SEPTIEMBRE 2015
CRITERIOS TÉCNICOS PARA LA
ASIGNACIÓN, USO Y COMPROBACIÓN
DE RECURSOS FINANCIEROS EN
MATERIA DE VIÁTICOS, PASAJES,
FONDOS Y GASTOS A COMPROBAR EN
EL ORGANISMO
1
INDICE
I INTRODUCCIÓN 3
II OBJETIVO 4
III FUNDAMENTO LEGAL 5
IV DEFINICIONES 7
V CRITERIOS TÉCNICOS PARA EL OTORGAMIENTO Y COMPROBACIÓN
DE RECURSOS FINANCIEROS EN MATERIA DE VIÁTICOS Y PASAJES PARA COMISIONES OFICIALES EN EL ORGANISMO
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V.I CRITERIOS GENERALES 10
V.II AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES 11
V.III CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS PARA VIÁTICOS 14
V.IV PASAJES TERRESTRES NACIONALES 17
V.V PASAJES AÉREOS 18
V.VI EJERCICIO, JUSTIFICACIÓN Y COMPROBACIÓN DE
VIÁTICOS Y PASAJES 20
V.VII EXCEPCIÓN DE COMPROBACIÓN FISCAL 29
V.VIII SANCIONES DE LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE VIÁTICOS Y
PASAJES 30
V.IX VIGENCIA DE LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE VIÁTICOS Y PASAJES 31
V.X ANEXOS A LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE VIÁTICOS Y PASAJES 32
VI CRITERIOS TÉCNICOS PARA LA ASIGNACIÓN, USO Y COMPROBACIÓN
DE RECURSOS FINANCIEROS EN MATERIA DE FONDOS EN PODER DE EMPLEADOS Y GASTOS A COMPROBAR EN EL ORGANISMO
33
VI.I CRITERIOS GENERALES 33
2
VI.III CRITERIOS PARA EL REEMBOLSO DE GASTOS IMPREVISTOS 35
VI.IV CRITERIOS PARA EL REEMBOLSO DE GASTOS REALIZADOS
EN COMISIONES OFICIALES, EN LAS QUE HAYA HABIDO ASIGNACIÓN DE RECURSOS PARA VIÁTICOS
36
VI.V CRITERIOS PARA EL REEMBOLSO DE GASTOS POR CONSUMO
DE ALIMENTOS, CON MOTIVO DE REUNIONES DE TRABAJO 38
VI.VI PAGOS DIRECTOS EN EFECTIVO 40
VI.VII CRITERIOS TÉCNICOS PARA LA ASIGNACIÓN DE FONDO FIJO
REVOLVENTE PARA CAFETERÍA 40
VI.VIII CRITERIOS TÉCNICOS PARA FONDOS FIJOS REVOLVENTES
ESPECIALES 46
VI.IX CRITERIOS POR CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN O POR BAJA DEL
ORGANISMO 49
VI.X CRITERIOS TÉCNICOS PARA OTROS FONDOS, (GASTOS A
COMPROBAR) PARA LA SOLICITUD DE RECURSOS FINANCIEROS, PARA PAGO DE SERVICIOS, QUE POR SU NATURALEZA, NO HAYAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES
51
VI.XI CRITERIOS PARA EL MANEJO DE FONDO PARA DOTACIÓN DE
CAMBIO, PARA PLAZAS DE COBRO 54
VI.XII SANCIONES DE LOS CRITERIOS TÉCNICOS PARA FONDOS EN
PODER DE EMPLEADOS Y GASTOS A COMPROBAR 56
VI.XIII VIGENCIA DE LOS CRITERIOS TÉCNICOS PARA FONDOS EN
PODER DE EMPLEADOS Y GASTOS A COMPROBAR 56
VI.XIV ANEXOS DE LOS CRITERIOS TÉCNICOS PARA FONDOS EN
PODER DE EMPLEADOS Y GASTOS A COMPROBAR 56
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I.
INTRODUCCIÓN
Con fecha 15 de julio de 2011, las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública, publicaron en el Diario Oficial de la Federación el acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros.
Dicho manual tiene como finalidad establecer procedimientos generales para orientar las actividades que conforme al ciclo presupuestario y en ejercicio de sus atribuciones lleven a cabo las oficialías mayores o sus equivalentes en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; el documento se integra de diversos procesos y subprocesos asociados a la administración de recursos financieros, en congruencia con la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, su Reglamento y las disposiciones que de acuerdo con sus atribuciones emitan las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública.
No obstante, los procedimientos establecidos en el citado manual, la autoridad consideró que los mismos se expiden sin perjuicio de que las oficialías mayores y equivalentes de las Dependencias y Entidades, realicen otras acciones complementarias que en términos de las disposiciones presupuestarias aplicables sean inherentes a los procesos o subprocesos de que se trate.
En tal virtud, la Dirección de Administración y Finanzas de CAPUFE tiene a bien emitir los presentes “Criterios Técnicos para la asignación, uso y comprobación de recursos financieros en materia de viáticos, pasajes, fondos y gastos a comprobar en el Organismo”, cuyo objetivo es establecer las directrices que deberán observar los servidores públicos que reciben y apliquen recursos públicos para la ejecución de gastos a nombre del Organismo, cuyas características correspondan a las señaladas en cada uno de los apartados de este documento.
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II.
OBJETIVO
Los presentes criterios técnicos tienen como objetivo dar cumplimiento a las disposiciones establecidas por la Presidencia de la República y las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de la Función Pública, en materia de recursos financieros, uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público y modernización de la administración pública federal, así como para facilitar, simplificar y homologar los procedimientos administrativos aplicables a todas las áreas internas del Organismo en materia de Recursos Financieros.
Lo anterior, a través de la realización de acciones complementarias, fundamentadas en los términos del artículo primero del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros, tendientes a establecer los criterios técnicos que regularán el otorgamiento, erogación y comprobación de los recursos financieros por concepto de viáticos, pasajes aéreos y terrestres, fondos en poder de servidores públicos y gastos a comprobar, necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
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III.
FUNDAMENTO LEGAL
- Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
D.O.F. 09-04-2012 y sus últimas reformas.
- Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito.
D.O.F. 13-06-2014 y sus últimas reformas.
- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
D.O.F. 24-12-2013 y sus últimas reformas.
- Ley del Impuesto al Valor Agregado.
D.O.F. 11-12-2013 y sus últimas reformas.
- Ley del Impuesto Sobre la Renta.
D.O.F. 11-12-2013 y sus últimas reformas.
- Ley del Servicio de Tesorería de la Federación.
D.O.F. 09-04-2012 y sus últimas reformas.
- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
D.O.F. 10-11-2014 y sus últimas reformas.
- Código Fiscal de la Federación.
D.O.F. 14-03-2014 y sus últimas reformas.
- Reglamento de la ley federal de presupuesto y responsabilidad hacendaria.
D.O.F. 11-08-2014 y sus últimas reformas.
- Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación.
D.O.F. 07-05-2004 y sus últimas reformas.
- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
D.O.F. 28-07-2010 y sus últimas reformas.
- Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado
D.O.F. 25-09-2014 y sus últimas reformas.
- Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
D.O.F. 04-12-2006 y sus últimas reformas.
6 D.O.F. 02-04-2014 y sus últimas reformas.
- Resolución Miscelánea Fiscal para 2015.
D.O.F. 30-12-2014 y sus últimas reformas.
- Estatuto Orgánico de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.
D.O.F. 22-07-2011 y sus últimas reformas.
- Decreto que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos
públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal.
D.O.F. 10-12-2012 y sus últimas reformas.
- Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de
Recursos Financieros.
D.O.F. 15-07-2010 y sus últimas reformas.
- Acuerdo mediante el cual se modifica el diverso por el que se expide el Manual Administrativo de
Aplicación General en Materia de Recursos Financieros. D.O.F. 15-07-2011 y sus últimas reformas.
- Lineamientos para la aplicación y seguimiento de las medidas para el uso eficiente, transparente
y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como la modernización de la Administración Pública Federal.
