ESTUDIAR P ARA PREVER Y PREVER P ARA ACTUAR
P R E M I O INTRAGOB 2006
a la
06
RSGC - 617
INICIO: 2012.09.28 TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008 PROCESO EDUCATIVO
S G C
S N E S T
IMNC-RSGC-617
IMNC-RSGC-617
IMNC-RSGC-617
CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008
CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008
VILLA DE ÁLVAREZ, COL., JUNIO DE 2014
PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIO EN EL ALMACÉN
GENERAL DE LA CIAPACOV
OPCIÓN X
MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
INGENIERO EN GESTIÓN EMPRESARIAL
PRESENTA
GABRIELA STEPHANIA ALCARAZ MUÑIZ
ASESOR
ÍNDICE
1.- Justificación --- 1
2.- Objetivos --- 2
2.1.- Objetivo general: --- 2
2.1.1.- Objetivos específicos: --- 2
3.- Problemas a resolver, priorizándolos --- 3
3.1- Alcances y limitaciones --- 3
4.- Procedimiento y descripción de las actividades realizadas --- 5
4.1- Antecedentes de la empresa --- 5
4.2.- Fundamento teórico --- 5
4.2.1.- ¿Qué es un control de inventario? --- 7
4.2.2.- Funciones que efectua un inventario --- 8
4.2.3.- Decisiones sobre inventario --- 9
4.2.4.- Tipos de Inventario --- 9
4.2.5.- Recopilación de información. ---¡Error! Marcador no definido. 4.2.6.- ¿Qué es un diagrama de flujo? --- 10
4.2.6.- Caracteristicas princiapales --- 10
4.2.7.- Importancia de los diagramas de flujo --- 11
4.3- Descripción de las actividades realizadas --- 12
5.- Resultados, planos, gráficas, prototipos, maquetas, programas, entre otros -- 14
6.- Conclusiones y recomendaciones --- 15
7.- Competencias desarrolladas y/o aplicadas --- 17
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1.- JUSTIFICACIÓN
Actualmente el almacén general de la CIAPACOV, , que abastecen a seis
direcciones, necesita un control de inventario ya que aunque cuenta con el manejo
de sus entradas tanto como en sus salidas, necesita estandarizar sus procesos
para que sean más efectivos, esto hace que los trabajadores se tarden al hacer
sus tareas o tengan mermas con productos y materiales utilizables.
El no tener un procedimiento establecido puede ser no bueno ya que es necesario
tener en toda empresa sea chica o grande y que contenga almacén un control de
inventarios, porque de no tenerlo resultan pérdidas para la empresa.
Es necesaria la realización de nuevos procesos o por así decir cambiar lo que se
tiene e incluir mejoras en ellos para poder así mismo tener un buen control de
inventario que es lo que se necesita en el almacén general de la CIAPACOV.
Además de que podemos implementar y describir cada uno de estos procesos
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2.- OBJETIVOS
2.1.- Objetivo general:
Diseñar un sistema de control de inventarios que permita a la Ciapacov mantener
actualizado el inventario del almacén general con el propósito de proporcionar con
oportunidad los insumos requeridos para la operación.
2.1.1.- Objetivos específicos:
Esquematización de operaciones actuales.
Diagnóstico del sistema.
Identificación de problemáticas.
Diseño de procedimientos.
Validación de procedimientos.
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3.- PROBLEMAS A RESOLVER, PRIORIZÁNDOLOS
En el almacén general de la CIAPACOV, que abastecen a seis direcciones,
necesita un control de inventario ya que aunque cuenta con el manejo de sus
entradas tanto como en sus salidas, necesita estandarizar sus procesos para que
sean más efectivos.
Al decir que necesita estandarizar primeramente se requieres de saber todos los
procesos y para esto nos basamos en crear nuevos o simplemente los que ya está
ir generando pasos que puedan ser más eficientes con respecto a lo que se
quieres llegar y a dónde quieres llegar.
