CONTRALORIA INTERNA.
OFICIO: C.I.S.E.G.E./999/2008.
ASUNTO: INFORME DE RESULTADOS.
San Luis Potosí, S.L.P. 18 de diciembre de 2008.
Profra. Alba Juana Portilla Enríquez.
Director de la Escuela Primaria “Álvaro Obregón” .
P R E S E N T E.
Como resultado de la auditoría integral practicada a la Escuela Primaria “Álvaro Obregón”, al
amparo y cumplimiento de la orden de auditoría C.I.S.E.G.E./249/2008 de fecha 19 (diecinueve)
de mayo de 2008 y con fundamento en los artículos 3° fracción I inciso d), 31 fracción X, 40, 43,
44 fracción XVIII de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí; 64
de la Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí; 81, 82, 83
fracción I, 85, 86 y 87 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del
Estado de San Luis Potosí; 3° fracción V inciso a), 19 del Reglamento Interior de la Contraloría
General del Estado; 3° fracción VIII y 30 del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación,
anexo encontrará el informe de resultados con las observaciones determinadas y recomendaciones
propuestas por el auditor comisionado.
De las observaciones que se consignan en el apartado IV del presente informe destaca por su
importancia, la falta de firmas del personal docente y administrativo en el control de registro de
entradas y salidas; por lo que solicito a Usted de la manera más atenta, gire instrucciones a quien
corresponda a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas
conforme a los términos y plazos establecidos con la escuela a su digno cargo, para que en un
plazo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de notificación del presente, remita a
éste Órgano Interno de Control la solventación y/o trámite de las observaciones y
recomendaciones formuladas, a efecto de llevar a cabo su verificación.
Quedo a sus órdenes para cualquier información adicional y aprovecho la ocasión para enviarle un
cordial saludo.
A T E N T A M E N T E
EL CONTRALOR INTERNO
C.P.C. y LIC. MA. DEL CARMEN ARANDA MANTECA.
2008,”AÑO DE LUCHA CONTRA EL ESTIGMA DE LA DISCRIMINACIÓN”
c.c.p.- LIC. FRANCISCO ANTONIO RUBÍN DE CELIS CHÁVEZ.- Secretario de Educación de Gobierno del Estado.- para su conocimiento. c.c.p.- C.P.C. CARLOS ESPARZA DEL POZO.- Contralor General Del Estado.- para su conocimiento.
c.c.p.- L.E.P. VÍCTOR MANUEL PRECIADO RUÍZ.-Director de Educación Básica.- para su conocimiento.
c.c.p.- C.P. GASTÓN MARTÍNEZ DE LEÓN.-Director General de la Coordinación de Contralorías Internas y Comisarías.- para su conocimiento. c.c.p.- PROFR. J. CARMEN BARRÓN MOLINA.- Jefe del Departamento del Nivel de Primarias.- para su conocimiento.
c.c.p.- MINUTARIO. c.c.p.- EXPEDIENTE. CP’MCAM/C. jmdl*
Profra. Alba Juana Portilla Enríquez.
Directora de la Escuela Primaria “Álvaro Obregón”. P R E S E N T E.
Informe de auditoría
.
Dependencia o entidad: Secretaría de Educación del Gobierno del Estado. Área auditada: Escuela Primaria “Álvaro Obregón”.
Directora: Profra. Alba Juana Portilla Enríquez. Tipo de auditoría: Integral.
Oficio de comisión y de
presentación: C.I.S.E.G.E./249/2008 y C.I.S.E.G.E./250/2008 del 19 de mayo de 2008. Monto fiscalizado: $ 38,352.22
Período revisado: Ciclo escolar 2007-2008 Fecha de inicio: 19 de mayo de 2008. Fecha de conclusión: 11 de julio de 2008. Auditor comisionado: C. Josué Méndez de Lira.
Índice:
I.- Antecedentes.
En atención al programa de trabajo para el ejercicio 2008 y derivado de las indicaciones giradas por la Contralor Interno de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado; con fundamento en los artículos 3° fracción I inciso d), 31 fracción X, 40, 43, 44 fracción XVIII de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí; 64 de la Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí; 81, 82, 83 fracción I, 85, 86 y 87 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí; 3° fracción V inciso a), 19 del Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado; 3° fracción VIII y 30 del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación, se realizó auditoría integral a la Escuela Primaria “Álvaro Obregón”.
