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Versión 6.5
Guía del usuario
P/N 300-006-939 A01
EMC Corporation Sede corporativa: Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.EMC.comCopyright © 2003 - 2008 EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en julio de 2008
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Tabla de contenido
Capítulo 1 Repositorios
...
15Iniciar sesión en un repositorio
...
15Iniciar sesión como un usuario exprés
...
17Iniciar sesión en otro repositorio
...
17Cerrar sesión en todos los repositorios
...
17Definir los repositorios favoritos
...
18Explorar un repositorio
...
18Seleccionar las columnas que aparecen en las listas
...
19Explorar categorías
...
20Localizar un elemento en un cuadro de diálogo de selección
...
21Definir las preferencias
...
22Abrir una ventana de repositorio adicional
...
25Arrastrar y colocar
...
25Hacer clic con el botón derecho del ratón
...
26Cambiar las vistas de archivo
...
26Ver mensajes
...
26Ver el estado de las operaciones en segundo plano
...
26Trabajar sin conexión con documentos en el repositorio mediante Mi Documentum
...
27Ver la información del producto
...
27Capítulo 2 Archivos y carpetas
...
29Crear un archivo
...
29Crear una carpeta
...
30Crear un archivador
...
31Definir propiedades
...
31Retirar y editar archivos
...
32Información general sobre retirada y edición
...
32Retirar un archivo
...
33Registrar un archivo
...
34Información de registro
...
35Versiones
...
37Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente
...
38Cancelar la retirada de un archivo
...
39Tabla de contenido
Eliminar un elemento del repositorio
...
44Mover un elemento a otra ubicación del repositorio
...
45Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio
...
45Ver el Portapapeles
...
46Enlaces
...
46Enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio
...
47Enlazar un elemento a otro repositorio
...
47Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento
...
49Enlazar un elemento de repositorio a su equipo
...
49Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador
...
49Usar el correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio
...
50Abrir un enlace enviado por correo electrónico
...
50Suscripciones
...
50Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo
...
51Exportar la información mostrada en una lista
...
51Capítulo 3 Mensajes de correo electrónico
...
53Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio
...
53Abrir un mensaje de correo electrónico para visualizarlo
...
54Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF
...
55Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio
...
55Localizar y abrir un anexo de correo electrónico
...
56Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico
...
56Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio
...
57Localizar el mensaje de correo electrónico al que pertenece un anexo
...
57Capítulo 4 Buscar
...
59Ejecutar una búsqueda simple
...
59Definir más los términos de búsqueda
...
60Ejecutar una búsqueda avanzada
...
63Especificar valores para una búsqueda avanzada
...
63Ver los resultados de la búsqueda
...
68Exploración inteligente
...
69Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real
...
69Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos
...
71Ver los resultados más recientes sin tener que reiniciar la búsqueda
...
72Mejorar su experiencia de búsqueda
...
72Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda
...
72Indexar un repositorio
...
74Tabla de contenido
Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda
...
79Crear una plantilla de búsqueda
...
79Editar una plantilla de búsqueda
...
80Modificar la definición de una plantilla de búsqueda
...
80Copiar una plantilla de búsqueda
...
81Definir preferencias de búsqueda
...
82Capítulo 5 Bandeja de entrada
...
85Información general sobre la bandeja de entrada
...
85Abrir una tarea o notificación
...
86Realizar una tarea
...
86Completar una tarea
...
88Aceptar una tarea asignada a varios usuarios
...
88Rechazar una tarea
...
89Delegar una tarea
...
89Repetir una tarea
...
90Cambiar la disponibilidad para las tareas
...
90Tareas de la cola de trabajos
...
91Gestionar las tareas en la bandeja de entrada de la cola
...
91Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos
...
92Seleccionar una tarea de la cola
...
93Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos
...
95Iniciar un flujo de trabajo
...
95Enviar un flujo rápido
...
97Ver los flujos de trabajo
...
98Pausar un flujo de trabajo
...
99Reanudar un flujo de trabajo pausado
...
99Detener un flujo de trabajo
...
99Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo
...
100Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo
...
100Cambiar el supervisor del flujo de trabajo
...
101Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel
...
101Ver informes agregados sobre el rendimiento del flujo de trabajo
...
102Crear una plantilla de flujo de trabajo
...
102Capítulo 7 Colas de trabajos
...
103Roles de colas de trabajos
...
103Configurar una nueva cola de trabajos
...
105Tabla de contenido
Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad y
antigüedad de las tareas
...
111Crear o modificar políticas de colas
...
112Definir una categoría de colas
...
113Definir una cola de trabajo
...
114Definir políticas de anulación de colas de trabajos
...
116Gestionar usuarios de la cola de trabajos
...
117Agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos
...
118Quitar un usuario o grupo de una cola de trabajos
...
118Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo
...
119Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos
...
121Supervisar colas de trabajos
...
122Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado
...
123Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario
...
124Mover una tarea de la cola de trabajos a otra cola de trabajos
...
124Suspender una tarea de cola de trabajos
...
125Quitar la suspensión de una tarea de la cola de trabajos
...
126Permitir que los usuarios puedan seleccionar tareas de la cola
...
126Crear calendarios comerciales
...
126Capítulo 8 Ciclos de vida
...
129Ver ciclos de vida
...
129Asignar un ciclo de vida a un archivo
...
130Quitar un ciclo de vida de un archivo
...
131Promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida
...
131Devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida
...
131Suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida
...
