MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 343 a 347_TBBP_FPP_ Proyectos

(1)

MANUAL DE USUARIO

FINAL

Proceso 343 a 347_TBBP_FPP_ Proyectos

Manual paso a paso para realizar procesos de Proyectos en AX 2012.

THE BIG BANG PROJECT 2014

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Página 2 de 128 CONTROL DE VERSIONES

Fecha Versión Observación Autor

22/10/2014 1.0 Manual de usuario final Hernando Escobar M 01/06/2015 2.0 Complemento grupo RR_Dto_Pre Hernando Escobar M 10/06/2015 3.0 NC Clientes, Ajustes de Inventario,

Adición de presupuesto desde

proyecto. Hernando Escobar M

23/09/2015 4.0 Chequera Fondo sin presupuesto y Otros ingresos solo con Presupuesto de cuota

Hernando Escobar M

26/10/2015 5.0 Cierre de mes y Causación Hernando Escobar M 30/10/2015 6.0 Reportes y cambio de estado Hernando Escobar M 14/03/2017 7.0 Proceso de creación de proyectos

con los cambios a 2017 Carlos Jacome

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó

___________________

Hernando Escobar M Key User Comercial Altipal

___________________

Nancy Mira

Gerente de proyecto Altipal

____________________

Yaneth Rodriguez

Gerente Financiera Altipal HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN

(3)

Página 3 de 128 TABLA DE CONTENIDO

Contenido

1. INTRODUCCIÓN ... 7

1.1 Introducción ... 7

1.2 Propósito ... 7

1.3 Alcance ... 7

1.4 Personal Involucrado en el Proceso ... 7

2. ASPECTOS RELEVANTES... 8

2.1 Roles Involucrados en el Proceso ... 8

2.2 Restricciones ... 8

2.3 Dependencias... 8

3. FLUJO DEL PROCESO ... 9

4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ... 15

4.1 Paso a paso de Creación de Contrato de Proyecto para proveedor Nuevo en la compañía. ... 15

Paso 1. Ingresar a Contrato de Proyecto ... 15

Paso 2. Crear un Contrato de proyecto ... 15

Paso 3. Diligenciar Dimensiones Financieras ... 16

Paso 4. Cerrar Contrato de proyecto ... 17

4.2 Pasó a paso del proceso Solitud de Presupuesto de proyecto ... 18

Paso 1. Ingresar al Modulo proyectos y contabilidad/Presupuesto de Proyectos. ... 18

Paso 2. Crear Presupuesto de Proyecto ... 19

Paso 3. Diligenciar Vista de Encabezado ... 24

Paso 4. Diligenciar Vista de Línea. ... 27

Paso 5. Verificar y enviar presupuesto. ... 31

4.3. Paso a paso del proceso Aprobar y confirmar Presupuesto de proyecto. 34 Paso 1. Revisar presupuesto de proyecto. ... 34

Paso 2. Generar el Presupuesto ... 38

Paso 10. Confirmar Presupuesto ... 39

Paso 11. Transferir Presupuesto a Proyecto Nuevo. ... 40

(4)

Página 4 de 128

Paso 12. Transferir presupuesto a un proyecto existente. ... 47

Paso 13. Generar informe de Proyecto. ... 52

Paso 14. Generar documento Resumen de Proyecto en Formato PDF. ... 54

4.4. Paso a paso para trasferir un gasto a un proyecto desde una nota crédito generada a un cliente. ... 55

Paso 1. Consultar Diario de pago. ... 55

Paso 2 Transferir diario de pago a un Proyecto ... 56

4.5. Paso a paso para registrar un gasto generado por una Factura del cliente a Altipal. ... 59

Paso 1. Consultar diario de Facturas desde el modulo proveedores. ... 59

Paso 2 Transferir diario de factura a un Proyecto ... 59

4.6. Paso a paso Transferencia de Descuento Pie factura a Proyecto. .... 62

Paso 1. Revisar parámetros de Grupo de proyectos para descuento pie factura. ... 62

