Tablas Retención Documental

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Tablas Retención Documental

Gerencia Administrativa y Financiera

Centro de Información Documental “Clndoccc”

CÁMARA DE C O M ER C IO DE CÚCUTA

1 0 0 A Ñ O S

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Tablas Retención Documental

C O N T R O L D E C A M B IO S D E LA T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L F E C H A V E R S IÓ N R A Z Ó N D E L C A M B IO

26 junio 2003 1 Versión oriqinal

9 abril de 2007 2 Cambio en la estructura orqánico funcional

19 marzo de 2015 3 Cambio en la estructura orqánico funcional

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TABLA DE CONTENIDO

JUSTIFICACIÓN

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN

• Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución

• Aspectos Históricos

• Estructura organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES

• Encuesta Estudio Unidad Documental

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Conformación de Series y Subseries Documentales

• Codificación

• Codificación unidades administrativas

• Codificación de series y subseries

VALORACIÓN DOCUMENTAL

• Organización de los Archivos de Gestión Central e Histórico.

Gerencia Administrativa y Financiera . Centro de Información Documental “Cindoccc”

CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA

1 00 AÑOS

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

• Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central

DISPOSICIÓN FINAL

RETENCIÓN DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

LISTA DE ANEXOS

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JUSTIFICACIÓN

La expedición por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la Resolución 8934 de 2014, donde se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta Superintendencia, previstas en la Ley 594 de 2000, los decretos 2578 y 2609 de 2012, estableció la necesidad que las administraciones públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, de emprender acciones encaminadas a elaborar y mantener actualizados los Instrumentos archivísticos dentro de los cuales están las Tablas de Retención Documental.

La organización de los archivos de gestión se constituye en una de las prioridades que la Cámara de Comercio de Cúcuta busca para facilitar el acceso y disposición al público de la información, en los términos referidos en la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la información Pública Nacional, (Ley 1712 de 2014).En razón de ello y, ante la urgente necesidad de actualizar los procesos de producción, transferencia, selección y conservación de sus documentos tanto en los archivos de gestión como en el archivo central, se solicitaron los servicios de asesoría de

1 0 0 A Ñ O S

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Tecnodocumental S.A.S. empresa especializada en servicios de gestión documental y con el apoyo de Tatiana Yaneth Pineda García, Técnico en asistencia y organización de archivos y la Coordinación de Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de Información, con énfasis en Documentación, Bibliotecología y Archivística, se realizó el trabajo de consolidación de la Tabla de Retención Documental, lo que permitirá que la Cámara de Comercio de Cúcuta cuente con una infraestructura y unas herramientas metodológicas adecuadas para la administración de su gestión documental.

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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN

• Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución

Actualmente la sede de la Cámara de Comercio de Cúcuta está ubicada en la calle 10 4-38 de la ciudad de San José de Cúcuta.

Es una entidad autónoma, sin ánimo de lucro, integrada por las personas que ejercen el comercio (Industriales, Comerciantes, Agricultores, Ganaderos, etc.), cuyo objetivo primordial es ser depositaria de la confianza pública, correspondiéndole llevar el Registro M ercantil que es la más valiosa fuente de información para la vida de negocios en forma que resulte factor eficaz y positivo de organización de la actividad mercantil.

La Cámara de Comercio es una organización de servicio: al Estado, en sus distintos niveles; a la comunidad y a sus miembros, en particular.

Al Estado, mediante la presentación de programas, estudios, conceptos y su participación en todo aquello que propenda por el desarrollo económico regional y nacional.

A la comunidad, mediante campañas y actuaciones tendientes al mejoramiento de todas las actividades que incidan sobre el progreso socio-económico.

Al empresario, mediante servicios directos tales como asesorías, información y ayuda permanente en su labor en los campos administrativo, económico y jurídico.

1 0 0 A Ñ O S

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Además, de las anteriores funciones de servicio, la Cámara de Comercio de Cúcuta promueve e impulsa el desarrollo económico de las regiones en donde actúa. La mejor definición de Cámara de Comercio es: Empresarios que trabajan unidos para hacer de su comunidad un lugar mejor para vivir.

