CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA RECAUDACIÓN Y ADQUISICIÓN DE BIENES A TRAVÉS DEL FONDO DE AUTOGESTIÓN DEL
INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Superior
GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General
LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General
EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
HARMODIO MADRID G. Director
CESAR G. CASTRO T. Subdirector
DEPARTAMENTO DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LEÓN WONG Supervisor JOSÉ A. CASTILLO Q. Analistas Administrativos
DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL
ROGER ALEXIS CERRUD
Director
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL
MARGOT E. FUENTES
Directora
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ
INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
HUMBERTO MAS CALZADILLA
Director General
RITA APARICIO
Secretaria de Administración y Finanzas
DEYSI ESPINO Jefa de Contabilidad PRISCIANO REYES Jefe de Presupuesto MARITZA DE TELLO Jefa de Tesorería CARMEN DE VERGARA Jefa de Compras
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES
A. Concepto del Fondo de Autogestión del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses
B. Objetivos del Manual C. Ámbito de Aplicación D. Base Legal
II. NORMAS Y REGULACIONES AL PROCESO INSTITUCIONAL A. Normas de Control Interno para el Área de Tesorería
B. Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad
C. Normas de Control Interno para el Área de Materiales, Suministros y Activo Fijos
D. Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto E. Controles Específicos de Ingresos
III. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
A. Requisición Mapa de Proceso
B. Orden de Compra al Contado Mapa de Proceso
C. Orden de Compra al Crédito Mapa de Proceso
D. Procedimiento para la Recepción de Bienes E. Gestión de Cobros y Pagos
IV PROCEDIMIENTO PARA COBRO, DEPÓSITO Y REGISTRO DE INGRESOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS
A. Procedimiento para Cobro, Depósito y Registro de Ingresos por Prestación de Servicios
Mapa de Proceso
V RÉGIMEN DE FORMULARIOS ANEXO
INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, ha elaborado el manual denominado “Procedimientos Administrativos para la Recaudación y Adquisición de Bienes a través del Fondo de Autogestión del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses”.
Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta que servirá de apoyo a la administración, para efectuar de manera eficiente, su labor de recaudación de los ingresos y ejecución de sus gastos.
En este sentido, el presente manual comprende seis capítulos que serán usados obligatoriamente, para la tramitación de los servicios prestados. El primer capítulo trata sobre las Generalidades, el cual incluye temas inherentes al concepto del fondo, objetivo del manual, su ámbito de aplicación, la base legal y aspectos normativos relativos a las adquisiciones de bienes y servicios; el segundo, contiene las Normas y Regulaciones al Proceso Institucional, el cual involucra los controles internos para la distintas unidades administrativas que intervienen en los procesos; el tercer capítulo, trata sobre la Formulación del proyecto de Presupuesto Anual; el cuarto capítulo, se refiere a los Procedimientos Administrativos para las Adquisiciones de Bienes y Servicios es decir, el trámite correspondiente a la Requisición, Orden de Compra al contado, al crédito, Gestión de Cobro y pago, cada proceso esta acompañado de su respectivo mapa de proceso; el quinto capítulo, versa sobre el Procedimiento para Cobro, Depósito y Registro de Ingresos por Prestación de Servicio y un sexto capítulo que se refiere al Régimen de Formularios utilizados en los distintos procedimientos.
Este manual establece disposiciones de estricto cumplimiento por cada una de las oficinas partícipes del proceso; no obstante, de ser necesario actualizarlo por cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, estamos anuentes a considerarlos para mantener la vigencia reguladora y de control del documento. Para esos efectos, las sugerencias o solicitudes de actualización deben ser dirigidas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, la cual efectuará los análisis correspondientes para su adecuación.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
I. GENERALIDADES
A. Concepto del Fondo de Autogestión del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses
El fondo denominado “Fondo de Autogestión del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses” tiene como propósito sufragar necesidades que no generen recurrencia y los mismos no deben ser utilizados para el pago de planillas, contratos que generen una obligación periódica, o cualquier otro gasto recurrente como expresa la Ley de Presupuesto.
El fondo de Autogestión estará conformado por los ingresos que se obtengan, producto de la prestación de los siguientes servicios brindados: el cobro de las tarifas correspondiente al servicio de embalsamiento, preparación de cadáveres, pruebas de paternidad por ADN, cremación, pruebas antidoping, prestar albergue a cadáveres de casos no médico-legales, los mismos han sido formalizados mediante Resolución No. J.D. 16 de 9 de junio de 2010, “Que crea el Fondo de Autogestión del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses”, (ver anexo) todo dinero proveniente de estas prestaciones serán depositados en la cuenta bancaria de Auto Gestión.
Los recursos del fondo de Autogestión, una vez requeridos, no serán administrados financieramente y estarán sujetos al Control Previo de la Contraloría General de la República.
Los Fondo de Autogestión estará destinados a la adquisición de equipos y materiales
de carácter técnico, útiles Médicos y de Laboratorios (274), otros Productos Químicos (249), Equipos de Laboratorios (332), otros Equipos Médicos, Laboratorio y Sanitarios (339), y Maquinarias y Equipos Varios (370), a través de órdenes de compra al contado y al crédito.
B. Objetivos del Manual
Regular, controlar y agilizar la utilización de recursos derivados del Fondo de Autogestión del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
C. Ámbito de Aplicación
Ésta dirigida a nivel nacional a todas las unidades administrativas del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses, vinculados a los procesos descritos en éste documento.
D. Base Legal
Constitución Política de la República de Panamá.
Ley Núm. 32 de 8 noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Texto Único que comprende la “Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones”.
Ley Núm. 50 de 13 de diciembre de 2006, que reorganiza el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
Ley Núm. 69 de 27 de diciembre de 2007, por la cual se crea la Dirección de Investigación Judicial en la Policía Nacional, adscribe los servicios de Criminalistica al Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses y dicta otras disposiciones.
Ley Núm. 1 de 6 de enero de 2009, que instituye la carrera del Ministerio Público y deroga y subroga disposiciones del Código Judicial.
Ley de Presupuesto vigente.
Decreto Núm.214- DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por la que se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.
Decreto Núm. 420-2005 DMySC de 26 de septiembre de 2005, por el cual se actualiza el documentado titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental.
Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta el Texto Único que comprende la “Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones”.
Decreto Núm. 317-Leg. de 12 de diciembre de 2006, “Por la cual se Reglamentan las Fianzas que se emitan para garantizar las Obligaciones Contractuales del Estado y se establecen sus modelos”.
Decreto Núm. 01-2007-DGCP de 17 de enero de 2007 “Por el cual se reglamenta el Procedimiento para las Contrataciones Apremiantes”.
Decreto Núm. 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, por la cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la Republica.
