y mejorar el sistema de control interno dentro de la organización que se desenvuelve o interactúa en un ambiente cada día más cambiante y exigente.
2.1.4. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Según Estupiñan (2006, p. 19), los sistemas de control interno incluyen controles administrativos y contables, clasificando su enfoque bajo los elementos de control interno de organización, sistemas y procedimientos, personal y supervisión.
Organización:
Dirección
Asignación de responsabilidades.
Segregación de deberes.
Coordinación.
Sistemas y procedimientos
Manuales de procedimientos.
Sistemas.
Formas.
Informes.
Personal
Selección.
Capacitación.
Eficiencia.
Moralidad.
Retribución.
Supervisión:
Interna.
Externa.
Autocontrol.
Elemento de organización:
Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados, y que se segregue las funciones de registro y custodia.
Elementos, sistemas y procedimientos: Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus
resultados en términos financieros.
Elementos de personal
Prácticas sanas y seguras para la ejecución de funciones y obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la organización.
Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
Elementos de supervisión
Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo logístico.
De acuerdo con lo anteriormente planteado se hace necesaria la correcta aplicación y monitoreo de los elementos previamente descritos para que la administración de la entidad pueda lograr los objetivos del sistema de control interno obteniendo así la eficacia y la eficiencia en las operaciones.
En general, los elementos del control interno se diseñan para adaptarse a las condiciones o necesidades que presente cada organización. Claro está que para ello se toman en consideración los objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control interno; sin embargo, las condiciones evolucionan debido tanto a factores externos como internos, provocando con
ello que los controles pierdan su eficiencia.Es por ello que la gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los elementos que forman parte de los sistemas de control.
2.1.5. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO
Para Reding y otros (2009, p. 18) todos los integrantes de las organizaciones son responsables de velar por el cumplimiento del control interno.
La Dirección: el presidente es el responsable en última instancia y debe asumir la prioridad del sistema, ya que es este quien regula la imagen de la gerencia afectando la integridad y ética de los demás factores en un entorno de control positivo.
Asimismo, el deber del presidente es liderar y dirigir a la alta dirección y revisar la manera en que controlan el negocio. La alta dirección, a su vez, asigna las responsabilidades por el establecimiento de políticas y procedimientos de control interno más específicos al personal responsable de las funciones de la unidad.
Consejo de Administración: esta estructura se conoce como gobierno eficaz para una organización, la dirección es responsable ante el consejo de administración que es el encargado de gobernar guiar y supervisar.
Cabe de destacar que, los miembros del consejo deben conocer los objetivos actividades y ambiente de la empresa dedicando el tiempo necesario para cumplir sus responsabilidades y ser eficaces; el consejo debe
ser fuerte y activo especialmente si trabaja con canales de comunicación ascendentes eficaces y funciones de auditoría interna, finanzas y legales competentes, frecuentemente puede identificar y corregir mejor ese tipo de problemas.
Auditores Internos: mientras la dirección es responsable en última instancia del diseño adecuado y funcionamiento eficaz del sistema de control interno, los auditores internos desempeñan un papel muy importante en la verificación del cumplimiento de las responsabilidades de la dirección; la función de auditoría interna es brindar una seguridad razonable de que el sistema de control interno es adecuado y funciona eficazmente favoreciendo el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.
Otros empleados: el control interno es responsabilidad de todos los miembros de la organización, aunque en diferentes niveles, debe representar una parte implícita o explícita en la descripción de puesto de todos los integrantes de la entidad. Todos los empleados de la organización producen información que se utiliza en el sistema de control interno o realizan otras acciones necesarias para realizar el control; todo el personal debe ser responsable por la comunicación ascendente de los problemas en las operaciones, la falta de cumplimiento en el código de conducta u otros incumplimientos de las políticas, o acciones ilegales.
Reding y otros (2013, p. 18).
Es de vital importancia determinar las funciones y responsabilidades que estable el control interno, debido a que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las políticas y procedimientos establecidos por la organización, delegando a cada área funciones específicas que coadyuvan al logro de los objetivos previamente establecidos
en el plan de control interno.
2.1.6. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
Para algunos usuarios el control interno debe evitar que la entidad falle, es decir, asegura que logre siempre sus objetivos operativos, informes financieros y cumplimiento. La probabilidad de que dichos objetivos se logren puede verse limitada al hecho de que el criterio humano para la toma de decisiones no es infalible, produciendo desviaciones del sistema debido a fallas humanas tan simples como equivocaciones u omisiones en la información.
En este orden de ideas, Landsittel, Beasley y Chambers (2013, p. 20), establecen que si bien es cierto el control interno ofrece seguridad sobre el logro de los objetivos de la organización, existen limitaciones, estas pueden ser el resultado de: la adaptación de los objetivos establecidos previamente para el control interno, la realidad de que el juicio humano en la toma de decisiones puede ser errónea y sujeto a desviaciones, las averías que pueden ocurrir debido a errores humanos, eventos externos que están más allá del control.
