“Diseño de un manual de procedimientos para el control contable del inventario de los insumos de la empresa Agrotairona S A ”

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(1)“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL CONTABLE DEL INVENTARIO DE LOS INSUMOS DE LA EMPRESA AGROTAIRONA S.A.”. KEILA MARCELA ARIZA SIERRA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COEMERCIO INTERNACIONAL CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA 2017.

(2) “DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL CONTABLE DEL INVENTARIO DE LOS INSUMOS DE LA EMPRESA AGROTAIRONA S.A.”. KEILA MARCELA ARIZA SIERRA. Trabajo presentado como modalidad de Grado optar el Título de Contador Publico. Asesor: Gregoria Polo de Lobaton. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COEMERCIO INTERNACIONAL CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA 2017.

(3) Nota de aceptación. _________________________________ _________________________________ _________________________________. _________________________________ Asesor. ________________________________ Evaluador. _________________________________ Evaluador. Santa Marta, 22 día agosto de 2017.

(4) DEDICATORIA. Este proyecto de grado para obtener el título de Contadora Publica se lo dedico principalmente a Dios por darme la fortaleza y sabiduría en todo mi proceso y por guiarme en cada uno de mis pasos por esta carrera profesional. Igualmente, por darme la fortuna de darme a una madre Dilia Ariza Sierra que ha sido mi mayor bendición, su dedicación y superación ha sido mi más grande ejemplo, además de mis dos padres Wilson Ariza Sierra y Cecilia Albus Diazgranados por demostrarme que la perseverancia es una virtud para lograr lo que uno quiere y la superación de cada uno de los obstáculos son solo bendiciones para cumplir los objetivos propuestos..

(5) AGRADECIMIENTOS. En primer lugar, a Dios, por ser mi fortaleza y mi guía en todos los momentos importantes de mi vida. A mi familia por su comprensión y confianza, valores que han sido pilares fundamentales en mi superación profesional. A todos los profesores de la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA por su apoyo en mi etapa de aprendizaje, a la Dra. Gregoria Polo por su apoyo y guía en este proceso de mi proyecto de grado. A la empresa AGROTAIRONA S.A. por permitirme realizar mis prácticas profesionales durante el periodo correspondiente, y al personal administrativo por guiarme, transmitirme sus conocimientos y ayudarme en ese proceso de formación..

(6) RESUMEN. En el periodo de prácticas en la empresa AGROTAIRONA S.A. dedicada al cultivo de banano y plátano, analizando cada uno de sus procesos se pudo identificar la necesidad de elaborar una propuesta para mejorar el control en los procesos de inventario de insumos, porque esta empresa no cuenta con un control de sus materiales al no reportar en las fincas la utilización de los materiales en la producción al área administrativo. Se vio la necesidad de diseñar un manual de procedimientos con sus respectivas políticas y procedimientos con la finalidad de llevar un proceso adecuando en la utilización de los materiales de insumo para la producción del banano y plátano, lo cual permite que el control lo tenga la administración para el manejo de registros adecuados del inventario, gestión del mismo en consecuencia la toma de decisiones.. Palabras. Calve:. procedimientos.. Control,. Inventario,. control. de. inventario,. manual. de.

(7) ABSTRAC. During the internship period at AGROTAIRONA S.A. Dedicated to the cultivation of bananas and plantain, analyzing each one of its processes could identify the need to elaborate a proposal to improve the control in the processes of inventory of inputs, because this company does not have a control of its materials when not reporting in The farms the use of materials in production to the administrative area. There was a need to design a procedures manual with their respective policies and procedures in order to carry out an adequate process in the use of input materials for the production of bananas and bananas, which allows the control to have the administration For the management of adequate records of the inventory, management of the same consequently the decision making.. Calve words. Control, Inventory, inventory control, procedures manual..

(8) CONTENIDO. Pág. RESUMEN ABSTRAC 0. INTRODUCCIÓN 0.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 0.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA 0.3 OBJETIVOS 0.3.1 Objetivo General 0.3.2 Objetivos Específicos 0.4 LIMITACIÓN METODOLOGICA 0.5 MARCO TEÓRICO 0.5.1 Antecedentes 0.5.2 Bases teóricas 0.6 METODOLOGÍA 1. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN 1.1 RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA 1.2 MISIÓN 1.3 VISIÓN 1.4 . VALORES 1.5 ORGANIGRAMA 1.6 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 1.6.1. Funciones básicas en el departamento de contabilidad 1.6.2. Estructura orgánica del departamento de contabilidad 2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 2.1. ANALISIS SITUACIONAL 2.2. MANUAL DE PROCEDIMINTOS 2.2.1 Objetivo 2.2.2. Alcance 2.2.2 Políticas 2.2.4 Procedimientos 2.2.5 Cuadro de materiales 2.2.6 Cuadro de convenciones para la elaboración del flujo grama 2.2.7 Manual de procedimientos 2.2.7 Flujo grama 3. CONCLUSIONES 4. RECOMENDACIONES 5. VALOR AGREGADO 6. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS. 11 12 13 14 14 14 14 15 15 16 21 22 22 22 23 23 24 24 25 28 29 29 30 30 30 30 32 34 35 37 38 40 41 42 43.

(9) LISTA DE GRAFICOS. Pág.. Grafico 1. Organigrama de la empresa AGROTAIRONA S.A.. 22. Grafico 2. Organigrama departamento de contabilidad. 25. Grafico 3. Diagrama manual de procedimientos de inventario. 33.