D.O.F. 30-01-2013 y sus últimas reformas.
- Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en
la Administración Pública Federal.
DOF 28-12-2007 y sus últimas reformas.
- Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de
CAPUFE.
- Contrato Colectivo de Trabajo de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos
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IV.
DEFINICIONES
CFDI´s: Comprobante fiscal digital por internet.
Comisión: Es la tarea o función oficial que se encomienda a un servidor público o que éste
desarrolle por razones de su empleo, cargo o comisión, en lugares distintos a los de su centro de trabajo.
Comisionado: Es el servidor público o la persona autorizada por la Entidad para llevar a cabo el
cumplimiento de una comisión oficial.
Cuota máxima: Es el monto máximo diario que se otorgan a un servidor público por concepto
de viáticos, misma que se encuentra consignada en las Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones de la Administración Pública Federal.
Comprobación de gastos: Relación de los gastos realizados por un servidor público que
mantiene bajo su responsabilidad el manejo de cualquier fondo en poder de empleados de los contemplados en el presente documento, y que ha sido respaldada con la documentación comprobatoria que ampara dichos gastos, y rubricada por las diferentes instancias establecidas de forma predeterminada.
Fondos en poder de empleados: Recursos que se otorguen al personal de CAPUFE para ser
aplicados en erogaciones cuya finalidad sea mantener la operatividad de las plazas de cobro, por necesidades de bienes o servicios no ordinarios o urgentes, que por su naturaleza no hayan sido incluidos dentro del Programa Anual de Adquisiciones, que se realicen con cargo al presupuesto autorizado del Organismo para cumplir con los objetivos de operación, conservación y administración adecuada de la infraestructura carretera y puentes, así como de las oficinas administrativas de la Red Propia, y que tengan como fin último el cumplimiento de la misión del Organismo.
Para efectos de los presentes criterios, los recursos señalados anteriormente se clasifican de la siguiente manera:
− Fondo Fijo de Caja
− Reembolso de Gastos Imprevistos
− Reembolso de gastos originados en comisiones oficiales, con viáticos y sin viáticos
− Reembolso de gastos por consumo de alimentos, con motivo de reuniones de trabajo
− Pagos directos en efectivo
− Fondo Fijo para Cafetería
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− Fondo Operacional
− Otros Fondos (Gastos a comprobar)
− Fondo para Dotación de Cambios
Informe de Comisión: Documento por el cual el comisionado presenta un breve resumen de
las actividades realizadas, conclusiones y resultados obtenidos en el desarrollo de su comisión.
Normas que regulan los viáticos y pasajes: A las Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones de la Administración Pública Federal, emitidas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el pasado 28 de diciembre de 2007
Oficio de Comisión: Al documento que debe contener la autorización y designación del servidor
público comisionado, así como el objeto, destino y duración de la comisión que servirá de justificante de la erogación que se realice, en términos del artículo 66, fracción III último párrafo, del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Organismo o CAPUFE o Entidad: Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios
Conexos.
Pasajes Aéreos Internacionales: Son las asignaciones que se otorgan a los servidores públicos
por concepto de transportación aérea cuando, por el cumplimiento de sus funciones o comisiones oficiales, se deban trasladar de la República Mexicana al extranjero y viceversa, o bien, de una ciudad a otra en el extranjero.
Pasajes Aéreos Nacionales: Son las asignaciones que se otorgan a los servidores públicos por
concepto de transportación aérea cuando, en el cumplimiento de sus funciones o comisiones oficiales, se deban trasladar a una población distinta a la de su adscripción, dentro del territorio nacional.
Pasajes Terrestres Nacionales: Son las asignaciones destinadas a cubrir los gastos por
concepto de traslado de personal por vía terrestre urbana y suburbana, interurbana y rural, taxis y ferroviario, en cumplimiento de comisiones oficiales dentro del país en lugares distintos a los de su adscripción de los servidores públicos de las dependencias y entidades, en cumplimiento de la función pública.
POBALINES: Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios.
Reembolsos: Recursos entregados a un servidor público para restituir el fondo a su cargo por el
importe de los gastos realizados y debidamente comprobados.
Tarjeta Electrónica: El dispositivo electrónico en forma de tarjeta de débito emitida por una
institución bancaria, en la cual el Organismo depositará al comisionado los recursos equivalentes a la Cuota máxima correspondiente a la comisión asignada y, en su caso, el importe solicitado
9 para el pago de pasajes terrestres nacionales. Recursos que deberán ser utilizados exclusivamente para el pago de los gastos inherentes a la comisión oficial en los establecimientos que cuenten con terminales bancarias o terminales punto de venta.
Tramo sencillo: Al viaje que realiza el servidor público comisionado desde la ciudad de origen
de su centro de trabajo hasta la ciudad de destino en que se llevará a cabo la comisión y viceversa, sin importar el número de escalas que pudieran realizarse durante dicho traslado (Aplica en pasajes aéreos).
SAT: Servicio de Administración Tributaria. SFP: Secretaría de la Función Pública.
SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
SIAC: Sistema Integral para la Administración de CAPUFE.
Unidad Administrativa Regional: Delegación, Planta de Pinturas y Emulsiones o Gerencia de
Tramo.
Viático: Son los gastos necesarios para el cumplimiento de una comisión, como serían transporte
local, alimentación, hospedaje, servicio de Internet, fax, fotocopiado, llamadas telefónicas, propinas, lavandería, tintorería, entre otros.
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V. CRITERIOS TÉCNICOS PARA EL OTORGAMIENTO Y COMPROBACIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS EN MATERIA DE VIÁTICOS Y PASAJES PARA
COMISIONES OFICIALES EN EL ORGANISMO.
V.I CRITERIOS GENERALES
Los presentes criterios técnicos son de observancia general y aplicación obligatoria para todos los servidores públicos que se encuentren en servicio activo dentro del Organismo al momento de la comisión, así como para las personas que presten servicios personales independientes por encargo de CAPUFE.
El ejercicio de las partidas de Pasajes Nacionales, Viáticos Nacionales, Pasajes Internacionales y Viáticos en el Extranjero, se debe realizar estrictamente en función de las necesidades del servicio de la Entidad, así como la asignación aprobada en el ejercicio fiscal correspondiente.
Todas las áreas del Organismo, deberán promover la realización de conferencias remotas a través de internet y medios digitales, cuando por la naturaleza de las reuniones sea más oportuno y eficiente sustituir el trabajo presencial por enlaces remotos digitales, evitando los gastos de viáticos y pasajes.
La Dirección de Administración y Finanzas es el área responsable de instrumentar el procedimiento administrativo interno para el ejercicio de las partidas mencionadas anteriormente, cuidando de no rebasar el techo presupuestal autorizado y estableciendo los mecanismos de control que aseguren el uso óptimo y racional de los recursos bajo la observancia de las disposiciones legales aplicables.
La interpretación, aplicación y supervisión de los presentes criterios técnicos, así como las situaciones no previstas que se deriven de estas, se sujetarán a lo que disponga la Dirección de Administración y Finanzas.
La solicitud de viáticos y pasajes aéreos deberá presentarse con dos días hábiles de anticipación en comisiones nacionales y con tres días hábiles en comisiones internacionales.
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V.II AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES
Las comisiones oficiales nacionales deberán ser autorizadas por el Director de Área en Oficinas Centrales; y por el Delegado Regional, Gerente de Tramo, Titulares de la Planta de Pinturas y Emulsiones y del Órgano Interno de Control en áreas foráneas según corresponda. Las comisiones internacionales, deberán contar además, con acuerdo por escrito del Director General de CAPUFE, autorizando la comisión al extranjero.
Dicho acuerdo deberá contener: a. Objetivo de la comisión.
b. Periodo que abarque la comisión. c. Lugar de la comisión.
d. Personas designadas para el desempeño de la comisión así como su puesto dentro del Organismo.
e. Monto de los viáticos solicitados así como divisa.
f. Nombre del Organismo, Institución, autoridad, etc. según sea el caso que motiva la comisión.
g. Justificación.
h. Anexar documentación soporte que ampare la designación de la comisión. i. Firma autógrafa del titular del área solicitante y del Director General de CAPUFE.
