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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA.

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EL CONTROL DE ALMACENES I CONCENTRADORES DE LECHE EN _, /.

POLVO DE IMPORTACION

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FECH... 20 DE DICIEMBRE DE 2007 \ DIRECCIÓN DE MATERIALES

(2)

Manual de Procedimientos para el Control de

Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de Importación

Clave: V8T-DM-PR-OOa No. Rev¡s¡ón:

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Liconsa

íNDICE GENERAL

Página

l. INTRODUCCiÓN --- 1-1 I!, OBJETIVOS GENERALES --- 1-1

111. GLOSARIO 1-5

IV, MARCO LEGAL --- 1-3 V, ALCANCE --- 1-2 VI. POLíTICAS GENERALES --- 1-8

VII. PROCEDIMIENTOS

1, CONTRATACiÓN DE SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO DE LECHE EN POLVO DE IMPORTACiÓN (VST-DM-PR-008-01) --- 2, CONTRATACiÓN DE SERVICIOS DE MANIOBRAS DE CARGA Y

DESCARGA DE LECHE EN POLVO EN ALMACENES

CONCENTRADORES PROPIOS (VST-DM-PR-008-02) --- 3, RECEPCiÓN Y DESCARGA DE LECHE EN POLVO EN ALMACENES

CONCENTRADORES DE TERCEROS Y PROPIOS (VST-DM-PR-008-03)

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1-1 1-13

1-11

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4, ALMACENAMIENTO Y RETIRO DE LECHE EN POLVO EN

ALMACENES CONCENTRADORES DE TERCEROS (VST-DM-PR-008- OLf) ---

5, ALMACENAMIENTO Y RETIRO DE LECHE EN POLVO EN

ALMACENES CONCENTRADORES PROPIOS (VST-DM-PR-008-05) ----

6, TOMA FíSICA DE INVENTARIOS Y MUESTREO FíSICO DOCUMENTAL DE LECHE EN POLVO EN ALMACENES CONCENTRADORES PROPIOS Y DE TERCEROS (VST-DM-PR-008-06) --- VIII, RELACiÓN DE ANEXOS ---

1-29

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1-9

1-38 IX. APROBACiÓN DEL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA --- 1-1

FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 2007 PAGINA: 1 DE: 1 DIRECCiÓN DE MATERIALES

(3)

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Liconsa

Manual de Procedimientos para el Control de

Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de 1m ortación

Clave: VST-DM-PR-ooa ^! No. Revisión:

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Emisión Original: 20-12-2007 I Revisión:

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INTRODUCCiÓN

En enero de 1999 por disposición de la Comisión Intersecretarial de Gasto Financiamiento, que permitió a L1CONSA realizar directamente la compra e importación de la leche en polvo, se llevaron a cabo varias acciones, como la elaboración del "Manual de Procedimientos para la Compra, Internación y Almacenamiento de Leche en Polvo de Importación ", Clave VST- DM-PR-02.

La Subdirección de Adquisición de Leche, se encargó de elaborar dicho manual, con el cual se han regulado todas las actividades inherentes a los tres procesos sustantivos que se requieren para las compras de leche en polvo de importación y que son: la compra, la internación y el almacenamiento, realizados por sus tres Departamentos: de Compras de Leche en Polvo, de Tráfico y de Operaciones.

Durante el segundo semestre de 2004, con la finalidad de mejorar el desempeño de las funciones operativas generadas por los citados procesos, la Dirección de Materiales modificó su estructura orgánica, en la que entre otros cambios desaparece al citado Departamento de Operaciones y se crea el Departamento de Control de Almacenes, el cual se ubica como dependiente de la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales y se le asigna la responsabilidad de controlar las actividades inherentes al proceso de almacenamiento de la leche en polvo de importación, así como, la responsabilidad de vigilar la aplicación de los procedimientos correspondientes, optimizarlos, actualizarlos a las nuevas necesidades que se presenten y alinearlos al Manual de Organización General de la Entidad. ,

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En atención a lo anterior, el proceso de almacenamiento se separa del Manual de Procedimientos para la Compra, Internación y Almacenamiento de Leche en Polvo de Importación, Clave VST-DM-PR-02, y se elabora el presente documento denominado.

Manual de Procedimientos para el Control de Almacenes Concentradores de Leche en P \ de Importación, que representa el fundamento normativo para regular todas las activid

inherentes a dicho proceso sustantivo, que forma parte de la cadena logístic

abastecimiento de leche en polvo a las plantas industriales de L1CONSA. ^I _{~ ~} Este manual contiene el marco legal, las normas generales y los procedimientos específicos: ^I I de cada una de las actividades que inciden en el proceso sustantivo de almacenamiento de I

leche en polvo de importación, desde la contratación de los servicios de almacenamiento y maniobras de carga y descarga, las actividades de recepción de los sacos con leche en polvo que arriban a los almacenes concentradores, en contenedores y/o furgones vía ferrocarril de puertos y frontera, su descarga, depósito, control de inventarios, hasta la carga del producto a tractocamiones para su envio a las plantas industriales de L1CONSA.

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FECHA: 20 DE DICiEMBRE DE 2007 PAGiNA: 1 DE: 1 DIRECCI6N DE MA TERIALES

(4)

Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de

I

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^Clave: VST-DM-PR-OOS

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No, Revisión:

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Emisión Original: 20-12-2007 I=R=e=v=is=i=ó=n=:=======

Liconsa

11. OBJETIVOS GENERALES

1, Establecer las políticas generales y de operación que permitan realizar con apego a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, su Reglamento y demás normatividad aplicable, la contratación de los servicios de almacenamiento y maniobras, en bodegas concentradoras de terceros y ios servicios de maniobras de carga y descarga en bodegas concentradoras propias de la Entidad,

2. Determinar los procedimientos a que se ajustarán todas las actividades inherentes al

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proceso de almacenamiento de leche en polvo de importación, en bodegas

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concentradoras de terceros y/o propias.

