MANUAL DEL EXPOSITOR
Feria Internacional de Alimentos, Bebidas, Maquinarias, Equipos, Insumos, Envases, Servicios, Restaurantes y Gastronomía
Lima, 15 al 17 de Octubre de 2013
I. LUGAR
Centro de Exposiciones Jockey
Av. Javier Prado Este cruce con carretera Panamericana Sur S/N, Santiago de Surco
II. OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
- Proveer gafetes/credenciales distintivos para facilitar la identificación de los expositores y personal de apoyo.
- Apoyar a los expositores en las situaciones que así lo requieran.
- Proveer información oportuna.
- Otorgar tarjetas de invitación para visitar la Feria para sus principales clientes. Son 12, 20, 25 ó 50 de acuerdo el metraje de su stand o isla.
- Servicio de seguridad las 24 horas del día durante el montaje, desmontaje y feria.
- Publicación de la información del Expositor en el Directorio de Expositores de acuerdo a la información recibida en “Información para el Directorio” consignada en el Contrato de Participación, en los plazos establecidos.
- Servicio diario de limpieza en el recinto ferial (no incluye área de stand).
III. OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR
- Cumplir con las responsabilidades y compromisos asumidos en el Contrato, Reglamento y Manual del Expositor.
- Atender las indicaciones del Comité Organizador de manera puntual.
- Disponer del personal que atienda permanentemente el stand durante las horas de Feria.
- Acudir al personal de staff responsable de feria para resolver cualquier situación.
- Asignar a una persona responsable de coordinar con el Organizador el diseño, instalación, montaje, atención y desmontaje del espacio contratado. La cual deberá figurar en la Ficha Logística.
- Asistir puntualmente a sus citas agendadas en el software de Rueda de Negocios.
IV. PROHIBICIONES
- El ingreso de personas que vistan ropa deportiva y/o cualquier tipo de vestimenta inapropiada.
- No se admite el ingreso de personas menores de 18 años al recinto ferial (incluidos niños e infantes).
- Estacionar vehículos de forma permanente en el área de carga/descarga de mercancía.
- El ingreso o retiro de mercancía de la feria por la puerta principal. Sólo se podrá utilizar las puertas destinadas para carga y descarga.
- Ingreso de material de manejo peligroso (fuegos artificiales, substancias nocivas, inflamables, explosivos, entre otros).
- El ingreso de animales vivos.
- El ingreso de equipo pesado a su stand sin autorización de la Organización.
- Construcción de stands con más de un piso.
- Excederse de la carga eléctrica asignada por el Organizador o contratada de manera suplementaria.
- Afectar a terceros con audio y/o video sin modular; de presentarse el caso se solicitará se desconecte el equipo.
- La exposición de precios en carteles o rótulos del módulo. Los artículos de exposición deberán permanecer en el módulo durante todo el periodo de feria.
- La venta total o parcial de las muestras de exhibición fuera de la fecha y horario establecido por la organización; al igual que la venta de boletos de rifa, lotería, sorteo o cualquier forma de colecta aun cuando esta sea con fines benéficos.
- El expositor que desee realizar rifas, sorteos, lotería, cocteles, recepciones, agasajos, entre otras actividades sociales dentro del Stand, deberá informarlo a la organización mediante correo electrónico a su ejecutivo de ventas, con plazo máximo la última semana de Setiembre, posterior a esta fecha no se recibirá ni autorizará actividad alguna.
- Hacer cualquier tipo de actividad social, como cócteles, recepciones, agasajos u otros, en las instalaciones donde se realiza la feria durante los días de montaje, feria y desmontaje, sin contar con autorización de la Organización.
- En caso la empresa desee realizar desayunos, brunch, almuerzos, cocteles u otros, haciendo uso del espacio social del recinto ferial, deberá solicitar la cotización formal a la organización y solicitar dicho servicio como máximo la última semana de Agosto.
- Enviar invitaciones a actividades sociales para eventos en el marco del desarrollo de la feria sin la autorización de la Organización.