131Reanudar un archivo suspendido
...
132Capítulo 9 Copias y transformaciones
...
133Información general sobre copias y transformaciones
...
133Ver copias
...
134Importar copias
...
135Definir una copia predeterminada para un objeto
...
135Ver la copia predeterminada
...
136Anular la miniatura predeterminada de un objeto
...
136Restablecer copias
...
137Transformar documentos al formato PDF o HTML
...
138Crear copias mediante transformaciones
...
138Tabla de contenido
Información general sobre guiones gráficos
...
147Ver guiones gráficos de documentos
...
148Uso de la vista previa activa
...
148Anular miniaturas de documento desde la vista previa activa
...
149Ver un guión gráfico de vídeo
...
150Reproducir un vídeo del guión gráfico
...
152Capítulo 11 Detalles de vídeo
...
155Información general sobre detalles de vídeo
...
155Editar detalles de vídeo
...
156Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo
...
157Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo
...
158Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo
...
158Ver subclips de vídeo
...
159Crear subclips de vídeo
...
160Editar subclips de vídeo
...
161Eliminar subclips de vídeo
...
162Ver pistas de texto de vídeo
...
162Crear pistas de texto
...
163Editar pistas de texto
...
164Eliminar pistas de texto
...
165Capítulo 12 Agregado de PowerPoint
...
167Vista general de agregado de PowerPoint
...
167Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint
...
168Ver el agregado de PowerPoint
...
169Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint
...
169Buscar presentaciones y diapositivas
...
170Crear una presentación de PowerPoint
...
172Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint
...
173Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint
...
173Capítulo 13 Colecciones
...
175Información general sobre colecciones
...
175Agregar contenido a colecciones
...
176Crear nuevas colecciones
...
177Ver el contenido de una colección
...
178Ordenar el contenido de una colección
...
178Tabla de contenido
Seleccionar y crear copias alternativas para varios elementos de
una colección
...
183Descargar colecciones
...
185Descargar colecciones con transformaciones (Descargar como)
...
186Ver las descargas activas
...
188Ver colecciones en otros productos de Documentum
...
188Capítulo 14 Colaborar con otros usuarios
...
189Crear y editar texto con formato
...
189Discusiones
...
191Ver discusiones
...
191Agregar y editar comentarios
...
192Eliminar comentarios
...
193Discusiones en los resultados de búsqueda
...
193Notas
...
194Carpetas y archivadores contextuales
...
195Calendarios
...
196Crear calendarios y eventos
...
197Especificar las propiedades del evento repetido
...
199Ver calendarios y eventos
...
201Editar calendarios y eventos
...
201Eliminar calendarios y eventos
...
201Calendarios en los resultados de búsqueda
...
202Exportar e importar con calendarios
...
202Tablas de datos
...
203Crear tablas de datos y entradas
...
203Ver tablas de datos
...
206Ver las entradas de la tabla de datos
...
207Editar tablas de datos
...
207Editar las entradas de la tabla de datos
...
208Eliminar tablas de datos
...
209Importar y exportar con tablas de datos
...
209Salas
...
209Visitar una sala
...
209Enlazar a salas
...
210Acerca de los objetos controlados por salas
...
210Quitar el control de los objetos de una sala
...
211Crear una sala
...
211Editar las propiedades de una sala
...
213Pertenencia a salas
...
214Copiar una sala
...
215Mover o enlazar a una sala
...
215Eliminar una sala
...
216Gestionar la pertenencia a una sala
...
216Administrar usuarios sin la función de administrador
...
219Tabla de contenido
Crear un nuevo formulario
...
228Capítulo 16 Registros
...
229Declarar un elemento como un registro formal
...
229Especificar valores en el formulario correspondiente al declarar registros formales
...
230Especificar valores para los registros formales normales
...
231Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2
...
231Introducir valores para registros formales Capítulo 4
...
232Enlazar un registro
...
235Crear una relación de registro
...
236Ver una relación de registro
...
236Quitar una relación de registro
...
236Realizar solicitudes de biblioteca
...
237Capítulo 17 Documentos virtuales
...
239Información general sobre los documentos virtuales
...
239Crear un documento virtual
...
240Ver la estructura de un documento virtual
...
240Ver el contenido de un documento virtual
...
241Agregar un descendiente a un documento virtual
...
242Volver a organizar los descendientes de un documento virtual
...
244Quitar un descendiente de un documento virtual
...
245Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice
...
246Definir una etiqueta de versión para un documento virtual
...
247Crear un archivo de documentos virtuales
...
247Convertir un documento virtual en un documento simple
...
248Definir las preferencias de documentos virtuales
...
249Capítulo 18 Anotaciones en PDF
...
253Información general de anotaciones en PDF
...
253Configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abran cuando el usuario ve un PDF:
...
254Agregar comentarios a un documento PDF
...
254Ver los comentarios de un documento PDF
...
255Capítulo 19 Relaciones
...
257Capítulo 20 Derechos de propiedad intelectual
...
259Descripción general de los derechos de propiedad intelectual
...
259Gestión de derechos de propiedad intelectual
...
260Tabla de contenido
Utilizar un archivo con derechos de propiedad intelectual
...
265Solicitar una revisión de derechos de archivo asignados
...
266Capítulo 21 Editorial Publishing
...
269Información general sobre Editorial Publishing
...
269Paletas de Smart Connection
...
270Vista del archivador Publicaciones
...
