El Consejo Directivo de la Superintendencia de Valores, considerando:
I. Que la Superintendencia, según el artículo 3 de su Ley Orgánica, debe facilitar el desarrollo del mercado de valores, velando siempre por los intereses del público inversionista, por lo que se requiere establecer lineamientos claros que deberán cumplirse para autorizar a las Casas de Corredores de Bolsa, a prestar el servicio de Administración de Cartera, así como determinar lineamientos para su operatividad.
II. En un sentido similar se pronuncia la Ley del Mercado de Valores en el inciso final del Art. 113-C, el cual dice “La Superintendencia dictará las normas que permitan la aplicación y desarrollo de los artículos 113, 113-A y 113-B de la Ley del Mercado de Valores”.
Por tanto, en base a las facultades establecidas en el Artículo 16 de la Ley del Orgánica de la Superintendencia de Valores, y 113-C de la Ley del Mercado de Valores, ACUERDA emitir los siguientes:
REGULACIONES PARA EL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN DE CARTERA BRINDADO POR LAS CASAS DE CORREDORES DE BOLSA
CAPÍTULO I OBJETO
1) Definir las disposiciones a que estarán sujetas las operaciones de administración de cartera, realizadas por las Casas de Corredores de Bolsa, de acuerdo a lo establecido en la Ley del Mercado de Valores.
CAPÍTULO II DEFINICIONES
2) Para los efectos de estas regulaciones se entenderá por:
a) Inversiones por portafolio: Suma de los valores, reportos de compra y depósitos bancarios adquiridos o realizados con fondos de cada portafolio, sin disminuir los reportos de venta pactados sobre dichas inversiones;
b) Activo total administrado por portafolio: Suma del efectivo, inversiones y rendimientos por cobrar;
c) Activo total administrado: Suma del activo total de los portafolios administrados;
Para aplicar los parámetros que señalan las presentes regulaciones se considerarán como parte del activo todas las inversiones, sin excluir los reportos;
d) Pasivos de los portafolios: Obligaciones de los portafolios a favor de clientes y terceros, incluyendo los reportos de ventas;
e) Cartera de inversiones disponible en un portafolio: Suma de las inversiones de un portafolio menos los pasivos;
f) Activo del emisor: Suma de todos los bienes y derechos de cada emisor, de acuerdo a la información financiera con que disponga esta Superintendencia a la fecha de su cálculo; g) Activo de un grupo empresarial: Suma de los bienes y derechos de las entidades que
conforman el grupo empresarial del cual forma parte el emisor. Para los efectos de las presentes regulaciones, se utilizará la definición de grupo empresarial que señala el literal n) del artículo 5 de la Ley del Mercado de Valores;
h) Saldo de clientes por portafolio o valor total de los portafolios administrados: Saldos a favor de los clientes, determinado por el valor inicial más los nuevos aportes y rendimientos menos los gastos y retiros de fondos.
CAPÍTULO III
OBLIGACIONES DE LAS CASAS DE CORREDORES Para obtener la autorización para administrar cartera
3) Las Casas de Corredores de Bolsa, en adelante denominadas “las Casas” ó “la Casa”, que deseen prestar el servicio de administración de cartera, deberán solicitar a la Superintendencia la respectiva autorización, para tal efecto deberán adjuntar:
a) Solicitud dirigida al Consejo Directivo de la Superintendencia de Valores;
b) Acuerdo de junta directiva donde se aprueba solicitar la autorización para administrar cartera;
c) Acuerdo del aumento de capital decretado por la junta de accionistas, el proyecto de escritura y los comprobantes del aumento, según el caso;
d) Constitución de la garantía adicional o el convenio de que la misma se constituirá previo al inicio de las operaciones de administración de cartera;
e) Características y especificaciones financieras de los portafolios que se espera administrar;
f) Folleto de los portafolios que se espera administrar, elaborado de acuerdo con lo que establece el numeral 7 de las presentes regulaciones;
g) Modelo(s) contractuales, accesorios y demás documentos complementarios, de acuerdo con el contenido mínimo definido por el Superintendente de Valores, y con las cláusulas adicionales que establezca la Casa solicitante, dentro del marco de las facultades conferidas por la Ley del Mercado de Valores y Ley de Protección al Consumidor;
h) Flujograma y descripción del proceso de administración de cartera, describiendo las actividades de los diferentes departamentos y los cargos de los funcionarios que intervendrán en el mismo;
i) Modelos de formas y sistemas de registros que se utilizarán para el manejo de la cartera; j) Descripción del sistema informático que se utilizará en la administración de cartera, de
acuerdo a lo especificado en la guía explicativa; y
k) Sistema de control interno, elaborado de acuerdo a lo que establece el numeral 30 de las presentes regulaciones.