Es decir que, estas limitaciones impiden que el Consejo y la gerencia obtengan aseguramiento absoluto del logro de los objetivos de la entidad, en otras palabras el control interno proporciona un aseguramiento razonable, pero no absoluto.
2.1.7. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Según Reding y otros (2009, p. 30), los auditores internos desempeñan un
papel significativo para verificar que la alta gerencia cumpla con sus responsabilidades. Inicialmente, ésta debe realizar la principal evaluación, prueba y certificación de los controles internos, y luego el auditor interno debe validar independientemente los resultados de la dirección.
Además, normalmente la alta gerencia o el director ejecutivo de auditoría envían un informe al comité de auditoría detallando los resultados de la autoevaluación de la dirección en cuanto al diseño y la eficacia adecuados de los controles internos de la organización.
Al realizar la evaluación de los procesos de control en una organización el auditor debe cuestionarse lo siguiente: ¿Se descubrieron discrepancias o debilidades significativas a partir del trabajo de auditoría realizado y de la demás información reunida para la evaluación?; si la respuesta es afirmativa,
¿Se realizaron correcciones o mejoras luego de los descubrimientos?; ¿Los descubrimientos y sus consecuencias permiten concluir que existe una condición que se manifiesta a través de un nivel de riesgo del negocio inaceptable?.
Partiendo de lo anteriormente expuesto se concluye que la evaluación del sistema de control interno se encarga de definir las fortalezas y debilidades de la organización empresarial basándose en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico son el fundamento de la realización de una buena auditoría financiera.
2.1.8. ENFOQUES DEL CONTROL INTERNO
Un enfoque o marco, consiste en un cuerpo de principios de guía que integran un patrón con el cual las organizaciones pueden evaluar una amplia gama de prácticas de negocios dichos principios están integrados por numerosos conceptos, valores, suposiciones y practicas destinados a ofrecer un criterio para que la organización pueda calcular o evaluar determinada estructura, proceso o entorno, o un grupo de prácticas o procedimientos.
Al respecto Reding y otros (2009, p. 231), establecen que las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna NIEPAI proporciona las pautas en relación al uso de los enfoques, generalmente un enfoque brinda un diseño estructural de la relación que existe entre el cuerpo de conocimientos y las guías. Como se trata de un sistema coherente, facilita el logro de la consistencia en el desarrollo, la interpretación y la aplicación de los conceptos, las metodologías y las técnicas útiles para una disciplina o profesión.
Existen actualmente solo tres enfoques de control interno reconocidos internacionalmente por la dirección de control interno, los contadores/auditores externos independientes y los profesionales de auditoría interna; estos se describen a continuación en el grafico numero 1 en
el cual se explicaran los diversos enfoques que son descritos por diversos autores presentado una breve conclusión de cada uno de ellos, se podrán analizar e interpretar cada uno de los enfoques.
Enfoques del control interno
Fuente: Reding y otros (2009, P. 231)
Finalmente de los aspectos anteriormente tratados se puede concluir que el modelo COSO establece que cualquier medida que tome la dirección, el consejo y otros, para mejorar la gestión de riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzaran los objetivos y metas.
Desde el punto de vista del modelo COCO se incluyen aquellos elementos
de una organización tales como; recurso, sistemas, procesos, cultura, estructura y metas que tomadas en conjunto apoyan al personal en el logro de los objetivos de la organización.
Según el estudio del modelo TURNBULL, la adopción desde un enfoque basado en riesgos para establecer un sistema de control interno y revisar su efectividad, el aseguramiento de la adecuación en la administración de riesgos, apoyando la mejora de los procesos de identificación y administración de riesgos, proporcionando la concientización de riesgos, controles y los programas de autoevaluación.
2.2. ENFOQUE COSO
En control interno lo último que ha habido es el informe COSO (Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), Ha sido hecho para uso de los consejos de administración de las empresas a nivel mundial, para la mejora de los procesos financieros y contables. Este resume muy bien lo que es control interno, los alcances, entre otros.
2.2.1. DEFINICION DE COSO
El informe COSO, es el marco conceptual de control interno más reconocido. Fue publicado en 1992 por una organización voluntaria del sector privado Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Landsittel, Beasley y Chambers (2013, p. 1), dedicada a mejorar la calidad de la información financiera a través de la ética empresarial, controles internos
eficaces y gobierno corporativo.
Esta organización es patrocinada y financiada conjuntamente por el Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (IACPA), la Asociación Americana de Contadores Públicos (AAA), el Instituto de Auditores Internos (IIA), la Organización Internacional de Ejecutivos de Finanzas (FEI) y el Instituto de Gerencia Contable (IMA).