Paso 2. Generar reporte descuentos pie factura de Proyectos. ... 63

Paso 3. Transferir descuentos pie factura a Proyecto. ... 65

4.7. Paso a paso como Crear una Solicitud de Pedido de Compra y cargar el valor a un proyecto. ... 68

Paso 1. Ingresar al módulo Adquisición y abastecimiento. ... 68

Paso 2. Crear Nueva Solicitud de compra ... 68

Paso 3. Diligenciar Vista de Encabezado ... 69

Paso 4. Agregar Líneas a la solicitud de compra. ... 70

Paso 5. Diligenciar las Dimensiones financieras ... 75

Paso 6. Enviar solicitud de compra ... 77

4.8. Paso a paso para transferir un gasto a un proyecto por un ajuste de inventario. ... ¡Error! Marcador no definido. Paso 1. Crear diario de Transferencia. ... ¡Error! Marcador no definido. Paso 1.1 Registrar dimensiones de salida. . ¡Error! Marcador no definido. Paso 1.2 Registrar dimensiones de entrada.¡Error! Marcador no definido. Paso 1.3. Registrar cantidad a Transferir ... ¡Error! Marcador no definido. 4.9. Paso a paso registrar un gasto/Cuota que no fue transferido ... 78

Paso 1. Ingreso a Diario de Saldos Iniciales ... 78

Paso 2. Nuevo Diario de Saldo Inicial ... 78

Paso 3. Agregar Líneas ... 79

Paso 4. Registrar el Saldo Inicial de proyecto ... 81

(5)

4.10. Paso a paso de control y seguimiento del proyecto ... 81

4.10.1. Revisión de Transferencia de proyecto ... 81

Paso 1. Ingresar al Proyecto ... 81

Paso 2. Selección del Proyecto a revisar ... 82

Paso 3. Control del proyecto ... 82

Paso 4. Selección de previsión ... 82

Paso 5. Detalle del Proyecto ... 83

Paso 6. Revisar Asiento Contable de la transacción ... 84

4.12. Paso a paso de pago o abono a proyectos desde el módulo de Gestión de proyectos y contabilidad y desde otros módulos. ... 85

4.13. Paso a paso para facturar proyecto ... 86

Paso 1. Ingresar a Diario de Cuota ... 86

Paso 2. Crear Diario de Cuota ... 86

Paso 3. Verificar Dimensiones financiera de la factura a Generar ... 88

Paso 4. Registrar y validar Diario de Cuota ... 89

Paso 5. Ingreso a generar factura ... 89

Paso 6. Crear Propuesta de factura ... 90

Paso 7. Registrar Propuesta para Facturar ... 91

Paso 8. Visualizar factura ... 93

4.14. Paso a paso de Cruce de cuentas ... 94

Paso 1. Ingresar a Diario de Saldo Inicial ... 94

Paso 2. Crear Diario de Saldo Inicial ... 95

Paso 3. Registrar Diario de saldo Inicial ... 97

4.15. Paso a paso para generar informe de provisión de proyectos ... 98

Paso 1. Ingresar a Modulo de Gestión de Proyectos y Contabilidad ... 98

Paso 2. Seleccionar filtros para el informe ... 99

Paso 3. Informe de proyecto para provisión. ... 100

4.16. Paso a paso para cambiar las etapas del proyecto ... 100

Paso 1. Ingresar a Gestión de proyectos y contabilidad ... 101

Paso 2. Seleccionar filtros para el informe ... 101

Paso 3. Cambiar etapa del proyecto ... 103

Paso 4. Seleccionar Proyecto ... 103

Paso 5. Seleccionar etapa de proyecto “Liquidado” ... 103

(6)

Página 6 de 128 Paso 6. Imprimir estado de resultado del proyecto para enviar al proveedor

... 104

4.17. Cambiar etapa del proyecto liquidado a terminado ... 104

Paso 1. Procedimiento para Terminar un proyecto. ... 104

Paso 3. Cambiar etapa del proyecto ... 104

Paso 4. Seleccionar Proyecto ... 105

Paso 5. Seleccionar etapa de proyecto “Terminado” ... 105

5. GUIA RAPIDA DE USUARIO ... 106

5.3. Guía Rápida de Usuario Proceso (343 a 347_TBBP_FPF_Proyectos Recuperación Rentabilidad P1) ... 106

5.3.1. Paso a paso de Creación de Contrato de Proyecto para proveedor Nuevo en la compañía. ... 106

5.3.2. Paso a paso del proceso Crear Presupuesto y proyecto en la plataforma ... ¡Error! Marcador no definido. 5.3.3. Paso a paso Transferencia de Descuento Pie factura a Proyecto 115 5.3.4. Paso a paso registrar un gasto/Cuota que no fue transferido .... 117

