ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Institución Universitaria ITSA
SOLEDAD – ATLÁNTICO
Unidad de Planificación y Proyectos Año 2016
Tabla de contenido
PRESENTACIÓN ... 3
1. Conceptualización de la Rendición de Cuentas: ... 4
1.1. Definición ... 4
1.2. Alcances y limitaciones ... 5
1.2.1. Principios rectores en la institución de la Rendición de Cuentas ... 5
1.2.2. ¿A quién se debe rendir cuentas? – Grupos de interés, ciudadanía en general ... 6
1.2.3. ¿Sobre qué se debe rendir cuentas? ... 6
1.3. Elementos que fundamentan el proceso de Rendición de Cuentas ... 7
1.3.1. Información ... 7
1.3.2. Diálogo ... 10
1.3.3. Incentivos ... 12
2. Normatividad ... 12
2.1. Constitución Política de Colombia de 1991 ... 12
2.2. Leyes ... 13
2.3. Decretos ... 14
3. Diagnóstico del Proceso de Rendición de Cuentas en la Institución Universitaria ITSA ... 14
4. Objetivos de la Estrategia de Rendición de Cuentas ... 17
5. Plan de Acción ... 18
PRESENTACIÓN
La presente guía constituye el documento orientador del proceso de Rendición de Cuentas en la Institución Universitaria ITSA, en su compromiso por cumplir con los principios de Buen Gobierno: eficiencia, eficacia y transparencia, los cuales tienen como fin último la realización de una gestión libre de la corrupción.
Para la Institución, la Rendición de Cuentas es un mecanismo que ofrece oportunidades de mejora para la gestión institucional, garantizando mayor transparencia en los procesos ejecutados. Implica generar una mayor apertura y organización de la información inherente a la gestión ejecutada, fomentar una cultura de transparencia y de diálogo permanente, e incentivar la participación de los grupos de interés y la ciudadanía en general.
Así mismo, la Rendición de Cuentas se asume como una responsabilidad permanente durante todo el ciclo de la gestión pública, en la cual se realiza un balance de los avances, dificultades, logros, retos y compromisos institucionales. A través de este proceso se fortalece el sentido de lo público, la democracia y la participación ciudadana, de modo que se pueda facilitar el ejercicio del control social a la gestión pública.
La Institución Universitaria ITSA, en virtud de su carácter y naturaleza pública, y en función del cumplimiento de sus compromisos con la Política de Buen Gobierno, la Constitución Política de 1991, Estatutos, Decretos, Leyes y demás normatividad aplicable, socializa a la comunidad institucional, sus grupos de interés y a la ciudadanía en general en este documento la concepción y los lineamientos que motivan su proceso de Rendición de Cuentas.
1. Conceptualización de la Rendición de Cuentas: 1.1. Definición
De acuerdo con el Manual Único de Rendición de Cuentas, “la rendición de cuentas es la obligación y una buena práctica de gestión de un actor de informar y explicar sus acciones a otros, que igualmente tienen el derecho de exigirla, en términos políticos y basados en la organización del Estado. […] Así mismo, la rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, tanto como la evaluación de la gestión”.
Por su parte, la Contraloría General de la República concibe el proceso de Rendición de Cuentas como “la acción, el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido”.
El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP define la rendición de cuentas como “el deber que tienen las autoridades de la Administración Pública de responder públicamente, ante las exigencias que realice la ciudadanía por los recursos, las decisiones y la gestión realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado”.
En concordancia con lo anterior, el documento Conpes 3654 señala que en su “acepción general, la rendición de cuentas es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado.
En términos políticos y de la estructura del Estado, la rendición de cuentas es el conjunto de estructuras (conjunto de normas jurídicas y de instituciones responsables de informar, explicar y enfrentar premios o sanciones por sus actos), prácticas (acciones concretas adelantadas por las instituciones, los servidores públicos, la sociedad civil y la ciudadanía en general) y resultados (productos y
organizaciones estatales y los servidores públicos informan, explican y enfrentan premios o sanciones por sus actos a otras instituciones públicas, organismos internacionales y a los ciudadanos y la sociedad civil, quienes tienen el derecho de recibir información y explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simbólicos”.