Es necesario tener conocimiento de cada paso que se realiza en la empresa para
conforme donde se vea un cuello de botella ahí empezar a elaborar las mejoras
del mismo.
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3.1- ALCANCES Y LIMITACIONES
El alcance del proyecto radica en el área de almacén general de la Ciapacov, y un poco de sus alrededores..
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4.- PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
4.1- ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Colima es un Estado generoso en cuanto al recurso agua, sin embargo, con el paso del tiempo se han destruido siete de sus célebres ocho fuentes de agua, que en largo y silencioso servicio llevaron a cabo su misión al ofrecer a los colimotes el almacenamiento del líquido para la satisfacción de sus necesidades. Teníamos fuentes del tipo colonial:
"La Pila de la Sangre de Cristo"; la conocida "Pila de los Patos", que estuvo en la parte central del Jardín Núñez, dándole belleza y atractivo, misma que dio paso a la "Pila de la Concordia", que fue cegada para colocar en ese sitio el monumento a D. Benito Juárez; la "Pila del Dulce Nombre de Jesús", que estuvo en la parte central del área que ocupaba el mercado Constitución; la "Pila del Mercado de la Soledad", situada en el centro del actual jardín Torres Quintero; la "Pila del Paseo del Progreso", que estuvo en la casi parte media de la superficie actual del Parque Hidalgo; la "Pila del jardín de la libertad", que ocupó el lugar central de la Plaza de Armas, donde hoy se encuentra el kiosco; y, más recientemente, la "Pila de las Siete Esquinas" construida en el año de 1908 a iniciativa del Sr. D. Juan Flores, mediando la cooperación de algunos vecinos, ya que por ese lugar se carecía de suficiente agua potable para el servicio de las gentes de tan populoso barrio.
La introducción del agua potable a nuestra ciudad data de la época en que fue Prefecto Político del entonces Territorio de Colima, el Sr. Gral. Don Manuel Álvarez, personaje que en el año 1857 fuera el primero de nuestros gobernantes, ya que desde esa fecha se le dio a Colima categoría de Estado. Al Sr. Álvarez se le debe, pues, que nuestra ciudad tuviera en su tiempo el primer servicio de agua potable por medio de un grueso tubo de barro que venía por la antigua calle del Palacio o del Beaterio, hoy Constitución, y que se desprendía de una vieja Caja de Agua que el mismo Sr. Álvarez mandó construir y que estuvo situada media cuadra antes de llegar a donde dicha calle se cierra por el norte. Esta caja surtidora de agua la recibiría por medio de un viejo acueducto que partiendo de una "toma", especialmente construida en los márgenes del Río Colima, descendía casi paralelamente al camino que viene de la antigua fábrica de San Cayetano.
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construida por el mismo Álvarez y que ahora es propiedad de los herederos de Salvador Cárdenas, edificio que en aquellos tiempos sirvió de palacio de Gobierno. La presión del líquido era tal, que al construirse el segundo piso de la entonces casa de José Arct., hoy portal de propiedad de los Ceballos, con suma facilidad ascendió el agua a este elevado sitio.
Posteriormente, en el año de 1862, ante la carencia de dinero por parte del Gobierno para atender los servicios públicos, sobre todo los más urgentes, como el alumbrado, que por entonces se hacía por medio de los tradicionales faroles alimentados de petróleo, la Sala Capitular acordó la venta de diez pajas de agua a cien pesos cada una, con derecho a servicio perpetuo. Para el efecto se publicaron algunos avisos en los que se concedía tan sólo un plazo de tres días que se presentaran postores que se acogieran a beneficio, autorizándose al Síndico Suplente Francisco Gómez Palacios para que hicieran la venta, apareciendo solamente siete postores.
