1.- OBJETIVO
Establecer la metodología para llevar a cabo a intervalos planificados, auditorías internas, para determinar sí el Sistema de Gestión Ambiental.
Es conforme con las disposiciones planificadas para la Gestión Ambiental. Es conforme con los requisitos de la norma ISO 14001:2004.
Se ha implementado adecuadamente y se mantiene. Dar cumplimiento a los requisitos de 4.5.5 y 4.6.a
Proporcionar información a la Dirección sobre el resultado de las auditorías.
2.- ALCANCE
Aplica a todos los requisitos de la norma ISO 14001:2004 y a todas las Áreas involucradas en el alcance del SGA.
3.- REFERENCIAS
Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos con Orientación para su Uso.
Norma ISO 14050: Gestión Ambiental – Vocabulario.
Norma ISO 9000:2005: Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
ISO 19011:2011: Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión Procedimiento de Términos y Definiciones del SGA (P-SGA-4.4.5-02).
Procedimiento de No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva (P-SGA-4.5.3-01).
4.- DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Ver el Procedimiento de Términos y Definiciones del SGA (P-SGA-4.4.5-02).
Revisó: Aprobó:
Puesto Controlador de documentos Representante de la Dirección del SGA
Nombre Nayeli Serrano Villa Antonio Aleman Chang
5.- RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Líder del Equipo Auditor:
Programar, planificar y realizar las auditorías internas. Elaborar el programa anual de auditorías internas. Elaborar el plan de auditoría interna.
Elaborar e informar los resultados de las auditorías al Director
Mantener y salvaguardar los registros asociados derivados de la auditoría.
Mostrar dichos registros cuando sean requeridos y asegurar la confidencialidad de los mismos.
Conducir reuniones: Auditores, Apertura y Cierre, Análisis de Hallazgos.
Supervisar y evaluar al Equipo Auditor. Identificar y solicitar recursos.
Director General
Aprueba Programa Anual de Auditorías Internas. Aprueba el Plan de Auditoría interna.
Designa al Líder del Equipo Auditor.
Autoriza la contratación del Líder del Equipo Auditor Externo. Autoriza la contratación del Organismo de Certificación.
Proporciona los Recursos para la implementación del proceso de auditoría. Auditores Internos:
Cumplir con las responsabilidades asignadas en el plan de auditoría por el Líder del Equipo Auditor.
Realizar la auditoría.
Aclarar preguntas y dudas que surjan al Auditado durante el proceso de la auditoría. Documentar los hallazgos.
Verificar la eficacia de las acciones tomadas, cuando le sean solicitadas.
Coordinador (a) del SGA:
Verificar la eficacia de las acciones tomadas.
Mantener y salvaguardar los registros asociados derivados de la auditoría.
Mostrar dichos registros cuando sean requeridos y asegurar la confidencialidad de los mismos.
Identificar y solicitar recursos.
6.- DESARROLLO
Las actividades que lleva a cabo el Instituto Tecnológico Superior de Xalapa para la realización del proceso de Auditoría interna son:
A. Inicio de la auditoría
B. Preparación de las actividades de la auditoría C. Realización de la auditoría interna
D. Preparación y distribución del informe de auditoría E. Finalización de la auditoría
F. Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría G. Mejora del proceso de auditoría interna
6.1 Inicio de la Auditoría ( A ):
6.1.1 El Director General otorga la responsabilidad y autoridad al Líder del Equipo Auditor (Interno o Externo) sobre la gestión completa del proceso de auditorías internas incluyendo la gestión sobre el Programa de Auditorías Internas al SGA (F-SGA-23) aprobándolo.
6.1.2 El Líder del Equipo Auditor del SGA planifica, establece, implementa y mantiene el Programa de Auditorías Internas al SGA (F-SGA-23), teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Cuando se audita el Sistema de Gestión Ambiental por primera vez, todos los requisitos de la norma ISO 14001:2004 son auditados.
