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Qué preguntar durante una
demostración de BPMS
Parte 2 del kit completo de herramientas del comprador
de un conjunto de aplicaciones de Gestión de Procesos
de Negocio (BPM)
ÍNDICE
Qué preguntar durante una demostración de BPMS ... 2
1. Instalación e inicio ... 3
2. Herramientas para el análisis del negocio ... 3
3. Herramientas para el diseño de procesos ejecutables ... 4
4. Integración ... 4
5. Aspecto ... 5
6. Desarrollo iterativo rápido ... 6
7. Monitoreo de rendimiento ... 6
8. Administración de usuarios ... 7
9. Gobierno ... 7
10. Otros clientes con procesos similares ... 8
En el kit de herramientas del comprador de BPMS también encontrará: ... 8
Qué preguntar durante una demostración de BPMS
Una
vez
que
haya
creado
una
lista
de
posibles
proveedores
de
Conjuntos
de
aplicaciones
de
Gestión
de
Procesos
de
Negocio
o
BPMS
(Business
Process
Management
Suite),
querrá
ver
el
producto en acción.
A veces, solamente puede obtener una demostración estándar, pero es mucho mejor entablar una
conversación
con
el
equipo
del
proveedor
antes
de
la
demostración
y
hacerles
saber
las
características,
funciones
y
escenarios
específicos
que
le
gustaría
ver
en
la
demostración.
Si
pueden personalizar la demostración según sus requisitos, es una buena señal, significa que no era
tan difícil de hacer.
Si sabe que el ingeniero de ventas que creó la demostración estará presente en la reunión, tendrá
la oportunidad de ver exactamente cómo se realizó.
Además del diseño de
soluciones, querrá preguntar
sobre la experiencia del
proveedor con otros
clientes
que
tienen
requisitos
similares
como:
aplicaciones,
industria,
tamaño
e
integración
similares, etc.
Aquí encontrará algunas
preguntas que debería preguntar cuando tenga una conversación frente
a frente con el proveedor. También encontrará espacio adicional para escribir sus notas.
WHAT
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1.
Instalación e inicio
Muéstreme cómo se instala el software
¿Cuáles son los entornos de desarrollo y
de producción y cómo se comienza a
utilizar?
Muéstreme la función de Ayuda.
¿Qué tan accesibles son los tutoriales, los
ejemplos y la documentación?
2.
Herramientas para el análisis del negocio
Muéstreme las herramientas para los
analistas comerciales (perfil funcional —
no programadores).
¿Es posible que las personas que no sean
programadores modelen, personalicen la
apariencia, ejecuten simulaciones, etc.?
¿Se pueden importar modelos de
procesos o de datos de otras
herramientas al entorno de creación de
BPMS?
¿Cómo pueden colaborar los analistas
comerciales y los desarrolladores
técnicos a lo largo del ciclo de
implementación? Por ejemplo, ¿existen
modelos compartidos por ambos
directamente?
¿Cómo se notifica a los colaboradores
sobre los cambios realizados por otros?
3.
Herramientas para el diseño de procesos ejecutables
Cuando observó la demostración,
¿preguntó continuamente “Cómo
configuró eso”? ¿Es una función lista
para usar o requiere un código? Observe
cómo se realiza.
Cuando vea cosas que no coinciden con
lo que necesita, pregunte ¿es posible
cambiar eso para hacer X?
4.
Integración
Repase los detalles de los requisitos de
integración más críticos de su sistema.
Aunque no se pueda ver una
demostración de inmediato, desea saber
qué componentes de infraestructura y de
software intermedio necesitará, y las
herramientas requeridas para
configurarlos.
¿Cómo se integra el monitoreo de
rendimiento en el proceso integral con el
monitoreo de rendimiento y de
excepción en el software intermedio?
WHAT
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5.