(10) LISTA DE ANEXOS. Pág.. Anexo 1. Documentación de requisitos para las prácticas.. PDF. Anexo 2. Formatos (ejemplos). PDF.

(11) 0. INTRODUCCIÓN. El desarrollo de este trabajo fue realizado en la empresa AGROTAIRONA S.A., con el propósito de poder desarrollar cada una de las habilidades y conocimientos necesarios para el ejercicio profesional fuera del ámbito académico, teniendo en cuenta la importancia para el desarrollo profesional, permitiendo aumentar el conocimiento y obtener experiencia laboral, conocer el contexto de la empresa y obtener una visión más amplia acerca de las actitudes que se debe tomar en una organización. Lo anterior motivó a efectuar un análisis en el área de contabilidad en la empresa AGROTAIRONA S.A dedicada al cultivo y la producción de banano y plátano, estableciendo como problema principal la deficiencia en el control del proceso de inventario de insumos y la afectación en los estados financieros. Las razones expuestas admitieron presentar la presente propuesta, el cual es proponer un diseño de un manual de procedimientos para el control del proceso de inventario de insumos, con el fin de registrar el manejo que actualmente se le dé al inventario, el inventario es todo aquel artículo que adquiere la compañía con el fin de utilizarlo para lograr el objetivo y razón de ser de la empresa. En la primera parte, se plasma la información referente al desarrollo del trabajo, con objetivos, identificación del problema, justificación, muestra los antecedentes de proyectos similares a este propósito de estudio, además presenta las bases teóricas como sustento del proyecto.. La segunda parte presenta la descripción de la empresa, del departamento de contabilidad, el análisis situacional, el desarrollo del manual de procedimientos.. Y por último muestra las conclusiones y recomendaciones.. 11.

(12) 0.1.. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. El estudio estuvo enfocado a la empresa AGROTAIRONA S.A. ubicada su sede administrativa en la ciudad de Santa Marta. La problemática se detectó en la deficiencia del manejo de los inventarios de insumos utilizados en el proceso de producción, debido a la falta de control a cada una de las actividades, puesto que esta empresa no cuenta con procesos donde se entiende que lleva implícito una serie de aspectos que son necesarios al momento de realizar un registro como es: la documentación, los sistemas y métodos de registros. Según Espinoza, Orlando (2011), el control de inventarios es una herramienta de importancia en la administración moderna, ya que esta permite a las mismas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias. Igualmente, el control de los inventarios son todos los procesos que sustentan el suministro, el almacenamiento y la accesibilidad de los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos al tiempo que se minimizan los costos de inventario. Donde los procesos se utilizan para registrar, clasificar y resumir la información, que se inicia con las transacciones comerciales y concluye con la preparación de los estados financieros. Por tal motivo se formula la siguiente pregunta: ¿Cómo controlar los procesos del inventario de los insumos de la cosecha agrícola del banano en AGROTAIONA S.A.?. 12.

(13) 0.2.. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA. El desarrollo del estudio estuvo enfocado en la empresa AGROTAIRONA S.A., la cual presenta problemas de control de inventario de los insumos por parte del personal del departamento de contabilidad y por ende esta problemática afecta los rendimientos económicos de la organización. El estudio permitió mejorar el control de los inventarios particularmente a los insumos, gracias a esta identificación se mantiene un control en cada uno de los procesos que estos intervengan, además de manera técnica y precisa para generar los costos de producción y si estos siguen siendo propicios para la empresa. Motivo por el cual, emergió la necesidad de efectuar un análisis del problema central que influyeron en la operatividad de la empresa. Además, se conoció la manera de diseñar un manual de procedimientos integrado a los procesos administrativos y contables a los del centro de producción, en este caso a las fincas, pues este ayudó a cada una de las etapas de los inventarios para que así, el mismo brindara información actualizada y acertada que alimente las cifras de los estados financieros e incidan y contribuyan a la toma decisiones en el inventario.. 13.

(14) 0.3.. OBJETIVOS:. 0.3.1. General: . Diseñar un manual de procedimientos para el control contable del inventario de insumos en la empresa AGROTAIRONA S.A.. 0.3.2. Específicos: . Describir las actividades de la empresa.. . Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa.. . Caracterizar las actividades del proceso de los inventarios de insumos.. . Diseñar el manual de procedimiento para la efectividad de los procesos que intervienen con el control del inventario de insumos.. 0.4.. LIMITACIÓN METODOLOGICA. Este trabajo se realizó en un periodo de seis (6) meses, en la empresa AGROTAIRONA S.A., dedicada al cultivo y la producción de banano y plátano, ubicada su sede administrativa en la ciudad de Santa Marta, las prácticas profesionales fueron desempeñadas en el área contable con el cargo de asistente contable, se identificó el problema en la falta de control de inventario de insumos en la producción agrícola.. 14.