Decreto Núm. 444 – DFG de 7 de diciembre de 2010, “Por el cual se asignan las funciones de coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Auditoria Internas del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General”
Resolución Núm. 1 de 9 de mayo de 2007, por la cual se aprueba el Reglamento Interno de deliberación y funcionamiento de la Junta Directiva del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
Resolución Núm. 13 de 26 de noviembre de 2008, que adopta el Régimen Salarial de los médicos y demás profesionales especializados de Medicina Legal y Criminalistica del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
Resolución Núm. JD-001-09 de 29 de enero de 2009, “Que modifica la Resolución Núm. 2 de 5 de septiembre de 2007, modificada por la Resolución Núm. 8 de 13 de agosto de 2008, y se dicta otra disposición”
Resolución Núm. 002 de 2 de febrero de 2009, que adopta el reglamento del concurso de méritos para ocupar los cargos de Director General, Subdirector de Medicina Forense y Subdirector de Criminalistica del Instituto de Medicina Legal.
Resolución Núm. J.D. 16 de 9 de junio de 2010, “Que crea el Fondo de Autogestión del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses”.
II. NORMAS Y REGULACIONES AL PROCESO INSTITUCIONAL
(Decreto Núm. 214 DGA, de 8 de octubre de 1999, “Por la cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”).
La máxima autoridad institucional, es responsable de garantizar que se implementen y haga cumplir, a través de las unidades administrativas y los funcionarios formalmente designados para tales fines, los procedimientos y controles internos plasmados en este documento.
A. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE TESORERÍA
El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: (sic) determinar la cuantía de los ingresos tributarios y no tributarios (programación financiera), captar fondos, pagar a su vencimiento las obligaciones (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y servicios, y recibir y custodiar los títulos y valores pertinentes.
Utilización del flujo de caja en la programación financiera, debe tener una proyección temporal similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.
La Entidad debe centralizar a través de Tesorería, para su manejo, la totalidad de los recursos financieros adquiridos mediante autogestión, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles.
La tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, carta-fianza y valores negociables; por ello es conveniente que las instalaciones físicas de las unidades
de tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc. según la necesidad de cada situación.
Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los estados de cuentas remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según Tesorería, con los registros contables.
La garantía (fianza) en el ámbito de la tesorería permite que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y valores esté respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.
Establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias.
Girar cheques en orden correlativo y cronológico. Usar sellos protectores a los montos asignados en el cheque. Guardar con cerradura los cheques en cartera y no utilizados, con el debido control de acceso a personal autorizado. Registros de cheques apropiados que faciliten la práctica de arqueo y revisión de conciliaciones.
La Unidad de Tesorería tiene la responsabilidad diaria, de entregar el Informe de Saldo Bancario de las diferentes cuentas, a los funcionarios responsables de autorizar los desembolsos; esta información debe ser clara, precisa, completa y oportuna.
La compra de bienes o prestación de servicios sujetos a entrega posterior y conforme al monto se hará de acuerdo a lo establecido en el “Texto Único que comprende la Ley 22 de 2006, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones”.
La constitución de la fianza se hará de acuerdo a lo establecido “Texto Único que comprende la Ley 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones”.
Toda factura que no cuente con los sellos y firmas del funcionario autorizado del almacén correspondiente, como constancia de recibo de los bienes o servicios, será rechazada cuando se presente para el pago correspondiente.
La Unidad de Tesorería debe proceder a efectuar la revisión del Informe de Caja el mismo día cuando se prepara, observando las siguientes normas:
Verificará el total de efectivo y valores recibidos en caja, contra el total de recibos de dinero emitidos.
Confrontará la suma total de los recibos de dinero, contra la suma total del depósito bancario preparado.
Verificará la correcta preparación del depósito bancario en cuanto a efectivo, suma, examen de endosos restrictivos en los cheques, etc.
Verificará la distribución contable de los ingresos.
Verificará que el cajero haya firmado en el Informe de Caja como responsable de su preparación.
Firmará en el Informe de Caja en señal de haber cumplido con todos los procedimientos anteriores.
Examinará las boletas de depósitos bancarios una vez efectuados, en cuanto a sello bancario y firma del cajero del banco.
Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.
Los arqueos de fondos deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables.
Todo efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que le fueron devuelto en su totalidad.
Un arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.
Toda irregularidad detectada durante el arqueo debe ser comunicada inmediatamente a la administración y, a la unidad de auditoria interna, para la adopción de las medidas correctivas.
Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorería, el contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea designado por la superioridad; el resultado del arqueo debe ser informado a los niveles superiores correspondiente.
A.1 Gestión de Cobro
Establecer el contenido: El nombre del beneficiario debe ser igual al de la orden de compra, contrato o addenda, firma legal o delegada, firmas autorizadas para tramitación, valores, números de registros, timbres fiscales.
Definir el porcentaje de retención, cuando así se establezca, indique los valores y cálculos aritméticos y compruebe con la orden de compra o contrato.
Verificar los documentos sustentadores en original (orden de compra, contrato, etc.).
Verificar en los pagos parciales de obras civiles o adquisición de equipo especializado, la inspección de ingeniería o la certificación por personal idóneo.
Sellar y firmar la gestión de cobro o cuenta institucional y documentos sustentadores.
Identificar los documentos sustentadores y garantizar que estén examinados.
A.2 Cheque
El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria.
La administración deberá establecer mecanismo de comunicación de forma rápida para el bloqueo de la cuenta bancaria de autogestión del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses en caso de cheques extraviados, robados ó perdidos, e iniciar las investigaciones en las instancias pertinentes para deslindar responsabilidades.
Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia numérica.
El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o documento oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la misma. Además el concepto de la descripción del cheque debe coincidir con el documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta, etc.
Verificar que se use máquina protectora de cheques para salvaguardar el valor expresado en letra y número.
Constatar que los cheques impresos coincidan con la programación de pago.
Mantener la seguridad de las marquillas de firmas.
Levantar un acta después de cada impresión de firmas de cheques.
En caso de cesión de crédito, se debe establecer memorial en papel habilitado para poder emitir cheque.
Conocer la disponibilidad bancaria.
La emisión debe ser a nombre del beneficiario de la cuenta o gestión de cobro e identificar el valor y fondo del mismo.
Identificar las firmas del mismo.
El cheque debe estar firmado previamente por los funcionarios administrativos correspondiente a la entidad Fiscalizada.
Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro y demás documentos sustentadores, debidamente examinados por la Oficina de Fiscalización respectiva.
Verificar que el tiraje de los cheques coincida con la programación de pagos, constatando la existencia de autorizaciones, emanadas por los funcionarios responsables del manejo financiero.
Utilizar el sello “ANULADO” en los cheques emitidos que deben anularse y perforarse.
Utilizar muebles con cerraduras adecuadas para salvaguardar todos los cheques.
Verificar el uso del sello “PAGADO” en los comprobantes y facturas que sustenten los gastos con el objeto de evitar errores o duplicidad.
Implementar un sistema de archivo eficiente, una vez agotado el trámite de pago, para reducir el riesgo de la utilización del mismo documento para sustentar otro egreso de fondos indebidamente o por error.
B. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD
Los registros de contabilidad del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses deben estar sujetos a los métodos y procedimientos contables aprobados por la Contraloría General de la República, para el registro de las operaciones y la preparación de información financiera.
La contabilidad gubernamental tiene como misión producir información financiera sistematizada, integra, exacta y confiable. Los estados financieros que produce la contabilidad son definitivos, permanentes y verificables, toda vez que se procesan bajo criterios técnicos, lo que brinda garantía a los usuarios de sus informes. La toma de decisiones debe estar basada en la información financiera preparada por el área de contabilidad de cada entidad pública.
El sistema de contabilidad se sustenta en principios de contabilidad generalmente aceptados y comprende un plan de cuentas, procedimientos contables, libros, registros y archivos de las operaciones.
La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a:
Realizar operaciones de acuerdo con las autorizaciones establecidas.
Contabilizar oportunamente el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período correspondiente.
Controlar los activos mediante registros y salvaguarda.
Preparar la información financiera conforme a la directriz institucional.
Producir estados financieros requeridos por las leyes y las necesidades gerenciales debidamente aprobadas por la administración.
Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentadora que los respalde, para su verificación posterior.
El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los aspectos de la operación mientras se ejecuta, anotación final en los registros contables pertinentes.
Organizar y procesar la información contable para producir los informes y los estados financieros, que deberán presentarse en los plazos señalados tanto por la entidad como por la Contraloría General de la República.
C. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE MATERIALES,
SUMINISTROS Y ACTIVOS FIJOS
En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.
La Administración tiene que impartir políticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes o servicios adoptar criterios de economía en sus actividades.
La adquisición económica implica adquirir bienes o servicios en calidad y cantidad apropiada y al menor costo posible. Asimismo las actividades deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.
Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.
Los bienes que se adquieran deben cumplir con el principio de Recepción de Almacén, aquellos que por naturaleza física tengan que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente directamente a los encargados de su utilización, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.
El control de los bienes necesita de un sistema adecuado de registro permanente de los movimientos de éstos, por unidades de igual características.
El personal a cargo del almacén tiene la responsabilidad de acreditar en documentos su conformidad con los bienes que ingresan, así como los que salen.
El personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el cual debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación y custodia.
Los servidores que laboran en la entidad son los autorizados para utilizar los bienes asignados, quienes están en la obligación de utilizarlos correctamente y velar por su conservación.
La responsabilidad de custodia de activo debe ser por escrito, a fin de que sean protegidos del uso indebido o acceso de personas ajenas a la dependencia.
Los bienes que son utilizados por varias personas, cabe la responsabilidad al jefe inmediato definir los aspectos relativos a su custodia y verificación.
Controles Específicos
Todas las contrataciones independientemente de su cuantía, se deberán publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compra”.
Las entidades contratantes deberán efectuar los pagos correspondientes dentro del término previsto en el pliego de cargos y en el contrato respectivo.
Las compras cuyas cuantías no excedan de B/.250,000.00, la entidad contratante podrá realizar la contratación mediante orden de compra. La entidad podrá optar por la formalización de un contrato, si existe un exceso, conforme a lo señalado en el artículo 84 del “Texto Único que comprende la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones”.
En el caso de las órdenes de compras amparadas en un convenio marco, éstas no contarán con ningún tipo de restricción con respecto al monto.
Cuando por causas imputables al contratista se retrase la entrega de la obra, bien, servicio, o proyecto, se le aplicará una cláusula penal, la cual será una multa entre el uno por ciento (1%) y el cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta (30) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el contratista. Para los efectos del establecimiento de este porcentaje, la entidad tomará en consideración el impacto que el atraso en el tiempo de entrega de los productos, bienes o servicios tenga sobre la gestión pública y el interés colectivo.
En todas las cuentas y correspondencia que guarden relación con la presente Orden de Compra se deberá hacer mención del número que se le asigne a la misma.
La Orden de Compra que no sea retirada por la persona natural a quien se le haya adjudicado la presente, o por el Representante Legal de la persona jurídica adjudicataria o por la persona expresamente o por escrito autorizada
por esta última para tal evento, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de comunicación respectiva, será anulada y de tal situación se pondrá en conocimiento a la Dirección General de Contratación, para las sanciones que correspondan.
Cuando se requiera Fianza de Cumplimiento, ésta deberá ser entregada por el proveedor a los cinco días hábiles luego de haberse ejecutoriado la resolución de adjudicación.
El proveedor que no pueda cumplir con el plazo de entrega estipulado en la Orden de Compra, antes del vencimiento de dicho plazo, tendrá que solicitar prórroga ante la unidad gestora de la Institución que realizó el acto, la cual deberá estar debidamente fundamentada y refrendada por la persona natural a quien se le haya adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la persona jurídica adjudicataria o por la persona expresamente y por escrito autorizada por esa última para tal evento, adjuntando con ella copia de la presente Orden de Compra. La citada solicitud de prórroga deberá ser presentada en papel simple habilitado con timbres fiscales por el valor de B/.8.00.
Las solicitudes de prórroga que se presenten después de la fecha de vencimiento del plazo de entrega contenido en el contrato u orden de compra, será objeto de multas, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 110 del Texto Único que comprende la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones. Sólo se concederá una prórroga al proveedor sobre una Orden de Compra. La entidad se reserva el derecho de extender la vigencia de la prórroga por una sola vez.
En caso de incumplimiento por parte del proveedor del plazo de entrega determinada en la presente Orden de Compra y no solicitada prórroga alguna o
incumplida ésta una vez concedida, se procederá a rescindir la presente Orden de Compra, de existir fianza de cumplimiento ésta pasará a favor de la entidad contratante y se aplicarán las sanciones, según lo establezca la Dirección General de Contrataciones Públicas.
En caso que la responsabilidad originada por la mora de la entrega por parte del proveedor, sea imputable a la institución solicitante por motivos de espacio, manejo y otros, no se impondrá multa, siempre que se compruebe la limitación y se complete el documento “Exoneración de Sanciones Pecuniarias”, autorizado por las autoridades competentes de la entidad.
Las Órdenes de Compras deben estar prenumeradas en forma secuencial.
Debe requerirse que todos los insumos detallados en las órdenes de compra, sean recibido y revisados por una sola persona, quien estará encargada de practicar una inspección de los artículos en cuanto a su condición, cantidad, peso y medida. El encargado de recibir los insumos debe compararlos con las órdenes de compras, colocar la fecha de recepción y firmar el Formulario de Recepción de Almacén, como señal de haber recibido a entera satisfacción.
El Departamento de Compras debe establecer en las solicitudes de cotización que el pago se hará durante los treinta (30) días siguientes a la presentación de la Gestión de Cobros.
Las Órdenes de Compras, tanto al contado como al crédito deben especificar claramente el lugar donde el proveedor debe entregar el bien o servicio.
D. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE PRESUPUESTO
El marco presupuestario debe mostrar las variaciones ocurridas en las partidas autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de relación entre los objetivos y metas aprobados.
La ejecución del gasto se realizará en tres etapas secuenciales de compromiso, devengado y pagado.