I.1 Marco jurídico de actuación.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí. Ley Orgánica del Estado de San Luis Potosí.
Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Ley General de Educación.
I. Antecedentes y marco jurídico de actuación. 4 a 5 II. Período, objetivo y alcance de la revisión. 5 a 6
III. Resultado del trabajo desarrollado. 6 a 13 IV. Observaciones y recomendaciones. 13 a 16
Ley de Educación del Estado de San Luis Potosí.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí.
Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información del Estado de San Luis Potosí. Ley del ISSSTE.
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado.
Reglamento de las Condiciones Generales del Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de San Luis Potosí. Acuerdo 96 de primarias.
Decreto 533 de la Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado.
Procedimiento administrativo para la aplicación de descuentos por retardos e inasistencias del personal. II.- Período objetivo y alcance de la revisión.
II.1 Período.
Ciclo Escolar 2007-2008.
II.2 Objetivo.
Recursos Financieros: Revisar que se manejen de forma correcta y oportuna.
Recursos Humanos: Revisar que se cumpla con las normas y disposiciones en materia de registro de puntualidad y asistencia del personal del centro de trabajo, asimismo que las incidencias detectadas se reporten en tiempo y forma.
Recursos Materiales: Verificar que los bienes muebles estén debidamente registrados en el inventario de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado.
II.3 Alcance de la revisión.
Recursos Financieros. 90% Recursos Humanos. 80% Recursos Materiales. 10%
La presente auditoría se desarrolló de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública y mediante la aplicación de Procedimientos de Auditoría necesarios en cada caso.
III.- Resultado del trabajo desarrollado. III.1.- Control Interno.
Para el desarrollo de la auditoría en la Escuela Primaria “Álvaro Obregón”, el auditor solicitó a la Profra. Alba Juana Portilla Enríquez, Directora del plantel, la siguiente documentación:
1. Informes de operaciones contables del ciclo escolar 2007-2008. 2. Acuerdos de suministros.
3. Libro de registro de acuerdo de suministros de la Cooperativa Escolar.
4. Gastos aplicados al Fondo Social y de Reserva autorizados por la Supervisión y por la Unidad de Cooperativas y Parcelas Escolares de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado.
5. Estados de cuenta. 6. Plantilla de personal.
7. Nómina y Servinómina de las quincenas 23 y 24 de diciembre de 2007. 8. Horarios de personal.
9. Libros de registro de puntualidad y asistencia.
10.Reportes de incidencias generadas y justificantes oficiales. 11.Expedientes de personal.
12.Inventario y vales de resguardo de bienes muebles.
Al dar inicio la auditoría acudió la Profra. María Guadalupe Villaseñor Mercado, Supervisora de la Zona, quien se enteró de algunas irregularidades detectadas en materia del Control Interno y que no habían sido observadas por ella, como se mencionan a continuación:
Cuadro sinóptico N° 1.
1. Se permitió llevar acabo el cambio de Director en la Escuela sin elaborar acta de entrega recepción que se realizó en abril de 2008 y la Profra. Alba Juana Portilla Enríquez hizo toma de posesión en mayo de 2008.
2. No existe libro de registro para las visitas realizadas por el Supervisor y Asesores Técnicos donde conste su asistencia a la escuela así como las observaciones o consideraciones propuestas.
3. Al mes de mayo en que se realizó la presente auditoría no se contaba con el Programa Anual de Trabajo (PAT) de los Profesores ni el de la Escuela, información que era desconocida por la Supervisora de la Zona, lo cual resulta inadmisible por el papel que representa y el tiempo en el que nos encontrábamos; lo que hace suponer que se trabaja sin proyectos o planes de trabajo.
III.2 Recursos Financieros.
La revisión de la Cooperativa Escolar denominada “Niño-Hogar-Escuela” de la Escuela Primaria “Álvaro Obregón comprende:
Revisión de los Informes de operaciones contables del ciclo escolar 2007-2008. Observación del Acta para la renovación de los órganos de gobierno y control. Análisis de estados de cuenta bancarios.
Reconocimiento de la relación de socios ciclo escolar 2007-2008.