(15) 0.5.. MARCO CONCEPTUAL PARA EL DESARROLLO DE LA PROPUESTA. 0.5.1. Antecedentes. Para desarrollar este informe, se tomaron en consideración proyectos que son referidos a temas similares al propósito de este estudio, para este caso se encontró dos trabajos sobre este mismo tema. En adelante, se verán citas que ayudan a argumentar los antecedentes sobre el tema, diseño de un manual de control de inventario de insumos para mejorar los procesos y procedimientos de la utilización del mismo de la empresa AGROTAIRONA S.A.: Rodríguez (2013) en su trabajo “procedimiento para control de inventarios misceláneos”, desarrollado en la Universidad Tecnológica de Querétaro, tuvo como objetivo elaborar un manual de procedimientos para el control de inventarios misceláneos en virtud de que el control referente a los insumos primarios se elabora en base a las políticas de la franquicia, se analizaron cual es el comportamiento de los insumos misceláneos desde su recepción hasta su salida para ser consumido, cuál es su tiempo de permanencia y alguna característica especial de los mismos. Este trabajo se enfocó en la mejora del control de inventario, teniendo la necesidad de crear un manual, para mejorar el desempeño de las funciones desarrolladas de las operaciones de la empresa y a través del mismo se puede establecer en cualquier momento cual es el nivel de existencias que tiene la compañía. Por otra parte, Suarez (2014) en su trabajo de grado “implementación de un sistema de inventarios en la empresa INGEPEC LTDA. de la ciudad de Ocaña, que le permita establecer mecanismos de control de sus materiales”, presentada en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, pretende impactar con la creación de un software que pueda ser utilizado como herramienta para facilitar dicho manejo. El tema tratado en este proyecto se desarrolla a través de una 15.

(16) investigación descriptiva y se apoya en la evaluación de los procesos contables de los inventarios y los eventos que acontecen a diario en la empresa. Este trabajo muestra la importancia de contar con un sistemas de inventarios, puesto que estos permiten que las empresas controlen sus productos o materiales y de manera particular este proyecto busca la automatización del proceso de inventarios actual de la empresa INGEPEC LTDA, permitiéndole tener una estructura integra que facilita la ubicación de los elementos, el registro de los movimientos de dicho inventario, de igual forma saber la disponibilidad existente, el uso que se le ha dado a los mismos, las cantidades requeridas para cada proceso y la necesidad de compra que tenga. Los proyectos antes mencionados, sirvieron de apoyo y guía para el desarrollo de este trabajo, con la finalidad de mejorar el proceso del control de inventario de insumos que maneja la empresa AGROTAIRONA S.A., lo cual están relacionados con el objetivo de este proyecto, logrando visualizar los efectos que ocasionan un mal manejo en el control del proceso de inventario.. 0.5.2. Bases teóricas Para el desarrollo del presente trabajo se han tomado una serie de conceptos que sirven como fundamentos e integración de todas aquellas teorías que logran un mejor entendimiento, relacionados directamente con el grado de conocimiento sobre la temática presentada en este proyecto. A continuación, se describen una serie de conceptos que se han expuesto para para ampliar los conocimientos sobre el tema: 0.5.2.1.. Control: Según (Koontz y O'Donnel 1994), p. 661, establece que el control es medir y corregir las actividades de subordinados para asegurarse que los eventos se ajustan a los planes.. Así mismo Theo Haimann, dice que el control es el proceso de verificar para determinar si se están cumpliendo los planes o no, si existe un 16.

(17) progreso hacia los objetivos y metas. El control es necesario para corregir cualquier desviación.. Lo antes expuesto se deduce que control es el proceso preventivo y correctivo de las distintas áreas o funciones de una organización, que permite la oportuna detección y corrección de ineficiencias, verificando si se está cumpliendo con los objetivos de forma eficiente y eficaz para tomar acciones correctivas cuando sea necesario.. 0.5.2.2.. Inventario: Según Catacora (1997 pág. 281) expresa que los inventarios representan un conjunto de bienes que son propiedad de una empresa y cuyo objetivo de adquisición o fabricación es el volver a venderlos a fin de obtener un margen de utilidad razonable.. Con relación a esto en el artículo 63 del Decreto 2649 de 1993, los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos. Se resalta que son bienes corporales, lo que implica que nuestra normatividad local no permite inventariar aquellos bienes que no cumplan con esta condición.. Los inventarios están constituidos por bienes destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materia prima, productos en proceso, artículos terminados y otros materiales o insumos que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para mantenimiento que Contaduría Universidad de Antioquia – No. 56. Medellín, enero-junio 2010 65 se consuman en el ciclo normal de operaciones (Carvalho, 2009, p. 187). El inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la compañía y, por consiguiente, se considera un activo corriente. En el balance 17.

(18) general, se relaciona inmediatamente después de las cuentas por cobrar, porque es solo un paso adelante en la conversión a efectivo de las cuentas por cobrar de los clientes. (Meigs, 2001, p. 284).. Según los estándares internacionales de información financiera IFRS por sus siglas en inglés (Internacional Financial Reporting Standard) en la IAS número 2 (IAS: Internacional Accounting Standar), los inventarios se definen como los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en proceso de producción con vistas a la venta o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios (IAS 2, párrafo 6). En el caso de un prestador de servicios, los inventarios incluirán el costo de los servicios para los que la entidad aún no haya reconocido el ingreso de operación correspondiente (IAS 2, párrafo 8).. Nótese una gran diferencia con la norma local, toda vez que los inventarios son activos, es decir, los activos pueden ser tangibles e intangibles, lo que deja abierta la posibilidad de que ciertos bienes intangibles de los prestadores de servicios hagan parte de los inventarios, por ejemplo, inventario de software en una empresa desarrolladora de aplicativos para la venta.. Es decir, es la relación detallada de las existencias de bienes almacenados destinados a realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación.. 0.5.2.3.. Control de inventario: Según Espinoza, Orlando (2011), el control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la 18.