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FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 2007 PAGINA: 1 DE: 1 DIRECCiÓN DE MATERIALES

(5)

Liconsa

Emisión Original: 20-12-2007

i

^Revísión:

I Clave: VST-DM-PR-OOS

!

No. Revisión:

í Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de

I

Importación

111. GLOSARIO

ACTA DE DESCARGA: Acta que se formula para hacer constar la descarga de sacos con leche en polvo de furgones, contenedores y/o caja seca de tractocamiones en las instalaciones de la almacenadora.

ACTA DE CARGA:

ADJUDICACION•

DIRECTA:

Acta que se formula para hacer constar la entrega de sacos con leche en polvo a los servicios de transporte para su envío a las plantas.

Procedimiento de contratación establecido en el articulo 26 de la f

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector f

Público. _;>_~{,

l

ALMACENAMIENTO: Es el depósito mercantil del producto, guarda, conservación y custodia en las instalaciones propias, habilitadas o rentadas por

la empresa prestadora de servicios de almacenamiento.

Son aquellos que por los proceso de transporte, almacenamiento y carga y/o descarga, resultan rotos, roídos, mojados, hongueados, manchados por productos químicos o excretas de aves o roedores y otros daños causados por fauna nociva.

Son aquellos que bajo los procedimientos de la Subdirección deCJ¡

Aseguramiento rle la Calidad, son seleccionados para lIevar;:¡

I

cabo el análisis y evaluación de la leche. '- BULTO(S):

BULTO(S) DANADO(S):

-

BULTOS O SACOS MUESTRA:

Sacos de papel kraft que contienen 25 Kg. de leche en polvo de importación.

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•

CENTRO

ALMACENADOR CONCENTRADOR:

Unidad de almacenamiento ubicada estratégicamente, en la cual se depositan y concentran inventarios de leche en polvo, que permiten su distribución dosificada conforme a los requerimientos de las plantas de producción.

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CERTIFICADO DE DEPOSITO:•

Es un titulo de crédito expedido por un almacén general de depósito que ampara el valor de las mercancías depositadas en almacén. mediante el cual el tenedor legitimo, tiene el dominio y la disposición de las mismas. ^o"

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\ FECHA. 20 DE DICIEMBRE~E ²⁰⁰⁷

'- PAGINA. ' DE. 5

DIRECCIÓN DE MATERIALES

(6)

f Manual de Procedimientos para el Control de

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Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de '

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^Clave: V8T-DM-PR-008 ^! No. Revisión: ,

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Emisión Original: 20-12-2007 I=R=e=vi=s=ió=n=:= = = =

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CONFRONTA: Procedimiento de verificación y conteo de los bultos, previsto en la normatividad del servicio de transporte ferroviario, que se realiza a petición del usuario por la falta, cambio o violación de uno o más sellos de origen en las puertas de los contenedores o furgones que transportan la leche en polvo, de los puertos o fronteras al centro almacenador concentrador. Es solicitada por la almacenadora en el caso de furgones y por L1CON8A en el caso de contenedores, firmando de conformidad los representantes de la empresa transportista, almacenadora, L1CONSA y en su caso un representante del proveedor.

CONSERVACiÓN:

CONTINGENCIAS:

Consiste en la adopción y aplicación de los procedimientos ¹ técnicos durante el almacenamiento de la mercancia que la "

almacenadora aplica para preservar el buen estado del producto.

Situaciones imprevistas que pueden ocurrir durante el proceso

r

de almacenamiento de leche en polvo.

CONTRATO DE SERVICIOS DE

ALMACENAMIENTO:

Documento que expresa el acuerdo de voluntades entre el prestador de servicios y el usuario de los mismos, por medio del cual se reglamentan las diferentes actividades que incluye el paquete de servicios a ser prestados por la almacenadora, asi como la tarifa a pagar por los mismos.

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ENTIDAD: L1CONSA, S.A. de C.V., empresa de participación estatal mayoritaria de la Administración Pública Federal, sectorizada a la Secretaria de Desarrollo Social.

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Punto de referencia que tiene como propósito realizar el registro documental del volumen de bultos, sin estar físicamente en bodega, a fin de soportar la emisión y cumplimiento de una orden de movilización.

FNTRADA VIRTUAL:

FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 2007 PAGINA: 2 DE: 5 DIRECCIÓN DE MATERIALES

(7)

Liconsa

Clave: VST-DM-PR-008

I

No. Revisión:

i Emisión Original: 20-12-2007

i=R=e=v=is=i=ó=n=:======

FORMA DE ENTREGA: Se refiere a la forma en que las almacenadoras entregan el producto que puede ser:

a) Neto por neto: se considera el peso del producto descontando el peso de la envoltura.

b) Bruto por neto: se considera como neto el peso del saco incluyendo el peso de la envoltura del producto.

c) Bulto por bulto: se considera la entrega del número de bultos que especifica la orden de entrega.

FURGONES: Carros de ferrocarril con la caja cerrada, en los cuales se transporta la leche en polvo que se interna al pais por frontera.

FFCC: Ferrocarriles Nacionales de México.

F

Unidad ferroviaria semicerrada cuyo propósito principal es el

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transporte de minerales a granel, pero que se utiliza para el,' transporte de contenedores en sustitución o a falta de plataformas.

FTVM:

GÓNDOLA:

Ferrocarril y Terminal del Valle de México, SA de C.V.

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IMPORTACiÓN: Es el volumen de bienes, servicios y capital que adquiere un país de otro u otros países.

LIBRO DE ALMACÉN: Documento en donde se registran y controlan las entradas y salidas de almacén.

MANIOBRAS DE DERRAMPE:

Maniobra que se realiza con grúa en la terminal ferroviaria para descargar el contenedor con leche en polvo de la góndola o plataforma y colocarlo en la plataforma del autotransporte, para su traslado a la puerta de la bodega.

FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 2/J07 PAGINA: 3 DE: 5

Movimiento de Afectación Presupuestal y Pagos, normado por la Dirección de Finanzas y Planeación.

MANIOBRAS DE ENTRADA:

MAPP:

Se refiere a las maniobras de descarga y estiba en bodega de los bultos con leche en polvo, ambas son por cuenta y orden del depositante y se efectúan por el personal contratado por _'f~

almacenadora. \

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DIRECCiÓN DEMA TER/ALES

(8)

Liconsa 11

Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de 1m ortación

Clave: VST-DM-PR-008 ^I No. Revisión:

I

^Revisión:

MUESTREO: ^Serie ^de ^acciones ^para obtener una muestra o porción representativa de un lote, remesa, estiba, etc., de la cual se desea conocer sus caracteristicas o calidad.

MUESTREO DE EMBARQUES MARíTIMOS:

MUESTREO DE LA SECRETARíA DE

SALUD:

ORDEN DE ENTREGA:

Muestreo realizado en los puertos de arribo o en las bodegas de destino final.

Muestreo realizado de manera aleatoria al productor internado por la frontera.

Documento que expide la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales, mediante el cual se instruye a las almacendadoLralCsOPNasraAque permitan la salida

l ddel Proldducdtoba las ^1,1 plantas e , muestras para contro e ca i a, ultos

danados o entrega a proveedores en caso de rechazo o 'Ir, devolución.

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Documento que expide la Subdirección de Adquisición de Leche para instruir a las unidades operativas de puerto y/o frontera, para el envio del producto del punto de internación a los centros almacenadores concentradores designados.

Puerto Interno y Centro de Actividades Logísticas Pantano.

Pronóstico anual de adquisiciones de leche en polvo de

importación, mismo que se formula con base en la estimación!\, del consumo en las plantas de producción \

Se refier~ a los ritmos de surtimiento de leche en polvo ~e

Importaclon que se destinan para cada una de las plantas de Il'l

Entidad. \

\_\i Formato "Requisición de Adquisiciones, Arrendamientos de' Bienes Muebles y Servicios".

REQUISICION:•

PICAL PANTACO:

PROGRAMA ANUAL DE COMPRAS DE LECHE EN POLVO:

PROGRAMA SEMANAL DE RETIRO DE LECHE EN POLVO:

ORDEN DE

MOVILlZACION:•

FECHA: 20 DE OICiEMBRE DE 2007 PAGINA: <1 DE: 5 DIRECCiÓN DE MATERIALES

(9)

, Importación

I

^Clave: VST-DM-PR-008

i

No. Revisión:

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I

^Revisión:

Liconsa 11

Vehículo de transporte con remolque caja seca, contratado por el Departamento de Transportes para la movilización de los

bultos con leche en polvo de almacenes concentradores a plantas industriales de L1CONSA.

\

•

SOLICITUD DE

ENTREGA DE LECHE EN POLVO:

TERMINAL

INTERMODAL:

TRACTOCAMION:•

TRACTOREO:

VOSS

Formato que requisitará para el retiro de leche en polvo de los almacenes concentradores las siguientes áreas:

• Subdirección de Aseguramiento de la Calidad, para el retiro de sacos muestra de leche en polvo.

• Departamento de Transportes para el retiro de leche en polvo liberada, para proceso.

• Coordinación de Supervisión en Pantaco, para el retiro de bultos dañados de origen y por las almacenadoras en maniobras de carga y/o descarga, para su envio a dictaminación y en su caso utilización en el proceso de rehidratado o pigmentado para consumo animal.

• Subdirección de Adquisición de Leche, para retiro de bultos rechazados, como devoluciones al proveedor.

Punto de destino final al que arriban los contenedores con leche en polvo procedentes de puerto nacional, mismos que son bajados de las unidades de transporte ferroviario por un operador de grúa y colocados en patios de donde son subidos a

plataformas de autotransporte y trasladados a la puerta del centro almacenador concentrador, para su descarga y posterior

retorno de vacío al puerto de procedencia.

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Flete corto que se realiza para el traslado de contenedores.

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llenos o vacíos, de patios de las terminales intermodales a

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bodegas de almacenamiento y viceversa. \

Sistema Integral para el Control Operativo de Leche, de todas' \i las operaciones del proceso de importación de la leche en polvo, \j desde la compra, internación y almacenamiento.

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FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 2007 PAGINA: 5 DE. 5 DIRECCiÓN DE MATERIALES

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IV. MARCO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Promulgada el 5 de febrero de 1917.Última reforma publicada 13-11-2007.

1. Leyes

Ley de Planeación. OOF del 05-01-1983. Ultima reforma 13-06-2003.•

- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

OOF 11-06-2002. Última reforma 11-05-2004.

- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

OOF 13-03-2002. Última reforma 21-08-2006.

-

Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. OOF 27-08-1932.Última reforma

18-07-2006. .

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Ley Federal de las Entidades Paraestatales. OOF del 14-05-1986. Ultima reforma

1

21-08-2006.

l.

•

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. OOF 30-03-2006. 1'0

Última reforma 01-10-2007.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. OOF del 04- 01-2000. Última reforma 01-10-2007.

Ley del Impuesto Sobre la Renta. OOF del 01-01-2002. Últíma reforma 01-10-2007.

Ley del Impuesto al Valor Agregado. OOF del 29-12-1978. Última reforma 01-10- 2007.

Ley Federal de Instituciones de Fianzas. OOF 29-12-1950.Última reforma 28-06- 2007.

Ley de Instituciones de Crédito. OOF 18-07-1990. Última reforma 28-06-2007.

Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.

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DiRECCiÓN DE MA TERIALES

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Códigos \

- Código Federal de Procedimientos Civiles. OOF 24-02-1943. Última reforma 13-06- 2003.

