XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Pública

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(1)UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA. OPCIÓN DE GRADO Contaduría Publica.

(2) XX CONGRESO INTERNACIONAL DE ESTUDIANTES DE CONTADURIA PUBLICA. NASHLY GISSELLE PEÑA CAÑAVERAL Cod. ID. 450931 KAREN ORLAY GARCIA ROMERO Cod. ID. 431581 MARIA DEL PILAR VALDERRAMA MURILLO Cod. ID. 425351. TUTOR: GERMÁN ADOLFO BECERRA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA 12/05/2019 BOGOTA D.C.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. TRABAJO DE GRADO. 1.

(3) Tabla de contenido PERFIL DEL PROYECTO ...................................................................................................... 5 1.1 ABSTRACT........................................................................................................................... 5 1.2 RESUMEN ............................................................................................................................ 5 1.3 OBJETIVOS DEL PROYECTO ............................................................................................ 6 1.3.1. Objetivo General ............................................................................................................ 6 1.3.2. Objetivos Específicos ..................................................................................................... 6 1.4 ANÁLISIS INTERNO ........................................................................................................... 7 1.4.1. Segmentación del mercado ............................................................................................. 7 1.4.2. Propuesta de valor .......................................................................................................... 7 1.4.3. Relación con el cliente.................................................................................................... 7 1.4.4. Canales de distribución y comunicación ......................................................................... 7 1.4.5. Flujos de ingresos ........................................................................................................... 7 1.4.6. Actividades claves .......................................................................................................... 8 1.4.7 Recursos claves ............................................................................................................... 8 1.4.9 Estructura de costos ......................................................................................................... 9 1.5 ANÁLISIS EXTERNO: PESTEL ........................................................................................ 10 1.5.1. Entorno político ............................................................................................................ 10 1.5.2. Entorno económico ....................................................................................................... 11 1.5.3. Entorno sociocultural .................................................................................................... 12 1.5.4. Entorno tecnológico...................................................................................................... 12 1.5.5. Entorno legal ................................................................................................................ 13 1.5.6. Entorno ecológico......................................................................................................... 14 1.6 ANÁLISIS DOFA ................................................................................................................ 15. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 1.. 2.

(4) 2.. ESTUDIO DE MERCADO .................................................................................................... 16 2.1.. ANÁLISIS DE LA OFERTA ......................................................................................... 16. 2.1.1.. Lista de competidores ............................................................................................. 16. 2.1.2.. Información básica de los eventos competidores ..................................................... 16. 2.1.3.. Comparación de los modelos de negocio de los eventos competidores.................... 19. 2.2. ANÁLISIS DE LA DEMANDA ................................................................................... 20. 2.2.1 Perfil del cliente ................................................................................................................ 25 2.2.2 Mercado potencial ......................................................................................................... 25 2.2.3 Motivación de compra ................................................................................................... 25 2.2.4 Hábitos de consumo ...................................................................................................... 25 2.2.5. Necesidades insatisfechas ............................................................................................. 25 2.2.6 2.3. Disposición a pagar................................................................................................. 26. PLAN DE MERCADEO ................................................................................................ 26. 3. 2.3.4. Estrategias de distribución ...................................................................................... 28. 2.3.5. Estrategias de promoción ........................................................................................ 28. 2.3.6. Estrategias de precio ............................................................................................... 29. 2.3.7. Presupuesto de marketing ....................................................................................... 30. 2.3.8. Proveedores / Aliados estratégicos marketing ......................................................... 31. ESTUDIO DE OPERACIONES ............................................................................................ 32 3.3. UNIDAD DE PRODUCCIÓN ....................................................................................... 32. 3.4. RECURSOS REQUERIDOS ......................................................................................... 32. 3.5. PLAN DE PRODUCCIÓN (CAPACIDAD PRODUCTIVA) ........................................ 34. 3.6. COSTOS DE PRODUCCIÓN ........................................................................................ 35. 3.7. INVERSIONES EN INFRAESTRUCTURA ................................................................. 36. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 2.3.1 Proyección de ventas ..................................................................................................... 26. 3.

(5) 5. INVERSIONES EN CAPITAL DE TRABAJO.............................................................. 36. 3.9. DEPRECIACIONES ...................................................................................................... 37. ESTUDIO ORGANIZACIONAL .......................................................................................... 38 4.3. REQUISITOS LEGALES .............................................................................................. 38. 4.4. GASTOS DE PUESTA EN MARCHA .......................................................................... 40. 4.5. ORGANIGRAMA.......................................................................................................... 42. 4.6. GASTOS DE PERSONAL ............................................................................................. 43. 4.7. GASTOS ADMINISTRATIVOS ................................................................................... 44. ESTUDIO FINANCIERO ...................................................................................................... 45 5.3. FLUJO DE CAJA PROYECTADO................................................................................ 45. 5.4. PLAN DE FINANCIACIÓN .......................................................................................... 46. 6. CONCLUSIONES ................................................................................................................. 47. 7. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 48. 8. ANEXOS ............................................................................................................................... 50 8.3. COTIZACIONES DE PROVEEDORES ........................................................................ 51. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 4. 3.8. 4.

(6) 1. PERFIL DEL PROYECTO 1.1 ABSTRACT In the month of October of the year 2019, an academic group of the Universidad Cooperativa de Colombia will hold the XX International Congress of public accounting students with the theme "Ethics, accounting culture and construction of the public: reviewing practices and rethinking their fundamentals. " The aim is to make a brief description of how a group of undergraduate students, organize a quality conference bringing speakers from different countries, in order to create a space where they can share experiences and knowledge in addition to those built in the classrooms. 1.2 RESUMEN. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. En el mes de octubre del año 2019, un grupo académico de la Universidad Cooperativa de Colombia llevará a cabo el XX Congreso internacional de estudiantes de contaduría pública con la temática “Ética, cultura contable y construcción de lo público: revisando las prácticas y repensando sus fundamentos”. El objetivo es hacer una breve descripción de cómo un grupo de estudiantes de pregrado organiza un congreso de calidad trayendo conferencistas de distintos países, con el fin de crear un espacio donde se puedan compartir experiencias y conocimientos adicionales a los que se construyen en las aulas.. 5.

(7) 1.3 OBJETIVOS DEL PROYECTO 1.3.1. Objetivo General Aprovechar como espacio de diálogo y de unión académica entre estudiantes, investigadores y profesionales de la contaduría pública entre otros campos semejantes como la administración, finanzas y las ciencias de la economía, interesados en los avances de la ética cultura contable y construcción de lo público en este campo de conocimiento, aprovechando los conceptos y experiencias nacionales e internacionales en la disciplina y la profesión contable.. 1.3.2. Objetivos Específicos - Facilitar un encuentro e intercambio de ideas entre la comunidad contable, económica, administrativa y financiera de todas las instituciones de educación superior. - Abrir la posibilidad para el dialogo entre profesores y estudiantes nacionales e internacionales frente a las temáticas planteadas.. - Explicar los procedimientos que deben tenerse en cuenta en la planeación de un congreso; describe los roles, perfiles y funciones de las partes involucradas; y detalla las actividades que se deben desarrollar antes, durante y después del congreso. Se presenta también una serie de recomendaciones que podrán ser retroalimentados por otros organizadores de futuros congresos.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. - Generar un espacio formativo que permita compartir experiencias significativas para el desarrollo de competencias y pensamientos contables, discurriendo sus fundamentos.. 6.

