Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR
Efectivo e Ingresos
y Cuentas por Cobrar
Efectivo
Efectivo
e
e
Ingresos
Ingresos
y
y
Cuentas
Cuentas
por
por
Cobrar
Cobrar
Liza M. Vélez Figueroa Auditora Senior Liza M. V
Liza M. Véélez Figueroalez Figueroa Auditora
OBJETIVO
OBJETIVO
Que los participantes puedan conocer y
obtener un entendimiento de la
reglamentación aplicable, de las diferentes
pruebas de cumplimiento que deben
completar al realizar los programas de
auditoría de
Efectivo e Ingresos y Cuentas
por Cobrar
y de los hallazgos más
frecuentes en los departamentos, agencias y
corporaciones públicas.
ALCANCE
ALCANCE
Conocer la reglamentación aplicable
Discutir:
¾Los pasos más importantes de los programas
Reglamentaci
Reglamentaci
ó
ó
n
n
Aplicable
REGLAMENTACI
REGLAMENTACI
Ó
Ó
N APLICABLE
N APLICABLE
Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de
Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según
enmendada
Reglamento Núm. 25, Recaudación, Depósito,
Control y Contabilidad de Fondos Públicos
Recaudados por Recaudadores Oficiales o
Sustitutos y sus Auxiliares, emitido el 7 de
noviembre de 2006 por el Departamento de
Cont. REGLAMENTACI
Cont. REGLAMENTACI
Ó
Ó
N APLICABLE
N APLICABLE
Reglamento Núm. 44, Deudas no Contributivas
Existentes a Favor del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico; y Para Derogar el Reglamento
Núm. 5667 del 12 de agosto de 1997 (emitido el
27-ago-08 por el Departamento de Hacienda)
Programa de
Programa de
Auditor
Auditor
í
í
a
a
Efectivo
Efectivo
-
-Recaudaciones
Recaudaciones
CONSIDERACI
CONSIDERACI
Ó
Ó
N DEL AMBIENTE
N DEL AMBIENTE
Conozca la estructura de control de la entidad.
Identifique las fuentes de ingreso de la entidad.
Ejemplos de fuentes de ingresos
¾ Intereses en Inversiones y Certificados de Depósitos
¾ Multas Impuestas
¾ Arrendamientos de Propiedades
¾ Venta de Propiedades Inmuebles
¾ Patentes de Industria y Comercio
¾ Permisos, Licencias y Arbitrios de Construcción
Cont. CONSIDERACI
Cont. CONSIDERACI
Ó
Ó
N DEL AMBIENTE
N DEL AMBIENTE
Determine:
¾
Si existe una segregación de deberes de los
funcionarios principales que intervienen en las
operaciones.
¾
Si los recaudadores estén nombrados.
¾
La custodia de los libros de recibos de
recaudación.
Cont. CONSIDERACI
Cont. CONSIDERACI
Ó
Ó
N DEL AMBIENTE
N DEL AMBIENTE
Conozca los distintos informes que preparan
los recaudadores.
Determine si la unidad cuenta con una caja
de seguridad.
Custodia de Recibos Oficiales
¾ Realice un inventario físico de los recibos de
recaudación.
¾ Verifique la codificación y secuencia numérica.
¾ Verifique que los recibos estén bajo llave.
¾ Determine si al momento de la entrega se solicita
la firma del que recibe y que se entreguen en secuencia numérica.
PRUEBAS A REALIZAR DE
PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
Custodia de Cheques en Blanco
¾ Realice los mismos pasos que para los recibos de
recaudación.
¾ Verifique si se notifica al banco sobre las personas
autorizadas a firmar cheques.
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
Recaudaciones
¾ Seleccione la muestra a examinar.
¾ Compare los recibos contra los depósitos.
¾ Compare las hojas de depósitos contra los estados
bancarios.
¾ Examine los recibos para identificar
irregularidades.
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
EJEMPLO AN
EJEMPLO AN
Á
Á
LISIS DE RECAUDACI
LISIS DE RECAUDACI
Ó
Ó
N
N
Desde Hasta MAS MENOS 7 may 08 8357 8357 $ 200 $ 300 $ 500 20 may 08 7508 $ 150.00 $ 350 $ 500 50 50 8-May-08 8358A 8361A 100 200 300 30 may 08 7518 75 200 275 25
RECAUDACIONES ENTREGAS AL RECAUDADOR OFICIAL FECHA RECIBOS Efectivo Cheque TOTAL RECAUDADO Fecha RECIBO NÚM. EFECTIVO CHEQUE TOTAL ENTREGADO DIFERENCIAS Situaciones:
¾Diferencias en el tipo de valor
¾Tardanza en entrega al Recaudador Oficial
EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACI
EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACI
Ó
Ó
N
N
CorporaciónXYZ
PALABRAS N
PALABRAS N
Ú
Ú
MEROS
MEROS
CorporacionXYZ
Mil doscientos cincuenta y dos con 38/100
1 2 . 3 6 2 1, fianzade licitación CorporaciónXYZ
NO INDICA FECHA DE RECAUDACI
NO INDICA FECHA DE RECAUDACI
Ó
Ó
N
N
fianzade licitación CorporaciónXYZ
ANULADO SIN EXPLICACI
ANULADO SIN EXPLICACI
Ó
Ó
N
N
CorporaciónXYZ
CONTIENE BORRONES Y TACHADURAS
CONTIENE BORRONES Y TACHADURAS
Corporación XYZ
NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO
NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO
Corporación XYZ
Cont. Recaudaciones
¾ Verifique si los ingresos se registraron en los libros
de contabilidad o sistema mecanizado.
