Presentación libro Tablas dinamicas Excel 2013

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“La inteligencia y conocimiento del negocio, consiste en convertir datos en información útil en forma de indicadores, y en utilizar esos datos para conocer y medir el grado de eficacia en las diferentes áreas o responsables de una organización para que tomen las decisiones más adecuadas.”

Sisconges & Estrategia

[email protected]

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Contenido

1. Presentación ____________________________________________________________ 1 2. Introducción _____________________________________________________________ 2 3. Prólogo ________________________________________________________________ 9 4. Índice _________________________________________________________________ 12 S

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www.sistemacontrolgestion.com [email protected]

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1. Presentación

Éste es el tercer libro sobre tablas dinámicas que escribo; después de implementar más de cincuenta sistemas de reporting y de realizar más de cuarenta seminarios en escuelas de negocios y en empresas, aparece este nuevo libro que recoge el contenido del anterior pero actualizado a la nueva versión de Excel 2013, con todas sus novedades y con un enfoque mucho más orientado aún hacia la gestión empresarial.

Llegamos de nuevo a Excel 2013, que nos acerca todavía más a la gestión del

business intelligence o inteligencia del negocio, con la gran ventaja de que el

libro permite a usuarios de diferentes áreas de la empresa aprender, a la par que ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, el funcionamiento y las ventajas de las tablas dinámicas en esta nueva versión, que nos trae también nuevas herramientas que le otorgan así una potencia sin igual. El libro está perfectamente estructurado para que el usuario pueda aplicar todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a la práctica. Utiliza ejemplos, explica toda la teoría y abarca casi todo el potencial de las tablas dinámicas que el lector tiene a su alcance. Todo ello hace que este manual sea indispensable para que las tablas dinámicas nos ayuden en el trabajo de cada día mejorando así nuestra gestión.

Luis Muñiz

Socio-Director de Sisconges & Estrategia [email protected]

Más información en www.sistemacontrolgestion.com apartado de Publicaciones y en Linkedin nuestro grupo: Tablas dinámicas sistemas de información

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2. Introducción

Excel como hoja de cálculo es una de las herramientas de software de gestión más conocidas. En su versión 2013 nos aporta nuevas prestaciones en cuanto a su funcionalidad como herramienta de business intelligence o reporting y, por supuesto, su potencial como sistema de información para todo tipo de usuarios.

Este nuevo libro, Tablas dinámicas con Excel aplicadas a la gestión

empresarial. Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013,nos acerca mucho más

a su potencial como herramienta de trabajo en la empresa y consigue profundizar en su funcionamiento y práctica a la vez. Todo ello exige por parte del lector un conocimiento de la herramienta pero también un conocimiento de lo que quiere hacer previamente y, lo más importante, qué tipo de información quiere obtener al final del proceso.

La esencia de las tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Si todavía no ha descubierto el potencial de las tablas dinámicas, este libro muestra paso a paso cómo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos prácticos le darán una visión mucho más amplia de su utilidad y funcionamiento), y podrá comprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos de informes. Las tablas dinámicas son un tipo de informes generados mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos inicial siempre en forma de tabla. Esta base de datos puede estar situada en el mismo archivo de Excel que estemos trabajando, en otro archivo de Excel o en otro archivo de datos externo. Las tablas de datos (bases de datos) pueden poseer muchas filas y columnas que

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Cómo nos pueden ayudar las tablas dinámicas a mejorar la

gestión

Para mejorar la gestión de una empresa, es necesario tener información al alcance de una forma rápida y completa. Antes de empezar a leer el libro, repase las siguientes preguntas y compruebe su respuesta en su organización actual. Las tablas dinámicas le ayudarán a mejorar, sin duda, la gestión de su empresa y, dependiendo de cómo se analice la información, serán una herramienta de gran ayuda.

 ¿Le interesa una herramienta para acelerar y facilitar la información de gestión al resto de usuarios?

 ¿Necesita un sistema de información para resolver los problemas de inconsistencia y calidad de los datos?

 ¿Necesita reducir la dependencia de técnicos para que le faciliten información?

