DISEÑO DE LOS PUESTOS Y FORMULACIÓN
DEL MANUAL DE PERFILES DE PUESTOS - MPP
ELEMENTOS COMUNES A LA GUÍA 1 Y 2
PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Desde cuándo está vigente la norma?
La metodología para elaborar perfiles de puestos está vigente desde el 02 de enero del 2014, según las disposiciones de la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH, aprobada por RPE N° 161-2013-SERVIR-PE.
Actualmente, SERVIR a emitido una nueva Directiva para la gestión del proceso de diseño de puestos. La RPE N° 052-2016-SERVIR-PE formaliza la aprobación de la Directiva N° 001-2016-SERVIR/GDSRH “Normas para la gestión del proceso de diseño de puestos y formulación del manual de perfiles de puestos – MPP”, que se publicó en el diario oficial El Peruano el 25 de marzo de 2016, y entró en vigencia el 26 de marzo del 2016. Esta Resolución, también dejó sin efecto la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH “Formulación del Manual de Perfiles de Puestos (MPP)” y sus anexos; y en consecuencia la RPE N° 161-2013-SERVIR-PE.
2. ¿La Directiva es de aplicación progresiva?
No. La Directiva entró en vigencia al día siguiente de su publicación en el diario oficial (25 de marzo de 2016), y es de cumplimiento obligatorio a todas las señaladas en el artículo 1° de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, concordado con el artículo 3° del Decreto Legislativo N° 1023. Esto es, a todas las entidades del gobierno nacional (ministerios, órganos desconcentrados y sus organismos públicos, programas y proyectos especiales, fondos, organismos constitucionalmente autónomos y universidades), regional y local.
3. Las normas aplicables al Manual de Organización y Funciones ¿siguen vigentes?
La RPE N° 161-2013-SERVIR-PE (publicada en el diario oficial El Peruano el 02 de octubre de 2013) dispuso que a la entrada en vigencia de la Directiva N° 001-2013-SERVIR/GDSRH, la Resolución Jefatural N° 095-95-INAP/DNR y la Directiva N° 001-95-INAP/DNR quedan sin efecto. Esta disposición no se afecta con el reemplazo de la Directiva.
Las entidades no cuentan con base legal para elaborar y/o modificar sus MOF en situaciones de regularidad; sin embargo, las entidades públicas que no cuentan con resolución de inicio del proceso de implementación para el nuevo régimen podrán elaborar perfiles de puestos empleando la Guía del Anexo 1 de la Directiva N° 001-2016-SERVIR/GDSRH en las siguientes circunstancias:
- Para contratar a servidores bajo los regímenes regulados por los Decretos Legislativos N° 276, 728 y 1057.
- Las entidades públicas que cuentan con un Manual de Organización y Funciones y que aprueben o modifiquen su ROF o su CAP Provisional, se encuentran facultadas a elaborar perfiles respecto a aquellos cargos comprendidos en la respectiva adecuación estructural.
Los perfiles de puestos regulados por los regímenes de los D.Leg. N° 276 y 728 deben contar con opinión favorable de la Oficina de Racionalización, o la que haga sus veces, y su incorporación al MOF se formaliza por el Titular de la entidad.
4. Las entidades nuevas ¿Deben elaborar MOF?
Las entidades cuya norma de creación indiquen la aplicación de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil a sus servidores y que no cuenten con servidores sujetos a los regímenes de los D.Leg. N° 276 y 728 se sujetan a un procedimiento abreviado (Directiva N° 003-2015-SERVIR/GDSRH Inicio del proceso de implementación del nuevo régimen del servicio civil,
aprobado por RPE N° 137-2015-SERVIR-PE, art. 8).
En tanto dure el proceso de implementación, estas entidades sólo podrán contratar servidores bajo el régimen regulado por el D.Leg. N° 1057 –CAS.
5. ¿Las entidades deben seguir empleando el clasificador de cargos para elaborar sus perfiles de puestos?
