ALCALDIA MUNICIPAL
DE LA VIRGINIA
ANALISIS Y ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD MES DE SEPTIEMBRE
Mediante este escrito, el Municipio de La Virginia Risaralda procede a realizar el estudio de conveniencia y oportunidad que motiva la necesidad de celebrar un contrato interadministrativo para apoyo institucional en jornadas de integración año 2010
1. DEFINICION DE LA NECESIDAD:
El Municipio de La Virginia dio inicio a su vida administrativa mediante Acuerdo No. 01 de enero de 1906 como corregimiento, y fue declarado como municipio mediante ordenanza No. 057 de Noviembre 28 de 1959. En 1991 entró a formar parte del Área Metropolitana Centro Occidente. El Municipio es una entidad territorial fundamental de la división política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que le señalen la Constitución y la Ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo territorio.
Dentro de la Misión del Municipio según plan de desarrollo 2008-2011 ésta se centra en estimular el desarrollo humano y cívico de sus habitantes, así como la provisión de los bienes y servicios de consumo colectivo; asegurar la efectividad de los principios, derechos y deberes ciudadanos, promover la prosperidad de todos los habitantes, garantizar la construcción colectiva del Municipio en sus espacios urbano y rural, afianzar la justicia social y proyectar el municipio hacia las corrientes mundiales de la economía.
El Municipio de La Virginia es la entidad territorial encargada de prestar los servicios públicos de manera eficiente, construir las obras que demande la ciudad y buscar el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes, fundamentado en los principios de transparencia, defensa de lo publico, participación comunitaria y concurrencia en la inversión.
Teniendo en cuenta la razón de ser de la Administración Municipal, es muy importante motivar e incentivar a todos los funcionarios que laboran a diario en la Administración Municipal, bien sean empleados, obreros o contratistas y en todos los niveles del estado, sabiendo de antemano que todos desempeñan labores importantísimas, desarrollando procesos que repercuten en el logro de las metas institucionales.
En el presupuesto general del Municipio de la actual vigencia existe una apropiación presupuestal dentro de los gastos de funcionamiento denominada Bienestar Social y Ambiente de Trabajo para atender este
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tipo de motivación e incentivos como lo constituye las jornadas de integración y recreación dirigidos a todos los servidores públicos que laboran a diario en la Administración Central.
Por lo anterior, la Administración realizará dos integraciones para celebrar fechas importantes para nuestros funcionarios como son el dia de la secretaria, el dia de la madre, el dia del padre, el dia del amor y la amistad y la navidad; lo anterior con el fin de agasajar a nuestros funcionarios y agradecerles su colaboración por el trabajo realizado durante el mismo, por lo que se ve en la necesidad de contratar el suministro de alimentación, un salón adecuado para realizar las actividades de recreación, presentaciones musicales, etc; contribuyendo asi a un mejor bienestar laboral y social de los funcionarios de la Alcaldía de La Virginia Risaralda.
2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS
ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR:
2.1 OBJETO DEL CONTRATO:
Se ha concertado con los Representantes de la Comisión de Personal de la Entidad y el Comité de Bienestar Social para la realización de diferentes actividades que ayuden a mejorar notoriamente el clima laboral, además de estrechar los lazos de afecto y fraternidad que deben reinar al interior de la entidad garantizando asi un mejor clima organizacional. Dentro de las fechas especiales mas importantes se destaca la celebración del dia de la secretaria, el dia de la madre, el dia del padre, amor y la amistad y navidad, para lo cual se ha dispuesto realizar dos integraciones en las fecha tentativas a saber el dia 24 de septiembre y el dia 17 de diciembre, por lo tanto, se requiere contratar persona natural o jurídica, que se encargue de:
INTEGRACION DEL MES DE SEPTIEMBRE y DICIEMBRE: 1. Disponer de una sede adecuada para la realización del evento.
2. Suministrar transporte para el personal hacia el lugar de la integración, si es necesario.
3. Suministro de amplificación para la animación del evento. 4. Dar apoyo logístico a todas las actividades programadas. 5. Presentación de grupo musical, animación y recreación
6. Suministrar la alimentación, hidratación y refrigerios a los funcionarios.
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2.2 OBJETO A CONTRATAR:
El objeto de la contratación lo constituye la prestación de servicio consistente en el suministro de Almuerzos, refrigerios, hidratación, un salón , sede recreativa o finca, transporte del personal hacia el lugar de integración, si es necesario; decoraciones del sitio de integración, realización de actividades de recreación, sonido, animación y grupo musical, obsequios para los funcionarios y sus hijos (fiesta de navidad), para las fiestas de integración a realizarse con el fin de celebrar las fechas de: dia de Amor y la Amistad, y fiesta de navidad o fin de año y las cuales se celebrarían en las días septiembre 24 y diciembre 17 respectivamente. Lo anterior, en aras de cumplir con el plan institucional de capacitación e incentivos y mejorar el ambiente de trabajo y clima organizacional a través de jornadas de integración en fechas especiales según lo estipuló el comité de bienestar social con los funcionarios de la Administración Municipal de La Virginia.