2.2.2. OBJETIVOS DE COSO
Landsittel y otros (2013, p. 9), en el Marco Integrado de Control interno (Marco y apéndices), establecen tres categorías de objetivos que permiten a las organizaciones enfocarse en diferentes aspectos del control interno. Estos objetivos son presentados a continuación:
2.2.2.1. OBJETIVOS DE OPERACIONES
Referidos a la eficacia de las operaciones de la entidad, incluye las metas de desempeño operativo, financiero y la salvaguarda de los activos contra perdidas.
2.2.2.2. OBJETIVOS DE INFORME
Esto se refiere a la información financiera y no financiera, interna y externa, y pueden abarcar la fiabilidad, oportunidad, transparencias u otros términos definidos por los reguladores, emisores de normas o políticas de la entidad.
2.2.2.3. OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO
Se refiere a la adhesión, a leyes y regulaciones a las cuales está sujeta la entidad.
Dentro de este marco se establece lo siguiente: el primer objetivo anteriormente expuesto se refiere a los objetivos del negocio, entendidos en términos de rentabilidad y rendimiento de las operaciones una empresa u organización. El segundo objetivo expuesto procura garantizar que la empresa disponga de información financiera cierta, fiable y muy importante ya que sin esta información, no sería posible tomar decisiones empresariales acertadas. El tercer y último objetivo se inclina al cumplimiento de todas aquellas normas o reglas a las que se encuentre sujeta la empresa.
2.2.3. COMPONENTES DE COSO
Landsittel y otros (2013, p. 15), ofrecen una amplia definición del control interno resaltando que es un proceso garante del cumplimento de los objetivos de la entidad. Este enfoque está estructurado en cinco componentes básicos que debe seguir la organización para obtener los resultados deseados, a continuación se define cada uno de ellos:
2.2.3.1. ENTORNO O AMBIENTE DE CONTROL
Para Landsittel y otros (2013, p. 15), el ambiente de control es el conjunto de normas, procesos y estructuras que sirven de base para llevar a cabo el control
interno en la organización. El consejo y la alta gerencia establecen las pautas con respecto a la importancia del control interno y las normas de conducta esperadas.
Hay cinco principios relacionados con el ambiente de control:
La organización demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.
El consejo demuestra independencia de la gerencia y ejerce vigilancia sobre el desarrollo y el desempeño de los controles internos.
La gerencia establece, con la vigilancia del Consejo, las estructuras, las líneas de subordinación, así como las autoridades y responsabilidades apropiadas para el logro de los objetivos.
La organización demuestra el compromiso de atraer, desarrollar y retener a individuos competentes en alineación con los objetivos.
La organización hace a los individuos responsables por sus funciones de control interno en la búsqueda de los objetivos.
Así mismo, Estupiñan (2006, p. 26) expone que el ambiente de control consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otros cuatro componentes e indispensables a su vez, para la realización de los propios objetivos de control, provee disciplina estructura para el control e incide en la manera como:
Se estructuran las actividades del negocio.
Se asigna autoridad y responsabilidad.
Se organiza y desarrolla la gente.
Se comparten y comunican los valores y creencias.
El personal toma conciencia de la importancia del control.
Ambos autores están de acuerdo en que el ambiente de control es la base de un sistema de control interno eficiente, permitiendo organizar las actividades, los recursos humanos, financieros, estructura, entre otros, en pro del cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Es por esta razón, que la organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades creando conciencia y acciones de directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de los procedimientos de control específicos.
Basándose en los supuestos anteriores se fija posición con lo expuesto por Landsittel y otros (2013, p. 15), los cuales indican que el ambiente de control comprende un conjunto de normas procesos y estructura que sirven de base para llevar a cabo el control interno en la organización.
2.2.3.2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Para Landsittel y otros (2013, p. 16), la evaluación del riesgo es un
proceso dinámico e interactivo para identificar y analizar riesgos para el logro de objetivos de la entidad, formando una base para determinar cómo se deben manejar los riesgos. La gerencia considera los posibles cambios en el entorno externo y dentro de su propio modelo de negocio, que puedan obstaculizar su capacidad para lograr sus objetivos.
Hay cuatro principios relativos a la evaluación del riesgo:
La organización específica objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación del riesgo relacionado con los objetivos.
La organización identifica los riesgos para el logro de sus objetivos a través de la entidad y analiza los riesgos como base para determinar cómo se deben manejar los riesgos.
La organización considera el potencial de fraude en la evaluación de los riesgos para el logro de los objetivos.
La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente el sistema de control interno.
Por otra parte, Estupiñan (2006, p. 28), expresa que la evaluación de riesgos en la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma.
Ambos autores están de acuerdo con la importancia que tiene identificar y
analizar los riesgos más relevantes tanto internos como externos que puedan entorpecer los procedimientos llevados a cabo por la organización y que métodos puede aplicar para evitarlos.