Aspecto
Observe bien qué es lo que verán los
usuarios finales, en el portal de procesos,
en la interfaz y en los formularios de
usuario para realizar las tareas asignadas.
En el portal, la información que esperaba
ver está en el lugar que usted esperaba?
¿Cuál es el nivel de personalización
posible?
¿Las listas de trabajo y los formularios de
tareas, tienen el aspecto y el diseño
necesario para satisfacer sus
necesidades?
Si los documentos adjuntos jugarán un
papel importante en sus procesos,
observe de cerca cómo se muestran, se
actualizan y se gestionan.
Otra vez, pregunte continuamente,
¿cómo podría cambiar eso para que
tenga la apariencia de X? Verá que
algunas personalizaciones son
instantáneas, algunas requieren un
desarrollo Web normal como una
secuencia de comandos pequeña y
algunas otras requieren un código de
personalización extenso. La experiencia
del usuario final es un factor muy
importante para el éxito de cualquier
implementación de BPMS.
Una de las mejores maneras de ganar la
aceptación del usuario de su solución de
BPMS es involucrar a las partes
comerciales interesadas a lo largo del
ciclo de implementación. Las
herramientas que facilitan la
reproducción inmediata de un cambio de
diseño, directamente desde el entorno
de desarrollo, resultan más fáciles que
las herramientas que requieren una
recopilación e implementación en un
entorno de prueba separado. Pregunte
cómo pueden interactuar las partes
interesadas sobre el diseño de
soluciones, y si es posible, véalo en
acción.
7.
Monitoreo de rendimiento
Observe detenidamente los tableros de
control del monitoreo de rendimiento.
¿Le brindan la información que necesita
para garantizar que sus procesos se
realicen según lo planeado?
Comprenda qué tablas y gráficos están
listos para usar, cuáles son
personalizados y observe detenidamente
las herramientas utilizadas para crear las
métricas/KPI (indicadores clave de
rendimiento) y los gráficos. Busque
específicamente las funciones que le
permiten monitorear el bienestar general
del sistema y obtener detalles en forma
iterativa para encontrar y resolver
problemas en producción.
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8.
Administración de usuarios
¿Cómo se administran los usuarios, en
particular aquellos que tienen tareas
para realizar, en el sistema? ¿Cómo se
sincroniza la administración de usuarios
de BPMS con los servicios de directorio
de empresa existentes?
¿Qué tan dinámica es la definición de los
roles y grupos con el BPMS?
¿Con qué herramientas se dispone para
optimizar la asignación de los recursos a
los procesos y tareas específicas?
9.
Gobierno
Si su primer proyecto de BPM es exitoso,
al final tendrá varios procesos que
compartirán su infraestructura de BPMS.
Por eso debe comprender de antemano
cómo se verá la administración de una
decena de procesos, cada uno formado
por componentes de distintas versiones.
Observe los depósitos de artefactos de
tiempo de diseño y de tiempo de
ejecución de BPMS y comprenda cómo
se administra el control de versión en el
nivel de componente individual y el nivel
de conjunto de módulos más grande.
¿Qué funciones de gobierno, por
ejemplo, el análisis de control de
cambios y de impacto de cambios, son
proporcionadas por BPMS y cuáles
“dependen de usted”?
10.
Otros clientes con procesos similares
Cada empresa piensa que es única, pero
usted no desea ser tan único.
Idealmente, su proveedor tiene otros
clientes de su industria, realizando un
tipo de proceso similar, con requisitos de
tamaño similares, etc. y en producción.
Su gerente de cuenta debe ser capaz de
proporcionar esta información. Si el
proveedor vio sus requisitos con
frecuencia anteriormente y cumplió con
ellos satisfactoriamente, será mejor para
usted.
En el kit de herramientas del comprador de BPMS también
encontrará:
Muestra de solicitud para una propuesta de un conjunto de aplicaciones de Gestión de Procesos de Negocio Qué preguntarle a las referencias del proveedor de BPMS