(8) 1.4 ANÁLISIS INTERNO 1.4.1. Segmentación del mercado El XX congreso internacional de la Universidad Cooperativa de Colombia, va dirigido a estudiantes, profesionales e investigadores de las ciencias contables, económicas, financieras y de gestión, a nivel nacional e internacional, el cual se realizará en la ciudad de Bogotá D.C. 1.4.2. Propuesta de valor En busca de fortalecer la investigación, la ética, cultura contable y construcción de lo público, se pretende concientizar a los futuros profesionales y actuales colegas, en que hoy día nuestra profesión no tiene la fe pública suficiente, gracias a eventos infortunados del pasado. Por ende, se espera realizar este evento no solo para los estudiantes de la Universidad Cooperativa de Colombia, sino de las demás instituciones educativas a nivel nacional. 1.4.3. Relación con el cliente Nuestra relación con los estudiantes y asistentes será directa, como: personales (cara a cara y telefónicas), automatizadas (a través de tecnología) terceros (externalización de servicios).. Los canales de distribución se definen como el conjunto de intermediarios que cada empresa escoge para la distribución más completa, eficiente y económica de sus productos o servicios, de manera que el consumidor pueda adquirirlos con el menor esfuerzo posible. Con base en lo anterior, se trabajará como canales de distribución: - Pagina web - Redes sociales - Flyers - E-mail - Pendones 1.4.5. Flujos de ingresos Para la Universidad Cooperativa de Colombia es muy importante contar con la asistencia al evento de sus estudiantes, egresados, docentes y de más personas del gremio, que quieran actualizarse y capacitarse en el tema planteado por la facultad. Por tal motivo los ingresos se verán reflejados en el pago del pin con el código del congreso, ya sea por consignación, transferencia, pse, tarjetas de crédito y efectivo.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 1.4.4. Canales de distribución y comunicación. 7.

(9) 1.4.6. Actividades claves . Booking de los ponentes: -. Contactos personales. -. LikedIn. -. Foros profesionales. -. Agencias. . Promoción y comunicación. . La producción:. - Instalaciones: El lugar deberá tener facilidad de acceso, seguro y que se adapte al tipo de evento. - Tecnología: Pantallas, proyecciones de audio y video, micrófonos para los ponentes y para el público, conexión a internet para los asistentes.. -. Catering. -. Logística. -. Seguro: Se debe contar con un seguro frente a cualquier previsto en el evento, para los ponentes, estudiantes y externos.. 1.4.7 Recursos claves -. Publicidad. -. Lugar para el desarrollo del congreso. -. Recursos Humanos. -. Conferencistas. -. Lugar para la fiesta de integración. -. Dinero. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. - Identificación de asistentes: se deberá validar las entradas con el control de acceso (por lista, con un código de barras o código QR en el móvil), con las identificaciones que los asistentes llevan con su nombre colgando de la solapa de su camisa que se entregaran previo al evento.. 8.

(10) 1.4.9 Estructura de costos La organización de un evento siempre va a requerir de una serie de costos con base a la toma de decisiones que se realicen. A continuación, se mencionarán los costos fijos y variables que se tienen según cotización numero 1 del centro de Convenciones Hotel Tequendama: XX CONGRESO INTERNACIONAL DE ESTUDIANTES DE CONTADURIA PUBLICA GASTOS DE PUESTA EN MARCHA ENTIDAD RECEPTORA. NOMBRE DEL GASTO. CANTIDAD REQUERIDA Costos fijos. UNIDAD DE COMPRA. VALOR UNITARIO. Centro de convenciones tequendama. Locacion. 3. dia. Hotel ibis Avianca. Hospedaje. 2. Noche. 96.333. 963.330. 1. Tiquete. 2.143.700. 2.143.700. 1. Tiquete. 1.556.400. 1.556.400. 1. Tiquete. 117.140. 117.140. 1. Tiquete. 134.040. 134.040. Avianca. Tiquetes aereos España Tiquetes aereos EEUU Tiquetes aereos Medellin Tiquetes aereos Bucaramanga Tiquetes aereos Santa marta. 1. Tiquete. 210.669. 210.669. 15. 3 dias. Centro de convenciones tequendama. Almuerzos Sonido. 3. Dia. 20.000 870.000. 300.000 2.610.000. Centro de convenciones tequendama. Computadores. 3. Dia. 140.000. 840.000. Auros Copias. Pendon. 4. Pendon. 174.500. 698.000. Auros Copias Centro de convenciones tequendama. Volantes. 1000. volante. 2.480. 2.480.000. Video Beam con telon. 3. Dia. 720.000. 2.160.000. Centro de convenciones tequendama. Wifi. 3. Dia. 2.000.000. 6.000.000. Edinson Portala. Diseño de Publicidad. 3. Diseño. 33.333. 99.999. Show de bienvenida. 1. Dia. 540.000. 540.000. Seguro. 4. Dia. 3.200. Avianca Avianca Avianca. Seguros de vida del Estado. 6.000.000. VALOR TOTAL. Total costos fijos. 18.000.000. 8.960.000 47.813.278. Diplomas / certificaciones. 192. Impresión x 4 diplomas. 2.480. 476.160. Auros Copias. Credenciales. 700. Impresión x 1 credencial. 2.000. 1.400.000. Auros Copias. Folletos. 192. Impresión x 8 folletos. 2.560. 491.520. Auros Copias. Libretas. 700. 1 libreta. 1.500. 1.050.000. Auros Copias. Esferos. 700. 1 esfero. 730. 511.000. Cover discoteca. 700. entradas. 20.000. 14.000.000. Refrigerios. 1400. Refrigerios. 2.500. Total costos variables. 3.500.000 21.428.680. TOTAL GASTOS DE PUESTA EN MARCHA. 69.241.958. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Costos Variables Auros Copias. 9.

(11) Cotización numero 2 centro de convenciones Gonzalo Jimenez de Quesada: XX CONGRESO INTERNACIONAL DE ESTUDIANTES DE CONTADURIA PUBLICA GASTOS DE PUESTA EN MARCHA ENTIDAD RECEPTORA. NOMBRE DEL GASTO. CANTIDAD REQUERIDA Costos fijos. UNIDAD DE COMPRA. VALOR UNITARIO. VALOR TOTAL. Centro de convenciones Gonzalo Jimenez Locacion De Quesada. 3. dia. 18.259.132. 54.777.396. Hotel Sheraton. Hospedaje. 2. Noche. 216.410. 2.164.100. Despegar-America airlines. Tiquetes aereos España Tiquetes aereos EEUU Tiquetes aereos Medellin Tiquetes aereos Bucaramanga Tiquetes aereos Santa marta. 1. Tiquete. 2.262.227. 2.262.227. 1. Tiquete. 1.018.627. 1.018.627. 1. Tiquete. 231.624. 231.624. 1. Tiquete. 174.375. 174.375. 1. Tiquete. 328.393. 328.393. Almuerzos Centro de convenciones Gonzalo Jimenez Sonido De Quesada. 15. 3 dias. 3. Dia. 41.400 521.724. 621.000 1.565.172. Centro de convenciones Gonzalo Jimenez De Quesada Circuito cerrado de television. 3. Dia. 894.178. 2.682.534. Auros Copias. 4. Pendon. 174.500. 698.000. 1000. volante. 2.480. 2.480.000 2.682.534. Despegar-America airlines Despegar- Latam Despegar- Latam Despegar- Latam. Pendon. Auros Copias Volantes Centro de convenciones Gonzalo Jimenez De Quesada Video Beam con telon. 3. Dia. 894.178. Centro de convenciones Gonzalo Jimenez De Quesada Wifi. 3. Dia. 0. 0. Edinson Portala. Diseño de Publicidad. 3. Diseño. 33.333. 99.999. Show de bienvenida. 1. Dia. 540.000. 540.000. Seguro. 4. Dia. 3.200. 8.960.000. Seguros de vida del Estado Total costos fijos. 81.285.981 Costos Variables. Auros Copias. Diplomas / certificaciones. 192. Impresión x 4 diplomas. 2.480. 476.160. Auros Copias. Credenciales. 700. Impresión x 1 credencial. 2.000. 1.400.000. Auros Copias. Folletos. 192. Impresión x 8 folletos. 2.560. 491.520. Auros Copias. Libretas. 700. 1 libreta. 1.500. 1.050.000. Auros Copias. Esferos. 700. 1 esfero. 730. 511.000. Cover discoteca. 700. entradas. 10.000. 7.000.000. Refrigerios. 1400. Refrigerios. 13.100. 18.340.000. TOTAL GASTOS DE PUESTA EN MARCHA. 29.268.680 110.554.661. 1.5 ANÁLISIS EXTERNO: PESTEL Por medio de esta herramienta podemos analizar el entorno macroeconómico, ayudando a identificar las oportunidades y amenazas de la empresa, es muy útil para reconocer aquellos factores externos sobre los que no se tienen influencia pero que al obtener información sobre ellos se conseguirá disminuir los efectos de amenazas y se aumentará los efectos de oportunidades.. 1.5.1. Entorno político El presidente Iván Duque Márquez, comenzó su mandato presidencial el 7 de agosto de 2018, los pilares de su gobierno son la legalidad, el emprendimiento, y la equidad enfocándose también en la infraestructura, sostenibilidad ambiental e innovación, Iván Duque impulso la ley de Financiamiento de 2019 donde incentiva la inversión y reduce la tasa impositiva efectiva para las empresas a partir de 2020 y también realiza algunas medidas para mejorar los ingresos nacionales ya que insiste en la austeridad y responsabilidad en el manejo de los recursos públicos durante su mandato.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Total costos variables. 10.