Las unidades de presupuesto deben coordinar con la tesorería de cada entidad para asegurar: a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son razonables; b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente identificados para su cobertura.
Es importante mantener un nivel de revisión interna que verifique si la operación que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria suficiente para cubrir el monto solicitado.
Deben implementarse procedimientos de control interno que aseguren la validez y confiabilidad de los datos incluidos en los informes de evaluación presupuestaria.
El propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar información a los niveles responsables de la autorización, financiamiento y ejecución del programa, sobre su rendimiento en comparación con lo planeado.
Los recursos provenientes del fondo de autogestión serán incorporados al presupuesto de la entidad.
E. CONTROLES ESPECÍFICOS DE INGRESOS
Los ingresos de autogestión recibidos por la prestación de servicios de embalsamiento, preparación de cadáveres, pruebas de paternidad por ADN, cremación, pruebas antidoping y prestar albergue a cadáveres de caso no médicos –legales en el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses, serán depositados en la cuenta bancaria de Autogestión.
Las cajas estarán ubicadas en la sede principal y en las oficinas regionales hasta tanto se dicten otras disposiciones.
Los registros financieros serán efectuado, a través del Departamento de Contabilidad del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
Los recursos provenientes del Fondo de Autogestión de los servicios prestados por el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses, deben ser incorporados en el Presupuesto General del Estado en cada vigencia fiscal, y los mismos serán asignados a la entidad.
La prestación de servicio que involucre recaudación de ingresos será registrada en una factura.
La factura se prepara en original y tres copias.
La factura debe ser preenumerada y llevar numeración secuencial.
Las facturas anuladas sus originales y copias deben llevar sello de “ANULADO” y permanecerán en la libreta de facturas con el propósito de mantener la secuencia numérica.
Al finalizar la jornada los cajeros confeccionan el documento denominado “Informe Diario de Ingresos”, y la suma total coincidirá con los ingresos percibidos, detallados en las facturas cobradas a los usuarios.
Todos los ingresos generados por la prestación de servicios en el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses deben ser depositados al final de cada jornada en el Banco Nacional de Panamá en la cuenta correspondiente al Tesoro Nacional.
III. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
A. REQUISICIÓN
La Requisición sustentada por los Informes Consolidados de las necesidades de bienes de las distintas unidades administrativas, tiene como objetivo el abastecimiento del almacén.
1. Unidades Administrativas Solicitantes
Formularán periódicamente y de acuerdo a disposiciones administrativas, sus necesidades a través del documento denominado “Solicitud de Bienes y Servicios” (ver formulario núm.1); elaborado el documento es firmado por el jefe inmediato y el Director de la Unidad Administrativa solicitante.
2. Secretaría Administrativa y de Finanzas
Evalúa la Solicitud de Bienes y Servicios y de no existir objeción autoriza se proceda con la entrega del bien en el almacén, firma la solicitud y remite a la Sección de Almacén.
3. Departamento de Compras y Proveeduría - Sección de Almacén
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios y procede a la entrega de los bienes según programación de despacho.
Los bienes que no existan en inventario, se le confeccionará una Requisición (ver formulario núm. 2) con sus respectivos precios de referencias la cual debe colocársele el sello SIAFPA y firmar el funcionario que graba la información en el sistema y el jefe firma la requisición.
La Requisición es enviada a la Secretaria Administrativa y de Finanzas.
4. Secretaría Administrativa y de Finanzas
Supervisa la Requisición de no hallar inconveniente, procede a firmar la Requisición y la envía al Departamento de Compras.
5. Departamento de Presupuesto
Verifica la disponibilidad presupuestaria, de existir saldo procede a bloquear la partida por el monto requerido, firma en el sello SIAFPA el funcionario que hizo el trámite en el sistema y la Requisición la firma el Jefe de Presupuesto. Envían al Departamento de Compras y Proveeduría.
6. Departamento de Compras y Proveeduría
Examina el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios antes de proceder a llamar a un acto de selección de contratista y así verificar si los productos o servicios requeridos por la entidad están o no incluidos en dicho catálogo.
MAPA DE PROCESO UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS DEPTO. DE COMPRAS Y PROVEEDURIA DEPTO. DE PRESUPUESTO 1 2 3 5 4 6 1 2 3 4 5 6
SOLICITA EL BIEN A TRAVÉS DE LA SOLICITUD DE BINES Y SERVICIOS
VERIFICA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS DE NO TENER OBJECIÓN, AUTORIZA QUE SE PROCEDA CON LA ENTREGA DEL BIEN.
AUTORIZA LA REQUSICIÓN.
PROCEDE AL BLOQUEO DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA POR EL MONTO REQUERIDO.
INICIA EL TRAMITE PARA LA ADQUISICIÓN DEL BIEN.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
DE EXISTIR EL BIEN PROCEDE A SU ENTREGA DE LO CONTRARIO PROCEDE A LA COFECCIÓN DE LA REQUISICIÓN. REQUISICIÓN
B. Orden de Compra al Contado
1. Departamento de Compras y Proveeduría
Verifica la Requisición, sobre la base de los bienes o servicios solicitados y según sea el monto procede a la aplicación del acto de selección de contratista.
Concluido el proceso previo de selección de contratista y de tratarse de una contratación menor, se confecciona el Cuadro de Análisis de Cotización (ver formulario núm. 3),el cual debe ser firmado por el funcionario cotizador y el Jefe de Compras.
El jefe del Departamento de Compras y Proveeduría, de acuerdo a la requisición y el cuadro de cotización, adjudica y ordena la elaboración e impresión de la Orden de Compra (ver formulario núm. 4).
Emitida la Orden de Compra, se procede a la firma de la misma por parte del Jefe de Compra y Proveeduría..
Nota: Cabe señalar que la entidad deberá consultar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios antes de proceder a llamar a un acto de selección de contratista y así verificar si los productos o servicios requeridos por la entidad están o no incluidos en dicho catálogo.
2. Departamento de Contabilidad y Tesorería Tesorería
Recibe la Orden de Compra y genera el cheque accede al SIAFPA, genera el recibo de cobro y lo envía con su expediente a contabilidad.
3. Departamento de Contabilidad y Tesorería Contabilidad
Recibe la Orden de Compra con su respectivo recibo de cobro y realiza el registro contable de la misma, luego el funcionario que efectuó el asiento en el sistema coloca la fecha y su firma en el sello SIAFPA el cual había sido previamente estampado en el Departamento de Compras y Proveeduría.
Remite la Orden de Compra al Departamento de Tesorería.
4. Departamento de Contabilidad y Tesorería Tesorería
Selecciona el fondo de Autogestión, con este se hará efectivo el pago del compromiso adquirido. Emite el Cheque (ver formulario núm. 5). Se le coloca el sello SIAFPA el cual debe ser fechado y firmado por el funcionario que realizó el acto, se envía al Jefe de Tesorería para que firme el comprobante de pago y se envía a contabilidad.