(19) venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias.. Por otra parte, Mora (2011) define a los inventarios con la connotación de control, el cual nos ayuda a cerciorarnos que los planes establecidos fluyan de la manera correcta; este presenta cuatro factores: el primero de ellos es la relación con lo planeado, en donde se confirma el resultado de los objetivos; el segundo es la medición utilizada en la cuantificación de los resultados; la detección de las desviaciones, es el tercero de los factores donde se detectan las fluctuaciones presentes en la ejecución de lo planeado; por último en la connotación de control se encuentra el establecimiento de las medidas correctivas donde su objetivo es prever y corregir las fallas.. 0.5.2.4.. Manual: Según Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan, dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la organización. Otra definición que plantea Diamond (1983) de los manuales es la siguiente “… son un medio de comunicación muy especializada y requiere de habilidades de comunicación especializada, que se estructuran a través de pasos simples y lógicos…”.. En otra idea, en manual es una guía de instrucciones que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones, que permite comprender mejor el funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al conocimiento algún tema.. 19.

(20) 0.5.2.5.. Procedimientos: De acuerdo con Prieto (1997), es una serie de pasos claramente definidos, que permiten trabajar correctamente disminuyendo la probabilidad de error, omisión o de accidente. También lo define como el modo de ejecutar determinadas operaciones que suelen realizarse de la misma manera.. Los procedimientos consisten en un conjunto de pasos que facilitan el desarrollo de actividades o acciones con el fin de realizar una labor de manera eficaz.. 20.

(21) 0.6 METODOLOGÍA. 0.6.1. Metodología: estudio de caso La opción metodológica seleccionada para realizar este trabajo fue la metodología estudio de caso ya que esta es un útil modelo de investigación para recabar información en contextos de la vida real. Este tipo de investigación se puede aplicar a situaciones que hayan tenido lugar o emplearse a medida que se vayan desarrollando las mismas. Los estudios de caso, cuando han sido elaborados cuidadosamente, pueden contribuir a materializar cambios significativos en el ámbito de la práctica. El método de estudio de caso es una estrategia metodológica de investigación científica, útil en la generación de resultados que posibilitan el fortalecimiento, crecimiento y desarrollo de las teorías existentes o el surgimiento de nuevos paradigmas científicos; por lo tanto, contribuye al desarrollo de un campo científico determinado. Razón por la cual el método de estudio de caso se torna apto para el desarrollo de investigaciones a cualquier nivel y en cualquier campo de la ciencia, incluso apropiado para la elaboración de tesis doctorales, (Gómez, G. R., Flores, J. G., & Jiménez, E. G. 1996). 21.

(22) 1. DESCRIPCION Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACION. 1.1.. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA AGROTAIRONA S.A.. La empresa AGROTAIRONA S.A, se dedicada a la producción, comercialización y exportación de frutas tropicales, con énfasis en bananos convencionales y orgánicos variedad Cavendish de primera calidad, para lo cual desarrollan las actividades productivas y comerciales con sujeción a los más altos estándares de calidad internacional. Sus actividades productivas son desarrolladas en la zona bananera de los departamentos de Magdalena y La Guajira y su sede administrativa se encuentra ubicada en la ciudad de Santa Marta. Cuentan con una estructura operacional altamente calificada a través de la cual integran verticalmente el proceso de producción local, técnicas agrícolas, actividades de ingeniería de adecuación de tierras, asistencia agrícola integral, entre otras actividades, con la logística de operación local requerida para las exportaciones FOB a los mercados internacionales a través del puerto de Santa Marta. Actualmente exportan la totalidad de la producción de banano orgánico y convencional a través de la comercializadora C.I. BANASAN S.A.S. con destino al mercado de la Unión Europea y el proceso de maduración de la fruta se produce en el lugar de destino final de la exportación.. 1.2.. MISIÓN. Satisfacer las necesidades de consumo de banano de exportación en el mercado internacional, para lo cual desarrollara sus actividades productivas con énfasis en la preservación de los más altos estándares de calidad, comprometido con el mejoramiento de las condiciones sociales y equipo humano vinculado a la. 22.

(23) organización, en estricta observancia de métodos y procesos respetuosos de los recursos naturales y el medio ambiente.. 1.3.. VISIÓN. Hacia el año 2020 consolidar la compañía como una de las 10 más importantes empresas de Colombia en la producción de banano de exportación, para lo cual concentrara su esfuerzo institucional en sostener la mejor reputación alcanzada por la calidad de nuestros productos a través de la promesa empresarial de cumplimiento. a. estándares. de. excelencia. auditados. y. certificados. internacionalmente. Igualmente, propenderemos por el desarrollo sostenible de nuestras actividades agrícolas e industriales, con responsabilidad por la protección de los recursos naturales, conservación del medio ambiente y bienestar social para los asociados y la fuerza laboral de la organización.. 1.4.. VALORES CORPORATIVOS. . Compromiso.. . Responsabilidad Social.. . Honestidad.. 23.

(24) 1.5.. ORGAMIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN Grafica 1. Organigrama de AGROTAIRONA S.A.. 1. Fuente: elaboración propia adecuado por información empírica.. 1.6.. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. El departamento de contabilidad de la empresa AGROTAIRONA S.A se encarga de coordinar, implementar y planificar los procesos y procedimientos, para garantizar un óptimo manejo de las operaciones financieras, con el fin de aportar información en las tomas de decisiones. Rigiendo y cumpliendo cada una de las normas establecidas en el país.. 1. El organigrama corresponde a elaboración propia de la autora, de acuerdo a la información obtenida en la empresa AGROTAIRONA S.A., mediante entrevistas a funcionarios, y por observación de la practicante autora del presente trabajo. 24.

