Gestión de Proyectos

Agenda:

• Gestión de Proyectos

• Técnicas y Herramientas de Planificación

• Estimaciones de Tamaño, Esfuerzo, Costo y Duración

• Métricas de Tamaño

• Recursos Humanos y Organización

• Evaluación de Factibilidad

• Gestión de Riesgos

• Gestión de la Calidad

• Gestión de la Configuración

• Comunicaciones entre los involucrados

Qué es un Proyecto

Operaciones y Proyectos

•

_{Características Comunes:}

 _{llevados a cabo por personas}

 _{sometidos a restricciones (recursos)}  _{se planifican, ejecutan, controlan}

•

Diferencias:

 _{Operaciones: Continuos y Repetitivos}  _{Proyectos: Temporales y Únicos}

Proyecto

Un proyecto es un emprendimiento temporal

para crear un producto o servicio único.

•

_Temporal:

 _{Tiene inicio y fin}  _{Termina cuando:}

• se alcanzan los objetivos

• o es claro que no se van a alcanzar

• o la necesidad ya no existe y el proyecto es cancelado.

 _{La oportunidad o ventana de mercado es temporal}

 _{El equipo rara vez sobrevive al proyecto. Pe. campaña política}  _{El resultado permanece. Pe. monumento}

Proyecto

•

_{Singularidad - Producto o Servicio Único:}

 _{Es diferente en alguna forma distintiva de todos los}

productos/servicios similares.

Proyecto

•

Forma de organizar actividades que no pueden

ser tratadas dentro de los límites operativos

normales de la organización.

•

Resultado de:

 _{demanda de mercado. Pe. central térmica}  _{necesidad de la organización}

 _{solicitud de un cliente}  _{avance tecnológico}

Emprendimientos Relacionados

Programa

• Conjunto de proyectos manejados en forma coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían de

manejarlos individualmente.

• A menudo incluyen elementos de Operación Continua

• Ejemplos: Programa de obtención de fondos Publicación de un periódico

Subproyecto

• Parte de un proyecto

• A menudo contratada a un proveedor

Gestión de Proyectos

•

Aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades de un

proyecto, para satisfacer los requisitos (las

necesidades y expectativas) de un proyecto.

•

Disciplina en sí misma

•

Incluye:

 Identificar requisitos

 Establecer objetivos claros y factibles

 Equilibrar demandas de Q, alcance, t y costos

Stakeholders

(accionistas o interesados)

•

Personas u organizaciones que:

 _{están activamente involucrados en el proyecto}  _{o sus intereses pueden ser afectados positiva o}

negativamente por la ejecución o el éxito del proyecto.

•

Tiene diferentes intereses que pueden estar en

conflicto.

•

_Ejemplos:

 _{crisis económica mundial}  _papeleras

Alcance

•

_{Alcance del producto (final):}



_{sus características}



_{Se mide contra requerimientos.}

•

Alcance del proyecto:



_{trabajos incluidos (y no)}



_{Se mide contra el plan.}

Alcance y Expectativas

Relación con otras disciplinas

Comprende planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de una empresa de operación continua

Áreas de Aplicación

•Categorías de proyectos donde hay prácticas generalmente aceptadas que no aplican a todo tipo de proyectos.

•Definidas por:

 Elementos Técnicos (Pe. desarrollo de SW)

 _{Elementos Administrativos}

(Pe. licitaciones públicas)

 _{Ramas de la Industria} (Pe. automotriz) Gestión de Proyectos Administración General Áreas de Aplicación

Áreas de experiencia

•

Fundamentos de Dirección de Proyectos

•

Conocimiento del área de aplicación

•

_{Comprensión del entorno del proyecto:}

• cultural y social

• internacional y político • físico

•

Habilidades de dirección general

Habilidades interpersonales

•

Comunicación efectiva

•

Influencia en la organización

•

Liderazgo

•

Motivación

•

_{Negociación y gestión de conflictos}

•

_{Resolución de problemas}

Aspectos clave

•

La naturaleza intangible del SW causa

problemas de gestión.