Teniendo en cuenta lo anterior, para la Institución Universitaria ITSA, es un mecanismo en el cual se informa y explican los resultados de la gestión a los grupos de interés y a la ciudadanía en general. Este ejercicio ofrece oportunidades de mejora para la gestión institucional, garantizando mayor transparencia en los procesos ejecutados. Es una responsabilidad permanente durante todo el ciclo de la gestión pública, en la cual se realiza un balance de los avances, dificultades, logros, retos y compromisos institucionales.
La Institución tiene como compromiso propender la mejora continua en el proceso de Rendición de Cuentas, ejecutándolo con el paso de las vigencias con un mayor nivel de rigurosidad, con una mayor cantidad y calidad en la información, e internalizándolo como un valor, una función y un deber de la administración pública, y también como parte de la cultura institucional.
1.2. Alcances y limitaciones
Para la ejecución del proceso de Rendición de Cuentas en la Institución Universitaria ITSA, es necesario que los directivos y líderes de procesos, quienes son los responsables de rendir cuentas, así como sus equipos de trabajo tengan en consideración los siguientes aspectos:
1.2.1. Principios rectores en la institución de la Rendición de Cuentas
Para que el proceso de Rendición de Cuentas en el Instituto sea exitoso, se deben verificar los siguientes principios como condiciones iniciales del mismo:
• El compromiso de la Institución con la comunidad educativa.
• La existencia de un sistema de información consolidado.
• El seguimiento y evaluación permanente a los planes y proyectos.
• El reconocimiento de la diversidad de actores.
• El compromiso con el cumplimiento de las competencias y funciones del instituto así como de lo pactado en el Plan de Desarrollo Institucional.
• Una clara identificación de los grupos de interés de la institución.
• La promoción permanente de la participación de los miembros de la comunidad.
• La permanente divulgación de información de interés oportuna, confiable, suficiente, disponible y de fácil comprensión.
1.2.2. ¿A quién se debe rendir cuentas? – Grupos de interés, ciudadanía en general
• Comunidad educativa: estudiantes, egresados, docentes, padres de familia, personal administrativo, directivos, contratistas, gobierno nacional, departamental, distrital y municipal.
• Ciudadanos, organizaciones sociales y económicas con quienes se tiene responsabilidad social por el bienestar general.
• Aliados estratégicos del sector productivo, gubernamental y social.
• Organismos de control como la procuraduría y la contraloría al ser autoridad disciplinaria y fiscal de la administración.
1.2.3. ¿Sobre qué se debe rendir cuentas?
De acuerdo con el Manuel Único de Rendición de Cuenta, entre los temas y aspectos relevantes a informar se encuentran:
• Ejecución presupuestal.
• Estados financieros.
• Cumplimiento de metas propuestas en el Plan de Acción.
• Cumplimiento de metas de programas y proyectos en ejecución.
• Gestión institucional.
• Procesos y gestión contractual.
• Impacto de la gestión sobre la población del sector o el territorio.
1.3. Elementos que fundamentan el proceso de Rendición de Cuentas
Fuente: Elaboración Propia
1.3.1. Información
El elemento información se refiere a la generación de datos y contenidos sobre la gestión, el resultado de esta y el cumplimiento de sus metas misionales y las asociadas con el plan de desarrollo nacional, departamental, municipal, o en el caso de la Institución Universitaria ITSA, con el Plan de Desarrollo Institucional. También se refiere a la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas o documentos por parte de las entidades públicas. Los datos y los contenidos deben cumplir el principio de calidad de la información para llegar a todos los grupos poblacionales y de interés, de acuerdo con las metas y gestión adelantada. La Institución Universitaria ITSA con el paso del tiempo ha ido fortaleciendo sus procesos de compilación de información, promoviendo la utilización de herramientas tecnológicas que faciliten los procesos de sistematización, estandarización, consistencia y trazabilidad de la información.
