Define la estructura DEFINE LA. contable y ESTRUCTURA FINANCIERA TU. Molina. Elaborada por: Erik Montoya

DEFINE LA

ESTRUCTURA

CONTABLE Y

FINANCIERA TU

EMPRESA

Define la

estructura

contable y

financiera de tu

empresa

Autor: Mauricio

Molina

DEFINE LA

ESTRUCTURA

CONTABLE Y

FINANCIERA TU

EMPRESA

Define la

estructura

contable y

financiera

de tu

empresa

_{BOGOTÁ EMPRENDE}

Promueve y facilita el

emprendimiento

•

Transacciones

•

Reflexione …

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1

INFORMACIÓN CONTABLE

¿La empresa cuenta con información contable actualizada, confiable y que refleje la realidad del negocio?

1 = No se ha trabajado

2 = Se promueve su realización 3 = Se lleva a cabo y se mejora 4 = Funciona muy bien

Objetivos de la información contable

• Conocer y demostrar los recursos controlados por la

empresa

• Predecir flujos de efectivo

• Apoyar en la planeación, organización y dirección de los

negocios

• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, de

costos y de precios

¿A quiénes interesa la información

contable y financiera?

Carácter de la información contable

•

Financiero

Objetivo: Presentar información a personas

ajenas a la operación y administración de la empresa para ilustrar sobre sus actividades y resultados

•

Administrativo – Gerencial

Objetivo: Presentar información a la

administración y las directivas de la empresa para soportar la toma de decisiones

1. Contabilidad financiera

• Obligatoriedad para las empresas

• Reglamentada por el Decreto 2649/93, cumple normas

básicas y normas técnicas de Ley

• Producto Normatizado

2. Contabilidad administrativa (o gerencial)

• Necesaria para medir la Gestión

• Suministra información en formatos diseñados a la

medida de cada empresa

• Obedece a parámetros propios de medición del negocio

Inversión

y

Información referente a …

•

Inversión

– ¿En qué está representado el dinero de la empresa?

– ¿Qué dinero tiene disponible?

– ¿Cuál es el volumen de inventarios?

– ¿Está realizando investigación?

– ¿Qué propiedades tiene la empresa?

– ¿Cuánto valen los equipos y vehículos?

– ¿Ha realizado inversiones en busca de rentabilidad?

Información referente a …

•

Financiación

– ¿De dónde obtiene recursos la empresa?

– ¿Cómo ha pagado sus inversiones?

– ¿En qué proporción paga con recursos propios y en

qué proporción con recursos de terceros?

– ¿Qué proporción de los recursos de terceros tiene

costo financiero y qué proporción no lo tiene?

Información referente a …

•

Utilidades

– ¿Cuál es la utilidad o la pérdida de la empresa?

– ¿Cuánto vende la empresa?

– ¿Cuánto le cuesta producir lo que vende?

– ¿Cuál es la estructura de ese costo?

– ¿Qué gastos de administración y de ventas tiene la

empresa?

– ¿Cuál es el gasto financiero de la empresa?

Balance general

Activo = Pasivo + Patrimonio

Ecuación fundamental de la contabilidad

Inversión = Financiación

Activos Propiedades y derechos de la

empresa

Pasivos Recursos provistos por

obligaciones con acreedores

Patrimonio Recursos provistos por los

¿Cuáles son los activos de mi empresa?

- Terrenos - Edificios - Maquinaria - Equipos

- Se tienen en espera de una rentabilidad, poder o dominio

- Recursos naturales

- Acciones en otras empresas - Edificios para arrendamiento - No se utilizan para el desarrollo

de las operaciones

- Cuentas por cobrar a largo plazo

- No hay intención de

convertirlos en efectivo en el corto plazo

- Pagos anticipados

- Son utilizados para el desarrollo de las operaciones de la empresa - No hay intención de

convertirlos en efectivo en el corto plazo

- Caja y bancos

- Son de fácil realización - Inversiones temporales - Hay intención de convertirlos en

efectivo en el corto plazo

- Deudores (cartera, cuentas por cobrar, etc.)