- La permanencia de maquinarias, equipos u otros fuera de fecha de desmontaje sin excepción alguna para expositores nacionales, internacionales y aquellos bajo internamiento temporal.
V. PENALIDADES
- Pago de S/.1,495.00 Inc. IGV (por cada una)
Por noche o fracción en el caso de permanecer en los stands y/o dejar luces encendidas después del horario permitido durante los días de montaje (08:00 a 18:00 horas) y exhibición (07:00 a 20:00 horas).
Por noche o fracción en el caso de exceder el horario de montaje y/o desmontaje. El cobro será realizado a la empresa expositora.
Por exceder la carga asignada al stand por el Organizador o contratada de manera suplementaria
Por exhibir o promocionar productos que no sean los directamente fabricados o representados por su empresa, o que no se ajusten al sector comercial de la manifestación.
Por no realizar el desmontaje, retirar los equipos y mercancías en la fecha establecida según cronograma. El concepto incluye flete y custodia por 5 días útiles luego de terminada la feria;
pasado ese plazo las mercancías y/o equipos serán desechados.
Por hacer propaganda fuera del área de su módulo o de la zona prevista para este fin.
Por vender las muestras de sus productos en exhibición; boletos de rifa, lotería, sorteo o cualquier forma de colecta aun cuando esta sea con fines benéficos.
Por infringir una o varias restricciones señaladas en el punto VII c. La Organización tendrá la facultad de detener el trabajo de instalación de cualquier empresa expositora y/o proveedora que haga caso omiso a estas restricciones.
- Pago de S/.600.00 Inc. IGV (por cada una)
Por usar clavos, pinturas, soldaduras, pegamentos, chinches y grapas sobre los paneles de stands. Favor considerar cinta de doble contacto.
Por colocar mercadería, material de decoración, mostradores, letreros, fuera del espacio asignado o bloquear pasillos del recinto ferial.
Queda terminantemente prohibido el uso de cables mellizos y llaves de cuchilla en cualquier tipo de instalación eléctrica. Se utilizarán tan sólo cables vulcanizados de doble chaqueta en toda instalación eléctrica a realizarse y accesorios eléctricos adecuados a las normas de seguridad (Código Nacional Eléctrico). De emplear cables TW, estos deberán estar debidamente entubados.
Las paredes posteriores de las ISLAS, deberán ser cubiertas con material llano y de color blanco a fin de no irrumpir con el diseño de sus vecinos.
Se notificará por escrito al expositor de haber incurrido en alguna de las penalidades.
VI.
CRONOGRAMA FECHAS IMPORTANTESFECHA PREVIO A FERIA
Lunes 15/abril Inicio de Inscripciones para la Rueda de Negocios (1) Lunes 15/julio Cierre de ventas: Stands
Martes 23/julio Cierre de ventas: Exhibición , Publicidad en Directorio y Charlas técnicas Viernes 23/agosto Cierre de Inscripciones para la Rueda de Negocios
Miércoles 21/agosto Fecha límite para enviar la Ficha Logística completa Viernes 23/ Agosto Fecha límite para inscripción al Concurso de Innovación Viernes 23/ Agosto Cierre de ventas: Product Placement
miércoles 28/ Agosto
Fecha límite para confirmación de actividades en espacio social del recinto ferial así como información de actividades sociales en el Stand (rifas, cocteles, sorteos, etc.)
