El presente paper fue elaborado por Aníbal Mazza Fraquelli en base a la desgrabación de las clases de la asignatura Tecnología de la Información en la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires donde se desempeña como Profesor Adjunto Regular.
Se permite la reproducción total o parcial CITANDO LA FUENTE.
Sistemas de información transaccionales
Para comenzar esta temática iniciaremos comentando qué entendemos por transacción en los negocios (o en las organizaciones). Una transacción es todo intercambio de bienes o servicios relacionado con la actividad empresarial, como realizar pagos a empleados, ventas a los clientes, pagos a los proveedores.
No sólo las organizaciones comerciales realizan transacciones sino que todas las organizaciones lo hacen, ya que establecen vínculos de intercambios con su entorno o ambiente. Por ejemplo, un club realiza transacciones cuando inscribe a participantes en un torneo, cuando realiza torneos y cuando asiste a jugar a un club. Un dispensario realiza transacciones cuando atiende a los pacientes, cuando entrega turnos, cuando informa resultados de análisis, cuando asigna horarios a los médicos, cuando inicia una orden de aprovisionamiento de medicamentos y así muchos ejemplos más.
En el contexto de los sistemas de información, una transacción es un intercambio entre un usuario que opera una computadora y un sistema de procesamiento de datos, en el que se concreta un determinado resultado. (Saroka, pág. 60).
El sistema de información transaccional (TPS-Transaction Processing System) se define como un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para registrar las transacciones comerciales consumadas. El TPS tendrá por objetivo mantener y administrar la información que emana de las transacciones que la organización realiza.
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) dan soporte a las actividades operativas del negocio, que ocurren con mayor frecuencia, que corresponden con decisiones estructuradas y que se asocian a niveles de empleados
operarios o técnicos. La explicación que muestra Saroka con respecto a las ventajas que brindan estos sistemas es clara y precisa. Podemos explicar entonces que los sistemas de procesamientos de transacciones tienen por objetivo:
• Procesar datos generados por las transacciones de negocio.
• Disminuir el “papeleo” y la burocracia dentro de los procesos de negocio.
• Mantener un alto grado de exactitud en la información que surge de las transacciones del negocio.
• Asegurar la integridad y la exactitud de los datos y la información.
• Elaborar informes y documentos oportunos que permitan a los tomadores de decisiones actuar en concordancia con el grado de desarrollo de las operaciones del negocio.
• Aumentar la eficiencia del personal permitiendo mayor proactividad y resolución de conflictos.
• Ayudar a proporcionar mayores y mejores servicios a los clientes.
• Lograr una ventaja competitiva que permita que la organización obtenga mayor prestigio en el entorno en el que se desarrolla.
El sistema de información es el que se encarga del procesamiento de las transacciones. Este procesamiento es informático, con esto decimos que los sistemas transaccionales son sistemas en los cuales el procesamiento se realiza mediante el uso de computadoras. Están compuestos por hardware, software, bases de datos, personal,
telecomunicaciones y procedimientos (recopilación, edición, corrección manipulación y almacenamiento) para procesar las transacciones.
Distintas áreas funcionales dentro de una empresa tendrán distintos objetivos para sus sistemas de información transaccionales, es así que en finanzas y contabilidad se utilizan sistemas de información para pronosticar ingresos y actividades comerciales, en ventas y marketing se emplean sistemas de información para desarrollar nuevos
productos y servicios, determinar la ubicación de plantas de producción y distribución. En producción se utilizan sistemas de información para procesar pedidos de los clientes, elaborar programas de producción, e iniciar compras de materiales, entre otros.
La importancia de estos sistemas de información (TPS) radica en:
1. El alto grado de exactitud que poseen al momento de capturar y procesar grandes volúmenes de datos sin incurrir en errores.
2. El aseguramiento de la calidad de los datos ingresados y de la información resultante en pos de que se valida tanto el ingreso de datos como las actividades que conforman el proceso.
3. La posibilidad de contar con información que agrupe los resultados de muchas transacciones y así producir informes oportunos para la toma de decisiones.
4. Brindar insumos de datos a otros sistemas de información más específicos como son los sistemas de información de apoyo a las actividades administrativas (MIS), sistemas de soporte a la toma de decisiones (DSS), sistemas de seguimiento de clientes (CRM), sistemas integrados de información de recursos (ERP) y otros.
