Administración de Compras

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Administración de

Compras

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MANUAL TEÓRICO-PRÁCTICO DEL MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

Carrera: Administración

Primera Edición

Calle 16 de Septiembre No. 147 Nte., Col. Lázaro Cárdenas, Metepec, Edo. De México, C.P. 52148

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Índice

I. Mensaje al alumno 7

II. Cómo utilizar este manual 7

III. Propósito del Módulo 10

IV. Normas de Competencia Laboral 10

V. Especificaciones de Evaluación 10

VI. Mapa curricular del Módulo 11

Capítulo 1 Organización del Área de Compras 12

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje 13

1.1.1 Modelos de comportamiento de compras 14

• Clásico o simplificado 14

• Neoclásico 14

• De consumo 14

1.1.2 Centralización de las compras 14

1.1.3 Descentralización de las compras. 15

1.1.4 Función de compras 16

• Objetivos y políticas del área de compras 16

• Compra y negociación. 17

• Tramitación y seguimiento. 17

• Administración e investigación 18

1.2.1 _{Tiempo de entrega.} 19

1.2.2 _{Precio de los artículos de proveedores.} 20

1.2.3 _{Servicio y garantías.} 21

1.2.4 _{Capacidad técnica.} 22

Prácticas y Listas de Cotejo 24

Resumen 29

Autoevaluación de conocimientos del capítulo 1 29

Capítulo 2 Manejo del Sistema de Control e Información del Área de Compras 30

2.1.1 Controles auxiliares en el área de compras. 32

• Concepto. 32

• Usos. 32

• Características. 32

2.1.2 Tipos de controles de auxiliares

32

• Control auxiliar de requisiciones de compra 32

• Control auxiliar de solicitudes de cotización 33

• Control auxiliar de cotizaciones de proveedores 33

• Control auxiliar de órdenes de compra fincadas 33

• Control auxiliar de contratos de suministro 33

• Control auxiliar de notas de devolución de materia prima y materiales 33

• Control auxiliar de remisiones de proveedores y Control auxiliar de facturas 34

2.2.1 Informes mensuales del área de compras. 35

• Importancia 35

• Características 36

2.2.2 Tipos de informes usados dentro del área de compras. 37

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• Informe anual de compras 38

• Informe del ejercicio del presupuesto de compras 38

• Informe de compras por proveedor 38

• Informe de compras por materia prima 38

• Informe periódico sobre evaluación de proveedores 38

Resumen 50

Capítulo 3 Planeación y Presupuestación de Compras 51

3.1.1 Proceso de compras 53 • Planeación 53 • Pronóstico 53 • Presupuestos 53 3.1.2 Período presupuestal 54 • Presupuesto de ingresos 54 • Presupuesto de egresos 55 • Presupuesto de inversiones 57

3.2.1 _{Presupuesto de consumo de materia prima y materiales.} 58

• Concepto 58

• Finalidad 58

• Documentación fuente. 59

3.2.2 _{Tipos de presupuestos} 59

• Presupuesto de inventario de materia prima 60

• Presupuestos globales y analíticos de consumo de materia prima 60

• Presupuesto de inventario de materiales 60

Resumen 74

Capítulo 4 Adquisición de Productos 75

4.1.1 _Descuentos 77 • Comerciales 77 • Financieros 77 4.1.2 _{Procedimiento de adquisiciones} 78 • Normas 78 • Leyes 78 • Productos 78 • Precios 79 • Crédito 79 • Contado 79 4.1.3 _Proveedores 81 • Concepto 81

• Tipos de servicios ofertados 81

• Políticas sobre los proveedores 81

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• Concepto 82

• Características del pedido 83

4.2.2 _{Procedimiento de flujo del pedido} 84

• Concepto 84

• Diagrama de los procedimientos. 84

• Diseño de procedimientos. 84

4.2.3 _{Requisitos mínimos del pedido.} 84

• Legales 84

• Comerciales 85

• Administrativos 85

Resumen 89

Capítulo 5 Manejo del Proceso de Pagos 90

5.1.1 _{Procedimiento de pago.} 92

• Concepto. 92

• Objetivos. 94

5.1.2 _{Tipos de descuentos} 95

• Fijación de precios y descuentos de compensación 95

• Por pronto pago 96

• Por volumen 96

5.1.3 _{Aspectos contables básicos} 97

• Definición de contabilidad 97

• Definición de cuenta 97

• Cuentas del activo 97

• Cuentas de pasivo 97

• Cuentas del capital 97

• Ingreso 98

• Egreso 98

• Cargo 98

• Abono 98

5.2.1 _{Nociones básicas contables de pago a proveedores.} 98

• Conciliación de pagos. 98

• Programación de pagos. 98

5.2.2 _{Políticas de la empresa sobre pago a proveedores.} 98

• Políticas sobre programación 99

• Políticas sobre proveedores 99

5.2.3 _{Aclaraciones a proveedores.} 102

• Aplicación de pagos alternativas de solución 102

• Acciones a realizar 103

Resumen 109

Capítulo 6 Programación de la Comercialización 110

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6.1.1 _{Monitoreo del mercado.} 112 • Concepto 112 • Objetivos 112 • Procedimiento 113 • Ventajas 114 6.1.2 _{Pronóstico de ventas} 114 • Concepto 114 • Objetivos 115 • Técnicas 115 • Ventajas 115 6.2.1 _{Precios oficiales} 116 • Concepto 116

• Productos básicos y productos libres 116

6.3.1 _{Control de productos.} 117

• Concepto 117

• Objetivos 117

• Procedimiento 118

• Ventajas 122

6.3.2 _{Proceso de flujo de mercancías} 122

• Concepto 122

• Objetivos 122

• Ventajas. 122

Resumen 124

Respuestas a la autoevaluación de conocimientos 127

Glosario de Términos E-CBNC 131

Glosario de Términos E-CBCC 133

Glosario de Términos Técnicos 136

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I. Mensaje al alumno

¡CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL MANUAL TEÓRICO – PRÁCTICO ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS!

Este manual ha sido diseñado bajo la Modalidad Educativa Basada en Normas de Competencia, con el fin de ofrecerte una alternativa efectiva para el desarrollo de habilidades que contribuyan a elevar tu potencial productivo, a la vez que satisfagan las demandas actuales del sector laboral.

Esta modalidad requiere tu participación e involucramiento activo en ejercicios y prácticas con simuladores, vivencias y caso reales para proporcionar un aprendizaje a través de experiencias. Durante este proceso deberás mostrar evidencias que permitirán evaluar tu aprendizaje y el desarrollo de la competencia laboral requerida.

El conocimiento y la experiencia adquirida se verán reflejados a corto plazo en el mejoramiento de tu desempeño de trabajo, lo cual te permitirá llegar tan lejos como quieras en el ámbito profesional y laboral.

II. Cómo utilizar este manual

• Las instrucciones generales que a continuación se te pide que realices, tienen la intención de conducirte a que vincules las competencias requeridas por el mundo de trabajo con tu formación de profesional técnico.