La elaboración de perfiles de puestos de los regímenes de los D.Leg. N° 276 y 728 toman como insumo el clasificador de cargo de la entidad; sin embargo, si el perfil de puesto difiere del clasificador de cargos, éste último deberá modificarse en función del nuevo perfil de puesto. 6. La Oficina de Control Institucional –OCI ha recomendado la actualización del MOF de la
entidad, ¿procede?
No. Corresponde indicar a la OCI, que SERVIR ha dejado sin efecto la Directiva N° 001-95-INAP/DNR que posibilitaba la elaboración y modificación del MOF. La elaboración de perfiles de puestos se sujeta a las condicionalidades de la Directiva N° 001-2016-SERVIR/GDSRH.
La entidad deberá sujetarse a los Lineamientos para en Tránsito a la Ley del Servicio Civil (RPE N° 160-2013-SERVIR-PE) para elaborar de manera integral los perfiles de puestos que integren su primer Manual de Perfiles de Puestos.
Sobre generalidades del Proceso de Diseño de Puestos
7. ¿Por qué la Directiva contiene dos guías metodológicas?La Directiva N° 001-2016-SERVIR/GDSRH “Normas para la gestión del proceso de diseño de puestos y formulación del manual de perfiles de puestos – MPP” incluye dos Anexos:
Anexo 1: Guía metodológica para el Diseño de Perfiles de Puestos para entidades públicas aplicable a regímenes distintos a la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil. (También se le conoce como Guía 1, Guía de Perfiles de Puestos o Guía del Anexo 1).
Anexo 2: Guía Metodológica para la Elaboración del Manual de Perfiles de Puestos – MPP aplica de manera exclusiva para elaborar los perfiles de puestos regulados por la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil; esto es, a las entidades que se encuentren en la tercera etapa del tránsito y cuenten con su Informe de Dotación. (También se le conoce como Guía 2, Guía del MPP o Guía del Anexo 2). La Guía 2
En ambas Guías metodológicas el producto clave son los perfiles de puestos. La Guía 1 aplica a todos los puestos de los regímenes generales regulados por los D.Leg. N° 276, 728 y 1057 – CAS deben emplear en el marco de un proceso de selección, y situaciones condicionadas en la misma directiva en caso de modificar el MOF de la entidad. De acuerdo a la Segunda Disposición Complementaria Transitoria de la Directiva N° 001-2016-SERVIR/GDSRH las entidades que cuenten con carreras especiales les aplican el Capítulo III y el Anexo N° 1 de la presente Directiva.
8. ¿Es necesario elaborar todos los perfiles de puestos de la entidad, si la entidad no está en tránsito?
Las entidades que no se encuentran en tránsito al régimen de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil elaboran perfiles de puestos con la Guía 1, sólo en el marco de un proceso de selección. También podrán elaborar perfiles de puestos con la Guía 1, aquellas entidades que cuentan con un Manual de Organización y Funciones y que aprueben o modifiquen su ROF o su CAP Provisional, se encuentran facultadas a elaborar perfiles respecto a aquellos cargos comprendidos en la respectiva adecuación estructural.
9. ¿Es obligatorio para todas las entidades públicas emplear la metodología aprobada por SERVIR?
Sí. La Directiva establece las normas técnicas y procedimientos de observancia obligatoria sobre el proceso de Diseño de Puestos del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.
Ver (Directiva N° 001-2016-SERVIR/GDSRH, art. 1). 10. ¿Es lo mismo puesto y cargo?
En los nuevos instrumentos de gestión la nomenclatura empleada es puesto. En este sentido, toda referencia a cargo en instrumentos aún vigentes debe entenderse a puesto. Ver Guía 1.- 2.3 Definiciones
11. ¿Es lo mismo puesto que posición?
Puesto: Es el conjunto de funciones y responsabilidades que corresponden a una posición dentro de una entidad, así como los requisitos para su adecuado ejercicio. El puesto podrá tener más de una posición siempre que el perfil de este sea el mismo.
Posición: Ocupantes que puede tener un puesto con único perfil.
En este sentido, un puesto puede tener varias posiciones u ocupantes, que se justifica en supuestos como la carga laboral.
Ver Reglamento General de la Ley del Servicio Civil, art. IV. e y g Guía 1.- 2.3 Definiciones.
