Código de Ética y Conducta
Universal International Services|2014
Carta del Director General
Estimados Colaboradores: Universal International Services, es una gran empresa, gracias a su gente y a su trabajo diario. Como equipo tenemos objetivos en común y el compromiso de tener los más altos estándares de conducta empresarial.
El esfuerzo de todos, durante estos años, nos ha permitido ganar la confianza de nuestros clientes y nos ha posicionado fuertemente en el mercado.
En este código estamos plasmando la ética, los valores y el profesionalismo que han caracterizado nuestras actividades diarias y que le han dado solidez a nuestro crecimiento.
Nuestro ejemplo en el cumplimiento y respeto de estas pautas de conducta, permitirá que los clientes, proveedores y socios de la empresa sigan confiando en nuestra integridad.
Les pido lean y reflexionen el contenido del presente documento y se aseguren de que cada una de las actividades que lleven a cabo para la empresa se rija bajo la esencia del mismo.
Alcance
Este código de ética y conducta aplica a los Agentes Aduanales, Directivos y empleados de Universal International Services (Universal).Nuestros Valores y la Toma de Decisiones
Aún cuando es cierto que la dinámica del negocio en el que nos encontramos en ocasiones dificulta el tomar la decisión correcta, debemos estar conscientes de que la solidez y el crecimiento de Universal dependen -justamente- de que siempre optemos por la decisión correcta.Por ello, siempre debemos tener presentes nuestros valores:
• Integridad: Comportarse de manera confiable, honesta, profesional, respetuosa y responsable.
• Confiabilidad: Cumplir a cabalidad todo aquello que nos ha sido encomendado.
• Honestidad: Ser sinceros y congruentes con nuestros actos y palabras, respetar la verdad y la legalidad en lo personal y en la relación con nuestro entorno.
• Profesionalismo: Ejercer nuestras actividades con relevante capacidad y aplicación.
• Respeto: Actuar siempre con cortesía en nuestro lugar de trabajo, con nuestros compañeros, clientes y todos los que interactúan con nosotros en lo personal y laboral.
• Responsabilidad: Poner especial atención y cuidado en cada cosa que hacemos.
• Honradez: Conducirnos siempre de tal manera que no busquemos beneficios propios a costa de engañar o defraudar a los demás.
• Colaboración: Participar, trabajar y aprender de los demás para alcanzar el crecimiento mutuo y de la empresa en general.
Conducta Ética y Correcta
Prácticas Comerciales Justas.Trataremos a las personas en forma justa: No debemos aprovecharnos de nadie manipulando, ocultando o abusando de información privilegiada, tergiversando hechos importantes o mediante prácticas comerciales desleales.
Negociaremos en forma ética, correcta, objetiva y honesta con Universal y con sus empleados, clientes, proveedores y competidores.
Evitando Conflictos de intereses.
Es posible que haya situaciones conflictivas si alguno de nosotros tiene intereses, inversiones o asociaciones que hicieran difícil el desempeño de nuestras labores en Universal
Por lo mismo, debemos evitar tener cualquier tipo de intereses fuera de Universal cuando éstos no nos permitiesen hacer nuestro trabajo de manera objetiva y eficiente:
• No realizaremos negocios a nombre de Universal con ningún miembro de nuestra familia, parientes cercanos o amigos a menos que dicha transacción se haga del conocimiento, por escrito, de la Dirección General.
• No tendremos, de manera directa o indirecta, ningún tipo de interés financiero en ninguna empresa competidora de Universal.
• No tendremos, de manera directa o indirecta, ningún interés financiero ni un puesto de trabajo (independientemente del rango o alcance del mismo) en ninguna empresa que haga, o tenga interés, en hacer negocios con Universal.
Oportunidades de Negocio para Universal.
Si se diera la oportunidad de que alguno de nosotros se encontrará ante una posibilidad de negocio para Universal debemos, de hecho, darle dicha posibilidad a Universal. Es decir,
• No tomaremos oportunidades que hayamos descubierto gracias a nuestro trabajo en Universal para nosotros en forma personal o para personas cercanas a nosotros (familiares, amigos, etc.)
