Universidad de Carabobo
Facultad Experimental de Ciencias y Tecnología
Departamento de Computación
Informe final de pasantía
Diseño y prototipo del sistema de
control de tráfico y aduanas
Jesús Antonio Sarco Giannini
CI: 17.067.201
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Justificación del sistema de control de tráfico y aduanas
El departamento de control de tráfico y aduanas de la compañía lleva todo sus datos por medio de tablas de Excel. El hecho de llevar los datos por hojas de Excel implica como primer problema que ya que muchas personas necesitan ingresar datos a la misma hoja de Excel, el trabajo sea lento porque solo una persona a la vez puede tener acceso al documento. Por otro lado, una hoja de Excel está completamente propensa a ser borrada, tanto intencionalmente por cualquier persona, como de manera accidental, perdiendo así todos los datos que ahí se encuentran. Y por último tener buscar información en inmensas tablas de Excel para tu análisis, tiene una gran dificultad.
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Objetivos
El desarrollo de un diseño y prototipo de sistema de tráfico y aduanas tiene como objetivo principal dar a conocer a la empresa todas las ventajas que tiene una base de datos y una interfaz web para su manejo. Este sistema de información debe ser capaz de llevar todos los datos referentes al transporte de importaciones. El sistema permitirá el registro y control de las importaciones de productos terminados, materias primas, equipos, repuestos, entre otros, desde su despacho en origen hasta la entrega en planta.
Objetivos específicos
– Crear un diseño de base de datos para el manejo de todos los datos que actualmente se manejan por tablas de Excel.
– Crear una vista inicio de usuarios según la información que manejen. El log-in deberá ser el mismo usuario y clave que se usa para el acceso al sistema MAPS de la empresa. Los usuarios se dividen en:
1. Jefe de Tráfico y aduanas. 2. Planificador-comprador. 3. Agente de tráfico y Aduanas.
4. Personal de operaciones cambiarias (Cadivi) 5. Agente aduanal
– El diseño de prototipo de interfaz del sistema debe asemejarse a la página de intranet de la compañía. – El sistema debe tener las siguientes vistas:
1. Ordenes compra en tránsito (es decir, que no han sido entregadas en almacén): Aquí se ingresara todos los datos de tráfico y aduanas manejados por los usuarios según la información que cada uno de ellos maneje.
2. Reportes. Esta vista contará con los reportes pertinentes a cada usuario. 3. Configuración. El administrador podrá hacer cambios en la base de datos.
– En el diseño de la base de datos, cada tabla debe tener auditoria: usuario que hizo alguna modificación de la base de datos, fecha y hora.
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Objetivos logrados
– Diseño de inicio de usuarios según la información que manejen: se creó también la opción de cierre de sesión automática por inactividad.
– Interfaz de sistema semejante a intranet de la compañía. – Creación de las vistas para el usuario.
– Diseño de prototipo de base de datos. – Diseño de auditoría de base de datos.
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Resumen de actividades
Durante las primeras semanas en la compañía se realizo toda la inducción necesaria para el entendimiento de la compañía y del proyecto que se realizaría.
Luego de las inducciones, se hicieron entrevistas con representantes de cada uno de los módulos de trabajo (jefe de aduana, planificador comprador, agente aduanal, operaciones cambiarias, agente de tráfico y aduana) para saber que necesitan cada uno de ellos y desarrollar un sistema a la medida de las necesidades de sus usuarios.
Diseño de base de datos
Analizando las entrevistas a los trabajadores y los documentos de Excel que se manejan en el departamento, se diseño una base de datos que contempla todos los datos necesarios para registrarse en el sistema. Se uso el diagrama de entidad relación aprendido en la catedra “base de datos” para graficar el prototipo de base de datos. De manera simplificada, el diagrama ER quedó de la siguiente forma:
6 Prototipo de interfaz
Para el desarrollo del prototipo de interfaz, la compañía pidió que se realizara en entorno web para intranet, usando los lenguajes de desarrollo web PHP, java script y HTML. Para el desarrollo de la interfaz, también se contó con el uso de la herramienta javascript “Jquery UI”.
En la primera parte del desarrollo de la aplicación se realizó la página de inicio de sesión de los usuarios, tomando ejemplos encontrados en la web y la implementación de un código en PHP que fue facilitado por un compañero que verifica el usuario y contraseña de acceso al sistema “MAPS” de la empresa. Si la persona está inscrita en el sistema de control de tráfico y aduanas y además su usuario y contraseña coinciden con las del sistema “MAPS” entonces tendrá acceso al nuevo sistema.
Arriba, interfaz de acceso de los usuarios al sistema
Arriba, home page del sistema.
La primera fase del proceso de tráfico empieza cuando se crea la orden de compra. Las órdenes de compra se crean por lo general de forma automatizada desde un sistema, entre los datos de la orden de
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compra se encuentra el número de orden de compra y los detalles de cada orden de compra como: descripción del ítem, proveedor, comprador, precio, unidad de medida, etc.
Cuando llega una orden de compra nueva a la base de datos se actualiza un iframe en la interfaz de trabajo del usuario, indicando que tiene una orden de compra para procesar.