(25) Las prácticas empresariales las realice en el departamento de contabilidad, cuyo objetivo fue realizar actividades enfocadas a las causaciones de liquidación de embarque, conciliaciones bancarias, contabilización de nómina, entre otros.. 1.6.1. Funciones básicas. 1.6.1.1.. Coordinador de contabilidad: Planifica, dirige y coordina las labores contables dentro de la empresa, tomando en cuenta las normas contables, además, prepara, analiza y presenta informes con el fin de que los socios tengan un control de las finanzas.. 1.6.1.2.. 1.. Responsabilidades del departamento de contabilidad2:. Elaborar los estados financieros mensuales y anuales con sus respectivos anexos, efectuando el análisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los resultados económicos de la empresa.. 2.. Elaborar las declaraciones de impuestos mensuales de retención en la fuente, timbre, remesas, industria y comercio e IVA y velar por su oportuno pago y presentación.. 3.. Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales, como los pagos de renta y complementario, industria y comercio, CREE e impuesto al consumo en los casos en que aplique; preparar información en medios magnéticos, y preparar el informe anual a la Superintendencia correspondiente.. 2. Información adquirida de actualícese 25.

(26) 4.. Atender y tener a disposición de los asesores y diferentes organismos de control la información contable requerida para sus trabajos, así como colaborarles en lo que requieran en materia contable.. 5.. Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia envíen.. 6.. Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes de la información contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes.. 7.. Velar por el registro oportuno en la Cámara de Comercio de los libros que aún conservan este requisito (Libro de Actas, de Registro de Socios y de Junta Directiva si la hay); mantener al día su impresión.. 8.. Responder oportunamente a la DIAN por la vigencia de la autorización de la facturación.. 9.. Revisar y registrar la información de inventarios de acuerdo con el sistema de costeo vigente y su correspondiente registro contable.. 10.. Llevar el control de las cuentas por pagar y anticipos a proveedores del exterior, y prestar atención a sus fechas de pago para evitar que se tengan que registrar como deuda externa.. 11.. Registrar la información relacionada con activos fijos y el funcionamiento de la interface de ajustes integrales por depreciaciones con el sistema de control de activos fijos.. 12.. La realización de arqueos a caja menor, caja principal, caja en dólares y cheques canasta.. 26.

(27) 13.. Revisión periódica de la nómina, pagos de aportes (salud, pensión, ARL y cajas de compensación).. 14.. Registrar todas las operaciones causadas en la empresa. Llevar el control contable de los activos fijos, los cargos diferidos y gastos pagos por anticipado, y efectuar la conciliación bancaria de cuentas nacionales y en dólares.. 15.. Estar pendiente de la inclusión de nuevos bienes a las pólizas de seguros, así como enviar en forma mensual el reporte de nuevas adquisiciones de activos fijos y, cuando sea el caso, realizar las reclamaciones por pérdida de mercancías y/o siniestros.. 16.. Elaboración y control de los certificados de retención en la fuente, impuesto a las ventas, certificados laborales y retención de industria y comercio que sean solicitados por los proveedores y/o terceros.. 27.

(28) 1.6.2. Estructura orgánica del departamento de contabilidad. Grafica 2. Organigrama Departamento de contabilidad.. DIRECCION ADMINISTRATIVA. SECRETATIA GENERAL. COORDINADOR CONTABLE. ASISTENTE CONTABLE. Fuente: elaboración propia adecuado por información3. 3. El organigrama corresponde a elaboración propia de la autora, de acuerdo a la información obtenida en la empresa AGROTAIRONA S.A., mediante entrevistas a funcionarios, y por observación de la practicante autora del presente trabajo. 28.

(29) 2. PROPUETA DE MEJORAMIENTO. 2.1.. ANALISIS SITUACIONAL:. De acuerdo a lo observado el departamento de contabilidad se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras y de consecución de metas de la empresa. El departamento posee las características esenciales para su eficiente funcionamiento como: muebles adecuado, equipos de computación y material de oficina, así como personal capacitado para realizar las actividades y requisitos establecidos en la legislación. Cumple con todas las normatividades legales contables, financieras y económicas. Sin embargo, presenta una debilidad como es la falta del control en los procesos del inventario de insumos, se observó que el departamento de contabilidad no posee un control de las existencias de los materiales de insumos, esto porque en las fincas llevan su control mediante kardex pero no es reportada a la administración para su control en la contabilidad. En este departamento hacen los pedidos según cajas producidas para exportar sin tener constancia y seguimiento sobre las existencias y necesidades de insumos. De acuerdo con lo anterior, se propone un manual de procedimientos sobre el control de inventario de insumos, con el fin de llevar control de las existencias estableciendo políticas y procedimientos necesarios para el seguimiento de cada una de las funciones, asimismo llevar registro y documentación oportuna sobre el proceso de los insumos en la producción. Ver grafica N° 3. 29.

