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México, D. F., Agosto de 2011Los Institutos y Centros, serán directamente responsables de la correcta aplicación del gasto y de fiscalizar, validar y tramitar la documentación comprobatoria y justificativa del mismo, atendiendo las fechas límite que en su momento indique la Dirección de Recursos Financieros de la DGEST.
Les reiteramos la importancia de que previo a la entrega de comprobación de dichos recursos ante esta Dirección, deberán establecerse mecanismos de trabajo al interior de la institución que representan, con las áreas involucradas en el ejercicio y comprobación de los mismos, para lo cual, adjunto los requisitos que la Dirección de Recursos Financieros solicita para dicha comprobación.
REQUERIMIENTOS GENERALES
Para efectos de comprobación de los recursos, deben entregar en la Dirección de Recursos Financieros de esta Dirección General lo siguiente:
1. Oficio del Director del Instituto o Centro dirigido a la Dirección de Recursos Financieros de la DGEST, mismo que deberá elaborarse con la fecha de presentación de la documentación, incluyendo el número de CLC, importe, mes presupuestado y tipo de gasto a comprobar. Si la documentación presentada tuviera observaciones y éstas se les entregan con un oficio de la Dirección de Recursos Financieros, cuando entregue las correcciones, deberá elaborar nuevamente un oficio de entrega con folio y fecha actual. V. gr.
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2. Copia del oficio de asignación de recursos, firmado por el Director General de Educación Superior Tecnológica.Página 4 de 22
“
3. Recibo Institucional, de conformidad con el formato 513-PR-09-R02 Revisión 1, del Sistema de Gestión de Calidad, en dos tantos originales. V. gr.
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4. Relación de Gastos Efectuados por partida concentradora (21701 y 31903) según sea el caso, en cuatro tantos originales, que compruebe el total del importe asignado y radicado en cada Cuenta por Liquidar Certificada, de conformidad con el formato 513-PR-09-R01 Revisión 1, del Sistema de Gestión de Calidad. V. gr.
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5. Original y copia de las facturas, que reúnan los requisitos fiscales y administrativos.6. Verificación de comprobantes fiscales en el Sistema de Administración Tributaria, así como firmas autógrafas, nombre, cargo y sellos de la Dirección y el Departamento de Recursos Financieros del Instituto o Centro, en original y copia.
7. Nota justificativa en original y copia.
8. Original y copias legibles de todos los documentos comprobatorios y justificativos, en el mismo orden y en las mismas condiciones.
Será obligación del Instituto o Centro, integrar el expediente con la totalidad de la documentación comprobatoria y justificativa, incluyendo la que no será presentada ante esta Dirección.
En los casos en que cuenten con recurso programado en el mes de Diciembre, éste será radicado únicamente en forma devengada, es decir, una vez que el Instituto o Centro compruebe ante esta Dirección General; por lo antes mencionado, es necesario que las facturas que presenten para comprobar, sean con fecha del mes de noviembre.
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REQUISITOS
La adquisición de bienes y contratación de servicios, estarán sujetos a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, así como a las demás disposiciones aplicables.
Cada una de las facturas que se presenten, deberán contar con los requisitos fiscales establecidos en el Art. 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, así como con las demás disposiciones fiscales vigentes. V. gr.
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En términos generales los requisitos para los comprobantes impresos por impresor autorizado, que establecía el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación son:I. El nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. Si se tiene más de un local o establecimiento, se debe señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.
II. Contener impreso el número de folio.
III. Lugar y fecha de expedición.
IV. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.
V. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
VI. Valor unitario consignado en número e importe total señalado en número o en letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse desglosado por tasa de impuesto, en su caso.
VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
VIII. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.
IX. Cuando se trate de enajenación de ganado, la reproducción del hierro de marcar de dicho ganado siempre que se trate de aquel que deba ser marcado.
X. La vigencia es a partir de la fecha de aprobación del SAT o fecha de impresión.
XI. Señalar en forma expresa si el pago se hace en una exhibición.
Requisitos establecidos en la Resolución Miscelánea Fiscal.
A) La cédula de identificación fiscal la cual en el caso de personas físicas podrá o no contener la CURP, reproducida en 2.75 cm. por 5 cm. con una resolución de 133 líneas/ 1200 dpi. Sobre la impresión de la cédula, no podrá efectuarse anotación alguna que impida su lectura.