• No utilizaremos la propiedad, información o posición en Universal para beneficio personal.
Cumplimiento de las Normas, Políticas y Procedimientos de Universal.
Cumpliremos con todas las normas, políticas y procedimientos establecidos en Universal.
Protección de la Información Confidencial de Universal.
La revelación de información confidencial relativa a las operaciones aduanales, comerciales, financieras y legales de Universal, sea accidental o intencional, puede afectar negativamente su posición en el mercado y su estabilidad financiera así como la seguridad de todos y cada uno de sus empleados.
Dada la posibilidad de perjudicar a Universal y a sus empleados, no debemos –durante la vigencia de nuestro empleo o afiliación con Universal, ni después de ello- revelar ningún tipo de información confidencial que hayamos obtenido durante el transcurso de nuestro empleo en Universal.
Protección de la Información Confidencial de clientes y terceros.
Debemos mantener en todo momento y en todos los niveles de la Organización la confidencialidad de la información que nos ha sido confiada por un cliente o un tercero, salvo cuando por la Legislación aplicable ésta deba ser revelada a una tercera parte.
Si este fuese el caso, Universal le informará al cliente –hasta donde la misma Ley lo permita- con antelación suficiente.
Protección de los Activos de Universal.
Debemos utilizar los activos de Universal en forma eficiente y para fines comerciales legítimos, nunca para fines ilegales o antiéticos.
Debemos proteger los activos de Universal tales como lo son las patentes aduanales a través de las que operamos, el tiempo laboral, los recursos electrónicos, equipo, fondos y servicios contra pérdidas, daños, descuido, malgasto, usos indebidos y robo.
Uso de Recursos Electrónicos.
Universal brinda acceso a y uso del correo electrónico, internet y otros recursos electrónicos para fines comerciales. El objetivo es hacer más fácil para todos los empleados de Universal la comunicación interna y con otras personas fuera de la empresa como lo son proveedores, clientes, etc.
No debemos utilizar los recursos electrónicos de Universal para ningún otro fin que infrinja las leyes, reglas y regulaciones aplicables o las normas, políticas y procedimientos de Universal. Lo anterior incluye la
transmisión de mensajes obscenos, de amenaza o acoso.
Se acepta el uso personal fortuito de los recursos electrónicos siempre y cuando lo anterior no interfiera con los negocios de Universal ni con el desempeño en las responsabilidades laborales de cada quien. Y, siempre y cuando, este uso no incluya materiales con temas ilegales, antiéticos u ofensivos.
Salvo que la ley aplicable establezca otra cosa, ningún funcionario o empleado tiene derecho alguno a la privacidad en lo relativo al uso de o acceso a ningún recurso electrónico proporcionado por o por medio de Universal. Universal puede controlar o tener acceso al uso de sus recursos electrónicos por parte de un empleado designado en cualquier momento, en conformidad con las leyes aplicables.
Imparcialidad y Trato Homogéneo
En Universal tenemos una estructura organizacional que permite observar y aplicar normas de control interno que evitan que existan conflictos de intereses y que el personal en el desempeño de sus funciones sea juez y parte.
Desde el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación, el personal es entrevistado por el Responsable de Recursos Humanos y los Jefes de Área para confirmar que estos no estén sujetos a presiones indebidas o inducciones que puedan influir en sus actividades o juicios, resultado de su trabajo.
Durante el proceso de Inducción orientamos y concientizamos a todo el personal sobre la importancia de sus responsabilidades y la limitación de sus funciones, dándoles a conocer su perfil de puesto en donde conocen las áreas técnicas que deben cubrir.
Hemos estandarizado los procesos y servicios que prestamos a nuestros clientes por tipo (sector productivo) y productos a importar y/o exportar, observando para cada uno de ellos las particularidades que aplican para cada uno de los casos, de tal forma que son homogéneos y no son discriminatorios.
En Universal no discriminamos a nadie por condición física o socio económica, orientación sexual, raza, religión o cualquier otro tipo de razón o circunstancia que atente contra las personas o las organizaciones.