Examen del libro de registro de ingresos y egresos generados por la cooperativa escolar “Niño-Hogar-Escuela”
Cotejo de los comprobantes justificatorios de compras y ventas realizadas con cargo a la cooperativa. Cotejo de actas y gastos autorizados por la Supervisión.
Este trabajo permitió conocer que el dinero de las ventas no se deposita en la cuenta bancaria de inmediato sino que transcurren de uno a tres meses (lo que se aprecia en estados de cuenta). El encargado de la cooperativa escolar, expresó la dificultad de acudir al banco continuamente sin embargo no se consideran válidos sus argumentos pues la cuenta bancaria se encuentra aperturada en Banorte donde por lo menos cada quince días se cobra la nómina y la sucursal no queda distante del plantel.
El saldo de la cuenta bancaria es de $38,352.22 (treinta y ocho mil trescientos cincuenta y dos pesos 22/100 M.N.) lo que llama la atención en virtud de que los recursos deben destinarse a mejorar las instalaciones, el equipamiento y en general el desarrollo de las actividades docentes del plantel (artículo II fracción III del Reglamento de Cooperativas y Parcelas Escolares) y no conservarlo en una cuenta. Por lo que es necesario presentar un plan de trabajo para la aplicación del dinero acumulado que desde luego deberá someterse a la consideración del comité directivo de la Cooperativa Escolar “Niño-Hogar-Escuela”
III.3 Recursos Humanos.
Los resultados que se obtuvieron del análisis al registro de control de entradas y salidas se determinaron después de revisar los justificantes de cada empleado del plantel tales como: licencias médicas expedidas por el ISSSTE, permisos económicos y oficios de comisión, además de considerar las horas reportadas para descuento; información que se respalda con fotocopias del libro de registro de asistencia y documentos que se presentaron como justificantes de las incidencias elaborando lo siguiente:
1. Cédulas analíticas de incidencias del personal docente y administrativo del período señalado en el alcance.
2. Revisión y análisis de justificantes presentados que obran en el expediente de auditoría.
3. Revisión de la plantilla de personal cotejada con nómina a efecto de verificar que el personal docente y administrativo que trabaja en el plantel sea el mismo.
De la revisión a los registros de entradas y salidas del personal docente que labora en la Escuela Primaria “Álvaro Obregón” se detectaron 47 días como incidencias, de las cuales 28 no fueron justificadas faltando documentación comprobatoria y corresponden al siguiente orden:
Cuadro sinóptico N° 2.
FECHA NOMBRE DÍA INCIDENCIA MOTIVO OBSERVACIÓN
21/08/2007 Ma. Nicolasa Campiño Martínez. 1 SSF SJ 27/08/2007 Martha Alicia Zamarrón Mora. 1 SSF SJ 27/08/2007 José Alfredo Becerra Morones. 1 ESSF SJ 31/08/2007 Martha Alicia Zamarrón Mora. 1 ESSF SJ
FECHA NOMBRE DÍA INCIDENCIA MOTIVO OBSERVACIÓN
31/08/2007 Ma. Nicolasa Campiño Martínez. 1 SSF SJ 31/08/2007 Blas Bautista Bautista. 1 SSF SJ
31/08/2007 Noemí Guerrero Álvarez. 1 SSF SJ
10/09/2007 Martha Alicia Zamarrón Mora. 1 ESSF SJ 13/09/2007 Rosa María Cano Altamirano. 1 SSF SJ 19/09/2007 Irma Helena Hernández Sánchez. 1 ESSF ISSSTE
26/09/2007 Noemí Guerrero Álvarez. 1 SSF SJ
27/09/2007 Rosa María Cano Altamirano. 1 SSF SJ
03/10/2007 Edith Pérez Rodríguez 1 ESSF SJ
05/10/2007 Irma Helena Hernández Sánchez. 1 ESSF CMS 09/10/2007 Francisco Olguín Hernández. 1 ESSF ISSSTE 10/10/2007 Rosa María Cano Altamirano. 1 ESSF SJ
11/10/2007 Edith Pérez Rodríguez 1 SSF SJ
12/10/2007 Ma. Nicolasa Campiño Martínez. 1 SSF SJ 16/10/2007 Martha Alicia Zamarrón Mora. 1 ESSF SJ 18/10/2007 Francisco Olguín Hernández. 1 ESSF ISSSTE
22/10/2007 Edith Pérez Rodríguez 1 SSF SJ
22/10/2007 Inés Oyarvide Escalante. 1 SSF SJ 26/10/2007 Francisco Olguín Hernández. 1 SSF SJ 29/10/2007 Martha Patricia Tinajero Cruz. 1 ESSF PE 29/10/2007 Irma Helena Hernández Sánchez. 1 ESSF CMS 30/10/2007 Martha Patricia Tinajero Cruz. 1 ESSF PE
FECHA NOMBRE DÍA INCIDENCIA MOTIVO OBSERVACIÓN
31/10/2007 Martha Patricia Tinajero Cruz. 1 FES PE Tiene firmado un permiso económico y firma el diario de registro de entradas y salidas, lo cual no es congruente y hace suponer que le prestaron el libro para firmar después.