B) La leyenda: "la reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales", con letra no menor de 3 puntos.
C) El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del impresor, así como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, con letra no menor de 3 puntos.
D) El número de aprobación asignado por el Sistema de Control de Impresores Autorizados (SICOFI).
E) En el caso de personas físicas que tributen conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, así como en el Régimen Intermedio; además, debe imprimir la leyenda “Efectos fiscales al pago” de conformidad con lo señalado en la fracción III del Art.133 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
F) En caso de que sean emitidos por personas morales del Régimen Simplificado, los comprobantes deberán llevar además la leyenda: “Contribuyente del Régimen de Transparencia”.
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Factura Impresa con Código de barras bidimensional
(A partir de 2011)
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Requisitos de acuerdo al artículo 29-A del CFF:
1. Nombre, denominación o razón social del emisor.
2. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del emisor.
3. Domicilio fiscal de quien los expida.
4. Lugar y fecha de expedición.
5. Clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona a favor de quien se expida.
6. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
7. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra.
8. Monto de los impuestos que deban trasladarse, en su caso, desglosados por tasas.
9. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
De acuerdo a la 3ª RMRMF para 2010 (Regla I 2.23.2.1):
10. El código de barras bidimensional proporcionado por el SAT al contribuyente al momento de la asignación de los folios, mismo que deberá reproducirse con un mínimo 200/200 dpi en un área de impresión no menor a 2.75 cm. por 2.75 cm.
11. El número de aprobación del folio asignado por SICOFI.
12. El número de folio asignado por el SAT y en su caso la serie.
13. La leyenda “La reproducción apócrifa de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones
fiscales”, misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos.
14. La leyenda “Este comprobante tendrá una vigencia de dos años contados a partir de la fecha aprobación de la asignación de folios, la cual es: dd/mm/aaaa”, misma que deberá ser impresa con letra no menor de 5 puntos.
Otros requisitos
:15. Señalar en forma expresa si el pago se hace en una exhibición. (Art. 29 CFF, 32 LIVA)
16. En el caso de personas físicas que tributen conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales, así como en el Régimen Intermedio; además, debe imprimir la leyenda “Efectos fiscales al pago” de conformidad con lo señalado en la fracción III del Art.133 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
En caso de que sean emitidos por personas morales del Régimen Simplificado, los comprobantes deberán llevar además la leyenda: “Contribuyente del Régimen de Transparencia”.
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Las impresiones de las Facturas Electrónicas deben cumplir con los siguientes requisitos de acuerdo al artículo 29-A del CFF:I. Nombre, denominación o razón social del emisor.
II. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del emisor.
III. Domicilio fiscal de quien los expida.
IV. Contener impreso el número de folio.
V. Lugar y fecha de expedición.
VI. Clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona a favor de quien se expida.
VII. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
VIII. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra.
IX. Monto de los impuestos que deban trasladarse, en su caso, desglosados por tasas.
X. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
Otros requisitos de la Factura Electrónica en la Resolución Miscelánea Fiscal:
a) La cadena original con la que se generó el sello digital. Tratándose de contribuyentes que adicional a la impresión de la Factura Electrónica, pongan a disposición de sus clientes el comprobante en su formato electrónico, podrán no incluir dicha cadena original.
b) Sello digital correspondiente a la Factura Electrónica.
c) Número de serie del certificado de sello digital.
d) Número de referencia bancaria y/o número de cheque con el que se efectúe el pago (opcional).
e) La leyenda “Este documento es una representación impresa de un CFD”.
f) En caso de operaciones con público en general utilizarán el RFC genérico XAXX010101000.
g) Incluir adicionalmente los montos de los impuestos retenidos, en su caso.
h) En caso de contener cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio también deberá incluir la unidad de medida.
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Las impresiones de las facturas electrónicas 2011 deben cumplir con los siguientes requisitos:1. Nombre, denominación o razón social del emisor.
2. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del emisor.