•

_{Las principales actividades de los gestores se}

centran en:

 _{la planificación}  _{la estimación}

Planificación

Bibliografía específica:

•PMI Practice Standard for WBSs.

Técnicas y Herramientas de

Planificación

Técnica _Herramienta

WBS _{Esquema numerado Word}

CPM _{Project (y otros)}

PERT _“

Gantt _“

Perfil de uso de Recursos _“

Evolución de gastos _{Planilla Electrónica}

WBS

Work Breakdown Structure

– EDT (estructura de desglose de trabajo)

• Es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo necesario para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

• La descomposición de las tareas se basa en la subdivisión de los productos entregables en componentes más

pequeños y fáciles de manejar.

• El proceso se repite mientras resulte necesario (y posible) hasta llegar al nivel de paquete de trabajo (=nivel más bajo, se puede estimar el costo y el cronograma de forma fiable).

• Organiza y define el alcance TOTAL del proyecto (del producto y del proyecto).

WBS

Ejemplo: Casa

Diseño Terreno Materiales Construcción Planos Memoria Descript. Delimitar Acondicionar Adquirir Cimientos Muros Techos Sanitaria

Notas: 1. No se representan relaciones de precedencia ni posible concurrencia.

2. Es usual presentarlo (en lo posible) en el orden de ejecución, de izquierda a derecha

WBS

Work Breakdown Structure

– EDT (estructura de desglose de trabajo)

• Sólo representa relaciones composición-descomposición

• No representa relaciones de precedencia

• Las ramas no tienen por qué ser simétricas

• Cada elemento debe tener una persona responsable de su realización

WBS

Contra-Ejemplo: Casa

Dormitorios Living Comedor Cocina

Notas: 1. En este caso hay una descomposición jerárquica del

producto (no de las actividades), sin tener en cuenta los productos intermedios. 2. Considerado como WBS, ¿qué opina de la técnica

Baño Principal

Niños Huéspedes

WBS

Descomposición

• Identificar productos entregables y trabajo relacionado:

 _{Analizar alcance y productos entregables de la gestión del}

proyecto y del producto.

• Estructurar el WBS – Opciones:

 _entregables  _subproyectos

 _{fases del ciclo de vida}

• Descomponer en componentes detallados, que representan el trabajo necesario para generar productos, servicios o resultados verificables.

• Asignar códigos de identificación a componentes

WBS

Ejercicio (Ex. feb 2007)

Una empresa distribuidora mayorista desea implantar el paquete de software XYZ para soportar la gestión de inventarios de

mercadería, pedidos a proveedores y entregas a clientes. Esta empresa cuenta actualmente con un sistema que funciona con tecnología obsoleta que soporta parcialmente estas funciones. Sus oficinas y depósito están ubicados en un mismo edificio. La empresa no cuenta con equipos informáticos con capacidad

disponible como para implantar el paquete.El paquete XYZ tiene previsto un conjunto grande de parámetros para adaptarlo a las necesidades específicas de cada organización. Sin embargo,

existe cierto riesgo de que resulte necesario incorporar

modificaciones al software. Construya un WBS para el proyecto, considerando que el resultado esperado es contar con el paquete XYZ implantado y funcionando en la empresa, de forma de

WBS

•

Modelo simplificador:

 _{Actividades no aparecen en el tiempo}  _{No hay relaciones de precedencia}

•

_Ventaja:

 _{Permite revisar que no olvide nada}

 _{Permite gestionar el alcance del proyecto:}

actividades que no están no son responsabilidad del proyecto

Actividad e Hito

• Actividad es una parte de un proyecto que se lleva a cabo durante un período de tiempo.

• Un Hito es un punto en el tiempo que marca el inicio o el fin de una actividad.

• Describir cada actividad

 _precedentes  _duración  _producto

Grafo de Actividades (CPM)

•

Modelo que introduce tiempo y precedencias.