No se procederá a realizar el pago de los recursos del viático internacional en tanto no se presente el acuerdo debidamente firmado y autorizado por el Director General de CAPUFE.
Sólo se podrá autorizar el ejercicio de viáticos y pasajes para el desempeño de las comisiones que sean estrictamente necesarias para dar cumplimiento a los objetivos institucionales, los programas o las funciones conferidas al Organismo.
No podrán autorizarse viáticos y pasajes para comisiones que tengan por objeto realizar tareas o funciones que puedan ser efectuadas por el personal de las Unidades Administrativas Regionales que tenga el Organismo en el lugar de la comisión.
El servidor público facultado para autorizar una comisión deberá atender los aspectos siguientes: 1) Considerar la posibilidad de apoyarse en la Unidad Administrativa Regional del lugar, para
12 2) El objetivo debe estar relacionado con las funciones específicas que realiza el servidor
público comisionado.
3) Apegarse a criterios de austeridad y aplicación racional de los recursos, reduciéndose el número de comisiones al mínimo indispensable y considerar lo siguiente:
a) Que la comisión contribuya al cumplimiento de los objetivos de los programas y funciones del Organismo y en general, de la Administración Pública Federal.
b) Que las comisiones al extranjero atiendan el cumplimiento de compromisos contraídos por la Entidad, intercambio de conocimientos institucionales y/o implementación de proyectos con otros países u órganos internacionales.
c) El número de servidores públicos que sean enviados a una misma comisión debe reducirse al mínimo indispensable. Su autorización debe estar en función de los criterios anteriores y a los resultados esperados, de acuerdo a los objetivos y metas de los programas a cargo del Organismo.
4) No se autorizarán comisiones en los supuestos siguientes:
a) Al desempeñar servicios en alguna Organización, Institución, partido político o empresa pública o privada diferente a CAPUFE.
b) Cuando los servidores públicos se encuentren disfrutando de su periodo vacacional, de cualquier tipo de licencia o estén suspendidos en virtud de sanciones administrativas.
En estos supuestos, consecuentemente no se podrán otorgar viáticos y pasajes.
c) Cuando al servidor público se le estén realizando descuentos vía nomina por viáticos y/o pasajes y/o boletos de avión no comprobados.
d) Cuando el objeto de la comisión tienda a realizar tareas o funciones que pueden ser efectuadas por el personal de las oficinas con representación local o regional que tenga el Organismo en el lugar de la comisión.
5) Para efectos del otorgamiento de viáticos y pasajes para la realización de comisiones, el Organismo computará la duración de cada comisión considerando la fecha del traslado del servidor público desde el lugar de origen de adscripción, hasta la fecha en que éste tenga su regreso. El Organismo verificará los días efectivos de comisión reportados por el servidor público.
6) La duración máxima de las comisiones en que se autorice el pago de viáticos y pasajes no podrá exceder de 24 días naturales para las realizadas en territorio nacional y de 20 días naturales para las realizadas en el extranjero. La realización de dos o más comisiones nacionales o internacionales en un mismo ejercicio fiscal no podrá rebasar un máximo acumulado de 48 días naturales. Excepcionalmente el servidor público facultado para autorizar una comisión, podrá solicitar se autorice el otorgamiento de viáticos y pasajes para comisiones que requieran mayor duración de la establecida en este numeral, siempre
13 y cuando dichos periodos se encuentren justificados. Dicha solicitud de autorización deberá realizarse mediante acuerdo con el Director de Administración y Finanzas (Anexo 4). 7) Sólo procederá la asignación de viáticos por comisión de trabajo, cuando el comisionado
se traslade de su lugar de adscripción a otra localidad ubicada a una distancia mayor de 50 Kms., de conformidad con lo establecido por la fracción V del Artículo 28 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
8) Al personal con licencia por cargo sindical, sólo se le podrán otorgar viáticos con el visto bueno del Director de Administración y Finanzas.
9) Los recursos asignados por cambio de adscripción y/o residencia, serán autorizados y regulados por la Subdirección de Capital Humano y Desarrollo Organizacional. La asignación de recursos corresponderá al equivalente a 10 días de viáticos, prorrogables a 10 días más, los cuales se cargarán al centro de trabajo destino, mismos que deberán comprobarse de conformidad con los presentes criterios.
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V.III CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS PARA VIÁTICOS
1) Las cuotas máximas de viáticos para el desempeño de comisiones en la República Mexicana se asignarán de acuerdo al lugar (zonas económicas) en que se realice la comisión y el grupo jerárquico que corresponda al servidor público conforme a la siguiente tabla:
CUOTAS MÁXIMAS DIARIAS DE VIÁTICOS EN TERRITORIO NACIONAL EN MONEDA NACIONAL
Niveles En zonas de la República “B” Mexicana más económicas
“A”
En zonas de la República Mexicana menos económicas Para personal operativo
(Nivel 7 hasta 31C y OC3) $870.00 $980.00 P hasta L (Niveles NC1, NC2, NC3 MB1, MB2, MC3 y LC3) $1,250.00 $1,700.00 K hasta G
(Niveles KA2, KA3 y
KB3) $1,650.00 $3,240.00
Fuente: Diario Oficial de la Federación de fecha 28 de diciembre de 2007: Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal.
Para efectos de lo previsto en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes” y la tabla anterior, las ciudades más económicas y menos económicas se señalan a continuación:
“B” Ciudades más
económicas
“A”
Ciudades menos económicas
Resto del territorio nacional
Acapulco e Ixtapa Zihuatanejo del Estado de Guerrero Cancún del Estado de Quintana Roo
Ciudad Victoria del Estado de Tamaulipas Los Cabos del Estado de Baja California Sur Saltillo del Estado de Coahuila
Fuente: Diario Oficial de la Federación de fecha 28 de diciembre de 2007: Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal.
Las cuotas máximas de viáticos que se asignen a los servidores públicos en el desempeño de comisiones en el extranjero, se otorgarán en dos modalidades conforme a la siguiente tabla:
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Fuente: Diario Oficial de la Federación de fecha 28 de diciembre de 2007: Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal.
2) El importe resultante de la aplicación de la tabla anterior se entregará al comisionado en Dólares de los Estados Unidos de América; y tratándose de países donde la moneda de curso legal sea el Euro se pagará su equivalente en Dólares de los Estados Unidos de América de acuerdo al tipo de cambio del día de la solicitud del anticipo de viáticos (Anexo 1).
3) Cuando para el desempeño de la comisión no se requiera la pernocta del servidor público en el lugar en que se realice la misma, la cuota será de hasta el 50% de la cuota asignada a viáticos nacionales en las zonas de la República Mexicana más económicas, conforme al grupo jerárquico que corresponda según lo señalado en el cuadro de “Cuotas Máximas Diarias de Viáticos en Territorio Nacional en Moneda Nacional” del inciso I del presente apartado.
Cuotas máximas diarias de viáticos en territorio nacional sin estadía
Grupos Jerárquicos Cuotas Máximas Para personal operativo
(Nivel 7 hasta 31C y OC3) $435.00 P hasta L
(Niveles NC1, NB2, NC3, MB2, MC3 y
LA2, LC3) $625.00
K hasta G
(Niveles KA3 y KB3, KB2) $825.00
4) Por lo que se refiere a las comisiones en el extranjero que no requieran la pernocta del servidor público en el lugar en que se realice la misma, la cuota será de un máximo de 225 Dólares de los Estados Unidos de América, y tratándose de países donde la moneda de curso legal sea el Euro, la cuota será de un máximo de 225 euros, y se estará a lo dispuesto por el inciso III del presente apartado.
5) En los casos en que el Organismo adquiera paquetes de viajes para los servidores públicos que realicen una comisión en territorio nacional o en el extranjero, las cuotas diarias de viáticos aplicables serán las establecidas en el numeral 11 de las Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal, emitidas por la SFP o autoridad competente.