La Superintendencia resolverá la solicitud en un plazo no mayor de treinta días, contados a partir de la fecha en la que se reciba de manera íntegra la documentación.
Para efectos de otorgar dicha autorización se tomará en cuenta el cumplimiento de las obligaciones legales y normativas, así como la relevancia de las deficiencias de control interno que pueda presentar la Casa solicitante; en este sentido, la Superintendencia verificará que los sistemas de información utilizados permitan controlar adecuada y transparentemente las operaciones de administración de cartera.
La documentación y la forma en que deberán cumplirse dichos requisitos se detallarán en la guía explicativa que emita el Superintendente de Valores.
4) La Casas autorizadas para administrar cartera deberán, previo al inicio de operaciones, publicar en dos periódicos nacionales, la certificación del acuerdo de autorización emitido por el Consejo Directivo de la Superintendencia; debiendo, además, incluir en dicha publicación la referencia de los portafolios aprobados y las características más importantes de los mismos.
Aprobación de nuevos portafolios
5) Para aperturar un nuevo portafolio, las Casas deberán solicitar a la Superintendencia la aprobación de los modelos contractuales, del sistema de control interno y de los demás documentos que se utilizarán para la eficiente administración del nuevo portafolio. Además, la Casa solicitante deberá cumplir los requisitos que establece la guía explicativa referida en el numeral inmediato anterior.
La Superintendencia deberá resolver dicha solicitud, dentro de los quince días siguientes al de haber recibido en forma completa la documentación respectiva.
Obligaciones con los clientes
6) Las Casas que presten el servicio de administración de cartera, tendrán para con sus clientes, las siguientes obligaciones mínimas:
a) Dar exacto cumplimiento a cada contrato celebrado con los clientes;
b) Informar al menos mensualmente a cada cliente sobre la gestión desarrollada, señalando como mínimo: los movimientos de fondos recibidos o entregados, porcentaje del portafolio que le corresponde, rendimientos, comisiones y otros gastos a cargo del portafolio, en la parte proporcional a cada cliente.(1)(2)
c) Detallar en forma trimestral y en anexo a cada estado de cuenta, la totalidad de los valores adquiridos por los portafolios administrados. Cuando las Casas inviertan en reportos, deberán especificar a que emisor corresponden los valores, a efecto de establecer la diversificación del portafolio. Dicha información deberá ser preparada de conformidad a lo dispuesto en el Sistema Electrónico de Transferencia de Información. d) Derogado. (2)
7) Las Casas deberán elaborar un folleto por cada portafolio autorizado, con el objeto de dar a conocer al inversionista las características y el funcionamiento del mismo. Dicho folleto incluirá, al menos, los siguientes aspectos:
a) Identificación del portafolio, el cual precisará claramente su naturaleza y características; b) La política de inversiones, incluyendo su liquidez y grado de diversificación y/o
especialización, así como los porcentajes de inversión por cada instrumento;
c) La prohibiciones que señala la Ley del Mercado de Valores y las principales obligaciones de la Casa;
d) Los criterios que servirán de base para la determinación de los rendimientos, el cobro de comisiones, la aplicación de otros gastos, etc.;
e) La información que se entregará a los inversionistas;
f) Los requisitos y el procedimiento para el ingreso y el retiro del portafolio; g) Derechos y obligaciones de la Casa y de los inversionistas; y
h) Otras que determine la Superintendencia.(2)
Obligaciones de control, registro y contabilidad
8) Las Casas deberán manejar separadamente los portafolios que ofrezcan al público. En cada portafolio deben especificarse las cuentas bancarias utilizadas y los movimientos de efectivo de los mismos.
9) Las Casas deberán contabilizar y manejar separadamente los recursos y valores de los portafolios administrados y no efectuar traslados de fondos entre las cuentas de operaciones de intermediación y las de administración de cartera, excepto cuando la Casa haga operaciones de compra o venta por cuenta de los fondos administrados. Los saldos de las cuentas de administración de cartera deberán reflejar al cierre del día el saldo propio de cada cuenta.