Entendiéndose la información y comunicación como un proceso complementario, la Institución adopta las siguientes acciones de preparación de la información y comunicación:
Elementos
Información
Diálogo
Elaboración de informes de gestión y de ejecución presupuestal: La Institución elaborará y publicará los siguientes informes:
• Informe anual de gestión
Antes del 31 de enero de cada año, la Institución elabora y publica el informe de gestión, el cual contiene un balance de la gestión realizada durante la vigencia inmediatamente anterior, logros obtenidos por los diferentes proceso en el cumplimiento de las metas establecidas para cada una de las dimensiones que conforman el Plan de Desarrollo Institucional, presupuesto, contratación, programas y proyectos de la vigencia evaluada y de la siguiente vigencia, acciones para el fortalecimiento de la transparencia y la lucha contra la corrupción, medidas para el mejoramiento institucional y el fortalecimiento de la gestión pública, entre otros.
• Informes de avance
Dos veces al año, la Institución elaborará y publicará informes de avance en la gestión institucional, el cual, entre otros aspectos retoma ejecución y avance en cumplimiento de metas, indicadores de gestión y/o desempeño, ejecución presupuestal y contractual, a la fecha.
• Informes de ejecución presupuestal
Mensualmente se publicará y divulgará el informe de ejecución presupuestal de la vigencia actual e históricos.
Actualización electrónica (página web institucional):
La Institución publicará permanentemente en su sitio web información de interés a la ciudadanía a fin de garantizar el control social, para ello se han dispuestos los siguientes espacios:
• Micrositio Rendición de Cuentas
Contiene información general informativa sobre el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. Información de la vigencia actual y anteriores relativa a informes de gestión, informes de avance, informes de contraloría, estados financieros y documentación de alistamiento y de orientación de los distintos espacios de rendición de cuentas habilitados (videos didácticos, guías orientadoras, presentaciones, planes de acción de audiencia pública, etc.).
Como estrategia didáctica se publica un video explicativo y muy didáctico con información relativa a la Rendición de Cuentas, su definición, naturaleza, objetivos y públicos objetivos. Dirigido principalmente a estudiantes, docentes, funcionarios y demás miembros de la comunidad educativa.
Así mismo, y posterior a la realización de la Audiencia Publica de Rendición de Cuentas, se publica un video didáctico que resume el contenido temático tratado.
En cuanto a los procesos de alistamiento, preparación y evaluación de los distintos espacios de Rendición de Cuentas de la gestión, tales como Audiencia Pública y Nuestras Cifras, el micrositio contiene información referente a: Guía de Rendición de Cuentas de la Administración Pública a la ciudadanía, Resolución que convoca a la Audiencia Pública, Plan de Acción de la Audiencia Pública, priorización de temas, formato de inscripción de propuestas, entre otros.
• Transparencia y acceso a la información pública
En este espacio se publica documentación de interés, información misional, presupuestal, normativa, contractual, de planeación, participación ciudadana, trámites, PQRSD y demás requerida en cumplimiento de la ley ley 1712 de 2014 y a su decreto reglamentario 103 de 2015 (artículos 4 y 6).
• Gestión financiera
Este espacio incluye documentación sobre plan de adquisiciones y sus actualizaciones, informes contables, ejecución mensual del presupuesto de ingresos y gastos.
• Planeación estratégica
En este espacio reposan los planes de acción formulados para garantizar el buen cumplimiento del Plan de Desarrollo para el buen cumplimiento y logro de la misión y visión institucional.
Elaboración de publicaciones:
La Institución publica noticias referente a eventos, actividades, logros, metas, inversiones, avances, planes, proyectos, programas, estrategias, gestión en general y demás información que se considere relevante poner a conocimiento de la ciudadanía.
Difusión en prensa:
Cuando se considere oportuno, la Institución elaborará y difundirá boletines de prensa para conocimiento público. En este aspecto y por su pertinencia, previo a la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas se envía a los distintos medios de comunicación un boletín de prensa con toda la información relevante de la Audiencia.