5.3.5. Paso a paso de control y seguimiento del proyecto ... 119

5.3.6. Paso a paso de pago o abono a proyectos desde el módulo de Gestión de proyectos y contabilidad ... 120

5.1.6.1 Paso a paso para facturar proyecto ... 120

5.1.6.2 Paso a paso de Cruce de cuentas ... 122

5.1.7 Paso a paso para generar informe de provisión de proyectos ... 124

5.1.8 Paso a paso para cambiar las etapas del proyecto ... 125

5.1.8.1 Cambiar etapa de proyecto en proceso ha liquidado ... 125

5.1.8.2 Cambiar etapa del proyecto liquidado a terminado ... 126

6. GLOSARIO DE TERMINOS ... 128

6.1. Glosario de Términos ... 128

(7)

Página 7 de 128 1. INTRODUCCIÓN

1.1 Introducción

Este manual contiene el proceso para llevar a cabo el control de la inversión de cada uno de los proveedores por medio de proyectos en MDAX2012.

1.2 Propósito

El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo Gestión de Proyectos y Contabilidad.

1.3 Alcance

El manual contiene la información para realizar el proceso de Proyectos que se implementó en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto BIG BANG que se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de 2015. Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar en la carpeta

“The Big Bang Project”

1.4 Personal Involucrado en el Proceso

Nombres-Correos Electrónicos

 Hernando-Escobar –

[email protected]

 Bibiana Mendoza T

[email protected]

Roles

 Usuario experto equipo BIG BANG módulos Comerciales y otros

 Usuario experto equipo BIG BANG módulos Financieros

Responsabilidades

 Implementación proceso Comercial de la plataforma y otros procesos conexos en AX 2012

 Implementación proceso Financiero de la plataforma y otros procesos conexos en AX 2012

(8)

Página 8 de 128 2. ASPECTOS RELEVANTES

2.1 Roles Involucrados en el Proceso

Rol Jefe Inmediato Rol

Gerente Financiera Gerente General

Director de Contabilidad Gerente Financiera Analista Comercial Director de Contabilidad

Gerentes de Canal Gerente Comercial

Jefe de planeación de la demanda Gerente Logística Gerente Customer Marketing Gerente Comercial

2.2 Restricciones

Ítem Descripción

R001 El Presupuesto de Proyectos solo se transfiere de forma automática al Proyecto si se utiliza de forma adecuada el Asistente para Transferir Presupuestos a Proyectos en AX 2012.

R002 El Presupuesto solo se podrá tramitar si es aprobado por el Analista de Información Comercial y/o la gerencia de Customer Marketing

2.3 Dependencias Ítem Descripción

D001 El Presupuesto transfiere al Proyecto, el responsable y el analista creados en el Presupuesto en AX 2012.

D002 El Presupuesto transfiere al Proyecto las dimensiones de Almacenamiento seleccionadas en el Presupuesto.

D003 El Presupuesto transfiere al Proyecto la jerarquía de segmentación y los Grupos de ventas seleccionados en el Presupuesto

(9)

Página 9 de 128 3. FLUJO DEL PROCESO

FLUJO PROCESO PROPUESTO

343_RECUPERACIÓN RENTABILIDAD DESCUENTO PIE FACTURA P1 (Subproceso de Financiera_DC)

29 de Enero de 2014

THEBIGBANGPROJECT-FPF- 343

Crear presupuesto de proyecto y adjuntar soportes de aprobación del proveedor

Gerente, Director, Jefe Comerciales AX 2012

109_CLASIFICACI ÓN DE PRODUCTO CONFORME Y NO

CONFORME 102_COMPRA

DE PRODUCTOS

Negociar con el proveedor las condiciones de la

dinámica comercial

Solicitar la aprobación de presupuesto a Contabilidad

Revisar y aprobar presupuesto del proyecto

Analista de Información Comercial

AX 2012

¿Se aprueba presupuesto?