Para esta primera Auditoría y las siguientes, los servicios del Líder del Equipo Auditor pueden ser contratados externamente y sus registros de competencia mantenidos por el Representante de la Dirección o por el Coordinador (a) del SGA.
Tomando en cuenta la importancia ambiental de las operaciones que realiza el ITSX, se auditarán los siguientes requisitos:
# Apartado de la Norma
ISO 14001:2004 Descripción del Apartado
1 4.3.1 Aspectos Ambientales
2 4.3.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos
3 4.3.3 Objetivos, Metas y Programas
4 4.4.6 Control Operacional
5 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal
6 4.5.3 No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva
7 4.5.5 Auditoría Interna
8 4.6 Revisión por la Dirección
Tomando en cuenta los resultados de las auditorías previas se auditarán una vez más al año el requisito de la norma de acuerdo a la siguiente tabla:
Tipo de No Conformidad
Número de No Conformidades en Auditoría inmediata anterior (Por requisito)
Frecuencia adicional para incluirse en el programa
de auditorías (Por requisito)
Estado del Requisito
Menor ≤ 3 0 Aceptable
Menor > 3 1 Crítico
6.1.3 Una vez elaborado el Programa de Auditorías Internas al SGA (F-SGA-23), es aprobado por el Director General y comunicado a todo el personal por el Representante de la Dirección
y/o el Auditor Líder, con lo cual se le otorga la autoridad al Equipo Auditor para proceder a la implementación del Programa de Auditorías. Se puede comunicar en una Reunión de Directivos, en una Reunión de Auditores, en la Junta de Revisión por la Dirección o por correo electrónico o en el tablero de comunicación o en el intranet del ITSX.
6.1.4 Adicionalmente a los objetivos establecidos en inciso 1.0, el Programa de Auditorías Internas al SGA tiene por objetivo general: Determinar el grado de conformidad del SGA con los criterios de auditoría. Evaluar la capacidad del SGA para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y otros. Evaluar la eficacia del SGA para lograr los objetivos planificados. La identificación de áreas de mejora a través de los procesos de acción correctiva y preventiva. Se documentan en el Plan de Auditoría del SGA (F-SGA-24)
6.1.5 El alcance de la auditoría lo específica el Plan de Auditoría del SGA (F-SGA-24), correspondiente. El alcance de la auditoría define la extensión y los límites de la auditoría, tales como: Áreas, Ubicaciones, Procesos, requisitos que van a ser auditados, así como horarios y tiempos esperados para el proceso de realización de la auditoría.
6.1.6 El Representante de la Dirección y/o el Líder del Equipo Auditor: identifican los recursos necesarios y se aseguran de que se proporcionen, para la realización del proceso de la Auditoría en el Plan de Auditoría del SGA (F-SGA-24) y en el Programa de Auditorías internas al SGA (F-SGA-23).
6.1.7 Los Criterios de la Auditoría determinados son: Política, Objetivos y Metas Ambientales. Alcance del SGA, elementos principales del SGA, la norma ISO 14001:2004 así como los procedimientos y registros requeridos por ella, requisitos legales, reglamentarios y otros. La documentación determinada por el ITSX necesaria para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos, los cuales quedan referenciados en el Plan de Auditoría.
6.1.8 La frecuencia de las auditorías queda establecida en el Programa de Auditorías Internas al SGA (F-SGA-23) definida en base a los criterios establecidos en el inciso 6.1.2.
6.1.9 Selección del Equipo Auditor.
El Director General y en su ausencia, el Representante de la Dirección designan al Líder del Equipo Auditor ya sea interno o externo para cada auditoría específica.
Cuando por alguna razón un solo Auditor esté disponible, este desempeñará todas las tareas aplicables al Líder del Equipo Auditor.
El Equipo Auditor debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos de competencia para poder ser seleccionados a realizar auditorías internas al SGA (F-SGA-33):
Auditor Interno: Líder del Equipo Auditor: Educación: Licenciatura.
Experiencia Laboral en Gestión Ambiental y/o Gestión de Calidad: No requerida.