- Inventarios (materia prima, producto terminado, producto en

Activos corrientes Activos Fijos Inversiones Perma-nentes Otros Activos

¿Cómo se clasifican los pasivos

de mi empresa?

Provisiones

Contingentes

Obligaciones cuya cancelación debe realizarse

en menos de un año

Obligaciones cuya cancelación debe realizarse

después de un año

Cesantías de empleados no cubiertos por la Ley 50

Pasivos Corrientes Pasivos a Largo Plazo Otros pasivos

¿Cómo se presenta el balance general?

Activos Pasivos

Activos corrientes Pasivos corrientes Disponible Cuentas por pagar Inversiones temporales Gastos diferidos Cuentas por cobrar Gastos por pagar Inventarios Impuestos por pagar

Obligaciones financieras porción corriente

Activos fijos … Terrenos

Construcciones _{Pasivos a largo plazo}

Planta y equipos Obligaciones financieras porción no corriente Equipos de oficina …

Equipos de cómputo

Patentes de fabricación Otros pasivos

… Provisión pensiones de jubilación Depreciación activos fijos Provisión pérdida procesos litigiosos Amortización activos fijos intangibles …

Inversiones permanentes Total pasivo

Inmuebles para renta

Acciones en compañías filiales Patrimonio

… Capital social

Superávit de capital

Otros activos Reservas

Gastos diferidos Utilidades retenidas Acciones del club Utilidades del ejercicio

Cuentas por cobrar a socios Superávit por valoricaciones / donaciones … Fondos con destinación específica

… Total patrimonio

El balance general

y el estado de resultados

•

Balance general

– Inversión y financiación

– Situación financiera de la empresa en un momento

específico del tiempo

•

Estado de resultados

– Ganancias o pérdidas

– Resultado económico de las actividades realizadas en

¿En qué se diferencia el balance de las

diferentes clases de empresas?

Servicios Comercializadora Manufacturera

No tiene inventarios Inventarios de materia prima

Inventarios de producto en proceso Inventarios de producto terminado

Tipo de empresa

Inventarios de mercancía para la venta

Vamos a iniciar la empresa

PASIVO + PATRIMONIO

Debe Haber

ACTIVOS

Veamos el impacto de un crédito

El valor del crédito será $5.000.000, se recibirá el dinero en efectivo y se depositará en la caja

= Caja 15.000.000 Préstamos 5.000.000 ---Total Pasivos 5.000.000 Aportes de capital 10.000.000 --- ---Total Activos 15.000.000 Total Patrimonio 10.000.000 Activos 15.000.000 = _Pasivo +_Patrimonio 15.000.000

ACTIVOS PASIVO + PATRIMONIO Haber

Veamos una inversión en equipos

Se comprará una máquina, y se pagará en efectivo

= Caja 14.000.000 Préstamos 5.000.000 ---Activos corrientes 14.000.000 Maquinaria 1.000.000 --- ---Activos fijos 1.000.000 Total Pasivos 5.000.000

Aportes de capital 10.000.000 --- ---Total Activos 15.000.000 Total Patrimonio 10.000.000 Activos 15.000.000 = _Pasivo +_Patrimonio 15.000.000

ACTIVOS PASIVO + PATRIMONIO Haber

Estado de resultados

Utilidad antes de impuestos - Impuesto de renta

¿En qué se diferencia el estado de

resultados de las diferentes empresas?

Servicios Comercializadora Manufacturera

Costo de producción de la mercancía vendida

=

Valor de compra neto de la mercancía vendida

Materia prima y materiales de fabricación

+

+

Gastos incidentales en compras

asignables a la mercancía vendida Mano de obra directa

+

Gastos indirectos de fabricación (también llamados carga fabril) Tradicionalmente no se estima el

costo de ventas; evoluciones

recientes de los conceptos de costo conducen a estimar el costo de ventas como todos los gastos que deben realizarse directamente para la prestación del servicio. Por

ejemplo, en el caso de una empresa de imágenes diagnósticas la

depreciación de los equipos de radiología se considera costo de ventas del servicio prestado y se incluyen también como costos los honorarios por lectura de exámenes y el valor de la película fotográfica.