En virtud de que las empresas despliegan sus actividades en un entorno cada vez más competitivo, dinámico y cambiante, debe contar con ciertos mecanismos que evalúen constantemente el entorno circunstante y certifiquen que la empresa se va adecuando a este.
En base a los argumentos anteriores, se fijo posición con lo planteado por Landsittel y otros (2013, p. 16), los cuales exponen que la evaluación del riesgo es un proceso dinámico e interactivo que permite identificar y analizar los riesgos de la organización para poder determinar cómo se deben manejar los mismos.
2.2.3.3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Para Landsittel y otros (2013, p. 16), las actividades de control son las medidas establecidas por las políticas y procedimientos para asegurar que se cumplan las directivas de la gerencia para mitigar los riesgos para el logro de los objetivos. Las actividades de control se llevan a cabo en todos los niveles de la entidad y en las distintas etapas en los procesos de negocio, así como sobre el entorno tecnológico.
Hay tres principios relacionados con actividades de control:
La organización selecciona y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos para el logro de objetivos a un nivel
aceptable.
La organización selecciona y desarrolla actividades de control general sobre la tecnología para apoyar el logro de los objetivos.
La organización implementa las actividades de control a través de políticas que establecen lo que se espera y los procedimientos que ponen en práctica las políticas.
Al respecto, Estupiñan (2006, p. 32) refiere que las actividades de control son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos que se desarrollan a través de toda la organización y garantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos se administren de manera que se cumplan los objetivos.
Ambos autores están de acuerdo en que las actividades de control deben ser establecidas por la gerencia de la organización a través de políticas, normas y procedimientos. Deben ser aplicadas en todos los niveles organizacionales permitiendo el control de los riesgos y cumplimiento de los objetivos establecidos.
Partiendo de los supuestos anteriores, las actividades de control son todas aquellas medidas que sirven para asegurar que el negocio de la empresa, en todos sus aspectos, esté bajo control. Son los típicos controles que se examinan en el marco de una auditoría externa tales como; aprobación y autorización de las transacciones, controles de
acceso, entre otros.
Basándose en las teorías anteriormente expuestas, se fijó posición con lo planteado por Landsittel y otros (2013, p. 16), quienes indican que las actividades de control son las medidas establecidas por las políticas y procedimientos para asegurar que se cumplan las directivas de la gerencia para mitigar los riesgos para el logro de los objetivos.
2.2.3.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Para Landsittel y otros (2013, p. 17), la información es necesaria en la entidad para que se lleven a cabo las responsabilidades de control interno en apoyo del logro de sus objetivos. La comunicación se produce tanto a nivel interno como externo y proporciona a la organización la información necesaria para llevar a cabo los controles día a día. La comunicación permite al personal entender sus responsabilidades de control interno y su importancia para el logro de los objetivos.
Hay tres principios relativos a la información y comunicación:
La organización obtiene o genera, y utiliza, información relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento de los otros componentes del control interno.
La organización comunica internamente la información, incluyendo los objetivos y responsabilidades de control interno, necesarios para apoyar el funcionamiento de los otros componentes del control interno.
La organización se comunica con partes externas sobre asuntos que afectan el funcionamiento de los otros componentes del control interno.
En el mismo orden de ideas, Estupiñan (2006, p. 33), plantea que los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los mismos sistemas de información. Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información adecuada y oportuna. La conciliación eficaz permite transmitir mensajes que facilitan el cumplimiento de las responsabilidades y promueven el control.
Ambos autores están de acuerdo en la importancia de tener una información y comunicación fluida de manera tal que todos los componentes de la organización conozcan procedimientos que realiza la organización, así como también los pasos a seguir para desarrollar dichos procedimientos y responsabilidades delegadas a cada uno de ellos.
En síntesis, se puede determinar que la información es fundamental para que la empresa pueda funcionar y para que la gerencia tome decisiones acertadas. En este contexto la correcta comunicación y flujo de la misma, de manera rápida y oportuna a todos los departamentos y diversos niveles de la empresa es esencial para el buen funcionamiento de un sistema de control interno.
En base a los supuestos anteriores, se fijó posición con Landsittel y otros
(2013, p. 17), los cuales plantean que la información es necesaria en la entidad para que se lleven a cabo las responsabilidades de control interno en apoyo al logro de los objetivos.
2.2.3.5. ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
Para Landsittel y otros (2013, p. 17), las evaluaciones continuas, evaluaciones independientes, o una combinación de ambas, se utilizan para determinar si cada uno de los cinco componentes de control interno, incluidos los controles para efectuar los principios dentro de cada componente, están presentes y en funcionamiento. Los resultados son evaluados y las deficiencias se comunican oportunamente, reportando los asuntos graves a la alta gerencia y al Consejo.