270Nodo Elementos de publicación
...
271Bandeja de entrada
...
271Configuración de Editorial Publishing
...
271Roles del flujo de trabajo editorial
...
272Seguridad y permisos requeridos
...
272Configuración de Editorial Publishing
...
274Configuración del nivel de sección, publicación y sistema
...
275Configuración del nivel de sistema
...
276Configuración del nivel de publicación
...
276Configuración del nivel de sección
...
277Configurar tipos de elementos
...
278Configurar la visibilidad de metadatos
...
280Configurar flujos de trabajo
...
281Configurar tipos de ejecutantes
...
283Configurar plantillas
...
284Tipos de objeto
...
285Crear tipos de objeto.
...
286Editar tipos de objeto
...
287Estados de flujo de trabajo
...
287Crear un estado de flujo de trabajo
...
288Editar un estado existente
...
289Plantillas de flujo de trabajo
...
289Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando el editor de plantillas incorporado
...
290Crear una plantilla de flujo de trabajo para Editorial Publishing utilizando Business Process Manager
...
290Tipos de ejecutantes
...
296Crear un tipo de ejecutante
...
297Validar la configuración de publicación
...
297Trabajar con publicaciones
...
299Crear una publicación
...
300Crear una sección en una publicación
...
301Crear un número de una publicación
...
302Agregar un elemento a un número de publicación
...
303Eliminar una publicación, número o sección
...
303Capítulo 22 Programación
...
305Información general sobre programaciones
...
305Crear una programación
...
306Editar una programación existente
...
306Tabla de contenido
Información general sobre los conjuntos de permisos
...
313Permisos básicos
...
314Permisos extendidos
...
314Crear o editar un conjunto de permisos
...
315Editar permisos
...
316Capítulo 24 Usuarios, grupos y roles
...
319Usuarios
...
319Localizar a un usuario
...
319Crear o editar a un usuario
...
320Propiedades de usuario
...
320Importar usuarios de información incluida en un archivo de entrada
...
323Archivo de entrada para nuevos usuarios
...
323Activar o desactivar usuarios
...
325Cambiar el repositorio inicial de un usuario
...
326Ver los grupos a los que pertenece un usuario
...
326Reasignar elementos de un usuario a otro
...
326Eliminar un usuario
...
327Ver registros de administración de usuarios
...
327Grupos
...
328Crear o editar un grupo
...
328Propiedades de grupo
...
329Agregar o quitar miembros en un grupo
...
331Reasignar elementos de un grupo a otro
...
332Ver los grupos a los que pertenece un grupo
...
332Eliminar grupo
...
332Roles
...
332Crear o editar un rol
...
333Propiedades de rol
...
333Agregar o quitar miembros de un rol
...
335Reasignar elementos de un rol a otro
...
335Ver los grupos a los que pertenece un rol
...
336Eliminar un rol
...
336Capítulo 25 Perfiles de Content Transformation Services
...
337Creación de nuevos perfiles de transformación
...
337Utilización de una transformación para crear un nuevo perfil de transformación
...
338Encadenamiento de perfiles de transformación
...
340Creación de un perfil de transformación en secuencia
...
342Edición de perfiles de transformación
...
344Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac
...
349Tabla de contenido
Lista de figuras
Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista
...
22Figura 2. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda
...
70Figura 3. vista de página
...
150Figura 4. vista de zoom
...
151Figura 5. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala
...
214Figura 6. Archivador Publicaciones expandido
...
270Figura 7. Nodo Elementos de publicación expandido
...
271Figura 8. Nodo Administración expandido en Digital Asset Manager con Editorial Publishing
...
274Figura 9. Pantalla Configuración del sistema
...
276Figura 10. Pantalla Configuración de publicación
...
277Figura 11. Pantalla Configuración de sección
...
278Figura 12. Vista de Tipos de elementos
...
279Figura 13. Vista de Visibilidad de metadatos
...
280Figura 14. Vista de Flujos de trabajo
...
282Figura 15. Vista de Tipos de ejecutantes
...
283Figura 16. Vista de Plantillas
...
285Figura 17. Ejemplo de plantilla con tres estados
...
291Figura 18. Plantilla de flujo de trabajo con los estados Actividad de inicio, Actividad final, Borrador, Revisar y Aprobar
...
292Figura 19. Plantilla de flujo de trabajo conectada con el inicio de conexiones
...
293Figura 20. Plantilla de flujo de trabajo rutas de flujo de vuelta
...
294Figura 21. Paquetes (ficha)
...
296Figura 22. Enlace de validación en la pantalla de configuración
...
297Figura 23. Enlace de validación en la pantalla Nuevo número: Crear
...
298Tabla de contenido
Lista de tablas
Tabla 1. Preferencias generales
...
23Tabla 2. Preferencias de formatos
...
24Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades
...
32Tabla 4. Información de registro
...
35Tabla 5. Ficha Formatos
...
41Tabla 6. Propiedades para los archivos importados
...
42Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados
...
54Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda
...
60Tabla 9. Propiedades comunes de una búsqueda avanzada
...
65Tabla 10. Seleccionar una relación de propiedad a valor
...
67Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos
...
104Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes
...
130Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato
...
190Tabla 14. Eventos de calendario
...
197Tabla 15. Tipos de campos de la tabla de datos
...
204Tabla 16. Editar tipos de campos de la tabla de datos
...
206Tabla 17. Iconos utilizados para dar formato al texto en un formulario
...