Viernes 13/setiembre
Cierre de ventas: Suplemento El Comercio, Publicidad en la WEB EA y Publicidad en la Feria
Lunes 02/setiembre Inicio de agendamiento de citas en el software de Rueda de Negocios(1) miércoles 02/octubre Cierre de agendamiento de citas en el software de Rueda de Negocios
LUNES 14/OCTUBRE PROHIBIDO MONTAJE
FECHA HORARIO PREVIO A FERIA
Lunes 23 - viernes 27/setiembre 09.00 - 12:30 horas Recojo de tarjetas de montaje e invitaciones en oficinas ADEX Jueves 10 - domingo 13/octubre 08:00 - 18:00 horas
Montaje, instalación y decoración de stands con área mayor o igual a los 18m2 (2)
Sábado 12 – domingo 13/octubre 08:00 - 18:00 horas
Montaje, instalación y decoración de stands con área menor o igual a los 12m2 (2)
Lunes 14/octubre 14:00 - 18:00 horas Ingreso de perecibles (prohibido en montaje)
Domingo 13 - Lunes 14/octubre 08:00 -- 18:00 horas
Registro en sede
FECHA HORARIO FERIA
Martes 15,miércoles 16 y jueves 17/octubre
07:00 - 09:00 horas Ingreso/reposición de perecibles y abastecimiento de mercancías 08:00 -18:30 horas Registro en sede
10:00 - 19:00 horas Atención de Feria al público; cafetería y Patio de Comida 19:00 - 20:00 horas Cierre de stands (3)
Martes 15 y miércoles 16 08:30 - 13:00 horas Convenciones
FECHA HORARIO HORARIOS PARA CADA DIA DE FERIA 1ER. DIA DE FERIA
Martes 15/octubre 12:00 horas Inauguración Oficial - Corte de Cinta 14:00 – 18:00 horas Rueda de Negocios
2DO. DIA DE FERIA
Miércoles 16/octubre 10:00 – 18:00 horas Rueda de Negocios
3ER. DIA DE FERIA
Jueves 17/octubre 10:00 – 15:00 horas Rueda de Negocios
FECHA HORARIO POST FERIA
Viernes 18 y sábado 19/octubre 08:00 - 18:00 horas Desmontaje y retiro de mercadería (4) (1) sólo participan empresas expositoras en Expoalimentaria.
(2) se agradecerá tomar las precauciones necesarias para cumplir con los horarios de montaje y evitar penalidades (3) No olvidar apagar las luces de sus stands o islas, así como de la limpieza de las mismas
(4) el expositor o empresa proveedora deberá dejar el stand en iguales condiciones a como se le entregó
VII. SOBRE SU STAND / ISLA
a. Características y especificaciones
ISLA - SIN DECORAR STAND - PRE DECORADO
Dimensiones
20m
2:4x5
6m2: 3x2 (2.93 x 1.95 en el interior) 9m
2:3x3 (2.93 x 2.93 en el interior) 25m
2:5x5
48m
2:6x8
50m2 : 10x5 * sin tapizón Piso
Tapizón acanalado de alto tránsito color gris para todos los stands e islas menos para las de islas de 50m2 del sector E, las
mismas que no cuentan con tapizón.
Paneles Divisorios No
Sistema octanorm, perfiles de aluminio con paneles aglomerados,
acabado melamínico color blanco y/o planchas de Sintra en color
blanco.
Altura: 2.48 metros
Altura Máxima Decoración
Stands de 6m2 y 9m2 3 metros
Islas
hangares: central* , izquierdo y derecho
*(sólo islas centrales)
5 metros (*)
Islas laterales
Hangar central 4 Metros (*)
Frisos No
En nordex, pintados al duco, con el nombre del expositor y n° de stand
en vinyl adhesivo
Mobiliario No
1 mesa circular (0.80 cm diámetro) 2 sillas
1 basurero pequeño Energía
2000 watts 400 watts
En caso de requerir energía adicional, favor indicarlo en la Ficha Logística hasta el 21 de agosto de 2013, fecha límite Iluminación y
Corriente Punto de energía 3 braquetes con focos de 60 watts 1 tomacorriente triple cromado.
Internet Disponible; a ser contratado por cuenta y riesgo del expositor
(*) Revisar anexo del plano ferial donde se indican los metrajes de altura que puede realizar por zona, no aplicable a stands de 06 y 09 metros.
b. Identificación del Expositor
- Los nombres de las empresas en los stands serán colocados por el Organizador en un friso de manera uniforme. En caso de no requerir friso, favor indicarlo en la Ficha Logística antes del miércoles 21 de agosto de 2013.
c. Decoración de stands – IMPORTANTE
- El expositor deberá respetar las medidas específicas de su stand, no pudiendo exceder los límites de las paredes o demarcaciones pre-establecidas.
- Los stands sólo deberán contar con un nivel o piso.