Arriba, iframe que indica si hay una nueva orden de compra para procesar por el usuario
El primero en recibir la información es el planificador-comprador, quien llena los primeros datos. Una vez que el planificador comprador envía la información que suministró de la orden de compra entonces esta pasa a la siguiente fase que le corresponde al agente de tráfico y aduana, luego a operaciones cambiarias y por último a los agentes aduanales. Los formularios cuentan con validaciones acerca de los datos que se introducen, en el caso de que la información que corresponde es únicamente numérica entonces solo permite ingresar números al campo. También cuenta con la librería Datepicker de Jquery UI que sirve para tomar una fecha por medio de un calendario y no por medio del teclado. Esto valida el formato de fecha que se debería enviar a la base de datos.
Arriba, ejemplo de uno de los formularios utilizados
Para el formulario del agente de aduana y tráfico se tiene la opción de indicar la cantidad de unidades exentas de iva y las unidades no exentas de certificado no producción nacional. El certificado de no producción nacional (CNPN) es un instrumento requerido para la realización de trámites ante CADIVI
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o SENIAT, relativo a la obtención de divisas o exoneración de impuestos de importación (Aranceles o IVA según el caso), para los productos o tipos de productos señalados en los respectivos basamentos legales que rigen la materia correspondiente. Por tratarse de una empresa farmacéutica, la misma puede hacer uso de certificados de no producción nacional.
Entre las características a destacar de cada uno de estos formularios es que para enviar la información, no se necesita recargar la página, sino que el sistema, por medio de librerías de java, envía la información con solo presionar el botón “submit”, sin recargar la página. Además, en caso de que la información no esté completa y no se quiera aun enviar al siguiente grupo de trabajo, se puede guardar presionando el botón “save” y luego, cuando se complete la información, presionar “submit”. Por otro lado, puede suceder que la persona que envió la información haya colocador algún dato incorrecto, de ser así, es necesario devolver la información y explicar por qué fue devuelta. El sistema cuenta con un botón llamado “reject” que se usa para rechazar los datos recibidos. Al presionar este botón aparece un cuadro de texto donde se debe explicar por qué fue devuelta la información. Cuando la información fue devuelta, aparece el numero de orden de compra nuevamente en el iframe pero esta vez de color rojo y como encabezado al acceder a la información, aparece el por qué fue devuelto y quien la devolvió para corregirlo que este esté malo.
Para ver todas las órdenes de compra que aun no han sido entregadas en la barra de opciones esta la opción “Orders not delivered”. En la tabla de órdenes no entregadas se puede ver el numero de orden de compra, la fecha que se realizo la compra, el proveedor y el tracking, esto es, a quien le corresponde actualmente la orden de comprar (Planificador, agente aduanal, cadivi, etc.)
Arriba, vista de las órdenes no entregadas.
Cuando finaliza la carga de datos de las órdenes de compra y llega la mercancía al almacén entonces solo queda tener reportes acerca de esos datos guardados. Para los reportes se usó una librería de javascript que se llama “DataTables”, esta es una herramienta altamente flexible que sirve para paginar información de tablas, filtrar, esconder o mostrar las columnas necesarias, etc.
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Cada uno de los agentes aduanales genera un reporte de la agencia de aduanas especifico para los envíos de la empresa de Courier a la que trabaja (DHL, Kuehne Nagel, Condorde, etc), mientras que todos los agentes de aduana y trafico generan todos el mismo reporte.
Por último, también se necesitó la vista de mantenimiento a la base de datos. Para esto, se crearon vistas para el mantenimiento de algunas tablas que necesitan mantenimiento. Esto lo manejará el jefe de tráfico y aduana.
Arriba, vista de mantenimiento de la base de datos
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Conclusiones
Para concluir, puedo decir que la experiencia laboral de pasantías me hizo entender el valor de mi trabajo como profesional y de mi carrera universitaria.
Lo primero que aprendí fue acerca del departamento al que se le realizó el sistema que fue el departamento de compras e importaciones, ya que antes de empezar mis pasantías no sabía nada acerca de todo lo que implica importar productos para una empresa.
También aprendí lo que es estar en un departamento de computación donde todos y cada uno están involucrados de manera colectiva con el desarrollo de la empresa. Para mi trabajo, conté con la ayuda de mis compañeros para entender rápidamente cómo es el desarrollo de sistemas en la empresa así como el apoyo estratégico.
El diseño de sistema creado debería ser principalmente capaz de reemplazar todo el registro que se lleva en tablas de Excel en una base de datos, debido a las ventajas que proporciona una base de datos, además de la comodidad que ofrece la interfaz web para los usuarios del sistema. Con la realización del sistema pude reforzar mis conocimientos acerca de HTML y Javascript así como tuve la necesidad de aprender nuevas herramientas de programación de javascript que nunca había usado como Jquery y datatables.
Una de las grandes ventajas que puede tener el manejo del sistema de control de tráfico y aduanas, es que el mismo puede ser capaz de gestionar los certificados de no producción nacional (CNPN) de manera controlada. El certificado de no producción nacional es proporcionado semestralmente por lo que también se necesitara una vista para actualizar estos datos.
Por último, aprendí la complejidad del desarrollo de un diseño y prototipo de sistema, y que en todo trabajo se presentan dificultades pero que estamos preparados para resolverlas, además de que todo los que nos proponemos, si trabajamos con entusiasmo, podemos hacerlo.
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Recomendaciones
1. Mi primera recomendación es materializar este diseño y prototipo con un sistema real. 2. También recomiendo, ya creado el sistema y en funcionamiento, aprovechar el mismo
para complementar el área de almacén de la empresa, creando avisos visuales a sus trabajadores acerca de la llegada de mercancía a almacén y prevenir a los trabajadores de almacén para que tengan el espacio correspondiente a la mercancía que está por llegar.