Hay dos principios en relación con las actividades de control:
La organización selecciona, desarrolla y lleva a cabo evaluaciones continuas y/o independientes para determinar si los componentes del control interno están presentes y en funcionamiento.
La organización evalúa y comunica las deficiencias de control interno, de manera oportuna, a las partes responsables de tomar acciones correctivas, incluyendo la alta gerencia y el Consejo, según sea el caso.
Los componentes de COSO se vinculan entre sí:
Generando sinergia y formando un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.
Son influidos e influyen en los métodos y estilos de dirección aplicables en las entidades, e inciden directamente en el sistema de gestión, teniendo como premisa, que el hombre es el activo más importante de toda la organización y necesita tener una participación activa en el proceso de dirección, sintiéndose parte integrada del Sistema de Control Interno que se aplique.
Están entrelazados con las actividades operativas de la entidad coadyuvando a la eficiencia y eficacia de las mismas.
Permiten mantener el control sobre todas las actividades.
Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidas van a cumplirse por lo tanto son criterios para determinar si el control interno es eficaz.
Marcan una diferencia con el enfoque tradicional de control interno dirigido al área financiera.
Coadyuvan al cumplimiento de los objetivos organizacionales en sentido general.
Asimismo, Estupiñan (2006, p. 38) expresa: la gerencia debe llevar acabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o innecesarios, para
promover con el apoyo decidido de la gerencia, su robustecimiento e implementación. El proceso de comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento de los sistemas de control, debe estar dirigido hacia quienes son los propietarios y responsables de operarlos, con el fin de que implementen las acciones necesarias.
Ambos autores están de acuerdo en que las actividades de supervisión deben aplicarse a todos los componentes y elementos que forman parte del sistema del control interno así mismo, deben comunicarse de manera oportuna las deficiencias a los responsables para poder tomar acciones correctivas
Como todo sistema, también el sistema de control interno necesita de supervisión para poder funcionar adecuadamente. En este sentido, la supervisión es un proceso que comprueba que el sistema de control interno está funcionando correctamente. Esta supervisión la debe realizar la gerencia de la empresa, pero en estas revisiones es donde el trabajo de los auditores internos se hace más importante.
En base a las teorías anteriormente planteadas, se fijo posición con lo expuesto por Landsittel y otros (2013, p. 17), los cuales plantean que las evaluaciones continuas, evaluaciones independientes o una combinación de ambas se utilizan para determinar si cada uno de los cinco componentes de control interno, incluidos los controles para efectuar los principios dentro de
cada componente, están presentes y en funcionamiento.
2.3. OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO DE FACTURACIÓN
Catácora (2009, p. 268), plantea que los objetivos de control internos de facturación son los siguientes:
2.3.1. INTEGRIDAD
El propósito fundamental es el registro oportuno de todas las transacciones, evitando la falta de alguna operación. Si no registramos la totalidad de las transacciones tendríamos una subestimación en las cifras de ventas y de las cuentas por cobrar.
Asimismo, permite asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información. Los controles internos de pre numeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad. Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de facturación, seria obviar el registro de las operaciones en forma cronológica. (Catácora, 2009, p. 221).
Según lo planteado por, PCAOB Release No. 2010-004 (2010), este artículo expresa que las afirmaciones sobre dirección de integridad se dan cuando todas las transacciones y cuentas que deben presentarse en los
estados financieros están tan incluidas. Por ejemplo, la administración afirma que todas las compras de bienes y servicios se registran y se incluyen en los estados financieros. Del mismo modo, la administración afirma que los documentos por pagar en el balance general incluyen todas las obligaciones de la entidad.
Ambas teorías afirman que la integridad existe cuando todas las transacciones llevadas a cabo por la organización son registras sin omisión de ninguna información relevante y registrándolas en el periodo al cual corresponden.
La integridad en el registro de las transacciones es de vital importancia para la organización ya que le permite manejar cifras reales y oportunas sobre la situación financiera a fin de poder tomar decisiones más viables para el desarrollo de su unidad estratégica.
Basándose en los supuestos anteriores, se fijo posición con lo expresado por Catácora (2009, p. 268), quien plantea que el propósito fundamental es el registro oportuno de todas las transacciones, evitando la falta de alguna operación.
2.3.2. EXISTENCIA
Su objetivo es el adecuado registro de transacciones validas realizadas por la entidad; la existencia de registros que no corresponden a ventas realizadas por la empresa, nos crea problemas de sobreestimación en las cifras de ventas y cuentas por cobrar.
De igual manera, la existencia permite asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles interno minimiza el riesgo de que los registros contables contengan información que no corresponden a transacciones reales de la entidad. Los estado financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos señalar, por ejemplo, lo siguiente:
Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de ventas efectivamente realizadas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables a las operaciones correspondientes.