- Recuerde utilizar una decoración NO mayor a 3 metros en los stands (6 y 9 m2) y hasta 5 metros en islas (20m2 en adelante) según especificaciones en el punto VII a.
- Si el expositor desea instalar por sus medios el friso, debe tener en cuenta las medidas regulares:
2.93 de largo x 0.21 de alto.
- Es importante mantener en todo momento las áreas de tránsito (pasillos) libres y evitar obstruir las vías de evacuación.
- Queda terminantemente prohibido el uso de cables mellizos y llaves de cuchilla en cualquier tipo de instalación eléctrica. Se utilizarán tan sólo cables vulcanizados de doble chaqueta en toda instalación eléctrica a realizarse y accesorios eléctricos adecuados a las normas de seguridad (Código Nacional Eléctrico). De emplear cables TW, estos deberán estar debidamente entubados.
- Las instalaciones de luz deberán ser independientes a las de los tomacorrientes; de ser necesario instalar una llave termomagnética que sirva de control, a cuenta del expositor, se recomienda emplear los servicios del proveedor oficial de estructuras de la feria.
- Está terminantemente prohibido el uso de clavos, pinturas, soldaduras, pegamentos, chinches y grapas sobre los paneles y/o estructuras de aluminio de los stands.
- Asimismo no se permitirá cortar el tapizón y, en general, deteriorar los elementos constitutivos de dichos stands. Para efectos de colgar objetos se recomienda emplear ganchos adheribles a los paneles y cinta de doble contacto.
- Se prohíbe perforar, romper, pintar o picar la losa de cemento existente. En caso la decoración exija un soporte, se recomienda colocar un tabladillo de madera o colocar sobre la losa de cemento varias capas (mangas) de plástico con cartones sobre el cual se pueda hacer un falso piso de cemento que pueda servir de base a la instalación. Una vez terminado el evento el expositor deberá retirar el falso piso o tabladillo.
- Queda terminantemente prohibido el uso de poli seda, yute, tela denominada piel de ángel y demás materiales similares, para el techado y/o delimitación de las áreas de exhibición.
- Al término de la exhibición, la empresa expositora-decoradora tiene la obligación de retirar los vinilos autoadhesivos que instalaron en los paneles de melamine blanco dentro de su stand pre- decorado.
- En caso de elegir de dos a más stands juntos que pertenezcan a un bloque, el retiro de los paneles divisorios será informado en la Ficha Logística, además de remitir el diseño del espacio al correo indicado en este formato.
- Las paredes posteriores de las ISLAS, deberán ser cubiertas con material llano y de color blanco a fin de no irrumpir con el diseño de sus vecinos.
- En el caso que la estructura básica de los stands se vea afectada por temas de requerimiento de los expositores (omisión del friso), la organización asegurará la estabilidad de los paneles pudiendo afectar el diseño del stand (estéticamente).
- Queda terminantemente prohibido el uso de Drywall
d. Requerimientos Especiales
- El Expositor podrá solicitar al Organizador información sobre servicios complementarios como:
mobiliario, equipo audiovisual, entre otros. Igualmente, podrá acceder a la información de los proveedores oficiales de la feria a través de la página web – sección proveedores.
- Los servicios requeridos, negociaciones y pagos deberán realizarse directamente entre el Expositor y el proveedor.
- Los organizadores representan sólo un nexo informativo.
VIII. SOBRE LA FERIA
a. Ingreso a la sede
- El ingreso de los autos, camiones u otros vehículos se debe realizar por la puerta Nr. 1 de la Centro de Exposiciones Jockey, Av. Javier Prado, Santiago de Surco los días de montaje y desmontaje; el ingreso en los días de feria será por la puerta N°4 en Av. El Derby, Santiago de Surco. Es imprescindible portar el Documento de Identidad (DNI) y la tarjeta de montaje y desmontaje.
- El horario de ingreso de vehículos los días de montaje y desmontaje será de 08:00 hasta las 18:00 horas. Durante los días de feria será de 09:00 hasta las 19:00 horas.