• Redacta cuales serían tus objetivos personales al estudiar este manual.

• Analiza el Propósito del Módulo que se indica al principio del manual y contesta la pregunta ¿Me queda claro hacia dónde me dirijo y qué es lo que voy a aprender a hacer al estudiar el contenido del manual? si no lo

tienes claro pídele al docente que te lo explique.

• Revisa el apartado Especificaciones de Evaluación son parte de los requisitos que debes cumplir para aprobar el módulo. En él se indican las evidencias que debes mostrar durante el estudio del módulo ocupacional para considerar que has alcanzado los resultados de aprendizaje de cada unidad.

• Es fundamental que antes de empezar a abordar los contenidos del manual tengas muy claros los conceptos que a continuación se mencionan: competencia laboral, unidad de competencia (básica, genéricas específicas), elementos de competencia, criterio de desempeño, campo de aplicación, evidencias de desempeño, evidencias de conocimiento, evidencias por producto, norma técnica de institución educativa, formación ocupacional, módulo ocupacional, unidad de aprendizaje, y resultado de aprendizaje. Si desconoces el significado de los componentes de la norma, te recomendamos que consultes el apartado glosario de términos, que encontrarás al final del manual.

• Analiza el apartado Normas Competencia Laboral

• Revisa el Mapa Curricular del Módulo. Está diseñado para mostrarte esquemáticamente las unidades y los resultados de aprendizaje que te permitirán llegar a desarrollar paulatinamente las competencias laborales que requiere la ocupación para la cual te estás formando.

• Realiza la lectura del contenido de cada capítulo y las actividades de aprendizaje que se te recomiendan. Recuerda que en la educación basada en normas de competencia laborales la responsabilidad del aprendizaje es tuya, ya que eres el que

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desarrolla y orienta sus conocimientos y habilidades hacia el logro de algunas competencias en particular.

• En el desarrollo del contenido de cada capítulo, encontrarás ayudas visuales como las siguientes, haz lo que ellas te sugieren efectuar. Si no haces no aprendes, no desarrollas habilidades, y te será difícil realizar los ejercicios de evidencias de conocimientos y los de desempeño.

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Imágenes de Referencia

Estudio individual

Investigación documental

Consulta con el docente

Redacción de trabajo

Comparación de resultados

con otros compañeros

Repetición del ejercicio

Trabajo en equipo

_{Contextualización}

Realización del ejercicio

Resumen

Observación

Consideraciones sobre seguridad e

_higiene

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III. Propósito del Módulo

Autocontenido Específico

Al finalizar el módulo, el alumno manejará el proceso de compras de mercancías y otros productos utilizando los lineamientos establecidos para la operación del departamento e compras

IV. Normas de Competencia

Laboral

Para que analices la relación que guardan las partes o componentes de la Norma con el contenido del programa del módulo de la carrera que cursas, te recomendamos consultarla a través de las siguientes opciones:

• Acércate con el docente para que te permita revisar su programa de estudio del módulo de la carrera que cursas, para que consultes el apartado de la norma requerida.

• Visita la página WEB del CONOCER en www.conocer.org.mx en caso de que el programa de estudio del módulo esté diseñado con una Norma Técnica de Competencia Laboral (NTCL)

• Consulta la página de Intranet del CONALEP http://intranet/ en caso de que el programa de estudio del módulo esté diseñado con una Norma de Institución Educativa (NIE)

V. Especificaciones de Evaluación

Durante el desarrollo de las prácticas de ejercicio también se estará evaluando el desempeño. El docente mediante la observación directa y con

auxilio de una lista de cotejo confrontará el cumplimiento de los requisitos en la ejecución de las actividades y el tiempo real en que se realizó. En éstas quedarán registradas las evidencias de desempeño. Las autoevaluaciones de conocimientos correspondientes a cada capítulo además de ser un medio para reafirmar los conocimientos sobre los contenidos tratados, son también una forma de evaluar y recopilar evidencias de conocimiento. Al término del módulo deberás presentar un Portafolios de Evidencias, el cual estará integrado por las listas de cotejo correspondientes a las prácticas de ejercicio, las autoevaluaciones de conocimientos que se encuentran al final de cada capítulo del manual y muestras de los trabajos realizados durante el desarrollo del módulo, con esto se facilitará la evaluación del aprendizaje para determinar que se ha obtenido la competencia laboral.

Deberás asentar datos básicos, tales como: nombre del alumno, fecha de evaluación, nombre y firma del evaluador y plan de evaluación.

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VI. Mapa Curricular del Módulo

Administración de Compras

82 hrs.

5. Manejo del proceso de pagos.

20 hrs.

5.1 Procesar los pagos de

mercancía aplicando la información relativa a cambios, devoluciones, descuentos o reembolsos

10. hrs.

5.2. Efectuar los pagos a proveedores de acuerdo a los procedimientos establecidos en la empresa. 10 hrs. 6. Programación de la comercialización 26 hrs. 6.1 Integrar presupuestos

de compras de acuerdo con las necesidades del negocio y a los recursos disponibles.

10 hrs.

6.2. Establecer precios de los productos a comercializar que propicien la rentabilidad del negocio.

8 hrs.

6.3. Definir procedimientos de flujo de los productos que aseguren su control.

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1

ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS

Al término del capítulo, el alumno describirá las funciones y actividades del área de

compras, analizando los criterios de selección de proveedores.

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Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje

82 hrs.

1 Organización del área de compras.

20 hrs.

1.1. Describir las funciones y actividades del área de compras, de acuerdo con la estructura organizacional.

11 hrs.

1.2. Analizar los criterios de selección de proveedores, de acuerdo con las condiciones estipuladas.

9 hrs.

2. Manejo del sistema de control e información del área de compras

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Sumario

• Modelos de Comportamiento de Compras • Centralización de las Compras

• Descentralización de las Compras • Función de Compras

• Tiempo de Entrega

• Precio de los Artículos de Proveedores • Servicio y Garantías

•

Capacidad Técnica

RESULTADO DE APRENDIZAJE

1.1. Describir las funciones y actividades del área

de compras, de acuerdo con la estructura organizacional

1.1.1 Modelos de Comportamiento de Compras

• Clásico o simplificado

Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezaron cuando el hombre dio en trueque alguna de sus propiedades por la posesión de una pertenencia ajena.

1. La operación eficiente de cualquier industria depende de la renovación adecuada de la inversión. El Departamento de Compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados para cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas para la producción o venta, y hacer las entregas a tiempo.

2. Por sus estrechos contactos con otras muchas compañías y con el mercado en general, Compras está en situación de aconsejar a la empresa sobre: a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja

para sustituir a los que se emplean en ese momento.

b) Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para añadir a la producción.

c) Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden afectar las ventas de la empresa.

d) Aumento del crédito de la empresa dentro del área en que se desenvuelve.

Es responsabilidad exclusiva del departamento de Compras, proporcionar al requirente los materiales que solicite en las mejores condiciones, con la calidad apropiada, a buen costo y con las mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado.