16 6) El servidor público facultado para autorizar una comisión, por excepción, podrá autorizar montos distintos a las cuotas de viáticos nacionales establecidas en las “Normas que regulan los viáticos y pasajes” por medio de la homologación de cuotas en caso de que en el desempeño de una comisión un servidor público participe en ésta con algún superior jerárquico, sujetándose a lo siguiente:
a) Las erogaciones que se ocasionen con motivo de las autorizaciones deberán estar plenamente justificadas y quedarán sujetas, en todo momento, a disponibilidad presupuestaria;
b) Las autorizaciones no deberán generar una presión de gasto de del Organismo.
c) Las autorizaciones se otorgarán bajo la responsabilidad del servidor público facultado para autorizar una comisión;
d) El personal que acompañe en comisión a su nivel inmediato superior, o en su caso a un servidor público de rango mayor que coordine la comisión, se le podrá autorizar la asignación de viáticos correspondientes al de mayor nivel, conforme a la cuota máxima respectiva, a petición escrita de quien autoriza la comisión mediante un acuerdo autorizado por el Director de Administración y Finanzas (Anexo 4) en Oficinas Centrales y con el Delegado Regional, Gerente de Tramo o Titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones en áreas foráneas según corresponda;
e) La homologación tendrá validez únicamente por los días en que realicen de manera conjunta la comisión con el servidor público de rango mayor.
f) No se podrán autorizar homologaciones para el caso de comisiones a la Ciudad de México Distrito Federal y/o el Estado de México.
7) En los casos en que coincida la estancia en 2 o más localidades en un mismo día, se aplicará la cuota máxima de la localidad donde se pernocte.
8) En los casos en que la comisión involucre actividades en varias localidades en un mismo día, se deberá señalar expresamente esta situación al realizar la solicitud del anticipo de viáticos y pasajes (Anexo 1), y los comprobantes del gasto podrán ser de cualquiera de estas localidades y/o trayectos.
9) Los servidores públicos comisionados deberán observar en todo tiempo, los principios de austeridad y racionalidad en el ejercicio de los recursos públicos federales.
10)El Organismo podrá autorizar una cuota para gastos en los casos en que se requiera que un servidor público realice funciones oficiales de gestoría de documentos, realización de trámites o traslado de funcionarios, y los mismos se cumplan en un horario menor a la jornada ordinaria de trabajo, siempre y cuando el servidor público deba trasladarse a una distancia mayor a 50 kms. de su lugar de adscripción. La cuota para estos casos será de hasta el 25% de la cuota asignada a viáticos nacionales en las zonas de la República Mexicana más económicas, conforme al grupo jerárquico que corresponda, y deberá ser solicitada y autorizada en los términos establecidos en el Capítulo VI de estos criterios, utilizando el formato correspondiente (Anexo 1).
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V.IV PASAJES TERRESTRES NACIONALES
Las erogaciones por concepto de pasajes deberán sujetarse a los siguientes criterios:
1) La autorización para la adquisición y/o reembolso de pasajes aéreos y/o pasajes terrestres corresponderá al Director de Área en Oficinas Centrales, Delegado Regional, Gerente de Tramo, Titulares de la Planta de Pinturas y Emulsiones y del Órgano Interno de Control en áreas foráneas, a la que se encuentre adscrito el servidor público comisionado.
2) La solicitud y ejercicio de los recursos por concepto de pasajes derivados del cumplimiento de una comisión, se debe realizar de acuerdo a las necesidades del servicio y con estricto apego al presupuesto autorizado en el ejercicio fiscal respectivo.
3) Se podrán solicitar recursos para el pago de pasajes terrestres nacionales y/o pago de casetas, de manera conjunta con la solicitud de viáticos. Para ello se utilizará la transacción ZGV01_A (Creación del Anticipo de Viaje) del módulo de Gestión de Viajes en SIAC y se llenará la casilla correspondiente a “Importe de pasajes”. El comisionado deberá imprimir su solicitud con la transacción (ZFITM_ANX1_SOLICITUD) y presentarla debidamente firmada y autorizada al área de viáticos de la Subgerencia de Egresos en Oficinas Centrales y sus análogas en Oficinas Foráneas.
4) Los recursos solicitados como anticipo para el pago de pasajes terrestres nacionales y/o pago de casetas en ningún caso deberán tomarse como un excedente o importe adicional para el pago de alimentos, hospedaje y/o cualquier otro gasto comprendido en los gastos para viáticos.
5) Los recursos solicitados para el pago de pasajes terrestres nacionales y/o pago de casetas deberán ser congruentes con los costos de las líneas de transporte terrestre que operen al lugar de destino de la comisión.
6) Los recursos solicitados para el pago de pasajes terrestres nacionales y/o pago de casetas deberán ser utilizados exclusivamente para el pago de pasajes de autobús y/o transportación terrestre hacia y en el lugar de la comisión y se estará invariablemente a lo dispuesto en el apartado “De la comprobación de la comisión” de los presentes Criterios Técnicos presentando invariablemente el archivo XML y la factura impresa que ampare a los gastos y que cumpla con TODOS los requisitos fiscales señalados por el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y demás
disposiciones adicionales aplicables, siendo responsabilidad personal del comisionado la
autenticidad de los comprobantes y el cabal cumplimiento de los requisitos fiscales y normativos de los comprobantes para ser aceptados en la comprobación así como de su revisión y validación en el portal del SAT a través de la funcionalidad para la “Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet” que otorga dicha Institución. El mismo criterio aplicará para el pago de casetas.
7) Para el otorgamiento de pasajes y/o pago de casetas, de conformidad con la comisión asignada, se deben tomar en cuenta los tiempos y medios de transporte idóneos al lugar de destino, con base en la trascendencia y urgencia para el cumplimiento de la comisión, el menor costo de los
18 pasajes, las rutas más cortas para el desplazamiento y las líneas que ofrezcan un mejor y más rápido servicio.
V.V PASAJES AÉREOS
1) El servidor público facultado para autorizar una comisión solicitará por escrito a la Gerencia de Recursos Materiales en Oficinas Centrales y las Subdelegaciones Administrativas en las Delegaciones Regionales, las Subgerencias de Administración en las Gerencias de Tramo y en la Planta de Pinturas y Emulsiones, la adquisición de los boletos de avión para la realización de comisiones oficiales.
2) Tratándose de comisiones al extranjero se deberá acompañar adicionalmente por el Acuerdo firmado por el Director General en el que autorice la compra del boleto de avión y en el que se deberá señalar el importe a pagar.
3) La Gerencia de Recursos Materiales en Oficinas Centrales y las Subdelegaciones Administrativas en las Delegaciones Regionales, las Subgerencias de Administración en las Gerencias de Tramo y en la Planta de Pinturas y Emulsiones, serán las responsables de los trámites de adquisición de los boletos de avión, y de la cancelación y/o reembolso de los mismos ante la aerolínea y/o la agencia de viaje. También serán las responsables de la entrega al comisionado del boleto de avión correspondiente de acuerdo con el destino de la comisión. Adicionalmente serán las responsables de la creación de la Cuenta por Cobrar al comisionado.
4) Para efectos de lo anterior, la Gerencia de Recursos Materiales y sus homólogas en oficinas foráneas deberán propiciar la planeación y programación oportuna de las comisiones, a efecto de hacer uso de esquemas o mecanismos que les permitan obtener un precio preferencial, como es la precompra de pasajes.
5) El servidor público facultado para autorizar una comisión, sujetándose a la disponibilidad presupuestaria, sólo podrá asignar pasajes con categoría de negocios, su equivalente o superior, en los siguientes casos:
a) Cuando por las condiciones físicas o de salud del servidor público comisionado, se justifique como plenamente necesario el viaje en dicha categoría;
b) Cuando se trate de vuelos internacionales que por tramo sencillo tengan duración superior a 6 horas y el servidor público comisionado corresponda a los grupos jerárquico K y L (Niveles KB3, KB2, KA3 y LC3).