• Aspectos Históricos

Las Cámaras de Comercio han sido durante cuatro siglos, instituciones de progreso y desarrollo para muchos países en las cuales el sector privado se ha organizado en estas entidades que figuran en la historia como una de las primeras agrupaciones empresariales importantes en la vida socioeconómica de la humanidad.

En el siglo XI durante el Feudalismo, se organizaron las primeras agrupaciones gremiales mercantiles que tenían como finalidad proteger los intereses comerciales de todos sus miembros.

Fue en el año de 1599, en la ciudad de Marsella, Francia, en donde se fundó la primera organización conocida como Cámara de Comercio. A través de esta institución se defendieron los intereses del gremio mercantil y se unificaron las costumbres mercantiles de la época. Posteriormente, en Europa y en todos los continentes se fueron creando nuevas Cámaras de Comercio.

En Colombia, la Ley 111 de 1890, autorizó al Gobierno Nacional para crear Cámaras de Comercio en el país. La primera en fundarse fue la Cámara de Comercio de Bogotá que inició actividades en 1878 y se constituyó formalmente en 1891.

En Cúcuta, don Luis Febres Cordero, durante su primera gobernación, puso todo su empeño y entusiasmo para urgir la creación de una Cámara de Comercio en la región.

Viajó a Bogotá y se dirigió al General Benjamín Herrera, quien ocupaba el cargo de

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Ministro de Agricultura en el gobierno del doctor José Vicente Concha, para presentarle todas las pruebas requeridas conforme a la ley y los decretos que dispusieron la existencia de las Cámaras de Comercio en Colombia.

El General Herrera siempre estuvo interesado en las aspiraciones de Cúcuta y el Departamento, pues su esposa, doña Josefina Villamizar Peralta, era oriunda de Pamplona. De tal modo, atendió la solicitud del Gobernador Febres Cordero y se expidió el Decreto No. 1807 de 1915 que creó oficialmente la Cámara de Comercio de Cúcuta.

• Estructura Organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta

Mediante Acta de Junta Directiva N° 155 de 20 de diciembre de 2011, se aprobó la

reestructuración de la Cámara de Comercio de Cúcuta propuesta por la Consultoría

de Transformación Estratégica y el Plan de Trabajo a Desarrollar.

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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES

• Encuesta Estudio Unidad Documental

Previo conocimiento de la Institución e inventario natural de los documentos en los archivos de gestión, se procedió a identificar las unidades documentales y sus correspondientes tipos documentales, dentro de cada área administrativa. En este punto se trabajó la encuesta que aparece en el Anexo 14 , que se aplicó siguiendo los pasos descritos en el instructivo para el estudio de tipos documentales (Anexo 12), de tal manera que en la primera etapa se investigó sobre el área productora del documento y en la segunda se recogieron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre su generación, trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los documentos, con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera realizar una adecuada y acertada valoración documental en este proyecto.

La encuesta fue realizada por Tatiana Pineda, Técnico en Asistencia de Organización de Archivos, con experiencia en gestión documental; entrevistando de forma personal a cada jefe de área administrativa para el diligenciamiento de la primera parte de la encuesta (Estudio de Oficina Productora) y para la segunda parte (Estudio de la Unidad Documental) se encuestó al productor directo de cada unidad documental.

Las encuestas se realizaron en su totalidad para todas las áreas del organigrama de la

Cámara de Comercio de Cúcuta.

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ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El análisis e interpretación de la información lo realizó Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, con la Asesoría de Tecnodocumental S.A.S. Éste consistió en identificar la información básica sobre la estructura y procedimientos de la Cámara de Comercio de Cúcuta a través de sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, actos administrativos, el organigrama vigente y las encuestas realizadas, para la elaboración de la TRD, que se constituye en un instrumento archivístico que se genera a partir del análisis e interpretación de esta investigación.

En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber

1 0 0 A Ñ O S

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• Conformación de Series Y Sub series Documentales

Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre series, funciones y actividades de las áreas productoras de la documentación, teniendo en cuenta sus responsabilidades en el trámite, custodia, conservación y disposición final de los documentos de archivo, lo que permitió establecer cuáles son los documentos de archivo a registrar en la TRD y cuáles son los documentos de apoyo que no se tuvieron en cuenta para la misma.

Es así como las series y subseries documentales de cada área productora de documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les han sido asignados.