- El acceso con vehículos al interior del recinto ferial los días de montaje y desmontaje se realizará exclusivamente para efectuar la carga y descarga de los materiales.
- Los días de feria los vehículos tendrán acceso al estacionamiento interno asimismo se informa que el Centro de Exposiciones Jockey hace un cobro por el estacionamiento vehicular.
- En ningún caso el Organizador se hará responsable de los daños o la pérdida total o parcial que puedan sufrir los citados vehículos.
- La descarga de los materiales, equipos y otros se realizará por el área de descarga N° 4 (ver plano).
b. Ingreso de Material
- Sólo se admitirá el ingreso de material del Expositor si éste viene acompañado de su Guía de Remisión en duplicado, cuya copia deberá ser entregada al responsable de seguridad situado en la puerta de proveedores.
- La relación detallada de la guía será verificada, registrada y firmada por el personal de seguridad y representante de la empresa al momento del ingreso en una “Nota de Ingreso”. (formato entregado por la organización)
- No se permitirá el ingreso de material considerado peligroso.
- El expositor y/o proveedor deberá solicitar el original de la nota de ingreso con las firmas respectivas para poder presentarlo al momento del desmontaje y salida de mercancías.
- La organización no se hace responsable por los equipos y demás no registrados en la Nota de Ingreso.
c. Montaje
Metraje Stand Fechas de Montaje
Mayor o igual a 18m2 Del jueves 10 al Domingo 13 de octubre Menor o igual a 12m2 Del Sábado 12 al Domingo 13 de octubre
- Todas las personas que ingresen para el montaje de stand, deberán presentar obligatoriamente su DNI, y su tarjeta de montaje y desmontaje, la cual deberá ser portada durante el tiempo que permanezcan dentro del recinto ferial.
- Persona que no presente su DNI, no podrá ingresar al recinto ferial.
d. Horario de Montaje
- El horario oficial de montaje es de 08:00 a 18:00 horas durante los 4 días (10, 11, 12 y 13 de Octubre). Rogamos tomar las medidas preventivas del caso.
- Sólo se dará 10 minutos de tolerancia para retirarse del recinto ferial, ya que a las 19:10 horas en punto se procederá a hacer el corte de energía.
- Se cobrará una penalidad de S/. 1,495.00 Inc. IGV por noche o fracción excedida (un mil cuatrocientos noventa y cinco 00/100 nuevos soles incluido Impuestos), a la empresa expositora, en caso de exceder el horario de montaje y desmontaje.
La comunicación de esta información a la empresa proveedora oficial de la feria es de carácter obligatorio y responsabilidad de la empresa expositora.
e. Proveedores
- Sólo se admitirá el ingreso de proveedores que porten su documento de identidad (DNI) vigente y la tarjeta de montaje y desmontaje; las cuales serán entregadas al expositor según el cronograma establecido
- Se solicita a los expositores el manejo adecuado de las tarjeta/credenciales por medidas de seguridad.
f. Internamiento Temporal
- El ingreso de equipos, maquinarias o muestras en la Exhibición, deberá contactarse con el Agente de Aduanas / Carga Oficial de la feria recomendado por el Organizador que será publicado en la web – sección proveedores.
- Es obligación del Expositor cumplir con la legislación aduanera vigente.
- La feria Expoalimentaria, como recinto de exposición, es considerada zona primaria para efectos del control aduanero. Sírvase comunicarse con su ejecutivo de ventas para que pueda brindarle el código correspondiente.
- El expositor deberá asegurarse de coordinar con el agente de aduana el ingreso de la maquinaria u otra mercancía, al recinto ferial en las fechas indicadas como montaje; y su salida en las fechas indicadas como desmontaje (por favor tomar nota que las fechas de desmontaje son Viernes y Sábado y las penalidades establecidas en caso no se cumpla en cronograma).
g. Seguridad
- El servicio de seguridad se brindará las 24 horas del día durante el montaje, desmontaje y feria;
sin embargo, el Organizador NO se hace responsable por cualquier pérdida o daño ocurrido en cualquiera de las áreas durante las horas de exhibición, montaje y desmontaje.