• Neoclásico

Se basa en una parte de la política de compras que engloba a una economía que comprende al departamento de abastecimiento y logística como apoyo para el buen funcionamiento general de la empresa.

• De consumo

Se refiere a la regulación de los medios realizados por medio del gobierno de un país; estas políticas deberán ser racionales y compatibles con el sistema socio-económico en que se vive.

Por medio de esta política de consumo el gobierno utiliza los medios de intervención sobre los tipos de cambio de las monedas con el fin de conseguir el equilibrio en la balanza de pagos.

PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Científico-teóricas

Como apoyo al desarrollo de cada una de las etapas del proceso administrativo, para que se evalué y contemplen bajo el registro interno en el departamento de compras.

1.1.2. Centralización de las Compras Una de las controversias que continúan en la organización es, si las actividades deberían

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agruparse cerca de la alta dirección o dispersarse por las actividades de las empresas más grandes.

Una organización centralizada agrupa las actividades logísticas en el nivel corporativo para servir a todos los grupos de productos.

Hay algunas ventajas obvias para cada tipo y algunas empresas crean formas de organización que funden ambos tipos con el fin de buscar ventajas combinadas. La razón principal para la forma centralizada es mantener un fuerte control sobre las actividades logísticas de toda la corporación bajo un único director. Consideramos como ejemplo la actividad de tráfico. Muchas empresas poseen sus flotas privadas de camiones. La utilización del equipo es la clave de la eficiencia. Al tener un control centralizado de todas las actividades de tráfico, una empresa podría hallar que la carga de ida para los productos de una división podría ser la carga de regreso para otra. Entonces, estos movimientos pueden equilibrarse, en tanto que bajo una organización descentralizada, podrían pasar inadvertidos. Puede ganarse eficacia parecida mediante el almacenamiento compartido, las compras compartidas y el procedimiento compartido de datos.

Una de las principales dificultades al abordar este tema es su terminología, y dado que existe una gran número de términos, por ejemplo, centralización, centralización total, centralización parcial o bien, descentralización, descentralización total y descentralización parcial. Existen también varias combinaciones de los mismos.

Para evitar estos problemas se ha dividido en tres aspectos el asunto que nos ocupa, a saber:

1. Compras centralizadas 2. Compras descentralizadas

3. Compras centralizadas-descentralizadas (combinación de las dos anteriores).

Las compras centralizadas tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y equipo a través de una sola oficina matriz, con unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal especializado y competente. Dicha centralización permite aprovechar entre otras las siguientes ventajas:

1. Uniformar los criterios en cuanto al

abastecimiento de materias primas facilitando el control de las existencias.

2. Reducir las inversiones de capital

3. Aprovechas los descuentos por pronto pago 4. Obtener ventaja en el precio al aumentar las

escalas por cantidad que algunos proveedores tiene

5. La estandarización de los productos de se efectúa más rápidamente

6. Facilitar el desarrollo de los programas de simplificación de materias primas y métodos.

7. Proporcionar especialización al personal de compras a través de diversos tipos de productos comprados.

8. Facilitar la planificación de la producción. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Bajo un estudio y mejor control del proceso de compras, se debe realizar un registro de entradas y salidas de todos los materiales para que se evite la duplicidad de información. 1.1.3. Descentralización de las Compras La descentralización de la organización permite, a menudo, una respuesta logística más rápida y personalizada a las necesidades de los clientes que la organización más centralizada y escalonada. La descentralización tiene mucho sentido cuando las líneas de productos son inequívocamente diferentes en sus características de marketing, logística y manufactura y cuando pueden hallarse pocas economías de escala.

Por otro lado las compras pueden ser descentralizadas y generalmente son aquellas que efectúan los departamentos que directamente van a utilizar lo comprado:

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a) Permite una relación directa con las exigencias de las actividades productivas.

b) Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro

c) Permite también en algunas ocasiones reducir los gastos de transporte.

d) Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores generando intercambios de información técnica producto del progreso industrial.

A pesar de lo anterior también reúne algunas desventajas que pueden acarrear consecuencias más o menos graves con el tiempo, por ejemplo: las políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro; se produce una subdivisión de las partidas de compra en perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades de pago, etc.

Las compras centralizadas-descentralizadas, son aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma corporación. En esta clasificación la oficina matriz de las compras efectúa las adquisiciones comunes a todas las fábricas, por ejemplo, tratándose de materia prima y suministros para la producción, dejando a las fabricas (oficinas) filiales, la facultad de comprar lo que ellas necesiten en forma más exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades, pero siguiendo siempre las políticas generales de la matriz.

Una vez que la organización de las compras ha llegado a la etapa de la delegación de autoridad en una sola persona, es necesario escoger el método de abastecimiento que se va a seguir.

Todo proceso tiene una secuencia lógica donde debe de ser paulatinamente su desarrollo aplicado a cada etapa que se vaya suscitando dentro del área indicada para mejor control y registro de la empresa.

1.1.4. Funciones de Compras

Existen varios conceptos de compra; pero todos esencialmente, incluyen los mismos elementos básicos. A continuación se presentan algunos: a) La administración de materiales conceptúa a

la Compra como uno de los actos que se relaciona con la planeación, la adquisición, y la utilización de los materiales en el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente encargado de los materiales. b) La palabra Compras, describe un proceso

que incluye lo siguiente:

♦ Surgimiento de una necesidad ♦ Su Ubicación

♦ Elección del proveedor ♦ Servicio

c) Comprar es una función elemental e importante para realizar actividades y promover el bienestar humano

d) Obtener bienes y servicios, es considerando los siguientes puntos:

♦ Justificación de la necesidad y cantidad ♦ Evaluación de cualidades, calidades,

precio, tiempo de entrega, y tipos de financiamiento.

• Objetivos y políticas del área de compras

Objetivos

La obtención de la mejor calidad es una de las metas básicas de Compras. Si el bien el precio es sumamente importante, no significa obtener el más bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad.

La negociación de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones del departamento de Compras. Desde luego deben ser conforme a las políticas generales de la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador

Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa,

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delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.

Políticas

Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga de responsabilidades.

Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:

♦ Deben ser claramente expuestas

♦ Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica ♦ Indicar los factores limitativos y determinantes ♦ Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas

bien concebidas.

♦ Niveles que deben abarcar.

Los puntos anteriores son conjugados para lograr el objetivo de elegir en el mercado lo que más convenga, así como intercambiar un bien por otro, con el fin de satisfacer necesidades adecuadamente, o adquiriendo artículos en que se considere: calidad, menor precio, y en el mínimo tiempo.

Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos eficientemente.

La importancia del Departamento de Compras radica en que es vital para el éxito de las empresas tener en operación las Compras, puesto que la utilidad en una entidad, está determinada en gran medida con la efectividad de la administración y servicios adquiridos.