Estructura del PUC – Plan Único de Cuentas

7 Costos de producción (operación) 8 Cuentas de orden deudoras

9 Cuentas de orden acreedoras

Clase

Clase 1er dígito 1 Activo

Grupo 2 primeros dígitos 11 Disponible

Cuenta 4 primeros dígitos 1110 Bancos

Subcuenta 6 primeros dígitos 111005 Moneda nacional

111010 Moneda extranjera

Reflexione …

1 = No se ha trabajado

2 = Se promueve su realización 3 = Se lleva a cabo y se mejora 4 = Funciona muy bien

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ESTRUCTURA FINANCIERA

¿A partir del conocimiento del negocio y de su estructura financiera, usted puede identificar con facilidad las verdaderas necesidades de inversión en cada una de las áreas de la organización?

¿Qué es la estructura financiera?

La composición que tiene su empresa en

términos de:

INVERSION

(Activo)

Determina liquidez, rentabilidad y riesgo

FINANCIAMIENTO

(Pasivo)

Determina endeudamiento, capacidad de pago, costo de

UTILIDADES

Ventas

Costos

Gastos

¿Cómo definir la estructura financiera?

Decisiones

Organización

• Definir esquema del negocio

• Formalizar el negocio

• Conocer las cifras del negocio

• Disponer de información del negocio

• Adoptar mecanismos de proyección como

presupuestos y flujos de efectivo

• Comprometer a todas las áreas para adelantar

actividades en función de temas económicos

¿Cómo apoyar la estructura financiera

desde la perspectiva organizacional?

¿Cómo apoyar la estructura financiera

desde la perspectiva organizacional?

• Incorporar personal idóneo

para el registro de la información contable y financiera

• Familiarizarse con las

cuentas y cifras de los estados financieros

• Identificar y manejar el

costo de los recursos

• Evaluar necesidades de

financiación, identificar fuentes y productos

¿Cómo apoyar la estructura financiera

desde la perspectiva organizacional?

• Conocer el comportamiento de

costos y gastos para adoptar políticas de venta, cartera, vinculación de proveedores, etc.

• Orientar las decisiones de la

empresa atendiendo a las

cifras contables y financieras

• Desarrollar la cultura del control y evaluación

financiera según las características del negocio, a partir del conocimiento de la competencia, el sector y la economía particular

La estructura financiera de su

empresa es el resultado de las

¿Qué decisiones financieras se toman?

•

Inversión

•

Financiación

Reflexione …

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5

6

INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO

¿La empresa tiene identificadas las fuentes de

financiamiento a utilizar sean: socios (bien crédito o capitalización), inversionistas, prestamistas

particulares o sector financiero?

¿La empresa tiene actualmente definido cuánto y para qué requiere recursos financieros (capital de trabajo, adquisición de activos fijos, desarrollo tecnológico, capitalización empresarial,

consolidación de pasivos, otro)?

1 = No se ha trabajado

2 = Se promueve su realización 3 = Se lleva a cabo y se mejora 4 = Funciona muy bien

Defina su estructura financiera

•

Identifique la

inversión que

realizará (el destino

de los recursos)

para

•

Establecer la fuente

más adecuada de

financiación

¿Cómo tomar buenas decisiones?

•

Conozca las cifras de su

negocio

•

Analice sus activos en

términos de liquidez,

rentabilidad y riesgo

operativo

•

Analice su estructura de

financiamiento en

términos de costo,

capacidad de pago y

riesgo financiero

¿Cómo interpretar los estados financieros?

• Documéntese, busque información

sobre el sector en que se desempeña su empresa

• Solicite a su contador los estados

financieros de los últimos 3 años

• Analice la estructura de las

cuentas, de ser necesario reclasifique

Reflexione …

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DIAGNÓSTICO

¿Los socios, los directivos y el área financiera saben analizar, interpretar y utilizar la información

financiera y contable, lo mismo que los indicadores generales del negocio?