Redes sociales:
A través de las distintas redes sociales institucionales (Facebook, Instagram, Twitter, YouTube), ITSA difundirá información para mantenerse en contacto con sus estudiantes y en general con la ciudadanía.
Medios de comunicación masiva:
Con el propósito de mantener una socialización permanente con la ciudadanía sobre información institucional de interés para la comunidad, ITSA difundirá a través de la emisora institucional ITSA Radio 106.6 FM sus planes, proyectos, programas, actividades, etc., para el conocimiento y manejo de la comunidad institucional, ciudadanía y demás interesados.
Avisos informativos:
En los distintos espacios donde la Institución ha dispuesto el uso de carteleras en cada una de las sedes, se publicará información de interés para la comunidad institucional y la ciudadanía en general interesados en la gestión de la Institución. Adicionalmente, cuando sea pertinente se realizará el envío de invitaciones y se socializará a través de Flyers, plegables, afiches, fondos de pantalla y avisos llamativos sobre la realización de los diferentes eventos de Rendición de Cuentas que se habiliten, a fin de garantizar la asistencia masiva.
1.3.2. Diálogo
El elemento diálogo se refiere a aquellas prácticas en las que las entidades públicas comunican, explican, justifican sus acciones y responden las inquietudes de los grupos de interés y ciudadanía en general.
Estos espacios pueden ser presenciales, tales como la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, reuniones de socialización de resultados, entre otras; o
garantizar el contacto directo, la interacción pregunta – respuesta y las aclaraciones entre la entidad y los interesados.
En su compromiso por cumplir con el componente diálogo, la Institución Universitaria ITSA ha promovido la generación de nuevos espacios adicionales a la Audiencia Pública, tales como encuestas de opinión a través de la página institucional dirigidas a la comunidad educativa, así como espacios de interlocución y retroalimentación periódicos, en los cuales se sustenta, explica, justifica y se da respuestas de la administración ante las inquietudes de los ciudadanos relacionadas con los resultados y decisiones.
Estas jornadas de diálogos se realizan presencialmente, manteniendo un contacto directo con la población a través espacios de Rendición de Cuentas como son:
• Audiencia pública: Es un espacio anual de Rendición de cuentas, en este espacio se invita a todos los actores de la sociedad a conocer la gestión realizada y se invita a un dialogo con la comunidad donde se expresan las inquietudes, sugerencia o percepción de la gestión realizada en la vigencia anterior. Esta actividad es realizada antes de finalizar el primer cuatrimestre del año en curso.
• Nuestras Cifras: Es un espacio adicional de Rendición de Cuentas que se realiza con el propósito de dar a conocer los avances en la gestión, siguiendo los mismos lineamientos para el desarrollo anual de la Audiencia Pública. Se realiza durante el segundo semestre del año.
• Hablemos con el Rector: Es un espacio de comunicación institucional, liderado por Rectoría donde se busca implementar un canal comunicativo efectivo, entre los diferentes estamentos de la comunidad institucional y el Rector.
• Asambleas de Escuelas: Cada escuela de acuerdo al calendario académico rinde su informe de gestión a la comunidad educativa, en cada una de las sedes y donde existe oferta académica activa. Se realizan según lo programado en el calendario académico de cada vigencia.
1.3.3. Incentivos
El elemento incentivos hace referencia a aquellas acciones de las entidades públicas que refuerzan el comportamiento de los servidores públicos y ciudadanos hacia el proceso de rendición de cuentas. Tiene como objetivo contribuir a la interiorización de la cultura de rendición de cuentas. Los incentivos estarán orientados a motivar la realización de procesos de rendición de cuentas, promoviendo comportamientos institucionales para su cualificación mediante la capacitación, el acompañamiento y el reconocimiento de experiencias.
En la Institución Universitaria ITSA, cada vez se remarca más la importancia de realizar trazabilidad y almacenar la información consistente a través del tiempo como parte de la cultura organizacional y como mecanismo para la óptima ejecución de los procesos y de transparencia en la gestión institucional. Adicionalmente, la Institución ofrece capacitación a sus funcionarios y contratistas sobre el proceso de rendición de cuentas, estimulando su participación como veedores o en su promoción de manera constante.