Cabe señalar que la obra de agua potable en Colima fue posible gracias al espíritu progresista del Gral. Álvarez, quien habiendo amasado una respetable suma de dinero, merced a sus grandes negocios particulares, de su peculio la llevó a cabo. Posteriormente, siendo Gobernador del Estado Gildardo Gómez, al saber de la obra realizada por el Gral. Álvarez en beneficio de la comunidad el actual gobernador dispuso que la Sra. Francisca Córdova, viuda del Gral. Álvarez exceptuándola de todo pago fiscal de sus propiedades.
La cabecera Municipal de Colima y la zona conurbada de Villa de Álvarez, del Estado de Colima, se abastecían de agua del Río Colima, desde el año 1550 hasta el año l990. En los años de 1950 se inició con la perforación de pozos profundos, hasta el año 1980, siendo 18 pozos en Colima y 10 pozos en Villa de Álvarez. Entre los cuales se encuentran:
Colima
Armonía
Libramiento
Lomas de Circunvalación
Víboras
Periférico
Zarco I y II
Villa de Álvarez
Noria
La Gloria
El Llano
Burócratas
M.M. Dieguez
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Finalmente la Ciapacov se forma hace 22 años desde el crecimiento de las poblaciones de los municipios de Colima y Villa de Álvarez, entre sus principales trabajos que laboran son:
Bacheo y Pavimentación.
Abastecimiento de Agua Potable.
Alcantarillado
Saneamiento
Cloración.
Tratamientos de agua.
M i s i ó n
Proporcionar los servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento con calidad, para que la población eleve su nivel de vida, trabajando por el equilibrio financiero de la empresa y la permanente promoción de una nueva cultura del agua.
V i s i ó n
Eficientar el manejo de los recursos humanos, financieros y materiales del organismo para alcanzar su fortalecimiento y consolidación.
4.2.- FUNDAMENTO TEÓRICO
4.2.1.- ¿Qué es un control de inventario?
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
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4.2.2.- Funciones que efectúa un inventario
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.
Funciones:
Eliminación de irregularidades en la oferta
Compra o producción en lotes o tandas
Permitir a la organización manejar materiales perecederos
Almacenamiento de mano de obra
4.2.3.- Decisiones sobre Inventario
Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando
intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos
decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:
1.- Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a
reabastecer.
2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.
4.2.4 Tipos de inventarios.
Inventario Perpetuo:
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por
medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A
intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y
se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de
acuerdo con la cuenta física.
Inventario Intermitente:
Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
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Inventario Final:
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación
patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones
mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial:
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Físico:
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista
detallada y valorada de las existencias.
Inventario Mixto:
Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no
pueden identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados:
Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes
Inventario en Transito:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos
que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.
Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el
inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las
plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de Materia Prima:
Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de
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4.2.5.- ¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es una representacion grafica de las secuencias de pasos que se realizan para obetener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinacion de ambos.
4.2.6.- Caracteristicas princiapales
Acontinucacion se presentan una serie de caracteristicas que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta.
Capasidad de comunicación
Permite la puesta en comuni con conocimientos individuales sobre un proceso y falicita la mejor comprencion global del mismo.
Claridad
Proporciona informacion sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.
Simbologia
Imagen o figura con la que se representa un concepto. Para la construccion de los diagramas de flujo se utilizan los suiguientes simnbolos.
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4.2.7.- Importancia de los diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son importantes porque nos facilita la manera de representar visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un objetivo. (Fundibeq)
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4.3- DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
La realización de una propuesta e sistema de control de inventarios fue lo más importante dentro de cada paso a seguir para así tener un buen desarrollo de las actividades presentadas a continuación.
ACTIVIDADES DESCRIPCIONES
Esquematización de la operación actual.
Dentro de la esquematización de la operaciones que se estaban llevando acabo, se vio todo lo que se manejaba
actualmente desde los proceses
pequeños hasta los procesos con mayor serie de pasos, para así tener una idea de que era lo que la empresa necesitaba dentro de este ámbito así mismo la detención de fallas etc.