Código Fiscal de la Federación. OOF

31~12-1981.

Última reforma 01-10-2007. \

Código Civil Federal. OOF 26-05-1928. Ultima reforma 13-04-2007.

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FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 200{

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Emisión Original: 20-12-2007 Revisión:

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3.

Reglamentos

- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF 26-01-1990.

Última reforma 07-04-1995.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación. DOF 29-02-1984. Última reforma 21-05-2002.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11-06-2003

Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. DOF 17-10-2003. Última reforma 04-12-2006.

- Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Nuevo reglamento, DOF 04-12-2006.

- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público. DOF 20-08-2001.Última refonma 30-11-2006.

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Reglamento de la. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendana./

DOF 28-06-2006. Ultima reforma 05-09-2007.

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4. Decretos

Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

5. Otras Disposiciones Legales

- Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. DOF.

01-01-2003.

Oficio Circular mediante el cual se informa del procedimiento que deberá observarse en la contratación de adquisiciones, arrendamientos, obra pública y servicios, en lo relativo a la acreditación de los proveedores y contratistas de!\

encontrarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. DOF del 2

i

de agosto de 2006 y sus refonmas.

Manual de Procedimientos de Seguros y Fianzas. VST-DA-PR-003. \ Manual de Normas de Calidad de Materias Primas VST-DP-NR-003.

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FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 20'07 PAGINA: 2 DE: 3

f ) (

Manual de Procedimientos para la Toma Fisica de Inventarios en Almacenes. VST-

DFP-PR-003. \

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Manual de Organización General. VST-DA-MOG-014.

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DIRECCiÓN DE MATERIALES

(12)

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Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de ^I

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Emisión Original: 20-12-20071 Revisión: ^í

- Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, VST-DM-PL-OOS.

Manual de Procedimientos para la Solicitud, Trámite y Autorización de Pagos, VST-DFP-PR-007.

Manual de Procedimiento para el Ejercicio

y

el Control Presupuestal del Gasto Corriente, V8T-DFP-PR-009.

Lineamientos para la Obtención del Permiso Sanitario Previo de Importación, VST- DP-LN-002.

- La demás legislación local aplicable en función de la jurisdicción en la cual sea aplicable el presente manual.

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FECHA. 20 DE DICIEM RE DE 2007 \ PA !NA: 3 DE: 3 ' DfRECCIÓN DE'^MATERIALES

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Clave: VST-DM-PR-OOa I No. Revisión:

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Liconsa

V.

ALCANCE

A. En Oficina Central:

- Dirección de Producción

Subdirección de Aseguramiento de la Calidad

Departamento de Normatividad y Auditorias de Calidad

Departamento de Desarrollo de Proveedores y Estadística Subdirección de Producción

Departamento de Programación

y

Evaluación de la Producción

-

Dirección de Abasto Social

- Subdirección de Distribución de Leche Dirección de Administración

Subdirección de Recursos Humanos

Departamento de Recursos Humanos

Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Departamento de Administración de Riesgos

Dirección de Finanzas y Planeación

- Subdirección de Contabilidad General - Subdirección de Presupuesto

Departamento de Presupuesto de Gasto Corriente

Departamento de Presupuesto de Adquisición de Materiales - Subdirección de Tesorería General

Departamento de Operación Bancaria Departamento de Cuentas por Cobrar Departamento de Cuentas por Pagar

Departamento de Créditos Comerciales

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Dirección de Materiales

- Subdirección de Adquisiciones de Consumo Interno - Subdirección de Adquisición de Leche

Departamento de Políticas y Estrategias

Departamento de Compras de Leche en Polvo Departamento de Tráfico

Departamento de Evaluación

y

Estadistica Departamento de Operaciones Portuarias Departamento de Operaciones Fronterizas

(14)

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Liconsa

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Emisión Original: 20-12-20071 Revisión:

- Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales

Departamento de Programación de Compras de Insumos Departamento de Control de Almacenes

Coordinación de Supervisión en Pantaco Órgano Interno de Control

- Área de Auditoría Interna

Área de Auditoría de Control y Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno_, - Area de Responsabilidades y Quejas

-

Unidad de Comunicación Social

- Subdirección de Comunicación Social

En Centros de Trabajo:

Gerencias Metropolitanas Norte y Sur - Gerencias Estatales

Departamentos de Control de Calidad

B.

-

Unidad Jurídica

- Subdirección Jurídica

Departamento de Contratos

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1 Manual de Procedimientos para el Control de

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VST-DM-PR-O~~

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/ Emisión Original:

20-12-2007/

Revisión:

VI. POLÍTICAS GENERALES

Será responsabilidad de las diferentes áreas lo siguiente:

Dirección de Materiales:

1. Establecer el nivel y tiempo de reposición de inventarios de leche en polvo de importación. considerando la disponibilidad presupuestal, los tiempos de importación y traslado, los tiempos de análisis para la liberación de la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad, los consumos de plantas industriales y los cupos autorizados por la Secretaría de Economía. El volumen que se determine se mantendrá en tránsito, en bodegas de terceros y propias.

I

Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales a través del Departamento

i

de Control de Almacenes: [

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Elaborar el anteproyecto de presupuesto anual para servicios de almacenamíento y

I

maniobras de leche en polvo de importación, en almacenes concentradores propios y contratados conforme al Programa Anual de Compras, para su inclusión en el proyecto

operativo de la Entidad. '

Formular el Programa Anual de Servicios de Almacenamiento y Maniobras de Leche en

I

Polvo de Importación, para optimizar los cupos disponibles en los almacenes concentradores distribuidores de terceros y propios de la Entidad.

Contratar los servicios de almacenamiento y maniobras de carga y descarga de leche en polvo de importación en almacenes concentradores de terceros.