2. Normatividad
2.1. Constitución Política de Colombia de 1991
Artículo 23: “El derecho de petición permite a las personas acceder en forma oportuna a la información y documentos públicos. Obliga a la entidad a facilitar la información y el acceso a documentos que no son de reserva legal”.
Artículo 74: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.
Artículo 209: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales
Constitución
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.
2.2. Leyes
Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. Ley 489 de 1998: Organización y funcionamiento de la administración pública nacional y territorial, en particular los artículos 32 y 33 sobre el desarrollo de la gestión de acuerdo con los principios de democracia participativa y la posibilidad de convocar Audiencias públicas para discutir lo relacionado con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad”.
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, en el cual se establecen los deberes de los servidores públicos.
Ley 850 de 2003, por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y mediante el cual se regula lo relacionado con el derecho de petición.
Ley 1474 de 2011 (Estatuto de Anticorrupción), por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
Ley 1755 de 2015, por medio del cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un Título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 1757 de 2015, por medio del cual se dictan disposiciones en materia de promoción y derecho a la participación democrática.
2.3. Decretos
Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.
Decreto 2641 de 2012, por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011.
Decreto 2573 de 2014, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.
3. Diagnóstico del Proceso de Rendición de Cuentas en la Institución Universitaria ITSA
La Institución realizó un autodiagnóstico del proceso de rendición de cuentas de la vigencia 2014, el cual reportó los siguientes resultados, teniendo el evento realizado de Audiencia Pública.
Aspecto
evaluado Excelente Bueno Regular Deficiente NS/NR
Puntualidad en el inicio del evento.
Explicación de las normas de la Audiencia. 56,5% 40,3% 2,3% 0,8% 0% Explicación sobre procedimientos para las intervenciones. 52,1% 43,3% 3,6% 0,6% 0,4% Sitio de realización del evento. 45,2% 39.1% 12,2% 3,6% 0% Organización del evento. 53,6% 39,3% 5,9% 1,3% 0% Desarrollo del evento. 52,9% 41,2% 5% 0,4% 0,4% Oportunidad de los asistentes para opinar durante el evento. 37,4% 46,2% 12% 3,8% 0,6% Profundidad de los temas tratados. 54,4% 40,3% 3,6% 1,3% 0,4% Dominio del
tema por parte
de los expositores. 62,8% 33,2% 2,9% 0,4% 0,6 Uso de ayudas didácticas durante el evento. 60,1% 31,3% 6,5% 1,9% 0,2% Comprensión de los temas tratados. 53,6% 41,2% 3,8% 1,1% 0,4% Gestión de la Institución durante el año 2014. 59,2% 36,6% 3,4% 0,4% 0,4%
13% 13% 14% 29% 9% 10% 7% 5% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%
Página Web Institucional A través de la comunidad Correo Electrónico Invitación Verbal Tarjeta de Invitación Radio Redes Sociales Otro
¿Cómo se enteró de la realización de la Audiencia Pública?
¿Después de haber formado parte de la Audiencia Pública, considera que su participación en el control de la gestión pública
es?
Muy Importante Importante Sin importancia NS/NR
4. Objetivos de la Estrategia de Rendición de Cuentas
Objetivo general: Fortalecer el proceso de rendición de cuentas como un valor, un deber y una buena práctica de la Institución que permita robustecer el sentido de lo público, la democracia, la participación y ejercicio de control social de la gestión pública a través de la disponibilidad de información transparente y completa, de espacios institucionalizados de diálogo y de acciones que interioricen la cultura de rendir cuentas.
Objetivos específicos:
• Optimizar los procesos de compilación, organización y trazabilidad de la información a presentar a los grupos de interés y la ciudadanía en general.
• Aumentar los niveles de confiabilidad de la información consolidada por la Institución.
