COMPROBACIÓN DE GASTOS

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HOJA 1

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COMPROBACIÓN DE GASTOS

SEPTIEMBRE 2014.

TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO

1 AÑO FECHA DE ELABORACIÓN 23 DE SEPTIEMBRE DE 2014. FECHA DE REVISIÓN 23 DE SEPTIEMBRE DE 2014. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA ELABORÓ DIRECCION GENERAL REVISÓ

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“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado”

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1.- OBJETIVO

Establecer el marco normativo para la comprobación de gastos, por concepto de pasajes y viáticos del personal asignado a desempeñar alguna Comisión del Instituto Tecnológico Superior de Atlixco.

2.- NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN

a) Normas

1. Manual de Normas y Lineamientos para el Ejercicio del Presupuesto Vigente. 2. Código Fiscal de la Federación.

b) Políticas

1. El Personal comisionado dispondrá de 5 días hábiles como máximo después de haber concluido la Comisión para presentar a la Subdirección Administrativa la documentación comprobatoria soporte de los recursos solicitados como viáticos, así mismo es aplicable lo establecido en el Manual de Normas y Lineamientos para el Ejercicio del Presupuesto vigente emitido por la Secretaria de Finanzas y Administración, que dice: “De lo contrario se solicitará la devolución en efectivo que deberá efectuarse en un lapso no mayor de 24 horas”.

2. No se proporcionarán recursos para una nueva Comisión al Personal que no haya presentado en tiempo y forma la documentación comprobatoria de la última comisión realizada. De ser el caso se aplicará conforme a lo establecido en el numeral anterior. 3. La documentación comprobatoria deberá estar girada a nombre del Instituto

Tecnológico Superior de Atlixco, la cual invariablemente deberá contener los requisitos fiscales y de forma que establecen los artículos 29 y 29 “A”, del Código Fiscal de la Federación, mismos que se detallan a continuación:

I. Deberá contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien lo expida.

II. Deberá contener el folio de comprobante fiscal digital III. Lugar y fecha de expedición

IV. Clave de registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien lo expida

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VI. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto en su caso.

VII. S e l l o d i g i t a l d e l S e r v i c i o d e A d m i n i s t r a c i ó n T r i b u t a r i a y s e l l o d i g i t a l d e l c o n t r i b u y e n t e q u e l o e x p i d e

Además de no mostrar tachaduras ni enmendaduras para su plena validez, y apegarse a lo establecido en el Manual de Normas y Lineamientos para el Ejercicio del Presupuesto vigente, emitido por la Secretaria de Finanzas y Administración.

4. En caso de utilizar vehículo oficial, deberán enterar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios el consumo de combustible, para asentar en la factura el Kilometraje del vehículo utilizado, lo anterior para efectos de control del mismo Departamento.

5. Todo Personal Comisionado deberá presentar a la Subdirección Administrativa la documentación comprobatoria de viáticos firmada por todos los integrantes de la comisión y pegada en hoja blanca tamaño carta anexa al formato elaborado para tal fin llamado Reporte de Gastos, dicha documentación deberá ser presentada en original y copia.

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3.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN FORMATO O

DOCUMENTO

Personal Comisionado.

 Elabora el Reporte de Gastos, y lo presenta para firma al Área Comisionante y a la Subdirección Administrativa respectivamente.

Reporte de Gastos

Subdirección Administrativa.

 Recibe y verifica que la documentación presentada por el Personal Comisionado consistente en Reporte de Gastos y documentación comprobatoria de viáticos se apegue al Manual de Normas y Lineamientos para el ejercicio del Presupuesto vigente.

“No se apega al Manual de Normas y Lineamientos para el ejercicio del

Presupuesto vigente”

 Hace observación al personal comisionado y le devuelve Reporte de Gastos para regularizarlo.

“Si se apega al Manual de Normas y Lineamientos para el Ejercicio del

Presupuesto vigente”

 firma de verificación el Reporte de Gastos y lo presenta a la Dirección General para firma de autorización.

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COMPROBACIÓN DE GASTOS

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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN FORMATO O DOCUMENTO

Personal Comisionado  Recibe la Documentación presentada para regularizarla y la retorna al paso 1 Reporte de Gastos Dirección General  Recibe el Reporte de Gastos para firma de autorización

“No autoriza el Reporte de Gastos”

 Envía la Documentación al Personal Comisionado para regularizarla

“Si autoriza el Reporte de Gastos”  Firma el Reporte de Gastos y lo envía al Depto. de Contabilidad y Tesorería. Reporte de Gastos Depto. de Contabilidad y Tesorería  Recibe el Reporte de Gastos para comprobación de los mismos. Reporte de Gastos

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“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado” R01/14

4.- DIAGRAMA DE FLUJO

DIRECCIÓN GENERAL 6 Recibe Reporte de Gastos para su autorización. PERSONAL COMISIONADO 1 INICIO 1 Elabora el Reporte de Gastos para presentarlo al área comisionante y a la Subdirección Administrativa respectivamente REPORTE DE GASTOS SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 2 Recibe y verifica la documentación presentada consistente en Reporte de Gastos y la documentación comprobatoria de viáticos. REPORTE DE GASTOS DEPTO. DE CONTAB. Y TESORERIA REPORTE DE GASTOS NO NO ¿Autoriza el Reporte de Gastos? ¿La documentación se apega al Manual de Normas y Lineamientos para el Ejercicio del Presupuesto vigente? SI 5 SI 7 Envía la Documentación al Personal Comisionado para regularizarla 8 Firma de autorización el 4 Recibe la documentación presentada, para regularizarla Firma de verificación el reporte de Gastos y envía a la Dirección General para autorización. REPORTE DE GASTOS 3

Hace observación al personal comisionado y le devuelve

reporte de Gastos para regularizarlo. REPORTE DE 9 Recibe el Reporte de Gastos para comprobación de los mismos. REPORTE DE GASTOS FIN reporte de gastos y lo envía al Depto. de Contabilidad y Tesorería REPORTE DE GASTOS GASTOS REPORTE DE 1 GASTOS

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P HOJA DE 24 7 8 FORMATOS E INSTRUCCIONES

5.- ANEXOS

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE ATLIXCO

Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de Puebla

REPORTE DE GASTOS

NOMBRE: 1 FECHA: 2 COMISIÓN: 3

OFICIO DE COMISIÓN NÚM: 4

FECHA CONCEPTO CANTIDAD

5 6 7 T O T A L $ - RESPONSABLE: 8 NOMBRE, CARGO Y FIRMA VERIFICA: 9 NOMBRE Y FIRMA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AUTORIZA: 10 NOMBRE, FIRMA DIRECTOR GENERAL R01/14

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL REPORTE DE GASTOS

NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR

1.- NOMBRE

Escribir el nombre completo y cargo de la persona ó personas comisionadas ó de la persona responsable en caso de que la comisión esté integrada por varias

personas

2.- FECHA Indicar la fecha de presentación del Reporte de Gastos.

3.- COMISIÓN Mencionar el asunto o motivo de la comisión asignada.

4.- OFICIO DE COMISIÓN NÚM. Referenciar el número de oficio de comisión.

5.- FECHA Indicar la fecha de la factura presentada.

6.- CONCEPTO Describir la factura, número y el bien o servicio que

ampara.

7.- CANTIDAD Indicar el importe total de la factura.

8.- RESPONSABLE

La persona comisionada o la persona responsable debe escribir su nombre completo, cargo y firmar en este apartado.

9.- VERIFICA En este apartado la verificación corresponde a la

Subdirección Administrativa.

10.- AUTORIZA En este apartado la autorización corresponde a la