6) Es responsabilidad del comisionado la comprobación del boleto de avión, así como de las porciones de ruta utilizada o no, total o parcialmente; además de los gastos administrativos que se deriven de cancelaciones del vuelo, cambios de ruta y/o itinerario y cualquier otro que derive en un cargo por parte de la línea aérea. Lo anterior deberá hacerse del conocimiento por escrito a la Gerencia de Recursos Materiales en Oficinas Centrales y a las Subdelegaciones Administrativas y/o de
19 Recursos Materiales en las Delegaciones Regionales, las Gerencias de Tramo y la Planta de Pinturas y Emulsiones, en Oficinas Foráneas según corresponda.
7) Los gastos por cancelación de vuelo, por cambios de ruta y/o itinerario y los gastos administrativos que de ello deriven serán sufragados por el comisionado en tanto no exista oficio firmado por el funcionario que autorizó la comisión dirigido a la Gerencia de Tesorería en Oficinas Centrales o su contraparte en Oficinas foráneas en el cual autorice el pago de dichos gastos y que la Gerencia de Recursos Materiales en Oficinas Centrales o sus homólogas en Oficinas foráneas lo autoricen. 8) En caso de no presentar la comprobación del boleto de avión y/o de los cambios de ruta o itinerario y/o de los gastos administrativos que de ello deriven en los términos dispuestos para la comprobación por los presentes Criterios Técnicos, se procederá al descuento por nómina al empleado del importe total del boleto de avión y/o de los cambios de ruta o itinerario y/o de los gastos administrativos no comprobados.
20
V.VI EJERCICIO, JUSTIFICACIÓN Y COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES.
Las áreas encargadas del trámite para el pago de viáticos y de recepción de la comprobación de los mismos serán la Subgerencia de Egresos en Oficinas Centrales y la Subdelegación, Subgerencia o Departamento de Administración, en las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones.
La solicitud del recurso para el otorgamiento de los viáticos y pasajes, se formulará mediante la transacción ZGV01_A (Creación del Anticipo de Viaje) del módulo de Gestión de Viajes en SIAC. El comisionado deberá imprimir su solicitud de anticipo de viáticos y pasajes con la transacción (ZFITM_ANX1_SOLICITUD) y presentarla debidamente firmada y autorizada por el comisionado y su superior jerárquico con nivel mínimo de Director de Área, en el área encargada de trámite de viáticos (Anexo 1).
La observancia de los presentes criterios técnicos no limita o excluye el cabal cumplimiento de las leyes, reglamentos, códigos y demás ordenamientos federales en materia fiscal y/o administrativa.
De la implementación de la Tarjeta Electrónica.
De conformidad con lo establecido en las Normas que regulan los viáticos y pasajes, CAPUFE implementó el uso de la Tarjeta Electrónica, como medio único para llevar a cabo las erogaciones derivadas de las comisiones oficiales por concepto de viáticos y pasajes de los servidores públicos de esta Entidad.
Para dar cumplimiento a lo anterior, el Organismo dispondrá por medio de una institución bancaria, de un stock de Tarjetas Electrónicas, de las cuales proporcionará una a cada servidor público para el ejercicio de los gastos inherentes a la comisión oficial conferida, lo cual se regirá por los siguientes criterios:
1) Para el otorgamiento de la Tarjeta Electrónica el servidor público deberá firmar la documentación respectiva en la cual acepta la responsabilidad del cumplimiento para el uso de la misma.
2) El depósito de los recursos por concepto de viáticos nacionales para servidores públicos será exclusivamente a través de transferencia electrónica bancaria a la Tarjeta Electrónica.
3) La Tarjeta Electrónica le será proporcionada al comisionado a través de la Subgerencia de Egresos en el momento que le sea asignada una comisión oficial y previo al pago del viático. En Delegaciones, Gerencias de Tramo y la Planta de Pinturas y Emulsiones será responsabilidad de la oficina del Subdelegado de Administración o su equivalente, la guarda, custodia y entrega de las Tarjetas Electrónicas al personal de la oficina foránea de que se trate.
4) Para la asignación por primera vez de la Tarjeta Electrónica, el comisionado deberá presentar oficio personal conteniendo: Nombre completo, Número de Empleado, Fecha de nacimiento y
21 Registro Federal de Contribuyentes. El oficio se presentará ante la Subgerencia de Egresos en Oficinas Centrales o su equivalente en oficinas foráneas.
5) Una vez solicitada la Tarjeta Electrónica mediante oficio, la Subgerencia de Egresos en Oficinas Centrales o su equivalente en oficinas foráneas entregará, previa firma de recibido por el empleado, la Tarjeta Electrónica y el “NIP” el cual es personal e IRRECUPERABLE por lo que en caso de olvido o pérdida se tendrá que asignar una nueva Tarjeta Electrónica con costo que será cubierto por el empleado.
6) Será responsabilidad de la Subgerencia de Egresos en Oficinas Centrales o su equivalente en oficinas foráneas llevar un control de las tarjetas entregadas y mantener actualizada la Base de Datos de cada uno de los empleados con la información del número de cuenta y número de tarjeta cada vez que sea entregada una Tarjeta Electrónica a un empleado.
7) La Tarjeta Electrónica se entrega activa, por lo que se podrá utilizar inmediatamente en comercios y cajeros automáticos. El retiro de efectivo, consulta de saldo y cambio de "NIP” se podrá hacer sin costo en cualquier Cajero Automático HSBC. El uso de cajeros automáticos de cualquier otro banco podrán incluir el cobro de alguna comisión que será sufragada por el comisionado.
8) La Tarjeta Electrónica sólo recibe depósitos en moneda nacional realizados por el Organismo y no puede ser utilizada para transaccionar en Sucursales HSBC para operaciones en ventanilla, cambio de NIP e impresión de estados de cuenta.
9) El pago de los recursos por concepto de viáticos y pasajes nacionales para servidores públicos será únicamente a través de transferencia electrónica a la Tarjeta Electrónica y ésta se deberá utilizar como medio de pago preferente para cubrir los gastos inherentes a la comisión. 10)La Tarjeta Electrónica es personal e intransferible y el comisionado es el responsable de los
recursos en ella depositados por lo que en caso de robo, pérdida o extravío deberá de reportarse inmediatamente al Centro de Contacto; en el D.F. al número telefónico 5721 3390 y del interior de la República al 01 800 712 4825. Además, a la brevedad posible deberá hacerse del conocimiento de la Subgerencia de Egresos o su equivalente en oficinas foráneas para su reposición para el bloqueo de los recursos y la reposición de la tarjeta.
11)La reposición de la tarjeta electrónica tendrá un costo de $100.00 pesos que serán cubiertos por el empleado.
12)En caso de terminación de la relación laboral con el Organismo, la Tarjeta Electrónica debe ser devuelta a la Subgerencia de Egresos o a su equivalente en oficinas foráneas.
13)Para la comprobación de los gastos realizados mediante la Tarjeta Electrónica se estará invariablemente a lo dispuesto en el apartado “De la comprobación de la comisión” de los presentes Criterios Técnicos presentando invariablemente el archivo digital XML y la factura impresa que ampare a los gastos y que cumpla con TODOS los requisitos fiscales señalados
22 por el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y demás disposiciones
adicionales aplicables, siendo responsabilidad personal del comisionado la autenticidad de
los comprobantes y el cabal cumplimiento de los requisitos fiscales y normativos de los comprobantes para ser aceptados en la comprobación así como de su revisión y validación en el portal del SAT a través de la funcionalidad para la “Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet” que otorga dicha Institución.
14)De manera excepcional y previa justificación y autorización del servidor público que autorizó la comisión, se reembolsarán los gastos que se hayan pagado con medio distinto a la Tarjeta Electrónica. Éstos recursos, una vez autorizado su pago, se depositarán en la Tarjeta Electrónica.