• Compra y Negociación

Situaciones que dan origen a la Compra. En términos generales, se pueden reconocer las siguientes situaciones que originan las compras:

a) Que el Departamento de Compras reciba una requisición de compras por parte de una persona o departamento, que es quien decide ocupar

objetos o servicios, solicitando abastecimientos para poder realizar cada una de ellas o cada uno de ellos.

b) Que el propio Encargado de Compras o el Departamento, identifique las necesidades de abastecimiento se su propia sección de compras, o bien, de las otras divisiones o personas.

c) Emisión del Pedido u Orden de Compra.

• Tramitación y Seguimiento.

Objetivos e importancia del Análisis Operacional y Funcional de las Compras.

a) Reducción de Costos y Obtención de Utilidades.

Tanto los entes lucrativos como los que no lo son, procurarán la minimización de costos, aunque como es lógico; los primeros pretenden utilidades no así los segundos.

Es buscar las utilidades, se encuentra implícita la obtención de materiales apropiados a un precio y cantidades adecuados, además recibidos oportunamente.

b) El Departamento de Compras debe estar lo suficientemente bien capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos, en todas las actividades operativas de la Entidad.

Las funciones de servicio del Departamento de Compras, se pueden dividir en tres aspectos: ♦ Las que quedan bajo su responsabilidad

como: investigación de precios, elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir Órdenes de Compra, inspeccionar pedidos, dar seguimiento (follow-up) a cada Pedido, etc.

♦ Las que comparte con otros departamentos como: tener informes y asesoramiento, contabilización, investigación de mercado, procedimientos para realizar inventarios, almacenaje y el control de éstos, así como concertar convenios y contratos, análisis de

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aseguramiento de calidad (control de calidad), Departamento Legal, agentes aduanales, Instituciones de Crédito y Seguros, compañías de transporte, etc.

♦ Las actividades que le interesan como: recibimiento y almacenaje, cobertura de facturas, y otras con comitentes necesaria.

c) Control de Convenio para obtener financiamiento Este es prioritario para que los integrantes de la Administración, lo conozcan a detalle y al momento en que se contraen dichos convenios, para vigilarlos en cuanto a su seguimiento y realización, que puede tener las siguientes reglas:

♦ Aceptar sólo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente.

♦ Seguir un procedimiento estricto para llevar a cabo formatos de “Órdenes de Compra” y su registro. ♦ Informar a la Administración sobre los inventarios,

para que se cumpla con las disposiciones, cuando se lleven a cabo.

♦ Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo con los parámetros.

d) Control de Tratos Comerciales con los Proveedores. Se deben respetar los tratos comerciales, así como los habidos particularmente con los proveedores, por los siguientes motivos:

♦ Mantener buenas relaciones con los proveedores, ya que el personal de Compras debe conocer cómo tener contactos o actos para efectuar negociaciones.

♦ Al realizar tratos comerciales, se debe de actuar inteligentemente en cuanto a las adquisiciones, volumen, precio plazo para el pago, descuentos y otras condiciones de compra.

♦ Mantener en confidencia, la información obtenida de los proveedores.

♦ Exclusivamente, el Departamento de Compras, debe encargarse de supervisar y controlar las negociaciones, para evitar que otras personas se enteren de información que sólo les interesa al Proveedor y al Comprador, evitando así dificultades, promoviendo el éxito.

♦ Mantener buenas relaciones con los proveedores, para que las adquisiciones estén confiablemente aseguradas y proteger el prestigio de la Institución.

e) Obtención e Información y Asesoramiento Respecto a la Administración y de los Dirigentes, sobre la especialidad de compras, el personal de este Departamento, debe asesorar y mantener bien informado a todo el personal de la Empresa, relacionado, para lo cual se debe encargar de ejecutar y administrar las políticas, adiestrando a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otros individuos que lo necesiten.

• Administración e Investigación

El objetivo del análisis operacional y funcional del Departamento de Compras, es obtener los mejores precios y condiciones, tanto de entrega, calidad, financiamiento, etc., así como mantener buenas relaciones con los proveedores.

Para lograr lo anterior, se tiene que hacer hincapié en el análisis de compras, por medio de la organización del equipo de analistas, que tienen a su cargo la coordinación de las actividades de un pan determinado.

Los responsables de otros departamentos y los proveedores, en conjunción con el Departamento de Compras, deben diseñar y determinar procesos para que se utilice la tecnología más moderna.

El encargado del análisis es precisamente el Departamento de Compras, ver las siguientes actividades:

♦ Recabar muestras y catálogos de cada proveedor

♦ Recibir información sobre los artículos y hacer ciertos arreglos, para que puedan ser adquiridos.

♦ Forma de producir.

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♦ Investigación de mercados para ofrecer asesorías al comprar bienes o servicios

♦ Relacionar todos los elementos que conforman la operación, referente a fijar los precios.

Las políticas de investigación y desarrollo tienden a orientar la búsqueda de nuevos artículos o mejoras a los existentes, a ampliar las fuentes de abastecimiento, a mejorar precios y calidad, a establecer cálculos precisos de costo de insumos, a promover la competencia entre proveedores, etcétera. La necesidad puede consistir en bienes y/o servicios para la persona o el departamento, con el objeto de poder realizar sus actividades y así lograr sus objetivos.

Su importancia radica en que sin el abastecimiento, no se pueden lograr los objetivos generales ni particulares del Organismo, al no tener los materiales y los servicios necesarios.

El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran, eficientemente. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Tecnológica

Debido a la estrecha relación que existe entre los proveedores y la empresa respecto a la negociación de compra venta, se negocia un precio el cual debe ser de acuerdo a los materiales y servicios que se adquirieron o se vayan a adquirir.

Competencias de Calidad

Generalmente las personas son las responsables del área y del cargo que se les asigna desde el momento de su capacitación, tomado en cuenta que son parte de la organización y que de ellos depende el desarrollo de su departamento y en conjunto el de toda la empresa que dará como resultado la superación personal y el logro de los objetivos marcados por la misma.

1.2. Analizar los criterios de selección de

proveedores, de acuerdo con las condiciones estipuladas

1.2.1. Tiempo de Entrega

Este renglón es muy importante en la toma de decisión para la selección del proveedor, pues una mala selección puede causar trastornos en la línea de producción, los cuales a la larga representan un incremento en los costos de fabricación, así como un mal servicio hacia los consumidores finales y una alteración a los objetivos de la compañía.

El plazo de entrega debe ser un elemento esencial en las órdenes de compra y debe incluirse en ellos una manifestación bien clara del derecho a cancelarlo y a rechazar las entregas si éstas no se hacen en el período fijado. Todos los pedidos u órdenes de compra deben contener una declaración concreta sobre su terminación, ya sea por haber transcurrido el tiempo fijado o por la acción de las partes; muchos pedidos son tan vagos en sus condiciones en lo que respecta al plazo de entrega que son bien poco eficaces y puede decirse que no son otra cosa que un convenio sobre el precio, válido durante el período al que se refiere el pedido.