(30) 2.2. MANUAL DE PROCEDMIENTOS. 2.2.1. Objetivo: Establecer políticas y procedimientos para el control, registro y documentación oportuna para realizar con eficiencia los procesos de inventario de insumos, a través de la distribución adecuada de las tareas y responsabilidades, que facilite el entendimiento al personal de sus funciones, adecuado a las necesidades y expectativas de la organización.. 2.2.2. Alcance: El control del inventario de insumos es una función clave para AGROTAIRONA S.A. para que su producción sea correcta, este Manual permite conocer las tareas y responsabilidades, para cumplir adecuadamente las funciones para que la información se confiable, correcta y oportuna para la adecuada toma de decisiones.. 2.2.3. Políticas: 1. Este procedimiento será aplicable únicamente a los insumos los cuales serán descritos y clasificados dentro del mismo.. 2. Los únicos que tendrán acceso a la bodega de los materiales de insumos serán los encargados que son el almacenista y el coordinador de la finca.. 3. El control de inventario se llevará periódicamente con corte semanal por el almacenista bajo la supervisión del coordinador de la finca.. 4. Se deberá llevar un registro de todos los materiales de insumos mediante una kardex para reflejar una forma clara y precisa los saldos de las existencias físicas de los insumos. 30.

(31) 5. Cada una de las fincas deberán emitir un informe reportando las entradas y las salidas de los respectivos materiales utilizados para la producción al departamento de contabilidad.. 6. Todos los movimientos del inventario deben ser autorizados y registrados por el encargado, soportados por los reportes, pedidos, facturas y formatos correspondientes.. 7. Se realizarán revisiones físicas periódicas contra las existencias en el sistema de inventarios para verificar que estas existencias en el kardex coincidan con las existencias físicas en bodega.. 8. El encargado de bodega deberá realizar revisiones periódicas de las actividades que se están efectuando en el mismo.. 9. Las personas responsables de los inventarios deberán abstenerse de transferir, conceder, donar, obsequiar, vender o poner a disposiciones de otras dependencias, organismos, funcionarios u otros particulares inventarios de su propiedad a excepción de los casos autorizados por el jefe administrativo.. 10. Será responsabilidad del encargado la bodega y coordinador de la finca el registro y envío oportuno de la documentación e información al departamento de contabilidad. 11. El responsable de la planeación, organización y control de inventarios será el jefe administrativo y el encargado de la bodega.. 12. La puesta en marcha y funcionamiento del presente manual estará bajo responsabilidad del encargado de la bodega.. 31.

(32) 2.2.4. Procedimientos:. Requisición y pedido de los materiales. 1. El proveedor que es la Comercializadora Internacional BANASAN S.A.S. envía unos formatos de pedidos con sus respectivas referencias.. 2. El área administrativa es la encargada de llenar esos formatos con el número de pedidos según las referencias.. 3. El jefe de administración debe enviarle el formato de pedido al coordinador de la finca para saber el material a recibir.. 4. Posterior al pedido el proveedor factura todos los pedidos, donde también prestan el servicio de transporte.. 5. Los materiales son enviados en sus camiones directamente a las fincas.. 6. La documentación del proveedor como las facturas deben ser enviadas al departamento de contabilidad para soportar la entrega.. Ingreso al almacén.. 7. El almacenista que es el encargado de la bodega debe verificar si el material que llega a la bodega es el pedido por la administración.. 8. Por cada ingreso de insumos se debe generar un reporte por el coordinador de la finca al jefe administrativo.. 9. Las devoluciones de los insumos al proveedor por alguna irregularidad deben ser a más tardar de tres días posteriores a la recepción. 32.

(33) 10. Después de esto el almacenista diligencia el formato de Kardex para registrar las entradas y salidas de los insumos para la producción.. Registro y control de los insumos.. 11. Una vez ya almacenado los materiales y comenzada la producción el coordinador debe enviar a la administración un reporte semanal donde indique los insumos utilizados en la producción y los materiales faltantes.. 12. Se realizará un informe por el almacenista y el coordinador para el inventario final.. 13. El departamento de contabilidad debe conciliar mensualmente con el almacenista o coordinador los saldos reportados durante el mes.. 14. También llevar a cabo el registro contable de los movimientos de inventarios e incorporarlos en los estados financieros.. 15. Definir y establecer con el área Administrativa las técnicas de evaluación de los inventarios.. 33.

(34) 2.1.5 Cuadro de Materiales4. DIRECTOS MATERIALES DE EMPAQUE AV-21 BANANERA BANASPAR BANDA DE CAUCHO BOLSAS (todas exepto la que diga de campo) CINTA ADHESIVA COFIAS DELANTAL BANANERO DIVISION BOLSA ESPONJILLA SCOTT BRITE ETIQUETA DE TRAZABILIDAD ETIQUETA MAQUINA ETIQUETADORA ETIQUETA MARCA HIPOCLORITO DE SODIO MANEJO MATERIAL DESECHO CARTON Y PALETIZ PEGANTE PARA CAJAS SELLOS TARJETA BANDEJA O BANDEJA DE SELECCIÓN DIVISION PLASTICA TALONARIO CONTROL DE EMBARCADILLA. MATERIALES DE CAMPO ASP. SMOOTH DRIVE (ANTIVANDALICO) ASPENSOR ATOMIZADOR GRANDE BOLSA DE CAMPO BOMBA FUMIGADORA BOQUILLA CALIBRADOR DE RELOJ CALIBRADOR FIJO CASCO CINTA DE EDAD CRAYOLA INDUSTRIAL DAYPA GAFA DE SEGURIDAD GUANTE EN HILAZA GUANTE EN NITRILO GUANTE INDUSTRIAL GUANTE TIPO INGENIERO GURBIA DE DESHOJE GURBIA DE DESMANE LIMA SIN CABO MACHETE BARRIGON MASCARILLA CON CARBON ACTIVADO MEDIDA LARGO FRUTA NYLON PALA CUADRADA PALA REDONDA PALINES PERIODICO PLASTICO NEGRO (POLYETILENO) PLUVIOMETRO RULA SABLE ROJO TAPABOCAS UNIFORME DE FUMIGADOR WRD CUBIERTA MACHETILLA. MATERIALES VARIOS ADAPTADOR PVC HEMBRA BUJE PRESION SOLDADO CODO PVC DETERGENTE HOJA PARA MARCO DE SEGUETA LINTERNA MARCO PARA SEGUETA PEGANTE PVC PINTURA TANQUE TEE PVC TUBO PVC UNION PRESION UNION PVC CEMENTO. 4. Este cuadro corresponde a elaboración propia de la autora, de acuerdo a la información obtenida en la empresa AGROTAIRONA S.A., mediante entrevistas a funcionarios, y por observación de la practicante autora del presente trabajo. 34.