SI AX 2012

Enviar notificación de rechazo al solicitante

AX 2012 NO

Generar y confirmar presupuesto

AX 2012 Transferir presupuesto y

crear proyecto

AX 2012 Notificar automáticamente al

solicitante la creación del proyecto

AX 2012 Cambiar automáticamente

de estado “Creado” a “En Proceso” el proyecto

AX 2012 AX 2012

AX 2012 Crear un Acuerdo comercial

de Descuento de línea y vincularlo al proyecto que se

desea afectar Excel Planeación de

la Demanda

Efectuar proceso de transferir Descuento al

proyecto

Correo Electrónico Planeación de

la Demanda

El sistema crea un diario de saldos iniciales y lo registra

de forma automática

AX 2012

Cambiar Estado del Proyecto a “Liquidado”

AX 2012

Generar informe de proyecto con el valor a

cobrar

AX 2012

Registrar la provisión del ingreso a cuenta de pyg o de balance según forma de

pago Analista Contable

2 AX 2012

1

343_RECUPERACIÓN RENTABILIDAD DESCUENTO PIE FACTURA P2 (Subproceso de Financiera_DC)

29 de Enero de 2014

THEBIGBANGPROJECT-FPF- 343

Crear diario de ajuste de movimiento de la mercancía

a recibir Analista de Información Comercial

AX 2012

Recibir, registrar la mercancía y generar alerta de notificación a Analista de Información Comercial

Auxiliar de Ingresos/Analista

de Inventarios AX 2012

Crear el diario de saldos iniciales con la categoría de

cuota para el proyecto y notificar a contabilidad

de Inventarios AX 2012 Cancelar cuenta por cobrar,

registrar la factura e informar a tesorería el descuento a realizar en el

pago Analista

Contabilidad 2 AX 2012

1 ¿Cuál es la forma

de pago?

Transferir provisión al proyecto

Analista de Contabilidad 2 AX 2012 NOTA

CREDITO

Generar diario de cuota, propuesta de facturar,

registrar y notificar a contabilidad Analista de Información Comercial

AX 2012 FACTURA PRODUCTO 1

1

CRUCE DE CUENTAS 2

3 RECIBO DE CAJA

Cancelar cuenta por cobrar, registrar la nota crédito real e informar a tesorería el descuento a realizar en el

pago Analista

350_PAGO A PROVEEDO

RES

309_GESTIÓ N DE COBRANZA

Cancelar cuenta por cobrar

Analista

Analista de Contabilidad 2 AX 2012 2

350_PAGO A PROVEEDO

RES

Analista de Contabilidad 2 AX 2012

322_CUADRE DE CAJA 3

5

Cambiar el estado del proyecto a “Cancelado

Parcial”

AX 2012

¿El proyecto fue pagado totalmente?

NO

Total”

AX 2012 SI

Cambiar el estado del proyecto a “Terminadol”

AX 2012

¿El proyecto

terminó? SI

NO

FIN 5

2 Chequera

Registrar en el proyecto diario de saldo inicial de cuota por el valor del gasto

AX 2012

Registrar en el proyecto chequera correspondiente

diario de saldo inicial de gasto por el valor total Analista de Información Comercial

AX 2012 Cancelar cuenta por cobrar

Analista

Contabilidad 2 AX 2012 4

5

expreso de ALTIPAL S.A

(10)

FLUJO PROCESO PROPUESTO 344_RECUPERACIÓN GASTO DESCUENTO NC P1

(Subproceso de Financiera_DC) 03 de Febrero de 2014

THEBIGBANGPROJECT-FPF-344

Gerente, Director, Jefe Comerciales,

Asesor

AX 2012 215_CONVENIOS

CON CLIENTES

dinámica comercial

Asesor

AX 2012

SI AX 2012

Enviar notificación de rechazo al solicitante

AX 2012 NO

crear proyecto

AX 2012 El proyecto se crea en

estado “En proceso”

automaticamente

AX 2012 AX 2012

AX 2012 Solicitar la aplicación de la

nota crédito al Coordinador de Cartera, con la autorización del proveedor

Formato Solicitud de Nota Gerente, Director, Jefe Comerciales,

Asesor

Confirmar que el proyecto tenga presupuesto

AX 2012 Coordinador de

Cartera

Crear la NC en el sistema

Coordinador de Cartera Cespal

Registrar nota crédito y transferir el gasto al

proyecto

Analista de Cartera AX 2012

Liquidar y generar informe de proyecto con el valor a cobrar y pasar a estado

“Liquidado”

AX 2012

2 AX 2012

1 Notificar Automática al Analista de Información el

registro del gasto del proyecto

AX 2012 AX 2012

FLUJO PROCESO PROPUESTO 344_RECUPERACIÓN GASTO DESCUENTO NC P2

(Subproceso de Financiera_DC) 29 de Enero de 2014

© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Crear diario de ajuste de

movimiento de la mercancía a recibir

AX 2012

de Inventarios AX 2012 Reversar la provisión,

pago Analista

A ¿Cuál es la forma

de pago?