Muchos compradores favorecen esta clase de contratos, ya que dan responsabilidad al vendedor mientras que no establecen ninguna para ellos, por lo que es necesario fijar ciertas garantías, mismas que obliguen al proveedor a cumplir con el servicio.

Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el de almacenamiento deberán mantenerse también a un nivel económico. Planeación y Pronósticos de Compras

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La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos. Los pronósticos

La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.

Volumen de Compras

Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes.

Control de inventarios

El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación.

Sistema de control de inventarios

Existen tres métodos de control de inventarios. El primero es aquel en que se usa alguna forma de máximos y mínimos. El segundo, es en el que se aplican controles a mercancías y equipo que se produce por órdenes especiales más que para stock. Una tercera y distinta situación ocurre en el caso de materias primas cuyos precios varían ampliamente, y que por ello se consideran de carácter especulativo. El método de máximos y mínimos se adapta sobre todo a aquellos materiales de carácter comparativamente estándar cuyos precios no varían mucho y que se usan en cantidades sustanciales. Entregas oportunas en tiempo y lugar

Estos factores, como los anteriores, revisten gran importancia para la empresa, ya que es

imprescindible que todos los materiales se compren con la anticipación establecida de acuerdo al

programa y sean entregados en el lugar requerido por la producción.

Competencias analíticas

Basándose en los niveles que contempla la organización dentro de su organigrama, debe estructurar cada una de sus áreas; así como el involucramiento de una y otra para agilizar los tramites y resolver así problemas que se susciten al momento, manteniendo sus niveles de calidad eficientemente.

1.2.2. Precios de los artículos de proveedores

Obtener el mejor precio requiere de una atención especial en la industria, ya que representa al constituir el costo de fabricación aproximadamente un 59% del precio de venta, por lo tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa.

En la integración del precio de compra podemos citar los siguientes factores:

♦ Costo de materiales ♦ Costo de mano de obra ♦ Costo de indirectos ♦ Costo de operación ♦ Volumen de compra ♦ Facilidades de producción ♦ Condiciones del mercado ♦ Situación geográfica ♦ Transportación

♦ Situaciones no previsibles (Huelgas, incendios, etc.)

Para el desarrollo de políticas a este respecto es necesario atender los siguientes pasos:

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♦ Tipo de materiales que requiere la integración de los insumos y disponibilidad de los mismos en el mercado.

♦ Competencia existente. Deberá desarrollarse dentro de las fuentes de abastecimiento existentes o el fomento de nuevas.

♦ Condiciones prevalecientes entre los diferentes proveedores.

♦ Ubicación de las fuentes que permita tener disponibilidad de material en el momento y lugar oportunos

♦ Solidez y solvencia financiera de los proveedores potenciales de acuerdo al análisis financiero.

♦ Aseguramiento de corriente interrumpida de materiales requeridos.

♦ Situación, prestigio y honradez del proveedor. Investigación de la actuación tenida con los proveedores de acuerdo a los antecedentes históricos y actuales.

Especificaciones

Señalan las características y tolerancias establecidas y aceptadas por las mercancías. Estas políticas fundamentan el apego tanto de compradores como de proveedores a los requerimientos de Producción, por lo que el Gerente de Compras deberá hacerlo del conocimiento de su personal.

Precio y calidad

Establecen lineamientos que equilibren la obtención del precio y calidad deseada, en beneficio de la empresa pero sin detrimento del proveedor, tomando en cuenta los diferentes factores que integran el costo.

Compras recíprocas

Establecen los lineamientos que deben regir las transacciones para la compra de partes o materiales a cambio de los productos que fabrica la empresa. Ética

Se define como los principios morales de conducta, caracterizados por lineamientos de honradez, lealtad y justicia con que deben operarlos compradores en sus relaciones comerciales.

Compras anticipadas

Previenen la incertidumbre en la obtención de volúmenes que hagan peligrar la producción en el futuro.

Competencias Analíticas

Cada empresa es responsable de plantear el modo y la forma de co9mo cada uno de sus proveedores van a brindarle un servicio, el cual debe estar apoyado por un buen precio, calidad y garantía que los respalden; del ofrecimiento de cada uno a la empresa.

1.2.3. Servicio y Garantías

El contrato de compra lleva implícita la garantía de que el vendedor suministrará mercancías de la clase y descripción exacta que se específica. Las cláusulas que cubren la clase y la descripción no deben ser ambiguas. Para asegurar la exactitud y la suficiencia de las descripciones, un número cada vez mayor de empresas realizan sus compras a base de especificaciones.

Como hemos dicho, deben incluirse por escrito en el contrato o bien deben adjuntársele en forma permanente e incorporársele por medio de una referencia específica.

En el caso de las mercancías suministradas por un mayorista, es posible, sin embargo, que no exista la garantía, ya que el no las fabrica por sí mismo.

Cuando la calidad es un detalle importante, no sólo deben especificarse en forma concreta y completa los atributos características que constituyen la calidad, sino que además, es conveniente exponer concretamente en el contrato el remedio para los daños resultantes por las desviaciones con respecto a los estándares de calidad expuestos en el contrato.

(22)

De lo contrario, el comprador no tiene ningún remedio a su disposición, salvo el rechazar las mercancías que no se ajustan a la especificación. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Todas y cada una de las empresas debe hacer énfasis en el servicio que a ella le brindan cada uno de sus proveedores, así como la garantía que a estos respalda por la compra de sus productos.

1.2.4. Capacidad Técnica

De los registros de compras se derivan una serie de reportes o informes a la gerencia, cuya periodicidad es establecida de acuerdo a la naturaleza de la información que se desee, que se traduce a la existencia de aquellos reportes que muestran los resultados de la operación en los renglones más importantes, siendo entre otros:

♦ Reporte de pedidos colocados ♦ Situación de las muestras iniciales ♦ Descuentos por pronto pago ♦ Ahorros sobre costos

♦ Ventas de material inutilizable

♦ Resumen de actuación de proveedores, etc.

Es necesario hacer mención de aquellos reportes que contienen las apreciaciones del supervisor en cuanto al desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya que siendo el elemento humano el medio a través del cual se logran los resultados, su estancia y trabajo satisfactorio se traducirán en la eficiencia o ineficiencia de aquellos.

Medición de los resultados alcanzados por el Departamento de Compras

Llegamos finalmente a este problema de primera importancia para cualquier empresa que quiera desenvolverse dentro de la competencia actual y de los mercados de rápido movimiento.

Necesidad de la evaluación

Para tener una correcta perspectiva se deberá recordar que una empresa con éxito es la que sirve o llena alguna necesidad del consumidor, y que mientras se desempeña con honradez hacia su personal, obtiene una razonable utilidad para sus propietarios a través del eficiente desenvolvimiento en el mundo de los negocios. Variación en los niveles de compra

Una de las dificultades principales para establecer un método o norma para medir la actuación de Compras, es la cantidad de factores variables que en ella implican.