5. Departamento de Contabilidad y Tesorería Contabilidad
Recibe el Cheque y demás documentos sustentadores, realiza el registro contable del pago, se coloca la fecha y la firma en el sello SIAFPA del funcionario que efectuó el asiento, envía al Jefe de Contabilidad para que firme el comprobante de pago y se envía a la Secretaria Administrativa y de Finanzas.
6. Secretaría Administrativa y de Finanzas
Recibe el cheque, la Orden de Compra y demás documentos sustentadores, verifica que se hayan realizado los registros presupuestarios y financieros, además de las firmas y sellos aplicados por las unidades administrativas que participan en el proceso de pago.
De estar todo en orden, procede a firmar el cheque y la orden de compra,siempre y cuando el monto a autorizar, esté dentro del rango autorizado para su firma.
De lo contrario los documentos se remitirán a las instancias subsiguientes del Director General o Junta Directiva.
7. Oficina de Fiscalización de la CGR
Revisa y verifica que los documentos cumplan con las disposiciones legales vigentes. Realizando de esta forma el Control Previo del gasto.
Orden de Compra:
Verificar que la compra haya sido publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compra”.
Verificar si los productos o servicios requeridos están incluidos en el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. De ser así verificar que la entidad adquirió dichos bienes o servicios mediante este sistema.
Examinar que la orden de compra haya sido comprometida presupuestariamente en la Institución.
En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago, período y lugar de entrega.
El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que sufragará el pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de gestión.
La orden de compra debe especificar la descripción de los bienes que fueron indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación.
El funcionario no debe aceptar orden de compra con tachones, borrones y alteraciones.
Verificar que la Orden de Compra esté registrada contablemente.
Que en el expediente se cuente con el Cuadro de Análisis de Cotizaciones y verificar que exista la adjudicación.
CHEQUE
El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria.
Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia numérica.
El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o documento oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la misma. Además examine que el concepto de la descripción del cheque coincida con el documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta, etc.
Verificar que se utilice el tape como protector de los cheques para salvaguardar el valor expresado en letra y número.
El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios administrativos correspondiente a la entidad fiscalizada.
Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro (si es al Crédito) y demás documentos sustentadores, debidamente examinados por el Departamento de Fiscalización respectivo.
Verifique que el tiraje de los cheques coincida con la programación de pagos (si la compra se realiza al crédito), constatando la existencia de autorizaciones, emanadas por los funcionarios responsables del manejo presupuestario y financiero.
De encontrar deficiencias en el expediente se elabora el formulario de subsanación con las anomalías y se remite a la administración para sus respectivas correcciones.
Realizado el Control previo por parte del fiscalizador, se remite al jefe de la Oficina de Fiscalización para su subsanación o respectivo refrendo, de conformidad con el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el/la Contralor/a General de la República.
Nota: La Oficina de Fiscalización está facultada para realizar, además de estas acciones, la que considere necesario para salvaguardar los bienes del estado. Remite los documentos al Departamento de Tesorería.
8. Departamento de Contabilidad y Tesorería Tesorería
Custodia los cheques de aquellas órdenes de compras que señalan como lugar de entrega el almacén de la entidad.
Aquellas compras en la que un funcionario deba desplazarse al establecimiento comercial, se le notificará al Departamento de Compras y Proveedurías para que retire la documentación (Orden de Compra y Cheque), y se proceda a la adquisición del bien.
Una vez, recibido el bien y verificado sus especificaciones contra la orden de compra, se debe cumplir con el principio de unidad de almacén, lo que quiere decir que dicho bien debe entrar por la Sección de Almacén de la entidad para que se confeccione la forma Recepción de Almacén y se remita posteriormente al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro y copia a la Unidad de Bienes Patrimoniales de tratarse de un activo fijo”. Si por la naturaleza del bien, no es factible o es muy costoso el trasladar dicho bien patrimonial a la Sección de Almacén, la administración debe coordinar con el jefe de esta sección para que se realice el Acto de Recepción, independientemente del lugar físico donde se entregará.
9. Departamento de Compras y Proveeduría
Realiza la adquisición del bien de aquellos insumos cuya orden de compra no señale como lugar de entrega la Sección de Almacén de la entidad.
Una vez, realizada la compra y recepcionado el bien por el almacén, se procede a remitir el expediente que sustenta la adquisición al Departamento de Contabilidad y Tesorería para su archivo final.
MAPA DE PROCESO
DEPTO. DE COMPRAS Y PROVEEDURIA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y TESORERIA
TESORERIA CONTABILIDAD SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS OFICINA DE FISCALIZACION
ORDEN DE LA COMPRA AL CONTADO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7
GENERA LA ORDEN DE COMPRA.
GENERA RECIBO DE COBRO Y ENVIA A CONTABILIDAD.
EFECTUA REGISTRO CONTABLE.
EMITE EL CHEQUE, EL JEFE DE TESORERIA FIRMA EL COMPROBANTE DE PAGO.
REALIZA EL REGISTRO CONTABLE DEL PAGO.
VERIFICA QUE SE HALLAN EFECTUADO LOS REGISTROS CONTABLES Y PROCEDE A LA FIRMA DE LA ORDEN DE COMPRA Y EL CHEQUE.
REALIZA EL CONTROL PREVIO Y FIRMA LA ORDEN DE COMPRA Y EL CHEQUE.
8 CUSTODIA LOS CHEQUES DE AQUELLAS ORDENES DE
COMPRAS CUYOS BIENES SERÀN ENTREGADOS EN LA ENTIDAD.
PROCEDE A LA ADQUISICION DEL BIEN CUYA ORDEN DE COMPRA NO ESTABLESCA COMO LUGAR DE ENTREGA EL ALMACEN DE LA ENTIDAD.
9
C. Orden de Compra al Crédito
1. Departamento de Compras y Proveeduría
Verifica la Requisición, sobre la base de los bienes o servicios solicitados y según sea el monto procede a la aplicación del acto de selección de contratista.
Concluido el proceso previo de selección de contratista y de tratarse de una contratación menor, se confecciona el Cuadro de Análisis de Cotización, el cual debe ser firmado por el funcionario cotizador y el Jefe de Compras.
El jefe del Departamento de Compras, de acuerdo a la requisición y el cuadro de cotización, adjudica y ordena la elaboración e impresión de la Orden de Compra. (Ver Formulario Núm. 4) Emitida la Orden de Compra el documento se le coloca el sello SIAFPA el cual debe ser fechado y firmado por el funcionario que efectuó el registro en el sistema, luego el documento enviado al Jefe de Compras para su firma.
Cualquier diferencia en el precio de la adquisición, entre la Requisición y la Orden de Compra, de ser a favor de la partida presupuestaria este importe es devuelto automáticamente en el sistema, cuando el importe requerido es mayor al saldo de la partida asignada se procede a realizar los traslados requeridos de acuerdo a lo mencionado en los controles internos para el refuerzo de la misma por parte del Departamento de Presupuesto.