CREDITO

1

CRUCE DE CUENTAS 2

3 RECIBO DE CAJA

Reversar la provisión, registrar la nota crédito real

e informar a tesorería el descuento a realizar en el

pago Analista

350_PAGO A PROVEEDORES

309_GESTIÓN DE COBRANZA

Reversar la provisión

Analista

4

Parcial”

AX 2012

NO

Total”

AX 2012 SI

AX 2012

¿El proyecto

terminó? SI

NO

FIN 4

(11)

345_RECUPERACIÓN DE GASTOS COMPRA DE ARTICULOS P1 (Subproceso de Financiera_DC)

03 de Febrero de 2014

Asesor

AX 2012 102_COMPRA

DE PRODUCTOS

dinámica comercial

Asesor

AX 2012

SI Enviar notificación de

rechazo al solicitante

AX 2012 NO

crear proyecto

AX 2012 AX 2012

AX 2012 Proyectar solicitud de

compra

AX 2012 Analista de Información Comercial

Liquidar y generar informe de proyecto con el valor a cobrar y pasar estado de proyecto a “Liquidado”.

AX 2012

2 AX 2012

1 Notificar

Automáticaticamente al Analista de Información el

registro del gasto del proyecto

AX 2012 AX 2012

CONFROME

330_COMPRAS DE SUMINISTROSC

ompras De Suministros

© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A 216_CONCURSOS

345_RECUPERACION DE GASTOS COMPRA DE ARTICULOS P2 (Subproceso de Financiera_DC)

29 de Enero de 2014

Analista de Información

Comercial AX 2012

pago Analista

A ¿Cuál es la forma

de pago?

CREDITO

1

CRUCE DE CUENTAS 2

3 RECIBO DE CAJA

pago Analista

Analista

4

Parcial”

AX 2012

NO

Total”

Comercial AX 2012 SI

Comercial AX 2012

¿El proyecto

terminó? SI

NO

FIN 4

(12)

346_RECUPERACIÓN GASTO AJUSTES DE INVENTARIO P1 (Subproceso de Financiera_DC)

Asesor

AX 2012 Negociar con el proveedor

las condiciones de la dinámica comercial

Asesor

AX 2012

Analista Inf.

Comercial (Plan.Demanda)

AX 2012

Analista Inf.

Comercial (Plan.Demanda)

AX 2012

AX 2012 NO

crear proyecto

AX 2012 AX 2012

AX 2012 Informar a Auxiliar Logístico

2, la existencia del proyecto

Correo Electrónico Analista de Información Comercial

Liquidar y generar informe de proyecto con el valor a cobrar y pasar estado de proyecto a “Liquidado”.

AX 2012

2 AX 2012

1 115_AJUSTE DE

INVENTARIO

Crear diario de ajustes por dinámicas comerciales

Auxiliar Logístico 2 AX 2012

Registrar y notificar a Auxiliar de Información Comercial el ajuste por dinámica comercial Auxiliar Logístico 2 AX 2012

Transferir a proyecto el valor ajustado como un saldo de

saldos iniciales con la categoría de gasto AX 2012 AX 2012

346_RECUPERACION GASTO AJUSTE DE INVENTARIOS P2 (Subproceso de Financiera_DC)

29 de Enero de 2014

AX 2012

pago Analista

de pago?

CREDITO

1

CRUCE DE CUENTAS 2

3 RECIBO DE CAJA

pago Analista

Analista

350_PAGO A PROVEEDORE

S

4

Parcial”

AX 2012

NO

Total”

Comercial AX 2012 SI

Comercial AX 2012

¿El proyecto

terminó? SI

NO

FIN 4

(13)

FLUJO PROCESO PROPUESTO 347_OTROS INGRESOS P1 (Subproceso de Financiera_DC)

Asesor AX 2012

dinámica comercial

Asesor AX 2012

Analista Inf.

Comercial (Plan.Demanda) AX 2012

Analista Inf.

Comercial (Plan.Demanda) AX 2012

AX 2012 NO

crear proyecto

AX 2012 AX 2012

AX 2012 Liquidar Rebate ocasional

Correo Electrónico Analista Inform.

Comercial(Plan.