(12) Hasta septiembre del 2018 Colombia ha recibido 1.2 millones de migrantes desde Venezuela quienes llegaron con la intención de quedarse ya que en su país existen diferentes motivos y causas que los obliga a salir de allí, frente a este caso Colombia ha realizado un buen trabajo en la adopción de una política de fronteras abiertas y en la implementación de buenas prácticas en la prestación de servicios a los migrantes y el apoyo a las comunidades de acogida. El gobierno de Colombia ha demostrado a través del tiempo su compromiso con la disciplina fiscal, cumpliendo con la regla fiscal instituida en 2012, que ayudó a mantener su calificación crediticia de grado de inversión desde 2013 (Banco Mundial de Colombia, 2019). El Comité Consultivo para la Regla Fiscal decidió flexibilizar temporalmente los objetivos de la regla fiscal para ajustar el gasto relacionado con la migración, ya que los aumentos en los flujos migratorios desde Venezuela probablemente ejercerán una presión adicional sobre las cuentas fiscales por una mayor demanda de servicios públicos básicos. Es posible que se necesiten medidas de consolidación fiscal adicionales para cumplir con la regla fiscal, ya que, a partir de 2020, los impuestos a los ingresos corporativos más bajos y los descuentos tributarios por el IVA pagado en bienes de capital afectarán los ingresos fiscales. En el futuro, los cambios económicos dependerán de la capacidad del país para abordar los cuellos de botella estructurales existentes, mantener las reformas fiscales y diversificar su economía para respaldar un mayor crecimiento de la productividad.. Desde el año 2016 se nota un mejoramiento de la economía, aunque sea un poco lento, este avance se ve influenciado por las actividades provenientes del sector público y por el crecimiento del comercio. El Fondo Monetario Internacional (FMI) proyectó que la economía colombiana crecerá 3,3% en 2019, con este resultado el país sería el tercero en la región con el mejor ritmo de expansión económica después de Perú (3,8%) y Chile (3,4%) (Johnny Giraldo López, 2019) Estas proyecciones se podrán realizar por medio de la ejecución de la infraestructura 4G y el impacto positivo de la política tributaria. Según el FMI La Ley de Financiamiento aprobada en diciembre fue clave en el pronóstico, pues ayudará a que el Gobierno Nacional cumpla con sus metas fiscales. Se espera que la inflación se ubique por encima de 3,2% y por debajo de 3,9%, preservándose dentro del rango objetivo del Banco de la República, el banco mundial considera que el hecho que Colombia cuente con una inflación catalogada como moderada es un factor positivo para la recuperación del crecimiento. Según el Banco Mundial afirma que Inclusive la migración venezolana traería al país un aporte positivo pues podría resultar en un aumento del crecimiento como consecuencia de una mayor oferta de mano de obra y un mayor consumo e inversión (Banco Mundial de Colombia, 2019).. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 1.5.2. Entorno económico. 11.

(13) 1.5.3. Entorno sociocultural Colombia tiene gran riqueza cultural, expresada en la presencia de 80 pueblos indígenas que aún mantienen sus costumbres y tienen presencia en la vida pública nacional, en la coexistencia de un número importante de culturas regionales y urbanas, en la población inmigrantes, así como también en la existencia de los más diversos circuitos artísticos y culturales, que promueven la creación y movilización de productos culturales locales, nacionales e internacionales (Informe del sistema nacional de cultura - Colombia). Bogotá es el centro cultural, industrial, económico, artístico y turí stico más importante, aquí se encuentran diversos museos, teatros, parques, bibliotecas lo que le ha dado el reconocimiento de "Atenas Suramericana". Se destaca la actividad académica, ya que la mayoría de las universidades colombianas más importantes tienen su sede en la ciudad, también se realizan importantes festivales de amplia trayectoria entre ellos el festival de teatro. En Bogotá también encontramos algunas dificultades del entorno entre ellas la movilidad que cada vez se ve más congestionada la ciudad y esto afecta el medio ambiente y la calidad de vida de los ciudadanos ya que se pierde mucho tiempo al momento de movilizarse de un lugar a otro. La seguridad también es otro punto que se presenta como problema ya que diferentes personas se camuflan para poder delinquir y organizar bandas criminales causando daño a los habitantes y haciendo que se pierda la confianza entre ellos.. La tecnología sigue transformando la vida de las personas, las empresas y las sociedades, esto sucede ya que los usuarios les dan nuevos retos y desafíos a los mercados por medio de exigencias que puedan llegar a satisfacer las necesidades. Uno de los objetivos de la tecnología es la inteligencia artificial donde se quiere automatizar la ejecución de tareas que requieran de razonamientos complejos, aunque muchos no estén de acuerdo de que el ser humano sea reemplazado en campos altamente complejos o creativos, por medio de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático se ha llevado el análisis de datos a un nivel completamente nuevo. Otra de las tendencias en el espacio de big data es el procesamiento de lenguaje natural (PNL). Es una rama de la lingüística computacional dirigida por la inteligencia artificial y su objetivo es comprender y replicar el lenguaje humano. Trabaja en el reconocimiento y comprensión del lenguaje humano al encontrar patrones similares y combinarlos para llegar a conclusiones exactas. Las implicaciones para este tipo de programas se pueden observar en programas como Alexa de Amazon y Siri de Apple. El gobierno nacional radico el 19 de septiembre 2018 ante la Secretaría General del Senado de la República un proyecto de ley para modernizar el sector TIC, El proyecto pretende hacer de. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 1.5.4. Entorno tecnológico. 12.

(14) Colombia un país más atractivo a la inversión, reactivar la industria del sector TIC -que ha venido desacelerándose-, y generar empleo de calidad (MinTIC, 2018). De esta manera, se podrá llevar tecnología a todos los rincones del país, especialmente a las zonas rurales más apartadas del territorio nacional. Esta iniciativa está enmarcada en el primer pilar de la política 2018-2022 „El futuro digital es de todos‟, el cual busca crear un entorno TIC para que el desarrollo digital llegue a todos los colombianos. Otro de los objetivos es focalizar las inversiones para el cierre efectivo de la brecha digital, lo que incluye conectar a todos los colombianos y fomentar la apropiación tecnológica, especialmente en las comunidades indígenas, afrocolombiano, raizales, palenqueras y Rrom, además de las personas con limitaciones físicas. Para esto se propone la creación de un Fondo Único, que reúna los recursos del FonTIC y el FonTV. Esto generará incentivos para vincular al sector privado y público en general en sus iniciativas de inversión. Un país totalmente conectado y una industria TIC dinámica, se reflejarán en un aumento de la productividad y la competitividad en las regiones, una disminución de la desigualdad y un incremento del empleo, que aportarán definitivamente a la reactivación económica del país.. La Ley 300 de 1996, promueve la creación de unidades sectoriales para cada uno de los subsectores del turismo, las cuales forman parte del Sistema Nacional de Normalización Certificación y Metrología. En esta ley se decretan las disposiciones y principios generales como la concertación, coordinación, descentralización, planeación del sector turístico, protección al ambiente, desarrollo social, libertad de empresa, protección al consumidor y fomento. También se debe tener en cuenta la Ley 1101 de 2006 que modifica la ley 300 de 1996 en donde se dictan otras disposiciones como: “El artículo 40 de la Ley 300 de 1996, quedará así: De la contribución parafiscal para la promoción del turismo. Créase una contribución parafiscal con destino a la promoción y competitividad del turismo. La contribución estará a cargo de los aportantes previstos en el artículo 3o de la presente ley. Contribución que en ningún caso será trasladada al usuario.” (Secretaria Senado, 2006) “El artículo 41 de la ley 300 de 1996, quedará así: Base de liquidación de la contribución. La contribución parafiscal se liquidará trimestralmente por un valor correspondiente al 2.5 por mil de los ingresos operacionales, vinculados a la actividad sometida al gravamen, de los aportantes señalados en el artículo 3o de esta ley” (Secretaria Senado, 2006) El decreto 1824 de 2001 por el cual se dictan todas las disposiciones relacionadas con la actividad de los operadores profesionales de Congresos, Ferias y Convenciones.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 1.5.5. Entorno legal. 13.