10) Las Casas deberán cuadrar diariamente los fondos administrados con las inversiones
efectuadas, conforme al formato presentado por la Superintendencia en el Sistema Electrónico de Transferencia de Información.
11) Las Casas deberán dejar evidencia de la entrega de los estados de cuenta a efecto de que la Superintendencia pueda verificar el cumplimiento de dicha obligación. Dicha evidencia podrán constituirla con los listados remitidos a las entidades encargadas de la distribución de dichos estados de cuenta, los listados de clientes aceptantes u otros medios que sean susceptibles de comprobación.
12) Las Casas deberán depositar los valores en una sociedad especializada en el depósito y custodia de valores autorizada por la Superintendencia.
13) Las Casas deberán registrar sus operaciones de conformidad a lo dispuesto en el manual contable emitido por la Superintendencia.
14) Las Casas deberán cumplir, como mínimo, con los procedimientos de control interno aprobados por su Junta Directiva.
15) Las Casas deberán mantener actualizado el registro de clientes en forma individual por cada contrato.
16) El registro individual de clientes por portafolio deberá cumplir lo establecido en la Ley del Mercado de Valores. Dicho registro deberá contener, al menos, lo siguiente:
a) Nombre, denominación o razón social; b) Dirección y teléfono;
c) NIT;
d) Plazo y Fecha del contrato;
e) Número o código asignado al cliente en la cartera; f) Beneficiarios; y
g) Otros datos que estime conveniente la Casa o que requiera la Superintendencia.
17) La publicación de los estados financieros se sujetará a las regulaciones emitidas por la Superintendencia, debiéndose incorporar en sus notas la información relativa a la administración de cartera, según lo establecido por dicho Organismo.
Obligaciones de información a la Superintendencia
18) Las Casas deberán informar mensualmente a la Superintendencia sobre la participación de personas relacionadas en operaciones de administración de cartera. Además, deberán celebrar en igualdad de condiciones los contratos con personas relacionadas.
19) Las Casas deberán informar a la Superintendencia sobre sus políticas de inversión y el procedimiento utilizado para calcular y aplicar los rendimientos correspondientes. Los cambios en estas políticas y procedimientos deberán comunicarse a la Superintendencia a más tardar tres días después del cambio. La Superintendencia establecerá el procedimiento para valorizar y registrar las inversiones de los portafolios administrados.
20) Las Casas deberán remitir la información relativa a las operaciones de administración de cartera, de acuerdo con las especificaciones del Sistema Electrónico de Transferencia de Información.
Obligaciones de diversificación y otros parámetros establecidos en la Ley
21) Las Casas deberán mantener al menos un 20% del valor de cada portafolio invertido en valores y depósitos de alta liquidez. Se entiende por valores y depósitos de alta liquidez las cuentas de ahorro, cuentas corrientes, los títulos emitidos por el Banco Central y el Estado, los valores y depósitos cuyo vencimiento no exceda de 120 días, los valores de largo plazo clasificados dentro de las categorías AAA, AA y A, y los valores de corto plazo clasificados como N1 y N2. Los títulos reportados no se van a considerar para el cálculo de este porcentaje.
22) Las inversiones en reporto deberán cumplir los parámetros de diversificación que establecen la Ley del Mercado de Valores y las presentes regulaciones.
23) Las inversiones en reportos únicamente podrán recaer sobre obligaciones negociables en bolsa y cuyo plazo de vencimiento no exceda de un año.
24) Para efecto de cumplir lo establecido por el literal q) del Art.113-A de la Ley del Mercado de Valores, el nivel máximo de pignoración se establecerá dividiendo el promedio móvil del activo del portafolio de los últimos treinta días calendario entre el promedio móvil del saldo de clientes del portafolio de los últimos treinta días calendario. El resultado obtenido no podrá exceder del 120% del saldo de clientes de cada portafolio.
25) En ningún momento el valor del capital social de la administradora y el de la garantía de operación podrán ser menores a los mínimos establecidos en los artículos 56, 98 y 113-A de la Ley del Mercado de Valores. Además, dicha garantía no podrá ser otorgada por una entidad con la que existan relaciones empresariales.