12. ¿Cómo se puede diferenciar el nivel de responsabilidad entre los puestos?
Se diferencia por el tipo de funciones que realiza el puesto (tipo de actividades que abarca, su complejidad y la gravedad por las consecuencias por no ejecutar la actividad o la existencia de un error en su ejecución), por el nivel de puestos con los que coordina interna y/o externamente y en el número de puestos que supervisa o tiene a cargo. Estas características tienen incidencia directa en los requisitos establecidos para el puesto.
Sobre la Misión del Puesto
13. En la redacción de la misión del puesto, ¿se puede emplear más de un verbo?
Sí. El uso de los verbos representa la acción o acciones sobre un objeto que determina la razón de ser del puesto. De esta manera, en la misión del puesto se deben enunciar verbos que engloben y visibilicen en conjunto las funciones principales del puesto.
El Anexo E de la Guía 1 contiene una lista de verbos sugeridos.
El Anexo 8 de la Directiva N° 001-2015-SERVIR/GPGSC “Familias de puestos y Roles y Manual de Puestos Tipo (MTP) aplicables al régimen del servicio civil” contiene un Glosario de verbos.
Sobre las Funciones del Puesto
14. En la redacción de funciones del puesto, ¿se puede emplear más de un verbo?
Sí. El uso de los verbos representa la acción o acciones sobre un objeto determinado. De esta manera, en una sola función se pueden enunciar los verbos necesarios que visibilicen el conjunto de actividades diferentes entre sí, pero similares por un objeto común.
15. ¿Qué debe describir las funciones del puesto?
Las funciones del puesto son el conjunto de actividades diferentes entre sí, pero similares por un objeto común que persiguen. De esta manera describen lo que se realiza para cumplir con la misión del puesto.
16. ¿Cuántas funciones debe incluir el perfil de puesto?
El número de funciones dependerá de la naturaleza del puesto. SERVIR no ha establecido en el Proceso de Diseño de Puestos un mínimo y/o máximo de funciones.
Tómese en cuenta que las funciones están referidas al que hacer del puesto. Un puesto con actividades básicas y rutinarias podría a tener 3 funciones; así como el puesto de la jefatura de la Oficina General de Administración que por la diversidad materias a su cargo y actividades que realiza podría tener 15 o más funciones.
17. ¿Cuál es la diferencia entre actividad y función?
Las funciones del puesto son el conjunto de actividades diferentes entre sí, pero similares por un objeto común que persiguen. De esta manera describen lo que se realiza para cumplir con la misión del puesto.
Las actividades son los quehaceres o tareas necesarios para lograr un objetivo. Las actividades se engloban en las funciones.
18. ¿Qué sucede cuando se presenta un empate en la cuarta función del perfil de puesto. Si en la puntuación ponderada de las funciones se diera el caso de empate en el cuarto puesto, la jefatura inmediata al puesto debe priorizar la función que quedará en el cuarto lugar de puntuación.
Para la guía 1, la identificación de las 4 funciones principales tiene por objeto redactar la misión del puesto.
Para la guía 2, la identificación de las 4 funciones principales tiene por objeto redactar la misión del puesto e identificar el subnivel o subcategoría del puesto.
19. ¿Las funciones ¿tienen algún orden en el perfil de puesto?
Las funciones se ordenan de manera descendente según el puntaje total obtenido en la puntuación para obtener las funciones principales del puesto.
Sobre los requisitos
20. ¿Es válido indicar requisitos deseables en el perfil de puesto?
Lo requisitos del perfil de puesto son producto del análisis de la misión y funciones del puesto. En este sentido los requisitos responden a la pregunta ¿Qué necesita la o el ocupante del puesto para que pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente en un puesto?
Los requisitos del puesto no son exigencias deseables o ideales; son las exigencias o requisitos mínimos.
21. ¿Alguno de los rubros de formación puede ser reemplazado por una mayor experiencia general o específica?
El área que elabora el perfil de puesto, debe analizar la misión y funciones del puesto para identificar los mínimos exigibles para la o el ocupante del puesto, en los rubros establecidos.