5. Permitir el desarrollo de actividades de seguimiento de operaciones, auditorias y controles internos que permitan evaluar el desarrollo de planes y programas dentro de la organización.
La gran mayoría de los sistemas con los cuales nos vamos a topar en nuestra actividad profesional serán sistemas transaccionales y por tanto el comprender el funcionamiento de estos sistemas será de gran importancia.
Pasos en el procesamiento de las transacciones.
Las transacciones se procesan siguiendo un conjunto de pasos:
Tomar la transacción:
Se refiere a las instancias de captura de datos a través de distintos medios con los que se cuenta para lograrlo. Entre estos tenemos: ingreso de datos desde interfases, con lectores de códigos de barra, con scanners o con otros medios.
Fundamentalmente encontrará la gran mayoría de ejemplos dentro de los que capturan a través de interfases gráficas.
Validar el ingreso:
Se refiere a chequear la entrada contra registros existentes. Los datos que han sido ingresados se verifican contra los existentes en los registros o base de datos. Esta validación pueda dar cuenta de que el tipo de dato se corresponde con el esperado: por ejemplo se espera el ingreso del nombre del cliente y se esta ingresando un número o se espera la fecha de entrega pautada con el cliente y se ingresa una fecha menor a la fecha actual. También se refiere al chequeo que se realiza contra los datos ya existentes en el sistema; éste es el caso en el que se chequea nombre de usuario y clave y no corresponden con las guardadas o se chequea código de artículo ingresado y no existe en las tablas de artículos que comercializa la empresa.
Realizar procesos:
Realizar los cálculos propios del negocio y del problema en el que estamos abocados. Por ejemplo, si estamos en presencia de la transacción extracción de dinero en una cuenta bancaria (por cajero automático, por Internet o en cajero humano) el proceso que permite esta transacción descuenta el monto solicitado del monto existente generando un nuevo saldo de cuenta. En otro ejemplo, si la transacción que estamos realizando se refiere a Registrar pedido del cliente, el proceso lo que hace es, luego de verificar que los códigos de artículos corresponden, descontar de stock la cantidad solicitada.
Actualizar las bases de datos transaccionales asociadas:
Cabe destacar en este momento que la presencia de transacciones en un sistema de información se refiere fundamentalmente a la presencia de estos datos en registros almacenados. Es decir que estamos hablando de hechos que por su relevancia el negocio debe reconocer (ya sea porque son respaldo de operaciones comerciales, ya porque usará para conocer más sus clientes, porque disposiciones legales lo obligan a realizarlo, u otras.
Es en este marco que establecemos que los sistemas de información deben actualizar sus tablas, registros o bases de datos transaccionales. Por ejemplo en el caso de un sistema deadministración de cuentas bancarias cuando se realiza una extracción de dinero se actualiza la tabla de cuentas (con el nuevo saldo), la de movimientos (indicando tipo, lugar, fecha y hora de la transacción) y otras tablas específicas del negocio.
En otro ejemplo cuando un cliente realiza un pedido de mercadería se actualizan los registros de pedidos, de artículos (o stock), ocasionalmente los de pedidos pendientes (en el caso de que las existencias no permitan la entrega inmediata), entre otros.
Emitir comprobante:
Por último las actividades que se realizan para procesar una transacción culminan con el momento en el que el usuario recibe una respuesta de que la transacción se ha procesado con éxito. Esto se refiere ya sea a comprobantes como tickets, boletos, facturas u otros (de formato en papel) o como información en pantalla que indica que la transacción se cumplió correctamente; hasta mensajes de texto o correos electrónicos en los que confirman los datos ingresados.
Características de un Registro de Transacción:
La presencia de una transacción en los sistemas informáticos asociados (TPS) se verá reflejada por la existencia de elementos que permitan distinguirla en forma única (haciendo referencia a la unicidad de las transacciones):
• Posee identificador único
• Posee Fecha-Hora
• Posee Referencia a quién lo inicia
• Posee Referencia al lugar dónde se realiza
Esto queda expresado en el texto “la transacción su carácter de operación individual, relativamente breve e indivisible” (Saroka, Pág. 60).
Es entonces que la transacción que representa la extracción de dinero de una cuenta bancaria indica: Nro de transacción. Fecha y hora de la extracción. Nro. de cuenta. Nro. de Caja. Identificador del banco: Número de banco.