• Propiciar una mejor toma de decisiones a nivel institucional a través del diálogo constructivo entre los directivos y los grupos de interés con respecto a los avances y dificultades en la gestión institucional, y en las necesidades y expectativas de los interesados.
¿Considera necesario que las entidades públicas continúen realizando audiencias públicas para el control social de la gestión
pública?
Si No NS/NR
• Contribuir en los procesos de mejora en la utilización de los recursos públicos con base en los principios de transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia, equidad, imparcialidad y participación ciudadana.
• Incrementar la participación de la distintas instancias de la comunidad educativa, los grupos de interés y la ciudadanía en general, mejorando los procesos comunicativos entre las partes.
• Retroalimentar la gestión pública para el logro efectivo de los objetivos institucionales.
5. Plan de Acción
Acción Medio utilizado Responsable Periodicidad / Fecha
1. COMPONENTE: INFORMACIÓN 1.1. Elaborar y publicar Guía de Rendición de Cuentas. Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Primer trimestre 1.2. Elaborar y publicar Informe Anual de Gestión Institucional. Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Enero 31 de 2016 1.3. Elaborar base de datos de “Caracterización de grupos de interés de la Institución Universitaria ITSA”. Archivo en Excel Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Primer trimestre 1.4. Elaborar y publicar Boletín Estadístico Anual. Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Tercer trimestre 1.5. Elaborar y publicar Informes de Avance de la Gestión Institucional. Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Julio y Diciembre 1.6. Elaborar y publicar informes de ejecución presupuestal, plan de adquisiciones e informes contables. Página web
Acción Medio utilizado Responsable Periodicidad / Fecha 1.7. Mantener actualizada la información institucional en la página web. Página web institucional
Líderes de todos los procesos / Oficina de Comunicaciones
Permanente
1.8. Publicar noticias
sobre los avances,
logros y acontecimientos relacionados con la gestión institucional. Página web institucional, redes sociales Oficina de Comunicaciones Permanente 1.9. Comunicar las principales actividades, logros y acontecimientos de la Institución a través de la Emisora ITSA Radio.
Radio (Emisora ITSA Radio) Oficina de Comunicaciones Permanente 1.10. Publicar en las carteleras institucionales información relevante de la gestión institucional. Carteleras institucionales Oficina de Comunicaciones Permanente 1.11. Elaborar boletines de prensa para difusión
por medios de comunicación reconocidos de información de conocimiento público. Medios de comunicación varios Líderes de los Procesos / Oficina de Comunicaciones Permanente 1.12. Mantener actualizado el micrositio de Rendición de Cuentas ( información general informativa sobre el proceso de Rendición de Cuentas). Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos Permanente
Acción Medio utilizado Responsable Periodicidad / Fecha 1.13. Mantener actualizado el micrositio de Transparencia y Acceso a la Información Pública (incluye documentación de interés, información misional, presupuestal, normativa, contractual, de planeación, participación ciudadana, trámites, PQRSD, etc.) Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos Permanente 1.14. Socialización de la Estrategia de Lucha Contra la Corrupción y Atención al Ciudadano (que contiene el Mapa
de Riesgos de Corrupción). Listados de asistencias / correo electrónico / publicación en sitio web
Talento Humano Permanente
2. COMPONENTE: DIÁLOGO 2.1 Publicar formato de formulación de propuestas, recomendaciones, preguntas, sugerencias a socializar en la Audiencia Pública. Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos
Anual / Marzo - Abril
2.2. Consultar a grupos de interés y ciudadanía en general sobre los temas de interés a abordar en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos
Acción Medio utilizado Responsable Periodicidad / Fecha 2.3. Realizar Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Auditorio de Museo del Atlántico Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Abril 2.4. Realizar encuestas a la comunidad institucional sobre
temas de interés que evalúen la prestación del servicio y brinden