226Tabla 18. Propiedades comunes para registros formales normales
...
231Tabla 19. Propiedades comunes para registros formales Chapter 2
...
231Tabla 20. Propiedades comunes para registros formales Capítulo 4
...
233Tabla 21. Solicitudes de biblioteca
...
238Tabla 22. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza la función de arrastrar y colocar en un documento virtual
...
244Tabla 23. Preferencias de documento virtual
...
249Tabla 24. Seguridad necesaria para Editorial Publishing por función
...
273Tabla 25. Reglas de programación
...
308Tabla 26. Capacidades del usuario exprés
...
311Tabla 27. Permisos básicos
...
314Tabla 28. Permisos extendidos
...
315Tabla 29. Propiedades de usuario
...
321Tabla 30. Valores predeterminados para nuevos usuarios
...
324Capítulo 1
Repositorios
Este capítulo incluye:
• Iniciar sesión en un repositorio, página 15
• Explorar un repositorio, página 18
• Localizar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21
• Definir las preferencias, página 22
• Abrir una ventana de repositorio adicional, página 25
• Arrastrar y colocar, página 25
• Hacer clic con el botón derecho del ratón, página 26
• Cambiar las vistas de archivo, página 26
• Ver mensajes, página 26
• Ver el estado de las operaciones en segundo plano, página 26
• Trabajar sin conexión con documentos en el repositorio mediante Mi Documentum, página 27
• Ver la información del producto, página 27
Iniciar sesión en un repositorio
Para iniciar sesión en un repositorio, necesita: • Dirección URL de Digital Asset Manager • Nombre del repositorio
• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio. • Ubicación de la red de Digital Asset Manager (si procede) • El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede) • Idioma (si procede)
Repositorios
Para iniciar sesión en un repositorio:
1. En su navegador Web, escriba la dirección URL de Digital Asset Manager. Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación automatizada, Digital Asset Manager inicia la sesión automáticamente. Sáltese el resto del procedimiento. 2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y
contraseña para el repositorio. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
3. En la lista Repositorio , seleccione el repositorio.
4. En la lista Ubicación (si está disponible), seleccione la ubicación de la red de su organización desde la que accede a Digital Asset Manager.
Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo.
5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez que ejecute Digital Asset Manager desde este equipo, seleccione ¿Recordar
credenciales la próxima vez?
Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales
guardadas mediante las preferencias.
6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic en
Más opciones e introduzca el dominio.
7. Para seleccionar un idioma, haga clic en Más Opciones y seleccione el idioma. 8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones y marque
Opciones de accesibilidad adicionales.
El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional.
9. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento:
Nota: si su organización utiliza Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP),
no puede cambiar su contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña.
a. Haga clic en Más opciones. b. Haga clic en Cambiar contraseña. c. Escriba la contraseña actual y la nueva. d. Haga clic en Aplicar.
Repositorios
Iniciar sesión como un usuario exprés
Si su aplicación incluye el rol de usuario exprés y se le ha asignado dicho rol, al iniciar sesión se le concederá un acceso limitado a la funcionalidad del repositorio.
Si se le ha asignado el rol de usuario exprés, iniciará sesión mediante el procedimiento habitual de inicio de sesión, como se describe enIniciar sesión en un repositorio, página 15
Iniciar sesión en otro repositorio
Para iniciar sesión en otro repositorio:
1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase alPaso 3. 2. Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento:
a. Seleccione Agregar repositorio.
b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic en Aceptar. Pasar aPaso 3.
c. Si el repositorio no se mostrara en la página Agregar un repositorio, haga clic en
más repositorios.
d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización. e. Haga clic en Aceptar.
f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y elija Aceptar. 3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio.
4. Haga clic en Inicio de sesión.
Cerrar sesión en todos los repositorios
Repositorios
Definir los repositorios favoritos
Para definir los repositorios favoritos:
1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Repositorios.
3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, a continuación, haga clic en la flecha para agregar.
4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flecha para quitar.
5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la lista Repositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo. 6. Haga clic en Aceptar.
Explorar un repositorio
Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su
organización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Mi Archivador inicial contiene sus archivos y carpetas personales. Digital Asset Manager muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración. Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones: Pruebe cada una para ver cómo difieren las acciones:
• Haga clic en un nodo del panel de exploración. • Haga doble clic en un nodo del panel de exploración.
• Haga clic en el signo más situado junto al nodo del panel de exploración. • Haga clic en una ubicación del panel de contenido.
• Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel de contenido.
Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él.
Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primer elemento, mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic en el último elemento.
Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no estén contiguos, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.
Repositorios
Para cancelar la selección de un solo elemento, haga clic en él.
Para cancelar la selección de un elemento en un grupo de elementos seleccionados, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento en cuestión.
Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, realice cualquiera de las acciones siguientes:
• Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y haga clic en .
Para regresar a la lista original, haga clic en .
• Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista. • Para mostrar u ocultar las miniaturas, haga clic en .
• Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado.
Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en .
Para cambiar las columnas que aparecen, consulteSeleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19.
Seleccionar las columnas que aparecen en las listas
En esta tema se incluyen varios procedimientos diferentes para seleccionar las columnas que aparecen en una lista.
Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista actual:
1. Acceda a la lista.
2. En el encabezado de columna seleccione . 3. Para agregar una columna, siga este procedimiento:
a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar.
b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que se mostrará en una columna.
c. Haga clic en la flecha para agregar.