Experiencia Laboral Total: 2 años. Asistir al curso de ISO 14001:2004. Asistir y acreditar el curso de Formación
de Auditores.
Experiencia en Auditorías Ambientales: Una (1) (Aceptable la 1er auditoría interna).
Educación: Licenciatura. Experiencia Laboral en Gestión
Ambiental y/o Gestión de Calidad: 3 años.
Experiencia Laboral Total: 5 años. Asistir al curso de ISO 14001:2004. Asistir y acreditar el curso de Formación
de Auditores.
Experiencia en Auditorías Ambientales: Tres (3)
Adicionalmente deben de cumplir con Imparcialidad: La cual se demuestra al estar libre de conflicto de intereses y responsabilidad en la actividad, área, proceso o requisito de la norma que es auditado.
También deben de mantener una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría, asegurándose que los hallazgos y conclusiones están basados únicamente en evidencia verificable la cual está basada en muestras de información disponible ya que el proceso de auditoría se lleva a cabo en un tiempo determinado y con recursos finitos.
Estos dos principios son evaluados por el Líder del Equipo Auditor durante el proceso de auditoría y registrados en el formato de Desempeño del Auditor (F-SGA-28).
El Líder del Equipo Auditor designa al Equipo Auditor tomando en consideración los requisitos mencionados anteriormente.
Es muy deseable que los miembros del Equipo Auditor logren desarrollar las siguientes habilidades:
Ético Imparcial, sincero, honesto
Mentalidad Abierta Dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos Diplomático Tacto en relaciones con Personas
Honradez Informar con veracidad y exactitud
Observador Activamente consciente del entorno físico y actividades Perceptivo Consciente y capaz de entender situaciones
Versátil Adaptarse fácilmente a diferentes situaciones Tenaz Orientado hacia el cumplimiento a objetivos
Decidido Alcanzar conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamientos lógicos.
Seguro de sí mismo Actuar y funcionar independientemente y relacionarse eficazmente con otros.
Análisis y síntesis Capacidad para extraer de una gran cantidad de información lo esencial, aplicar métodos de simplificación, resumen, sinopsis. Sacando conclusiones acertadas de la información o situación.
Actitud positiva Se plantea ante todo que las cosas son posibles. Sensatez Piensa las cosas antes de hacer o decir.
Discreción Establece basado en su criterio que información debe utilizar y dónde, no generando ni prestándose al rumor.
Juicio crítico No actúa sin saber qué, porqué, cómo. Se pregunta y pregunta cuestionando desde una perspectiva positiva
Orientado al Auditado
Antepone las necesidades del Auditado y sus expectativas a cualquier otra consideración o interés.
Las habilidades son evaluadas por el Líder del Equipo Auditor y registradas en el formato de Desempeño del Auditor (F-SGA-28).
El Líder del Equipo Auditor puede incluir en el Equipo, Auditores en formación para su entrenamiento y se considera como válida esa auditoría para su competencia
6.2 Preparación de las Actividades de la Auditoría (B)
6.2.1 Realización de la Revisión de la Documentación en la Preparación de la Auditoría
El Líder del Equipo Auditor y el Equipo Auditor revisan la documentación pertinente del SGA para: Reunir información para preparar las actividades de auditoría
y tener una visión general del grado de la documentación del SGA para detectar posibles carencias.
La revisión de la documentación incluye: Documentos y registros del SGA, así como informes de auditorías previas y revisión por la Dirección.
La revisión de la documentación toma en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad del SGA, así como los objetivos y el alcance de la auditoría.
6.2.2 Preparación del Plan de Auditoría Interna del SGA.
El Líder del Equipo Auditor prepara un Plan de Auditoría del SGA (F-SGA-24), para cada Auditoría específica, el cual proporciona las bases de acuerdos para la realización de la Auditoría, entre Auditores y Auditados.
El Líder del Equipo Auditor, conjuntamente con los Auditores, asigna a cada miembro del Equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicos. Tales asignaciones consideran la necesidad de independencia y competencia del Equipo.