Los costos de ventas cargados a un periodo corresponderán a mercancías que efectivamente se hayan transferido a los clientes, bajo los principios de la realización de un ingreso. (Catácora, 2009, p. 221) Asimismo, para PCAOB Release No. 2010-004 (2010), existen afirmaciones sobre la existencia o la dirección ocurrencia si los activos o pasivos de la entidad en una fecha determinada y si las transacciones registradas han ocurrido durante un período determinado.
Ambas teorías están de acuerdo en que todas las transacciones ocurridas dentro de un periodo deben de ser registradas efectivamente dentro del mismo periodo en el que ocurren y que correspondan a transacciones reales de la organización.
En síntesis se puede determinar que todas las transacciones
realizadas por la organización deben ser reflejadas en su periodo de ocurrencia y no se deben mostrar registros que no correspondan a operaciones reales de la entidad.
En base a lo anteriormente expuesto, se fijó posición con lo planteado por Catácora (2009, p. 221) el cual indica que la existencia es el adecuado registro de transacciones validas realizadas por la entidad; la presencia de registros que no corresponden a ventas realizadas por la empresa.
2.3.3. EXACTITUD
Los controles de exactitud están orientados a garantizar el correcto registro de las transacciones efectuadas por la entidad, los problemas relacionados con los controles de exactitud aumentan los riesgos de sobreestimación y subestimación de los registros de ingresos y cuentas por cobrar.
Asimismo, la exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Se debe recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario, el término aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la información o se genere la transacción. (Catácora, 2009, p. 222).
Según, PCAOB Release No. 2010-004 (2010), estas afirmaciones de
la administración se relacionan con el hecho de que el activo, pasivo, capital y cuentas de ingresos y gastos se han incluido en los estados financieros en los montos adecuados.
Ambas teorías concuerdan en que las transacciones realizadas por la organización deben ser registradas de manera correcta y al valor que realmente se deriva de ellas para que los saldos reflejados en los estados financieros sean lo más real posible.
La exactitud tiene como propósito fundamental el registro de las operaciones a su valor real y en el momento oportuno, de manera tal que los saldos reflejados en los estados financieros de la empresa estén ajustados a la realidad económica de la misma en un momento determinado.
En base a las teoría anteriormente expuesto, se fijó posición con lo expresado por Catácora (2009, p. 222), quien afirma que los controles internos de exactitud están orientados a garantizar el correcto registro de las transacciones efectuadas por la entidad.
2.4. OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS
Catácora (2009, p. 257) los objetivos de control internos de compras son los siguientes:
2.4.1. INTEGRIDAD
Se deben registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones
contraídas. Permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información. Los controles internos de pre numeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.
(Catácora, 2009, p. 221).
Según lo planteado por, PCAOB Release No. 2010-004 (2010), este artículo expresa que las afirmaciones sobre dirección de integridad se dan cuando todas las transacciones y cuentas que deben presentarse en los estados financieros están tan incluidas. Por ejemplo, la administración afirma que todas las compras de bienes y servicios se registran y se incluyen en los estados financieros. Del mismo modo, la administración afirma que los documentos por pagar en el balance general incluyen todas las obligaciones de la entidad.
Ambas teorías afirman que la integridad existe cuando todas las transacciones llevadas a cabo por la organización son registras sin omisión de ninguna información relevante y registrándolas en el periodo al cual corresponden.
La integridad en el registro de las transacciones es de vital importancia para la organización ya que le permite manejar cifras reales y oportunas sobre la situación financiera a fin de poder tomar decisiones más viables para el desarrollo de su unidad estratégica.
Basándose en los supuestos anteriores, se fijo posición con lo expresado por Catácora (2009, p. 221), quien plantea que el propósito fundamental es el registro oportuno de todas las transacciones, evitando la falta de alguna operación, incluyendo la adquisición de activos y obligaciones contraídas por la empresa.
2.4.2. EXISTENCIA
Los activos y pasivos registrados deben corresponder a operaciones reales de la compañía. Los objetivos de existencia permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles interno minimiza el riesgo de que los registros contables contengan información que no corresponden a transacciones reales de la entidad. Los estado financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos señalar, por ejemplo, lo siguiente:
Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con políticas y procedimientos adoptados por la gerencia. (Catácora, 2009, p.
221).
Asimismo, para PCAOB Release No. 2010-004 (2010), existen afirmaciones sobre la existencia o la dirección ocurrencia si los activos o pasivos de la entidad en una fecha determinada y si las transacciones
registradas han ocurrido durante un período determinado.
Ambas teorías están de acuerdo en que todas las transacciones ocurridas dentro de un periodo deben de ser registradas efectivamente dentro del mismo periodo en el que ocurren y que correspondan a transacciones reales de la organización.
En síntesis se puede determinar que todas las transacciones realizadas por la organización deben ser reflejadas en su periodo de ocurrencia y no se deben mostrar registros que no correspondan a operaciones reales de la entidad y las que afecten su funcionamiento.