Repositorios
4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.
5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.
6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar.
Para seleccionar las columnas que aparecen en una determinada
ubicación:
1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Columnas.
3. Desplácese a la vista adecuada y haga clic en Editar. 4. Para agregar una columna, siga este procedimiento:
a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedad que desea mostrar.
b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad. c. Haga clic en la flecha para agregar.
d. Repita delPaso aalPaso cpara cada propiedad que desee agregar.
5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.
6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar
atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.
7. Haga clic en Aceptar dos veces.
Para quitar una columna de una lista:
1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de columna y seleccione
Quitar columna.
Explorar categorías
Repositorios
Digital Asset Manager está integrado con EMC Documentum CI Server y si el repositorio se ha activado para la exploración de categorías. Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza.
Para desplazarse por las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos estándar para desplazarse por la estructura de la jerarquía.
Si su organización utiliza categorías:
• Es posible que pueda enviar archivos para clasificación.
• Cuando crea un nuevo documento a partir de una plantilla, ésta puede especificar que el nuevo documento se enlace a una o varias categorías.
Para enviar un archivo para clasificación:
1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo.
Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos
a la vez.
2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación.
3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos: • Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar.
• Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.
Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola
vez, haga clic en Terminar.
Localizar un elemento en un cuadro de diálogo
de selección
Para buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, siga uno de estos procedimientos:
• Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación.
• Para volver a una ubicación anterior, haga clic en dicha ubicación en la ruta de exploración situada encima de la lista.
• Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegable Repositorio, si está disponible.
• Para mostrar sólo los elementos que empiezan por una determinada cadena de caracteres, escriba la cadena de caracteres en el cuadro de texto que está encima de la lista y presione Entrar.
Repositorios
• Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú desplegable encima de la lista.
Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadros de lista, como se muestra en laFigura 1, página 22, también debe hacer clic en la flecha para mover la elección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista.
Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista
Definir las preferencias
Las preferencias determinan las opciones con las que Digital Asset Manager muestra repositorios y realiza determinadas acciones.
La mayor parte de la configuración de preferencias se almacena en el repositorio de modo que si inicia sesión desde un equipo diferente todavía podrá utilizar dicha configuración. Algunas preferencias, como la configuración de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en el equipo local. Esas opciones sólo se utilizan en el equipo local.
En este tema se describen las preferencias generales. Para establecer las preferencias para una función concreta que se ofrece en Digital Asset Manager, consulte el tema que trata dicha función.
Para definir las preferencias generales:
Repositorios
2. Seleccione la ficha General y complete los campos que se describen en laTabla 1, página 23:
Tabla 1. Preferencias generales
Campo Descripción
La sección empezará en La página que se mostrará al iniciar sesión.
Ubicación de retirada La ubicación del directorio de retirada. Este directorio es la ubicación en el equipo donde Digital Asset Manager copia los archivos cuando se retiran del repositorio.
Credenciales guardadas Sus nombres de usuario y contraseñas para iniciar sesión automáticamente en ciertos repositorios. Diseño El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan
en los elementos mostrados.
Arrastrar y soltar Esto permite arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opción requiere que se reinicie el explorador para que el cambio surta efecto.
Autocompletar Si la opción autocompletar está habilitada, cuando empiece a escribir texto en un campo, esta opción le muestra sugerencias para rellenar el campo.
Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella.
Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de las palabras y frases introducidas con anterioridad y, en algunos casos, de la lista de su organización de texto común que todos los usuarios pueden utilizar. Para borrar la caché de las palabras y frases que se hayan introducido anteriormente, haga clic en
Restablecer.
Objetos ocultos En las listas de archivos, se muestran elementos marcados como ocultos.
Repositorios
Campo Descripción
Enlaces de documento Si está disponible, seleccione esta opción para que Digital Asset Manager pueda escanear cada documento importado o registrado en busca de documentos enlazados. Si se encuentran documentos enlazados, se importan o registran, y el documento original se convierte en virtual. Los documentos enlazados se convierten descendientes.
Opciones de accesibilidad El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional.
3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Para definir las preferencias de formatos:
En este tema se describen las preferencias de formatos. 1. Seleccione Herramientas > Preferencias.
2. Seleccione la ficha Formatos y complete los campos que se describen en laTabla 2, página 24.
3. Haga clic en Agregar.
Podrá agregar una visualización personalizada, aplicaciones de edición y establecer sus preferencias de formatos para poder visualizar y modificar cambios.
Tabla 2. Preferencias de formatos
Campo Descripción
Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo de objeto de la lista desplegable. Formato primario Seleccione el formato primario del objeto seleccionado. Formato de visualización Seleccione el formato de visualización. De forma
predeterminada, puede aparecer según su formato primario.
¿Desea que este contenido aparezca en el explorador Web?
Repositorios
Campo Descripción
Aplicación de visualización
Seleccione la aplicación para visualizar el objeto de la lista desplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar y seleccionar la aplicación de visualización.
Aplicación de edición Seleccione la aplicación para editar el objeto de la lista desplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar y seleccionar la aplicación de edición. 4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Abrir una ventana de repositorio adicional
Para abrir una ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas
> Nueva ventana.
Arrastrar y colocar
Para utilizar la función de arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opción correspondiente en las preferencias generales, tal como se describe enDefinir las preferencias, página 22.