El Líder del Equipo Auditor elabora el Plan de Auditoría del SGA con base en el Programa Auditorías Internas al SGA (F-SGA-23).
El Líder del Equipo Auditor incluye en el Plan de Auditoría del SGA: Fecha de elaboración del plan, fechas de auditorías, número de la auditoría, objetivos, alcance, criterios de auditoría, fechas y lugares para reunión de apertura, reunión intermedia (opcional; únicamente si la auditoría dura más de dos días), reunión de Auditores y reunión de cierre y horas, asignaciones de los roles del equipo auditor, horarios y tiempos esperados para el proceso de realización de la auditoría, Personal que será auditado, recursos necesarios y cambios al plan original (En caso de que se presenten).
El plan de auditoría debe ser lo suficientemente flexible para permitir cambios, tales como modificaciones, a los horarios y re-asignación de funciones al Equipo Auditor, lo cual será documentado en el Plan de Auditoría del SGA por el Líder del Equipo Auditor. El plan de auditoría debe ser firmado por el Líder del Equipo Auditor antes de ser
enviado para su autorización.
6.2.3 Autorización del Plan de Auditoría Interna del SGA
El Director General del ITSX revisa el Plan de Auditoría del SGA (F-SGA-24) propuesto por el Líder del Equipo Auditor, de no existir inconveniente, lo autoriza. De existir algún inconveniente, expone sus recomendaciones al Líder del Equipo Auditor para su acuerdo y modificación.
Una vez autorizado el plan es comunicado a los Auditados, vía correo electrónico, oficio ó mediante una reunión de trabajo.
6.2.4 Asignación de las Tareas al Equipo Auditor.
Una vez que el Líder del Equipo Auditor concluye la elaboración del Plan de Auditoría del SGA (F-SGA-24), comunica al Equipo Auditor las responsabilidades sobre el proceso o área a auditar y las cláusulas correspondientes, por medio de dicho documento, el cual debe ser firmado por ellos como aceptación de las responsabilidades asignadas.
El Líder del Equipo Auditor puede realizar cambios en la asignación de las responsabilidades durante la realización de la auditoría, para asegurarse de que se cumplen con los objetivos establecidos en el Plan de Auditoría del SGA.
Como responsabilidad adicional el Líder del Equipo Auditor solicita al Equipo Auditor revise y se familiarice con este procedimiento, los requisitos de la Norma ISO 14001:2004, los registros, procedimientos, aspectos ambientales significativos, programas ambientales y controles operacionales involucrados en las áreas, procesos o actividades que auditará cada miembro del Equipo Auditor.
- Reuniones del Equipo Auditor, se pueden celebrar de forma periódica por el Líder del Equipo Auditor. Los cambios en las asignaciones de trabajo se pueden hacer conforme progresa la auditoría para garantizar la consecución de los objetivos de la auditoría.
6.2.5 Preparación de los documentos de trabajo
Los Miembros del Equipo Auditor deberían recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de auditoría asignadas y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para referencia y registro de evidencias de la auditoría. Tales documentos de trabajo pueden incluir lo siguiente:
Listas de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna: F-SGA-25 Planes de muestreo de Auditoría.
Formatos para registrar la información, tales como evidencias de apoyo, hallazgos de la auditoría interna (F-SGA-26).
Listas de Asistencia (F-AD-02) a las reuniones.
El uso de las Listas de Apoyo y Verificación no deberían restringir la extensión de las actividades de auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría.
El Equipo Auditor puede utilizar también como referencia para la realización de la auditoría la norma ISO 14001:2004 o los procedimientos documentados con el objetivo
de no restringir la extensión de las actividades de la auditoría. Toda la documentación de trabajo (Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna
(F-SGA-25) y Hallazgos de Auditoría Interna (F-SGA-26)), se mantendrán al menos hasta que termine la auditoría y el Líder del Equipo Auditor haya elaborado el Informe de Auditoría Interna (F-SGA-27) correspondiente.