(15) 1.5.6. Entorno ecológico En el 2018 Colombia cerró con 30 923 668 hectáreas protegidas pero a pesar del incremento de hectáreas protegidas el presupuesto del sector Ambiente y en especial el que va dirigido para Parques Nacionales sigue siendo mínimo para gestionar esas áreas. En septiembre el ministro de ambiente Ricardo Lozano logró que el presupuesto de la entidad subiera de 60 000 millones de pesos a 77 000 millones de pesos. El exdirector Carlos Castaño de Parques Nacionales dice que las estadísticas de gestión de la entidad han mejorado pero que no hay recursos suficientes para alcanzar los estándares internacionales, Dice que hay un guarda parques por cada 50 000 hectáreas cuando lo establecido es de 1 para cada 100 hectáreas (Cardona, 2019).. Durante 2018 los pueblos indígenas se vieron afectados por la deforestación, los cultivos ilícitos, el tráfico de madera y el acaparamiento de tierras dentro de sus territorios. La defensa de sus bosques los convirtió, en blanco de amenazas y asesinatos (Cardona, 2019). Debido a esto se materializaron tres decretos a los cuales se les hará seguimiento durante el año 2019, uno es el de la línea negra que busca proteger los lugares sagrados de cuatro pueblos que habitan en la Sierra Nevada de Santa Marta, otro es el de áreas no municipalizadas para los departamentos de Vaupés, Guainía y Amazonas, que busca fortalecer su autonomía y por último el decreto para proteger a los pueblos indígenas en aislamiento, el cual crea y organiza el Sistema Nacional de Prevención y Protección para estas poblaciones.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Para el año 2019 el gran desafío está en las áreas marinas ya que se quiere generar más información porque hoy en día se obtienen más datos del área terrestre, pero en el marino aún no se ha podido profundizar porque el trabajo en mar es mucho más costoso, la logística más fuerte y se necesita personal mucho más especializado.. 14.

(16) 1.6 ANÁLISIS DOFA Es una técnica que sirve para analizar escenarios y usar este análisis como base para la gestión y planificación estratégica de una empresa.. DEBILIDADES falta de información a personas externas escases de tiempo brindar información sobre tiempo publicidad y promoción. OPORTUNIDADES mercado potencial crecimiento de herramientas tecnológicas cambios culturales interés de nuevos consumidores. FORTALEZAS Personal altamente calificado orientación y personalización del evento información efectiva electrónicamente experiencia en la organización de congresos conocimiento de proveedores. AMENAZAS diferentes universidades realizan congresos incumplimiento de proveedores aumento de precios de insumos situación económica poco previsible cambios en las necesidades y gustos de los consumidores. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Por medio de este análisis se busca identificar las ventajas comparativas y competitivas con el fin de enfrentar con éxito, las necesidades cambiantes del mercado.. 15.

(17) 2. ESTUDIO DE MERCADO 2.1. ANÁLISIS DE LA OFERTA Investigamos los congresos contables que se realizaran en las diferentes universidades de la ciudad de Bogotá D.C. y como se desarrollan paso a paso, comparando precios, temáticas, lugares de ejecución y las participaciones de otras instituciones, esto con el fin de crear estrategias de innovación y pautas a mejorar. 2.1.1.Lista de competidores.  .  . Educación contable de calidad para la transformación social - Universidad Central Reflexiones Investigativas de Semilleros de Investigación de las Facultades de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables - Universidad piloto de Colombia Retos del contador público frente a la interdisciplinariedad de la profesión -Pontificia Universidad javeriana Retos del contador público frente a la interdisciplinariedad de la profesión -Prospectiva humanística en el ejercicio de la Contaduría y la Administración -Universidad santo tomas Investigación cualitativa y contabilidad crítica (QRCA) 2019: una conferencia latinoamericana -Universidad Nacional Impacto Socioeconómico del Déficit Fiscal y la Ley de Financiamiento -Universidad Libre. 2.1.2.Información básica de los eventos competidores -. Educación contable de calidad para la transformación social: El convenio de cooperación académica de los programas de Contaduría Pública de las universidades Nacional tales como la universidad nacional la universidad javeriana, Universidad santo tomas, Universidad externado entre otras, da continuidad a este espacio que se ha consolidado como uno de los eventos de mayor impacto para la comunidad de profesores de Contaduría Pública. El espacio es concebido para una dinámica de presentación y conversación en torno a los temas y problemas que más ocupan a los docentes de los programas de Contaduría Pública. La comunicación de la labor investigativa es el fundamento que permite imaginar nuevas posibilidades, otear prácticas alternas, y favorecer la construcción de comunidad académica por la vía del reconocimiento como cuerpo, con una organicidad particular para desarrollar proyectos formativos en Contaduría Pública. Nos interesa mucho que los profesores se reúnan a dialogar para identificar escenarios que cautiven una labor docente comprometida con la educación contable del país. Objetivo: Consolidar un espacio nacional de socialización, reflexión y análisis académico en el cual los profesores de los programas de Contaduría Pública repiensen y. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica.  . 16.

(18) potencien sus prácticas y experiencias pedagógicas considerando su impacto en la formación y en la educación contable. (Universidad Central, 2019). -. Reflexiones Investigativas de Semilleros de Investigación de las Facultades de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables:. El Centro de Investigaciones Económicas, Sociales, Políticas y Organizacionales del Sur (CESPOSUR), adscrito a la Facultad de Economía y Administración de la Universidad Sur colombiana, y La Universidad Piloto de Colombia – Seccional del Alto Magdalena, invitan a docentes y estudiantes de semilleros de investigación, a participar en el Encuentro “Reflexiones Investigativas de Semilleros de Investigación de las Facultades de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables” , a través de un espacio académico e investigativo que pretende servir de instancia para presentar, socializar y retroalimentar las prácticas y resultados de investigación obtenidos por los participantes., evento que se llevará a cabo en el Auditorio Alfonso Palacios Rudas de la Universidad Piloto de Colombia – Seccional del Alto Magdalena. La fecha Límite para envíos de trabajos, es el 20 de abril de 2019 Objetivo: Servir como espacio propicio para la presentación de propuestas, avances y resultados de investigación. (Universidad Piloto de Colombia, 2019). Retos del contador público frente a la interdisciplinariedad de la profesión:. Es el III Congreso Internacional y XIV Nacional de estudiantes de contaduría pública, invitan: El Semillero de Investigación Contable y los estudiantes de contaduría pública de la Pontificia Universidad Javeriana, quienes serán los anfitriones de sus compañeros de universidades Nacionales e internacionales A continuación, se presentan las áreas temáticas en las que los estudiantes pueden enviar ponencias al congreso, producto de algún proyecto de investigación, artículo, tesis de grado o ensayo, debidamente referenciados, en las áreas mencionadas y con el enfoque de Retos del contador público frente la interdisciplinariedad de la profesión. Aseguramiento y control, Economía global, Educación contable, finanzas IFRS, gerencia y costos. Objetivo: Generar un espacio de encuentro entre estudiantes de todo el País, que les permita interactuar académicamente sobre asuntos propios de las disciplinas contables, Apoyar el proceso de formación de los estudiantes en aspectos tales como la lectura, la escritura, la investigación formativa, la presentación de trabajos. (Pontificia Universidad Javeriana, 2019). -. Retos del contador público frente a la interdisciplinariedad de la profesión Prospectiva humanística en el ejercicio de la Contaduría y la Administración:. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. -. 17.