05/11/2007 Martha Patricia Tinajero Cruz. 1 ESSF ISSSTE 05/11/2007 Ma. Magdalena Chávez Trejo. 1 SSF SJ 07/11/2007 Rosa María Cano Altamirano. 1 SSF SJ 07/11/2007 Irma Helena Hernández Sánchez. 1 ESSF CMS 08/11/2007 Rosa María Cano Altamirano. 1 SSF SJ
08/11/2007 Edith Pérez Rodríguez 1 SSF LM
08/11/2007 José Alfredo Becerra Morones. 1 ESSF SJ
09/11/2007 Edith Pérez Rodríguez 1 ESSF LM
09/11/2007 José Alfredo Becerra Morones. 1 ESSF SJ 09/11/2007 Inés Oyarvide Escalante. 1 ESSF SJ
12/11/2007 Nohemí Guerrero Álvarez. 1 ESSF JS Por contraer nupcias. 13/11/2007 Nohemí Guerrero Álvarez. 1 ESSF JS Por contraer nupcias. 13/11/2007 Irma Helena Hernández Sánchez. 1 ESSF CMS
15/11/2007 Nohemí Guerrero Álvarez. 1 ESSF JS Por contraer nupcias. 16/11/2007 Inés Oyarvide Escalante. 1 SSF SJ
20/11/2007 Martha Patricia Tinajero Cruz. 1 ESSF ISSSTE 20/11/2007 Nohemí Guerrero Álvarez. 1 SSF SJ
FECHA NOMBRE DÍA INCIDENCIA MOTIVO OBSERVACIÓN
21/11/2007 Ma. Emma Rangel Lugo. 1 FES ISSSTE Tiene una constancia del ISSSTE y firma el diario de registro de entradas y salidas, lo cual no es congruente y permite suponer que le prestaron el libro para firmar después con lo que se altera un documento oficial.
22/11/2007 Irma Helena Hernández Sánchez. 1 ESSF CMS 26/11/2007 Rosa María Cano Altamirano. 1 SSF SJ
Total de incidencias. 47
Significados de abreviaturas:
ESSF: Entrada y salida sin firmar. LM: Licencia médica. SSF: Salida sin firmar. SJ: Sin justificante.
ESF: Entrada sin firmar. ISSSTE: Comprobante del ISSSTE. CMS: Comisión. JS: Justificante sindical.
III.4 Recursos Materiales.
No fue posible realizar la revisión al inventario de la Escuela Primaria “Álvaro Obregón”, en virtud que la Profra. Alba Juana Portilla Enríquez no localizó ningún inventario en los archivos de la Institución ni en la Supervisión.
IV.- Observaciones y Recomendaciones.
Observación 001-249-2008.
Se detectaron irregularidades en el Control Interno como se describen en el cuadro sinóptico N° 1 del apartado III y en resumen son:
1. Se permitió llevar acabo el cambio de Director en la Escuela sin elaborar acta de entrega recepción. 2. No existe libro de registro para las visitas realizadas por el Supervisor y Asesores Técnicos donde
conste su asistencia a la escuela así como las observaciones o consideraciones propuestas.
3. Al mes de mayo en que se realizó la presente auditoría no se contaba con el Programa de Trabajo (PAT) de la Escuela ni el de los Profesores, información que era desconocida por la Supervisora de la Zona.
Recomendación.