Número de sucursal.
Tipos de Procesamiento de transacciones.
Distinguimos entonces diferentes formas de procesar las transacciones:
Procesamiento por lotes: sistema mediante el cual las transacciones de negocios se acumulan por un tiempo y se preparan para procesarse como una sola unidad o lote. La característica principal del sistema de procesamiento por lotes es que se produce alguna demora entre el momento que ocurre el acto y el posterior procesamiento de la transacción.
Procesamiento en línea: sistema mediante el cual cada transacción se procesa de forma inmediata al acontecimiento del hecho en el negocio. No se producen las demoras típicas de los procesamientos en lotes. La información se encuentra actualizada con cada una de las operaciones que ocurren en el negocio.
Procesamiento entrada en línea con procesamiento retardado: es un intermedio entre los procesamientos en línea y el de lotes. Con este tipo de sistema los pedidos o las transacciones se introducen al sistema de computación al momento en que ocurren los hechos en el negocio, pero no se procesan de inmediato.
Sistemas tradicionales de procesamiento de transacciones:
Esta temática se encuentra descripta en el material de Stair y Reynolds a partir de la página 347. Se describen los sistemas de tratamiento de transacciones asociados a los pedidos, a las compras y a la contabilidad. A los efectos de la comprensión de la temática y dado que corresponden con sistemas que encontraremos con mayor frecuencia (y sin necesidad de contar con elementos teóricos ajenos) sólo nos detendremos en los sistemas de pedidos (o relacionados con las ventas) y los sistemas de compras. Cabe indicar que los sistemas de contabilidad que encontrará luego de la página 360 no serán objeto de la materia y por ende no tendremos evaluaciones asociadas a ellos.
Sistemas de procesamientos de pedidos:
Denominaremos sistemas de procesamiento de pedidos a aquellos sistemas que procesan la captura de pedidos, la configuración de las ventas, la planeación y la ejecución de embarques, el control de inventarios, la facturación, la interacción con el cliente, el establecimiento de las rutas y la planificación de horarios de una organización. En el más común de los casos identificamos estos sistemas como sistemas de ventas.
La descripción de los distintos subsistemas que conforman este sistema es la que sigue (Stair, pág. 349):
• Sistema de captura de pedidos: sistema que captura los datos básicos necesarios para procesar el pedido de un cliente.
• Sistema de configuración de ventas: sistema que asegura que los bienes o servicios que solicitó el cliente sean suficientes para lograr los objetivos de éste.
• Sistema de planeación de embarques: sistema que determina cuáles pedidos abiertos se surtirán y desde que localidad se embarcarán.
• Sistema de ejecución de embarques: sistema que coordina el flujo de salida de todos los productos y bienes de la organización, con el objetivo de entregar a los clientes productos de calidad y a tiempo.
• Sistema de control de inventario: sistema que actualiza los registros computarizados de inventario para que presenten la cantidad exacta existente en cada unidad donde se mantiene existencias.
• Sistema de interacción con el cliente: sistema que supervisa y lleva el control de las interacciones con el cliente.
• Sistema de determinación de rutas: sistema que determina la mejor manera de llevar los bienes y productos de una localidad a otra.
• Sistema de planificación de horarios: sistema que determina el mejor momento para entregar bienes y servicios.
Sistema de procesamiento de transacciones de compras:
Llamamos sistemas de procesamiento de transacciones de compras a aquellos que dan apoyo a las actividades de abastecimiento que realizan las empresas. El sistema de procesamiento de transacciones de compra incluye control de inventarios, procesamiento de pedidos de compras, recepción y cuentas por pagar.
La descripción de los distintos subsistemas que conforman el sistema de procesamiento de transacciones de compra es la que sigue (Stair, pág. 356):
• Sistema de procesamiento de pedidos de compra: sistema que ayuda a los departamentos de compras a completar sus transacciones en forma rápida y eficiente.
• Sistema de recepción: sistema que crea un registro de las recepciones esperadas y las reales.
• Sistemas de cuentas por pagar: sistema que incrementa el control de la organización sobre las compras, mejora el flujo de efectivo, aumenta la rentabilidad, proporciona la administración más efectiva de los pasivos circulantes.