En base a lo anteriormente expuesto, se fijó posición con lo planteado por Catácora (2009, p. 221) el cual indica que la existencia es el adecuado registro de transacciones validas realizadas por la entidad; la existencia de registros que no corresponden a compras realizadas por la empresa, minimizando el riesgo de que los registros contables contenga información que no corresponden a transacciones reales de la entidad.
2.4.3. EXACTITUD
Los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto. El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las
cifras; por el contrario, el término aplicable es el de razonabilidad de cifras.
La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la información o se genere la transacción. (Catácora, 2009, p. 222).
Según, PCAOB Release No. 2010-004 (2010), estas afirmaciones de la administración se relacionan con el hecho de que el activo, pasivo, capital y cuentas de ingresos y gastos se han incluido en los estados financieros en los montos adecuados.
Ambas teorías concuerdan en que las transacciones realizadas por la organización deben ser registradas de manera correcta y al valor que realmente se deriva de ellas para que los saldos reflejados en los estados financieros sean lo más real posible.
La exactitud tiene como propósito fundamental el registro de las operaciones a su valor real y en el momento oportuno, de manera tal que los saldos reflejados en los estados financieros de la empresa estén ajustados a la realidad económica de la misma en un momento determinado.
En base a las teoría anteriormente expuesto, se fijó posición con lo expresado por Catácora (2009, p. 222), quien afirma que los controles internos de exactitud están orientados a garantizar el correcto registro de las transacciones efectuadas por la entidad, capturando el momento justo en el que se genera la transacción.
2.4.4. AUTORIZACIÓN
Solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las
políticas de la empresa. Todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen implícita una autorización. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por un funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden existir distintos niveles de autorización.
Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable, con base en políticas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiablidad del sistema como un todo.
Catácora (2009, p. 222).
Según el artículo Autorización de compras (2014), la autorización previa de las compras de acuerdo con las políticas de la empresa es un requisito fundamental del control de gastos eficaz. Un proceso de autorización de compras efectivo garantiza el cumplimiento de las políticas de aprobación establecidas para evitar compras innecesarias e inapropiadas.
Ambas teorías están de acuerdo en que la autorización de las compras debe llevarse a cabo de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa y deben ser aprobadas previamente por un funcionario competente a fin de evitar compras innecesarias.
Por tal motivo, el proceso de autorización es fundamental para la organización permitiéndole mantener un control sobres las transacciones de compras que se realizan estableciendo límites para el inicio y culminación de
dichas operaciones.
De los basamentos anteriormente expuestos se fijó posición con Catácora (2009, p. 222) quien expone que solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las políticas de la empresa. Todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen implícita una autorización.
2.5. TIPOS DE CONTROL INTERNO
Los objetivos de una entidad y los controles que implementa para proveer seguridad razonable sobre su logro, se relaciona con la presentación de informes financieros, las operaciones y el cumplimiento con cada una de las unidades de operación y de los procesos de negocios de la entidad.
El control interno, en su sentido más amplio, incluye controles que pueden ser caracterizados como contables y administrativos, siento ambos de vital importancia para la verificación del cumplimiento de los procedimientos en los procesos de la organización.
Cabe destacar que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables, por las repercusiones que estos tienen en la preparación de la información financiera, se deben aplicar todos los controles que el auditor considere necesario.
2.5.1. CONTROL ADMINISTRATIVO
El autor Estupiñán (2006, p. 7), lo define como, el plan de organización
que adopta la empresa, con sus respectivos procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:
Mantenerse informado de la situación de la empresa.
Coordinar sus funciones.
Asegurarse de que están logrando los objetivos establecidos.
Mantener una ejecutoria eficiente.
Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.
Para verificar el logro de estos objetivos la administración establece:
El control del medio ambiente o ambiente de control.
El control de evaluación de riesgos.
El control y sus actividades.
El control de sistemas de información y comunicación.
El control de supervisión o monitoreo.
Finalmente el control administrativo permite medir y evaluar el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesite. La aplicación de un control administrativo en las organizaciones busca atender dos finalidades principales; corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.
2.5.2. CONTROL CONTABLE
El autor Estupiñán (2006, p. 7), establece que; como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto, en las cuentas apropiadas, y en el periodo contable que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.
Finalmente el control contablese relaciona directamente con la protección de los activos o con la confiabilidad de los registros contables.La aplicación de un control contable en las organizaciones busca atender dos finalidades principales; corregir fallas o errores existentes provenientes del proceso administrativo.