1 = No se ha trabajado

2 = Se promueve su realización 3 = Se lleva a cabo y se mejora 4 = Funciona muy bien

Herramientas de interpretación y análisis

•

Análisis vertical

– Relaciona cada una de las cuentas frente a un total. En el balance frente al total de los activos. En el estado de

resultados frente al total de ingresos operacionales.

– Estos porcentajes muestran la estructura de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos.

– Estos porcentajes proporcionan información comparable frente a estándares.

– Estos porcentajes proporcionan información sobre políticas y prácticas de la empresa.

En el balance

Activos Pasivos

Activos corrientes Pasivos corrientes Disponible Cuentas por pagar Inversiones temporales Gastos diferidos Cuentas por cobrar Gastos por pagar Inventarios Impuestos por pagar

Obligaciones financieras porción corriente

Activos fijos …

Terrenos

Construcciones Pasivos a largo plazo

Planta y equipos Obligaciones financieras porción no corriente Equipos de oficina …

Equipos de cómputo

Patentes de fabricación Otros pasivos

… Provisión pensiones de jubilación Depreciación activos fijos Provisión pérdida procesos litigiosos Amortización activos fijos intangibles …

Inversiones permanentes Total pasivo Inmuebles para renta

Acciones en compañías filiales Patrimonio

… Capital social

Superávit de capital Otros activos Reservas

Gastos diferidos Utilidades retenidas Acciones del club Utilidades del ejercicio

Cuentas por cobrar a socios Superávit por valoricaciones / donaciones … Fondos con destinación específica

… Total patrimonio

Fábrica de ruedas “El Molino”

Concepto 2006 %

Caja y Bancos 275 0,16%

Cuentas por cobrar 24.800 14,07%

Inventarios 37.150 21,08% Activos corrientes 62.225 35,31% Maquinaria 114.000 64,69% Activos fijos 114.000 64,69% Total Activos 176.225 100,00% Concepto 2006 % Proveedores 5.875 3,33%

Otros pasivos corrientes 29.600 16,80%

Pasivos corrientes 35.475 20,13%

Aportes de capital 50.000 28,37%

Utilidad de ejercicios anteriores 27.514 15,61%

Utilidad del ejercicio 63.236 35,88%

Patrimonio 140.750 79,87%

Pregúntese

• ¿En qué rubros se encuentran concentrados los activos?

• ¿Es un activo corriente o fijo?

• ¿En términos operativos es importante para la operación de su negocio?

• ¿Y los pasivos?

• ¿Hay concentración en los pasivos de bajo costo?

• ¿Existe correspondencia entre el plazo de los principales activos y los principales pasivos?

En el estado de resultados

Pregúntese

• ¿Cuál el margen neto?

• ¿Cuáles son los gastos más altos? Ventas Ventas brutas - Rebajas y Devoluciones Ventas netas 100,0% - Costo de ventas Utilidad bruta - Gastos de operación Gastos de administración Gastos de ventas Utilidad Operacional + Otros ingresos - Otros gastos

Utilidad antes de impuestos

- Impuesto de renta

Herramientas de interpretación y análisis

•

Análisis horizontal

– Presenta los cambios absolutos y relativos de cada

una de las cuentas de los estados financieros entre dos o más periodos.

– Las variaciones muestran crecimientos o

decrecimientos de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos.

¿Cómo preparar la información?

• Para el balance general y el estado de resultados,

calcule las variaciones de un año al otro. Realice sus cálculos en pesos y en porcentajes.

Variaciones Año 2 Año 2 Var $ Var %

Ventas 1.000 1.300 300 30,0%

Ventas brutas 1.000 1.300 300 30,0%

- Rebajas y Devoluciones 0 0 0 N.A.

Ventas netas 1.000 1.300 300 30,0% - Costo de ventas 600 700 100 16,7% Utilidad bruta 400 600 200 50,0% - Gastos de operación Gastos de administración 120 125 5 4,2% Gastos de ventas 80 90 10 12,5% Utilidad Operacional 200 385 185 92,5% + Otros ingresos 250 150 -100 -40,0% - Otros gastos 100 120 20 20,0%

Utilidad antes de impuestos 350 415 65 18,6%

- Impuesto de renta 123 141 19 15,2%

Pregúntese

• ¿En qué rubro se han presentado los principales crecimientos o disminuciones?