2. Departamento de Contabilidad y Tesorería Contabilidad
Recibe la Orden de Compra con su respectivo documentos y realiza el registro contable de la misma, luego el funcionario que efectuó el asiento en el sistema coloca la fecha y la firma en el sello SIAFPA.
Remite la Orden de Compra a la Secretaria Administrativa y de Finanzas.
3. Secretaría Administrativa y de Finanzas
Recibe la Orden de Compra con sus documentos sustentadores, verifica el cumplimiento del Acto Público o Cuadro de Cotizaciones, que la Orden de Compra esté firmada por los funcionarios autorizados y que se hayan realizados los registros presupuestarios y financieros pertinentes.
De estar todo en orden procede a firmar la Orden de Compra.
Una vez el documento esté firmado por las autoridades competentes, según monto de autorización, se remite a la Oficina de Fiscalización.
4. Oficina de Fiscalización de la CGR
Realiza acciones de control previo tales como:
Verificar que la compra haya sido publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compra”.
Verificar si los productos o servicios requeridos están incluidos en el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. De ser así verificar que la entidad adquirió dichos bienes o servicios mediante esté sistema.
Examinar que la orden de compra haya sido comprometida presupuestariamente en la Institución.
Verificar que se utilice el tape como protector de los cheques para salvaguardar el valor expresado en letra y número.
En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago, período y lugar de entrega.
El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que sufragará el pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de gestión.
La orden de compra debe especificar la descripción de los artículos que fueron indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación.
El funcionario no debe aceptar órdenes de compra con tachaduras, borrones y alteraciones.
Realizado el Control previo por parte del fiscalizador, se remite al jefe de la Oficina de Fiscalización para su subsanación o respectivo refrendo, de conformidad con el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el/la Contralor/a General de la República.
Remite la documentación al Departamento de Compras.
5. Departamento de Compras y Proveeduría
Entrega el original de la Orden de Compra a la Casa Comercial seleccionada para que inicie el proceso de entrega del bien en el almacén de la entidad.
DEPTO. DE COMPRAS Y PROVEEDURIA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y TESORERIA
CONTABILIDAD SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS OFICINA DE FISCALIZACION
ORDEN DE LA COMPRA AL CRÈDITO
1 2 3 4 1 2 3 5 4
GENERA LA ORDEN DE COMPRA.
REALIZA EL REGISTRO CONTABLE DE LA ORDEN DE COMPRA.
FIRMA LA ORDEN DE COMPRA.
DESCRIPCIÒN DEL PROCESO
5
EFECTUA EL CONTROL PREVIO DE LA ORDEN DE COMPRA Y LA FIRMA.
D. Procedimiento para la Recepción de Bienes
1. Proveedor
Abastece la mercancía en el lugar y fecha previamente coordinada con el Almacén para hacer entrega de la misma, surte los bienes conforme a lo acordado, en el plazo convenido, presenta el original de la Orden de Compra y la factura comercial.
2. Almacén
Recibe los bienes el servidor asignado, confronta los mismos con la información contenida en la Orden de Compra y Factura Comercial, de no objetar la entrega estampa el sello de recibido conforme en ambos documentos.
Completa el formulario denominado “Informe de Recepción de Almacén” (ver formulario núm.7) en original y dos copias, el Jefe de Almacén firma y remite el original a Contabilidad, una copia al proveedor y la segunda copia para el archivo.
3. Departamento de Contabilidad y Tesorería
Contabilidad
Recibe el Informe de Recepción de Almacén y efectúa el registro contable.
E. Gestión de Cobro y Pago
1. Proveedor o Contratista
Entrega el bien, completa la forma “Gestión de Cobro” (ver formulario núm. 6), en original y copia.
Adjunta a la Gestión de Cobro, los originales de la Orden de Compra y la Factura Comercial original, debidamente selladas por el Almacén.
2. Departamento de Contabilidad y Tesorería
Tesorería
Revisa la documentación para determinar el cumplimiento de los requisitos en la presentación, originales de facturas y orden de compra.
Accede al sistema informático SIAFPA y genera el recibo de cobro, luego el funcionario responsable procede a sellar y firmar el documento como muestra de lo actuado y entrega copia del recibo de cobro al proveedor o contratista, para su posterior reclamo del pago.
Verifica la disponibilidad de caja y que Contabilidad, haya creado la cuenta por pagar a través del formulario de Recepción del Bien en el Almacén, a este registro lo conocemos como devengado,
se coloca el sello SIAFPA en la Gestión de Cobro el cual debe llevar la firma del funcionario de tesorería que trabajó el documento. El Jefe de Tesorería, firma la Gestión de Cobro, para la emisión posterior del pago, a través de cheque. Envía al Departamento de Contabilidad.
3. Departamento de Contabilidad y Tesorería
Contabilidad
Registra el asiento contable de la Gestión de Cobros firma en el sello SIAFPA el funcionario que ejecutó la acción y se la envía al Jefe del Departamento para que firme la Gestión de Cobro. Recordemos que el devengado surge con el registro del formulario de Recepción de Almacén. Envía al Departamento de Presupuesto.
4. Departamento de Presupuesto
Recibe la Gestión de Cobro la cual debe llevar la firma del Jefe del Departamento de Presupuesto. Envía a la Secretaría Administrativa y de Finanzas.
5. Secretaría Administrativa y de Finanzas
Verifica que la Gestión de Cobro se haya presentado adecuadamente y procede a firmarla. Envía a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República.
6. Oficina de Fiscalización de la CGR
Realiza el examen fiscal de la Gestión de Cobro, de estar todo correcto, procede a su firma, de conformidad con el monto de delegación de refrendo que le haya sido autorizado por el/la Contralor/a General de la República, de lo contrario remite ambos documentos a la Contraloría General de la República para su respectivo refrendo.
En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos, se devuelve la documentación a la Administración, con un detalle de los motivo (s), para que sean subsanados. Cumplido con el acto de refrendo se remite la Gestión de Cobros al Departamento Contabilidad y Tesorería.
7. Departamento Contabilidad y Tesorería
Tesorería
Recibe la Gestión de Cobro y emite el cheque, coloca sello SIAFPA el cual es firmado por el funcionario que realizó el acto, el Jefe de Tesorería revisa la información plasmada en el cheque contra los documentos sustentadores y firma el Comprobante de pago.
8. Departamento de Contabilidad y Tesorería Contabilidad
Registra el asiento contable (pagado) con el cheque. El funcionario que realizó el registro firma en el sello SIAFPA y lo envía al Jefe de Contabilidad para que firme el comprobante de pago
Remite a la Secretaria Administrativa y de Finanzas.
9. Secretaría Administrativa y de Finanzas
Verifica que esté correcta la presentación del cheque y procede a firmarlo.
10.Oficina de Fiscalización
Realiza el examen fiscal del pago, de conformidad con el monto de delegación de refrendo que haya sido autorizado por el /la Contralor/a General de la República, de lo contrario remite ambos documentos a la Contraloría General para sus respectivo refrendo.