La conformación de series y subseries documentales bajo la orientación del

CINDOCC y la responsabilidad de las áreas administrativas, permite administrar

unidades documentales completas, regulando toda su gestión documental acorde a

las necesidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta y siguiendo los principios de la

archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.

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Lo anterior se presenta en el cuadro de Clasificación Documental General para la entidad, debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y categoría establecida para la documentación de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Así mismo y para mayor claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registran las series y subseries manejadas por cada área administrativa.

• Codificación

Conforme a la estructura jerárquica y después de analizar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó:

• Codificación de Unidades y Áreas Administrativas

El código para las unidades y áreas administrativas de la Cámara de Comercio de Cúcuta, comprende un número de tres dígitos así:

El primer dígito corresponde a la unidad administrativa, el segundo al área, y el tercero a la dependencia.

1 00 AÑOS

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La codificación para unidades y áreas administrativas es la siguiente:

CÓD UNIDAD AMINISTRATIVA CÓD AREA / DEPENDENCIA

1 1 0 C O M U N I C A C I O N E S

100

^{1 2 0} C I E C C C

PRESID EN C IA EJECU TIVA ^{1 3 0} S E C R E T A R I A G E N E R A L 1 4 0 IN V E S T IN C U C U T A

2 0 0

G E R E N C I A

A D M IN IS T R A T I V A Y F I N A N C I E R A

2 1 0 R E L A C I O N E S IN D U S T R IA L E S

2 2 0 P R E S U P U E S T O

2 3 0 C O M P R A S

2 4 0 C O N T A B IL ID A D

2 5 0 T E S O R E R IA

2 6 0 S IS T E M A S

2 7 0 C I N D O C C C

3 0 0

G E R E N C I A D E D E S A R R O L L O E S T R A T E G IC O

3 1 0 C A L I D A D

3 2 0 C O N T R O L IN T E R N O

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4 0 0

G E R E N C I A D E C O M P E T IT IV ID A D R E G I O N A L

4 1 0 E M P R E N D I M I E N T O

4 2 0 C O N S O L I D A C I O N E M P R E S A R I A L

4 3 0 I N T E R N A C I O N A L I Z A C I O N

4 4 0 C O M I S I O N R E G I O N A L D E C O M P E T I T IV I D A D

5 0 0 G E R E N C I A O B S E R V A T O R IO E I N F O M E D I A C I O N

6 0 0

G E R E N C I A D E E S T R U C T U R A C I O N Y G E S T IO N D E P R O Y E C T O S 7 0 0 G E R E N C I A D E

F O R M A L I Z A C I O N

8 0 0 G E R E N C I A D E S E R V IC IO S

E M P R E S A R I A L E S 8 1 0 A F IL IA D O S

8 2 0 C E N T R O D E F O R M A C I O N E M P R E S A R I A L

8 3 0 C E N T R O D E A R B I T R A JE C O N C I L I A C I O N Y A M I G A B L E C O M P O S IC IÓ N

8 4 0 L O G IS T IC A

1 00 AÑOS

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• C odificación de series y subseries

El código para la serie documental, es un número de tres dígitos, para realizar este proceso se listaron las series documentales y se numeraron, dejando entre serie y serie dos rangos de números para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.

Ejemplo:

C Ó D IG O SER IES D OCUM EN TA LES

001 A CTA S

002 A CU ERD O S

El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, de acuerdo al orden alfabético dentro de su serie correspondiente; conservando un rango de números entre código y código para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.

Ejemplo:

C O D IG O SU BSER IE

01 ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN

02 ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

03 ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

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En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de CINCO dígitos, así: Los TRES primeros corresponden a la serie y los DOS siguientes a la subserie.

Ejemplo:

SERIE SUBSERIE CÓDIGO

ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN

001.01 ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA

LABORAL

001.02 ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN

GOBIERNO

001.03

1 00 AÑOS

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VALORACIÓN DOCUMENTAL

La valoración es el proceso por el cual se establecen los tiempos de retención y la disposición final para los documentos de archivo registrados en la TRD. Para entrar a proponer los tiempos de retención a cada subserie documental, se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, legal, fiscal, contable, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvieron presentes los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité de Gestión Documental de la Cámara. Es decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas.

La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada

subserie documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de

conservación y disposición final en el archivo de gestión, archivo central y archivo

histórico o permanente.