- El Expositor podrá contratar el servicio de seguridad individual de su stand sólo con el proveedor oficial de la Feria; que será publicado en la web – sección proveedores. Asimismo, contratar como medida de precaución una póliza de seguro de su conveniencia.
- Por razones de seguridad, se prohíbe la exposición de artículos que pudieran perjudicar el desarrollo de la Exhibición, tales como fuegos artificiales, sustancias nocivas, inflamables o explosivos, entre otros.
- Es responsabilidad del expositor la custodia de piezas y/o equipos menores tales como control remotos, mouse, etc.
A continuación nos permitimos sugerir algunas precauciones de seguridad que el Expositor debe tener en cuenta:
o No indicar el contenido de las cajas. Aquellas cajas que muestran o indican que tienen una TV, VTR o computadora son más vulnerables que aquellas que no lo indican.
o Para asegurar el retorno de todos los materiales de empaque, identifique sus cajas con una marca, el logotipo de su Empresa, o bien pinte las cajas de un color brillante. No almacene artículos de valor dentro de las cajas vacías, ya que no serán almacenadas en lugar seguro.
o Se debe obtener una autorización del Responsable de Seguridad para retirar cualquier material y/o equipo en la Feria durante la finalización de cada día de exposición.
o Esta autorización deberá entregarse al efectivo de seguridad antes de retirar el material.
o Todo el personal encargado del montaje y desmontaje debe contar portar en todo momento la credencial proporcionada por la organización.
o El personal del stand contratado deberá portar la credencial del expositor. No estará permitida la entrada con la tarjeta de montaje durante los días de Feria.
h. Energía incluida y energía extra
Metraje Carga Asignada
Stands de 6 y 9 m2 400 watts o 0.4 KW Islas de 20, 25 y 48 m2 2000 watts o 2 KW
- En el cuadro arriba el detalle de la carga incluida para cada stand o isla según su metraje, siempre en 220 voltios.
- Los equipos NO deben exceder dicha carga, a menos que solicite carga adicional por medio de la “Ficha Logística” a un costo suplementario.
- El Costo de la carga adicional de electricidad será asumida por el Expositor y deberá de ser cancelada en su totalidad como sigue:
o S/.160.00 Inc. IGV por KW o fracción adicional solicitado hasta el 2 de Agosto del 2013.
o S/. 320.00 Inc. IGV por KW o fracción adicional solicitado de 03 al 21 de Agosto del 2013.
o En caso requiera un voltaje diferente a los 220 voltios, se cotizará de acuerdo al voltaje y cantidad de KW requeridos; para ello, sírvase comunicarse con su ejecutivo de ventas.
- Se proveerá energía desde el 14 de Octubre desde las 2:00 pm hasta el 18 se Octubre hasta las 6:00 pm, en el horario de 08:00 – 18:00 horas
- Solicitamos tomar las medidas preventivas respecto a la carga, ya que NO se podrá exceder de la energía solicitada pues el cable que se le asignará sólo abastecerá la carga contratada. De encontrar variaciones entre la carga contratada y lo medido en el stand, se aplicará una multa de S/. 1495.00 Inc. IGV por cada KW o fracción.
i. Limpieza
- La limpieza general del recinto ferial estará a cargo del Organizador (zonas públicas o comunes, corredores, pasillos, servicios higiénicos, entre otros).
- El Expositor es responsable de la limpieza de su módulo o área, para lo cual deberá contar con los elementos necesarios o podrá contratar los servicios del proveedor oficial de la feria, cuyos datos serán publicados en la web de Expoalimentaria - sección proveedores.
j. Atención del modulo
- El Expositor está obligado a abrir su módulo, todos los días, una hora antes de la atención al público, es decir a las 09:00 horas, y contar, permanentemente, con personal para atender al público hasta la hora del cierre: 19:00 horas.
k. Artículos de Exposición
- No está permitida la exposición de precios en carteles o rótulos del módulo. Los artículos de exposición deben permanecer en el módulo durante todo el periodo de la Feria
l. Actividades Publicitarias
- La distribución de folletos y material publicitario queda limitada al interior del módulo o área alquilada y no está permitida en ningún otro lugar (pasillos o atracciones) de la Feria.