 ¿Le interesa facilitar el acceso a la información a la alta dirección de forma rápida y directa?

 ¿Necesita mejorar la eficiencia en la elaboración y el análisis de la información?

 ¿Requiere facilitar la elaboración y entrega de informes a usuarios finales de forma rápida y eficaz?

 ¿Requiere mejorar la capacidad de análisis y toma de decisiones en la empresa?

 ¿Quiere eliminar los informes en papel y procesos de distribución física actuales?

 ¿Pasa más tiempo recolectando y preparando información que analizándola?

 ¿Quiere saber qué productos o servicios fueron los más rentables durante un período determinado?

 ¿Sabe cuáles son los patrones de compra de sus clientes dependiendo de las zonas de ventas?

 ¿Ha perdido oportunidades de negocio por recibir información retrasada?

 ¿Conoce los motivos por los que sus clientes le devuelven sus productos?

 ¿Dispone de un sistema de información que le permita el control de los factores clave del negocio?

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 ¿Su sistema de información integra actualmente de forma eficiente todas las áreas de su empresa?

 ¿Controla en tiempo y contenido la evolución de sus ingresos y gastos?

 ¿Controla la evolución de las desviaciones presupuestarias?

 ¿Dedica un excesivo tiempo y recursos en el proceso y envío de información?

 ¿Conoce las ventas de los nuevos clientes por importes y tipos de productos o servicios?

 ¿Conoce la rentabilidad de las principales familias de productos o servicios?

 ¿Conoce el impacto que tendría una reducción de ventas en los productos o servicios que más contribuyen en el margen de explotación?

 ¿Conoce la relación entre los productos que más vende y el margen que aportan?

 ¿Conoce la relación entre los clientes que más ventas aportan y el margen que aportan?

 ¿Conoce los diferentes indicadores de gestión por responsables o áreas?

 ¿Conoce la evolución de cuáles fueron las ventas por categoría, productos, familias y por día, mes o año?

 ¿Conoce cuáles fueron los resultados de cada vendedor o representante?

 ¿Conoce cuáles han sido los clientes más importantes a nivel de ventas y rentabilidad?

 ¿Conoce qué productos se han vendido mejor en cada zona, ciudad, región o país?

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Resumen del contenido de este libro

Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas

1. La esencia de las tablas dinámicas como sistema de información

2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinámicas

3. Contenido y funcionamiento del menú de Analizar de una tabla dinámica

4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las tablas dinámicas

El primer capítulo introduce al lector en la gestión de la información como soporte de la inteligencia del negocio. Los capítulos 2, 3 y 4 nos explican el funcionamiento de la herramienta de forma muy exhaustiva siguiendo los menús y proporcionando información de otras versiones.

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Parte 2: Herramientas de

reporting

y

business

intelligence

con

tablas dinámicas

5. La creación de indicadores mediante el formato condicional

6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinámicas

7. Utilizar la segmentación para filtrar datos en las tablas dinámicas

8. La creación de gráficos con tablas dinámicas

Estos capítulos tratan temas muy concretos para que el lector pueda profundizar en ellos, le ayudan a crear indicadores, segmentaciones, gráficos dinámicos y, por último, la gran novedad de Excel 2013, que es poder relacionar tablas dinámicas entre ellas para obtener nuevos datos, opción similar al complemento de Powerpivot que ya viene de serie en Excel 2013.

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Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con tablas dinámicas

9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas

10. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas

Estos dos capítulos contienen casos prácticos de gestión empresarial en los que el lector descubrirá la parte más práctica de las tablas dinámicas y cómo se pueden aplicar para mejorar la gestión de los diferentes departamentos o áreas de una organización.

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3. Prólogo

Conocí a Luis Muñiz en el año 2008, cuando acababa de publicar el primer libro de tablas dinámicas, versión 2007; un grupo de asesorías de Cataluña y otras autonomías españolas teníamos una reunión de benchmarking en Barcelona y uno de los asesores nos lo presentó como un profesional que podía ayudarnos a mejorar nuestro sistema de información.