(35) INDIRECTOS HERBICIDAS. FERTILIZANTES. ACIDO CITRICO. ABOTEK (quimico). AGRODYNE. CEROESTRESS (quimico). ALUMBRE EN POLVO. DAP (quimico). BANOXI X. FERTILIZANTE (quimico) KCL. GALON. STANDAR. BORO-ZINCO. MELAZA. COSMO IN D. NITRATO DE POTASIO (quimico). COSMOAGUAS. N-LARGE (quimico). HELM STAR. SULPOMAG (quimico). MAGNATE SULFATO. ZINTRAC (quimico). MF MAGNESIO. SAM. REGLONE. CABTRAC. TOUCHDOWN PANZER. 35.

(36) 2.2.6 Cuadro de convenciones para la elaboración del flujo grama. SIMBOLO. SIGNIFICADO Inicio / Fin. Proceso: elaborar, realizar, comprar.. Documento. Transporte. Calidad, Estado de los materiales. Materiales. 36.

(37) 2.2.7 Manual de procedimientos MANUAL DE PREOCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DE INSUMOS Procedimiento: Requisicion y pedidos de los materiales N° ACTIVIDADES RESPONSABLES. 1.. 2.. 3.. 4. 5. 6.. El proveedor que es la Comercializadora Internacional BANASAN S.A.S. envía unos formatos de pedidos con sus respectivas referencias. El área administrativa es la encargada de llenar esos formatos con el número de pedidos según las referencias. El jefe de administración debe enviarle el formato de pedido al coordinador de la finca para saber el material a recibir. Posterior al pedido el proveedor factura todos los pedidos, donde también prestan el servicio de transporte. Los materiales son enviados en sus camiones directamente a las fincas. La documentación del proveedor como las facturas deben ser enviadas al departamento de contabilidad para soportar la entrega.. DOCUMENTACIÓN. Proveedor. Formato de pedidos. Area administrativa. Formato de pedidos. Jefe adminisrativo. Formato de pedidos. Proveedor. Facturas. SIMBOLO. Proveedor Proveedor. Facturas. Procedimientos: Ingreso al almacen. El almacenista que es el encargado de la bodega 7. debe verificar si el material que llega a la bodega Almacenista Formato de pedidos es el pedido por la administración. Por cada ingreso de insumos se debe generar un Coordinador de la finca Reporte 8. reporte por el coordinador de la finca al jefe administrativo. Las devoluciones de los insumos al proveedor 9. por alguna irregularidad deben ser a más tardar de tres días posteriores a la recepción. Después de esto el almacenista diligencia el Almacenista Kardex 10. formato de Kardex para registrar las entradas y salidas de los insumos para la producción.. 11.. 12. 13.. 14. 15.. Procedimientos: registro y control de os insumos. Una vez ya almacenado los materiales y comenzada la producción el coordinador debe enviar a la administración un reporte semanal Coordinador de la finca donde indique los insumos utilizados en la producción y los materiales faltantes. Se realizará un informe por el almacenista y el Coordinador de la finca coordinador para el inventario final. y Almacenista. El departamento de contabilidad debe conciliar Dpto contabilidad y mensualmente con el almacenista o coordinador Coordinador o los saldos reportados durante el mes. Almacenista. También llevar a cabo el registro contable de los movimientos de inventarios e incorporarlos en los Dpto contabilidad estados financieros. Definir y establecer con el área Administrativa las Dpto contabilidad y técnicas de evaluación de los inventarios. Area administrativa.. Reporte. Informe Reporte. Registro contable. 37.

(38) 2.2.8. Flujo grama Grafico 3. Manual de procedimientos de inventario de insumos5. Fuente: trabajo manual de procedimientos de policromental S. en C.. 5. Información adquirida de calaméo trabajo manual de procedimientos de policromental S. en C. http://es.calameo.com/read/00115239021b6e236c990. 38.

(39) Un flujo grama es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas, Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operación EL flujo grama es el método más sencillo de expresar un algoritmo de forma ordenada. Llegando a un proceso final, cuyo objetivo principal es hacer que una persona se le facilite su representación. Así mismo, el diagrama de flujo ayuda al contador analizar, a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos. Incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información en la contaduría y su profesión como contador. ( Marentes Cifuentes, Erika Paola. 2008). 39.