La retención de los registros una vez terminada la auditoría se describe en el numeral 6.4.
Aquellos documentos que contengan información confidencial o propiedad intelectual o privada deben ser manejados con la seguridad apropiada durante todo momento por los miembros del Equipo Auditor.
6.3 REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA (C)
6.3.1 Realización de la Reunión de Apertura.
Se debe llevar a cabo una reunión de apertura en la que se recomienda ampliamente participe el Director General, Personal Directivo, Representante del SGA, Responsables de los Programas Ambientales, los Responsables de los procesos Áreas a auditar y el Equipo Auditor.
Es presidida por el Líder del Equipo Auditor cuyo propósito es: Presentar al Equipo Auditor incluyendo una breve descripción de sus roles. Confirmar el Plan de Auditoría del SGA, Confirmar objetivos, alcance y criterios de auditoría. Confirmar horarios. Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría incluyendo la aclaración de que las evidencias de auditoría se basan en un muestra de la información disponible y de que existe un elemento de incertidumbre en el resultado. Confirmar los canales de comunicación. Confirmar la confidencialidad. Confirmar la presencia de guías y observadores y sus roles: Los cuales no deben de influir ni interferir en la realización de la auditoría, dado que no forman parte del Equipo Auditor. Confirmar la clasificación de hallazgos. Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas relacionadas con la auditoría. Circular la Lista de Asistencia (F-AD-02).
6.3.2 Comunicación durante la Auditoría.
El Líder del Equipo Auditor revisa y evalúa periódicamente el progreso de la Auditoría con el Equipo Auditor y en caso de que sea necesario reasignar responsabilidades, dichas reasignaciones se comunican al auditado. Si el proceso de auditoría dura más de un día se puede realizar una Reunión Intermedia, “opcional”. La comunicación hacia el Auditado puede ser a través de Representante de la Dirección o Responsables de las Áreas auditadas en aspectos relacionados al progreso del proceso de auditoría y cualquier inquietud del auditado. Si durante el proceso de Auditoría, las evidencias recopiladas advierten un riesgo inmediato y significativo hacia el medio ambiente, el Líder del Equipo Auditor debe comunicarlo sin demora al Responsable del Área auditada. La comunicación del resultado al auditado únicamente es a nivel de hallazgo.
6.3.3 Recopilación y Verificación de la Información.
El Equipo Auditor puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos para recopilar la información: Entrevista directa con el Personal que realiza la actividad (Interacción Humana), observación de actividades, simulación de la actividad o formar parte de ella, revisión de documentos y registros (Interacción No Humana).
El Equipo Auditor se enfoca en buscar la conformidad de los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental, los de ISO 14001:2004 y Requisitos Legales y Reglamentarios y Otros. Únicamente la información que es verificable constituye la evidencia de la Auditoría.
Durante esta actividad el Equipo Auditor verifica y evalúa la documentación del Sistema de Gestión Ambiental: Procedimientos, Registros (tanto internos como externos) Política Ambiental, Objetivos, Metas y Programas Ambientales contra los criterios de Auditoría. Esta verificación y evaluación puede también llevarse a cabo antes del inicio de la Auditoría (Como se indica en 6.2.1)
La recopilación y verificación de la información la realiza el Equipo Auditor por muestreo, “se recomiendan tres muestras al azar” como mínimo o las que el Equipo Auditor determine, también se puede utilizar la Tabla de Miller como un muestreo estadístico.
El Equipo Auditor verifica la información solicitada por la Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna (F-SGA-25). Procedimientos Documentados o la Norma ISO 14001:2004; al generarse la evidencia de la Auditoría, esta se registra en la Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna (F-SGA-25), en la columna de “Observaciones” anotando un simplemente un “si” u “ok”, cuando se cumple con el requisito.