Informe de comisión
El servidor público comisionado deberá rendir un informe de la comisión realizada al titular del área a la cual se encuentre adscrito, dentro de los diez días hábiles siguientes del termino de dicha comisión; en caso de que el titular del área sea el servidor público comisionado, el informe se rendirá al superior jerárquico inmediato. Dicho informe deberá contener:
a) El nombre, cargo y adscripción del servidor público que realizó la comisión; b) Lugar y periodo de la comisión;
c) Objeto de la comisión, detallando el propósito de la misma, un breve resumen de las actividades realizadas, conclusiones, resultados obtenidos y contribuciones para el Organismo, así como el nombre de los servidores públicos adscritos al lugar de la comisión con quienes se hubieran desahogado los asuntos para el cumplimiento de los objetivos previstos en dicha comisión.
d) La firma autógrafa del servidor público que fue comisionado.
Adicionalmente en el Anexo 2 en el espacio especificado como “Informe de la comisión y aclaraciones” se deberá señalar brevemente las actividades realizadas, conclusiones, resultados obtenidos y contribuciones para el Organismo.
El informe de la comisión deberá permanecer 5 años en el archivo del área de adscripción del comisionado.
23
De la comprobación de la comisión
Los gastos efectuados para el desempeño de las comisiones se justificarán con el Oficio de Comisión y se comprobarán con lo siguiente:
1) El servidor público comisionado formulará la comprobación mediante la transacción “zcomproba_viaje” del módulo de Gestión de Viajes en SIAC en la que seleccionará los gastos que fueron realizados con la Tarjeta Electrónica que formen parte del viático a comprobar, y posteriormente en la transacción TRIP del módulo de Gestión de Viajes en SIAC complementará la información correspondiente al número de factura y lugar de expedición de ésta. Adicionalmente capturará, en caso necesario, las facturas pagadas con medios distintos a la Tarjeta Electrónica proporcionada por el Organismo, así como los gastos correspondientes al importe no comprobable y el reintegro de los recursos no utilizados.
2) Una vez capturada la información complementaria de la comprobación, deberá imprimir ésta mediante las transacciones “zfitm_anx2_comviatpa” para el Anexo 2; “zfitm_anx2_1” para el anexo 2.1; y “zfitm_anx3_comfisc” para los anexos 3 y presentarlos debidamente firmados por el responsable del ejercicio del gasto en original y, –en su caso–, 1 (una) copia del boleto de avión, a la Subgerencia de Egresos o sus equivalentes en oficinas foráneas.
3) El comisionado dispone de un plazo máximo de 10 días hábiles posteriores a la conclusión de la comisión para la presentación ante el área revisora de los archivos XML y de los documentos que integren la comprobación debidamente capturados en el módulo de Gestión de Viajes en SIAC.
4) De conformidad con las disposiciones fiscales vigentes, el total de la suma de los gastos de viaje destinados a la alimentación sólo se aceptarán por un monto máximo de $870.00 pesos diarios incluido el IVA. Lo anterior de acuerdo a lo establecido por los artículos 3° y 5° de la Ley del IVA y 27 y 28 de la Ley del ISR.
5) De conformidad con las disposiciones fiscales vigentes, las facturas impresas no tienen ninguna validez ante el SAT, siendo el archivo XML el documento comprobatorio del gasto y la representación impresa de dicho comprobante sólo presume la existencia del archivo XML original, por lo que no se aceptarán comprobaciones que no cuenten con el archivo digital XML. Lo anterior con fundamento en el Artículo 29, fracción V del Código Fiscal de la Federación publicado en el DOF el 14 de marzo de 2014.
6) Adicionalmente el comisionado está obligado a solicitar y almacenar de manera personal el archivo XML de sus facturas electrónicas.
7) Para efectos comprobatorios del viático y/o los pasajes, el comisionado deberá enviar a las áreas revisoras de las comprobaciones los archivos XML en su formato digital mediante
correo electrónico o entregados a través de memorias USB u otros medios digitales de almacenamiento similares, conjuntamente con las representaciones impresas (facturas)
24 8) Para este fin se deberá crear una “carpeta” digital que se identificará con el folio completo del viático y en la que se guardaran los archivos XML. Se deberá crear una “carpeta” por cada viático a comprobar.
9) La Subgerencia de Egresos en Oficinas Centrales y la Subdelegación, Subgerencia o Departamento de Administración, en las Delegaciones Regionales, las Gerencias de Tramo y la Planta de Pinturas y Emulsiones en Oficinas Foráneas respectivamente tendrán a su disposición un repositorio en el servidor de CAPUFE, mismo que deberán utilizar para el almacenamiento de las carpetas que contienen los archivos XML presentados a comprobación.
10)Se contará con 5 días hábiles adicionales para la presentación de la comprobación siempre y cuando se acompañe ésta de oficio firmado por el Director de Área o su equivalente, especificando el motivo de la extemporaneidad, concluido este plazo se aplicará el descuento correspondiente en la nómina del comisionado.
11)En el caso de comisiones en territorio nacional:
a) Los comprobantes fiscales de las erogaciones realizadas deberán coincidir en cuanto al lugar y fecha de la comisión y podrán incluir consumos de alimentos de establecimientos ubicados en la ruta de viaje siempre y cuando éstos se efectúen a una distancia mayor de 50 km del lugar de adscripción.
b) Para la comprobación de los gastos de la comisión incluyendo los que hayan sido cubiertos con la Tarjeta Electrónica y aquellos que hayan sido cubiertos con otros medios de pago, se deberán presentar invariablemente los archivos XML y las facturas impresas de dichos archivos XML que amparen los gastos y que cumplan con TODOS los requisitos fiscales señalados por el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y demás disposiciones adicionales
aplicables, siendo responsabilidad personal del comisionado la autenticidad de los
comprobantes y el cabal cumplimiento de los requisitos fiscales y normativos de los comprobantes para ser aceptados en la comprobación; así como de su revisión y validación en el portal del SAT, a través de la funcionalidad para la “Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet” que otorga dicha Institución.
c) La comprobación de viáticos con estadía requiere invariablemente el pago de los servicios de hospedaje por los mismos días señalados en el oficio de comisión y la presentación del archivo XML y la factura correspondiente que señale el periodo del hospedaje.
12)En el caso de comisiones en el extranjero, se comprobarán con la factura del hospedaje que ampare los días señalados en el oficio de comisión, así como con el comprobante del pasaje de avión y un informe de los demás gastos efectuados durante dicha comisión (Anexo 2.1), de conformidad con lo señalado en el artículo 128-B del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y 28 de la Ley del ISR.
El informe o relación de gastos a que se refiere dicho artículo 128-B del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deberá incluir la fecha, concepto y monto de cada pago realizado y podrá comprender gastos tales como la adquisición de divisas.
25 13)La comprobación de los viáticos internacionales será en moneda nacional al tipo de cambio con
el que se proporcionaron.
14)Con la finalidad de fomentar el uso de la Tarjeta Electrónica, el comisionado podrá no comprobar con documentación de terceros que reúna los requisitos fiscales, hasta un 20% del total de viáticos recibidos en cada ocasión, sin que en ningún caso el monto total que no se compruebe exceda de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal de que se trate. Dicha exención se calculará sobre el monto de los viáticos que hayan sido efectivamente erogados, y no comprenderá los gastos de hospedaje y de pasajes de avión.
15)Para efectos de lo anterior, el servidor público tendrá que sujetarse a una regla de 80–20. Esto es, si se paga por lo menos el 80% del importe total ejercido del viático mediante la Tarjeta Electrónica, podrá disponer del 20% exento de comprobación de acuerdo con lo establecido en el primer párrafo del presente numeral.
16)En caso de que el comisionado decida no utilizar la Tarjeta Electrónica como medio preferente
de pago o que los pagos realizados a través de la Tarjeta Electrónica sean menores al 80% del total ejercido del viático, no se hará acreedor al beneficio antes citado debiendo comprobar
con documentos fiscales y/o reintegro el 100% del recurso otorgado.