• ¿Frente al crecimiento o disminuciones en ventas, son razonables los crecimientos o disminuciones en

Herramientas de interpretación y análisis

•

Indicadores financieros

– Son relaciones entre diferentes cuentas de balance y estado de resultados.

– Los indicadores financieros proveen información sobre la liquidez, el endeudamiento, la eficiencia y la rentabilidad de la empresa.

Algunos indicadores financieros

Activo Corriente Pasivo Corriente Activo corriente - inventarios

Pasivo corriente

Capital de trabajo Activo corriente - pasivo corriente

Pasivo total Activo total

Utilidad antes de impuestos e intereses Intereses Pasivo corriente Pasivo total Razón corriente Prueba ácida Liquidez Endeudamiento % Cobertura de intereses Concentración endeudam/ Corto plazo % Endeudamiento = = = = = =

Algunos indicadores financieros

Ventas a crédito C X C promedio

365

Rotación de cartera Costo de la mercancía vendida Inventario promedio de mercancía

365

Rotación de inventario

Ciclo operativo = Días en cartera + días en inventario

Ciclo de efectivo = Ciclo operativo - rotación de proveedores

(días)

Cuentas por pagar promedio X 365 Compras a crédito en el periodo

Ventas

Activos totales (brutos) Rotación de cartera Periodo de cobro Rotación de inventario Actividad Periodo de pago Rotación de activos Días en inventario = = = = = =

Algunos indicadores financieros

Ebitda = Utilidad operac/ + depreciaciones +

amortizaciones Rentabilidad Margen bruto % Margen operacional % Margen neto % Rentabilidad sobre patrimonio %

Rentabilidad sobre activo %

=

=

=

=

Ejemplo de interpretación de

indicadores financieros

• Los inventarios rotan 5,1

veces en el año.

• Se renuevan cada 71 días.

• En la medida en que se

reduzca el número de días de inventario, sin afectar las ventas ni la producción, la empresa estará

administrando más eficientemente su

inversión en inventarios. Costo de la mercancía vendida

Inventario promedio de mercancía

360

Ejemplo de interpretación de

indicadores financieros

• La cartera rota 10,0 veces en

el año.

• El tiempo de recuperación de

una cuenta es de 33 días.

• ¿Cuál es la política de crédito

de la empresa?

– ¿Qué acciones tomar frente a una política de 45 días de

crédito?

– ¿Cuáles tomar frente a una política de 15 días de crédito? 360 Rotación de cartera Ventas a crédito C X C promedio

Ejemplo de interpretación de

indicadores financieros

• Rotación de cuentas por

pagar Resultado 32,7 veces • Periodo de pago Resultado 11 días

• Las cuentas por pagar

rotan 32,7 veces en el año.

• En promedio los

proveedores otorgan 11 días para el pago de las compras.

• En la medida en que se

incremente el plazo que la empresa recibe de los

proveedores, requerirá menos recursos.

Compras a crédito en el periodo C X P promedio

Cuentas por pagar promedio X 360 Compras a crédito en el periodo

Análisis del ciclo financiero

• Las compras a proveedores se liquidan en 11 días.

• Procesar las materias primas, vender y recuperar las

cuentas por cobrar de clientes lleva 104 días.

+ Periodo de cobro 33

+ Días en inventario 71

- Periodo de pago 11

Análisis del ciclo financiero

Si esta situación se mantiene, la empresa se descapitalizará en el corto plazo

•

Acciones posibles

– Disminuir los días de cuentas por cobrar

• Reducir plazo a clientes

• Restringir las ventas a crédito

– Disminuir inventarios

Reflexione …

1. ¿Es adecuada la estructura financiera de su empresa?

¿Puede definir acciones para mejorarla?

2. ¿Cómo se encuentra su ciclo de efectivo?

a. ¿Conoce el periodo de cobro de su empresa?

b. ¿Y su rotación de inventarios?

c. ¿Cuál es su periodo promedio de pago?

Excelente trabajo

el que hemos

hecho