/\

Contratac!ón de los servicios de maniobras deearga y descarga de leche en polvo

d~

^\

Importaclon en almacenes concentradores proPiOS. .\ \

Coordinar con el Departamento de Tráfico el Programa Logístico de Movilización de\\ . Leche en Polvo de Puerto o Frontera, conforme a los cupos disponibles en los '\

almacenes concentradores distribuidores de terceros y propios de la Entidad. ~ Coordinar y supervisar las operaciones de recepción, descarga y almacenamiento de'

i

bultos con leche en polvo de importación, que arriban en contenedores y/o _furgon~s a

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los almacenes concentradores de ter ros y propios de la Entidad.

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PAGiNA: 1 DE: 3'\

DIRECCiÓN DE MATERIALES \

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¡Clave: VST-DM-PR-008 No. Revisión: , . . f-E=m---:-is-cio-c-·n--=O-ri=-g-C-in-a-c1:-2::cO=-_--c-12=-_'C:C2ccOO::c7=+R=e-v-:i-s':-:·ó-n-:

---11 ^Liconsa

8. Expedir y autorizar las órdenes de entrega de leche de almacenes concentradores, para su envío a las plantas industriales, consíderando los dictámenes de liberación o rechazo emitido por las áreas de Control de Calidad y notificado por la Subdírección de Aseguramiento de la Calidad.

9. Coordinar, supervisar y documentar las operaciones de retiro y carga de sacos con loche en polvo a tractocamiones para su envío a las plantas industriales.

10. Autorizar los servicios extraordínarios de maniobras de carga y/o descarga de bultos con leche en polvo (tiempo extra y/o servicios para días festivos o no laborables), así como, maniobras para servícios especiales (separación de bultos descamisado, entre otros) debidamente justificadas.

11. Controlar las existencias de leche en polvo de importación en almacenes propios y de terceros y elaborar íos reportes de existencias correspondielltes.

12. Cuantificar los servicios de almacenamiento de leche en polvo de importación, prestados a la Entidad por almacenes concentradores de terceros y verífícar que el / pago se realice conforme a los precios contratados.

13. Coordinar con el Departamento de Compras de Leche, los cobros a proveedores por

t

gastos generados por rechazos del producto, así como, de bultos con leche en polvo ^f faltantes en la descarga de furgones y/o contenedores.

14. Coordinar con la Subdirección de Contabilidad General, el levantamiento del inventario

físico semestral de bultos con leche en polvo de importación en almacenes 1

concentradores propios y de terceros. \

15. Programar y realizar mensualmente de manera aleatoria en almacenes concentradores de terceros y/o propios muestreos físicos documentales de inventarios conforme a los

procedimientos establecidos.

16. Formular y gestionar los cobros a las almacenadoras de terceros, por bultos con lechEY'\

en polvo, danados en maniobras de carga, descarga y almacenamiento, así como, de \

faltantes en almacén. •"

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FECHA 20 DE

DIC'EMB~~007

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17. Enviar a la Subdirección de Contabilidad General, copias de las actas de descarga, \ actas de carga y órdenes de entrega de leche, a más tardar tres días hábíles después "" \ de haberse realizado estas operaciones, a excepción del último día del mes, en el que\\_, deberán enviarse en esa misma fecha_.~

(17)

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^Clave: VST-DM-PR-008

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---4¡ Liconsa

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I

18. Coordinar con el Departamento de Transportes y almacenadoras, la programación de retiros de leche en polvo de importación, para su envío a las gerencias estatales y

metropolitanas.

Dirección de Administración:

19. Contratar las pólizas de aseguramiento de la leche en polvo de importación, contra todo riesgo en almacén.

Unidad Jurídica:

20. Elaborar los Contratos de Prestación de Servicios de Almacenamiento y Maniobras de Leche en Polvo de Importación, en atención a normatividad aplicable y a los

í

requerimientos por escrito de la Dirección de Materiales.

Coordinación de Supervisión en Pantaco.

21. Coordinar con almacenado ras cupos disponibles, para la recepción y de embarques de leche en polvo importada.

almacenamiento

f

22. Programar las actividades del personal supervisor, relacionadas con los siguientes procesos:

\

_\

a.

b.

c.

d.

Supervisión y documentación del arribo de furgones y/o contenedores con leche en polvo importada a los almacenes concentradores de terceros y/o propios.

Supervisión y documentación del arribo de contenedores con leche en polvo importada a los almacenes de plantas industriales L1CONSA, cuya procedencia,~

sea de puertos o de los patios de FTVM en operaciones de tractoreo directo, \ utilizando tractocamiones.

(18)

I Importación • .

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---1: ^Liconsa

23.

Registrar y llevar un estricto control de las existencias físicas y de los volúmenes operados en los almacenes concentradores de terceros y/o propios, inclusive en plantas industriales, donde se reciban embarques directos de leche en polvo de importación.

24.

Controlar las correspondientes actas de descarga y/o de entrega de leche en polvo de importación, por unidad de transporte. Toda operación de descarga y/o carga de leche en polvo de importación será supervisada y documentada por la Coordinación de Supervisión en Pantaco, las actas respectivas serán firmadas por la almacenadora y el propio personal de supervisión responsable de la recepción o entrega.

25.

Llevar a cabo las acciones necesarias de programación, coordinación y logistica a fin de que la descarga de unidades con leche en polvo se realice en tiempo, forma, dentro de los plazos libres disponibles, de acuerdo con las capacidades, ritmos y horarios comprometidos por las almacenado ras a fin de evitar congestíonamientos, demoras, almacenajes, estadias y/o gastos innecesarios.

26.

Verificar en forma sistemática las condiciones físicas tanto del producto almacenado como de los almacenes (propios o de terceros), utilízados para el depósito de leche en polvo de importación, a fin de cerciorarse que tanto el producto como las bodegas se encuentren limpias y sin riesgos, que permitan garantízar la conservación del producto.

27.

28.