Demanda)

Pasar el estado del proyecto a Liquidado

AX 2012

pago

Analista Contable

2 AX 2012

1 214_CONVENIO O

REBATE CON PROVEEDOR

Enviar a la Analista de Información Comercial el valor de la liquidación de la

dinámica Analista Inform.

Comercial(Plan.

Demanda) AX 2012

FLUJO PROCESO PROPUESTO 347_OTROS INGRESOS P2 (Subproceso de Financiera_DC)

29 de Enero de 2014

AX 2012

pago Analista

de pago?

CREDITO

1

CRUCE DE CUENTAS 2

3 RECIBO DE CAJA

pago Analista

309_GESTIÓ N DE COBRANZA

Analista

4

Parcial”

AX 2012

NO

Total”

AX 2012 SI

AX 2012

¿El proyecto

terminó? SI

NO

FIN 4

(14)

FLUJO PROCESO PROPUESTO 348_CHEQUERA (Subproceso de Financiera_DC)

Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A 102_COMPRA

DE PRODUCTOS

CONFORME

Causar el pago anticipado del proveedor al proyecto

chequera

Analista

Contable2 AX 2012

Generar notificación a Director/Jefe Administrativo

informando que se ha generado un ingreso al

proyecto AX 2012 AX 2012

¿El proyecto chequera es nuevo?

NO

Crear el proyecto chequera y pasar a estado “En

Proceso”

Analista Contable2 AX 2012 SI

Reclasificar el gasto al proyecto chequera

Analista Contable2 AX 2012

¿El gasto a registrar es por

pedido de compra?

330_COMPRAS DE SUMINISTROS

341_CAUSACIÓ N Proyectar Solicitud de

Compra

Director/Jefe Administrativo AX 2012

SI

NO 1

1

¿El gasto fue registrado en un proyecto diferente a

chequera?

SI Reversar la provisión de

ingreso

Notificar al Director/Jefe Administrativo el gasto causado en la chequera AX 2012 AX 2012

NO

Generar informe de pérdidas y ganancias para control de saldo

Customer Marketing AX 2012

¿Cómo se realiza el ingreso?

Registrar nota crédito emitida por el

proveedor

Analista Contable2 AX 2012 NOTA

CREDITO

Registrar recibo de caja

Analista Contable2 AX 2012 RECIBO DE CAJA

Crear propuesta de factura y registrar

Analista Contable2 AX 2012 FACTURA

Generar diario de cuota

Transferir ingreso al proyecto de tipo chequera

Verificar el saldo de chequera antes de solicitar

el gasto, generando el informe de Pérdidas y

Ganancias Customer Marketing AX 2012

FIN

FLUJO PROCESO PROPUESTO 349_FONDOS PROVEEDORES (Subproceso de Financiera_DC)

Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A

¿Qué tipo de gasto es?

330_COMPRAS DE SUMINISTROS Proyectar Solicitud de Compra según autorización del Responsable Proveedor y Responsable Altipal Analista Financiero AX 2012

PEDIDO DE COMPRA

1

Calcular el ingreso del Proyecto Fondo una vez

ejecutadas las ventas

Analista Financiero AX 2012

Crear y registrar diario de saldos iniciales abonando el

ingreso al Proyecto Fondo

Analista Financiero AX 2012 Definir con el proveedor la

forma de obtener el ingreso del fondo

Gerente/Director Comercial AX 2012

Crear el Proyecto y pasar a Estado “En Proceso”

¿Hay necesidad de gasto con cargo al fondo?

Verificar el saldo de fondo antes de solicitar el gasto, generando el informe de

Pérdidas y Ganancias Analista Financiero AX 2012

SI

Solicitar creación de nota crédito a Cartera según

aprobación de Resp.

Proveedor y Resp. Altipal Analista Financiero AX 2012 DESCUENTO

CLIENTE

Solicitar ajuste de inventario según aprobación de Resp.

Proveedor y Resp. Altipal

Analista Financiero AX 2012 AJUSTE DE INVENTARIO

305_NOTAS CRÉDITO Y DÉDBITO

115_AJUSTES DE INVENTARIO

Transferir Gasto al Proyecto

Auxiliar Cartera 2/

Auxiliar Logìstico 2 AX 2012

Notificar al Analista de Planeación Financiera el

registro del gasto

AX 2012 AX 2012 1

Generar informe de pérdidas y ganancias para control de saldo

FIN NO

215_CONVENIOS CON CLIENTES

212_ACUERDOS COMERCIALES

(15)

Página 15 de 128 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA

4.1 Paso a paso de Creación de Contrato de Proyecto para proveedor Nuevo en la compañía.

Cada proveedor que maneje proyectos debe tener un único contrato de proyecto, el paso a paso que menciona a continuación aplica en el momento que se requiera incluir un nuevo proveedor.