Diagnóstico del sistema.
Para el diagnóstico del sistema se
utiliza la observación y diversas
preguntas hacia los empleados y se basó específicamente en ver que tal funcionaba el sistema tanto para la captura de datos.
Identificación de problemáticas.
La identificación de problemática, fue la observación de las deficiencias que se tenían a lo largo de todo el proceso manejado para almacén.
Diseño de procedimientos.
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Validación de procedimientos.
La parte de validación de
procedimientos fue por parte de la empresa ya que estos fueron los que conllevaron a todo lo requerido dentro del proceso realizado. Además de que valoraron todo lo propuesto.
Diseño de propuestas.
Para el diseño de la propuesta se hiso una par de tablas y diagramas donde marcábamos cada cosa que tenía
mejora y además a quien le
correspondía cada actividad ya que a veces se hacía confuso, y asi se hizo el diseño requerido.
INICIO
Conocimiento de las instalaciones Esquematización de las operaciones actuales Diagnóstico del sistema Identificación de problemática Diseño de Procedimientos Validación de Procedimientos
Esquematización de las operaciones actuales
DISEÑO DE PROPUESTAS
Elaboración del manual
Revisión por
el asesor
NO
Entrega de manual y resultados
FIN
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En el diagrama que se encuentra arriba se muestra cada uno de los pasos realizados para obtener los resultados a los que se quiso llegar.
5.- RESULTADOS, PLANOS, GRÁFICAS, PROTOTIPOS, MAQUETAS, PROGRAMAS, ENTRE OTROS
El sistema de control de inventario cuenta con varios diagramas de flujos además de una serie de pasos para la descripción del diseño de la propuesta.
Procedim.
Fase
Responsable
Periodicidad
1 Solicitud de pedido de
material del director de cada área.
Jefe del departamento
A necesidad del departamento
1 Captura Aux compra almacén Por cada evento
1 Revisión de pedido de
material.
Dir. De
abastecimientos
Por cada evento
1 Material Aceptado. Dir. de
abastecimientos
Por cada evento
1 Tramite de licitación. Dir. De
abastecimientos
Por cada evento
2 Licitación, Evolución y
compra
Dir. De
abastecimientos.
Por cada evento
2 Pedido de material Almacenista. Por cada evento
2 Llegada de material Almacenista. Por cada evento
2 Revisión de materiales Almacenista. Por cada evento
2 Material en buen estado Almacenista. Por cada evento
2 Captura de material
entregado.
Almacenista. Por cada evento
2 Entrega de contra
recibo
Almacenista. Por cada evento
3 Acomodo de materiales Almacenista. Por cada evento
3 Limpieza de anaqueles. Almacenista. Por cada evento
3 Fraccionamiento de
materiales.
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3 Limpieza de materiales. Almacenista. Por cada evento
3 Etiquetado de material. Almacenista. Por cada evento
4 Requerimiento de
materiales
Trabajador. Por cada evento
4 Entrega de vale
firmado.
Trabajador. Por cada evento
4 Material en existencia. Almacenista. Por cada evento
4 Entrega de material a
trabajador.
Almacenista. Por cada evento
4 Firma de material
recibido por trabajador y almacenista.
Trabajador y Almacenista
Por cada evento
4 Archivo y captura de
vales.
Almacenista. Por cada evento
6.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Las recomendaciones y conclusiones forman un aparte interese del proyecto, puesto que se dan los puntos de vista críticos para la mejora continua de la empresa. La propuesta de control de inventario en el almacén general de la Ciapacov permitió interactuar con las áreas relacionadas en el servicio de proporcionar materiales e insumos a tiempo a los trabajadores para así poder eficientar el trabajo de los mismos.
Las recomendaciones y conclusiones son vitales para generar una mejora en la calidad y por ende la satisfacción del cliente. Las conclusiones que realmente terminaron por destacar son las que se muestran a continuación.