•

Permite calcular la duración total del proyecto.

•

_{Se consideran:}

 _{las hojas del WBS (actividades)}

 _{las relaciones de precedencia entre ellas}  _{no se admiten circuitos de precedencia}

Grafo de actividades

•

Hoy en día lo usual es representar:

 _{actividades por bloques (compatible con Diag. Gantt)}  _{las relaciones de precedencia por flechas (intuitivo)}  _{Hay un nodo Inicio y otro Fin (no se precisan}

elementos ficticios)

•

_{Modelo simplificador:}

 _{duraciones fijas}

 _{No permite indicar comienzo de una actividad en un}

punto de la ejecución de otra. Solución: • Dividir actividades

• Pe. Con Project poner que no comience hasta que actividad precedente esté cumplida en un 90%

Grafo de Actividades

Grafo de Actividades –

Conceptos Básicos

• Comienzo Temprano (lo antes que puede comenzar

respetando las precedencias y las duraciones)

• Fin Temprano (la fecha de fin si la actividad comienza lo antes posible y dura lo previsto)

• Comienzo Tardío (lo más tarde que puede comenzar la actividad sin afectar la duración del proyecto)

• Fin Tardío (lo más tarde que puede terminar la actividad sin afectar la duración del proyecto)

• Holgura Total (cuanto se puede atrasar el comienzo de una actividad sin afectar la fecha de fin del proyecto)

• Camino Crítico: integrado por actividades que si se atrasan, atrasan el proyecto (Holgura Total=0)

Grafo de Actividades con Duraciones

Grafo de Actividades con Duraciones

Camino Crítico

•

¿Interés de determinar el Camino Crítico?

•

Atrasos se deben generalmente a:

 _{No se terminaron precedentes}

Diagrama de Gantt

ACTIVIDAD

WBS 1.0 PLANEAR SISTEMA

WBS 2.0 DISEÑAR SISTEMA

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1.1 Revisar especificación 1.2 Revisar presupuesto 1.3 Revisar calendario 1.4 Desarrollar plan

2.1 Diseño de alto nivel 2.2 Prototipar 2.3 Interfaz de usuario 2.4 Diseño detallado HOY Especificación aprobada Presupuesto aprobado Calendario aprobado Plan aprobado Diseño aprobado Diseño aprobado

Perfil de Uso de Recursos

• Un diagrama de Gantt tiene asociado (de forma explícita o no) una utilización de recursos (personas, maquinaria, etc.) para cumplir las actividades

• El Perfil de Uso permite evaluar si el plan del diagrama es factible (no hay sobre-utilización) y si hay sobre-costos derivados de

períodos de ocio

• El plan final resulta de revisar y ajustar Gantt y Recursos

Nivel de uso Recurso Ocioso Sub-utilización Capacidad del Recurso Sobre-utilización

Ajuste del plan - Técnicas

1.

Nivelado y ajuste en la utilización de los

recursos disponibles.

2.

Si duración excesiva



acortar duración total

del proyecto:

• Camino crítico – para identificar qué ajustar.

• Técnicas:

•Compresión de actividades– agregando recursos •Paralelizar – riesgo (plazo, costo, calidad)

Ajuste del Plan –

Acortar Duración

 Acortar la duración incrementa el esfuerzo:

• Más recursos – costo:

– overhead de mayor coordinación y gestión

– más líneas de comunicación – malosentendidos, errores, corrección

• Paralelizar - en gral.:

– costo por retrabajo

 La “Zona Imposible”: 8 personas en 10 meses - ¿80 personas en un mes? ¿1.600 personas en 1 día? No se puede comprimir más del 25%.

Niveles e Instancias de Planificación

•

Instancias:



_{¿Cuándo se lleva a cabo la planificación?}



_{¿Qué nivel de detalle se puede obtener antes de}

detallar los requerimientos?



_{¿Tengo que esperar a tener requerimientos}

detallados para planificar?

•

Niveles:



_{Macro, en donde se detallan fases}