Participar en los levantamientos del inventario físico de leche en polvo semestrales en bodegas de terceros y propios, mediante la realización de operaciones de conteo y verificación de existencias físicas y documentales.

Participar en el levantamiento de las actas de confronta que se deriven por la falta, ( cambio o violación de los sellos aplicados en las puertas de los contenedores con leche

en polvo consignados a L1CONSA, verificando minuciosamente el conteo de sacos, a fin de delimitar las responsabilidades correspondientes con la línea ferroviaria y la FTVM.

29.

30.

Solicitar a la FTVM las actas de confronta que se deriven por la falta, cambio o violación de los sellos aplicados en las puertas de los furgones consignados a L1CONSA,

verificando minuciosame~te el conteo de bultos, a fin de delimitar las responsabilidade~

correspondrentes con la Irnea ferroViaria, la FTVM y la almacenadora correspondiente. ( \

,

\

Verificar en forma sistemática por muestreo físico y documental los inventarios de, producto en bodegas de terceros y/o propios conforme al principio de "primeras\

entradas, primeras salidas", informando a la Subdirección de Adquisición y Distribución _\~

de Materiales de aquellas partidas cuya antigüedad pudiera tener el riesgo de "

caducidad, a fin de programar oportunamente su retiro.

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FECHA 20 DE DICIEMBREPAGINA: 4 DE:

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(19)

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Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de 1m ortación

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Liconsa I

I

^Revisión:

31. Realizar el acondicionamiento, rehabilitación e identificación de los bultos que se reciben dañados de origen, incluyendo los que se dañen durante las maniobras de carga, descarga y almacenamiento, para evitar su deterioro y/o contaminación y en caso de reensacado, registrar en el último envase la identificación de su procedencia, planta y lote de fabricación, bodega en que se deposita, número de la orden de movilización al que corresponde y número de contrato de compra correspondiente

y

programar su retiro al destino final que se dictamine.

32. Coordinar con la almacenadora correspondiente, la selección de los bultos dañados de origen, asentándose la(s) causa(s) del daño que corresponda(n), en los campos existentes para tal efecto en el acta de descarga respectiva, notificando inmediatamente a la Subdirección de Adquisición de Leche, Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales y a la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad.

33. Coordinar con la almacenadora la selección de producto rechazado por la Subdirección de Aseguramiento de la Calidad, a fin de programar su retiro al destino final que se dictamine, levantando el acta administrativa circunstanciada, para hacer constar el volumen de producto seleccionado que sirva de apoyo para el pago de este tipo de

maniobras extraordinarias.

Tractoreo a Plantas desde FTVM

34. Verificar con base en las órdenes de movilización correspondientes los contenedores a descargar en las plantas o gerencias estatales a fin de coordinar con las áreas de transportes, las unidades a situar por día, de acuerdo con los ritmos comprometidos por

las plantas.

35. Supervisar y documentar la descarga de contenedores y la recepción de producto en plantas, conforme a los formatos establecidos.

36. Informar a la Coordinación de Operaciones en Pantaco, cuales contenedores _fuer~

descargados en plantas (número y orden de movilización), para que ésta de\.

seguimiento al retorno de los contenedores vacíos a patios del FTVM. \.

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DIRECCiÓN DE MATERIAl.ES

(20)

Manual de Procedimientos para el Control de

Almacenes Concentradores de Leche en Polvo de

I Importación

I

Clave: VST-DM-PR-008 1No. Revisión: 01

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Liconsa

Movilización de contenedores con leche en polvo a plantas desde el puerto de Veracruz, por autotransporte

37. Supervisar el arribo de contenedores con leche en polvo en las plantas mediante una coordinación estrecha con la Coordinación de Operaciones en Pantaco y la planta de L1CONSA, a fin de dosificar el envio de unidades de acuerdo con los ritmos de descarga comprometidos, coordinando la descarga y documentación de la recepción conforme a los formatos establecidos para tal efecto.

38. Supervisar y documentar la descarga de contenedores y la recepción de producto en plantas, conforme a los procedimientos y formatos establecidos.

39. Requisitar en tiempo y forma los formatos establecidos para el control del arribo y devolución de contenedores vacíos, verificando que los mismos sean firmados por el representante de la planta de L1CONSA y el transportista.

Recepción de leche en polvo en centros almacenadores concentradores, ubicados en Guadalajara, Jal. (En caso de contingencias)

40. Verificar en coordinación con la almacenadora el arribo de furgones y/o contenedores con leche en polvo en patios de la estación del FFCC, y coordinar su posicionamiento en las vías de la almacenadora, procurando que ésta disponga de los medios necesarios para realizar la recepción, descarga y almacenamiento en tiempo y forma.

41. Participar en el levantamiento de las actas de confronta en colaboración con la almacenadora cuando se detecte falta, cambio o violación de sellos en las puertas de los furgones.

42. Supervisar y documentar la descarga de bultos con leche en polvo de furgones y/o contenedores en el centro almacenador concentrador.

43. Registrar y llevar un estricto control de las existencias físicas y de los volúmenes

~

operados de leche en polvo en el centro almacenador concentrador, debidamente . clasificadas por tipo de leche, fechas de producción y status de calidad, conforme al

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principio de "Primeras Entradas, Primeras Salidas", informando a la Subdirección de _~

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Adquisición y Distribución de Materiales de aquellas partidas cuya antigüedad pudieral \ tener el riesgo de caducidad, a fin de procurar el retiro correspondiente. \\\

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44. Supervisar y documentar el retiro de leche en polvo del centro almacenador

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concentrador hacia plantas y gerencias estatales, en cumplimiento a órdenes de

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entrega emitidas por la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales. / /

FECHA: 27 DE MARZO DE 2008 PAGINA: 6 DE: 8 DIRECCIÓN DEMATERIALES

(21)

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:c:c:c-=---i Liconsa

Emisión Original: 20-12-2007

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Revisión: 27-03-2008

45. Participar en los levantamientos del inventario fisico de leche en polvo semestrales en bodegas de terceros y propios, mediante la realización de operaciones de conteo y verificación de existencias físicas y documentales.