- Está permitido el uso de medios ópticos y portátiles (dentro de su área), siempre y cuando no molesten a Expositores situados en las inmediaciones o impidan la atención a visitantes por el uso inadecuado de sistemas de megafonía.
- No está permitido el tránsito de anfitrionas en los pasillos ni en las actividades complementarias de la Feria (salvo dirigirse a los servicios higiénicos). Las anfitrionas deben permanecer en su stand durante todo el periodo de la Feria.
- Auspiciadores de los Salones de Feria (Café, Cacao, Gastronómico, Pisco, Granos Andinos, Productos Marinos) La participación de las empresas expositoras, como auspiciadores de los diferentes salones, está considerado como actividad publicitaria. Aquella empresa que desee participar deberá brindar cierta cantidad de su producto para elaborar las degustaciones durante
los días de feria. La empresa deberá acogerse al programa elaborado previamente para el Salón.
Beneficios:
o Exposición de marca.
o Exposición de producto.
o Muestreo de producto
m. Desmontaje de Instalaciones y Retiro de Mercancía
- Para el desmontaje, el Expositor deberá presentar la Nota de Ingreso en original con la firma del personal de seguridad, previa verificación donde el Expositor haya cumplido con todos los compromisos de pago y los requisitos establecidos en el Contrato de Participación, Reglamento y Manual, así como en el pago de eventuales daños causados a las instalaciones del recinto ferial. Se recomienda conservar el lugar seguro su Nota de ingreso, ya que será el único documento con el cual podrá retirar su mercadería de la Feria.
- Está prohibido retirar objetos de exposición o desmontar los stands antes del inicio del desmontaje viernes 18 de octubre a las 08:00 horas. Cierre de la Feria: jueves 17 de octubre a las 19:00 horas.
- El expositor deberá tener personal en el módulo hasta haber desalojado totalmente la mercadería y/o equipos.
- El Organizador tendrá la libertad para trasladar, por cuenta y riesgo del Expositor, los materiales de decoración y la mercadería que no hayan sido retiradas dentro del periodo de desmontaje.
Todos los gastos y riesgos ocasionados por estos trabajos serán a cargo del Expositor.
- El módulo deberá ser dejado en el mismo estado en que fue recibido, libre de materiales y escombros.
IX. ENTREGA DE CREDENCIALES, TARJETAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE E INVITACIONES
a. Credenciales de Expositores
- El expositor deberá completar el formulario virtual “Registro de Expositores” con todos los datos solicitados. Su ejecutivo le brindará el cronograma de registro.
- Según las dimensiones de su stand, su empresa recibirá:
Metraje Número Credenciales
Hasta 9m2 4
Hasta 20m2 8
Hasta 25m2 10
De 48 m2 20
- Éstas credenciales serán destinadas a los directivos, ejecutivos y empleados de la empresa expositora que atenderán su stand durante los días de Feria.
- Entrega de Credenciales en Sede:
Se realizará en el área de Registro en sede: Centro de Exposiciones Jockey, a partir del domingo 13 de octubre de 2013 en horario de 09:00 a 18:00 horas.
Se sugiere recoger sus credenciales días previos a la feria.
Válido tanto para Expositores nacionales como internacionales.
b. Tarjetas de Montaje / Desmontaje
- Estas tarjetas deberán ser destinadas a todo el personal involucrado en el montaje y/o desmontaje de su stand, y serán válidas únicamente durante los días:
o Montaje: 10 al 13 de octubre 2013.
o Desmontaje: 18 y 19 de octubre de 2013.
o Se entregarán 5 tarjetas de montaje y desmontaje por empresa.
- Entrega de Tarjetas en Montaje / Desmontaje
Se realizará en la oficina de ADEX: Av. Javier Prado 2875, San Borja; a partir del lunes 23 hasta el viernes 27 de setiembre de 2013 en horario de 09:00 a 12:30 horas.
c. Invitaciones
- Serán entregadas a los expositores, como cortesía, para que sean distribuidas a sus clientes potenciales o futuros para ser usadas únicamente durante los días de Feria.