Para realizar una acción con el procedimiento de arrastrar y colocar:
1. Desplácese a los elementos que desea arrastrar y colocar y selecciónelos.
2. Haga clic en los elementos para arrastrarlos y siga manteniendo presionado el botón del ratón. Mientas presiona el botón del ratón, arrastre los elementos a la ubicación de destino y suelte el botón del ratón.
Sugerencia: si va a arrastrar los elementos a un destino que aún no se muestra,
deberá desplazarse primero a dicho destino siguiendo uno de los procedimientos siguientes:
• Desplácese al destino utilizando el otro panel de Digital Asset Manager. • Desplácese al destino abriendo una nueva ventana. Para abrir una nueva
Repositorios
Hacer clic con el botón derecho del ratón
Para realizar una acción en un elemento, puede hacer clic con el botón secundario del ratón en el elemento y seleccionar la acción del menú de acceso directo.
Cambiar las vistas de archivo
Digital Asset Manager incorpora una serie de vistas que facilitan la búsqueda rápida del archivo necesario. Los botones de cambio de vista aparecen en la parte superior de la pantalla y permiten cambiar entre las vistas de lista, cuadro de lista y miniaturas. La vista de lista muestra los archivos y las carpetas en una lista, con una miniatura e información en varias columnas cuyo tamaño se puede cambiar. La vista de cuadro de lista muestra una miniatura pero menos información, agrupada en cuadros. La vista de miniaturas sólo muestra miniaturas de cada archivo o carpeta. También puede seleccionar el tamaño de las miniaturas en la vista de miniaturas.
Al pasar el ratón sobre la miniatura de un archivo de imagen se produce una vista previa en línea de la imagen.
Ver mensajes
Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionando el botón Herramientas > Ver mensajes.
Ver el estado de las operaciones en segundo
plano
Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas >
Estado del trabajo.
Una operación en segundo plano es una operación que puede realizar mientras le permite efectuar otros trabajos. Por ejemplo, si registra un archivo y se le ofrece la opción de almacenar primero el contenido en la red local antes de almacenarlo globalmente, la operación global se realizará en segundo plano.
Repositorios
Trabajar sin conexión con documentos en el
repositorio mediante Mi Documentum
Mi Documentum es una aplicación cliente que le permite trabajar con los documentos en el modo sin conexión cuando no haya iniciado sesión en Digital Asset Manager. Mi Documentum se debe instalar en el equipo local para que se pueda utilizar. Si no está seguro de si está instalado, pregunte al administrador del sistema.
Mi Documentum mantiene disponibles los archivos del repositorio seleccionados, de forma que pueda seguir trabajando con los archivos aun cuando esté desconectado de Digital Asset Manager. Al volver a iniciar sesión, Mi Documentum sincroniza los documentos de su equipo con los del repositorio. Puede realizar la sincronización manualmente o configurarla para que se realice automáticamente a una hora o momento preestablecido.
Si My Documentum está instalado en su equipo, puede acceder a él a través del Explorador de Windows o a través de las aplicaciones de Microsoft Office. La jerarquía de carpetas dentro de la carpeta Mi Documentum coincide con la jerarquía de carpetas que se utiliza en el repositorio.
Puede buscar, editar, guardar y crear documentos en la carpeta Mi Documentum. Cuando vuelva a iniciar sesión y realice la sincronización, los cambios se cargarán en el repositorio. Para obtener más información sobre Mi Documentum, consulte la ayuda de Mi Documentum o la Guía del usuario de EMC Documentum Mi Documentum.
Ver la información del producto
Para ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo >
Acerca de Digital Asset Manager.
La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK), sobre el que está construido Digital Asset Manager. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradores Web.
Capítulo 2
Archivos y carpetas
Este capítulo incluye:
• Crear un archivo, página 29
• Crear una carpeta, página 30
• Crear un archivador, página 31
• Definir propiedades, página 31
• Retirar y editar archivos, página 32
• Ver un archivo en modo de sólo lectura, página 40
• Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 40
• Importar archivos al repositorio, página 42
• Exportar archivos desde el repositorio, página 44
• Eliminar un elemento del repositorio, página 44
• Mover un elemento a otra ubicación del repositorio, página 45
• Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 45
• Ver el Portapapeles, página 46
• Enlaces, página 46
• Suscripciones, página 50
• Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo, página 51
• Exportar la información mostrada en una lista, página 51
Crear un archivo
Para crear un nuevo archivo
1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento.
Archivos y carpetas
3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteLocalizar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.
Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado.
4. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Escriba el nombre del nuevo archivo.
b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida.
c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario.
5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en laTabla 3, página 32en el temaDefinir propiedades, página 31.
6. Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.
7. Haga clic en Terminar.
Crear una carpeta
Para crear una nueva carpeta:
1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta. 2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.
3. En la ficha Crear, escriba el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la información adicional que sea necesaria.
4. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en laTabla 3, página 32en el temaDefinir propiedades, página 31.
5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta. Si precisa instrucciones, consulteEditar permisos, página 316.
6. Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.
Archivos y carpetas
Crear un archivador
Los archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos.
Para crear un nuevo archivador:
1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador. 2. Seleccione el nodo Archivadores.
3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador.
4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y el tipo. Introduzca la información adicional que sea necesaria.
5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en laTabla 3, página 32en el temaDefinir propiedades, página 31.
6. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisa instrucciones, consulteEditar permisos, página 316. 7. Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más
información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.