Un contrato de proyectos contiene el perfil de contabilización, la forma de pago y las condiciones de pago acordadas entre las partes Altipal, Proveedor.

Paso 1. Ingresar a Contrato de Proyecto

ALT  Gestión de proyectos y contabilidad  Común  Proyectos  Contratos de proyecto

Paso 2. Crear un Contrato de proyecto

Diríjase a la En la ficha “Contrato de proyecto” y en el panel de acciones hacer un clic en la “Contrato de proyecto”.

A continuación, aparece un nuevo formulario, diligenciar los siguientes campos:

- Id. de contrato de proyecto: Consecutivo que da el sistema para los contratos.

- Nombre: El nombre del Proveedor (las primeras letras en mayúscula las demás en minúscula)

- Tipo de financiación: Seleccione la opción Cliente.

- Fuente de financiación: Seleccione la opción Proveedor - Divisa de ventas: Seleccione la opción Peso colombiano

(16)

Página 16 de 128 Una vez registre la información inicial haga un clic en el botón Aceptar, posteriormente el sistema genera un mensaje preguntando ¿Desea transferir la información del cliente?, haga un clic en el botón Sí.

Paso 3. Diligenciar Dimensiones Financieras

Una vez creado la cabecera del contrato de proyecto aparece una nueva ventana, diríjase a la pestaña de Fuentes de financiación y haga un clic en la opción Detalles.

(17)

Página 17 de 128 Posteriormente diríjase a la pestaña Dimensiones financieras y seleccione todas las dimensiones financieras de la siguiente forma:

 Centro de costos: Seleccione la opción Customer Marketing

 Grupo de ventas: Seleccione la opción Gerencia Comercial.

 Proveedor: Seleccione la opción según El Proveedor seleccionado.

 Responsable: Seleccione la opción Proveedor.

 Sitio: seleccione el sitio correspondiente (En los contratos de seleccionará el sitio 012 Bogotá Montevideo el cual puede cambiarse luego en el Presupuesto, en el Proyecto o en los documentos que lo afectan),

 Tercero: el NIT del proveedor (Se sugiere dejarlo en blanco para evitar errores en los documentos que afectan el proyecto y lo heredarán).

 Zona de ventas: Seleccione la opción Gerencia comercial.

Estas dimensiones serán heredadas en el presupuesto del proyecto y por el proyecto.

Paso 4. Cerrar Contrato de proyecto

Una vez se registren todas las dimensiones financieras haga un clic en el botón

“Cerrar”.

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Página 18 de 128 4.2 Pasó a paso del proceso Solitud de Presupuesto de proyecto El presupuesto de proyecto es un valor que los proveedores autorizan y/o solicitan para invertir en el mercado por medio de actividades comerciales como eventos, ofertas de productos, lanzamientos entre otros. Esta inversión la asume el proveedor quien lo solicite.

Nota: Se debe crear el presupuesto a nivel de sitio según la actividad a realizar.

Ejemplo: Si el proveedor (x) va a invertir cinco millones de pesos ($5.000.000) para una actividad de lanzamiento y está se va a realizar en 3 sitios diferentes, se deben crear tres presupuestos uno por cada sitio, donde la suma de los tres sea igual al valor total aprobado por el proveedor.

Paso 1. Ingresar al Modulo proyectos y contabilidad/Presupuesto de Proyectos.

Gestión de proyectos y contabilidad/Común/Presupuestos/Presupuestos de proyecto

NOTA: Los proyectos generados por (Chequera y Fondo) no necesitan presupuesto.

A continuación, en la nueva ventana podrá visualizar todos los presupuestos generados a la fecha de consulta.

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Página 19 de 128 Paso 2. Crear Presupuesto de Proyecto

En el formulario de presupuestos, diríjase a la ficha Presupuesto y en el panel se acciones en la sección Nuevo haga un clic en la opción Presupuesto de proyecto.

A continuación, en el formulario Crear presupuesto, seleccione los siguientes campos:

Cuenta de cliente: Seleccine la cuenta del cliente (Proveedor). Esta debe corresponder al proveedor al cual le esta haciendo el presupuesto.