17)Los recursos otorgados para el pago de pasajes terrestres no serán sujetos del beneficio anterior debiéndose comprobar al 100%.
18)Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para los efectos del Impuesto Sobre la Renta en los términos del artículo 128-A del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
19)La comprobación de los gastos realizados deberá integrarse de la siguiente manera:
a. El formato de comprobación de gastos (Anexo 2), Señalando un breve resumen del informe de la comisión
b. Los archivos XML en su formato digital de los gastos realizados
c. Los comprobantes fiscales originales por los gastos realizados (Anexo 3) d. El cupón del boleto de avión (Anexo 3). (Con 1 copia)
e. El informe de los gastos no comprobables (Anexo 2.1).
f. (En su caso) El informe de los gastos realizados en comisiones al extranjero (Anexo 2.1). 20)Se aceptarán comprobantes fiscales de poblaciones cercanas al lugar de comisión, cuando en éste
no exista la infraestructura necesaria para el hospedaje y alimentación del comisionado respetando siempre la regla de los 50 km.
21)Los viáticos otorgados con estadía en la Ciudad de México el día previo a la salida de un vuelo con horario de 07:00 A.M. o anterior, se comprobarán invariablemente con el pago de hospedaje de la fecha que corresponda. En caso de no comprobar el pago del servicio de hospedaje, el
26 servidor público únicamente podrá disponer en ese día de hasta el 50% de la cuota asignada para el consumo de alimentos y deberá reintegrar la diferencia.
22)En caso excepcional de que por necesidades del servicio, el(los) lugar(es), fechas y/o el medio de transporte señalados en la comisión original hayan sido modificados, el comisionado deberá anexar a la comprobación un oficio dirigido al área responsable de recibir la comprobación,
firmado por el Subdirector de Área o Equivalente, en donde informe y justifique los cambios
realizados; para que ésta pueda recibir la comprobación de los gastos, al amparo de las modificaciones. Estos casos serán responsabilidad directa del comisionado y el funcionario solicitante.
23)Si por necesidades del servicio se cancela una comisión ya autorizada o la misma se concluye de manera anticipada, el servidor público deberá informar de inmediato al Área de Recursos Financieros o a la Gerencia de Tesorería, según corresponda a su centro de trabajo y deberá reintegrar sin dilación el 100% de los anticipos de viáticos y pasajes en caso de cancelación; o el remanente en caso de conclusión anticipada.
24)Si por necesidades del servicio se otorga a un comisionado una ampliación de la comisión en el mismo lugar de comisión, presentará los gastos que realice debiendo elaborar una comprobación de viáticos y pasajes por cada asignación (Anexo 2).
25)Para el caso de las ampliaciones de comisión, el comisionado deberá presentar facturas de hospedaje separadas por cada viático, por lo que no se aceptará una sola factura global que incluya el pago de hospedaje por el período de días de la comisión original más los días de la ampliación. En caso de presentar una sola factura que abarque los dos periodos de comisión (original y ampliación) se tomará solamente por lo correspondiente al periodo del viático original, debiendo reintegrar el importe correspondiente a la ampliación.
26)Los cargos que se deriven por cambios de itinerario, cancelación de vuelo o por no utilizar el boleto de avión así como los gastos administrativos que de ello deriven, serán reembolsados o aceptados a comprobación únicamente en aquellos casos en que el comisionado lo justifique por escrito y con autorización del funcionario que comisionó.
27)Cuando el área revisora determine que la comprobación requiera aclaraciones, modificaciones e incluso no proceda, deberá informar al servidor público que generó el viático vía correo electrónico y telefónicamente señalando las causas por las que su comprobación no procede, siendo responsabilidad del mismo, recuperar los documentos en el área correspondiente, realizar las correcciones y presentarla nuevamente dentro del plazo establecido en el punto III de este apartado.
28)Sólo se aceptarán gastos por pago de estacionamiento de vehículos oficiales y particulares, cuando se hayan realizado en el lugar de la comisión y se presenten comprobantes fiscales que cumplan cabalmente con lo dispuesto por las leyes fiscales vigentes y demás disposiciones aplicables. El pago de estacionamiento en la terminal aérea en la Ciudad de México, o en la terminal aérea del
27 lugar de adscripción del comisionado tratándose en Oficinas Foráneas, será aceptado hasta por un máximo de 72 horas.
29)El pago de los gastos por estacionamiento se realizará a través de reembolso y no podrá formar parte de la comprobación de viáticos o pasajes.
30)El reembolso de gastos por pago de peaje y/o estacionamiento sólo se podrá efectuar mediante solicitud correspondiente (Anexo 3) debiendo presentar invariablemente los archivos XML y las facturas impresas de dichos archivos XML que amparen los gastos y que cumplan con TODOS los requisitos fiscales señalados por el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y demás
disposiciones adicionales aplicables, siendo responsabilidad personal del comisionado la
autenticidad de los comprobantes y el cabal cumplimiento de los requisitos fiscales y normativos de los comprobantes para ser aceptados en la comprobación así como de su revisión y validación en el portal del SAT a través de la funcionalidad para la “Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet” que otorga dicha Institución.
31)En caso de no haber solicitado anticipo para el pago de pasajes terrestres y/o peajes, el servidor público podrá solicitar su reembolso a su regreso contra la entrega de los archivos XML y los comprobantes originales que cubran los requisitos fiscales, mismos que deberán coincidir en cuanto a fechas y al lugar geográfico que señale el oficio de comisión; para el trámite de reembolso cuenta con 20 días hábiles posteriores al término de la comisión, sin que exista reclamo posterior. 32)La solicitud del reembolso de los gastos (peaje, combustible, estacionamiento, etc.) debe ser presentada mediante el formato establecido para tal fin (Anexo 3), atendiendo las particularidades establecidas que en materia fiscal establecen los presentes Criterios Técnicos. 33)El pago por reembolso de gastos de peaje y/o estacionamiento se hará mediante transferencia
electrónica a la “Tarjeta Electrónica”.
34)En caso de que no fueran utilizados la totalidad de los recursos asignados para el pago de viáticos así como los de pasajes, el comisionado deberá reintegrar al término de su comisión el total de estos importes remanentes. Para ello dispondrá de la opción del reintegro mediante ventanilla de caja en Oficinas Centrales y/o reintegro con la Tarjeta Electrónica directamente en cualquier cajero automático HSBC.
Para ello deberá:
Insertar la Tarjeta Electrónica en el cajero automático HSBC Ingresar a la opción “Pago de servicios RAP”
Seleccionar la opción “(863) Pago viáticos CAPUFE”
Una vez allí deberá teclear una referencia de 12 dígitos compuesta por los últimos 6 dígitos del folio del viático y el número de empleado (ejemplo 654321123456)
Para finalizar deberá teclear el importe a reintegrar.
28 35)En caso de no observar lo dispuesto en el presente apartado en particular lo señalado en los numerales 3, 4, 6, 9, 10, 11, 16, 19, 20, 22, 23, 24, 25, 26, 27 y 33 sin menoscabo de los demás numerales aplicables, se procederá a la recuperación mediante descuento de la nómina del empleado del 100% de los recursos asignados.
Uso de vehículo oficial o particular
1) Si el traslado al lugar de la comisión es en vehículo propiedad del Organismo o en vehículo particular, invariablemente se deberá señalar en el Oficio de Comisión.
2) La Gerencia de Recursos Materiales en Oficinas Centrales y su equivalente en las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y en la Planta de Pinturas y Emulsiones, en Oficinas Foráneas, serán las responsables de autorizar el reembolso los gastos por compra de combustible, aditivos y lubricantes, realizados durante comisiones de trabajo fuera del área de adscripción, por lo que la solicitud de reembolso solo operará previa su autorización.