8. Haga clic en Terminar.
Definir propiedades
Para definir las propiedades de un elemento:
1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.
Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cada
elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 2. Seleccione Mostrar > Propiedades > Información.
Sugerencia: si aparece el icono junto a un elemento, puede hacer clic en el icono para ver las propiedades de dicho elemento.
3. En cada ficha, defina las propiedades tal y como se describe en laTabla 3, página 32. Si su producto incluye fichas que no figuran en esta tabla, busque en este documento los temas que describen las funciones controladas por esas fichas.
Si desea definir las propiedades de varios elementos al mismo tiempo, tenga en cuenta que el cuadro de diálogo de propiedades sólo muestra las propiedades comunes a todos los elementos seleccionados.
Archivos y carpetas
Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades
Tabulador Descripción
Ficha Información Para modificar una propiedad, siga el procedimiento que corresponda:
• Escribir un nuevo valor.
• Haga clic en Editar o Seleccionar y seleccione el valor. • Marque la casilla de verificación de la propiedad.
• Haga clic en el icono de la propiedad y seleccione el valor. • Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los
valores de propiedad sugeridos.
Para mostrar las propiedades adicionales, seleccione Mostrar
más. Para mostrar todas las propiedades, seleccione Mostrar todas las propiedades.
Ficha Permisos Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiar permisos, consulteEditar permisos, página 316. Ficha Historial Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento,
por ejemplo retiradas, registros y promociones.
Retirar y editar archivos
Esta sección incluye:
• Información general sobre retirada y edición, página 32
• Retirar un archivo, página 33
• Registrar un archivo, página 34
• Cancelar la retirada de un archivo, página 39
• Ver archivos retirados actual y recientemente, página 39
Información general sobre retirada y edición
Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, Digital Asset Manager lo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas.
Archivos y carpetas
Cuando retire un archivo, Digital Asset Manager copiará o transmitirá el archivo al equipo, dependiendo de la aplicación de edición del archivo.
Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Digital Asset Manager lo descargará en el directorio de retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Las modificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo.
De forma predeterminada, el directorio de retirada es el siguiente, según el sistema operativo:
• Windows
//Documentum/Retirada • Macintosh
Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada
Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Digital Asset Manager lo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo.
Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamente el archivo en la retirada.
Digital Asset Manager muestra un icono de llave al lado de la lista de archivos que tiene retirados actualmente. Digital Asset Manager muestra un icono de candado al lado de la lista de archivos que otros usuarios tienen retirados actualmente.
Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic en Mis archivos y, a continuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.
Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio.
Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivo tiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto de denominación. Un conflicto surge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de retirada. En ese caso, Digital Asset Manager anexa un número al nombre del archivo recientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar el archivo, mantiene su nombre de archivo original y se coloca el número anexado.
Retirar un archivo
Para retirar un archivo:
Archivos y carpetas
Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos
a la vez.
2. Siga uno de estos procedimientos:
• Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar.
• Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar.
Sugerencia: también puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él.
3. Si se le solicita que introduzca información adicional, introdúzcala y siga uno de estos procedimientos:
• Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar.
• Si va a retirar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en
Terminar.
Sugerencia: para aplicar las entradas a todos los archivos restantes de una sola
vez, haga clic en Terminar.
Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y se copiará en el directorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente.
Registrar un archivo
Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copias permanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida, si registra el archivo como la misma versión y ya existe una copia PDF, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF.
Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación con ningún documento padre, a menos que el documento padre también se haya registrado como una nueva versión.
Para registrar un archivo:
1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.
Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos
a la vez.
2. Seleccione Archivo > Registrar.
3. Si Digital Asset Manager no puede localizar el archivo en el equipo y le solicitara la ubicación, busque el archivo en su equipo.
Archivos y carpetas
una explicación de los campos de registro comunes, consulteInformación de registro, página 35.
5. Siga uno de estos procedimientos:
• Si va a registrar un archivo, haga clic en Aceptar.
• Si va a registrar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en
Terminar.
Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes de una
sola vez, haga clic en Terminar.
Información de registro
Consulte laTabla 4, página 35para obtener una explicación de los campos de registro comunes. Es posible que algunos de los campos no aparezcan.
Tabla 4. Información de registro
Campo Descripción
Guardar como Establece el número de versión. Si selecciona el mismo número de versión, el archivo original se sobrescribirá con el actualizado. Si necesita más información, consulteVersiones, página 37.
Etiqueta de versión Permite etiquetar la versión actualizada. Descripción Permite escribir una descripción opcional
del archivo.
Formato Define el tipo de archivo.
ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida al archivo. Buscar enlaces a otros documentos de
Microsoft y registrar los documentos enlazados.
Si está disponible, seleccione esta opción para que Digital Asset Manager escanee el documento en busca de documentos enlazados. Si se encuentran documentos enlazados, se importan o registran como descendientes del documento original.
Archivos y carpetas
Campo Descripción
Cargar opciones Determina la rapidez con que el nuevo contenido está disponible para otros usuarios y si puede utilizar Digital Asset Manager mientras se produce el registro.
Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se le
ofrecerá esta opción.
Seleccione una de estas opciones: • Enviar para un acceso global
inmediato: Actualiza inmediatamente
el repositorio para todos los usuarios de su organización. Mientras esto sucede, no se pueden realizar otras acciones en Digital Asset Manager. • Enviar primero para acceso local:
actualiza el repositorio inmediatamente para los usuarios de su área geográfica, pero Digital Asset Manager tarda más en actualizar el repositorio para todos los usuarios. Esto le permite seguir utilizando Digital Asset Manager mientras se produce la actualización.