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Página 20 de 128 Posteriormente, diríjase a la ficha General y seleccione los siguientes campos:

 Sitio y almacén: Seleccione el sitio y el almacén principal donde se va a realizar la actividad (Solicitado por el proveedor).

Nota: Se debe crear el presupuesto a nivel de sitio según la actividad a realizar.

Ejemplo: Si el proveedor (x) va a invertir cinco millones de pesos ($5.000.000) para una actividad de lanzamiento y está se va a realizar en 3 sitios diferentes, se deben crear tres presupuestos uno por cada sitio, donde la suma de los tres sea igual al valor total aprobado por el proveedor.

 Fecha de vencimiento: Seleccione la fecha de vencimiento pactada con el proveedor (Esta fecha no debe superar los dos meses desde la creación del presupuesto.

 Divisa: Está parametrizada en Pesos Colombianos (COP) por defecto.

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Página 21 de 128 En la ficha Administración: Seleccione los siguientes campos:

 Analista de información de Acuerdos Comerciales: Seleccione el empleado encargado de controlar los proyectos.

 Responsable del Proyecto por Altipal: seleccione la persona que solicita crear el presupuesto.

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Página 22 de 128 En la ficha Datos complementarios del Proyecto se deben diligenciar los siguientes campos.

 Forma de pago: El usuario debe seleccionar la forma como va a cancelar el proveedor el proyecto. Este Campo obligatorio.

 Fecha acordada de pago: Seleccione la fecha acordada de pago por parte del proveedor.

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Página 23 de 128 A continuación, haga un clic en el botón Aceptar. En el formulario Crear presupuesto.

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Página 24 de 128 Paso 3. Diligenciar Vista de Encabezado

Una vez creado el presupuesto se abre una nueva ventana (Presupuesto de proyecto), en la Ficha presupuesto de proyecto diríjase al panel de acciones y haga un clic en la opción Vista de encabezado.

A continuación, diríjase a la pestaña General y seleccione los siguientes campos:

Nombre: Por defecto la plataforma hereda el nombre del proveedor, se debe cambiar según la actividad a realizar siguiendo la siguiente estructura.

Nombre del proveedor_canal_Sitio_Nombre genérico de la actividad(Altipal)_Nombre de la actividad(Proveedor)_Fecha (Según la ejecución).

Ejemplo: DIAGEO_Licores_CAL_Descuento estratégico_FY18 Tpr Promo black5%dto_Dic/2017.

Para el nombre de la actividad (Altipal) se estandarizaron las siguientes actividades:

Descuento estratégico: Toda actividad que sea planeada y de la cual su presupuesto esté destinado para un objetivo de crecimiento que obedece a una estrategia.

Descuento táctico: Toda actividad ejecutada sin una previa planeación para cierre de negociaciones específicas.

Apoyo para actividades: Cualquier tipo de evento o actividad que se le realice a clientes y sus gastos derivados.

Visibilidad: Todo alquiler de espacios que se haga de un producto o marca y debe ser facturable.

Ajustes de inventarios: Movimiento de producto regular a obsequio o cortesía.

Fletes: Pago de traslado de obsequios entre CEDIS.

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Página 25 de 128 Fecha de vencimiento: Seleccione la fecha de vencimiento del presupuesto.

Posteriormente diríjase a la pestaña configurar y seleccione los siguientes campos.

Grupo de impuestos: Este campo siempre debe ir vacío. El sistema por defecto coloca el grupo de impuestos. (deje el campo vacío)

Analista de información acuerdos comérciales: Verifique que la persona asociada sea la correcta.

Responsable del proyecto por Altipal: Verifique que la persona asociada sea la correcta.

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Página 26 de 128 Luego diríjase a la pestaña Dimensiones financieras y seleccione los siguientes campos:

 Centro Costos: Seleccione la dimensión centro de costos responsable del presupuesto.

 Grupo Ventas: Seleccione el Grupo de ventas responsable del presupuesto.

 Proveedor: Seleccione el proveedor que va a asumir el presupuesto.

 Responsable: Seleccione el responsable del presupuesto.

 Sitio: El sistema Por defecto el sitio lo hereda del sitio seleccionado en el formulario creación del presupuesto.

 Tercero: El sistema por defecto hereda la dimensión tercera del según el proveedor seleccionado en el formulario creación del presupuesto.

 Zona Ventas: Seleccione la zona de ventas al cual va dirigido el presupuesto.