espacios de participación. Página web institucional Líderes de los procesos / Unidad de Planificación y Proyectos Permanente 2.5. Realizar evento “Hablemos con el Rector”. Instalaciones de la Institución Oficina de Comunicaciones / Rectoría Bimensual 2.6. Realizar evento de informe de avance de la gestión institucional
presidido por los
directivos “Nuestras Cifras”. Instalaciones de la Institución Unidad de Planificación y Proyectos / Rectoría Septiembre 2.7. Informar a la comunidad educativa y ciudadanía en general los mecanismos de participación ciudadana para la construcción de estrategias institucionales (de lucha contra la corrupción, transparencia, etc.) y para el acceso a servicios e información institucional. Redes sociales, página web institucional, correos electrónicos, carteleras institucionales Oficina de Comunicaciones / Unidad de Planificación y Proyectos Permanente 2.8. Responder oportunamente y de
modo escrito las
PQRSD recibidas. Correo electrónico Líderes de los procesos / Responsable de Archivo Permanente
Acción Medio utilizado Responsable Periodicidad / Fecha 3. COMPONENTE: INCENTIVOS 3.1. Socializar a los funcionarios el proceso de Rendición de Cuentas. Folletos Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Segundo trimestre 3.2 Socializar a los
Lideres de procesos los
alcances de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Medios verbales Unidad de Planificación y Proyectos Abril 3.3. Presentación de la temática de Rendición de Cuentas en las Asambleas de Programas Académicos. Presentación en Power point Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Último trimestre del año
3.4. Divulgar el proceso
de Rendición de
Cuentas a través de un video explicativo con información relativa a la Rendición de Cuentas como estrategia didáctica. Medios audiovisuales, Youtube Unidad de Planificación y Proyectos Anual / Segundo trimestre del año
3.5. Publicar banner en página web institucional como mecanismo de divulgación de la Audiencia Pública. Página web institucional Unidad de Admisiones y Mercadeo Anual / Abril 3.6. Realizar campaña de divulgación de piezas publicitarias en carteleras y otros espacios. institucionales informando a la comunidad institucional Piezas publicitarias en carteleras institucionales Unidad de Planificación y Proyectos / Unidad de Admisiones y Mercadeo/ Oficina de Comunicaciones Permanente
Acción Medio utilizado Responsable Periodicidad / Fecha
3.7. Instalar pieza
comunicativa de
Rendición de Cuentas como fondo de pantalla en las salas de usuario de la Institución. Equipos de cómputo Unidad de Planificación y Proyectos / Oficina de Comunicaciones / Unidad de Sistemas Anual / Abril 3.8. Invitar, informar y convocar a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a través de la emisora institucional. Radio (Emisora institucional ITSA Radio 106.6 F.M) Unidad de Planificación y Proyectos / Unidad de Admisiones y Mercadeo Anual / Abril 3.9. Divulgar evento de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a través de redes sociales institucionales. Redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter, Youtube) Oficina de Comunicaciones / Unidad de Admisiones y Mercadeo Anual / Abril 3.10. Evaluar niveles de satisfacción frente al proceso de Rendición de cuentas a través de los distintos espacios de diálogo. Encuesta en formato papel o virtual Unidad de Planificación y Proyectos Anual 3.11. Identificar y ejecutar acciones de mejora basadas en los
resultados de las acciones de dialogo frente a la ciudadanía. Documento Unidad de Planificación y Proyectos Anual 3.12. Incentivar la participación de la comunidad educativa en la campaña de transparencia y en contra de la corrupción “Educación sin Corrupción”. Instalaciones de la Institución / Redes sociales / Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos Anual 3.13. Realizar y publicar el Informe de autoevaluación de la estrategia de Rendición Documento / Página web institucional Unidad de Planificación y Proyectos Mayo, Septiembre, Diciembre
6. Evaluación y Monitoreo de la Estrategia de Rendición de Cuentas
La Institución contempla como última acción del Plan de Acción, la elaboración del del informe de evaluación de la estrategia de Rendición de Cuentas, el cual incluye: la evaluación de cada una de las acciones, de la estrategia en su conjunto, el informe general de RdC, y evaluaciones externas. En este orden de ideas, la Institución elaborará y publicará el informe de evaluación en la página web institucional.