Que la Profra. Alba Juana Portilla Enríquez:
1. Elabore un documento de la situación en la que recibió la escuela (considerando todos los aspectos que involucran su nuevo cargo) haciéndolo del conocimiento de la Supervisora de la Zona la Profra. María Guadalupe Villaseñor Mercado y del Jefe de Departamento de Educación Primaria de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado, con copia para este Órgano Interno de Control dentro del plazo que se otorga en el oficio C.I.S.E.G.E./999/2008 de fecha 18 de diciembre de 2008.
2. Establezca el libro de control de registro de visitas realizadas por Supervisores u otras autoridades de carácter educativo donde se deje constancia del motivo que la origina, así como la descripción de las observaciones, comentarios ó sugerencias que consideren pertinentes y lo presente a esta Contraloría dentro del plazo que se otorga en el oficio C.I.S.E.G.E./999/2008 de fecha 18 de diciembre de 2008 dentro del plazo que se otorga en el oficio C.I.S.E.G.E./999/2008 de fecha 18 de diciembre de 2008. 3. Presente a este Órgano Interno de Control el Programa Anual de Trabajo (PAT) del ciclo escolar
2007-2008, tanto de la Escuela como el de los Profesores. Observación 002-249-2008.
En cuanto a la revisión efectuada a la cooperativa escolar se observó que el dinero captado por compra y venta de productos no se deposita en tiempo y forma a la cuenta instaurada, además se detectó un saldo por la cantidad de $ 38,352.22 (Treinta y ocho mil trescientos cincuenta y dos pesos 22/100 M.N.).
Recomendación.
Que la Profra. Alba Juana Portilla Enríquez, Directora de la Escuela Primaria “Álvaro Obregón”, instruya a quien corresponda para que los recursos se depositen en tiempo y forma con el propósito de transparentar su aplicación y en lo que respecta al saldo acumulado en la cuenta, presente por escrito un plan de trabajo en el que se emplearán estos recursos dentro del plazo que se otorga en el oficio C.I.S.E.G.E./999/2008 de fecha 18 de diciembre de 2008.
Observación 003-249-2008
De la revisión efectuada al control establecido de puntualidad y asistencia (registro establecido en el plantel como control) se detectaron 47 días como incidencias de los cuales 28 el personal no cumplió con su obligación de firmar su asistencia o asistir con puntualidad al desempeño de sus labores, al omitir su registro en el mencionado control, en los términos de los que dispone el ártículo 25 del Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación, omisiones que al no haber sido justificadas al momento de realizar la auditoría se consideran inasistencias.
Recomendación:
Que la Profra. Alba Juana Portilla Enríquez, Directora de la Escuela Primaria “Álvaro Obregón”, presente a éste Órgano Interno de Control los documentos justificatorios de las incidencias detectadas en el apartado III.3 del rubro Resultados del Trabajo Desarrollado, en el entendido que sólo serán válidos para tal efecto las licencias médicas expedidas por el ISSSTE, permisos económicos y oficios de comisión expedidos en tiempo y forma (cabe hacer la aclaración que durante el desarrollo de la presente auditoría la Profra. Alba Juana Portilla Enríquez manifestó que los documentos presentados al auditor eran todos los que obran en su poder y/o en el expediente del personal a su cargo), lo anterior con apego a lo establecido en los artículos 25 y 35 del Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la Secretaría de Educación Pública, o en su defecto se apegue a las disposiciones establecidas en materia de faltas y descuentos del personal docente y administrativo realizando las gestiones de dichas incidencias para su descuento, ante el
Departamento de Remuneraciones de la Unidad de Servicios Educativos Huasteca Norte de la Secretaría de Educación dentro del plazo establecido en el oficio C.I.S.E.G.E./999/2008 de fecha 18 de diciembre de 2008 con copia de la gestión para el Órgano Interno de Control.
Observación. 004-249-2008.
No se localizó el inventario de bienes muebles. Recomendación.
Que la Profra. Alba Juana Portilla Enríquez solicite al Departamento de Recursos Materiales de la Unidad Regional de Servicios Educativos Huasteca Norte, el inventario de bienes muebles y realice las altas y bajas correspondientes, remitiendo copia para este Órgano Interno de Control de las gestiones realizadas dentro del plazo que se otorga en el oficio C.I.S.E.G.E./999/2008 de fecha 18 de diciembre de 2008.
A T E N T A M E N T E EL CONTRALOR INTERNO