El método lógico de medición, por tanto, es alguna forma de evaluación técnica de trabajo, aplicable concretamente a la empresa, mejor que un análisis funcional de tipo general para una función que en sí no se halla debidamente clasificada por igual en todas las industrias. Bases de evaluación

Para poder realizar esta evaluación, los estudiosos de la administración en general están de acuerdo que se requiere de la disponibilidad de cierta información básica de tal forma que se entienda por aquellos que efectúan la evaluación.

Método a utilizar en la evaluación

El método de evaluación usado más a menudo se conoce como “Auditoría Interna Administrativa”, y debe investigar los siguientes puntos:

1. ¿Son seguidas las políticas y procedimientos detallados en el Manual de Compras?

2. ¿Mantiene relaciones de cooperación estrecha el departamento de Compras con los demás departamentos?

3. ¿Son económicos los niveles de inventarios? ¿Ha habido interrupciones en la producción por falta de inventario? ¿Se controla la obsolescencia al impedir el sobre-inventario?

(23)

4. ¿Se conservan los records de Compras de tal forma que cualquier tipo de información pueda obtenerse rápidamente?

5. ¿Cómo consideran los proveedores el departamento de Compras?

6. ¿Llena la estructura de organización de Compras las necesidades de la empresa?

Competencias Emprendedora

El área de compras dentro de la empresa, es la que se responsabiliza de manejar a beneficio de la empresa los servicios que le puedan brindar como son: el crédito, las garantías y el mismo servicio.

(24)

Prácticas y Listas de Cotejo

Unidad de aprendizaje 1

Práctica número: 1

Nombre de la práctica: Verificación del Registro de las Compras Diarias

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica el alumno, verificará el registro de compras diarias de acuerdo con la cantidad de materia prima que se comprará mediante un registro diario para el desarrollo del producto.

Escenario

Campo-Empresa

Duración 3 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta

• Hojas blancas

• Lápiz o bolígrafo.

• Tarjeta de control

(25)

Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene.

• Limpiar el área de trabajo.

• Integrar equipos de cuatro personas para la realización de la práctica

NOTA: el PSP o plantel gestionaran la vista a una empresa para la realización de la práctica y solicitaran que la empresa proporcione la información necesaria para la realización de la misma.

1. Registrar el día que abarca.

2. Elaborar el registro para cada embarque destacando la siguiente información. • Nombre del proveedor del que se recibió la mercancía.

• El número y la fecha del informe de recepción. • El pedido descrito de la compra.

• El número de la factura comprobatoria.

• La cantidad y unidades recibidas del proveedor. • La descripción de las mercancías entregadas. 3. Entregar el registro debidamente llenado.

4. Separar los residuos recuperables.

(26)

Lista de cotejo de la práctica

número 1: Verificación del Registro de las Compras Diarias Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo.

De la siguiente lista marque con una 3aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño.

Desarrollo Sí No No

aplica

Aplicó las medidas de seguridad e higiene.

• Limpió el área de trabajo.

• Integró equipos de cuatro personas para la realización de la

práctica

1. Registró el día que abarca.

2. Elaboró el registro para cada embarque destacando la siguiente

información.

3. Entregó el registro debidamente llenado

4. Separó los residuos recuperables 5. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales

utilizados

Observaciones:

PSP:

Hora de inicio: Hora de

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Unidad de aprendizaje: 1 Práctica número: 2

Nombre de la práctica: Diagnóstico de la organización del área de compras.

Propósito de la práctica: Al término de la práctica, el alumno elaborará un diagnóstico de la organización del área de compras de una empresa, mediante el análisis de información que genera para la toma de decisiones

Escenario: Empresa mediana o

grande.

Duración: 9 hrs.

Materiales Maquinaria y equipo Herramienta

• Hojas tabulares de 7 columnas. • Hojas tabulares de 14 columnas. • Juego de geometría. • Plantilla de dibujo. • Facturas de la empresa estudiada. • Auxiliares contables de la empresa visitada • Controles internos de la misma empresa. • Hojas para rotafolio.

• Máquina de escribir o computadora con procesador de textos. • Calculadora.

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Procedimiento

® Aplicar las medidas de seguridad e higiene. • Limpiar el área de trabajo.

• Evitar la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.

1. Elaborar un guión para entrevistar al personal del área de compras de una empresa, que contenga la siguiente información.

• Giro de la empresa.

• Materias primas y materiales que se utilizan en la producción o comercialización de los productos de la empresa.

• Políticas y objetivos de compras. • Procedimiento descriptivo de compras

• Funciones y actividades del personal de compras 2. Acudir a la empresa.

3. Entrevistar al personal del área de compras. 4. Elaborar el organigrama general de la empresa. 5. Elaborar el organigrama del área de compras.

6. Elaborar, con base en la información recabada, un diagnóstico que incluya observaciones y recomendaciones con respecto a la organización del área de compras.

7. Acudir a la empresa estudiada a efecto de presentar el “Diagnóstico”. 8. Elaborar informe escrito de la práctica que incluya:

• Información obtenida. • Observaciones. • Conclusiones.

(29)

Resumen

Las compras nacen desde el momento que las personas se vieron obligadas a intercambiar productos por productos, y con el paso del tiempo se da el intercambio de productos por dinero y el dinero por productos; de la misma forma que prevalece hasta hoy en día.

El departamento de compras debe identificar, tras consultar con los otros departamentos, el abastecimiento corriente y la adquisición de nuevos materiales. Este departamento juega un papel muy importante en la generación de utilidades de la empresa. Asimismo, define el modo en que se realizan las compras descentralizadas y centralizadas, donde cada una de éstas tiene su finalidades respectivas, como son la consecución de mejores precios, calidades, condiciones de pago y entrega, etc. También se encarga de medir el tiempo de entrega y elaborar los reportes necesarios para que todo se realice adecuadamente.

Autoevaluación de Conocimientos

del Capítulo 1

1. ¿Cuándo se originaron las compras?

2. ¿Cómo aconseja el departamento de compras a la empresa?

3. ¿Cuál es la función del departamento de compras?

4. ¿Qué agrupa una organización centralizada? 5. ¿Cuáles son los grados de centralización y

descentralización?

6. ¿Cuál es la finalidad de las compras centralizadas?

7. ¿Qué permite la descentralización al departamento de compras?

8. ¿Qué es una compra descentralizada?

9. ¿Cuáles son las compras centralizadas-descentralizadas?

10. ¿Qué incluye la palabra compras?

11. ¿Qué situaciones dan origen a las compras? 12. ¿Cuáles son los objetivos de las funciones de

compras?

13. ¿Cuáles son los objetivos del tiempo de entrega?

14. ¿Cuáles son los factores que integran al precio?

15. ¿Qué es un control de inventarios? 16. ¿Qué es una política de compras?

(30)

2

MANEJO DEL SISTEMA DE CONTROL E INFORMACIÓN

DEL ÁREA DE COMPRAS

Al término del capítulo, el alumno manejará sistemas de control e información

del área de compras, a través de informes y reportes, de acuerdo con las

políticas establecidas para su seguimiento, control y evaluación.

(31)

Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje

82 hrs.

