PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
Versión 2
Grupo Gestión Integral de Procesos Diciembre de 2003
Código: M00-PC01-A1PR3
Control del Documento
Nombre Cargo Dependencia Firma Fecha
Autores Comité de Calidad
Revisión Aprobación
Control de los Cambios
Versión No.
Fecha de Aprobación
Cambio Solicitó
01 Elaboración del Control de Registros. Areas involucradas y Comité Calidad
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ... 4
1. OBJETIVO ... 5
2. ALCANCE ... 5
3. MARCO TEÓRICO Y DEFINICIONES ... 5
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ... 7
4.1 DESCRIPCIÓN GRÁFICA ... 7
4.2 DESCRIPCION DETALLADA ... 8
5. FORMATOS ... 9
6. REFERENCIAS DOCUMENTALES ... 10
ANEXO A ... 11
PRESENTACIÓN
Para garantizar la Calidad en los macroprocesos de Formación Profesional Integral y Normalización, Evaluación y Certificación de Competencias Laborales y Articulación de Programas el SENA, es necesario establecer, documentar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de asegurar que se cumple con las actividades realizadas y con los requerimientos especificados por nuestros clientes.
El control de los registros requiere diferenciar aquellos documentos que corresponden al Sistema de Gestión de la Calidad y son administrados por los macroprocesos Formación Profesional Integral y Normalización, Evaluación y Certificación de Competencias Laborales y Articulación de Programas por el Comité de Calidad y cada una de las dependencias responsables de los procesos y los documentos de apoyo que hacen parte de la gestión, pero que son administrados por la dependencia de Archivo de Documentos de la Dirección General.
El procedimiento de Control de Registros, asegura que el Sistema de Gestión de la Calidad se documente y se implementen los controles necesarios para que los documentos de Calidad tengan buen uso, sean conserven y permanezcan en óptimas condiciones.
DARIO MONTOYA MEJIA Director General
1. OBJETIVO
Garantizar que los Registros de Calidad se recolecten, organicen, almacenen y se conserven de forma que se pueda demostrar la conformidad con los requisitos especificados por el Sistema de Gestión de la Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los registros del Sistema de Gestión de la Calidad del SENA, y comprende desde la identificación, distribución, actualización, conservación y almacenamiento hasta la disposición de los registros.
3. MARCO TEÓRICO Y DEFINICIONES
3.1. MARCO TEÓRICO.
El Sistema de Control de Registros de Calidad es parte integrante del gran sistema de administración de documentos de la entidad y se enfatiza en el manejo de los diferentes registros para lo cual cuentan con la siguiente estructura:
Control Centralizado, que se desarrolla en el nivel estratégico y táctico , en donde se tramitan la correspondencia, se conserva y archivan los originales de comunicaciones recibidas del medio externo, las copias de las comunicaciones originadas internamente y la documentación legal de la Entidad.
Para la organización de la información del Sistema de Gestión de la Calidad, debe establecerse coherentemente con el Control Centralizado, para facilitar la transferencia e incorporación de éste.
En el nivel estratégico y táctico existen archivos inactivos, conformado por los documentos que se transfieren del control central y la información especializada como la del Sistema de Gestión de la Calidad. Se transfieren cuando han dejado de tener una consulta frecuente. Su organización debe guardar uniformidad con la organización del Control Centralizado.
3.2. DEFINICIONES: Para efectos de esta norma se establecen las siguientes definiciones:
Almacenamiento: Actividad de recoger y guardar la información.
Disposición: Acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención establecido para el registro del Sistema de Gestión de la Calidad.
Identificación: Información que permite reconocer de forma rápida un registro del Sistema de Gestión de la Calidad.
Legibilidad: Característica que garantiza la lectura inequívoca de la información.
Protección: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.
Recuperación: Medidas establecidas para acceder con facilidad a los registros del Sistema de Gestión de Calidad.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades o tareas desempeñadas.
Tiempo de Retención: Tiempo durante el cual ser retienen los registros del Sistema de gestión de calidad.
4.1 DESCRIPCIÓN GRÁFICA
INICIO
1.
Identificar Registros.
2.
Conservar Registros Legibles.
3.
Almacenar Registros.
4.
Proteger Registros.
5.
Recuperar Registros.
6.
Definir Tiempo de Retención.
7.
Asegurar la Disposición de
Registros.
FIN
4.2 DESCRIPCION DETALLADA
Insumo Descripción Actividad o Tarea Responsable Producto
Norma Fundamental M00-PC01- A4PR1
Formato
“Control de Registros de Calidad”. F0- 004/12-03
1.Identificar registros: Los formatos y registros se identifican por un nombre y/o un código, los cuales se referencian en el Formato Control de los Registros de Calidad.
Ver Anexo A.
2. Asegurar registros legibles: Los registros se diligencian en tinta, evitando utilizar abreviaturas o frases incompletas.
Además no deben tener tachones o enmendaduras, y en caso de que se presenten, se realiza una nota de explicación dentro del documento o al dorso del mismo, con la firma del Jefe Inmediato.
3. Almacenar registros: Los responsables almacenan los registros en sus puestos de trabajo con el fin de que se puedan consultar con facilidad y se mantienen en condiciones adecuadas para evitar el deterioro, lo cual puede hacer en papel, videos, CD rom, diskettes, fotografías o en cualquier otro medio.
4. Proteger registros: Los registros se almacenan en lugares libres de humedad, seguros y protegidos contra daños o pérdidas, de forma tal que se conserve la información original y se eviten alteraciones posteriores.
5. Recuperar registros: El almacenamiento de los registros se hace de forma tal que éstos se agrupen por alguna característica que los diferencie, tal como: Carpetas, rótulos, temas, etc., y dentro de cada clasificación que utilice, los registros se guardan en orden cronológico. En caso de
Funcionario (s) del Grupo de Procesos.
Registro
en el
Formato
“Control de
Registros de
Calidad”.
escrito de que es un registro duplicado y se hace firmar por el Jefe de la Dependencia.
Si es un registro de origen externo, éste se solicita nuevamente al proveedor dejando constancia escrita de la reposición del registro.
6. Definir Tiempo de Retención: Se deben seguir las directrices dadas por la Oficina de Administración de Documentos del SENA, para definir los tiempos de retención de los registros. En caso contrario se concerta con el Jefe de la dependencia, el tiempo de retención de los mismos.
7. Asegurar la Disposición de los registros: Se deben seguir las directrices dadas por al Oficina de Administración de Documentos del SENA para definir acción a tomar una vez se ha cumplido el tiempo de retención de los registros. En caso contrario, se concerta con el Jefe de la dependencia de acción a tomar.
Representante Dirección y responsable de conservación y almacenamiento .
Representante Dirección y responsable de conservación y almacenamiento
Notas:
Los Registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de certificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
Los Registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
En general, los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
5. FORMATOS
Formato Control de los Registros de Calidad. Ver Anexo A
SENA Regional Antioquia, Dirección Nacional de Formación Profesional, Procedimiento para Control de Registros de Calidad. Código P6060018 del 9 de mayo de 2002.
SENA Regional Valle, División de Información para el Empleo, Procedimiento para Control de Registros CIE-PR-04 . Listado Maestro de Formatos CIE-FM-01 del 8 de octubre de 2002.
Norma Fundamental “Procedimiento para la Elaboración y Codificación de Documentos”. M00-PC01-A4PR1.
Formato: CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD.
Sistema de Gestión de la
Calidad
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD
Fecha:
Versión:
Página de
CODIGO REGISTROS
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN LUGAR DE ARCHIVO
DE HASTA
F0-004/12-03