Se empezará con lo más sencillo y esto es tener un trato agradable,
oportuno y cuidadoso con los trabajadores ya que en el modo de tener un área de trabajo armoniosa.
Tener en cuenta que la captura de los vales es indispensable y esto pone
aún más indispensable el hecho de que se capture con más precisión ya que esto ayuda a no tener fallas en cuanto a una entrada o salida perdida y por lo tanto material no regresado o material faltante en sistema.
Las entradas de almacén son muy importantes y con gran amplitud pero
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nos llega y su estado sea mal o bien es de suma importancia para no tener pérdidas.
Pedir solo lo necesario y lo pronosticado es parte de ya que si lo hacemos
con cuidado y solo se usaran pocas cosas y lo sabemos simplemente no necesitamos tener mermas.
Salidas de almacén de prioridad saber y recalcar en el sistema quien se
lleva los materiales cuando y como para así tener nuestra base de datos actualizados y al corriente.
Dir. de abastecimientos debe de tener un mejor manejo de almacen y
presupuestos.
Es necesario hacer un análisis y no tomar a la ligera cada cosa que se hace en almacén ya que en esta parte de cualquier empresa es donde se ve reflejado mucho capital invertido y de no utilizar todo lo que se encuentra ahí generan pérdidas para una empresa, es necesario que toda empresa tenga un control de su propio inventario sea empresa privada o gubernamental.
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7.- COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADAS
La realización de este proyecto permite aplicar las competencias y sobre todo las habilidades que necesito para emprender un camino laboral, esta etapa fue donde confirme cada una de las materias aprendidas durante lo largo de estos años, además de saber más, acerca de lo que genera una ingeniería.
Competencias instrumentales:
1. Capacidad de análisis, síntesis y abstracción. 2. Capacidad de comunicación oral y escrita. 3. Conocimientos generales básicos.
4. Conocimientos básicos de la carrera.
Competencias interpersonales.
1. Capacidad de organizar y planificar.
2. Habilidades básicas de manejo de la computadora.
3. Habilidad para buscar y analizar información proveniente de fuentes diversas.
4. Solución de problemas. 5. Toma de decisiones.
6. Apreciación de la diversidad y la multiculturalidad. 7. Capacidad crítica y autocrítica.
8. Trabajo en equipo.
9. Habilidades interpersonales. 10. Capacidad de empatía. 11. Lenguaje asertivo. 12. Liderazgo e iniciativa. 13. Actitud proactiva. 14. Compromiso ético.
15. Desarrollar la capacidad para adaptarse y entender un ambiente laboral.
Competencias sistémicas
1. Capacidad de aplicar los conocimientos en la práctica. 2. Habilidades de investigación.
3. Capacidad de aprender.
4. Capacidad de generar nuevas ideas (creatividad). 5. Habilidad para trabajar en forma autónoma. 6. Búsqueda de la calidad constante.
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8. Habilidades de investigación. 9. Capacidad de crear.
10. Iniciativa y espíritu emprendedor. 11. Búsqueda del logro.
Las competencias basadas a lo largo de este periodo y replanteadas en este informe representan cada una de las tareas, actividades de las cuales nos hemos hecho, cada camino truncado siempre abrió a la mente a que se fuera desarrollando para que la solución de problemas fuese efectiva. Parte de este proyecto fue concebido con la observación de meses de trabajo y cooperación.
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8.- FUENTES BIBLIOGRÁFICAS Y VIRTUALES.
Holmes, W. Arthur. Principios y Procedimientos Contables. España,
Editorial Hispanoamericana, 1990.
Guajardo C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial
McGraw-Hill, 1995
Cordera Martin José Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid,
1994
Presupuestos planificación y control de las utilidades.
http://www.ehowenespanol.com/analisis-control-inventario-hechos_90396/
http://para-mipymes.blogspot.mx/2012/11/que-es-sistema-de-control-de-inventario.html