Recepción de contenedores con leche en polvo en centros almacenadores concentradores ubicados en Querétaro, Qro. (En caso de contingencias)

46. Supervisar conjuntamente con la Coordinación de Operaciones en Pantaco el arribo de contenedores con leche entera en polvo procedente de puertos, verificando que la operación intermodal se realice sin contratiempos a fin de que los centros almacenadores concentradores reciban, descarguen y devuelvan oportunamente los contenedores vacíos.

47. Supervisar y documentar la descarga de contenedores y almacenamiento de los bultos con leche en polvo, en centros almacenadores concentradores, utilizando las actas y formatos diseñados para tal fin, levantando las actas necesarias en caso de contingencias, asi como verificar la separación de sacos dañados y muestras.

48. Supervisar y documentar la entrega de leche entera en polvo en unidades de autotransporte para surtimiento a la planta, en cumplimiento a órdenes de entrega.

49. Llevar el seguimiento estricto de las existencias físicas de leche en polvo en almacén, debidamente clasificadas por volumen, tipo de leche, fechas de producción y status de calidad, conforme al principio de "primeras entradas, primeras salidas", informando a la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales de aquellas partidas cuya antigüedad pudiera tener el riesgo de caducidad, a fin de procurar su retiro de manera oportuna.

Retiro de leche en polvo de centros almacenadores concentradores

Supervisar la entrega de leche en polvo destinada a plantas de producción en estricto cumplimiento a órdenes de entrega emitidas por la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales, verificando que la almacenadora entregue la cantidad de sacos documentados y evite cargar producto dañado o en condiciones anómalas.

50.

51.

Participar en los levantamientos del inventario fisico de leche en polvo semestrales en

Q

bodegas de terceros, mediante la realización de operaciones de conteo y verificación de

1,

existencias físicas y documentales. '

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FECHA: 27 DE MARZO DE 2008 PAGINA: 7 DE: 8 DIRECCIÓN DE MATERIALES

(22)

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_ Importación

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Liconsa

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52. Documentar la carga de unidades de autotransporte mediante la utilización de las actas de entrega correspondientes, mismas que serán firmadas de conformidad por la almacenadora, el propio personal de supervisión, responsable de la entrega del producto.

53.

Procurar el retiro oportuno de producto destinado a proceso, muestras, bultos dañados de origen o en almacenado ras, informando a la Subdirección de Adquisición y

Distribución de Materiales, de aquellas órdenes de entrega cuya fecha de vencimiento este próxima y no haya iniciado o concluido su retiro.

54.

55.

56.

Supervisar el estado fisico de los camiones que se presenten a la carga de leche en polvo, y de manera coordinada con el Departamento de Transportes de la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales, rechazar aquellos que no cumplan con las condiciones de higiene, fisicas y de seguridad necesarias para el transporte de leche en polvo.

Coordinar con los almacenes de terceros y propios la programación de retiros, a fin de ¡I

hacer un uso óptimo de cuadrillas y montacargas para la ejecución de maniobras de

descarga y entrega de producto.

t

Registrar y reportar a la Subdirección de Adquisición de Leche y Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales, los bultos dañados en maniobra de entrada y/o salida, así como, al interior del almacén a fin de repercutir los cargos correspondientes a la almacenadora conforme al contrato de prestación de servicios respectivo.

57. Coordínar el acondicionamiento, rehabilitación, identificación, ubicación y retiro de

I

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bultos con leche en polvo dañado de origen o en maniobras de carga o descarga \

tramitando su envío cada 15 (quince) días a la planta de acuerdo a lo indicado en el \ ' documento Lineamientos para la Obtención del Permiso Sanitario Previo de Importación

- clave VST-DP-LN-002, que indique la SubdireCCión de Aseguramiento de la Calidad para su análisis y dictaminación del destino final que corresponda.

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FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 2007 PAGiNA: 8 DE: 8 DIRECCIÓN DE MATERIALES

(23)

Almacenes Concentradores de Leche en Polvo d e "

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VII. PROCEDIMIENTOS

1. Contratación de Servicios de Almacenamiento de Leche en Polvo de Importación. (VST- DM-PR-OOS-01 )

2, Contratación de Servicios de Maniobras de Carga

y

^Descarga de Leche en Po!vo en Almacenes Concentradores Propios. (VST-DM-PR-OOS-02)

3. Recepción y Descarga de Leche en Polvo en Almacenes Concentradores de Terceros y Propios. (VST-DM-PR-OOS-03)

4. Almacenamiento

y

Retiro de Leche en Polvo en Almacenes Concentradores de Terceros.

(VST-DM-PR-OOS-04)

5. Almacenamiento y Retiro de Leche en Polvo en Almacenes Concentradores Propios.

(VST-DM-PR-OOS-05)

6.

Toma Física de Inventarios y Muestreo Físico Documental de Leche en Polvo Almacenes Concentradores Propios y de Terceros. (VST-DM-PR-OOS-06)

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FECHA: 20 DE DICIEMBRE

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(24)

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Emisión Original: 20-12-2007 ¡Revisión:

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Procedimiento pará la Contratación de Servicios de

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Almacenamiento de Leche en Polvo de Importación

I

^Clave: VST-DM-PR-008-01

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No. Revisión:

FIRMAS DE AUTORIZACiÓN

I g. Paulino Sanchez Trejo

Jefe eJel Departamento de Control de AJmacenes

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dor Guevara Sánchez

Subdirecfo de Adquisición y Distribución

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DIRECCiÓN DE MATERIALES FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE iDO

PAGINA: 1 DE: 1

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Fecha de documentación: 20-12-2007

Revisión número: 00

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Procedimiento para la Contratación de Servicios de Almacenamiento de Leche en Polvo de Importación

I

Clave: VST-DM-PR-008-01 No. Revisión:

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i Emisión Original: 20-12-2007 Revisión:

INDICE• DEL PROCEDIMIENTO

Página

•

Objetivo ---.