(19) El Grupo de Investigación Gestión Integral Contable – GEINCO de la Facultad de Contaduría Pública de la Universidad Santo Tomás sede Villavicencio, desarrollará los días 16, 17 y 18 de octubre del año 2018, el Primer Congreso Internacional de Contaduría Pública: “Hacia una nueva dimensión de la Contaduría Pública”. Espacio académico que prestara especial atención a las temáticas vinculadas al ejercicio de la profesión contable en el buen desempeño de aspectos tributarios, auditoría, ética profesional, contabilidad financiera, contabilidad gerencial, emprendimiento y desarrollo organizacional; todo ello para elevar el impacto de la gestión económica ante los nuevos retos que se imponen en el campo de la Contaduría Pública. Objetivo: Divulgar nuevo conocimiento construido desde el proceso de enseñanza – aprendizaje, investigación y emprendimiento que contribuyan hacia una nueva dimensión de la profesión contable. Generar un espacio de integración interinstitucional de divulgación académica e investigativa relacionada con en el ejercicio de la Contaduría Pública. (Universidad Santo Tomas, 2019) -. Investigación cualitativa y contabilidad crítica (QRCA) 2019:. En particular, los organizadores de la conferencia buscan fomentar el desarrollo de los “embajadores” de QRCA, que se espera que desempeñen un papel importante en la promoción de este tipo de investigación en sus actividades diarias. Como resultado, la conferencia está dirigida principalmente a investigadores comprometidos con QRCA.. Sensibilizar a los participantes de que no están solos en la investigación cualitativa y que existe una comunidad creciente de investigadores de QRCA en América Latina. La conferencia puede permitir a los participantes extender su red de apoyo. (Universidad Nacional, s.f.). Fecha 28 de octubre - 1 de noviembre de 2019.. -. Impacto Socioeconómico del Déficit Fiscal y la Ley de Financiamiento. La Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables, invita a la comunidad universitaria a participar en el IV Coloquio Interuniversitario Estudiantil – Impacto Socioeconómico del Déficit Fiscal y la Ley de Financiamiento”, evento que se llevara a cabo en la Sede Bosque Popular de la Universidad Libre. (Universidad Libre, 2019). XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. La conferencia QRCA no tiene la intención de proporcionar recetas mágicas sobre cómo participar en la investigación y publicarla en una revista de renombre. Dicho esto, es realista que los participantes esperen una serie de beneficios potenciales, entre ellos:. 18.

(20) 2.1.3.Comparación de los modelos de negocio de los eventos competidores. LUGAR. FECHA. VALOR. Universidad Mariana, 21 - 22 No tiene Universidad Central San Juan de Pasto Marzo 2019 costo (Nariño). Universidad piloto de Universidad Piloto 7-8 Mayo No tiene colombia seccional de colombia 2019 costo alto de magdalena Pontificia Universidad javeriana. 27 al 29 Pontificia Universidad No tiene Septiembre javeriana costo 2018. Prospectiva humanística en el Universidad santo ejercicio de la tomas Contaduría y la Administración. Universidad Nacional. 7 al 10 Mayo 2019. 28 de octubre - 1 Campus Universidad de Nacional. noviembre de 2019.. ASISTENTES En este encuentro pueden participar profesores y estudiantes bajo las modalidades de asistentes. Educación contable de calidad para la transformación social. UNIVERSIDADES ASISTENTES U Nacional , U javeriana, U santotomas, U nueva granada. Reflexiones Investigativas de Semilleros de Investigación de las Estudiantes y docentes de semilleros de U surcolombiana Facultades de Ciencias investigacion Económicas, Administrativas y Contables U catolica de cordoba, U Estudiantes de diferentes universidades de Retos del contador público frente ibague, U central, U Colombia y otros países como México, a la interdisciplinariedad de la pedagogica y tecnologica de Perú y Panamá profesión colombia. A estudiantes de pregrado de las 1.050.000 instituciones afiliadas y miembros de ALAFEC. Cualquier académico o investigador comprometido con QRCA está invitado a 100.000 hacer una presentación a la conferenciaestudiantes graduados. Sede Bosque Popular 09 Mayo No tiene Universidad Libre de la Universidad 2019, costo Libre. TEMAS. Prospectiva humanística en el ejercicio de la Contaduría y la Administración. Asociación Latinoamericana de Facultades y Escuelas de Contaduría y Administración ALAFEC-Asociación Colombiana de Facultades de Contaduría Pública – ASFACOP. Investigación cualitativa y contabilidad crítica (QRCA) 2019: una conferencia latinoamericana. Universidad de York, CanadáUniversidad Pública de Navarra, España-Universidad Federal de Mato Grosso do Sul, Brasil. Impacto Socioeconómico del Estudiantes y docentes de semilleros de Déficit Fiscal y la Ley de investigacion Financiamiento. Con base a la tabla anterior, se puede analizar que de los 6 eventos que se realizarán en el 2019, solo dos tendrán costo que son la Universidad Santo Tomas y la Universidad Nacional, también se evidencia que en la Pontificia Universidad Javeriana pueden ingresar estudiantes de diferentes universidades nacionales e internacionales.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. UNIVERSIDAD. 19.

(21) XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 2.2 ANÁLISIS DE LA DEMANDA. 20.

(22) 21. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica.




(26) Por estos resultados podemos concluir que la mayoria de encuestados, estan interesados en asistir a un congreso de Contaduria Publica, tambien expresan la importancia de que las conferencias tengan como tematica sobre el area de impuestos, con esto se evidencia que hay un vacio de conocimiento tributario por parte de la universidad y que los encuestados necesitan refuerzos sobre el tema. Adicionalmente, tienen como preferencia que el lugar del congreso sea en la ciudad de Bogota. Como conclusión tras analizar las encuestas es que es de suma importancia seguir realizando este tipo de eventos para tener un exponencial crecimiento profesional, y por ello nuestro proyecto es de suma importancia. 2.2.1 Perfil del cliente Nuestros clientes están conformados principalmente por instituciones educativas, congresistas un perfil estudiante/universitario a nivel nacional sin embargo no se descartan asistentes extranjeros que sea de su interés este tipo de eventos y temas, y que sientan la necesidad de generar un espacio de discusión y aprendizaje. 2.2.2 Mercado potencial. 2.2.3 Motivación de compra Los congresos son una fuente de conocimiento para todos los asistentes que se encuentren en él, además es un espacio de aprendizaje por el cual se puede compartir experiencias, ideas y opinione s, accediendo a una certificación que a futuro será de beneficio para la vida laboral. 2.2.4 Hábitos de consumo Costumbre o acción que se realiza en repetidas veces. En el mundo del marketing, los hábitos se tienen en cuenta desde el punto de vista del consumo y se refieren al comportamiento y costumbres que posee el consumidor. Según testimonios de los estudiantes, están interesados a asistir a este tipo de eventos, ya que pueden recibir muchos beneficios laborales, al adquirir conocimientos y estar certificado. 2.2.5. Necesidades insatisfechas Con base en los testimonios de los asistentes a los anteriores congresos realizados en las diferentes sedes de la Universidad Cooperativa de Colombia a nivel nacional, los estudiantes manifiestan que nunca se ha tenido un espacio de discusión y opiniones del tema, así mismo existe un déficit en la logística del evento, ya que programan a la misma hora diferentes conferencias de interés, y no es posible asistir a todas al mismo tiempo. En cuanto al transporte no es suficiente y tampoco cómodo,. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Se pretende acceder al 40 % del mercado, contar con la información actualizada y la normatividad requerida participar en los diferentes eventos en donde podamos expandirnos y crear nuevos contactos de interés. Los factores que pueden promover el crecimiento, es la apertura de la asistencia de otras universidades con los puede realizar una integración de mayor interés generación de nuevas alianzas y la introducción de mejoras en la presentación de las temáticas junto con actividades de integración.. 25.