Si existe evidencia de un posible hallazgo, este se anotara en la columna de “Observaciones”, realizando una breve descripción, mismo que al margen será firmado por el auditado como muestra de conformidad con la evidencia mostrada. Posteriormente se evalúan los hallazgos por el equipo auditor y son clasificados utilizando el formato (F-SGA-26) Hallazgos de Auditoria Interna.
El objetivo del uso de la Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna (F-SGA-25) y del Registro de Hallazgos de Auditoria Interna (F-SGA-26), es permitir comentar
adecuadamente lo encontrado al Auditado y facilitar la redacción del Informe de Auditoría Interna (F-SGA-27).
Una vez concluido el proceso de recopilación y verificación de la información, el Equipo Auditor informa al Responsable del Área verbalmente lo encontrado, solicitándole que se anote en la Lista de Asistencia (F-AD-02), como evidencia de que participó en el proceso como Auditado.
Una vez concluido el proceso de recopilación y verificación de información el Equipo Auditor entrega al Líder del Equipo Auditor la Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna (F-SGA-25) y Hallazgos de Auditoria Interna (F-SGA-26) para su revisión, análisis y aprobación.
6.3.3 Generación de Hallazgos
Cada Auditor del Equipo Auditor presenta al Líder del Equipo Auditor las evidencias encontradas con la finalidad de que sean evaluadas frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de auditoría pueden ser de conformidad (Positivos) o no conformidad
frente a los criterios de auditoría. Las no conformidades pueden ser menores o mayores, Los hallazgos también pueden indicar oportunidades de mejora.
No Conformidades son redactadas por el Líder del Equipo Auditor y el Equipo Auditor en el Reporte de Hallazgos de Auditoría Interna (F-SGA-26) el cual es anexado al Informe de Auditoría Interna (F-SGA-27) como parte integral del mismo,
6.3.4 Conclusiones de la Auditoría.
El Equipo Auditor debe reunirse para revisar los hallazgos y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma, acordar las conclusiones y preparar las recomendaciones y el seguimiento en caso de que se haya incluido en el plan de auditoría, todo esto antes de la reunión de cierre.
Una vez revisada toda la información, el Equipo Auditor puede concluir: La eficacia en la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Ambiental. Si el Sistema de Gestión Ambiental está en cumplimiento con los requisitos de ISO 14001:2004 y la capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la idoneidad, adecuación, eficacia y mejora del SGA. Lo anterior se documenta en el Informe de Auditoría Interna (F-SGA-27).
6.3.5 Realización de la Reunión de Cierre.
La Reunión de Cierre, es conducida por el Líder del Equipo Auditor, pueden asistir: el Director General, Directores y Subdirectores de Área, el Coordinador del SGA, el Equipo Auditor, los Responsables de las áreas o dueños de procesos que fueron auditados y los Responsables de los Programas Ambientales. Los objetivos son; Confirmar el objetivo, alcance y criterios de auditoría, presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría de modo que sean entendidos y aceptados por los auditados, si se considera conveniente establecer el tiempo para que los auditados informen de una fecha para presentar el plan de acciones correctivas y preventivas, dar un tiempo para preguntas y dudas, cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditoría entre Auditores y Auditados debe aclararse y resolverse, de ser posible antes de la reunión de cierre, en caso contrario se registran. Presentar recomendaciones de mejora. Todos los Asistentes deben firmar la Lista de Asistencia (F-AD-02). Dar por cerrado el proceso de auditoría.
6.4 PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA (D)
El Líder del Equipo Auditor tiene la responsabilidad y autoridad de preparar, aprobar y distribuir el Informe de Auditoría Interna (F-SGA-27) en un tiempo no mayor a 5 días hábiles después de la fecha de la Reunión de Cierre.
El Informe de Auditoría Interna (F-SGA-27) es dirigido al Director General ya que es parte de la información de entrada al proceso de Revisión por la Dirección.
La lista de distribución está establecida en el Informe de Auditoría Interna, el Personal que recibe el Informe de Auditoría debe firmarlo como acuse de recibo.