3. Domicilio fiscal de quien los expida.
4. Contener impreso el número de folio asignado por el SAT.
5. Lugar y fecha de expedición.
6. Clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona a favor de quien se expida.
7. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
8. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra.}
9. Monto de los impuestos que deban trasladarse, en su caso, desglosados por tasas.
10. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
11. El certificado de sello digital del contribuyente que lo expide.
Además de los requisitos contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal vigente: a) Código de barras generado conforme al Anexo 20.
b) Sello digital del SAT y del emisor.
c) Número de serie del CSD del emisor y del SAT.
d) Número de referencia bancaria o número de cheque con el que se efectúe el pago(opcional).
e) La leyenda “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.
f) En caso de operaciones con público en general utilizarán el RFC genérico XAXX010101000.
g) El monto de los impuestos retenidos, en su caso.
h) Unidad de medida, en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción V del CFF.
i) Fecha y hora de emisión y de certificación de la Factura Electrónica 2011 en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción III del CFF.
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Los proveedores deberán expedir una factura, por cada partida de gasto específico. Los contribuyentes a los que se les retenga el IVA deberán expedir comprobantes con la leyenda “Impuesto retenido de conformidad con la Ley del Impuesto al Valor Agregado” y consignar por separado el monto del impuesto retenido.
La facturas deberán asentar los nombres, cargos y firmas autógrafas de las siguientes personas: Director(a) del Instituto o Centro.
Jefe (a) del departamento de recursos financieros.
Jefe(a) del almacén, en el caso de adquisiciones de materiales y suministros o del jefe(a) de mantenimiento, para el caso de la contratación de servicios. En ausencia de cualquiera de los dos jefes antes mencionados, podrá firmar el Jefe(a) del departamento de recursos materiales y servicios. Esta última firma deberá acompañarse de la leyenda “Recibí de conformidad y a entera satisfacción” en forma manuscrita. V. gr.
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Solo será necesario un sello institucional en la factura. En caso de que no exista espacio suficiente para las firmas en el anverso de la factura, y con la finalidad de no obstruir dato alguno, cumplir con este punto asentándolas en el reverso de la misma.
Las facturas de tamaño menor o mayor al tamaño carta, deben estar adheridas a hojas tamaño carta, dejando un espacio de 3.0 cm. en el margen izquierdo o en el superior.
La documentación comprobatoria y justificativa, debe de carecer de tachaduras, borraduras, enmendaduras o mutilaciones y perforaciones para su aceptación.
Los bienes o servicios descritos en las facturas deben corresponder al giro o actividad preponderante del proveedor o prestador del servicio; en caso de no ser claro, adicionar el alta en la SHCP (personas físicas) o bien el acta constitutiva (personas morales) para determinar lo anterior.
Tomar en cuenta que las facturas que rebasen el monto de 300 veces el Salario Mínimo Diario General vigente en el Distrito Federal, por partida presupuestal, deberán contar con al menos tres cotizaciones con las mismas condiciones que se hayan obtenido en los 30 días previos al de la adjudicación y consten en documento en el cual se identifique indubitablemente al proveedor oferente, las cuales deberán conservarse en el archivo del Instituto o Centro ejecutor del gasto.
El monto autorizado para compras directas es de $50,000.00 (CINCUENTA MIL PESOS 00/100 M.N.), sin considerar el IVA, por partida de gasto mensual.
Verificar que los montos totales anuales de adquisición por partida, no rebasen en su conjunto y en ningún caso el importe global de $389,000.00 (TRESCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL PESOS 00/100 M.N.) sin considerar el IVA.
Las compras realizadas fuera de los 50 kms. a la redonda de la ubicación del Instituto o Centro, se consideran foráneas y deben presentar nota aclaratoria validada con nombre, cargo, firma y sello de la Dirección y Jefatura de Recursos Materiales y Servicios del Instituto o Centro.
No deben efectuar pagos a proveedores con tarjetas bancarias, debido a que el recurso se paga al Instituto o Centro de manera anticipada, y éstos tienen la obligación de emitir cheques nominativos a favor de los proveedores y presentar facturas con gastos totalmente devengados.
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MANTENIMIENTO: Es importante que en las facturas presentadas por concepto de mantenimiento, el conceptosea claro y detallado y contemple precios unitarios, V. gr.
Cantidad Descripción Precio
unitario Importe
2
Mantenimiento a techumbre del laboratorio de electromecánica edificio “F” que consiste en: el reacomodo del vidrio templado, sello de juntas con poliuretano . . .