¾ Examine algunas transacciones efectuadas con
sistema de recaudación electrónico (ATH, tarjetas de créditos).
¾ Examine algunos de los justificantes que dieron
origen a la recaudación como licencias, patentes,
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
Fondo de Cambio (Petty Cash)
Verifique que:
¾ Estén autorizados.
¾ Estén respaldados por sus justificantes.
¾ Las cantidades sean apropiadas.
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
Conciliaciones Bancarias
¾ Verifique:
9 Si las cuentas se concilian mensualmente.
9 La corrección aritmética.
9 Que las diferencias estén explicadas.
¾
Según la conciliación, coteje los balances presentados contra:
Mayor general Estado bancario
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
Cont. Conciliaciones Bancarias
¾ Escoja una muestra y verifique los endosos.
¾ Investigue los cheques pendientes de pago por un
término mayor al establecido en la reglamentación.
¾ Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por
sobregiros o por cualquier otro concepto.
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
Certificados de Depósitos
Verifique:
¾ La autorización para la adquisición y disposición de
los mismos.
¾ Los intereses ganados y su ingreso en los fondos de
la entidad.
¾ Que se mantenga un registro de los mismos.
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
Transferencias entre cuentas
Verifique que:
¾ Las mismas estén autorizadas y contabilizadas.
¾ La transacción se justifique.
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
EFECTIVO
Programa de
Programa de
Auditor
Auditor
í
í
a
a
Ingresos y Cuentas
Ingresos y Cuentas
por Cobrar
por Cobrar
¿Cuáles son los documentos y
registros que se pudieran generar
en el proceso?
PROGRAMA DE AUDITOR
PROGRAMA DE AUDITOR
Í
Í
A
A
INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
Verifique que:
¾ Los bienes o servicios prestados o despachados
fueron autorizados, facturados y registrados.
¾ Los ingresos hayan sido registrados y aplicados a la
factura correspondiente.
¾ Los cómputos aritméticos de las facturas estén
correctos.
PRUEBAS A REALIZAR DE INGRESOS Y
PRUEBAS A REALIZAR DE INGRESOS Y
CUENTAS POR COBRAR
Efectúe pruebas de control en el registro de
facturas.
Determine que el registro de las facturas
emitidas tenga una secuencia numérica.
Determine si se han efectuado gestiones de
cobro efectivas para la muestra seleccionada.
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
Investigue cantidades significativas o que por
alguna razón parezcan irregulares, tales como:
¾ Cuentas recientes y entradas de jornal o
transacciones por cantidades significativas.
¾ Créditos pocos usuales.
¾ Cuentas eliminadas mediante créditos o
eliminaciones por un solo empleado.
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
Cont. PRUEBAS A REALIZAR DE
INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
Hallazgos m
Hallazgos m
á
á
s
s
frecuentes
Recaudadores y pagadores
sin nombramientos
.
Recaudaciones entregadas
con tardanzas
.
Recibos:
– Con borrones y tachaduras.
– Que se anularon sin explicación.
– Que no indican el tipo de valor recibido.
HALLAZGOS M
HALLAZGOS M
Á
Á
S FRECUENTES
S FRECUENTES
EFECTIVO
Sobregiros
en fondos y cuentas bancarias.
Fondos y cuentas bancarias
inactivas por más
de un año
.
Conciliaciones bancarias
con atrasos o
preparadas incorrectamente
.
Apropiación
de fondos.
Cont. HALLAZGOS M
Cont. HALLAZGOS M
Á
Á
S FRECUENTES
S FRECUENTES
Cont. EFECTIVO
No existe un inventario perpetuo
de los
recibos de recaudación en blanco y utilizados.
No se lleva un registro
de las inversiones.
Cheques pendientes de pago
por más de
un año
.
Falta de información
en los libros y registros.
Cont. HALLAZGOS M
Cont. HALLAZGOS M
Á
Á
S FRECUENTES
S FRECUENTES
Cont. EFECTIVO
Cuentas por cobrar
atrasadas
.
Gestiones de cobro
inefectivas
a deudores.
No se prepararon
facturas al cobro.
Ingresos
no fueron aplicados
a las facturas
correspondientes o
se aplicaron
HALLAZGOS M
HALLAZGOS M
Á
Á
S FRECUENTES
S FRECUENTES
INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
No se mantenía
un registro de las facturas
pendientes de cobro.
Falta de información
en los libros y registros.
Ausencia
de segregación de deberes.
Cont. HALLAZGOS M
Cont. HALLAZGOS M
Á
Á
S FRECUENTES
S FRECUENTES
Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
¿Preguntas?
¿
EJERCICIO
EJERCICIO: EFECTIVO
Sucursal de Hato Rey 15 de enero de 2010
Corporación XYZ
$3,000.00
Cont. EJERCICIO: EFECTIVO
Cash $2,000
Cont. EJERCICIO: EFECTIVO
Cont. EJERCICIO: EFECTIVO
Pruebas a realizar:
Solicitar al banco de la entidad auditada los cheques
depositados a nombre de Sue A. James. Una vez obtenido el o los cheques
¾ Determinar qué se pagó con el cheque.
¾ Verificar en el Subsidiario de Cuentas por Cobrar
individual de los clientes, para determinar si las facturas aparecen pagadas o pendientes de pago.
Cont. EJERCICIO: EFECTIVO