Políticas de Operación --- Descripción de Actividades --- Diagrama de Flujo --- Historial de Cambios ---

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FECHA: 20 DE DleiEMBRE DEJ2007

PAGINA: 2 DE: 13 DIRECCiÓN DE MATERIALES

(26)

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Procedimiento para la Contratación de Servicios de

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Emisión Original: 20-12-2007 Revisión:

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Almacenamiento de Leche en Polvo de Importación i Clave: V8T-DM-PR-008-01 No. Revisión:

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OBJETIVO

- Describir las actividades básicas para contratar servicios de almacenamiento de leche en polvo de importación.

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FECHA 20 DE DICIEMBRE DE JO? \-.

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Procedimiento para la Contratación de Servicios de

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Almacenamiento de Leche e,n Polvo ~e.l~portación

I

^Clave: VST-DM-PR-008-01

I

No. Revlslon:

¡ Emisión Original: 20-12-20071 Revisión:

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POLlTICAS DE OPERACiÓN

Corresponde a la Dirección de Materiales, a través de la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales lo siguiente:

1. Contratar los servicios de almacenamiento de leche en polvo de importación con apego a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.

2.

3.

Tramitar la contratación, atendiendo a las "Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servícios" Clave VST-DM-PL-005 de la Entidad, y conforme a las Políticas de Operación y Descripción de Actividades del Manual de

Procedimientos de Adquisiciones Arrendamientos de Bienes Muebles y Servicios, Clave _,,

VST -DM-PR-003-02. ^¡

¡

Tramitar la contratación bajo el Procedimiento de Adjudicación Directa, con fundamento

Iv

en los artículos 22, fracción 11, 40 Y 41, fracción 111 de la Ley de Adquisiciones, I

Arrendamientos y Servicios del Sector Público y el artículo 49 del Reglamento de dicha Ley, atendiendo a las siguientes necesidades particulares de la Entidad:

Contratar centros almacenadores concentradores de leche en polvo de importación que cuenten con la infraestructura y capacidad para recibir vía ferrocarril. grandes volúmenes del producto, que ingresa al país por los puertos de Manzanillo, Col., Lázaro Cárdenas, Mich. y Veracruz, Ver. y por la frontera norte en Nuevo Lared)T.\

Tamps. , \

\, Evitar los costos adicionales que implicaría el desalojo de las existencias de lech(i¡ \ en polvo en bodegas de terceros, que quedan como inventarios de reserva al 31\

de diciembre de cada año, para iniciar el siguiente año sin contratiempos, el\\

abastecimiento de esta materia prima a las plantas i n d u s t r i a l e s . ' b.

a. Contar con centros almacenadores cercanos a la FTVM, que permita garantizar el ¹ abastecimiento continuo y oportuno de esta materia prima a las plantas industriales

de la zona metropolitana, consideradas como de alto consumo.

c.

rf

Dichos inventarios se estiman al final de cada periodo anual en aproximadamente/

í

12,000 toneladas, cuyo costo de movilización, implicarian a la Entidad gastos adícionales innecesarios y disponer de 12,000 m² de bodega, en plazas cercanas a la \

ubicación de las plantas de producción.

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FECHA: 20 DE DICiEMBRE DE 2007 ¡

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DIRECCiÓN DE MATERIALE~

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(28)

Importación . .

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Clave: VST-DM-PR-00S-01

I

No. Revisión:

i

I

^Revisión:

4. La formalización de los servicios de almacenamiento de leche en polvo se efectuará mediante el contrato correspondiente, que será elaborado por la Unidad Jurídica, según requerimientos de la Dirección de Materiales.

5. El contrato correspondiente será firmado por la Dirección de Materiales, la empresa almacenadora y dos testigos que proporcione la propia Dirección de Materiales previa revisión y visto bueno de la Unidad Jurídica de L/CONSA.

6.

7.

s.

9.

10.

11 .

La Dirección de Materiales determinará con base en las necesidades de la Entidad, los casos en los cuales la contratación de servicios de almacenamiento deba realizarse

única y exclusivamente con organizaciones auxiliares de crédito, asi como, los casos en que sea conveniente contratar los servicios de almacenado ras que no tengan tal carácter.

El contrato de servicios de almacenamiento describirá los servicios que prestará la

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empresa almacenadora, así como, los documentos que emitirá ésta a L/CONSA, para . garantizar la custodia del producto en almacenes, tales como certificados de depósito no negociables, comprobantes de entrada y salida de almacén, cierres o libros de almacén, entre otros.

Será responsabilidad de la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales, a través del Departamento de Control de Almacenes, llevar a cabo el seguimiento operativo y de control administrativo del contrato, hasta la terminación de su vigencia.

La contratación de los servicios de almacenamiento incluirá las maniobras de entrada y/o salida de almacén y el almacenamiento, como servicios principales, además, incluirá la prestación de otros servicios de manejo de mercancías, cuyas tarifas serán especificadas dentro del contrato de prestación de servicios respectivo.

Los daños del producto atribuibles a la almacenadora serán cubiertos de acuerdo al instructivo para la aplicación de penalizaciones que formará parte integrante dElf"

contrato respectivo, conforme al valor que indique el certificado de _depósit~ . correspondiente. Los cargos podrán liquidarse mediante notas de crédito a favor de, L/CONSA, las cuales podrán deducirse del importe de los servicios facturados por la \

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Formará parte del contrato, una relación escrita donde se señalen los nombres del personal debidamente acreditado y autorizado expresamente por la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales, para tener acceso al manejo y/o retiro de la

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