Luis era entonces un consultor reconocido en Cataluña por sus publicaciones y sus trabajos; fue el primer autor que en España publicaba un libro sobre las tablas dinámicas como herramienta de gestión empresarial. Compartimos con él una reunión de trabajo para conocer las ventajas de la herramienta como sistema de reporting y decidimos aplicarlas en nuestra labor diaria en los trabajos del día a día que luego desglosaré.

Ese fue el comienzo de una gran amistad entre ambos y de una amplia relación profesional con la asesoría que presido y con el resto de las asesorías. Por el intenso trato que hemos tenido desde esa época quiero destacar aspectos personales y profesionales que acerquen el autor al lector; he preferido aportar esta visión en el prólogo ya que los aspectos técnicos están muy bien desarrollados en la introducción y yo prefiero centrarme en los beneficios que nos ha aportado a nuestra asesoría.

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comprensión; además aportando soluciones prácticas a los problemas empresariales.

Con la ayuda de Luis, nuestra asesoría está aplicando las tablas dinámicas en trabajos como en el análisis de costos, control de las tareas de los técnicos y su seguimiento de trabajos, rentabilidad de cada uno nuestros clientes, planificación de trabajo y aplicación de recursos, cuadro de mando, plan de gestión integral, informes de ventas, por zonas, segmentos de clientes; análisis y diagnósticos financieros, etcétera. Hemos ahorrado tiempo, conseguido seguridad e información ágil, transcendente y necesaria, de forma automática y fácil. Todo el personal de Pyramide estudia, practica y trabaja con las tablas dinámicas cuyo resultado es disponer en el personal técnico y administrativo una mentalidad de trabajo mucho más práctica y centrada en resultados.

Como ejemplo palpable de todo lo anterior y para entender la aceptación que tiene Luis Muñiz como escritor de libros de gestión empresarial quiero comentar algunas anécdotas vividas en primera persona. En una librería de Pamplona quise comprar un libro de Luis y el encargado me respondió que disponía en aquel momento de 6 títulos o cuando siendo alumno a un curso de cuadro de mando integral, el profesor se apoyaba en sus explicaciones con copias de su libro, recomendando el texto por su fácil lectura y facilidad de comprensión y fácil aplicación.

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No es extraño que Luis sea uno de los autores más leídos en temas de gestión empresarial y sobretodo es un referente a nivel internacional en la implantación de sistemas de reporting utilizando las tablas dinámicas.

JOSÉ LOBETE CARDEÑOSO

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4. Índice

Nota del autor

Prólogo

Introducción

Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas

1. La esencia de las tablas dinámicas como sistema de información

1.1 Las necesidades de información en la empresa

1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de información

1.3 Ejemplo práctico: análisis comparativo entre datos en Excel y datos con tablas dinámica

1.4 Cómo clasificar y analizar los datos

2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinámicas

2.1 Cómo crear una tabla dinámica según el origen de datos

2.2 Principales apartados de una tabla dinámica

2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinámica

2.4 Diferentes vistas según los campos de la tabla dinámica

3. Contenido y funcionamiento del menú de Analizar de una tabla dinámica

3.1 Menú Nombre y Opciones de la tabla dinámica

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3.1.2 Opciones de la tabla dinámica

3.1.3 Menú Opciones de la tabla dinámica

3.1.4 Menú Opciones: Diseño y formato

3.1.5 Menú Opciones: Totales y filtros

3.1.6 Menú Opciones: Mostrar

3.1.7 Menú Opciones: Impresión

3.1.8 Menú Opciones: Datos

3.1.9 Menú Opciones: Texto alternativo

3.1.10 Menú Opciones: mostrar páginas de filtros de informe

3.1.11 Menú Opciones: Generar GetPivotData

3.2 Campo activo

3.2.1 Descripción del campo activo

3.2.2 Funcionamiento del campo activo de tipo valor

3.2.3 Configuración de campos de filas, columnas y filtros

3.3 Agrupar selección

3.4 Filtrar

3.4.1 Segmentación de datos

3.4.2 Insertar escala de tiempo

3.5 Datos

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3.5.2 Cambiar origen de datos