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V.VII EXCEPCIÓN DE COMPROBACIÓN FISCAL
Derivado de las necesidades operativas de las áreas del Organismo se contempla la necesidad de implementar la comprobación de gastos de viaje sin documentos fiscales de terceros, lo cual estará sujeto a las siguientes disposiciones:
1) La presente excepción sólo será aplicable a los servidores públicos asignados a:
a. La operación de maquinaria y transporte pesado cuando la actividad en la comisión oficial implique necesariamente, el uso o traslado de la maquinaria o vehículo pesado;
b. Conservación de tramos carreteros cuando la comisión oficial implique la conservación y mantenimiento de las vías de comunicación en territorio nacional; podrán ser sujetos de la autorización de viáticos sin comprobación con documentos fiscales. El importe de las cuotas autorizadas les será depositado por la vía de la nómina y se acumulará a los ingresos gravables para el cálculo del ISR, en los términos de las disposiciones fiscales.
2) La excepción de comprobación fiscal será sujeta de la retención del ISR conforme a lo dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y 128 A, primer párrafo de su Reglamento.
3) Para la solicitud de viáticos exentos de comprobar el comisionado deberá programar su trámite considerando como fecha límite de pago los días de recepción de movimientos de nómina correspondientes a la segunda quincena del mes, dicho calendario será elaborado por la Gerencia de Administración del Capital Humano y podrá ser consultado por los comisionados en áreas encargadas del trámite de viáticos.
4) En caso de que la solicitud y pago no se realice conforme a lo señalado en numeral anterior, se realizará el pago hasta el primer día hábil del siguiente mes, o en su caso, el comisionado podrá optar por solicitar un viático comprobable.
5) Los servidores públicos asignados a casos de siniestro, limpieza y auxilio a damnificados en tramos carreteros ubicados en zonas de desastres naturales que ameriten la permanencia de los servidores públicos en puntos de emergencia, estarán autorizados a comprobar los viáticos asignados para el desempeño de comisiones oficiales a través de relaciones de gastos sin comprobantes fiscales (Anexo 2.1).
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V.VIII SANCIONES DE LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE VIÁTICOS Y PASAJES
Los servidores públicos responsables de supervisar el desempeño de las comisiones, así como quienes tienen el carácter de comisionados, son responsables de las irregularidades en que incurran por inobservar o contravenir los presentes Criterios y las Normas que regulan los viáticos y pasajes, haciéndose acreedores a las sanciones previstas en la Ley en materia y/o a las que determinen los órganos fiscalizadores en materia de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Así mismo es responsabilidad de las áreas revisoras el hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control cualquier inconsistencia y/o falsedad detectada durante la revisión y que pudieran derivar en irregularidades.
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V.IX VIGENCIA DE LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE VIÁTICOS Y PASAJES
Los presentes criterios técnicos entrarán en vigor a partir de su difusión por la Dirección de Administración y Finanzas y continuarán vigentes en tanto no se emita disposición que derogue la presente.
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V.X ANEXOS A LOS CRITERIOS TÉCNICOS DE VIÁTICOS Y PASAJES
Anexo 1 Solicitud de viáticos y pasajes o gestoría. Anexo 2 Comprobaciones de viáticos y pasajes.
Anexo 2.1 Formato para gastos no comprobables (desglose pormenorizado de gastos). Anexo 3 Comprobantes fiscales y boleto de avión.
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VI CRITERIOS TÉCNICOS PARA LA ASIGNACIÓN, USO Y COMPROBACIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS EN MATERIA DE FONDOS EN PODER DE
EMPLEADOS Y GASTOS A COMPROBAR EN EL ORGANISMO.
VI.I CRITERIOS GENERALES
Los presentes criterios técnicos son de observancia general y aplicación obligatoria para todos los servidores públicos que se encuentren en servicio activo dentro del Organismo, así como para las personas que presten servicios personales independientes por encargo de CAPUFE.
El ejercicio de los gastos se debe realizar estrictamente en función de las necesidades del servicio de la Entidad, así como la asignación aprobada en el ejercicio fiscal correspondiente.
VI.II FONDO FIJO DE CAJA CHICA
El Fondo Fijo de Caja Chica comprende las asignaciones de recursos financieros a los servidores públicos, adscritos a las áreas financieras del Organismo, para efectuar el reembolso en efectivo, de las erogaciones realizadas con carácter de inmediatos, imprevistos, urgentes e indispensables, cuya finalidad sea el cumplimiento de los objetivos de las oficinas administrativas del Organismo, cuando la naturaleza del gasto no permita que sean incluidos en el Programa Anual de Adquisiciones, o que dichas erogaciones provengan de gastos efectuados como consecuencia de devoluciones de fondos en garantía, pago de viáticos, reembolsos de gastos realizados con los fondos fijos revolventes, por gastos de cafetería, gastos de los fondos fijos especiales, cuyos importes sean menores a $5,000.00 (cinco mil pesos 00/100 M.N.), liquidación de ayuda por servicio social; y siempre que dichos gastos no rebasen el monto máximo autorizado para compras directas a través de las POBALINES por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Organismo. Los gastos antes señalados, deberán corresponder exclusivamente a las partidas presupuestales de los capítulos 2000 (servicios generales) y 3000 (materiales y suministros), siempre que las mismas no sean de las que se encuentren expresamente restringidas por las leyes y normas en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios.
1) Criterios para la autorización, registro y entrega del fondo fijo de caja chica.
a) El servidor público que podrá autorizar un Fondo Fijo de Caja Chica, en Oficinas Centrales será:
El Director de Administración y Finanzas.
b) Solamente a la Subgerencia de Egresos se le podrá asignar este tipo de fondos y la solicitud deberá realizarla el titular de la Subdirección de Finanzas.
34
2) Para las Unidades Foráneas
a) Este tipo de fondo, lo podrán solicitar solamente los Titulares de las unidades, la petición deberá estar dirigida al Director de Administración y Finanzas.
b) Subdirector de la Planta de Pinturas y Emulsiones, Delegado Regional y el Gerente de Tramo. c) En las Unidades Administrativas Foráneas, el Fondo Fijo de Caja será único y se asignará a la
Superintendencia de Recursos Financieros, para su manejo y control. d) Los montos máximos que podrán ser autorizados serán los siguientes:
Ubicación Importe
Oficinas Centrales 80,000.00
Delegaciones y Planta de Pinturas y Emulsiones 15,000.00
Gerencias de Tramo 10,000.00
e) La solicitud del Fondo Fijo de Caja Chica se realizará de forma anual, y la realizarán los Titulares de ellas, el Subdirector de la Planta de Pinturas y Emulsiones, el Delegado Regional y el Gerente de Tramo, utilizando el formato Solicitud de Fondo Fijo de Caja (Anexo n° 6).
f) Una vez autorizado el Fondo Fijo de Caja, el área financiera deberá registrar en el SIAC la solicitud de anticipo en la transacción F-47 (SOLICITUD DE ANTICIPO) utilizando el número de empleado del servidor público encargado del Fondo Fijo de Caja y el indicador de mayor especial (CME) 8, y operar el pago en la transacción F-53 (SALIDA DE PAGOS). La entrega del recurso se llevará a cabo contra la firma de un pagaré que amparará la cantidad recibida, el cual será actualizado al inicio de cada ejercicio. Dicho pagaré será resguardado por la Subgerencia de Egresos de la Gerencia de Tesorería en Oficinas Centrales, y por la Superintendencia de Recursos Financieros, en las Unidades Administrativas Foráneas.
3) Del uso y administración del Fondo Fijo de Caja Chica
El uso de los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, deberá corresponder a la realización de los gastos indicados en el anterior punto VI.II Fondo Fijo de Caja Chica, y se aplicarán conforme a los procedimientos en adelante descritos, aplicables a cada uno de los procesos siguientes: a) Reembolso de gastos imprevistos: Derivados de solicitudes que presenten las áreas ejecutoras
del gasto, por aquellas erogaciones efectuadas en las que exista autorización presupuestal asignada a cada área, y contra la presentación de los comprobantes fiscales que amparen dichos gastos, por la adquisición de bienes o servicios con carácter de inmediatos, imprevistos, urgentes e indispensables para mantener óptimos los niveles de operatividad del Organismo.