(27) sobre todo para aquellos asistentes que se encuentran en ciudades lejanas del destino, y tienen viajes por más de 8 horas de trayecto, y los alimentos que ofrecen son deficientes para las jornadas extensas que se manejan en el evento, en ocasiones brindan un almuerzo y en ocasiones no.. 2.2.6. Disposición a pagar. Con base a la encuesta realizada, los estudiantes están dispuestos a pagar de $90.000 hasta $110.000 COP, para la inscripción y la asistencia al XX Congreso Internacional de estudiantes de Contaduría Pública.. 2.3 PLAN DE MERCADEO 2.3.1 Proyección de ventas Existen diferentes ventajas al tener previsiones de ventas una de ellas es que la planificación sea mucho más real ya que nos basaremos en congresos realizados anteriormente, también podemos identificar ciertos factores que puedan afectar la realización del evento de manera anticipada y tendremos mayor seguridad en el manejo de la información relacionada con la asistencia de las personas interesadas.. Para este congreso se espera que 700 personas asistan al evento para poder llegar al punto de equilibrio y realizar las metas propuestas. A continuación, se muestra el cálculo del punto de equilibrio:. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Al momento de realizar la proyección de ventas podremos decidir cuánto se puede gastar en diversas actividades como la publicidad, el espacio para realizar el evento y diferentes materiales necesarios para hacer las actividades. 26.

(28) Los resultados de la tabla anterior se realizaron con base a la cotización presentada por el centro de convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada, con base a ello, se pudo evidenciar que para poder lograr el punto de equilibrio como mínimo se tendrán que inscribir 1000 participantes, ya que con 700 habrá pérdidas por valor de -$33.554. 661.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Los resultados de la tabla anterior se realizaron con base a la cotización presentada por el centro de convenciones del Hotel Tequendama, con base a ello, se pudo evidenciar que para poder lograr el punto de equilibrio como mínimo se tendrán que inscribir 700 participantes, ya que con 600 habrá pérdidas por valor de -$3.241.958.. 27.

(29) 2.3.4. Estrategias de distribución. Por medio de estas estrategias se puede llevar un producto desde el productor hasta el consumidor, para este plan de negocios implementaremos un canal de distribución directo por medio de la Web, donde distribuiremos el evento por medio de las redes sociales: correo electrónico, pagina web de la universidad, facebook. Al realizar la distribución directa los costos son más bajos y la información se mantendrá las 24 horas del día disponible para que diferentes personas estén al tanto del evento. Al ser un servicio este no necesita la intervención de mayorista o minoristas.. Estrategias de promoción. -Correo electrónico: Se enviará la información del congreso vía mail a todas las personas que integran la Universidad Cooperativa de Colombia, por este medio se difundirá la información necesaria de forma rápida ya que cada estudiante cuenta con un correo académico y se puede contar con la. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 2.3.5. 28.

(30) base de datos de forma inmediata, esto facilitara la comunicación con el estudiante donde se podrán resolver dudas acerca del congreso. -Sitio web: En la página de la universidad se compartirá la información del congreso esto con el fin de que las personas externas puedan acceder y conocer acerca del evento que se llevará a cabo. Si queremos llevar la información del congreso a un público externo, esta es la mejor manera de hacerlo ya que la mayoría de las personas cuentan con acceso a internet y tienen la facilidad de navegar en la página de la universidad y enterarse de los eventos que se realizan cada momento. Para la universidad seria gratificante la asistencia de otras personas ya que se daría a conocer en otro ambiente y generaría mayor ingreso para el congreso. -Redes sociales: Es importante posicionar el evento en las redes sociales ya que estos se han vuelto un canal importante de publicidad y es una fuente importante de oportunidades de venta, también se puede llamar la atención de nuevos asistentes al congreso. Una de las ventajas de usar anuncios en las redes sociales es que no se necesita de una gran inversión y el impacto será mayor ya que se incursionará en un segmento diferente.. Se realizarán diferentes pendones, acerca del evento en las diferentes sedes y bloques de la universidad a nivel nacional, con el fin de que los estudiantes que no tengan un constante ingreso al correo institucional puedan enterarse del evento y no tengan excusa de que no fueron informados, adicionalmente podrían resolver las dudas que surjan acerca del evento, con los funcionarios de la universidad. 2.3.6. Estrategias de precio. Según (Armstrong, 2012), la promoción de ventas consiste en incentivos a corto plazo para fomentar la compra o venta de un producto o servicio. Para las personas que son estudiantes de la Universidad Cooperativa de Colombia se les realizara un descuento en el pago de la inscripción como beneficio y a los egresados de la universidad también se les realizara un descuento por pronto pago. VALOR CONGRESO $ 110.000,00 ESTUDIANTES $ 95.000,00 EGRESADOS. $ 100.000,00. CONCEPTO TOTAL BENEFICIO PRONTO PAGO. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. -Publicidad exterior:. 29.

(31) 2.3.7. Presupuesto de marketing. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Es importante estipular un presupuesto para el plan de marketing para poder realizar un diseño de comunicación adecuado hacia el público y dar a conocer a todos los clientes las actividades que se llevaran a cabo en el congreso, esta comunicación debe ser clara, concisa, real y muy flexible en el momento de que se requiera un cambio, el texto debe ser con datos concretos y realistas.. 30.

(32) 2.3.8. Proveedores / Aliados estratégicos marketing. Entre los proveedores a tener en cuenta por su calidad de trabajo y precios accesibles se pueden contar con: -Auros copias sa: Ofrecemos asesoría y tecnología adecuadas para solucionar las necesidades de nuestros clientes en todo lo relacionado con la duplicación y la creación gráfica de sus productos. Construimos relaciones a largo plazo basadas en la confianza mutua y en la calidad que nuestro servicio. Contamos con la experiencia que nos ha hecho pioneros y líderes en los servicios que prestamos. Confiamos en nuestro futuro y nos sentimos orgullosos de nuestra organización. -Comercial la papelera: Comercial Papelera lleva 34 años en el mercado de papelerías y servicios de impresión de Bogotá. Son especialistas en la venta de artículos para arquitectura, dibujo, diseño y arte. Cuentan con todo en útiles escolares, tecnología, suministros para oficina y papelería en general. Adicional a esto ofrecen servicios de Impresión Digital, Centro de Copiado, Sellos, Corte y Marcaje Láser, Diseño Gráfico, entre otros.. Es una empresa con más de 10 años de experiencia en el área de Publicidad, Centro de Impresión Digital y Producción Gráfica. La experiencia y capacitación de nuestro personal en todo lo relacionado con Sistemas Digitales de impresión, publicidad y afines, nos da la capacidad de suplir ampliamente las necesidades de todos nuestros clientes. De la mano con equipos de producción gráfica de alta calidad y rapidez. Nuestra excelente atención a clientes nos permite garantizar un eficiente servicio en término de presentación, calidad y cumplimiento.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. -Docuplott:. 31.

(33) 3. ESTUDIO DE OPERACIONES. 3.4 RECURSOS REQUERIDOS . Booking de los ponentes: ¿qué es y cómo gestionarlo?. En casi todos los eventos profesionales tienen en común la presencia de uno o varios ponentes o participantes. Para el congreso, es necesario contar con la presencia de ponentes de alta categoría para que sea más atractivo e interesante. Los diferentes medios para poder gestionar un ponente atractivo: -. Contactos personales. -. LikedIn. -. Foros profesionales. -. Agencias. Después de elegir a los ponentes, se debe dar a conocer qué clase de congreso se hará, el tema a tratar, los asistentes que se prevé reunir, como será la audiencia, fecha, lugar, adicionalmente el. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. 3.3 UNIDAD DE PRODUCCIÓN. 32.