1 Organización del área de compras.

20 hrs.

2. Manejo del sistema de control e información del área de compras.

20 hrs.

2.1. Controlar las compras de acuerdo con las políticas establecidas y al

procedimiento de compras. 10 hrs.

2.2. Manejar sistemas de información del área de compras a partir de los indicadores de gestión del área de compras.

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Sumario

• Solubilidad y Disoluciones

• Cálculo de la concentración de las soluciones químicas

• Leyes estequiométricas • Cálculos estequiométricos RESULTADO DE APRENDIZAJE

2.1 Controlar las compras de acuerdo con las

políticas establecidas y al procedimiento de compras. 2.1.1 Controles Auxiliares en el Área de

Compras • Concepto

El ejercicio del control es llevado a cabo por los diferentes niveles de supervisión establecidos en el área de Compras y viene a ser la respuesta al principio de la delegación de autoridad, es decir, que es ejecutado por todos aquellos que en la escala jerárquica de la organización tienen facultad de mando como un instrumento de guía y evaluación de las metas prefijadas.

• Usos

Dentro de la actividad de Compras, como en otras actividades, el establecimiento de los medios de control no está sujeto a determinadas reglas, sino que su consecución obedece ante todo a la evaluación de cuáles son los medios que mejor operan en cada empresa o área particular.

• Características

El establecimiento de controles de compras representan una de las herramientas de trabajo más valiosas con las que puede contar el departamento de Compras, ya que le permite conocer de inmediato las características de los proveedores capacitados en el abastecimiento de los suministros, así mismo, la consulta constante de los controles de compras le permite un ahorro de tiempo y asegura una compra lógica ya que en dichos controles estarán registradas las diferentes características de compras hechas anteriormente, siendo por esto necesario mantener

actualizada la información, así como registrados en forma clara y concisa los datos, características, especificaciones, cambios, etc., de los productos que se requieren.

Competencias Lógicas

Como debe de ser en el área de compras, existe una gran responsabilidad con respecto a todo lo que ahí se realiza, siendo el lugar donde se lleve un control adecuado para cada una de las solicitudes, órdenes y requisiciones de compra; que a la empresa se le hagan.

2.1.2 Tipos de Controles de Auxiliares • Control auxiliar de requisiciones de

compra

Es importante el establecimiento de una tarjeta de control de compras por cada mercancía, debiendo estar concentradas por grupo de materiales, según clasificación establecida y a su vez cada grupo ordenado en forma alfabética o numérica según el sistema, para que de esa manera sean fáciles y rápidamente localizables para la consulta, análisis y registro de cualquier compra.

La Tarjeta de Control es por muchos conceptos el corazón de la rutina de las compras, ya que si se hizo un registro adecuado mostrará a los compradores los hechos relativos a cada pedido en lo que respecta a la elección de proveedores, la experiencia anterior sobre consumos, los precios, las condiciones, etc.

La información básica que debe tener la tarjeta de control es:

(33)

♦ Descripción de características y especificaciones del producto.

♦ Nombre de proveedores que ha hecho y cotizado el producto.

♦ Volúmenes y precios de lo cotizado ♦ Descuentos

♦ Fecha

♦ Número de requisición ♦ Número de orden de compra ♦ Cantidad comprada

♦ Observaciones.

• Control auxiliar de solicitudes de cotización El fin que se persigue al establecer este control es mantener información constante acerca del flujo que va registrando la atención de los requerimientos, para que de esta forma, mediante un resumen mensual, se puede evaluar el porcentaje de eficiencia que está teniendo el departamento de Compras y así mismo darse cuenta de los requerimientos que no han sido atendidos y buscar una solución, ya sea activando la localización de proveedores, apresurando el desarrollo de los mismos o proponiendo cambios y alternativas para la pronta satisfacción de las necesidades.

• Control auxiliar de cotizaciones de proveedores

El establecimiento de este control nos permitirá conocer la situación real que guardan las órdenes de compras tanto en sus entregas como en sus atrasos y poder de esta forma evaluar el nivel de servicios que está teniendo el grupo de proveedores potenciales. Las compras de material productivo implican el establecimiento y operación de ciertos registros simplificados que deben ser llevados por los compradores y que sirven de base para que los supervisores puedan seguir de cerca la actividad del personal a su cargo, así como los resultados obtenidos, siendo los principales:

♦ Carta de cotización ♦ Resumen de cotización

♦ Registro de la orden de compra y avisos de cambio de la orden de compra.

• Control auxiliar de órdenes de compra fincadas

Estos registros consisten en llevar una historia pormenorizada de las compras asignadas y realizadas por cada comprador, incluyendo las razones y justificación de la decisión adoptada para cada una de ellas, así como los cambios realizados a los planes originales.

Los supervisores a su vez llevan un registro condensado, que contiene las requisiciones asignadas a cada comprador, proveedores seleccionados, volúmenes de compra, precios unitarios, importe total de compra, etc., que les proporcione el dato de la actuación de su personal.

• Control auxiliar de contratos de suministro

En caso de efectuar compras por contrato se debe disponer en todo momento de un registro de contratos en donde se muestre la mercancía, el proveedor, el número de pedido, la cantidad contratada, los plazos límites de los contratos, el precio, la unidad y en sí todas las condiciones que fueron establecidas al redactar el contrato, a fin de mantener y vigilar el cumplimiento de los contratado.

Es importante mantener bajo control los contratos que estén próximos a vencerse con objeto que de acuerdo a las necesidades de la compañía se renueve o se establezca un nuevo contrato con la previsión necesaria.

• Control auxiliar de notas de devolución de materia prima y materiales

Todas las especificaciones, características, planos, revisiones, etc., de los materiales comprados deben archivarse y clasificarse para poder disponer de ellas cuando sea necesario consultarlas, es decir, al momento de efectuar cotizaciones, órdenes de compra, aclaraciones de duda sobre lo negociado, etc., se tendrá que recurrir a esta fuente de información de modo

(34)

que los materiales comprados lleguen siempre de acuerdo a lo requerido.

Es necesario que este control esté debidamente actualizado en base a lo que necesite control de calidad, ingeniería de manufactura, producción, etc., para que en el momento de comprar el material llegue de acuerdo a la necesidad presente de la compañía.

• Control auxiliar de remisiones de proveedores y Control auxiliar de facturas Retroalimentación Empresa-Proveedor.

Dentro de la empresa para que exista una buena retroalimentación se debe de establecer puntos principales los cuales estén enfocados al buen funcionamiento de la misma, por lo que se tomarían en cuenta los siguientes:

1.- Lealtad hacia el proveedor. 2.- Cualidades de un buen proveedor.

3.- Relación con los proveedores: Se tiene que buscar, para promover una buena

relación procurando:

I.- Equidad, al promover la reputación de la empresa con intrata compensado respecto a:

A).- Dar a todo vendedor una atención completa. B).- Mantener la competencia abierta y justa. C).- Declinar de sacar ventaja de los errores del vendedor.

D).- No hacer que el vendedor haga gastos innecesarios.