- Según las dimensiones de su stand, su empresa recibirá:
Metraje
Número Invitaciones Feria
Número Invitaciones Cóctel Inauguración
Hasta 9m2 10 1
Hasta 20m2 20 2
Hasta 25m2 25 2
De 48m2 50 3
- Entrega de Invitaciones
Se realizará en la oficina de ADEX: Av. Javier Prado 2875, San Borja; a partir del lunes 23 hasta el viernes 27 de setiembre de 2013 en horario de 09:00 a 12:30 horas.
X. DIRECTORIO DE EXPOSITORES
- Todas las empresas Expositoras participan en el Directorio de Expositores de EXPOALIMENTARIA 2013, el cual contiene una relación de datos generales de contacto, sector, productos y Nº de stand. Así como, el plano ferial e información útil para los visitantes.
- El Directorio de Expositores estará editado en español e inglés y tendrá un tiraje de 15,000 ejemplares.
Importante: La información consignada en “Datos para el Directorio” consignados en el
“Contrato de Participación”, será la utilizada en el Directorio de Expositores. Fecha límite de recepción: lunes 15 de julio del 2013.
XI. CHARLAS TÉCNICAS Y PRESENTACIONES
- A nuestros expositores se les otorgará la posibilidad de reservar la “Sala de Conferencias Técnico Comerciales” para la presentación de un tema específico comercial o técnico relacionado a su empresa o del sector al que pertenece, con el fin de invitar a los asistentes de la Feria y utilizarlo como medio de promoción.
- Los bloques serán estrictos de 35 minutos (se considera además 10 minutos de receso entre cada charla).
- Para confirmar la reserva deberá hacer el depósito por el monto por bloque señalado en el
“Contrato de Participación” a las cuentas de ADEX (Para mayor información comuníquese con su ejecutivo de ventas).
- Los organizadores otorgarán el espacio para 300 personas; equipado con sonido, proyector multimedia y ecran. De necesitarse alquilar y/o comprar algún equipo o material adicional correrá por cuenta del expositor. (no se proporcionarán equipos de cómputo)
- La organización no se hacen cargo de la convocatoria.
- No está permitido el consumo de alimentos & bebidas dentro de la sala.
- La capacidad es limitada.
- Consulte con su ejecutivo de ventas los paquetes promocionales de invitaciones a la feria.
XII. RUEDA DE NEGOCIOS
- Los expositores podrán registrarse desde el lunes 15 de abril hasta el viernes 23 de agosto realizando un único pago correspondiente al paquete de citas que elija.
- Una vez realizado el depósito nuestros expositores tendrán la posibilidad de concretar citas, a través de un sistema web, con compradores internacionales con el fin de concretar negociaciones.
- Los organizadores otorgarán un usuario y clave para que pueda hacer uso del software de rueda de negocios.
- Cada cita tendrá una duración de 30 minutos (25 minutos de negociación y 5 minutos de cambio de mesa).
- El horario de las citas es el siguiente:
-
DIAS HORARIO
Martes 15 oct. 2:00pm - 6:00pm
Miércoles 16 oct. 10:00am - 6:00pm
Jueves 17 oct. 10:00am - 3:00pm
- Los organizadores darán a los participantes un mes de agendamiento de citas, dando inicio el 2 de setiembre y culminando el 2 de octubre, durante este tiempo ellos podrán agendar citas, reprogramar y rechazar.
- Estas citas estarán vigentes en el sistema 01 semana, sino recibieran respuesta alguna durante este tiempo, estas serán eliminadas automáticamente del sistema.
- Los organizadores pondrán a su disposición una variedad de servicios dentro de rueda como:
Staff de intérpretes a su disposición, Staff de especialistas de ADEX y PROMPERU a su disposición, coffee break permanente, Zona WiFi, Servicios de certificados de origen, Atención de asesores de banca corporativa y comercio exterior, Agencia oficial de aduana y carga, compañía de seguros, Sunat- Aduana.