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• Organización de los archivos de gestión central e histórica o permanente.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos la Cámara de Comercio de Cúcuta conformará y organizará sus Archivos de Gestión Central e Histórico o Permanente, aplicando la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se elaborará una guía que tendrá como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental.

Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales presentadas el CCD y la TRD de cada oficina productora de documentos.

Gerencia Administrativa y Financiera . Centro de Información Documental “Cindoccc

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Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilité la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Onomástico, Alfabético, Numérico, y/o Cronológico.

Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité de Archivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta está facultado para realizar eliminaciones documentales.

Una vez organizado el archivo de gestión de cada Oficina Productora a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUM ENTOS DE APOYO.

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, donde cumplirán su vigencia y cuya consulta será administrada por el CINDOCC.

Archivo Histórico o Permanente: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo

Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no

se realiza selección.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la Tabla de Retención Documental, se realizarán las transferencias documentales conforme al proceso establecido, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para las secundarias.

1 00 AÑOS

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• Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central

S Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados y cumplido su tiempo, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.

S Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural.

S Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.

S Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.

S Diligencie el Formato de Inventario Único Documental, el cual será firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.

No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios, misceláneos, correspondencia recibida, correspondencia despachada, memorandos internos recibidos, memorandos internos despachos o con nombre de empresas;

todos los datos registrados en la transferencia documental deben corresponder a la información definida en la TRD.

Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el Archivo

Central y aplicando la Tabla de Retención Documental en su totalidad.

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DISPOSICION FINAL

En la disposición final se plantea para algunas subseries documentales, la frecuencia de consulta y el resultado del proceso de valoración documental.

La TRD se realiza selección para algunas series documentales, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso.

Igualmente se digitalizan todas las series documentales de la TRD, conforme a los procedimientos que se adelantan en el trámite de la información en la actualidad.

Para normalizar estos procesos se plantea:

Eliminación Documental: Se realiza para los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características como documentos con valor secundario.

Para realizar dicho proceso, se implementará el formato de eliminación de documentos definido por la Entidad. Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la TRD.

Gerencia Administrativa y Financiera . Centro de Información Documental “Cindoccc

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RETENCIÓN DOCUMENTAL

Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación.

La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para

el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los plazos

empezaran a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su

trámite en la oficina productora para el archivo de gestión, y a partir de la fecha en

que ha perdido su vigencia para el archivo central.

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APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental fue adoptada por la entidad mediante Resolución No. 013 del 19 de marzo de 2015, y será de obligatorio cumplimiento. Esta se constituirá como el instrumento archivístico base para la organización de los archivos;

la TRD deberá aplicarse a los documentos producidos desde el año 2003.

1 00 AÑOS

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

El Asistente Júnior de Gestión Documental, realizará seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios de según el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación en su artículo 14 y demás normas concordantes.

Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por el Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta para su estudio y aprobación.

Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica,

por lo tanto para solicitar una actualización se deberá registrar en el formato y

dirigirlo al Comité de Gestión Documental.

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ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.

LE V A N T A M IE N T O DE TABLAS DE R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L Y V A L O R A C IÓ N D O C U M E N T A L

1 00 AÑOS

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LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Acta No 035 de Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Aprobación Tablas de Retención Documental

Anexo 2. Acta N° 155 de Junta Directiva por medio de la cual reestructuran de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Anexo 3. Organigrama Anexo 4. Mapa de Procesos

Anexo 5. Descripción de cargos, funciones y responsabilidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Anexo 6. Manual de Calidad, ISO 9000, por medio del cual se establecen los procesos de la Cámara de Comercio de Cúcuta.

Anexo 7. Normatividad sobre producción documental Anexo 8. Estatutos de la Cámara de Comercio de Cúcuta

Anexo 9. Resolución N° 012 por medio de la cual se modifica la estructura interna y

funciones del Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta

Anexo 10. Resolución N° 013 por medio de la cual se Por medio de la cual se

actualizan las Tablas de Retención Documental y se aprueba su aplicación en la

Cámara de Comercio de Cúcuta.