3.6 Acciones

3.6.1 Borrar

3.6.2 Seleccionar

3.6.3 Mover tabla dinámica

3.7 Cálculos

3.7.1 Campos, elementos y conjuntos

3.8 Herramientas

3.9 Mostrar

3.10 Las opciones de menú directas en una tabla dinámica

3.10.1 Ordenar

3.10.2 Resto de opciones del menú desplegable

4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las tablas dinámicas

4.1 Menús de Diseño

4.1.1 Subtotales

4.1.2 Totales generales

4.1.3 Diseño de informe

4.1.4 Filas en blanco

4.2 Opciones de estilo de tabla dinámica

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Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablas

dinámicas

5. La creación de indicadores mediante el formato condicional

5.1 Introducción al formato condicional

5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e inferiores

5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos

5.4 Introducción al formato condicional

5.5 Borrar reglas

5.6 Administrar reglas

6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinámicas

6.1 Ejemplo práctico sobre cómo crear una relación entre tablas

6.2 Introducción a PowerPivot: complemento de Excel para importar y relacionar varias tablas

7. Utilizar la segmentación para filtrar datos en las tablas dinámicas

7.1 Crear una segmentación de datos para filtrar datos de tablas dinámicas

7.2 Opciones de la segmentación de datos

7.3 Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinámicas

7.4 Desconectar y eliminar segmentaciones de datos en tablas dinámicas

8. La creación de gráficos con tablas dinámicas

8.1 Diferentes formas de crear un gráfico dinámico

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8.3 Ejemplos de diferentes tipos de gráficos

Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con tablas dinámicas

9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas

9.1 Enunciado del caso práctico

9.2 Desarrollo del caso práctico

9.2.1 Análisis de las ventas por países

9.2.2 Análisis de las ventas por ciudades

9.2.3 Análisis de las ventas por vendedores

9.2.4 Análisis de situaciones especiales

10. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas

10.1 Análisis de la información de una TPV: terminal punto de venta en una tienda

10.2 Análisis de la gestión de productividad de una fábrica mediante indicadores

10.3 Seguimiento del planning de un proyecto

10.4 Análisis de las bases de datos de un club de socios

10.5 Análisis de inversiones en inmovilizado

10.6 Control de la gestión comercial de vendedores, clientes y productos

10.7 Análisis de la rentabilidad y de las ventas por productos

10.8 Análisis de ingresos y gastos

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10.10 Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores

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Sisconges & Estrategia

c/ Rosellón, 297 08037 Barcelona [email protected]

Presentación

Somos expertos en implantar herramientas de control de gestión y estrategias de reestructuración. Desde el año 2005 Sisconges & Estrategia es una consultora que utiliza los instrumentos más eficaces de control de gestión y los sistemas de información para mejorar la gestión empresarial y ayudar a conseguir los objetivos estratégicos previstos de nuestros clientes.Nuestra filosofía de trabajo se fundamenta en la colaboración constante con nuestros clientes y en el diseño soluciones a medida que satisfagan sus necesidades. Nuestro tamaño y la excelente cualificación de nuestros profesionales nos permiten ofrecer, como valor añadido, un servicio personalizado y de alta calidad a unos precios competitivos.

NUESTROS SERVICIOS

REPORTING

•Diseño de sistemas de reporting mediante consultas dinámicas

Mediante la utilización de las tablas dinámicas, herramienta de la que poseemos una elevada experiencia en

numerosas implantaciones, diseñamos un sistema de reporting para cada una de las áreas de la empresa mediante

informes dinámicos, indicadores y gráficos.

SISTEMA CONTROL GESTIÓN

•Evaluación y mejora del sistema de control de gestión

•Cuadro de mando mediante indicadores por áreas o responsables •Diseño e implantación de presupuestos

ESTRATEGIAS DE REESTRUCTURACIÓN

•Diseño y seguimiento de planes de negocio y estudios de viabilidad •Planes de marketing y estrategias comerciales

•Cuadro de Mando Integral

PLAN DE GESTIÓN INTEGRADO

•Plan de Gestión Integrado

FORMACIÓN