Nota: si va a registrar varios archivos
y utiliza el botón Siguiente, esta opción aparece sólo para el primer archivo. La selección que hace se aplica automáticamente a todos los archivos restantes.
Mostrar opciones Mantener bloqueo Guarda el archivo actualizado en el repositorio pero conserva el archivo retirado en su nombre.
Convertir ésta en la versión actual
Hace que el archivo actualizado sea la versión actual. Si necesita más información, consulteVersiones, página 37.
Archivos y carpetas
Campo Descripción
Mantener una copia local tras el registro
Conserva una copia del archivo en el equipo local. Sin embargo, el archivo ya no estará retirado y cualquier cambio realizado en la copia local no tendrá efecto en el archivo del repositorio.
Suscribirse a este archivo
El archivo está enlazado a las suscripciones.
Registrar desde archivo
Sustituye el archivo del repositorio con el archivo que elija.
Versiones
Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuando éste se registró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que el archivo se registra. Las versiones permiten realizar un seguimiento de los cambios introducidos en un archivo.
Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número de versión 1.0.
Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribir la existente. (Debe tener los permisos adecuados sobre el archivo para poder disponer de estas opciones.)
• Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que tenía cuando lo retiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio. • Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número de
versión en el archivo y no se guardará una copia de la anterior.
Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número de versión un número entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). Si se aumenta el número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor. Por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número de versión del archivo pasará de 1.2 a 2.0.
El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas de archivos siempre muestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione que se muestren todas.
Archivos y carpetas
Para mostrar todas las versiones de un archivo:
1. Desplácese al archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Mostrar > Versiones.
Para mostrar todas las versiones de todos los archivos en una lista, seleccione Mostrar
todos los objetos y versiones en el filtro desplegable situado encima de la lista.
Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismos procedimientos que utilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio. Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se le ofrecerán estas opciones:
• Puede registrar la versión más antigua del archivo como la nueva versión actual. Si selecciona esta opción, Digital Asset Manager asigna al archivo un número de versión superior a la anterior versión actual del archivo.
• Puede registrar la versión más antigua del archivo como una versión ramificada. Esto aumentará el archivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará a ser la versión actual en una nueva ramificación de números de versión. Por ejemplo, si un usuario retira la versión 5.0 de un documento, la edita y, a continuación, la vuelve a registrar como una versión mayor, su número será el 6.0. La versión 6.0 pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otro usuario retirara y editara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando la registre, Digital Asset Manager creará una nueva ramificación del documento, que comenzará con el número de versión 5.0.1.
Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente
Para reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente:
1. Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulteRetirar un archivo, página 33.
2. Seleccione el archivo retirado en el repositorio y seleccione Archivo > Registrar.
Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo
de sustitución desde el equipo local al archivo retirado en el repositorio. Si utiliza el método de arrastrar y colocar, no se le proporcionará la opción de actualizar el contenido localmente antes de actualizarlo globalmente. La actualización se produce de forma global inmediatamente.
3. Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desde
archivo está seleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria.
Esta información variará en función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos de registro comunes, consulteInformación de registro, página 35.
Archivos y carpetas
4. Haga clic en Aceptar.
Cancelar la retirada de un archivo
Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambios realizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la última versión del archivo como la versión actual.
Para cancelar la retirada de un archivo:
1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.
Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos
a la vez.
2. Seleccione Archivo > Cancelar retirada.
3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos: • Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar.
• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.
Sugerencia: para confirmar la cancelación de todos los archivos restantes de
una sola vez, haga clic en Terminar.
Ver archivos retirados actual y recientemente
Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic en Mis archivos. Mis archivos permite ver tanto los archivos que ha retirados como los que se ha retirado y vuelto a registrar. Los archivos que tiene retirados actualmente están marcados mediante el icono de llave.
Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos por propietario del bloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.
Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga los mismos procedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio. Si la instalación de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, Mis Archivos también permitirá ver los archivos a los que se ha tenido acceso recientemente en otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos.
Archivos y carpetas
Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tenga las contraseñas y los nombres de usuario requeridos para ellos.
Ver un archivo en modo de sólo lectura
Al ver un archivo, Digital Asset Manager lo transmite directamente al equipo o descarga una copia del archivo al directorio de visualización. El archivo no se retira del repositorio. Puede realizar cambios en el archivo localmente, pero no puede guardar los cambios en el repositorio.
Para usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es el siguiente:
C:\Documentum\Viewed
Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, Digital Asset Manager agregará un número al nombre.
Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario.
Para ver un archivo sin retirarlo:
1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo. 2. Seleccione Archivo > Abrir (sólo lectura).
Para ver enlaces dentro de un archivo HTML, deberá tener instalado el enlace virtual.
Cambiar el formato asociado a un tipo de
archivo
Cada elemento del repositorio tiene asociado un tipo de objeto. El tipo de objeto define de qué clase de elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponibles para el elemento. De forma predeterminada, un tipo de objeto se asocia a un formato de archivo para su edición y a otro formato de archivo para su visualización.
Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo:
1. Seleccione Herramientas > Preferencias. 2. Seleccione la ficha Formatos.
La ficha Formatos muestra los tipos en los que han cambiado las aplicaciones asociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas.