Si un requisito determinado pudiera tener equivalencias en otros requisitos, esto deberá ser explicitado en el perfil de puesto.
Cuando un puesto cuenta con requisitos definidos por norma con rango de Ley y reglamentaria, no corresponde establecer equivalencia alguna.
Sobre requisitos de formación académica
22. En nivel educativo ¿se puede marcar más de una opción?
Cuando la especialidad (materia/tema) en el nivel educativo mínimo requerido puede encontrarse indistintamente en estudios técnicos o universitarios se deberá marcar ambas casillas, indicando si debe ser completa o puede ser incompleta.
23. Si sólo se requiere haber alcanzado un determinado nivel educativo ¿es necesario indicar la especialidad?
Cuando se requiera un determinado nivel educativo, sin ser relevante la especialidad, sólo se marca la casilla que corresponda indicando si debe ser completa o puede ser incompleta.
24. ¿Hasta cuantas carreras se puede colocar en la parte de formación académica?
Se recomienda listar todas las carreras/especialidades cuyo proceso formativo (malla curricular, objetivos o competencias a desarrollar, etc.) estén vinculados al quehacer del puesto (misión del puesto y funciones). Cuando el listado es amplio, podrá enunciarse las carreras/especialidades principales y emplear “afines” o alguna de las fórmulas recomendadas.
El empleo de “afines” se limita a determinadas situaciones que son propias a las funciones y ubicación del puesto en la estructura organizacional y/o a las condiciones del mercado formativo. En términos generales "afines" en la formación académica, debe entenderse de manera limitada a carreras profesionales similares por los fines que persiguen y/o procesos que abordan y/o materias desarrolladas, siempre que se guarde relación directa con las funciones del puesto.
25. ¿Cómo se entiende fórmulas genéricas en el listado de carreras/ especialidades?
Es recomendable que en los perfiles de puestos se listen las carreras requeridas para el puesto, y se evite emplear fórmulas genéricas que agrupan carreras, especialmente cuando éstas no tienen definición estándar y oficial. En este sentido, no se recomienda emplear fórmulas como "ciencias sociales" o "ciencias humanas".
Tómese en cuenta que haber empleado este tipo de fórmulas no inválida el perfil de puesto; sin embargo, ante alguna duda o inquietud de carreras/especialidades que podrían estar contenidas, se debe recurrir a definiciones oficiales y normas jurídicas de carácter general, cuando las hubiera.
26. Cuando se requiere carreras profesionales que legalmente cuentan con colegio profesional ¿se debe requerir colegiatura y habilitación al puesto?
Los perfiles de puestos no pueden exigir la colegiatura y habilitación a sólo mérito de la mención de una carrera profesional que responda a un Colegio Profesional. El requisito de colegiatura y habilitación profesional debe guardar coherencia con las funciones del puesto.
Sobre los requisitos de conocimientos
27. ¿Se debe especificar el número de horas de cada curso o programa de especialización? Se recomienda listar de manera precisa los cursos y/o programas de especialización requeridos para ocupar el puesto.
Los cursos deben ser en materias específicas afines a las funciones principales del puesto y la referencia a cursos se hace a actividades formativas con no menos de 12 horas de duración. Los programas de especialización son aquellas estructuras integrales de formación orientados a desarrollar determinadas habilidades y/o competencias en el campo profesional y laboral, con no menos de 90 horas. Considérese que la acumulación de acciones de capacitación con caracterísitcas de cursos (mínimo 12 horas) no constituyen el programa de especialización. Tómese en cuenta que desde la vigencia de la Ley N° 30220, Ley Universitaria, la referencia a diplomados se hace a programas acreditados por el sistema universitario, con un mínimo de 24 créditos.
Para la Guía 1:
- Cuando se listan los cursos tómese en cuenta que cada uno es específico, y que para ocupar el puesto se requerirá como mínimo haber acreditado al menos una capacitación con un mínimo de 12 horas.
Para la Guía 2:
- Cuando en un perfil de puesto se requiere un determinado número de horas de capacitación en materias definidas, y para ocupar el puesto se debe acreditar el número de horas de capacitación indicadas con acciones de capacitación con un mínimo de 12 horas cada una.
