Caso de Estudio: Implementación de un Software de Administración de Viajes

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Caso de Estudio:

Implementación de un

Software de Administración

de Viajes

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¿Qué es un Software

de Administración de

Viajes?

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AUTO-RESERVA RESERVA POLÍTICA CORPORATIVA DE VIAJES AUTORIZADOR AUTORIZADOR EMISIÓN EMISIÓN REPORTES REPORTES CONTROL DE CONTROL DE CALIDAD CALIDAD FRONT-OFFICE

FRONT-OFFICE MID-OFFICEMID-OFFICE BACK-OFFICEBACK-OFFICE

ARC / BSP ARC / BSP HERRAMIENTA ONLINE AGENCIA DE VIAJES AGENCIA DE VIAJES

¿Cómo Funciona?

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CORPORACIÓN TMC AGENCIA DE VIAJES PROVEEDOR TECNOLÓGICO

¿Cómo es la Distribución?

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• Razones del cambio • Alcance

• Entorno • Modalidad

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 _{Perfil de los viajes}  _{Perfil de los viajeros}

 _{Proceso Actual de solicitud y reservación}

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Selección de Herramienta (RFP)



_{Selección de Proveedores}

 _{Herramientas en el mercado (proveedores directos)}  _{Herramientas ofrecida por TMC}



_{Aspectos a evaluar}

 _{Funcionalidad}  _Costos

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

_Cuestionario



_{Presentación Oral (Demo)}



_{Evaluación de Propuesta Económica}



_{Selección Final}

(10)



_Cuestionario

 _{Orientado a responder aspectos técnicos de}

funcionalidad del proceso de reservación, seguridad, soporte, reportes, capacitación…

de acuerdo al perfil del Programa de Viajes de la empresa

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 _{Soporte Administrativo, Nivel de Servicio durante el proceso}  _{Integración con Proceso de Administración de Viajes actual}  _{Niveles de Seguridad}

 _{Plan de Contingencia}  _{Administración del Sitio}  _{Reservación Aerolíneas}

 _{Reservación Hoteles y Servicios de Acomodación}  _{Reservación Transporte terrestre}

 _{Grupos y Reuniones}

 _{Proceso de Reservación y Fulfillment}  _{Tecnología y Soporte}

 _{Servicios para Dispositivos Móviles}

 Capacitación y Educación

 _Reportes

 _{Módulo de gastos de viajes (viáticos)}

Selección de Herramienta (RFP)

Á

re

as

d

e

C

on

su

lta

(12)



_{Presentación Oral}

 _{Presentación de la} Herramienta (Demo)  _{Preguntas Adicionales} sobre Funcionalidad  _{Casos Particulares}

Selección de Herramienta (RFP)

Orientadas a evaluar la funcionalidad y versatilidad de la Herramienta

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

_{Evaluación de la Propuesta Económica}

 _{Análisis Financiero de propuestas}

 _{Simulación en base a perfil del programa y volumen}

del período anterior

 _{Negociación (contra-propuesta)}

(14)



_{Selección Final}

 _{Revisión y firma de Contrato}  _{Diseño del Plan de Trabajo}  _Cronograma

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Conformación del Equipo

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Incorporación de Data

4 semanas 1 semana 1 semana 1 semana 1 semana

Construcción

del Site Pruebas del Proveedor Pruebas del Cliente LanzamientoPre Lanzamiento Post

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ERP Interfase

Construcción

del Site Pruebas del Proveedor Pruebas del Cliente LanzamientoPre Lanzamiento Post Incorporación

de Data

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Incorporación

de Data Construcción _{del Site}

(20)

Incorporación

de Data Construcción _{del Site}

(21)

Pruebas del Proveedor

Pruebas del Cliente

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Pre-

Lanzamiento LanzamientoPost-

Implementación Tecnológica

Se realizan las modificaciones en base a las pruebas realizadas por el cliente Ajustes del Proceso Servicio post-venta con el equipo conformado del proveedor

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Programa de Adopción

Estrategia

 _{Identificación de potenciales aliados}

 _{Identificación de potenciales detractores}  _{Plan de Trabajo}

 _{Capacitación}

 _{Por funcionalidad}  _{Por áreas}

 _{Por niveles de jerarquía}

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Programa de Adopción

Estrategia

 _{Plan de Trabajo}

 _{Seguimiento y evaluación de la adopción}  _{Metas de niveles de adopción}

 _{Elegibilidad online}

 _{Análisis de desviaciones}

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Programa de Adopción

Mes A Monto total de compra de boletos de avión B Número total de reservas efectuadas en el mes C Número total de viajes NO elegibles a ser reservados en la Herramienta D = B - C Número total de viajes SI elegibles a ser reservados en la Herramienta E Número total de reservas efectuadas a través de la Herramienta F = E / D % Adopción mensual de la Herramienta Ene _% Feb _% Mar % Abr % May % Jun % Jul _% Ago % Sep % Oct % Nov % Dic % Total _%

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¿Quienes son tus aliados

estratégicos?

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Análisis de aliados estratégicos

Stakeholder Puesto Influencia (1-5) Desfavorable Neutral Favorable

Nombre Stakeholder

Puesto en la organización

Califica el nivel de

influencia del individuo en la Org [1=No/Poca

Influencia; 5=Alta Influencia]

Joe Smith Director de Finanzas 5 -- Tiene un alto grado

de influencia. X

Susan Johnson Director de _{Recursos Humanos} 4 -- Fortaleza en _relaciones. X

Bill Jones Director General 5 -- Tiene un alto grado

de influencia. X

Coloca una "x" en la casilla que más se adecue al nivel de apoyo del individuo al programa de viajes.

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Principales aliados estratégicos

• Viajero de negocios.

• Líder de Finanzas.

• Líder de Recursos Humanos.

• Líder de Compras.

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Viajero de negocios

¿Qué es lo que le importa?

• Reducción de tiempo de gestión en la compra

de viajes.

• Calidad en el servicio.

• Seguridad.

• Beneficios.

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Líder de Finanzas

¿Qué es lo que le importa?

• Ahorros. $$$

• Maximización de recursos.

• Controles.

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Líder de Recursos Humanos

¿Qué es lo que le importa?

• Bienestar de los empleados.

• Seguridad.

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Líder de Compras

¿Qué es lo que le importa?

• Proveeduría estratégica.

• Cumplimiento de políticas.

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Cierre del proyecto – Lecciones

aprendidas

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