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Anexo 11. Manual de procesos "A.AF.C.02.P Organización Documental"

Anexo 12. A.AF.C.02.G Guía Para La Organización De Documentos

Anexo 13. Manual de procesos "A.AF.C.04.P Disposición Final de Documentos Anexo 14. Encuesta Documental

Anexo 15. Cuadro de Clasificación Documental Anexo 16. Listado de Series y Sub Series

Anexo 17. Tabla de Retención Documental.

//

1 00 AÑOS

(30)

Tablas Retenció n Documental

ESTRUCTURA ORGANICA

T o m a n d o c o m o b a s e e l o r g a n i g r a m a in s titu c io n a l s e g ú n A c ta d e J u n ta D ir e c tiv a 1 5 5 d e 2 0 1 1 , se c o d if ic a r o n la s s e c c io n e s y s u b s e c c io n e s d e l a s ig u ie n te m a n e r a .

CÓDIGO SECCIÓN

1 0 0 P R E S I D E N C I A E J E C U T I V A 1 1 0 S E C R E T A R I A G E N E R A L 1 2 0 C O M U N I C A C I O N E S 1 3 0 C I E C C C

1 4 0 IN V E S T IN C U C U T A

2 0 0 G E R E N C I A A D M IN IS T R A T I V A Y F I N A N C I E R A 2 1 0 R E L A C I O N E S IN D U S T R IA L E S

2 2 0 P R E S U P U E S T O 2 3 0 C O M P R A S 2 4 0 C O N T A B IL ID A D 2 5 0 T E S O R E R IA 2 6 0 S IS T E M A S 2 7 0 C I N D O C C C

3 0 0 G E R E N C I A D E D E S A R R O L L O E S T R A T E G IC O 3 1 0 C A L I D A D

3 2 0 C O N T R O L I N T E R N O

4 0 0 G E R E N C I A D E C O M P E T I T IV I D A D R E G I O N A L 4 1 0 E M P R E N D I M I E N T O

4 2 0 C O N S O L I D A C I O N E M P R E S A R I A L 4 3 0 I N T E R N A C I O N A L I Z A C I O N

4 4 0 C O M I S I O N R E G I O N A L D E C O M P E T I T IV I D A D 5 0 0 G E R E N C I A O B S E R V A T O R IO E I N F O M E D I A C I O N

6 0 0 G E R E N C I A D E E S T R U C T U R A C I O N Y G E S T IO N D E P R O Y E C T O S 7 0 0 G E R E N C I A D E F O R M A L I Z A C I O N

8 0 0 G E R E N C I A D E S E R V IC IO S E M P R E S A R I A L E S 8 1 0 A F IL IA D O S

8 2 0 C E N T R O D E F O R M A C I O N E M P R E S A R I A L

8 3 0 C E N T R O D E A R B I T R A JE C O N C I L I A C I O N Y A M I G A B L E C O M P O S IC IÓ N

8 4 0 L O G IS T IC A

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G E S T IO N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C

MANUAL DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS O R G A N IZ A C IO N D O C U M E N T A L

A.AF.C.02.4.F

FECHA 19/03/15

VERSIÓN 4

Página 1 de 1

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

AREA

PRODUCTORA: 100 PRESID EN CIA EJECUTIVA

Dep.

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental

(Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN

Archivo Gestión

Archivo Central

DISPOSICIÓN FINAL

Conservación

Total Digitalización

PROCEDIMIENTOS

100 001 15 ACTAS ACTAS DE JUNTA

DIRECTIVA Acta Papel X X

100 002 ACUERDOS Acuerdo Papel X X

De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.

(Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.

Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.

Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

100 019 10 INFORMES

INFORMES DE ACTIVIDADES MENSUAL

Informe Electrónico X X

Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios

(administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).

Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Serie Subserie Eliminación Selección

3 7

2 8

1 4

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ClNUIUH

COMERCIO DE GJCUlft

MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.F

FECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A L VERSIÓN 4

Página 1 de 1

AREA

PRODUCTORA: 100 PRESID EN CIA EJECUTIVA

Dep.