Cumplido con el acto de refrendo, se remite la documentación al Departamento de Contabilidad y Tesorería.
11. Departamento de Contabilidad y Tesorería Tesorería
Custodia los Cheques, hasta que sean retirados por el Proveedor o Contratista, previa presentación de la cédula o un poder especial para los casos en que el beneficiario así lo estipule, copia Gestión de Cobro, Paz y Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social.
MAPA DE PROCESO
Proveedor o Contratista
Departamento de contabilidad y Tesorería
Tesorería Contabilidad Departamento de Presupuesto Secretaria Administrativa y de Finanzas Oficina de Fiscalización de La C.G.R. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
GESTIÒN DE COBROS Y PAGO
1 2 3 4 5 6
Entrega el bien y completa la Gestión de Cobros.
Verifica la información detallada en la Gestión de Cobros e imprimen recibo de cobros.
Realiza el asiento contable de la Gestión de Cobros.
Sella y firma la Gestión de Cobros.
Verifica y Firma la Gestión de Cobros.
Revisa la Gestión de Cobros y demás documentos sustentadores y procede a la firma de la misma.
7
8
9
10
11
DESCRIPCION DEL PROCESO
Procede a generar el cheque.
Realiza el Registro Contable del Pago.
Firma el cheque.
Revisa el cheque y procede a la firma.
IV. PROCEDIMIENTO PARA COBRO, DEPÓSITO Y REGISTROS DE INGRESOS POR PRESTACION DE SERVICIOS
A. Procedimiento Para Cobro, Depósito y Registros de Ingresos por Prestación de Servicios
1. Usuario
Solicita ante el cajero del Instituto de Medicina Legal el servicio requerido.
2. Departamento de Contabilidad y Tesorería
A. Cajero
Realiza el cobro y confección de la “Factura” (ver formulario núm. 8), en la mismas se detallan los servicios que brinda la entidad, según la Resolución Núm. J.D. 16 de 9 de junio de 2010, publicada en Gaceta Oficial Núm. 26558.
Al finalizar la jornada, el cajero confecciona el “Informe Diario de Ingresos” (ver formulario núm. 9), confrontando el total de efectivo y valores recibidos en caja, contra el total de facturas emitidas, el Jefe de Tesorería confrontará la suma total de los recibos de dinero, contra la suma total del depósito bancario y su correcta formulación , verifica que el cajero haya firmado en el Informe Diario de Ingreso como responsable de su preparación, revisada la información y de no existir inconsistencias firma el informe en mención en señal de haber cumplido con todos los procedimientos anteriores. Una vez efectuado el depósito bancario examinará que las boletas de depósitos bancarios cuente con el sello bancario y la firma del cajero de banco.
B. Contabilidad
Recibe el Informe Diario de Ingreso y demás documentos adjuntos (copia de la factura y del slip de depósito), realiza el asiento contable del registro financiero y presupuestario de los ingresos.
Firma el Informe Diario de Ingreso certificando la acción ejecutada y finalmente archiva el expediente.
MAPA DE PROCESO USUARIO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y TESORERÍA CAJA CONTABILIDAD 1 2 3 1 2 3
Se presenta ante el cajero del Instituto de Medicina Legal y solicita el servicio requerido.
Procede al cobro y confección de la Factura, al finalizar la jornada procede a la confección del Informe Diario de Ingresos confrontando el total de efectivo y valores recibidos en caja contra el total de facturas Emitidas.
Recibe el Informe Diario de Ingreso y demás documentos adjuntos, realiza el registro contable de los ingresos. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
FORMULARIO NÚM. 1
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS
Fecha Solicitud Núm. Solicitud
Unidad Administrativa Solicitante: _________________________________________
Renglón Descripción del Artículo Cantidad Unidad Código de Almacén Observaciones
__________________________ Jefe de la Unidad Administrativa ______________________________ Director de la Unidad Administrativa ________________________________ Secretaria Administrativa y de Finanzas
FORMULARIO NÚM. 1
SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS
A. OBJETIVO:
Realizar las adquisiciones de bienes y servicios, según las necesidades de todas las Unidades Administrativas de la Institución.
B. ORIGEN:
Unidad Administrativa solicitante.
C: CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año.
2. Núm. Solicitud: Secuencia numérica de las solicitudes preparadas. 3. Unidad
Administrativa:
Nombre de la unidad administrativa que solicita el bien. 4. Renglón: Número de renglón que le corresponde a cada bien. 5. Descripción del
Artículo:
Descripción del bien solicitado. 6. Cantidad: Cantidad de bien solicitado. 7. Unidad: Indicar la unidad (docenas, etc.). 8 .Código de
Almacén:
Indicar el código que el almacén le da al bien (si lo existiese).
9. Observaciones Comentarios adicionales o complementarios a la solicitud. 10.Solicitado por: Nombre del Jefe de la unidad solicitante y firma.
11.Autoriza Viabilidad:
12. Autoriza Entrega:
Nombre y firma del Director de la Unidad Administrativa solicitante.
Nombre y Firma del Secretario (a) Administrativo y de Finanzas.
FORMULARIO NÚM. 2
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
REQUISICIÓN
PARA LA ADQUISICIÓN GLOBAL DE MATERIALES Y EQUIPOS Renglón Cant..
(B/.)
Unidad Código Descripción
Precio Estimado (B/.) Unidad Total Subtotal I.T.B.M. TOTAL
Certifico que después de haber realizado los análisis del consumo periódico, los materiales solicitados aquí, son estrictamente necesarios para llevar a cabo las funciones de las distintas Unidades Administrativas de esta Institución.
OBSERVACIONES:____________________________________________________ _______________________ ______ Funcionario Fecha ________________________ ________ Jefe Fecha _______________________ _________ Presupuesto Fecha ________________________ ________ Secretario (a) Administrativo y Fecha De Finanzas
FORMULARIO NÚM. 2
REQUISICIÓN
A. OBJETIVO: Servir a la Sección de Almacén como medio, para
solicitar globalmente materiales y equipos para el funcionamiento de la Institución, en forma mensual.
B. ORIGEN: Unidad de Almacén.
C. CONTENIDO:
1. Requisición Núm.: Asignación del número de control consecutivo. 2. Renglón: Enumerar consecutivamente los artículos a solicitar. 3. Cantidad: Indicar el total que se pide por artículo.
4. Unidad: Se refiere a la descripción del artículo o bien, como se despacha (resma, galón, paquete, etc.).
5. Código: Identificación numérica del artículo. 6. Precio Estimado:
a- Unitario: b- Total:
Valor por unidad del artículo. Valor total del artículo. 7. Subtotal: Valor de los artículos. 8. ITBM: Impuesto de los artículos 9. Total: Valor total de los artículos.
10. Observación: Anotar cualquier información adicional, que sea necesaria para una mejor comprensión de lo expuesto en el formato.
11. Firmas: Funcionario que confecciona la Requisición, Jefe del Almacén, Funcionario de Presupuesto, Secretaria Administrativa y de Finanzas.