2.7. FACTURACIÓN
Para Schnitzer y Marti (2007, p. 77), el término facturación significa, “la suma de los importes totales de todas las facturas emitidas durante un periodo de tiempo (normalmente durante un ejercicio)”. Por otra parte,
González (2014, p. 12) define facturación como, la acción de facturar y comprende una serie de procesos que tienen como objeto el control de la producción diaria la elaboración de las facturas destinadas a los clientes
2.7. SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE FACTURACIÓN
Si bien la factura es el mecanismo con el cual realizamos el proceso de cobro de los bienes o productos adquiridos por el cliente, también es el medio con el cual conocemos sus necesidades, de esta manera pueden identificarse oportunidades de mejora para que sean implementadas dentro del proceso de facturación del cliente u organización.
2.7.1. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE LA FACTURA
Para Salazar (2014, p. 216), el siguiente ciclo es una aproximación a lo que sucede operativamente dentro de una empresa durante el proceso de elaboración de una factura. Es un ejemplo de los pasos que se pueden cumplir. Cada empresa tendrá sus particularidades, no obstante, esta aproximación ayudará a comprender que para establecer el proceso estándar para su elaboración dentro de la organización y lo describe de la siguiente manera:
2.7.1.1. GENERACIÓN EN EL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA
Para Salazar (2014, p. 217), en una empresa automatizada la factura se
debe generar en el sistema, programa o módulo de facturación. Se incluirán la fecha, los datos del cliente, del producto a vender, los impuestos a cargar, el precio y las condiciones de la operación, entre otros.
Asimismo, la Providencia Administrativa nº 071 (2011, Art. 7 #3) establece A los fines de lo previsto en esta Providencia Administrativa se entiende por sistemas computarizados o automatizados para la emisión de facturas y otros documentos: herramienta tecnológica informática que permite imprimir la información correspondiente a las operaciones realizadas por los contribuyentes, sobre los formatos o formas libres elaborados por las imprentas autorizadas.
Ambos basamentos están de acuerdo en la utilización de sistemas automatizados para la generación y emisión de la factura, lo cual facilita y agiliza su impresión en el formulario establecido para tal fin cumpliendo con las normativas vigentes en dicho proceso.
En conclusión la factura puede ser generada o emitida a través del medio electrónico siempre y cuando esta cumpla con todas las normativas establecidas por la ley vigente. Este medio contribuye con la simplificación de los procesos de facturación y registros de la factura.
En base a las anteriores afirmaciones se fijó posición con Salazar (2014, p.217) quien plantea que en una empresa automatizada la factura se debe generar en el sistema, programa o módulo de facturación incluyendo los datos tanto del cliente como del producto a vender, impuestos a cargar, entre otros.
2.7.1.2. IMPRESIÓN EN PAPEL
Para Salazar (2014, p. 217), luego de que la factura ha sido generada en el medio electrónico, se procede a imprimir los datos sobre el formulario preimpreso por la empresa autorizada, es decir se envía la factura a la impresora. Por su puesto, antes alguien prepara la impresora y le coloca la factura en papel.
Según la Providencia Administrativa nº 071 (2011, Art. 6) Establece que los sujetos regidos por esta providencia administrativa, deben emitir las facturas y las notas de débito y de crédito a través de los siguientes medios:
1. Sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
2. Sobre formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). En ningún caso, las facturas y otros documentos podrán emitirse manualmente sobre formas libres.
3. Mediante Máquinas Fiscales
Ambos argumentos concuerdan en que la factura a de ser impresa en el formulación preimpreso por una imprenta autorizada por el ente gubernamental competente, dicho formulación debe contener la normativa establecida por la ley al igual que los datos impresos sobre el formulario.
En síntesis la factura impresa debe cumplir con todos los requerimientos establecidos por la normativa vigente para tal fin, de manera que facilite la verificación de los datos plasmados en ella, tanto para la empresa como para el cliente y debe ser impresa por la persona autorizada.
En base a los argumentos anteriores se fijó posición con el planteamiento expresado por Salazar (2014, p. 217) quien indica que luego de generar la factura en el medio electrónico se procede a imprimir los datos sobre el formulario pre impreso por la empresa autorizada.
2.7.1.3. CONTABILIZACIÓN O REGISTRO
Salazar (2014, p. 217), plantea que, en este punto se contabiliza y registra la factura o documento fiscal. La contabilización y registro va desde el asiento contable para que se refleje en la contabilidad de la empresa, hasta el registro en el auxiliar de clientes (cuentas por cobrar) y el registro o contabilización en el libro de ventas, entre otros.
Según lo expuesto por Méndez y Palazón (2015, p. 137), una vez emitida la factura de ventas se debe localizar la información que se necesita para realizar el asiento contable: fecha de la factura, número, identificación del cliente para crear la subcuenta correspondiente; la descripción de los artículos, para crear la subcuenta de ventas respectiva. El importe de la factura sin IVA, que se registrara en la cuenta de ventas; el importe de la cuota de IVA, que se contabilizara en la cuenta correspondiente de IVA, y el total de la factura que se reflejara en la cuenta del cliente