DOCUMENTAL

Archivo Gestión

Archivo Central

Conservación

PROCEDIMIENTOS

100 019 21 INFORMES INFORMES DE

GESTIÓN ANUAL Informe Electrónico X X

Líneas de Representación Institucional

Papel - Electrónico

100 019 28 INFORMES

INFORMES DE REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL

Informe de Representación Institucional

Electrónico

X X

Consolidado de Representación Institucional

Electrónico

Poder de

representación Electrónico

CÓDIGO

1 4

(33)

ClNUIUH

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AREA

Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

Acta de incripción de lista

Papel

Aceptación de candidatos Papel Actas de

escrutinio de elección de junta directiva

Papel

Listados de comerciantes inscritos con derecho a voto

Papel-Electrónico

Comunicaciones Papel-Electrónico Estatutos

Anticorrupción Papel-Electrónico Formato de

contabilización de votos

Papel

Notificación a los

eligidos Papel-Electrónico Impugnación a

la elección (si hay lugar)

Papel-Electrónico

Instructivos

Confecamaras Papel-Electrónico Propuesta de

revisoria fiscal Papel-Electrónico

Dep.

Subserie documental (Sd)

Archivo Gestión

Archivo Central

Conservación

PROCEDIMIENTOS

100 039

PROCESOS DE ELECCIÓN DE JUNTA DIRECITVA

X X

CÓDIGO

2 3

(34)

ClNUIUH

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AREA

Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

Resolución Papel

Libro de registro de resoluciones

Dep.

Subserie documental (Sd)

Archivo Gestión

Archivo Central

Conservación

PROCEDIMIENTOS

100 053 RESOLUCIONES X X

CÓDIGO

1 9

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo Rubiela Ceballos Leiva, Asistente Senior de Presidencia Ejecutiva

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 de 20 marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(35)

CÁMAflA i: = CUíVJt.HClO

D E C Ú C U T A

G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C

A.AF.C.02.4.F

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TA BLA DE RETEN CIO N DOCUM ENTAL

AREA

PRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL

CODIGO

SERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE

TIEMPO DE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep SERIE SUBSERIE (S) (Sd) DOCUMENTAL _Archivo

Gestión Archivo

Central

Conservación

Total Eliminación Digitalización Selección

Creación de Comités Papel De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su

etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.

110 001 11 ACTAS ACTAS DE COMITÉ

JÚRIDICO

Acta de Comité Papel

3 7 X X

Anexos Papel-

Electrónico

Comunicados Electrónico

Solicitud Electrónico Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante

Selección de proveedor y/o contratista

Papel- Electrónico

un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de Asignación

Coordinador Papel

retención en la fase del archivo central.

Los criterios de selección de los documentos serán

principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.

Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma Contrato y/o

Convenio Papel

110 011 CONTRATOS Y/O

Cuadro comparativo de cotización Papel

TRÁMITE 10 X X

permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor

CONVENIOS Póliza Papel histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal,

fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio Acta modificatoria Papel

Acta de inicio Papel , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la

CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las

Acta de recibo Papel imágenes en su totalidad.

Los procedimientos de selección y digitalización de documentos

Acta de terminación Papel serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

Acta de liquidación Papel

(36)

CÁMAflA i: = CUíVJt.HClO

D E C Ú C U T A

A.AF.C.02.4.F

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TA BLA DE RETEN CIÓ N DOCUM ENTAL

ÁREA

PRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL (S)

Subserie documental

(Sd) Tipo documental SOPORTE

DOCUMENTAL

TIEMPO DE

PROCEDIMIENTOS

Dep SERIE SUBSERIE Archivo

Gestión Archivo

Central

Conservación

Factura y/o Cuenta

de Cobro Papel

Informe de Actividades y/o Informe de Efectividad

Papel

Comunicados Electrónico

Lista de chequeo Papel

110 012 17

CONTROLES DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

CONTROLES DE REGISTRO DE CONTRATOS Y CONVENIOS

Registro de contratos

y convenios Electrónico 2 8 X X

Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.

Los criterios de selección de los documentos serán

principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.

Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.

Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

(37)

CÁMAflA i: = CUíVJt.HClO

D E C Ú C U T A

A.AF.C.02.4.F

FECHA 19/03/15

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TA BLA DE RETEN CIO N DOCUM ENTAL

AREA

PRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL

Dep SERIE SUBSERIE

Subserie documental

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN Archivo Gestión

Archivo Central

DISPOSICIÓN FINAL Conservación

PROCEDIMIENTOS

110 0 1 9 05 INFORMES

IN FO RM ES A EN TID A D ES D E C O N T R O L Y V IG ILA N C IA -SIC

Inform e trim estral de co n tratación al aplicativo SIR EC I

Electrónico

X

C om unicados Electrónico

110 ^{0 1 9} ²⁹ INFORMES

IN FO RM ES D E R EP RESEN TA C IÓ N IN ST IT U C IO N A L

Inform e de R epresentación In stitucional

Electrónico X

Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cu m pla su tiem po de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CC C y previa acta de elim in ación expedida por el com ité interno de archivo.

La CC C durante la etapa del trám ite de la in form ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC.

Esta inform ación será tam bién elim inada un a vez cum pla con los tiem pos de retención en la fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).

Los procedim ientos de elim in ación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.

Poder al abogado Papel- Electrónico

110 0 4 1 PROCESOS

JURÍDICOS ^{D em anda}

Papel-

Electrónico 10 X

C om unicados Papel-

Electrónico

Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.

Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.

Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.

Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

CÓDIGO

Eliminación Selección

1 4 X

X

TRAMITE

(38)

(39)

C4MJ.ft.ii OE

COMERCIO D E C U C U T A

FECHA 19/03/15

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ÁREA

PRODUCTORA: 120 COM UNICACIONES

CÓDIGO

SERIE DOCUMENTAL (S)

DOCUMENTAL

TIEMPO DE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Dep. Serie Subserie Archivo

Gestión Archivo Central

Conservación

120 009 COMUNICADOS

DE PRENSA

Control de comunicados de prensa

Electrónico

1 9 X X

Comunicados de

prensa Electrónico

Noticias de

periódico Electrónico

120 019 11 INFORMES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Matriz de información y comunicación

Electrónico 1 4 X X

(40)

C4MJ.ft.ii OE

COMERCIO D E C U C U T A

FECHA 19/03/15

Página 1 de 1

ÁREA

CODIGO

Dep. Serie Subserie

DOCUMENTAL

TIEMPO DE RETENCIÓN Archivo Gestión

Archivo Central

DISPOSICIÓN FINAL Conservación

PROCEDIMIENTOS

120 019 30 INFORMES

120 019 39 INFORMES

120 019 50 INFORMES

120 033 01 PLANES

Electrónico X X

INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS

Ficha técnica de

trámites y servicios Electrónico

X X

Carta de trato

digno al usuario Electrónico

INFORMES PUBLICACIÓN DE NOTICIA

MERCANTIL

Comunicación a entidades de control y vigilancia

Electrónico

X X

Públicaciones web

de la SIC Electrónico Plan Anual de

Trabajo Electrónico

PLANES ANUALES DE TRABAJO

Plan de

Actividades Electrónico

X X

Informe Plan Anual

de Trabajo Electrónico Informe Gerencial Electrónico Inventario de

publicaciones Electrónico

120 045 PUBLICACIONES DE LA C.C.C.

Revisión aprobación de publicación

Electrónico X X

Solicitud de

Trabajo Interno Electrónico

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).

1 4

2 3

1 4

(41)

C4MJ.ft.ii OE

COMERCIO

D E C U C U T A

FECHA 19/03/15

Página 1 de 1

ÁREA

CÓDIGO

DOCUMENTAL

TIEMPO DE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOS

Gestión Archivo Central

Conservación

120 051

REPORTES DE MÉTRICAS CORPORATIVAS

Reporte de Logros

y Retos Electrónico

2 8 X X

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).

Anexos al Informe Electrónico

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

Nancy Talero Ramírez José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo Efrain Vazquez Corinaldi, Asesor en Comunicaciones

Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015

ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(42)

UhMsKsiif

t f l W F B Í l O UÉ LlJúL' 1A

M A N U A L DE P R O C ESO S A D M IN IS T R A T IV O S

FECHA 19/03/15

O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A L VERSIÓ N 4

Página 1 de 1

T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L ÁREA

PRODUCTORA: 200 G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A

CÓDIGO

Subserie documental

DOCUMENTAL

TIEMPO DE

PROCEDIMIENTOS

Gestión Archivo

Central

Conservación

200 019 12 IN FO RM ES

INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTA

Matriz de información y comunicación

La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).

Los procedimientos de eliminación y

digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.

200 019 31 IN FO RM ES