(34) formato de su intervención: duración, la posibilidad o no de proyectar imágenes, diapositivas, videos, etc… . Promoción y comunicación. . La producción: En este paso, la producción es clave de todo, y bajo ese panorama, se incluyen tanto las tareas que se hacen antes del evento (pre-congreso) como las que se organizan durante el transcurso del evento (congreso) y las actividades que se hacen al finalizar el congreso (post-congreso). Dentro de las actividades del antes, durante y después, se pueden encontrar: - Instalaciones: El lugar deberá tener facilidad de acceso, seguro y que se adapte al tipo de evento. - Tecnología: Pantallas, proyecciones de audio y video, micrófonos para los ponentes y para el público, conexión a internet para los asistentes, computadores, sistema de iluminación, reproductores de video.. -. Catering. -. Logística. -. Seguro: Se debe contar con un seguro frente a cualquier previsto en el evento, para los ponentes, estudiantes y externos.. -. Debe contar con el siguiente mobiliario de acuerdo a la cantidad de asistentes al evento: a. Sillas b. Mesas c. Banderas d. Atriles e. Porta pendones f. Tarimas. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. - Identificación de asistentes: se deberá validar las entradas con el control de acceso (por lista, con un código de barras o código QR en el móvil), con las identificaciones que los asistentes llevan con su nombre colgando de la solapa de su camisa que se entregaran previo al evento.. 33.

(35) 3.5 PLAN DE PRODUCCIÓN (CAPACIDAD PRODUCTIVA). XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Estructura de desglose de trabajo (EDT). 34.

(36) 3.6 COSTOS DE PRODUCCIÓN XX CONGRESO INTERNACIONAL DE ESTUDIANTES DE CONTADURIA PUBLICA GASTOS DE PUESTA EN MARCHA ENTIDAD RECEPTORA. NOMBRE DEL GASTO. CANTIDAD REQUERIDA Costos fijos. UNIDAD DE COMPRA. VALOR UNITARIO. Centro de convenciones tequendama. Locacion. 3. dia. Hotel ibis Avianca. Hospedaje. 2. Noche. 96.333. 963.330. 1. Tiquete. 2.143.700. 2.143.700. 1. Tiquete. 1.556.400. 1.556.400. 1. Tiquete. 117.140. 117.140. 1. Tiquete. 134.040. 134.040. Avianca. Tiquetes aereos España Tiquetes aereos EEUU Tiquetes aereos Medellin Tiquetes aereos Bucaramanga Tiquetes aereos Santa marta. 1. Tiquete. 210.669. 210.669. 15. 3 dias. Centro de convenciones tequendama. Almuerzos Sonido. 3. Dia. 20.000 870.000. 300.000 2.610.000. Centro de convenciones tequendama. Computadores. 3. Dia. 140.000. 840.000. Auros Copias. Pendon. 4. Pendon. 174.500. 698.000. Auros Copias Centro de convenciones tequendama. Volantes. 1000. volante. 2.480. 2.480.000. Video Beam con telon. 3. Dia. 720.000. 2.160.000. Centro de convenciones tequendama. Wifi. 3. Dia. 2.000.000. 6.000.000. Edinson Portala. Diseño de Publicidad. 3. Diseño. 33.333. 99.999. Show de bienvenida. 1. Dia. 540.000. 540.000. Seguro. 4. Dia. 3.200. Avianca Avianca Avianca. Seguros de vida del Estado. 6.000.000. VALOR TOTAL. Total costos fijos. 18.000.000. 8.960.000 47.813.278. Costos Variables Auros Copias. Diplomas / certificaciones. 192. Impresión x 4 diplomas. 2.480. 476.160. Auros Copias. Credenciales. 700. Impresión x 1 credencial. 2.000. 1.400.000. Auros Copias. Folletos. 192. Impresión x 8 folletos. 2.560. 491.520. Auros Copias. Libretas. 700. 1 libreta. 1.500. 1.050.000. Auros Copias. Esferos. 700. 1 esfero. 730. 511.000. Cover discoteca. 700. entradas. 20.000. 14.000.000. Refrigerios. 1400. Refrigerios. 2.500. 3.500.000 21.428.680. TOTAL GASTOS DE PUESTA EN MARCHA. 69.241.958. De acuerdo a la cotización realizada con el centro de convenciones del Hotel Tequendama, se pudo obtener la mayoría de información requerida para la realización del XX Congreso Internacional de Estudiantes de Contaduría Pública, como primer escenario de análisis. Con lo anterior, se analiza que el rubro que más tiene incidencia dentro de los costos fijos es el de la locación, ya que solo el alquiler del auditorio tiene un valor de $18.000.000 por los 3 días del congreso, pero particularmente, el centro de convenciones del Hotel Tequendama no permite el alquiler del salón únicamente, ellos venden también los almuerzos, el alquiler de los computadores y demás aparatos tecnológicos, también brindan refrigerios y ofrecen un stand de café.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Total costos variables. 35.

(37) 3.7 INVERSIONES EN INFRAESTRUCTURA Teniendo en cuenta que es un evento, no se realizará inversión en infraestructura, ya que se dispondrá de un lugar alquilado para la realización del congreso. Lo ideal sería realizar el evento en la ciudad de Bogotá, ya que es la sede anfitriona del evento. Bogotá también logro incluirse en el BestCities „‟ una clasificación con las 12 mejores ciudades del mundo para llevar a cabo eventos de la industria de los negocios. La capital de Colombia es la única que se encuentra en dicho índice‟‟ (Dinero, 2017). Con lo anterior, se necesitara de un centro de convenciones, disponible para los 3 dias en las fechas estipuladas, con el espacio suficiente para instalar a mas de 700 asistentes 3.8 INVERSIONES EN CAPITAL DE TRABAJO De acuerdo a el tipo de evento, no se requiere de capital de trabajo directo, ya que se realizará una sub-contratación con cada uno de los ítems a cubrir con mano de obra.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. En el segundo escenario notamos que los costos que representan un mayor valor son los costos de fijos en los cuales el que más incidencia tiene es la locación ya que en este caso el centro de convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada si nos da un valor por aparte de cada servicio requerido incrementando el valor de los costos fijos respecto al escenario 1 en $33.472.703. 36.

(38) 3.9 DEPRECIACIONES. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Dado que el evento se realizará en instalaciones alquiladas, la depreciación la aplicaría el propietario de los activos, es decir el contratista y no el organizador.. 37.

(39) 4. ESTUDIO ORGANIZACIONAL 4.3 REQUISITOS LEGALES. Las entidades que rigen primordialmente a la realización de eventos son:  El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, cumpliendo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 300 de 1996, promueve la creación de unidades sectoriales para cada uno de los subsectores del turismo, las cuales forman parte del Sistema Nacional de Normalización Certificación y Metrología.  El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), el organismo nacional de normalización, según el decreto 2269 de 1993 del Ministerio de Desarrollo Económico, delegó el proceso de elaboración de normas técnicas a cada sector que lo requiera y determine sus necesidades.  El Consejo Profesional de Agentes de Viajes y turismo (CPAV) es la Unidad Sectorial de Normalización encargada de elaborar normas técnicas sectoriales para el subsector de agencias de viajes y turismo, en los ámbitos de: destrezas del recurso humano, calidad en la operación de la agencia, calidad de los servicios, políticas de desarrollo social, entre otros. Igualmente, es la encargada de realizar la adopción y difusión correspondiente de las normas técnicas sectoriales.. - Ley 300 de 1996 Por la cual se expide la ley general de turismo y se dictan otras disposiciones. - Ley 1101 de 2006 Por la cual se modifica la Ley 300 de 1996 - Ley General de Turismo y se dictan otras disposiciones. - Decreto 1824 de 2001. Disposiciones relacionadas con la actividad de los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones. (MINCIT, 2009) Publicidad: En Colombia actualmente hay una necesidad por dar cumplimiento a la normatividad, especialmente a la de publicidad, inspirados en otros modelos de autorregulación de otros países, para velar por el respeto y vigilancia en el contenido de la publicidad emitida en todos los medios de comunicación. Por tanto, se tendrá que evaluar el diseño de los folletos, pendones, banners y demás materiales y sitios donde se realizara la publicidad del evento. “En Colombia está pasando algo muy interesante y es que tenemos a creativos responsables en las áreas de comunicaciones. Somos un referente de los órdenes regional y mundial en publicidad, el país está en un gran momento y esperamos convertirnos en el „hub creativo‟ de Latinoamérica” Afirmó Ximena Tapias Delporte, presidente de la Conarp. (El Espectador, 2013). XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. La NTSOPC 001 fue ratificada por el consejo directivo de la unidad sectorial de normalización el 26 de agosto de 2009. Esta norma técnica sectorial establece los requisitos de calidad que deben cumplir los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones OPC.. 38.