2.3 ALCANCE DEL CONTRATO
Dentro de las actividades o jornadas de integración a realizar en el año 2010, teniendo en cuenta lo concertado con el comité de bienestar social, se estipularon unas jornadas de integración, en este caso de la Administración Central del municipio de La Virginia, y donde la entidad contratada deberá:
Desarrollar las actividades con calidad y eficiencia, teniendo en cuenta las esferas individual, familiar y laboral.
Llevar un control (lista) con la firma de los asistentes a los eventos.
Presentar un informe después de cada actividad al comité de bienestar social de la Administración Central con los costos de cada una.
Organizar las actividades de tal forma que los asistentes disfruten del agazajo de manera equitativa.
Rendir un informe final de las actividades realizadas y sus respectivos costos.
Lo anterior teniendo en cuenta las actividades a realizar que a saber son:
1. Septiembre 24 de 2010.: Jornada de integración para celebrar el día del amor y la Amistad; aporte de $3.000.000.
2. Diciembre 17 de 2010: Fiesta de fin de año con los funcionarios y sus hijos; aporte de $4’500.000.
PROPOSITO DE LA ACTIVIDAD:
Esparcimiento a fin de combatir el sedentarismo y monotonía que se vive dentro.
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Promover actividades lúdicas, recreativas y de del ámbito laboral.
Mejorar el clima laboral, además de estrechar los lazos de afecto y fraternidad que deben reinar al interior de la entidad.
Agasajar a nuestros funcionarios y agradecerles su colaboración por el trabajo realizado durante el año.
POBLACION OBJETIVO:
ADMINISTRACION CENTRAL 90 FUNCIONARIOS CONCEJO MUNICIPAL: 14 FUNCIONARIOS PERSONERIA MUNICIPAL: 2 FUNCIONARIOS TOTAL 110 FUNCIONARIOS.
3. PERFIL DEL CONTRATISTA:
Persona natural o jurídica con capacidad para realizar las funiones del objeto a contratar y disposición para ejecutar las Obligaciones esenciales, que cuente con el personal necesario para prestar el servicio.
4. EXPERIENCIA:
Experiencia en eventos de la misma naturaleza
5. PLAZO:
El plazo de ejecución del presente contrato se estima en 3 meses desde septiembre sin sobre pasar el 31 de diciembre de 2010. Lo anterior debido a la limitante disponibilidad presupuestal que se posee al momento de la contratación y a que el contrato debe culminar antes del 31 de diciembre de 2010 (presente vigencia fiscal).
6. LUGAR DE EJECUCION:
Municipio de La Virginia Risaralda.
7. FORMA DE SATISFACER LA NECESIDAD:
El Municipio de La Virginia Risaralda cuenta en su presupuesto aprobado para la presente vigencia 2010 con una partida presupuestal total denominados: 1- Programas de bienestar social y ambiente de trabajo rubro: 2.3.3.1.1.2.2.15 por valor de $6’000.000 y 2- Bienestar Social Convención Colectiva de Trabajo rubro: 2.3.3.1.1.2.2.14. por valor de $ 1´500.000.
8. ANALISIS ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO
DEL CONTRATO:
El valor del presente contrato se estipula en $7’500.000, teniendo en cuenta las jornadas de integración programadas para la presente vigencia de 2010.
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1. Septiembre 17 de 2010: Jornada de integración para celebrar el día del amor y la Amistad; aporte de $3’000.000.
2. Diciembre 17 de 2010: Fiesta de fin de año con los funcionarios y sus hijos; aporte de $4’000.000.
9. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD
DE SELECCIÓN:
De conformidad con la naturaleza del contrato y el objeto, la contratación a realizar es la referida a la Contratación Directa regulada en el numeral 4º del artículo 2º literal c de la Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008.
10. ANALISIS DE RIESGO DEL CONTRATO:
Del análisis realizado al contrato interadministrativo a celebrar, su objeto, alcance y su cuantía y forma de pago, la responsabilidad de la actividad a realizar, la Entidad considera que los riesgos que surgen están relacionados con el incumplimiento del objeto contractual, las actividades que se derivan de él, todo lo cual deberá estar amparado con las pólizas de cumplimento y calidad del servicio que se exige para la ejecución del contrato y con las herramientas que la misma Ley dispone.
11. RECOMENDACIÓN:
De acuerdo al presente análisis de conveniencia y oportunidad queda evidenciada la necesidad que requiere satisfacer el Municipio de La Virginia por lo que se recomienda la celebración de este contrato tendiente a cumplir con los própositos establecidos para la buena marcha y efectivos cumplimiento de los cometidos de la entidad.
LUIS RAMIRO RODAS QUIROZ
Secretario de Planeación y Obras Públicas
ALBA NURY GARCIA TORO Secretario de Hacienda
YANETH CASTAÑO DIAZ
Secretaria de Servicios Administrativos
EDUARDO RAMIREZ MARTINEZ Asesor Jurídico