26) El valor total de los portafolios administrados por una Casa, en ningún momento podrá ser mayor a treinta veces la suma del capital social más la garantía. Para calcular dicha relación se tomará en cuenta el saldo de clientes, de acuerdo a lo establecido en el literal h) del numeral dos de las presentes regulaciones.
27) Para establecer los excesos de inversión se tomarán de base las cifras al 31 de agosto del corriente año, en consecuencia, al treinta de noviembre del presente año, deberá reducirse el valor que resulte de dividir el exceso de inversión establecido entre cuatro y el resto en los siguientes tres trimestres.
CAPÍTULO V
CONTROL INTERNO DE LOS PORTAFOLIOS DE INVERSIÓN
28) Las Casas deberán elaborar un sistema de control interno para salvaguardar el activo de los portafolios administrados. Dicho sistema y sus reformas deberán ser autorizados por la Junta Directiva, debiendo remitirse a la Superintendencia cuando se solicite la autorización para administrar cartera o la apertura de un nuevo portafolio.
29) El sistema de control interno deberá, como mínimo, incluir los aspectos siguientes: a) Denominación de la Casa;
b) Políticas de adquisición, custodia, transferencia y liquidación de activos y pasivos, según el caso;
c) Políticas de segregación de funciones;
e) Procedimientos internos de verificación;
f) Medidas de protección del sistema de informática, documentos, archivos y de los registros físicos de las operaciones;
g) Sistemas alternativos de información, registro y control; h) Sistema de alertas;
i) Cronograma del cumplimiento de las obligaciones normativas; y j) Otros que se consideren convenientes.
La Superintendencia podrá señalar otros requisitos de control interno cuando se considere que son necesarios para el buen funcionamiento de los portafolios que se ofrecerán al público.
CAPÍTULO VI
OTRAS DISPOSICIONES, SANCIONES Y VIGENCIA Exclusividad de la autorización para administrar cartera
30) La autorización para administrar cartera es de carácter única, exclusiva e intransferible. En este sentido, las Casas autorizadas a prestar dicho servicio no podrán delegar, subcontratar, acreditar, celebrar corresponsalías o representaciones ni compartir las facultades, derechos u obligaciones que subyacen en la autorización antes referida.
Identidad y separación física
31) Las Casas relacionadas con Bancos que tienen sus oficinas en las instalaciones de éstos, deberán mantener en un lugar visible información que indique al público que son entidades totalmente diferentes y deberán mantener a la vez sus operaciones totalmente separadas.
Responsabilidad del auditor externo
32) El auditor externo de las Casas deberá verificar el cumplimiento de la Ley del Mercado de Valores, el de estas regulaciones y el de las demás resoluciones emitidas por la Superintendencia.
33) El auditor externo de las Casas deberá remitir trimestralmente a la Superintendencia, una certificación de las inversiones que sobre cada portafolio registren y reporten dichas entidades, incluyendo el lugar de custodia de las mismas.
Disposiciones finales
34) Lo no contemplado en las presentes regulaciones será resuelto por el Consejo Directivo de la Superintendencia de Valores.
35) El incumplimiento de las presentes regulaciones será sancionado con base al artículo 113-C de la Ley del Mercado de Valores y la Ley Orgánica de la Superintendencia de Valores.
para las operaciones de Administración de Cartera”, emitida por el Consejo Directivo de la Superintendencia, en sesión No.CD-62/98 del ocho de octubre de mil novecientos noventa y ocho.
37) Las presentes regulaciones entrarán en vigencia el 18 de agosto de 2006.
René Mauricio Guardado Rodríguez Presidente del Consejo Directivo
MODIFICACIONES:
(1) RCTG-2/2009 Resolución de Modificación a RCTG-2/2006 Regulaciones para el servicio de administración de cartera brindado por las casas de corredores de bolsa, aprobada en sesión CD-16 del 28 de abril de 2009, y vigente a partir del 3 de noviembre de 2009.(RCTG-4/2009).
(2) RCTG-8/2009 Resolución de Modificación a RCTG-2/2006 Regulaciones para el servicio de administración de cartera brindado por las casas de corredores de bolsa, aprobada en sesión CD-28/2009 del 13 de octubre de 2009, vigente a partir del 13 de octubre de 2009.