FORMULARIO NÚM. 3
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
Solicitud Núm. ___________ CUADRO DE COTIZACIONES
Día Mes Año Núm. 1 2 3
Proveedor Teléfono Fax PRECIOS 1 2 3 Cantidad Descripción
Unitario Total Unitario Total Unitario Total
Subtotal I.T.B.M.S. Total Firmas Autorizadas ______________ _____________ Cotizador Fecha _______________ ______________ Jefe de Compras Fecha
Observaciones:
____________________________________________________________
FORMULARIO NÚM. 3
CUADRO DE COTIZACIÓN
A. OBJETIVO: Dejar constancia escrita sobre las ofertas del precio, cantidad y
calidad de los bienes y/o servicios requeridos, a efecto de que se seleccione al proveedor que presenta las mejores condiciones para la institución.
B. ORIGEN: Unidad de Compras.
C. CONTENIDO:
1. Solicitud Núm.: Número de la Solicitud de Bienes y/o Servicios que origina las cotizaciones.
2. Fecha: Día, mes y año en que se hacen las cotizaciones.
3. Renglón: Número de renglón utilizado por cada Bien y/o Servicio cotizado. 4. Cantidad: Número de Bienes y/o Servicios que se cotizan.
5. Descripción: Detalle de las características de los Bienes y/o Servicios cotizados. 6. Proveedores: Nombre o razón social de los Proveedores que participan en las
cotizaciones.
7. Precios: Monto de los artículos cotizados.
Precio Unitario: Valor de cada unidad de los Bienes y/o Servicios cotizados.
Precio Total: Resultado de la multiplicación del precio unitario por la cantidad de Bienes y/o Servicios cotizados.
8. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información contenida en el documento.
9. Jefe de
FORMULARIO NÚM. 4 REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
ORDEN DE COMPRA
DÍA MES AÑO RUC:_______________________
D.V..:_______________________
REQUISICIÓN Núm. Núm.
PROVEEDOR:_______________________ TELÉFONO:_____________ FAX:_____________ LUGAR Y FECHA DE ENTREGA:_________________________________________________ SÍRVÁSE ATENDER LOS BIENES O SERVICIOS SIGUIENTES
PRECIOS RENGLÓN CANTIDAD UNIDAD
DESCRIPCIÓN
CLASE DE ARTÍCULO, MARCA,
TAMAÑO UNITARIO TOTAL
PRESUPUESTARIO IMPORTE SUB-TOTAL
FORMA DE PAGO:
I.T.B.M.S.
TIEMPO DE ENTREGA: TOTAL
_________________ ______ ________________________________________ ______
JEFE DE COMPRAS FECHA SECRETARÌA ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS FECHA ______________________________________________ ____________
OFICINA DE FISCALIZACIÓN-CONTRALORÍA FECHA
ACEPTO:________________________________________________________FECHA:__________________
COMPRAS AL CRÉDITO: Se aplicará multa del 1 al 4 % del monto total entre 30 días por días de atraso. Para el cobro de estos bienes o servicios, debe utilizar el formato de “Gestión de Cobro”, que será suministrado por el Dpto. de Tesorería.
FORMULARIO NÚM. 4
ORDEN DE COMPRA
ORIGEN: Departamento de Compras.
OBJETIVO: Llevar un control de los bienes y suministros adquiridos.
CONTENIDO:
Día, Mes y Año: Fecha en que se emite la orden de compra. R.U.C.: Número del registro único del contribuyente. D. V.: Anotar el número de dígito verificador. Requisición Núm.: Anotar el número de la Requisición.
Núm. Número secuencial de control de la orden de compra. Proveedor: Nombre del Proveedor o Casa Comercial.
Teléfono: Anotar el número telefónico. Fax: Anotar el número de fax. Lugar y fecha de
Entrega: Registrar el lugar y fecha en que se entregarán los bienes o suministros.
Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto. Cantidad: Número de bienes o suministros.
Unidad: Unidad de medida utilizada.
Descripción: Nombre y especificación del bien o suministro. Precio Unitario: Indica los precios por artículo o suministro.
Total: Resultado de la multiplicación del precio unitario por cantidad de los artículos.
Importe: Monto de la partida presupuestaria que es afectada. Forma de Pago: Registrar si el pago es de contado o crédito.
Tiempo de Entrega: Anotar el tiempo en que se entregarán los bienes o suministros.
SubTotal: Resultado de la sumatoria del precio total, sin el I.T.B.M.S. I.T.B.M S.: Cantidad producto de la afectación del impuesto del 7%. Total: Resultado de la sumatoria del precio total, menos el
descuento, más el impuesto que afectan la transacción. Jefe de Compras y
Proveeduría
Fecha: Rúbrica del Jefe del Departamento de Compras y Proveeduría fecha en que firma.
Secretaría Administrativa y de Finanzas
Fecha: Rúbrica del Administrativo o la persona asignada y fecha en que firma.
Oficina de Fiscalización
Fecha: Refrendo del Jefe de la Oficina de Control Fiscal y fecha en que firma.
FORMULARIO NÚM. 5
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES - CHEQUE
Panamá ,____________ de 20____ Páguese a la
orden de ________________________________________ B/. ______
Dólares U.S.A. BANCO NACIONAL DE PANAMÁ 01 CASA MATRIZ
PANAMÁ REPÚBLICA DE PANAMÁ Cuenta NÚM.
_________________________________ _____________________________ Secretaría Administrativa y de Finanzas Fiscalizador- Contraloría General
COMPROBANTE DE PAGO – CHEQUE Num.
Nombre_____________________________________ Fecha______________ de 20_____
DESCRIPCIÓN Cuenta Financiera Debe Haber
Verificado por: Fiscalización _____________________ Tesorería _________________ Contabilidad
Recibido por: Cédula: Fecha:
Núm.
FORMULARIO NÚM. 5
CHEQUE
ORIGEN: Sección de Tesorería.
OBJETIVO: Comprobar el pago de compromisos del Fondo de Recaudo de
Formulario Aduanero.
CONTENIDO:
Cheque Núm.: Número de control secuencial prenumerado del formulario. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el cheque.
Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario.
Importe en números del monto del cheque. Balboas
Dólares U.S.A.: Cantidad protegida en número por el monto del cheque. Firmas Autorizadas: Secretaría Administrativa y de Finanzas y del funcionario de
Contraloría autorizado para tal fin. Comprobante de
Pago Área donde se describe información adicional del cheque. Núm.: Número de control secuencial prenumerado del comprobante. Nombre: Nombre del beneficiario.
Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el cheque comprobante. Descripción: Concepto por el cual se gira el comprobante.
Cuenta
Financiera: Código de las cuentas afectadas en la transacción. Debe y Haber: Detalle del importe registrado de las cuentas afectadas. Verificado por
Fiscalización: Nombre y firma del funcionario de la Contraloría que fiscaliza la operación.
Departamento De Contabilidad y
Tesorería : Nombre y firma de los Jefes de Contabilidad y Tesorería. Recibido por: Nombre y firma del beneficiario.