El informe de la auditoría interna es propiedad del ITSX. El Equipo Auditor y todos los receptores del informe, deben respetar y mantener la debida confidencialidad sobre la información contenida en el informe.
El Coordinador (a) del SGA o el Auditor Líder, tienen la responsabilidad y autoridad para mantener todos los registros generados por el proceso de auditoría interna, 1 año el
informe de auditoría, el registro de calificación de auditores es permanente, se actualiza según se incluyan nuevos auditores o se den de baja y un año el resto de los registros, exceptuando el Registro de Hallazgos de Auditoria Interna y la Lista apoyo y Verificación de Auditoría Interna que pueden ser destruidos después de que se elabora el Informe de Auditoría.
6.5 FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA (E)
El Proceso de Auditoría Interna finaliza cuando todas las actividades descritas en el Plan de Auditoría del SGA (F-SGA-24) se han realizado y el Informe de Auditoría Interna (F-SGA-27) se ha aprobado y distribuido de acuerdo al punto anterior.
6.6 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA (F)
Los Responsables de las Áreas o Dueños de los Procesos de las áreas auditadas, se aseguran que se realizan correcciones, y se toman acciones correctivas y preventivas, según sea aplicable, sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas, de acuerdo al Procedimiento de No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva (P-SGA-4.5.3-01).
El Auditor Líder o el Coordinador (a) del Sistema de Gestión Ambiental, coordinan la verificación de la implementación las acciones tomadas y su eficacia e informan los resultados de dicha verificación de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva (P-SGA-4.5.3-01) utilizando el formato F-SGA-39 Resultado de la Revisión de la Eficacia de las Acciones Tomadas y Estado que Guardan.
6.7 MEJORA DEL PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA. (G)
El Equipo Auditor se debe reunir antes de cada ciclo de auditorías con la finalidad de identificar oportunidades de mejora al proceso de auditoría interna. En dicha reunión se comentaran las Lecciones Aprendidas (Positivas y Negativas) del Ciclo Inmediato Anterior de Auditoría Interna. Los resultados de estas reuniones pueden llevar a la implementación de acciones correctivas o preventivas de acuerdo al procedimiento correspondiente.
El Líder del Equipo Auditor evalúa y registra el desempeño del Equipo Auditor al finalizar cada Auditoría utilizando el formato F-SGA-28 Desempeño del Equipo Auditor.
Aleatoriamente el Personal Auditado debe llenar el F-SGA-28 tanto para el Líder del Equipo Auditor y para el Equipo Auditor.
De existir un Líder del Equipo Auditor Interno y Externo la evaluación es entre ellos, de lo contrario el Coordinador (a) del SGA evaluará el desempeño utilizando el formato F-SGA-28.
El Equipo Auditor debe participar al menos en un auditoría interna al año para poder mantener su competencia lo cual se documentará en el Formato F-SGA-30 Bitácora de Realización de Auditorías.
La Competencia del Líder del Equipo Auditor y Equipo Auditor se debe documentar en el formato F-SGA-30 Competencia de Auditores para el SGA.
Como resultado del Análisis de las Evaluaciones y Competencia se deberán tomar acciones de mejora de acuerdo al procedimiento correspondiente.
En caso de cambios en las Normatividades ISO 19011 e ISO 14001 forzosamente deben actualizarse.
7 - REGISTROS
Código Registro
F-SGA-23 Programa de Auditorías Internas del SGA F-SGA-24 Plan de Auditoría del SGA
F-SGA-25 Lista de Apoyo y Verificación de Auditoría Interna F-SGA-26 Hallazgos de Auditoría Interna
F-SGA-27 Informe de Auditoría Interna F-SGA-28 Desempeño del equipo Auditor
F-AD-02 Lista de Asistencia
F-SGA-30 Bitácora Realización de Auditorías
F-SGA-31 Calificación de la Competencia de Auditores para el SGA
F-SGA-39 Resultado de la Revisión de la Eficacia de las Acciones Tomadas y Estado que Guardan
8.- IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