E).- No solicitar ofertas por sistema, de un proveedor potencial; si el actual cumple con los requisitos. II.- Integridad.

A).- Observar una veracidad estricta en todas las transacciones.

B).- Respetar la confianza del proveedor.

C).- Mantenerse libre de obligaciones con cualquier vendedor.

III.- Servicio.

A).- Contestar las cartas prontamente. B).- Expeditar cuando sea posible, las pruebas de las muestras recibidas y rendir reportes rápidos.

IV.- Progresividad.

A).- Mantener una mente abierta, acerca de los métodos nuevos y materiales ofrecidos. B).- Estimular la elaboración de pruebas o ensayos de materiales.

C).- Visitar, cuándo sea necesario fuentes de aprovisionamiento.

V.- Amistad.

VI.- Diversiones o regalos a proveedores. VII.- Reciprocidad.

Importancia de la claridad de la información y su oportunidad.

Para el buen funcionamiento de la información se debe contemplar lo siguiente:

1.- Formas.

I.- Requisitos para compras: donde se requiere de cierta información esencial, cuando una requisición es recibida por el departamento de compras; para lo cual es necesario llenar los datos siguientes, para complementar el contenido de la orden de compra:

- Número.

- Volumen de material requerido. - Descripción completa del material. - Fecha en que el departamento realizó la requisición.

- Aviso de entrega, especificando la planta, departamento o persona que recibirá. - Número de cuenta y autorización a que se cargara.

II.- Orden de compra.

Este es un compromiso escrito para el vendedor, requiriéndole la remisión de varios tipos de

(35)

materiales, implementos, equipo y/o servicios, utilizándose en cualquier compañía tres clases de órdenes de compra las cuales son: REGULAR DE SUMINISTRO LOCAL Y AL CONTADO; Donde el contenido usual de la orden de compra es el siguiente:

- Nombre.

- Fecha de la orden.

- Número de la orden de compra.

- Numero de la requisición.

- Destino.

- Condiciones de pago.

- Instrucciones sobre la ruta.

- Sujeto o exento de impuestos.

- Programa de embarque.

- Cantidad y unidad.

- Descripción del material ordenado.

- Precio unitario y descuento.

- Fecha máxima de entrega.

III.- Copias de la orden de compra; además de la orden de compra enviada en original al proveedor, se requieren las siguientes copias necesarias:

- Para el departamento de compras.

- Para el departamento de contabilidad.

- Para el control de inventarios, al almacén.

- Para el acuse de recibido.

- Copia de activación.

IV.- Acuse de recibido de la orden de compra. V.- Orden de compra al contado.

VI.- Devolución de materiales.

VII.- Aviso de cambios en la orden de compra. VIII.- Ajuste o correcciones de las facturas. Archivo.

Los archivos de compras, son dispositivos para agilizar las formas en sus diversas etapas de ejecución, brindan información sobre el producto y el vendedor, sobre precios y fuentes potenciales a disposición de todo el personal de compras para lo que sea conveniente.

El sistema de archivo empleado en una empresa, en el departamento de compras, será de enorme valor, solo si se brinda un fácil acceso a la información

requerida, si no es muy complicado y contiene detalles sobre las diversas actividades del departamento; cubriendo aspectos como correspondencia, algunas publicaciones de los proveedores, como: (catálogos y folletos, requisitos de compras, contratos y cotizaciones, órdenes de compra, especificaciones de mercancía, correspondencia, y registros.)

Cada departamento debe establecer un tipo de control, bajo el cual se rijan las áreas que de éste dependan, para agilizar trámites y poder así, evitar problemas que a largo plazo afecten a la organización.

Competencias Lógicas

Todos y cada uno de los departamentos que integran la organización, deben estar regidos por controles.

2.2 Manejar sistemas de información del

área de compras a partir de los indicadores de gestión del área de compras

2.2.1 Informes Mensuales del Área de Compras

• Importancia

El establecimiento de este control nos permitirá conocer la situación real que guardan las órdenes de compras tanto en sus entregas como en sus atrasos y poder de esta forma, evaluar el nivel de servicios que está teniendo el grupo de proveedores potenciales.

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Las compras de material productivo implican el establecimiento y operación de ciertos registros simplificados que deben ser llevados por los compradores y que sirven de base para que los supervisores puedan seguir de cerca la actividad del personal a su cargo, así como los resultados obtenidos, siendo los principales:

♦ Carta de cotización ♦ Resumen de cotización

♦ Registro de la orden de compra y avisos de cambio de la orden de compra.

De los registros de compras se derivan una serie de reportes o informes a la gerencia, cuya periodicidad es establecida de acuerdo a la naturaleza de la información que se desee, que se traduce a la existencia de aquellos reportes que muestran los resultados de la operación en los renglones más importantes, siendo entre otros:

♦ Reporte de pedidos colocados ♦ Situación de las muestras iniciales ♦ Descuentos por pronto pago ♦ Ahorros sobre costos

♦ Ventas de material inutilizable

♦ Resumen de actuación de proveedores, etc. • Características

Es necesario hacer mención de aquellos reportes que contienen las apreciaciones del supervisor en cuanto al desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya que siendo el elemento humano el medio a través del cual se logran los resultados, su estancia y trabajo satisfactorio se traducirán en la eficiencia o ineficiencia de aquellos.

Medición de los resultados alcanzados por el Departamento de Compras

Llegamos finalmente a este problema de primera importancia para cualquier empresa que quiera desenvolverse dentro de la competencia actual y de los mercados de rápido movimiento.

Necesidad de la evaluación

Para tener una correcta perspectiva se deberá recordar que una empresa con éxito es la que sirve o llena alguna necesidad del consumidor, y que mientras se desempeña con honradez hacia su personal, obtiene una razonable utilidad para sus propietarios a través del eficiente desenvolvimiento en el mundo de los negocios. Variación en los niveles de compra

Una de las dificultades principales para establecer un método o norma para medir la actuación de Compras, es la cantidad de factores variables que en ella implican.

El método lógico de medición, por tanto, es alguna forma de evaluación técnica de trabajo, aplicable concretamente a la empresa, mejor que un análisis funcional de tipo general para una función que en sí no se halla debidamente clasificada por igual en todas las industrias. Bases de evaluación

Para poder realizar esta evaluación, los estudiosos de la administración en general están de acuerdo que se requiere de la disponibilidad de cierta información básica de tal forma que se entienda por aquellos que efectúan la evaluación.

Método a utilizar en la evaluación

El método de evaluación usado más a menudo se conoce como “Auditoría Interna Administrativa”, y debe investigar los siguientes puntos:

A. ¿Son seguidas las políticas y procedimientos detallados en el Manual de Compras?

B. ¿Mantiene relaciones de cooperación estrecha el departamento de Compras con los demás departamentos?

C. ¿Son económicos los niveles de inventarios? ¿Ha habido interrupciones en la producción por falta de inventario? ¿Se controla la obsolescencia al impedir el sobre-inventario?