28. ¿Se puede emplear indistintamente créditos u horas?
El formato de perfil de puesto indica que los cursos y/o programas de especialización deben desarrollarse en un mínimo de horas. El uso de crédito sólo se da en sistemas formales como el universitario. Por ejemplo la Ley N° 30220, Ley Universitaria en su artículo 39 ha establecido la equivalencia de 1 crédito a 16 horas lectivas teóricas o 32 horas lectivas de práctica. También ha regulado que un diplomado tenga como mínimo 24 créditos. Así, los cursos y/o programas de especialización organizados por entidades no reguladas por la Ley Universitaria no corresponden a emplear créditos.
29. ¿Los requerimientos de conocimientos pueden responder a criterios de excelencia académica?
No. Los requisitos del puesto no son exigencias deseables o ideales; son las exigencias o requisitos mínimos para la o el ocupante del puesto.
30. ¿Todos los conocimientos en programas o aplicaciones informáticas que se consideren para el puesto deben ir en conocimientos ofimáticos?
No. El campo de conocimientos de ofimática está referido al paquete de gestión de datos e información de la oficina. Cuando un software o aplicativo no responda al paquete de ofimática debe analizarse si corresponde requerirlo en el campo de “conocimientos técnicos” o en “cursos y programas de especialización”.
31. ¿Todos los perfiles de puestos deben contar con experiencia laboral en las entidades públicas?
Si un puesto no requiere experiencia laboral previa, se consignará “no aplica”, tómese en cuenta que la experiencia requerida para un puesto se relaciona a las funciones principales de un puesto determinado.
Se debe tomar en cuenta que la experiencia específica está contenida en la experiencia general, por lo que al colocar un mínimo de experiencia específica necesariamente se debe colocar igual o mayor cantidad en la experiencia general.
32. ¿Cómo se establece el número mínimo de años de la experiencia?
La experiencia para un puesto se establece según criterios generales como (lista no taxativa): - Mínimo de tiempo para adquirir determinados conocimientos y experiencia en una materia.
- Estándar establecido por la entidad, que responda a criterios de jerarquía y responsabilidad por las funciones.
33. ¿Qué otros elementos se puede tomar en cuenta en la experiencia específica?
Cuando la experiencia específica se requiera con detalles complementarios como determinado tiempo en un tipo de puesto, o realizando determinadas funciones, o en determinadas condiciones, debe consignarse en el campo de “otros aspectos complementarios”. Es necesario tener el cuidado de que requisitos complementarios no atenten contra la dignidad de las personas o no direccionen un perfil de puesto.
“Otros aspectos complementarios” también se puede emplear cuando se requiera una experiencia específica en puestos que no tienen línea de carrera o similar.
34. ¿Qué nivel de puesto corresponde en la experiencia a puestos complementarios o de soporte?
Cuando un determinado tipo de puesto no tenga correlato en los niveles de puestos en una carrera interna, el campo C deberá quedar en blanco.
De manera complementaria puede emplearse el campo de “otros aspectos complementarios”.
Sobre requisitos de nacionalidad:
35. ¿Cómo saber si la nacionalidad es obligatoria en un puesto?
SERVIR ha establecido sólo dos (2) elementos para considerar si aplica el requerimiento de nacionalidad peruana para un puesto:
- Por mandato legal, cuando lo dispone la norma de creación de la entidad, o el puesto esté reservado para ser ocupado por una o un peruano según una norma especial.
- Naturaleza de las funciones. Corresponde analizar las funciones del puesto para determinar si maneja información relacionada a seguridad nacional y/o militar, la integridad territorial y/o al ámbito de la inteligencia externa.
36. Si el diccionario de habilidades sugeridas en la Guía de SERVIR no contiene las habilidades que la entidad requiere para determinados perfiles de puestos ¿cómo debe hacer?
Si la entidad requiere habilidades distintas a las sugeridas por SERVIR podrá utilizarlo siempre que el documento que las contenga sea de uso oficial. Cuando se empleen habilidades distintas o con un mayor contenido en su definición, estas deben ser de acceso para las y los postulantes.