$2,000.00 $4,000.00
Ó
Cantidad Descripción Precio
unitario Importe
10 mts² Aplicación de impermeabilizante al edificio de
cómputo. $250.00 $2,500.00
No es necesario que en la factura se especifique el edificio, el número de inventario del equipo o bien o la ubicación de los mismos, a los cuales se les realizó un mantenimiento, ya que la factura es expedida por los proveedores y éstos son datos que normalmente el proveedor no conoce. Para esta especificación, deberá elaborar una nota que en el siguiente apartado se describe.
Las facturas deben presentarse en el mismo orden en que se enlistan en la Relación de Gastos Efectuados, es decir por partida y fecha de facturación, de igual manera en el expediente de las copias.
Deberán considerar lo establecido en la circular No. CSAF/010/2010 de fecha 5 de Abril del 2010, CSAF/003/2011 de fecha 11 de Enero del 2011, CSAF/014/2011 del 28 de Marzo de 2011, que incluye como dato adjunto la Circular No. 712/1696/2011 del 08 de Febrero de 2011 y CSAF/017/2011 del 11 de abril del 2011, mismas que se encuentran en la liga:
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CRITERIOS
NOTA JUSTIFICATIVA: Para cada una de las facturas que presenten para comprobación, deberá elaborar una nota justificativa, la cual deberá ser en hoja membretada del Instituto o Centro (no es necesario que sea a color), y deberá especificar los datos de la factura como son folio, proveedor, fecha, importe y partida y la amplia
justificación de la utilización de los materiales o servicios adquiridos, misma que deberá justificar su uso y beneficio dentro del Instituto o Centro. Esta nota debe contener la firma autógrafa del Director(a) del Instituto o Centro y del Jefe de Departamento de Planeación, Programación y Presupuestación. V. gr.
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NOTAS ACLARATORIAS POR:
COMPRA FORÁNEA: Las compras realizadas fuera de los 50Kms. a la redonda de la ubicación del plantel, se consideran foráneas y deben estar justificadas con una nota aclaratoria en hoja membretada del Instituto o Centro, firmada y sellada por el Director y Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. V. gr.
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VALOR CONTABLE DE FACTURA: En aquellos casos en que el valor total de la factura, deba considerarse quese paga por dos o más fuentes de financiamiento, deberá elaborar una nota aclaratoria en hoja membretada del Instituto o Centro, en donde especifique los datos generales de la factura, así como el importe considerado a pagarse por ingresos propios. Esta nota deberá firmarse y sellarse por el Director (a) del Instituto o Centro y el Jefe (a) del Departamento de Recursos Financieros. V. gr.
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MANTENIMIENTO: Para todos los tipos de mantenimiento, se requiere anexar nota aclaratoria en hoja membretada del Instituto o Centro, en donde especifique los detalles del equipo o bien al que se le dio mantenimiento, como son: Número de inventario, área de ubicación física del bien y bajo el resguardo de quién se encuentra dicho equipo, así como la identificación del inmueble al que se le dio mantenimiento, en su caso. Deberá ser firmada por el Director (a) del Instituto o Centro y el Jefe (a) de Recursos Materiales y Servicios o el Jefe de Mantenimiento, cuando exista esta figura en la Institución. V. gr.
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PARTIDAS NO AUTORIZADAS
Deberá considerar las partidas autorizadas de la Circular CSAF/003/2011, así como las restricciones de la Circular 712/1696/2011 adjunta a la Circular CSAF/014/2011, mismas que se encontrarán disponibles en la liga:
http://www.dgest.gob.mx/administrativa/normateca-de-recursos-financieros-dp1
LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ ENTREGARSE BAJO EL SIGUIENTE ÓRDEN:
Oficio de entrega del Instituto o Centro
ORIGINALES:
1. Oficio de asignación de recursos, firmado por el Director General de Educación Superior Tecnológica.
2. Recibo institucional.
3. Una Relación de Gastos Efectuados.
4. Facturas originales, verificación de comprobantes fiscales, nota justificativa y en su caso, notas aclaratorias.
COPIAS:
1. Oficio de asignación de recursos, firmado por el Director General de Educación Superior Tecnológica.
2. Recibo institucional.
3. Tres Relaciones de Gastos Efectuados.
4. Copias legibles de todos los documentos, en el mismo orden que los originales.
Cabe mencionar que de faltar algún documento de los solicitados, no se estará en posibilidad de recibir y revisar la comprobación.