(40) Expedido por la Comisión Nacional de Autorregulación Publicitaria (Conarp), el Código es una regulación ponderada, con principios y conductas universales de respeto a la veracidad de la información, la decencia, la honestidad y a los derechos del consumidor y de los competidores, sin limitar la creatividad en aquellos aspectos que trascienden lo objetivo de la comunicación de las características del producto o servicio. (Comisión Nacional de Autorregulación Publicitaria, CONARP, 2013) Norma que rige la convivencia y seguridad ciudadana: Código de policía. En el capítulo II art. 34 del código de policía menciona los comportamientos que afectan la convivencia en los establecimientos educativos relacionado con consumo de sustancias. (Congreso de Colombia, 2016). La Ley de Protección de Datos Personales: reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. g. Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio Título V „‟Protección de datos personales‟‟ (Superintendencia de Industria y Comercio, 2018). XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. h. Decreto 090 de 18 enero de 2018 Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. 39.

(41) 4.4 GASTOS DE PUESTA EN MARCHA XX CONGRESO INTERNACIONAL DE ESTUDIANTES DE CONTADURIA PUBLICA GASTOS DE PUESTA EN MARCHA ENTIDAD RECEPTORA. NOMBRE DEL GASTO. CANTIDAD REQUERIDA Costos fijos. UNIDAD DE COMPRA. VALOR UNITARIO. Centro de convenciones tequendama. Locacion. 3. dia. Hotel ibis Avianca. Hospedaje. 2. Noche. 96.333. 963.330. 1. Tiquete. 2.143.700. 2.143.700. 1. Tiquete. 1.556.400. 1.556.400. 1. Tiquete. 117.140. 117.140. 1. Tiquete. 134.040. 134.040. Avianca. Tiquetes aereos España Tiquetes aereos EEUU Tiquetes aereos Medellin Tiquetes aereos Bucaramanga Tiquetes aereos Santa marta. 1. Tiquete. 210.669. 210.669. 15. 3 dias. Centro de convenciones tequendama. Almuerzos Sonido. 3. Dia. 20.000 870.000. 300.000 2.610.000. Centro de convenciones tequendama. Computadores. 3. Dia. 140.000. 840.000. Auros Copias. Pendon. 4. Pendon. 174.500. 698.000. Auros Copias Centro de convenciones tequendama. Volantes. 1000. volante. 2.480. 2.480.000. Video Beam con telon. 3. Dia. 720.000. 2.160.000. Centro de convenciones tequendama. Wifi. 3. Dia. 2.000.000. 6.000.000. Edinson Portala. Diseño de Publicidad. 3. Diseño. 33.333. 99.999. Show de bienvenida. 1. Dia. 540.000. 540.000. Seguro. 4. Dia. 3.200. Avianca Avianca Avianca. Seguros de vida del Estado. 6.000.000. VALOR TOTAL. Total costos fijos. 18.000.000. 8.960.000 47.813.278. Costos Variables Auros Copias. Diplomas / certificaciones. 192. Impresión x 4 diplomas. 2.480. 476.160. Auros Copias. Credenciales. 700. Impresión x 1 credencial. 2.000. 1.400.000. Auros Copias. Folletos. 192. Impresión x 8 folletos. 2.560. 491.520. Auros Copias. Libretas. 700. 1 libreta. 1.500. 1.050.000. Auros Copias. Esferos. 700. 1 esfero. 730. 511.000. Cover discoteca. 700. entradas. 20.000. 14.000.000. Refrigerios. 1400. Refrigerios. 2.500. 3.500.000 21.428.680. TOTAL GASTOS DE PUESTA EN MARCHA. 69.241.958. De acuerdo a la tabla anterior se puede analizar que a pesar del bajo precio que esperan pagar los estudiantes ($110.000 COP según encuesta realizada) el total de los ingresos serian $75.000.000 y el total de los gastos son $69.241.958 COP dejando un excedente de $7.758.042 para cualquier tipo de eventualidad que se presente en antes o durante el evento. Este análisis es realizado con base a la cotización presentada por el centro de convenciones del Hotel Tequendama.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Total costos variables. 40.

(42) XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. De acuerdo a la tabla anterior del segundo escenario propuesto se puede analizar que al precio que esperan pagar los estudiantes ($110.000 COP según encuesta realizada) el total de los ingresos serian $75.000.000 y el total de los gastos son $110.554.661 COP dejando un faltante de $33.554.661 que tendría ser asumido por la Universidad. Este análisis es realizado con base a la cotización presentada por el centro de convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada.. 41.

(43) 4.5 ORGANIGRAMA. Coordinador General: La organización del evento es dirigida por el coordinador general, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo que comparte el compromiso de planificar, organizar, etc… Comité Financiero: Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos. Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento. Comité de Logística: se encarga específicamente en elegir el sitio apropiado para el evento, montaje de tarimas, montaje de luces y sonido, decoración y ambientación del sitio del evento, vigilar por el cumplimiento del protocolo e itinerario y distribución de los diferentes objetos como sillas, mesas, agendas, esferos, credenciales, etc… Comité de Relaciones Publicas: Es el de mayor incidencia porque proyecta la imagen positiva del evento. Tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. El organigrama de un evento es donde se define el orden jerárquico que se establecen en la organización de este, teniendo en cuenta quien será el líder y que comités colaboran en la realización del evento. Como se muestra a continuación:. 42.

(44) Comité Académico: Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, exponentes, participantes y relatores. Por otra parte, deberá coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales serán parte de las memorias del evento. 4.6 GASTOS DE PERSONAL Es necesario disponer de un equipo de personas con un conjunto de capacidades personales e intelectuales, para así lograr el desarrollo de todas las actividades propuestas y el cumplimient o de las responsabilidades asignadas. Para ello, se requieren de 5 conferencistas, 3 nacionales y 2 internacionales, adicionalmente de 8 maestros catedráticos para realizar el control de ingreso al evento, más aquellos que serán los jurados de las ponencias de los estudiantes de opción de grado. Con lo anterior se deduce que no tendremos gastos de personal, porque los conferencistas presentan sus ponencias por colaboración académica, por tanto, los gastos se verán reflejados con los viáticos, los cuales son:. XX CONGRESO INTERNACIONAL DE ESTUDIANTES DE CONTADURIA PUBLICA GASTOS DE PUESTA EN MARCHA CANTIDAD ENTIDAD UNIDAD DE VALOR NOMBRE DEL GASTO REQUERID VALOR TOTAL RECEPTORA COMPRA UNITARIO A Hotel ibis Hospedaje 2 Noche $ 96.333 $ 963.330 Avianca Tiquetes aereos España 1 Tiquete $ 2.143.700 $ 2.143.700 Avianca Tiquetes aereos EEUU 1 Tiquete $ 1.556.400 $ 1.556.400 Avianca Tiquetes aereos Medellin 1 Tiquete $ 117.140 $ 117.140 Avianca Tiquetes aereos Bucaramanga 1 Tiquete $ 134.040 $ 134.040 Avianca Tiquetes aereos Santa marta 1 Tiquete $ 210.669 $ 210.669 Almuerzos 15 3 dias $ 20.000 $ 300.000 TOTAL VIATICOS $ 5.425.279. Centro de Convenciones Gonzalo Jiménez de Quesada:. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Centro Convenciones Hotel Tequendama:. 43.

(45) 4.7 GASTOS ADMINISTRATIVOS. XX Congreso internacional de estudiantes de Contaduría Publica. Dado que el evento solo se realiza una vez al año, no se analizan gastos administrativos mensuales, sino solo los gastos de puesta en marcha. Es decir que cada vez que se requiera realizar un congreso en la Universidad Cooperativa de Colombia, busquen esta herramienta como guía para facilitar el desarrollo de este.. 44.