(40) 3. CONCLUSIÓN. Durante los 6 meses de realización de las prácticas, se observó las fallas presentes dentro de la empresa AGROTAIRONA S.A. y con esto se identificó un problema clave en esta organización para poder platear recomendaciones que los ayuden a solucionar la problemática, logrando poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el periodo académico en la universidad, en el área contable ya que los inventarios forman una parte fundamental del proceso de producción de la empresa, pues se involucran la recepción, despacho y distribución de productos al área de producción, por lo que se realizó una propuesta con la finalidad de mejorar el control en los procesos de inventario de insumos. Es importante que la empresa cuente con un manual de procedimientos que los ayude con el control en los procesos de inventario de insumos para que sus costos de producción se minimicen. La implementación del manual de procedimientos dentro de la organización es importante ya que provee al nuevo trabajador la inducción para que conozca el proceso y la forma en que debe realizar sus tareas designadas. La información brindada por los manuales de procedimientos permite a la empresa tener una herramienta escrita que describa el flujo de un proceso o de operaciones. Haber realizado mis prácticas en la empresa AGROTAIRONA S.A. me ayudo a ver desde otra perspectiva mis ideas y pensar fuera del contexto. También pude desarrollar y utilizar mis conocimientos adquiridos en la universidad así como mis habilidades y aptitudes. Además que me enriqueció profesionalmente y personalmente haber trabajado en esa empresa.. 40.

(41) 4. RECOMENDACIONES. 1. Para obtener un mejor control de las actividades de inventario y eliminar problemas sobre la inadecuada e inconstante utilización de los documentos de registro, es oportuno crear un programa de reconocimiento y recompensa de la participación de los trabajadores, en la formulación de propuestas para mejorar la ejecución de sus actividades y el contenido del manual de procedimientos.. 2. Introducir nuevos métodos de trabajo que beneficien la productividad y eficiencia en la empresa, analizando los procedimientos existentes.. 3. Actualizar constantemente el manual de procedimientos, en base a las evaluaciones. realizadas. del. mismo,. respetando. el. formato. para. procedimientos establecidos actualmente.. 4. Para que la implementación del manual de procedimientos, dentro de la empresa, continúe siendo un éxito y se sigan aprovechando los beneficios obtenidos, es necesario utilizar una política de trabajo en equipo, es decir, que el compromiso se mantenga a lo largo de la cadena jerárquica de la empresa.. 5. Para generar nuevos beneficios, tras la elaboración e implementación del manual de procedimientos, la empresa debe implementar nuevas herramientas administrativas, tales como, un manual de especificación de puestos, el cual permitirá tener un mejor control en la estructura organizacional.. 41.

(42) 5. VALOR AGREGADO. El propósito de este trabajo fue la realización de un manual de procedimientos para el control de inventario de insumos ya que la empresa AGROTAIRONA S.A. no contaba con un manual que le ayudara en el proceso de control para los inventarios. Este se basó en describir los principales procesos que se desarrollan en las áreas de contabilidad, administración y bodega, con el fin de mejorar la productividad y eficiencia de los colaboradores que ejecutan dichas funciones. En mi formación profesional esta modalidad de grado me ayudo a complementar y aplicar mis conocimientos, estrategias a la solución de problemas, aprender a ser más responsable y puntual con las tareas asignadas.. 42.

(43) 6. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. Espinoza, Orlando (2011). La administración eficiente de los inventarios: Editorial la Enseñada, 1era edición, Madrid. Catacora, Fernando (1997), Sistemas y procedimientos contables. Venezuela: editorial Mc Graw Hill. Carvalho, J.A. (2009). Estado de resultado. Procesos contables. Bogotá: Ecoe editores. Meigs (2001). Contabilidad, la base para la toma de decisiones comerciales. Bogotá: editorial Mc Graw Hill. Murena Torres, María Teresa (2002). Gestión del conocimiento en la empresa: terminología y documentación elementos importantes para su medición. Revista Interamericana de bibliotecología. Diamond, Susan (1983). Como preparar manuales administrativos. México: Interamericana. Prieto, José M. (1997). Los procedimientos de trabajo en el punto de mira didáctivo. Gómez, G. R., Flores, J. G., & Jiménez, E. G. (1996). Metodología de la investigación cualitativa. Decreto 2649 de 1993 Estándares internacionales de información financiera IFRS por sus siglas en inglés (Internacional Financial Reporting Standard) en la IAS número 2 (IAS: Internacional Accounting Standar). zonaeconomica.com (03 de Sep de 2010). "Concepto de Control". [en linea] Dirección URL: http://www.zonaeconomica.com/control (Consultado el 05 de Jun de 2017).. 43.

(44) Rodríguez (2013). Procedimiento para control de inventarios miscelaneos, Universidad. tecnológica. de. Querétaro,. visitado/. http://www.uteq.edu.mx/tesis/AR/0493.pdf. Suarez (2014). Implementación de un sistema de inventarios en la empresa INGEPEC LTDA. de la ciudad de Ocaña, que le permita establecer mecanismos de control. de. sus. materiales, Universidad. Francisco. de. Paula. Santander,. visitado/ http://repositorio.ufpso.edu.co:8080/dspaceufpso/bitstream/123456789/24 9/1/25179.pdf. Garcia, Medina, Serrano & Zuluaga (2011). Propuesta para el control de inventarios de insumos de la compañia "AGRICOLA DIAZ S.A.S.", Universidad de la Sabana, visitado/ http://intellectum.unisabana.edu.co/bitstream/handle/10818/177/Francisco %20Garc%C3%ADa%20D%C3%ADaz.pdf?sequence=1&isAllowed=y. http://actualicese.com ; http://actualicese.com/actualidad/2016/01/27/coordinadorde-contabilidad-responsabilidades-conocimientos-y-funciones/ / Publicado: Enero 27, 2016. 44.

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